Inhoud Vrijwilligersbeleid... 3 Doelstelling vrijwilligersbeleid... 3 Visie en missie Stichting Bio... 3 Missie en visie Manege in 't BioBos... 3 Visie op vrijwilligers en vrijwillige inzet... 3 Toegevoegde waarde van vrijwilligers... 4 Toegevoegde waarde voor vrijwilligers... 4 Organisatie... 4 Positie van de vrijwilliger... 4 Rechtspositie en arbeidsomstandigheden... 5 Taken... 5 Rechten en plichten vrijwilligers... 5 Hoe betaalde medewerkers omgaan met vrijwilligers... 5 Registratie van gegevens... 5 Begeleiding van de vrijwilliger... 6 Ondersteunende vrijwilligers... 6 Servicegerichte vrijwilligers... 6 Procedures... 7 Vaststellen vrijwilligersfunctie... 7 Risico-inventarisatie en -evaluatie... 7 Werving... 7 Aanmelding... 8 Screening... 8 Selectie... 8 Aanstelling... 8 Proefperiode... 8 Informeren... 9 Definitieve aanstelling... 9 Uitvoer van werkzaamheden... 9 Inzet in goede gezondheid en met gezond verstand... 9 Begeleiding... 10 Informatie en training... 10 Vergoeding... 10 Verzekering... 11 Verblijf en maaltijden gedurende begeleide vakantieweken... 11 Calamiteitenprotocol... 11 1
Evaluatie en voortgang... 11 Waardering en betrokkenheid... 11 Attenties... 12 Certificaat of bewijs van vrijwilligerswerk... 12 Medezeggenschap... 12 Op de hoogte van de ontwikkelingen... 12 Afscheid nemen... 12 Voorkomen en aanpakken ongewenst gedrag... 13 Klachten- en conflictenregeling... 13 Evaluatie beleid... 13 Bijlagen... 13 2
Vrijwilligersbeleid Doelstelling vrijwilligersbeleid In dit vrijwilligersbeleid wil Stichting Bio 1 haar visie op vrijwilligers en vrijwillige inzet helder uiteen zetten, zodat medewerkers en vrijwilligers op één lijn zitten en weten wat ze van elkaar kunnen verwachten. Daarnaast worden procedures en richtlijnen met betrekking tot de inzet van vrijwilligers besproken. Het vrijwilligersbeleid kan gezien worden als een leidraad voor het handelen van de vrijwilligerscoördinator, medewerkers en vrijwilligers van Bio. Het beleid zal inzichtelijk zijn voor alle medewerkers en vrijwilligers. Visie en missie Stichting Bio Stichting Bio Kinderrevalidatie streeft ernaar om de beperking van kinderen met een handicap zo onbelangrijk mogelijk te maken zodat ook zij even onbeperkt kunnen genieten. Op het Bio Vakantieoord kunnen kinderen met een ernstige beperking en hun gezinnen onbeperkt en onbezorgd vakantie vieren. Missie en visie Manege in 't BioBos In onze Manege in t BioBos bieden wij kinderen met een handicap de mogelijkheid om paard te rijden. Dankzij de special opgeleide instructeurs en de vele hulpmiddelen is het in de Manege in 't BioBos ook voor ernstig gehandicapten mogelijk de ontspannende en therapeutische werking van het paardrijden te ervaren. Op een speelse wijze worden tal van aspecten van lichamelijk, verstandelijk of sociaal functioneren bij de ruiters bevorderd en wordt de eigenwaarde sterk verbeterd. Visie op vrijwilligers en vrijwillige inzet Bio verstaat onder vrijwilligers 2 : zij die, zonder financiële of materiële vergoeding en in overeenstemming met het vrijwilligersbeleid, werkzaamheden voor Stichting Bio uitvoeren. Vrijwilligers doen deze werkzaamheden uit vrije keuze en omdat zij de doelstellingen van Stichting Bio onderschrijven. Bio is volledig afhankelijk van sponsoring en donaties en wil gasten een prijs berekenen die onder de reguliere marktprijs voor vakantiebungalows en therapeutisch paardrijden ligt. Om dit te kunnen bereiken is het belangrijk enerzijds de kosten minimaal te houden en anderzijds de inkomsten uit sponsoring en fondsen te verhogen. Bio kiest mede hierom bewust voor het inzetten van vrijwilligers op verschillende functies in de organisatie. We vinden het belangrijk onze gasten toegankelijke vakanties met een goede service te bieden. Door vrijwilligers in te zetten kunnen we extra service aan de gasten bieden én de kosten beheersbaar houden. Vrijwilligers van Bio voegen de extra aandacht, ondersteuning en service toe waardoor vakantie vieren op het Bio Vakantieoord écht onbeperkt genieten is voor de kinderen en onbezorgd vakantie vieren voor het hele gezin. Vrijwilligerswerk doen bij Bio kan ruwweg op twee manieren: 1 Stichting Bio Kinderrevalidatie omvat: het Bio Vakantieoord en de manege in t Biobos (NCPG). Vanaf nu wordt gesproken van Bio. 2 Waar in het vrijwilligersbeleid wordt gesproken over hij, hem of zijn, kan ook zij of haar gelezen worden. 3
1) Vrijwilligers maken het mogelijk dat medewerkers zich op hun hoofdtaak kunnen richten en ondersteunen de medewerkers daarbij. Denk hierbij aan het ondersteunen bij de receptie, financiële administratie, beheer of activiteiten. Kortweg: ondersteunende vrijwilligers. 2) Vrijwilligers voegen extra service toe bovenop dat wat de medewerkers al doen. Denk bijvoorbeeld aan de gastheer of gastvrouw die zo nodig uitgebreid de tijd neemt om de gasten rond te leiden en wegwijs te maken. Of de oppas die voor enkele uren of dagdelen de zorg van ouders overneemt. Kortweg: Servicegerichte vrijwilligers. Voorwaarde voor de inzet van een vrijwilliger is dat de inzet daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstellingen van Stichting Bio en de organisatie ten goede komt. In principe werken vrijwilligers altijd onder begeleiding van een betaalde medewerker van Bio. Bij bepaalde functies en vrijwilligers kan hier van afgeweken, mits er een gedegen inwerkperiode heeft plaatsgevonden. Toegevoegde waarde van vrijwilligers Vrijwilligers voegen veel waarde toe aan Bio en de vakantiebeleving van de gasten: Bovenal voegen vrijwilligers extra service, gastvrijheid en vakantiebeleving voor de gasten toe. Hierdoor kan Bio haar missie verwezenlijken. In de praktijk blijkt daarnaast dat de inzet van vrijwilligers de vakantiebeleving versterkt. Gezinnen ervaren het als bijzonder dat anderen zich geheel vrijwillig en zonder enige tegenprestatie inzetten om deze gezinnen een fijne vakantie te bezorgen. Vrijwilligers zorgen ervoor dat inkomsten uit fondsen en sponsoring zo veel mogelijk direct besteed kunnen worden aan de doelstelling van Bio. Dit omdat door de inzet van vrijwilligers de kosten voor medewerkers gereduceerd kunnen worden. Vrijwilligers beschikken over kennis(sen) en vaardigheden die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor het vakantieoord. Vrijwilligers voelen zich verbonden met Bio en zullen deze verbondenheid delen met hun omgeving. Ze zijn daarmee ambassadeurs van Stichting Bio Kinderrevalidatie. Dit versterkt de (lokale) bekendheid van Bio. Daarnaast geven vrijwilligers ook veel input: zij signaleren wat er speelt in de maatschappij en hoe het imago van Bio is. Toegevoegde waarde voor vrijwilligers Vrijwilligers voegen natuurlijk niet alleen iets toe aan Bio. Bio biedt ook een toegevoegde waarde voor vrijwilligers. Wat dit is, is per vrijwilliger verschillend. Onder andere: Vrijwilligers krijgen de kans zich in vrijwilligerswerk te ontwikkelen. Ze doen nieuwe kennis, vaardigheden of ervaringen op die van toegevoegde waarde zijn. Vrijwilligers kunnen bij Bio hun vrije tijd betekenisvol vullen. Wie geeft het geen goed gevoel om voor een ander te kunnen zorgen of een ander te kunnen helpen? Vrijwilligers ontmoeten via Bio nieuwe contacten. Voor sommige vrijwilligers is vrijwilligerswerk bij Bio een mogelijkheid om weer terug te werken naar betaald werk. Organisatie Bij Bio werken medewerkers en vrijwilligers naast elkaar om de missie en doelstellingen van Bio te bereiken. Op het moment van schrijven van dit beleid (december 2014) is Bio de zoektocht naar de balans tussen het aantal betaalde medewerkers en vrijwilligers in gegaan. Het organogram geeft de structuur van de organisatie weer. Positie van de vrijwilliger Elke vrijwilliger wordt in principe (indirect) aangestuurd door een medewerker van Bio. 4
De vrijwilliger is verantwoordelijk voor zijn eigen handelen, maar handelt binnen de kaders gegeven door het beleid en de medewerkers van Bio. In principe werken vrijwilligers altijd onder begeleiding van een betaalde medewerker van Bio. Bij bepaalde functies en vrijwilligers kan hier van afgeweken, mits er een gedegen inwerkperiode heeft plaatsgevonden. Rechtspositie en arbeidsomstandigheden De rechtspositie van vrijwilligers bij Bio is geregeld in het vrijwilligersbeleid en de vrijwilligersovereenkomst dat op basis van het beleid zijn opgesteld. Sinds 1 januari 2007 vallen vrijwilligers in het algemeen niet meer onder de Arbeidsomstandighedenwet, maar Bio hanteert ten aanzien van goede arbeidsomstandigheden voor vrijwilligers dezelfde zorgplicht die ook voor medewerkers geldt. Vrijwilligers bij Bio mogen verzekerd zijn van een veilige en gezonde werkomgeving en een werkplek die niet alleen arbo-proof, maar ook plezierig is en beschikt over goede faciliteiten. Indien nodig en mogelijk, wordt de werkplek aangepast aan een eventuele fysieke beperking van de vrijwilliger. Taken Voor elke vrijwilligersfunctie is er een functieomschrijving beschikbaar waardoor de taakverdeling en verhouding tussen medewerker en vrijwilliger gespecificeerd wordt. Veel voorkomende vrijwilligersfuncties zijn beschreven in de inventarisatie bestaande vrijwilligersfuncties. De beschrijving van de vrijwilligersfunctie bevat in ieder geval een beschrijving van: Titel; Afdeling; Contactpersoon; Klus/werk; Algemene beschrijving; Taken; Dagen en tijden waarop vrijwilligerswerk plaatsvindt; Leeftijdsgrenzen of andere harde eisen; Benodigde vaardigheden, kennis en eigenschappen; Welke informatie krijgt de vrijwilliger voorafgaand aan de taak; Welke training en/of begeleiding ontvangt de vrijwilliger en is deze verplicht; en Eventuele bijzonderheden. Rechten en plichten vrijwilligers Elke vrijwilliger heeft rechten en plichten. Deze zijn opgenomen in het document rechten en plichten vrijwilligers en de vrijwilligersovereenkomst. Hoe betaalde medewerkers omgaan met vrijwilligers Bio waardeert de inzet van vrijwilligers. Zonder hen is het onmogelijk de klantgerichte en gastvrije organisatie te zijn die Bio wil zijn. Medewerkers en vrijwilligers werken nauw samen. Waar nauw samen gewerkt wordt, is het belangrijk samen een fijne werksfeer te creëren. Zowel medewerkers als vrijwilligers dragen hier gezamenlijk aan bij. Bio heeft een aantal gedragsregels voor medewerkers opgesteld ten opzichte van vrijwilligers. Elke medewerker handelt hier zo veel mogelijk naar. Registratie van gegevens Bio houdt een vrijwilligersadministratie bij. In deze vrijwilligersadministratie is per vrijwilliger een dossier opgenomen. In dit dossier zitten de volgende documenten: Verplichte documenten: 5
Kopie geldig identiteitsbewijs: In het kader van de Wet op de (uitgebreide) Identificatieplicht (WID) is Bio verplicht om van elke werknemer en vrijwilliger een kopie van een geldig identiteitsbewijs te documenteren. Een ondertekende vrijwilligersovereenkomst. Zonder de vrijwilligersovereenkomst, kan geen aanspraak gemaakt worden op de verzekering die Bio heeft afgesloten voor haar vrijwilligers. Een geldige verklaring omtrent gedrag. Optionele documenten: Het aanmeldingsformulier. Het formulier dat tijdens het selectiegesprek is ingevuld. Eventuele aantekeningen van evaluaties. Dossier worden tot minimaal 5 jaar na beëindiging van de samenwerking bewaard. Bio behandelt persoonsgegevens en andere gegevens van vrijwilligers zorgvuldig en stelt deze niet zonder overleg beschikbaar aan derden. Begeleiding van de vrijwilliger Er zijn ruwweg twee type vrijwilligers te beschrijven: 1) Ondersteunende vrijwilligers. 2) Servicegerichte vrijwilligers. Ondersteunende vrijwilligers Ondersteunende vrijwilligers zijn vrijwilligers die ondersteuning bieden aan medewerkers, waardoor medewerkers zich op hun basistaak kunnen richten. Denk hierbij aan medewerkers die ondersteunen bij de afdelingen secretariaat, reserveringen, administratie, groenvoorziening, technische dienst en de manege. Ondersteunende vrijwilligers worden geworven door de vrijwilligerscoördinator en in overleg met een medewerker van de betreffende afdeling geselecteerd. De medewerker van de betreffende afdeling werkt de vrijwilliger in en begeleidt deze tijdens zijn/haar werkzaamheden (werkbegeleider). De medewerker wordt zo nodig in deze begeleiding ondersteund door de vrijwilligerscoördinator. Evaluatiemomenten vinden plaats met de vrijwilliger, medewerker van de betreffende afdeling én de vrijwilligerscoördinator. Servicegerichte vrijwilligers Servicegerichte vrijwilligers zijn vrijwilligers die extra service bieden bovenop de werkzaamheden die medewerkers doen. Denk hierbij aan vrijwilligers die zorg overnemen van ouders, die als gastheer of gastvrouw optreden en die activiteiten begeleiden. Servicegerichte vrijwilligers worden geworven, geselecteerd en begeleid door de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligerscoördinator evalueert samen met de vrijwilliger. Signaleren vrijwilligersfunctie Ondersteunende vrijwilligers Alle medewerkers van Stichting Bio hebben een signalerende functie. Servicegerichte vrijwilligers Alle medewerkers van Stichting Bio hebben een signalerende functie. Werving Vrijwilligerscoördinator Vrijwilligerscoördinator Selectiegesprek Vrijwilligerscoördinator én medewerker betreffende Vrijwilligerscoördinator 6
Inwerken afdeling (in overleg bij 1 e of 2 e gesprek). Medewerker betreffende afdeling Vrijwilligerscoördinator Begeleiding tijdens werkzaamheden Evalueren Afscheid nemen Medewerker betreffende afdeling Medewerker betreffende afdeling en vrijwilligerscoördinator Medewerker betreffende afdeling en vrijwilligerscoördinator Vrijwilligerscoördinator Vrijwilligerscoördinator Vrijwilligerscoördinator Tabel 1: Taakverdeling van medewerkers en vrijwilligerscoördinator t.a.v. begeleiding vrijwilligers. Procedures Het werven, selecteren, aannemen en begeleiden van vrijwilligers is een proces dat aandacht vraagt. Een goede werving en selectie zorgen ervoor dat de juiste vrijwilligers op de juiste plek aangenomen worden en we als organisatie de kwaliteit van dienstverlening kunnen leveren die we willen leveren. Hierna wordt beschreven welke procedures Bio volgt om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen. Vaststellen vrijwilligersfunctie In november 2014 zijn de meest gangbare vrijwilligersfuncties binnen Bio geïnventariseerd. Deze zijn beschreven en opgenomen in de inventarisatie bestaande vrijwilligersfuncties. De beschrijving van de vacatures is gebeurd in overleg met de medewerkers van de betreffende afdelingen. Jaarlijks zullen deze functiebeschrijvingen geëvalueerd moeten worden: Worden deze functies nog uitgevoerd door vrijwilligers? En beschrijven deze functieomschrijvingen de functies in voldoende mate? Blijkt dat er op een bepaalde plaats in de organisatie de inzet van een vrijwilliger wenselijk is, dan wordt dit besproken met de vrijwilligerscoördinator en een medewerker van de betreffende afdeling. Indien de huidige functieomschrijvingen niet treffend zijn voor de vrijwilliger waar behoefte aan is, wordt in samenspraak een nieuwe vrijwilligersfunctie beschreven. Risico-inventarisatie en -evaluatie Voor de ondersteunende functies geldt dat de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) voor de werkzaamheden voor de betreffende afdeling ook gelden voor de vrijwilligersfuncties op die afdeling. Voor de servicegerichte functies moet nog een RI&E opgesteld worden. Het streven is dit te doen voor februari 2015 en uiterlijk voordat vrijwilligers in deze functies ingezet worden. Werving Indien een vrijwilligersfunctie beschikbaar is, wordt deze functie onder de aandacht gebracht via de volgende kanalen: de digitale kanalen van Bio (denk aan de website, facebook, twitter); verschillende vrijwilligerscentrales in de regio; nieuwsbrief voor vrijwilligers; medewerkers en vrijwilligers wordt gevraagd in hun netwerk de vacature onder de aandacht te brengen, en; afhankelijk van de vacature worden andere kanalen ingezet, zoals een wijkkrant of een radiointerview. 7
Aanmelding De vrijwilliger meldt zich aan middels: het aanmeldingsformulier van de website van Bio; een aanmeldingsformulier van een vrijwilligerscentrale; een motivatiebrief/mail, en/of; telefonisch. Screening Naar aanleiding van de aanmelding volgt een screening. Voldoet de vrijwilliger aan de gestelde eisen (denk aan leeftijd, beschikbaarheid etc.)? Is de functie nog beschikbaar? Etc. Er wordt altijd telefonisch dan wel per email contact opgenomen met de vrijwilliger. De vrijwilliger wordt hartelijk bedankt voor zijn/haar aanmelding en afhankelijk van de screening wordt er een afspraak gemaakt, beargumenteerd afgewezen of er wordt voorgesteld de aanmelding in portefeuille te bewaren. Indien naar aanleiding van de screening blijkt dat de vrijwilliger aan de nodige eisen voldoet en mogelijk inzetbaar is, wordt de vrijwilliger uitgenodigd voor een wederzijds vrijblijvend kennismakingsgesprek. Selectie In het kader van de selectie vindt er een kennismakingsgesprek plaats met de vrijwilligerscoördinator. In dit gesprek worden de wensen en mogelijkheden van zowel de vrijwilliger als Bio besproken. De vrijwilliger ontvangt de benodigde informatie om te kunnen bepalen of hij/zij zich wil inzetten als vrijwilliger voor Bio. De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat hij/zij de nodige informatie krijgt van de vrijwilliger om een inschatting te maken van of de vrijwilliger ingezet zal worden Bio. Hierbij kan de coördinator gebruik maken van het formulier t.b.v. het selectiegesprek. Afhankelijk van de functie kan dit gesprek plaatsvinden met de verantwoordelijke van een specifieke afdeling binnen het vakantieoord of de manege. Indien deze verantwoordelijke niet tijdens het eerste gesprek aanwezig is, kan een tweede gesprek gepland worden. Richtlijn bij de kennismaking is twijfel is nee. Twijfels over de inzet van een vrijwilliger worden bij afwijzing toegelicht aan de vrijwilliger. Afhankelijk van de twijfelpunten kan ook besloten worden de vrijwilliger proef te laten draaien en hierbij aandachtspunten mee te geven. Deze aandachtspunten neemt de vrijwilliger mee in zijn/haar proefperiode en worden geëvalueerd na de proefperiode. Aanstelling Indien het kennismakings- en selectiegesprek van beide kanten positief ervaren is, wordt besloten de vrijwilliger aan te nemen. Proefperiode Na aanname volgt altijd een proefperiode. De duur van deze proefperiode verschilt per functie en vrijwilliger en is onder andere afhankelijk van de frequentie en duur van de inzet van de vrijwilliger. De proefperiode is minimaal twee weken. In de proefperiode kan het werk per direct stopgezet worden op aanvraag van Bio of de vrijwilliger. In deze periode kan de vrijwilliger zijn/haar taak verkennen en kan Bio Vakantieoord de inzet van de vrijwilliger ervaren. Er vindt hierna een evaluatiegesprek plaats waarin de ervaringen van zowel vrijwilliger als Bio besproken worden. Er worden afspraken gemaakt over het vervolg: blijft de vrijwilliger aan? Onder welke voorwaarden? Etc. 8
Informeren Na een go na het kennismakingsgesprek zorgt de vrijwilligerscoördinator dat de vrijwilliger de nodige documenten ontvangt. De vrijwilliger zorgt dat deze documenten voordat de vrijwilliger ingezet wordt, ondertekend dan wel bestudeerd worden. Het betreft in ieder geval: De vrijwilligersovereenkomst; Het vrijwilligersbeleid; De gedragscode; Vrijwilligers bij de manege ontvangen aanvullende huisregels geldend voor de manege; Aanvraagformulier voor de verklaring omtrent gedrag; Het declaratiebeleid en declaratieformulier van het vakantieoord of de manege en; Eventuele e-learning modules met zo nodig deadlines voor het afronden van de modules. Definitieve aanstelling Na een positieve evaluatie wordt de vrijwilliger langdurig ingezet. Vrijwilliger en werkbegeleider en/of vrijwilligerscoördinator stemmen gezamenlijk af over deze inzet. Gedurende de periode dat de vrijwilliger zich inzet voor Bio kan hij/zij rekenen op begeleiding en training. Daarnaast heeft hij/zij recht op evaluaties en feedback. Bio staat open voor de feedback van de vrijwilliger en gaat hierover zo nodig in gesprek met de vrijwilliger. Definitieve aanstelling van de vrijwilliger kan alleen indien de vrijwilliger de vrijwilligersovereenkomst ondertekend heeft ingeleverd én een geldige verklaring omtrent gedrag heeft ingeleverd. Een geldige verklaring omtrent gedrag is 1) aangevraagd ten behoeve van de vrijwilligersfunctie bij Stichting Bio en 2) niet ouder dan 3 jaar. Uitvoer van werkzaamheden Kwaliteit staat hoog in het vaandel bij Bio. Om echt onbezorgde vakanties, onbeperkt genieten en goede (therapeutische) paardrijlessen mogelijk te kunnen maken, vinden we het belangrijk dat de vrijwilligers over de juiste vaardigheden, kennis en eigenschappen beschikken. Daarnaast krijgen zij gedegen ondersteuning, begeleiding en zo nodig training van Bio om kennis en vaardigheden te ontwikkelen en op peil te houden. Ook faciliteren we de juiste omstandigheden om de werkzaamheden uit te voeren. De kwaliteit van de uitvoering van vrijwilligerswerkzaamheden is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werkbegeleider, vrijwilligerscoördinator en vrijwilligers. Inzet in goede gezondheid en met gezond verstand Van elke vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich naar eigen beste kunnen inzet om de gasten een fijn verblijf te bezorgen. Hierbij houdt de vrijwilliger zich aan bij Bio geldende richtlijnen zoals deze beschreven staan in de gedragscode en calamiteitenprotocol. Een vrijwilliger die door omstandigheden tijdelijk onvoldoende kan functioneren, bespreekt dit voor aanvang van zijn/haar taken met zijn/haar werkbegeleider of de vrijwilligerscoördinator. Gezamenlijk wordt een inschatting gemaakt of het voor de vrijwilliger en de gasten verstandig is de vrijwilligerstaken op te nemen of dat het beter is ze tijdelijk neer te leggen. De vrijwilliger zorgt ervoor dat zijn/haar werkbegeleider en/of de vrijwilligerscoördinator op de hoogte is van eventuele psychische of lichamelijke aandoeningen die de vrijwilliger in zijn/haar werk kunnen belemmeren. Elke vrijwilliger dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen voor aanvang van de werkzaamheden. De eventuele onkosten hiervoor worden vergoed volgens het declaratiebeleid. Vrijwilligers die niet van onbesproken gedrag zijn worden niet ingezet. Een VOG is maximaal 3 jaar 9
oud. Is een vrijwilliger langer dan 3 jaar vrijwilliger bij Bio, dan wordt er tussentijds een nieuwe aangevraagd. Begeleiding Stichting Bio zorgt ervoor dat de taken die de vrijwilliger toebedeeld krijgt, voldoende aansluiten bij de mogelijkheden en capaciteiten van de vrijwilliger. Zowel vrijwilliger als Bio hebben de verantwoordelijkheid om er gezamenlijk voor te zorgen dat de vrijwilliger voldoende in staat is de functie naar behoren uit te voeren. Stichting Bio rekent op een bepaalde mate van zelfredzaamheid tijdens het uitvoeren van de taken, maar zorgt dat er voor vragen altijd een werkbegeleider aanwezig/bereikbaar is. Begeleiding van de vrijwilliger is uiteindelijk maatwerk en is afhankelijk van de functie en de vaardigheden, kennis en eigenschappen van de vrijwilliger. Vrijwilligers die medewerkers in de organisatie ondersteunen, kunnen rekenen op begeleiding en ondersteuning van deze medewerkers tijdens het uitvoeren van de taken. Indien er een conflict tussen de medewerker en vrijwilliger ontstaat, kan de vrijwilligerscoördinator als intermediair optreden. Servicegerichte vrijwilligers kunnen rekenen op begeleiding door de vrijwilligerscoördinator of een door haar aangewezen persoon. In geval van een conflict tussen vrijwilligerscoördinator en vrijwilligers, kan de directeur als intermediair optreden. Informatie en training Bio zorgt ervoor dat de vrijwilliger voordat hij/zij aan haar taak begint voldoende informatie krijgt om een goede inschatting te kunnen maken over of het vrijwilligerswerk geschikt is voor de vrijwilliger. Daarnaast wordt gezorgd voor voldoende informatie om de vrijwilligerstaak goed uit te kunnen voeren. Alle vrijwilligers volgen de algemene e-learning module over Stichting Bio. Deze module betreft de geschiedenis van Bio, de algemene omgangsregels en licht het vrijwilligersbeleid toe. Voor sommige vrijwilligersfuncties is het van belang kennis en vaardigheden op peil te houden of te verbeteren. In dat geval biedt Bio een of meerdere trainingen aan de vrijwilliger aan. Het kan dan gaan om bijvoorbeeld inhoudelijke trainingen over de doelgroep. De vrijwilliger kan voor sommige functies verplicht worden een specifiek cursus of training te volgen. Deze trainingen worden vergoed en/of georganiseerd door Bio. Denk hierbij bijvoorbeeld aan EHBO of BHV voor een vrijwilliger die activiteiten begeleidt (tijdens activiteiten is er minimaal 1 medewerker of vrijwilliger aanwezig die een geldig EHBO/BHV-diploma heeft). Denk bijvoorbeeld ook aan een training gastvrijheid voor gastheren en vrouwen. Per vrijwilligersfunctie wordt (puntsgewijs) in de functieomschrijving en (uitgebreid) in het trainingsplan beschreven welke trainingen noodzakelijk of gewenst zijn voor een bepaalde functie. Vergoeding Bio biedt de vrijwilliger enkel reiskostenvergoeding en een onkostenvergoeding voor werkelijk gemaakte kosten. Daarnaast geldt dat vrijwilligers die op de manege een weekenddienst draaien hiervoor een vrijwilligersvergoeding ontvangen. In het declaratiebeleid is opgenomen welke onkosten vergoed worden en onder welke voorwaarden. De vrijwilliger ontvangt dit beleid met een declaratieformulier voor het vakantieoord of een declaratieformulier voor de manege bij start van de werkzaamheden. De werkbegeleider van de vrijwilliger houdt bij wanneer de vrijwilliger is geweest en ondertekent de declaratieformulieren voordat deze door de directie ondertekend en door de financiële administratie uitbetaald worden. 10
Verzekering Bio heeft voor al haar vrijwilligers een WA- en ongevallenverzekering afgesloten. Gedurende de werkzaamheden voor Bio zijn de vrijwilligers hiervoor verzekerd. De voorwaarden voor deze verzekering zijn opvraagbaar bij de vrijwilligerscoördinator. Tevens heeft de gemeente Arnhem verzekeringen afgesloten voor vrijwilligers. Het gaat om de volgende verzekeringen: Ongevallen, ongevallen-inzittenden en persoonlijke eigendommen vrijwilligers; Aansprakelijkheid vrijwilligers; Aansprakelijkheid rechtspersonen; Rechtsbijstand vrijwilligers; Bestuurdersaansprakelijkheid voor rechtspersonen; Verkeersaansprakelijkheid voor vrijwilligers. Voorwaarden voor deze verzekering kunnen opgevraagd worden bij de vrijwilligerscoördinator of de gemeente Arnhem. Stichting Bio spreekt de vrijwilliger voor schade die hij tijdens zijn werkzaamheden toebrengt enkel aan in het geval van grove nalatigheid, opzet of schuld. Verblijf en maaltijden gedurende begeleide vakantieweken Indien een vrijwilliger in vakantieperiodes meerdere dagen aaneengesloten vrijwilligerswerk doet (denk aan het oppassen/verzorgen van gasten gedurende een week), dan kan de vrijwilligers gevraagd worden op het terrein van Bio te logeren. Bio verzorgt dan de maaltijden en het verblijf voor deze vrijwilliger. Calamiteitenprotocol Bio heeft een calamiteitenprotocol 3 en zorgt ervoor dat elke vrijwilliger deze ontvangt. De vrijwilliger zorgt ervoor dat hij/zij op de hoogte is van de inhoud van het calamiteitenprotocol en bij calamiteiten handelt naar dit protocol. Evaluatie en voortgang Elke vrijwilliger heeft recht op evaluatie en feedback. Evaluatie en feedback vinden plaats tijdens daarvoor gecreëerde momenten of gedurende de werkzaamheden. Evaluatie en feedback is tweerichtingsverkeer. De vrijwilliger ontvangt feedback van Bio en andersom. Standaard vindt na de proefperiode een expliciet evaluatiemoment plaats. Elk jaar zullen werkbegeleider en vrijwilligerscoördinator met de vrijwilliger evalueren. Vinden er tussentijds situaties plaats die vragen om een expliciet moment van evalueren, dan wordt hiervoor zo spoedig mogelijk tijd gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij een conflict tussen vrijwilliger en werkbegeleider of indien de vrijwilliger onvoldoende in staat blijkt of zich onvoldoende in staat voelt de functie uit te voeren. Evaluatiegesprekken worden gevoerd aan de hand van het evaluatieformulier en worden kort schriftelijk samengevat en toegevoegd aan het vrijwilligersdossier. Waardering en betrokkenheid Bio is blij met de inzet van haar vrijwilligers. We vinden het dan ook belangrijk om vrijwilligers te binden aan de organisatie en te behouden. Hiervoor moeten we goed met onze vrijwilligers omgaan. 3 Op het moment van schrijven van dit beleid wordt het calamiteitenprotocol geëvalueerd en herschreven. Zodra dit opnieuw vastgesteld is, wordt dit toegevoegd aan het vrijwilligersbeleid en ontvangen de vrijwilligers de beknopte versie van het protocol. 11
Naast het goed regelen van praktische zaken als reiskostenvergoedingen etc., is het vooral belangrijk dat vrijwilligers zich welkom voelen en prettig hun werk uit kunnen voeren. Hiervoor is het belangrijk om collegiaal met vrijwilligers om te gaan: dus naast werken ook even tijd maken en aandacht hebben voor elkaar. Vrijwilligers kunnen rekenen op begeleiding, aandacht, attenties en een positief werkklimaat. Er is ruimte voor het geven van feedback aan de organisatie en voor inspraak. Vrijwilligers worden op de hoogte gehouden van zaken die spelen in de organisatie en worden zo betrokken bij de ontwikkelingen binnen Bio. Attenties Vrijwilligers worden niet betaald, maar kunnen wel op attenties rekenen. Denk hierbij onder andere aan: Verjaardagskaartje Kaartje bij (langdurige) ziekte of andere belangrijke gebeurtenis Kerstpresentje Vrijwilligersdag/uitje Trainingsdagen Op aanvraag: certificaat of bewijs van vrijwilligerswerk De vrijwilligerscoördinator zorgt, in afstemming met de begeleider, voor deze attenties. Certificaat of bewijs van vrijwilligerswerk Na beëindiging van de werkzaamheden of na enige tijd uitvoeren van de werkzaamheden (periode is afhankelijk van de taken), kan de vrijwilliger een certificaat aanvragen. Dit kan voor sommige werkgevers of opleidingen als bewijs gelden van werkervaring. Sommige werkgevers ondersteunen hun medewerkers in het doen van vrijwilligerswerk. Vrijwilligers kunnen dan bij hun werkgever extra vrije dagen aanvragen om vrijwilligerswerk te doen. In dat geval wil de organisatie hier vaak een bewijs van ontvangen. Bio stelt op aanvraag een brief op voor vrijwilligers die een dergelijk bewijs voor hun werkgever nodig hebben. Medezeggenschap Elk jaar vindt er een vrijwilligersvergadering plaats. Bij bijzondere omstandigheden kan besloten worden extra vrijwilligersvergaderingen te organiseren. Voor deze vergadering worden alle vrijwilligers uitgenodigd. In deze vergaderingen wordt de algemene voortgang van het vrijwilligerswerk binnen Bio besproken en is er ruimte voor inspraak van vrijwilligers. Op de hoogte van de ontwikkelingen Om vrijwilligers verbonden te houden met de organisatie is het belangrijk hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen de organisatie. Dit doen we middels een tweemaandelijkse nieuwsbrief. Afscheid nemen Afscheid van een vrijwilliger kan om verschillende redenen plaatsvinden: Aan alle goede dingen komt een eind: De vrijwilliger en Bio hebben een prettige samenwerking gehad, maar door omstandigheden kiest de vrijwilliger ervoor zijn vrijwilligerswerk stop te zetten. Er is altijd de mogelijkheid dat deze vrijwilliger zich op een later tijdstip weer aanmeldt. Samen wordt dan gekeken naar nieuwe mogelijkheden. De vrijwilliger en Bio hebben verschillende verwachtingen ten aanzien van de vrijwilligerstaken en de uitvoering daarvan. De vrijwilliger of Bio kiest ervoor om, na een gesprek met toelichting, de samenwerking te beëindigen. 12
Indien een vrijwilliger binnen 8 weken na aanvang van de vrijwilligerstaken geen geldige Verklaring Omtrent Gedrag kan overhandigen wordt afscheid genomen van de vrijwilliger. De vrijwilliger voldoet niet (meer) aan de nodige eisen en kan hierom niet meer verantwoord zijn/haar vrijwilligerswerk uitvoeren volgens de vrijwilliger of Bio. (Denk hierbij aan de nodige leeftijdseisen of benodigde kwalificaties.) Indien een vrijwilligers stopt, wordt er een exit-gesprek gevoerd en wordt aan de vrijwilliger gevraagd een formulier bij beëindigen van de samenwerking in te vullen. Daarnaast ontvangt de vrijwilliger een bevestigingsbrief van het beëindigen van de vrijwilligerswerkzaamheden. Een kopie van deze brief wordt in het dossier opgenomen. Voorkomen en aanpakken ongewenst gedrag Bio hecht aan een prettige samenwerking tussen medewerkers, vrijwilligers en gasten. Daarnaast werkt Bio met een kwetsbare doelgroep. Hierom hanteert Bio een beleid ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag. Hieruit voortvloeiend hanteren we een gedragscode voor zowel vrijwilligers al medewerkers en is er een klachtenprocedure voor ongewenst gedrag. Van elke vrijwilliger en medewerker wordt verwacht dat hij op de hoogte is van de inhoud van de gedragscode, deze onderschrijft en er naar handelt. Klachten- en conflictenregeling In geval van klachten en conflicten kan de vrijwilliger zich richten tot de vrijwilligerscoördinator. In een gesprek worden deze klachten besproken en waar mogelijk opgelost. In het geval van een conflict met een specifieke medewerker of andere vrijwilliger, wordt er een driegesprek gevoerd tussen de betreffende personen en de vrijwilligerscoördinator. Is de vrijwilligerscoördinator de betreffende medewerker waar een conflict mee is, dan is de directeur van Stichting Bio degene die het driegesprek leidt. Gezamenlijk wordt gezocht naar consensus en een oplossing voor het conflict. Daarnaast kan de vrijwilliger een beroep doen de klachtenregeling van Stichting Bio. Evaluatie beleid Het evaluatiebeleid wordt jaarlijks geëvalueerd. Bijlagen 1. Structurele vrijwilligersfuncties 2. Risico-Inventarisatie en Evaluatie vrijwilligersfuncties 3. Trainingsplan 4. Aanmeldingsformulier vrijwilligers 5. Formulier selectiegesprek vrijwilligers 6.1. Vrijwilligersovereenkomst Manege 6.2. Vrijwilligersovereenkomst Bio Vakantieoord 7. Evaluatieformulier vrijwilligers 8. Rechten en plichten vrijwilligers 9. Beleid en klachtenprocedure ongewenst gedrag 10. Gedragscode 11. Gedragscode voor medewerkers 12. Declaratiebeleid 13.1. Declaratieformulier Manege 13.2. Declaratieformulier Vakantieoord 13
14. Formulier beëindiging samenwerking vrijwilligers 15. Beleid klachten en klachtenprocedure 16. Calamiteitenprotocol 17. Organogram 14