Het iris ziekenhuizen netwerk Opdrachtencentrale iris-aankopen BVZD - 27 november 2014 "Sleutels voor een efficiënt beheer- Bundeling van krachten" Ioan Stefos Algemeen Directeur iris-aankopen iris-aankopen@iris-ziekenhuizen.be
Het iris ziekenhuizen net 1996 Ontstaan van het irisnet Doel Continuïteit van de openbare gezondheidszorg in Brussel IRIS: Interhospitalenkoepel van de Regio voor Infrastructurele Samenwerking Algemene bevoegdheid tot coördinatie, beleids- en strategiebepaling, budgetcontrole van 5 ziekenhuizen 5 ziekenhuizen verspreid over 11 campussen UVC Brugmann UMC Sint-Pieter Universitair Kinderziekenhuis Koningin Fabiola Jules Bordet Instituut Iris Ziekenhuizen Zuid 3 campussen 2 campussen 1 campus 1 campus 4 campussen 2002 Vereniging iris-aankopen Algemeen mandaat voor alle aankopen binnen het irisnet 2006 Vereniging iris-onderzoek Financiering van onderzoeksprojecten in het irisnet 2013 Vereniging iris-lab Laboratoriumactiviteiten 2
De oprichting van iris-aankopen IRIS in de periode 1996-2001 - fusies, rationalisaties, financiële plannen - zeer sporadisch gegroepeerde aankopen December 2001 - RvB van IRIS besluit om de Vereniging iris-aankopen op te richten Bundeling van aankopen binnen het Irisnet Situatie aankopen iris in 2002 1. Zeer specifieke producten en diensten 2. Talrijke opdrachtgevers/ gebruikers/ wettelijke verantwoordelijkheden 3. Overrompeling van verouderde procedures 4. Logistieke samenwerking tussen ziekenhuizen quasi onbestaande 5. Vaak werden dezelfde producten aangekocht bij dezelfde leveranciers Zelden werden dezelfde prijzen gehandhaafd binnen de verschillende ziekenhuizen 6. Strikt wettelijk kader 3
Doelstellingen Koepelvereniging iris / iris Ziekenhuizen Doelstellingen iris-aankopen 1. De beste beschikbare producten en diensten leveren 2. Gezamenlijk aankopen tegen de beste leveringsvoorwaarden 3. Coherent en gestandaardiseerd rationeel aankoopbeleid met naleving van de reglementering op overheidsopdrachten 4. Billijk evenwicht tussen directie, medische diensten en overheid Twee opties april 2002 Externe consultancy - Tussenkomst van externe consultant (gedeelde verantwoordelijkheid) - Personeelskost & financiële kost (aanbod consultancy "50 % van de besparingen / jaar") "Home made" Oplossing : vertrouwen op de betrokkenheid van het personeel en hun know-how 3 IA sleutels efficiënt aankoopbeheer 1. Tool Beslissing irisnet Wettelijk kader 2. Actoren Personeel irisnet 1 ste "flash" opdrachten 3. Methode Procedures irisnet 4
Tool Een vereniging oprichten met rechts persoonlijkheid Noodzakelijke voorwaarde ontoereikend Art 4 : Belast met de organisatie van alle aankopen Art 5 : Beschikt over de meest uitgebreide bevoegdheden in de opdrachtsuitvoering Art 9 : De ziekenhuizen geven aan iris-aankopen de exclusieve toegang tot hun aankopen Actoren Onontbeerlijke voorwaarde ontoereikend De ziekenhuisspecialisten verenigen (wettelijke en beleidsverantwoordelijkheden) Methode Noodzakelijke voorwaarde ontoereikend 1 ste "flash" oprachten 1. Gemeenschappelijke & stringente aankoopprocedures & voorschriften instellen die medische expertise koppelen aan het logistiek aankoopbeheer 2. De ziekenhuisspecialisten doen instemmen met de logistieke reorganisatie van hun activiteiten (invloed van de tool) 3. Bemiddelen tussen IA in ieder ziekenhuis (communicatie ) 4. Een communicatieplan opstellen (intern, interhospitaal en extern) Onmiddellijke resultaten behalen om het beste eruit te halen/ tegenstanders te overtuigen 5
Organisatie iris-aankopen 2002 Beperkte centrale coördinatie 1 FTE aankoper + 0,5 FTE secretariaat (ondersteuning iris) Gedeeltelijke ontkoppeling 1 dag / week Aankoopverantw. Twee permanente comités Comités Hoofdapothekers / Aankoopverantwoordelijken Selectie opdrachten IA Consoliderende opdrachten met veel potentieel (pharma) Herdelegeren van de niet-weerhouden opdrachten (werken) Ondersteunende comités Experts vanuit alle ziekenhuisdiensten Ondersteunende organen CMM, CMP, SIPP, Comité Ziekenhuishygiëne 2009 Permanent bureau iris-aankopen Part-time engagement 1 apotheker, 1 verpleegk., 4 de IA sleutel efficiënt aankoopbeheer 1 ziekenhuisaankoper (allen 1 dag/week.) 2014 Payroll iris-aankopen Full time : 2 aankopers, 1 verpleegkundige, 2 juristen Part-time : 2 apothekers, 1 aankoper, 1 verpleegkundige, secretariaat v
iris-aankopen vanaf 2002 1. Financiële balans > 400 aandelen/ georganiseerde markten (alle uitgavenposten) 2012 >> 40 miljoen / courante aankopen/ investeringen Eco. 1/4 markten niet-gewaardeerd Stop waardering besparingen 2013 2. Kwalitatieve balans 1. Geslaagde samenwerking medisch personeel/ apothekers/ aankoopverantw. 2. Ontwikkeling van een overtuigende gemeenschappelijke aankoopprocedure 3. Standaardisering kwalitatieve producten & verwerving materialen hoge kwaliteit 3. Huidige kritieke punten 1. Verzet tegen verandering op elk niveau 2. Niet-uniforme database producten 3. Organisatie van testen op verschillende campussen 4. Belangen beheerders/ gebruikers stemmen niet altijd overeen 5. Technische complexiteit van de georganiseerde markt 6. Complexiteit overheidsopdrachten 7
Bundeling van krachten : vb. markten iris-aankopen September 2003 Overheidsopdracht energie Aankopen Gas & Elektriciteit via systeem de "clic beursopportuniteiten" vanaf 2003 WG Technische diensten/ Energiediensten / Aankoopdiensten September 2006 Handschoenen WG Aanbiedingen Testen Besluit Overheidsopdracht verzorgingshandschoenen Latex, vinyl, polyurethaan, nitril Artsen, verpleegkundigen, apothekers, aankopers 13 beoordeelde leveranciers 4 maanden in 70 medische eenheden Kwaliteit nitril irisnet (meerkost 10% aanvaard door de AD ziekenhuizen) September 2008 Overheidsopdracht verzorgingshandschoenen in nitril Prijzen 20 % lager dan in 2006 Juli 2013 Overheidsopdrachten geneesmiddelen 8
Overheidsopdrachten geneesmiddelen iris-aankopen Aankoop geneesmiddelen irisnet Situatie tot 2013 : 60 miljoen / jaar : Geconceptualiseerde / gecontracteerde verbintenissen 2013 : De nieuwe wet op overheidsopdrachten wordt aangekondigd 2013 : Toestroom contractvoorstellen (meermaals per jaar) Geweigerde voorstellen (beoordelingen> < in de geest van de wet) 1 juli 2013 : Inwerkingtreding van de nieuwe reglementering rond overheidsopdrachten 24 juli 2013 : 1ste vergadering GT pharmaceuticals iris "Overheidsopdrachten Geneesmiddelen" De bevoorradingen optimaliseren in toepassing van de nieuwe wet Plan "Overh. Opdr. Med." in 3 fases 1. Analyse van de nieuwe toe te passen reglementering 2. Aanpassing van de aankoopmethode van geneesmiddelen 3. Aanpassing procedures iris-aankopen 9
Plan Overheidsopdrachten geneesmiddelen iris-aankopen 24 juli 2013 GT Overheidsopdrachten medicatie 1. Analyse van de nieuwe toe te passen MP reglementering - Art. 5 - KB 15 juillet 2013 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren - Marktprospectie 2. Aanpassing aankoopmethode van medicatie 22 nov. 2013 Brief opgestuurd naar alle leveranciers van geneesmiddelen 1. Gebrevetteerde medicatie 2. Vervaldatum brevetten 3. Pipeline 2013-2018 : nieuwe geneesmiddelen voorzien 22 jan - 27 feb 2014 Prospectievergaderingen met 57 leveranciers 3. Aanpassing Procedures iris-aankopen : - Werking MPC geformaliseerd dans la rédaction csc - WG Ov.Opdr. Geneesmiddelen : 4 Hoofdapothekers, 1 Jurist, 1 Arts, 1 Aankoper, 1 Assistent, 5 MPC 10
Plan Overheidsopdrachten geneesmiddelen iris-aankopen Algemene richtlijnen voortvloeiend uit prospecties 1. Terughoudendheid om info. te verstrekken rond brevetten en pipeline 2. Deze info is moeilijk elders te verkrijgen. (FAGG, RIZIV) 3. Meerderheid van de ziekenhuizen hebben langetermijnscontracten getekend in 2013 4. Groeiende professionalisering van leveranciers rond. Ov. Opdr. (advocaten, beroep) Factoren Overheidsopdrachten iris voortvloeiend uit prospecties 1. Samenstelling Database : vervaldata brevetten, pipeline nieuwe producten 5 jaar, technische fiches 2. Strategische opties: - Geneesmiddelen volgens elk lot, elke opdracht - Plaatsingsmethodes Ov. Opdr. geval per geval volgens Database - Optimale duur van Ov. Opdr. geval per geval volgens Database - Toewijzingscriteria Ov. Opdr. geval per geval volgens Database Acties 1. Opmaak 1 ste bestekken met tussenkomst van de MPC iris, ervoor en erna 2. Oprichting 1 ste overheidsopdrachten geneesmiddelen volgens Database in dec 2014 11
Opdrachtencentrale iris-aankopen / Besluit Sleutels voor een efficiënt beheer - Bundeling van krachten 1. Efficiëntie wordt niet bereikt door enkel de aankoopvolumes te hergroeperen 2. Sterk beleid en moduleerbare organisatie afgestand op de specifiteiten 3. Duidelijke maar pragmatische richtlijnen (medico-legale, logistieke voorschriften) 4. Prioriteit geven aan lopende opdrachten (pharmaceutische aankopen) 5. Volume / uitgave-effecten sterk bestendigen (courante aankopen > < invest.) 6. De beste keuzes samen maken. Samen deze keuzes respecteren 7. Continue communicatie / relais iris-aankopen Een optimalisatie van aankopen met als doel de zorgkwaliteit, de veiligheid en het comfort van het personeel en van de patiënten door het toepassen van professionele en efficiënte aankoopmechanismen. Bedankt voor uw aandacht 12