VAKFICHE EXAMENCOMMISSIE SECUNDAIR ONDERWIJS VAK: KANTOORTECHNIEKEN Dit is een vakfiche kantoortechnieken voor 3de graad bso kantoor/kantooradministratie en gegevensbeheer Let op: de inhoud van een vakfiche wordt jaarlijks aangepast. Deze vakfiche is geldig van: 1 januari 2015 tot en met 31 december 2015 LEERDOELEN De snel evoluerende administratieve sector vereist een nieuwe visie op de studierichting 'Kantoor BSO'. In eerste instantie moet de studierichting een brede polyvalente vorming aanbieden die een ruime inzetbaarheid op de arbeidsmarkt mogelijk maakt. Ze moet een zo ruim mogelijke beroepsgerichte opleiding bieden met het oog op de uitvoering van eenvoudige, repetitieve administratieve of secretariële taken in de profit en non-profit sector. Bovendien moet rekening gehouden worden met de globalisering van de bedrijfsactiviteiten, de gewijzigde en nog steeds wijzigende werkomstandigheden en de impact van de moderne communicatietechnologie.
LEERINHOUDEN Leerinhouden Wat je moet kennen, kunnen, weten in verband met de leerinhouden: 1 Algemeenheden 1.1 De plaats van de secretariaatsmedewerker in het organogram van een bedrijf 1.2 De hiërarchie van de secretariaatsfuncties de plaats van de secretariaatsmedewerker in het organogram van een bedrijf situeren; het begrip organogram omschrijven; informatie uit een organogram halen; de diverse secretariaatsfuncties omschrijven en hun hiërarchische plaats kennen; 1.3 Het profiel van een secretariaatsmedewerker 1.3.1 praktische eigenschappen (of vaardigheden) (orde, nauwkeurigheid, organisatie ) 1.3.2 technische eigenschappen (of kennis) (talenkennis, gebruik apparatuur ) 1.3.3 beroepshouding (tact, hoffelijkheid, klantgerichtheid, discretie ) het profiel van een secretariaatsmedewerker omschrijven; uit een advertentie de diverse kenmerken van een secretariaatsmedewerker afleiden; 1.3.4 voorkomen (kledij, hygiëne, haartooi) 2 Taken 2.1 Agendabeheer 2.1.1 De functie en het belang van agendabeheer de functie en het belang van agendabeheer omschrijven. 2.1.2 Vergaderingen en afspraken in één bestaande agenda vergaderingen en (eenmalige en terugkerende) afspraken invoeren, wijzigen en annuleren (rekening houdend met de praktische aspecten zoals verplaatsingen, maaltijden, respect voor vrije tijd...). 2.2 Vergaderingen ondersteunen 2.2.1 Logistieke ondersteuning 2.2.2 Apparaten voor visualisering weten welke logistieke ondersteuning nodig is (apparatuur, drank, versnaperingen, klaarzetten vergaderzaal, versiering lokaal, bewegwijzering ) evenals het serveren van dranken en versnaperingen; termen als stappenplan en checklist uitleggen; weten welke de belangrijkste apparaten zijn die voor visualisering benodigd zijn (onder meer hand-outs, bord, flip-over, transparanten, dia s, multimedia, presentatie via pc, video); de werking van deze apparaten kort toelichten; 2.2.3 Ontvangst van genodigden de activiteiten die nodig zijn om de genodigden te ontvangen opsommen en omschrijven (onder meer registratie van de aanwezi-
Leerinhouden Wat je moet kennen, kunnen, weten in verband met de leerinhouden: gen, verontschuldigingen en afwezigen, documentatie uitdelen); 2.3 Postbehandeling 2.3.1 Toestellen 2.3.2 De inkomende post 2.3.3 De uitgaande post mogelijke toestellen voor de verwerking van de post (onder andere brievenopener, weegschaal, vouwmachine en frankeermachine) herkennen en de basishandelingen om deze toestellen te laten functioneren beschrijven; de vastgelegde procedures die gebruikt worden bij de inkomende post (onder andere ontvangen, voorsorteren, vertrouwelijke brieven behandelen, vakkundig openen, afstempelen, registreren, sorteren, verdelen, ontvangst bevestigen, doorgeven aan de betrokken dienst of persoon, opvolgen) opsommen, schematisch weergeven en beschrijven; de handelingen die gesteld worden bij de uitgaande post zoals brieven en pakjes opsommen, schematisch voorstellen en bespreken (post sorteren, gepaste omslagen kiezen voor het verzenden van de uitgaande post, brieven - ook met bijlagen - vouwen en in omslagen steken, brieven manueel en elektronisch adresseren, de posttarieven opzoeken, de portkosten berekenen en briefomslagen correct frankeren, NBN-normen voor enveloppen en briefpapier, postzegelvoorraad, administratieve verplichtingen,...); alternatieven en modaliteiten vergelijken en de meest economische wijze van verzenden berekenen.(onder meer koerier-, snel- en pakjesdiensten, verzenden als drukwerk, voorsorteren per postnummer...) 2.4 Communicatie 2.4.1 Telefoon A Telefoonfuncties functies van de telefoon (opnemen, afsluiten, doorverbinden, in wachtrij plaatsen, telefoonnummers opzoeken, laatste nummer oproepen, telefoonnummers programmeren ) opsommen en bespreken; B Telefoongids telefoongidsen hanteren en via internet binnenlandse en buitenlandse telefoonnummers opzoeken; C Service en bijzondere diensten de service en bijzondere diensten van telefoonmaatschappijen opzoeken en gebruiken; 2.4.2 Fax een faxnummer (nationaal, internationaal) opzoeken en uitleggen hoe het versturen van een fax werkt; 2.4.3 Elektronische post (e-mail) A Berichten via elektronische post ontvangen en verwerken (beantwoorden) uitleggen hoe berichten via elektronische post ontvangen en verwerkt worden (onder meer berichten opvragen, een aangehecht bestand verwerken, een binnengekomen bericht doorsturen naar
Leerinhouden Wat je moet kennen, kunnen, weten in verband met de leerinhouden: een andere geadresseerde); B Berichten via elektronische post verzenden uitleggen hoe berichten via elektronische post worden verzonden (onder meer een bericht met een aangehecht bestand versturen via elektronische post, ook aan meerdere afzenders) C Adressenboek bijhouden uitleggen hoe veel gebruikte adressen worden opgeslagen en opgeroepen; D Kopie (CC) en 'blinde' kopie (BCC) uitleggen hoe publieke en verborgen kopieën van een bericht verstuurd kunnen worden; E Comprimeren, decomprimeren het nut van compressie en zelfextractie voor het verzenden van grote bestanden uitleggen; F Html en rtf het voor- en nadeel van soorten opmaak in elektronische post uitleggen; G Klasseren in mappen uitleggen hoe berichten in mappen geklasseerd kunnen worden; H Voice over IP uitleggen wat voice over IP is; 2.5 Klasseren en archiveren 2.5.1 Begrippen klassement en archief de begrippen klassement en archief omschrijven; 2.5.2 Klassement de eigenschappen van een goed klassement opsommen; de verschillende klasseermethoden (alfabetisch, numeriek, alfanumeriek, chronologisch, geografisch, decimaal) toepassen; 2.5.3 Archief uitleggen waarom gearchiveerd wordt; 2.5.4 Klasseer- en archiveermateriaal diverse klasseer- en archiveermateriaal opsommen en kort beschrijven; 2.6 Verplaatsingen 2.6.1 Uitstippelen van een reisroute de meest efficiënte reisroute zoeken via een routeplanner; 2.6.2 Raadplegen van trein-, vlieg-, hotel- en restaurantgidsen via het internet trein-, vlieg-, hotel- en restaurantgidsen raadplegen; 2.6.3 Boeken van trein, vliegtuig, hotel, restaurant via het internet trein, vliegtuig, hotel, restaurant boeken.
LEERMIDDELEN De Examencommissie stelt zelf geen leermiddelen ter beschikking. Je kan ze kopen in een (online of tweedehands-) boekhandel of ontlenen en raadplegen in een bibliotheek. De bibliotheken van de lerarenopleiding aan de universiteit of de hogeschool bieden heel wat leermiddelen aan in hun collectie. Aangezien cursussen door het gebruik van audio, video, CD en DVD erg duur geworden zijn, verwijzen we verder nog naar websites waar je, vaak gratis, studieen oefenmateriaal kan vinden. Een aantal websites veranderen echter wel eens van naam en/of worden aangepast. Daarom kunnen wij onmogelijk de juistheid van al deze websites op elk moment garanderen. Als je niet onmiddellijk op de juiste website terechtkomt, kan je die proberen te vinden via een goede zoekmachine, zoals Google. Hoewel we bij elke nieuwe editie van het examenprogramma deze bibliografie actualiseren, blijft ze een momentopname. Het is dus best mogelijk dat ze op een bepaald ogenblik werken vermeldt die niet meer verkrijgbaar zijn of dat nieuwe werken die reeds op de markt zijn nog niet zijn opgenomen. Bovendien maken we bewust een selectie van leermiddelen die ons op dit ogenblik het meest aangewezen lijken om je voor te bereiden op onze examens. Door een selectie te maken, willen we je helpen om efficiënter je studie aan te pakken. Je kan echter ook andere werken, cursussen of audiovisuele middelen gebruiken bij je voorbereiding op het examen. Vind je bepaalde leerstof niet in één van de opgegeven hand- of werkboeken, dan zoek je deze natuurlijk ergens anders op. HANDBOEKEN titel uitgeverij website Secretariaatsmedewerker (m/v) gevraagd De Boeck http://secundair.deboeck.com/ contactgegevens van de klantendienst KLANTENDIENST: tel.: 0800 99 613 fax: 0800 99 614 e-mail: bestellingen@deboeck.com
VERLOOP EN EVALUATIE VAN DE EXAMENS Welke soorten vragen moet je oplossen? gesloten vragen Bij gesloten vragen formuleer je zelf geen antwoord. Je kiest een antwoord uit een aantal mogelijkheden of combineert gegeven elementen om een antwoord samen te stellen. De meest voorkomende soorten gesloten vragen in onze examens zijn meerkeuzevragen, combinatievragen en ordeningsvragen. Open vragen zijn vragen waarop je het antwoord zelf formuleert. Dat antwoord kan erg kort zijn maar ook vrij lang. Voor de meerkeuzevragen moet je de juiste mogelijkheid kiezen om de vraag te beantwoorden of een zin aan te vullen. Je krijgt daarvoor telkens drie of vier mogelijkheden. Er is altijd maar één juist antwoord. open vragen Een combinatievraag is een vraag waarbij je de juiste combinatie maakt tussen twee of meer groepen elementen. Bij ordeningsvragen moet je elementen in een chronologische of andere logische volgorde zetten. Naast deze indeling in gesloten en open vragen zijn ook combinaties en variaties van vraagvormen mogelijk: vragen over interpretatie en aanvullen van schema s, afbeeldingen, tabellen, grafieken, invulvragen, juist onjuist vragen,.
Wat breng je mee naar de examens? Wat krijg je op het examen? OP HET EXAMEN BRENG JE MEE: Een blauwe of zwarte balpen, een lat, eventueel corrector. Je gebruikt enkel je eigen schrijfgerief. JE KRIJGT OP HET EXAMEN: een rekenmachine van de examencommissie bijlages indien nodig Examenvorm? schriftelijk examen Hoe verlopen de examens? Het examen duurt 2 uur. Om je schriftelijk examen te kunnen beoordelen moet je handschrift goed leesbaar zijn. Als dat niet het geval is, kunnen we j e opdracht(en) niet correct beoordelen. Puntenverdeling? Het examen staat op 100 punten.