PROGRAMMA VAN EISEN EXPLOITATIE KOETSHUIS EN KASTEEL HACKFORT TE VORDEN Almere, 22 juni 16.1208.PW.yv P. Wilbers Y. Vlaar
INLEIDING Vereniging Natuurmonumenten (hierna: Natuurmonumenten) is eigenaar van Landgoed Hackfort in Vorden. Voor de exploitatie van de horeca in het Koetshuis, de Tuinmanswoning en een aantal ruimten in het kasteel zoekt Natuurmonumenten per 1 februari 2017 een horecaondernemer. Natuurmonumenten Natuurmonumenten is dé beweging van mensen met hart voor de natuur. Natuurmonumenten wil mensen, van jong tot oud, in het hart raken en de fascinatie voor de natuur delen met en via de achterban. Mensen activeren om buiten in de natuur iets geweldigs te beleven, omdat de natuur een bron van inspiratie en verwondering is. Natuurmonumenten beschermt 355 natuurgebieden, bij elkaar is dat meer dan 100.000 hectare prachtige natuur en waardevolle landschappen. Van uitgestrekte, robuuste natuur tot zeer kleine, maar vaak zeer waardevolle gebieden. Meer dan 3.200 bouwwerken staan er in deze natuurgebieden: kastelen, landhuizen, forten, woonhuizen, molens, boerderijen, uitkijktorens, etc. Veel van deze bouwwerken hebben een monumentenstatus. Natuurmonumenten is zich bewust van haar verantwoordelijkheid voor het cultuurhistorisch erfgoed in haar natuurgebieden. We zetten ons in om deze waarden veilig te stellen en mensen er van te laten genieten. Landgoed Hackfort Het landgoed Hackfort ligt ten westen van Vorden. Het landgoed bestaat uit een uniek agrarisch cultuurlandschap met daarin centraal het kasteel met Koetshuis en watermolen. Verspreid over het landgoed liggen zo n 42 authentieke Achterhoekse boerderijen, waarvan een klein aantal nog in bedrijf is. Steeds meer gebouwen en landerijen op het landgoed verliezen hun oorspronkelijke functie. Om het behoud van het unieke karakter van het landgoed ook in de toekomst mogelijk te maken is Natuurmonumenten op zoek gegaan naar passende functies en nieuwe economische pijlers voor het landgoed. Ondernemer voor Koetshuis en Kasteel Natuurmonumenten wil bezoekers een onvergetelijke totaal ervaring bieden op landgoed Hackfort, een ervaring afgestemd op de essentie van het landgoed: horen, zien, voelen en proeven wat Hackfort is. Horeca speelt een belangrijke rol in de beleving van het landgoed. De horeca is een aantrekkelijke plek voor de start, een tussenstop of de afsluiting van een bezoek aan het landgoed. Daarnaast wil Natuurmonumenten het kasteel meer toegankelijk maken voor publiek. Het kasteel biedt goede potentie voor bijzondere bijeenkomsten. Natuurmonumenten is op zoek naar een exploitant die een langdurig samenwerkingsverband wil aan gaan. Een ervaren, enthousiaste horecaondernemer die zich proactief en creatief opstelt, die kwaliteit levert zowel op het gebied van horeca als op het vlak van gastheerschap. Iemand die een succes maakt van de horeca en van de openstelling van het kasteel. Het gezamenlijk optrekken tussen Natuurmonumenten en de horecaondernemer is een belangrijke succesfactor. Programma van Eisen In dit document wordt informatie verstrekt over het project, wordt uitgelegd wat Natuurmonumenten van deze horecaondernemer verwacht en wat de ambities van Natuurmonumenten zijn voor de horecavoorziening op het landgoed. Een geïnteresseerde ondernemer kan zich op deze manier een goed beeld vormen van de mogelijkheden en de potentie van de locatie. De uitleg van de procedure en de mogelijkheden voor inschrijving, staan beschreven in bijbehorend inschrijfdocument. 2
INHOUDSOPGAVE INLEIDING 1. DOELSTELLINGEN, UITGANGSPUNTEN, RANDVOORWAARDEN 2 4 1.1 DOELSTELLINGEN 4 1.2 UITGANGSPUNTEN 4 1.3 RANDVOORWAARDEN 4 2. INFORMATIE 5 2.1 LANDGOED HACKFORT 5 2.2 LOCATIE 6 2.3 BEZOEKERS 6 2.4 TE HUREN RUIMTEN 7 2.5 PLANNEN VOOR KASTEEL EN BUITENRUIMTE 9 3. SAMENWERKING NATUURMONUMENTEN EN HACKFORT 10 3.1 VISIE NATUURMONUMENTEN 10 3.2 VISIE HACKFORT 10 3.3 SAMENWERKING 10 4. WENSEN & EISEN HORECACONCEPT 11 4.1 PROFIEL VAN DE ONDERNEMER 11 4.2 HORECACONCEPT 12 4.2.1 Concept 12 4.2.2 Assortiment 12 4.2.3 Prijsbeleid 13 4.2.4 Openingstijden 13 4.3 ORGANISATIE HORECA 13 4.3.1 Inkoop 13 4.3.2 Personeel 14 4.3.3 Administratie 14 4.3.4 Milieu / Hygiëne 14 4.4 PROMOTIE / PRESENTATIE 14 4.5 GEBRUIK RUIMTEN 15 4.5.1 Nutsvoorzieningen 15 4.5.2 Onderhoud 15 4.5.3 Huisregels 15 4.6 HORECAVERGUNNING 15 5. FINANCIËLE VOORWAARDEN 16 5.1 CONTRACTVORM 16 5.2 VERHUUR KOETSHUIS 16 5.3 VERHUUR ZALEN KASTEEL 16 5.4 INVESTERINGEN 18 BIJLAGE 1 - BEZOEKERS VAN LANDGOED HACKFORT 19 BIJLAGE 2 INFORMATIE HUIDIGE BELEVING 20 BIJLAGE 3 DE ESSENTIE VAN LANDGOED HACKFORT 21 BIJLAGE 4 - PLATTEGRONDEN KASTEEL 22 BIJLAGE 5 - PLATTEGROND KOETSHUIS EN TUINMANSWONING 24 3
1. DOELSTELLINGEN, UITGANGSPUNTEN, RANDVOORWAARDEN Vereniging Natuurmonumenten heeft de onderstaande doelstellingen, uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd voor de exploitatie van de horeca in het Koetshuis en ruimten in het Kasteel. 1.1 Doelstellingen Natuurmonumenten beschermt natuurgebieden, waardevolle landschappen en cultureel erfgoed en maakt deze toegankelijk voor iedereen en biedt zo een cultuurhistorische beleving. Landgoed Hackfort is een boerenlandgoed met verschillende functies en een uniek agrarisch cultuurlandschap. Natuurmonumenten wil bezoekers een onvergetelijke totaal ervaring bieden op het landgoed. De horeca versterkt de beleving en de eigenheid van het landgoed en verbindt zich met andere functies op het landgoed. 1.2 Uitgangspunten De toekomstig horecaondernemer huurt het Koetshuis inclusief de tuinmanswoning. De horecaondernemer huurt op basis van een flexibele allotment constructie ruimten in het kasteel: de foyer, de Van Westerholtzaal en het appartement op de eerste verdieping boven de Van Westerholtzaal. De horecaexploitatie is een onlosmakelijk onderdeel van het landgoed. Een langdurige samenwerking met de toekomstige horecaondernemer. De ondernemer werkt samen met verschillende aanwezige partijen: Natuurmonumenten, Buitenleven Vakanties B.V. (verhuurder van vakantieappartementen in het kasteel en verder te noemen als Buitenleven Vakanties), (agrarische) ondernemers op het landgoed en vrijwilligers. De ondernemer werkt bij voorkeur vanuit de principes van duurzaam ondernemen en maatschappelijk ondernemen. Hierbij staat maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel. 1.3 Randvoorwaarden De Rijksmonumentale waarden van het landgoed blijven behouden. De ondernemer houdt zich aan vigerende wet- en regelgeving. 4
2. INFORMATIE 2.1 Landgoed Hackfort Het imposante kasteel Hackfort is in de 13e eeuw ontstaan uit een versterkte woontoren. Het werd in 1586 door Spaanse troepen verwoest en in 1600 herbouwd. In 1788 werd kasteel Hackfort ingrijpend verbouwd. Het oude poortgebouw en de bijgebouwen werden afgebroken en de grachten gedempt. Het kasteel veranderde in een 18e-eeuws landhuis. Alleen de twee torens herinneren nog aan de vroegere functie van het kasteel. Het landgoed is een zogenaamd nuts- of boerenlandgoed. Landbouw, bosbouw en jacht waren eeuwenlang belangrijke inkomstenbronnen. Er was op Hackfort weinig opsmuk: geen rijke kasteeltuinen, geen kasteel dat pracht en praal uitstraalt, wel een moestuin ten behoeve van de bewoners van het kasteel, geen rijke versieringen. Het landgoed was functioneel ingericht. Toen de laatste barones van Westerholt van Hackfort in 1981 overleed is het landgoed door een legaat in eigendom van Natuurmonumenten gekomen. Hackfort is een gastvrij, eeuwenoud kleurrijk landschappelijk mozaïek van natuur en cultuur, waar bewoners (mensen, dieren en planten) eeuwenlang op het boerenlandgoed vervlochten zijn. Het landgoed is door mensenhanden vormgegeven. Niet alleen zijn de gebouwen gebouwd, afgebroken, her- en verbouwd. Ook het landschap, de lanen, houtwallen, akkers en weilanden zijn door mensenhanden gemaakt en onderhouden. De gebouwen, het landschap en de planten en dieren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden op Hackfort. Het landgoed is een (economische en landschappelijk) geheel, waarvan de afzonderlijke onderdelen met elkaar samenwerken en niet zonder elkaar kunnen. Deze samenhang wil Natuurmonumenten op alle mogelijke manieren koesteren, zichtbaar en tastbaar maken. 5
In 1983 is het kasteel verbouwd naar 4 woonappartementen, 1 kantoorappartement en de Van Westerholtzaal en de foyer (voor onder andere bijeenkomsten en culturele doeleinden). Rondom het kasteel zijn de laatste jaren verschillende activiteiten ontplooid om het gebied meer te kunnen beleven: het Koetshuis is in 2011 herbestemd en verbouwd tot restaurant Keuken van Hackfort. de tuinmanswoning is in 2009 gerenoveerd naar bedrijfswoning. de moestuin wordt geëxploiteerd door een grote groep vrijwilligers. het park is hersteld. er zijn vele bollen gepoot waardoor Hackfort in het voorjaar een stinzenpaleis genoemd kan worden. de watermolen is weer in werking en open gesteld voor publiek. en er is een vispassage bij de watermolen gerealiseerd. Sinds 2011 is de horeca verpacht aan een ondernemer. De huurovereenkomst loopt op 31 januari 2017 af. 2.2 Locatie Kasteel Hackfort ligt op 2,6 km van het centrum van Vorden. De dichtstbijzijnde grotere plaats Zutphen is gelegen op een afstand van 11,4 km. Het kasteel is gelegen op een landgoed te midden van uitgestrekte landerijen. In de omgeving van het kasteel zijn diverse wandel- en fietsroutes en een wandelroute door de gemeente Vorden. 2.3 Bezoekers Het landgoed is publiekelijk toegankelijk en wordt voornamelijk bezocht door wandelaars en fietsers. Jaarlijks wordt het landgoed door circa 150.000 mensen bezocht. Daarnaast maakt Hackfort onderdeel uit van de 8 Kastelen route welke jaarlijks door 80.000 fietsers wordt gefietst. Om inzicht te krijgen in de omvang en de structuur van het bezoek aan haar belangrijkste natuurgebieden in de provincie Gelderland, heeft NBTC- NIPO Research in 2015 de dagrecreatiemonitor uitgevoerd, ook voor landgoed Hackfort. Alle bevindingen uit dit onderzoek zijn te vinden in de bijlage. 6
Particuliere markt De horeca trekt mensen uit de directe omgeving aan voor een kopje koffie of diner. Mensen uit Zutphen weten de horeca ook te vinden vanwege de sfeer en de goede prijs-kwaliteit verhouding. Voor de ondernemer heeft het kasteel de potentie een populaire trouwlocatie te worden voor de omgeving. Daarnaast zijn de verschillende ruimtes aantrekkelijk voor feesten- en partijen zoals verjaardagen, jubilea, workshops, etc. Zakelijke markt Het kasteel is een uitstekende locatie voor vergaderingen in combinatie met een activiteit op het landgoed en een lunch of diner verzorgd in of door de horeca. Ook is het kasteel een goede locaties voor zakelijke bijeenkomsten. Toeristische markt Het gebied kent een groot aantal toeristen. Over en direct aan en om het landgoed zijn verschillende wandelroutes en fietsroutes gelegen. 2.4 Te huren ruimten Het landgoed beslaat circa 780 hectare. In de kern van het landgoed zijn de volgende functies te vinden: Kasteel Koetshuis Tuinmanswoning Moestuin Watermolen Moestuinhuis Drijvend theater Dorsmolenhuis Parkeerterrein In deze paragraaf is een overzicht gegeven van maten van de ruimten die de ondernemer zal gaan huren. De overige ruimten kan de ondernemer in overleg met Natuurmonumenten gebruiken en zijn te bezichtigen tijdens de informatiebijeenkomst. 7
Koetshuis De horecaondernemer huurt voor de reguliere horecaonderneming het Koetshuis. Oppervlakte overzicht circa maten Functies m² Zitplaatsen Het Koetshuis Restaurant 140 70 Vergaderruimte 60 30-35 Keuken 42 NVT Overige ruimten 100 NVT Terras 200 90 Schuur (opslag, betreft 2 schuren) 36 NVT Maten en aantal zitplaatsen zijn circa en op basis van de huidige situatie Tuinmanswoning De horecaondernemer huurt de tuinmanswoning. De ondernemer gebruikt de Tuinmanswoning als woning of benut deze ruimten met een passende (commerciële) invulling. Oppervlakte overzicht - circa Functies m² Zitplaatsen Tuinmanswoning Verdieping 1 75 NVT Verdieping 2 68 NVT Maten zijn circa Kasteel De horeca ondernemer huurt op basis van een flexibele constructie ruimten in het kasteel. Het kasteel wordt gerenoveerd en er worden enkele vakantieappartementen gerealiseerd (zie toelichting paragraaf 2.5). Naar verwachting zijn de ruimten in het eerste kwartaal 2018 gereed. Ontsluiting van de te huren ruimten in het kasteel via het souterrain (foyer en trappenhuis in de toren aan de voorgevel). Oppervlakte overzicht circa maten Functies m² Max aantal personen Het Kasteel Van Westerholtzaal 125 100 Artiestenkamer naast zaal 18 NVT Foyer (souterrain) 200 100 Appartement 1 e verdieping (boven zaal) 135 NVT Maten zijn circa Gezien het rijksmonumentale karakter van het kasteel zijn niet alle denkbare evenementen in de te huren ruimtes mogelijk. Natuurmonumenten ziet mogelijkheden voor: muziekuitvoeringen; lezingen en vergaderingen; recepties en diners; trouwceremonies; exposities; trouwreportages; excursies (uitsluitend door Natuurmonumenten); open dagen (uitsluitend door Natuurmonumenten). Een goede invulling van de Tuinmanswoning en ruimten in het kasteel zijn onderdeel van de gunning aan de ondernemer. Zie het inschrijfdocument. Moestuin In de historische kasteelmoestuin Hof van Hackfort worden groenten, fruit en bloemen voor eigen gebruik geteeld. Een groep enthousiaste vrijwilligers onderhoudt de Hof van Hackfort. De ondernemer heeft de mogelijkheid gebruik te maken van de moestuin; van de producten, ook is het mogelijk tafels in de moestuin te zetten voor arrangementen. Dit is ter bespreking met Natuurmonumenten en de vrijwilligers. 8
2.5 Plannen voor kasteel en buitenruimte Herbestemming kasteel Omdat de langjarige huurcontracten van de woningen in het kasteel eindigden, startte Natuurmonumenten een zoektocht naar een nieuwe invulling voor het kasteel. De nieuwe functie moet een evenwicht bieden tussen behoud van de cultuurhistorische waarden van de gebouwen, meer belevingsmogelijkheden en inkomsten voor het instandhouden van het kasteel. Natuurmonumenten is voornemens om het kasteel te herbestemmen naar vakantieappartementen in combinatie met verhuur van ruimten (foyer, de Van Westerholtzaal en het appartement op de 1 e verdieping boven de zaal). Natuurmonumenten hoopt in 2018 de eerste gasten te ontvangen in de vakantieappartementen. De vakantieappartementen zullen worden verhuurd via Buitenleven Vakanties. Buitenleven Vakanties is een initiatief van de drie natuurorganisaties van Nederland: De12Landschappen, Natuurmonumenten en Staatsbosbeheer. Buitenleven Vakanties verzorgt aanbod van vakantiewoningen in de mooiste Nederlandse natuur. Uitwerking van de plannen De plannen voor kasteel en buitenruimte worden de komende periode uitgewerkt. De realisatie is afhankelijk van de beschikbaarheid van financiële middelen en juridisch planologische medewerking van de gemeente. Het voor overleg met de gemeente is reeds opgestart. Verbouwen Sinds 1981 is het kasteel Hackfort in eigendom van Natuurmonumenten. Ongeacht de nieuwe functie die Natuurmonumenten wil geven aan het kasteel, zijn de ruimten aan renovatie toe. Er zullen hiervoor renovatie- en restauratiewerkzaamheden uitgevoerd worden. Streven is de ruimten dusdanig op te knappen, dat in de toekomst ook andere functies naast vakantiewoningen - mogelijk zijn (wonen, B&B, vergaderlocatie e.d.). Onderdeel van de plannen voor het kasteel is het verbeteren van de toegankelijkheid voor minder validen (verbeteren entree van het pand, optie realisatie lift). Ook wordt onderzocht of enkele van de 4 vakantie appartementen opgesplitst kan worden naar B&B ruimten. Tevens wordt de mogelijkheid van een extra slaapvoorziening op de bijzondere zolder onderzocht. Parkeren Op het landgoed zijn circa 60 parkeerplaatsen aanwezig. Tegelijk met de plannen voor de verbouw van het kasteel, zoekt Natuurmonumenten naar uitbreiding van het parkeren om aan de vraag van bezoekers te voldoen. Landgoed Hackfort is een geliefde wandelomgeving. Het gebeurt steeds vaker dat de parkeerplaats te klein is, en mensen de auto in de berm moeten parkeren. De verwachting is dat er meer recreanten op het landgoed komen als het kasteel en koetshuis meer open gesteld worden. Natuurmonumenten onderzoekt de aanleg van een parkeerterrein ten behoeve van de bezoekers van het Kasteel en het Koetshuis dichter bij het Koetshuis. Terras Afhankelijk van de wensen van de exploitant kan het huidige terras van het Koetshuis worden uitgebreid en worden doorgetrokken voor de Tuinmanswoning. Hiermee wordt het terras met circa 70 m2 vergroot. Tevens is het mogelijk een klein afgebakend terras voor het Koetshuis (aan de kasteelzijde) te realiseren, specifiek voor gasten van het kasteel. Het toegangshek naar het kasteel blijft in gebruik (hek te openen voor gasten kasteel). In het souterrain is een keuken beschikbaar voor de te huren ruimten in het kasteel. Deze keuken wordt gerenoveerd. 9
3. SAMENWERKING NATUURMONUMENTEN EN HACKFORT De ondernemer dient te werken vanuit de algemene visie van Natuurmonumenten en de specifieke visie voor landgoed Hackfort. De ondernemer zoekt een optimale samenwerking met Natuurmonumenten, Buitenleven Vakanties en mogelijk andere partijen uit de omgeving. Natuurmonumenten op alle mogelijke manieren koesteren, zichtbaar en tastbaar maken. Zie de bijlage voor een nadere beschrijving van de essentie van het landgoed. 3.1 Visie Natuurmonumenten Natuurmonumenten is de beweging van mensen met hart voor de natuur en cultuurhistorie. Natuurmonumenten wil mensen, van jong tot oud, in het hart raken en de fascinatie voor de natuur en cultuurhistorie delen met en via de achterban. Natuurmonumenten activeert mensen om buiten in de natuur iets geweldigs te beleven. Dat doet Natuurmonumenten omdat de natuur bron van inspiratie en verwondering is. Daar moeten we zuinig op zijn en goed voor zorgen. 3.2 Visie Hackfort Alle ondernemers/bewoners van het landgoed dragen bij aan het in stand houden en uitdragen van de bijzondere natuur en cultuurwaarden van het landgoed. Bezoekers zijn welkom om hiervan te genieten en hun steentje bij te dragen. Het bedienen van de wandelaars en fietsers op het landgoed is belangrijk voor Natuurmonumenten. Daarom wil Natuurmonumenten l bezoekers een onvergetelijke totaalervaring bieden op landgoed Hackfort. Deze ervaring is afgestemd op de essentie van het landgoed: horen, zien, voelen en proeven wat Hackfort is. Hackfort is een gastvrij, eeuwenoud kleurrijk landschappelijk mozaïek van natuur en cultuur, waar bewoners (mensen, dieren en planten) eeuwenlang op het boerenlandgoed vervlochten zijn. Het landgoed is door mensenhanden vormgegeven. Niet alleen zijn de gebouwen gebouwd, afgebroken, her- en verbouwd. Ook het landschap, de lanen, houtwallen, akkers en weilanden zijn door mensenhanden gemaakt en onderhouden. De gebouwen, het landschap en de planten en dieren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden op Hackfort. Het landgoed is een (economische en landschappelijk) geheel, waarvan de afzonderlijke onderdelen met elkaar samenwerken en niet zonder elkaar kunnen. Deze samenhang wil 3.3 Samenwerking Natuurmonumenten is voornemens samen met de horecaondernemer specifieke arrangementen, evenementen en activiteiten op te zetten en aan te bieden voor Landgoed Hackfort. De ondernemer wordt gevraagd ook zelf met initiatieven en ideeën te komen. Jaarlijks organiseert Natuurmonumenten alleen of samen met haar (landelijker)partners een aantal evenementen en activiteiten en bijeenkomsten, zoals Oerrr Natuurdagen, Open Monumentendag, Midzomer Nachtloop, Nacht van de Nacht, Stinzedagen. Bij de organisatie en catering hiervan werkt Natuurmonumenten graag samen met de horecaondernemer en verwacht ook proactief voorstellen van de ondernemer. De horecaondernemer heeft geen exclusiviteit bij het cateren van evenementen maar zal wel altijd worden gevraagd een offerte / voorstel uit te brengen. Bij een goed voorstel werkt Natuurmonumenten graag samen met de ondernemer. 10
Op initiatief van Natuurmonumenten vindt er regulier overleg plaats samen met de vrijwilligers van de moestuin (en stinzen). Dit gebeurt om gezamenlijk op te trekken met (marketing)acties en activiteiten, elkaar willen gunnen en elkaars beweegredenen kennen. Om de bezoekers het gevoel te geven dat zij bij Natuurmonumenten op bezoek zijn zal Natuurmonumenten mogelijk vlaggen, banieren en dergelijke aanbrengen in de (directe) buitenruimte van het restaurant. Een en ander zal in een huurovereenkomst tussen de horecaondernemer en Natuurmonumenten verder worden uitgewerkt. 4. WENSEN & EISEN HORECACONCEPT 4.1 Profiel van de ondernemer De ondernemer heeft een flexibele instelling, hij is gastvrij en sociaalvaardig en speelt met gemak en plezier in op de verschillende situaties op het landgoed en in het kasteel. Hij stelt zich proactief en creatief op, levert kwaliteit zowel op het gebied van horeca als op het vlak van gastheerschap voor het landgoed en Natuurmonumenten. Hij wil naast ondernemen iets betekenen voor het kasteel en het landgoed. De ondernemer levert een bijdrage aan het beleefbaar maken van het kasteel door zelf ook activiteiten te organiseren. Hij wil meedenken en meewerken om topervaringen te creëren voor bezoekers aan landgoed Hackfort. Hij heeft affiniteit met buitenactiviteiten en beschikt over de vaardigheden om de horeca te ontplooien tot het middelpunt van het landgoed. Samenvattend zoekt Natuurmonumenten een ondernemer die: een sfeervolle en succesvolle horecaexploitatie realiseert in het Koetshuis en daarmee enerzijds toegevoegde waarde levert voor het landgoed en anderzijds een eigen clientèle aantrekt. passende evenementen organiseert in het Kasteel en daarbij naadloos samenwerkt met Buitenleven Vakanties en Natuurmonumenten. de eenheid van het landgoed omarmt. De horeca ziet als onderdeel van het functioneren van het totale landgoed. Het aanbod moet passen bij de setting van de locatie, iemand die bij voorkeur gebruik maakt van producten uit de omgeving (moestuin, Hackfortbier, brood, noten). zorgvuldig omgaat met de monumentale waarden van de gebouwen Het moet voor altijd behouden blijven ambassadeur is voor Natuurmonumenten en draagt het werk van Natuurmonumenten actief uit. Meerwaarde ziet van samenwerking, initiatieven neemt en meewerkt aan het realiseren van gezamenlijke activiteiten; kansen ziet voor het aanbieden van arrangementen tussen horeca en activiteiten van Natuurmonumenten, dat deze elkaar over en weer kunnen versterken; 11
kansen ziet voor het aanbieden van aanvullende arrangementen voor de overnachtingsmogelijkheden in het kasteel (zoals verzorgen ontbijt, lunch, diners). Samen met zijn personeel graag gasten ontvangt met een glimlach en zorgt dat de omgeving er goed en opgeruimd uitziet. 4.2 Horecaconcept 4.2.1 Concept De invulling van het concept dient zorgvuldig afgestemd te worden op alle doelgroepen; de wandelaars/ fietsers, de bezoekers van het landgoed, omwonenden, huwelijken en zakelijke evenementen. De horeca is een aantrekkelijke plek voor de start, een tussenstop of de afsluiting van een bezoek aan het landgoed. Natuur en cultuurliefhebbers zijn welkom, ook met vieze schoenen en natte jassen. De horeca is vervlochten met de andere functies en gebruikers op het landgoed. Het is een goedwerkend deel van het geheel. Sfeer, inrichting en menukaart dienen aan te sluiten op de essentie van landgoed Hackfort: eenvoud (maar niet Spartaans), ambachtelijk, puur, natuur(lijk), boeren/nutslandgoed, eigentijds, respect voor landschap en natuur, niet ingewikkeld wel landelijk, kwaliteit en verzorgd, rijke soberheid: geen versiering voor de versiering, maar versiering die logisch gevolg is van de omgeving. 4.2.2 Assortiment Het assortiment is afgestemd op de diverse doelgroepen. Er wordt ingespeeld op de diverse wensen en behoeften tegen een passend prijsniveau. Het kwaliteitsniveau van het assortiment van de horeca is gemiddeld en marktconform. De ondernemer biedt een passend assortiment voor feesten, partijen en vergaderingen, om optimaal gebruik van de ruimten te stimuleren. Kenmerken van het assortiment zijn: Aantrekkelijk, kwaliteit, laagdrempelig, gezond, biologisch Bij voorkeur wordt er gebruik gemaakt van producten van het landgoed: zoals moestuin, Hackfortbier en mogelijk op termijn Hackfortwijn. 12
4.2.3 Prijsbeleid Er is sprake van een aantrekkelijke prijs-kwaliteitverhouding die past bij de verschillende momenten van de dag en de verschillende doelgroepen. 4.2.4 Openingstijden Natuurmonumenten wenst dat de horeca zo veel mogelijk is geopend wanneer er bezoekers op het landgoed zijn. De gewenste minimale openingstijden in verband met levendigheid van het landgoed zijn dan ook van 10:00 uur 17:00 uur om wandelaars en fietsers op het landgoed te bedienen. Van 1 april tot 1 nov open van di t/m zo en van 1 nov tot 1 april op woe t/m zo. Openstelling buiten deze periode is toegestaan, maar niet verplicht. De horeca mag niet exclusief verhuurd worden. Gasten van het landgoed moeten ontvangen kunnen worden met en drankje. De ondernemer kan ook kiezen hiervoor de bijzondere objecten in de kern van het landgoed te gebruiken (zie paragraaf 2.4). 4.3 Organisatie horeca 4.3.1 Inkoop De ondernemer kiest zelf zijn leveranciers. De ondernemer dient in te kopen via de gebruikelijke inkoopkanalen. Bij voorkeur wordt er gebruik gemaakt van producten van het landgoed: zoals moestuin, Hackfortbier en mogelijk op termijn Hackfortwijn. Daarnaast wordt er samengewerkt met lokale ondernemers, en zoekt de ondernemer samenwerking met bewoners en ondernemers op het landgoed. Voor leveranciers is het Koetshuis bereikbaar via de oprit. Zij moeten circa 50 m te voet verder om het Koetshuis te bereiken. 13
4.3.2 Personeel De ondernemer is bij voorkeur zelf werkzaam in de horecagelegenheid en op zijn minst (mede) aanspreekpunt voor Natuurmonumenten. De ondernemer dient de geldende Nederlandse wet- en regelgeving qua personeelsbeleid na te leven. 4.3.3 Administratie De ondernemer dient een volledige administratie te voeren. Per jaar dient er een jaarrekening overlegd te worden aan Natuurmonumenten. Deze dient te zijn gedeponeerd en goedgekeurd door een accountant. Natuurmonumenten realiseert graag een open samenwerking en heeft daarnaast behoefte aan ervaringsgetallen voor intern gebruik. 4.3.4 Milieu / Hygiëne De ondernemer dient de geldende wet- en regelgeving qua milieu, veiligheid en hygiëne na te leven. De horeca heeft eigen containers. Met betrekking tot de afvoer hiervan wordt verwacht dat de ondernemer hier zelf verantwoordelijkheid voor neemt. Er zijn twee vetputten aanwezig. Deze bevinden zich onder het terras. Huurder is verantwoordelijk voor het schonen hiervan. Voor de keuken in het kasteel is het niet gewenst een vetput te realiseren. 4.4 Promotie / Presentatie De promotie en presentatie van de horeca dient het imago van Natuurmonumenten te ondersteunen. Ondernemer draagt uit dat hij gevestigd is op landgoed Hackfort van Natuurmonumenten. Natuurmonumenten werkt graag samen in het gezamenlijk ontwikkelen van promotie- en presentatiemateriaal. De website en andere uitingen van de horeca worden minimaal met Natuurmonumenten afgestemd. Natuurmonumenten zal op haar site en andere communicatiemiddelen zichtbaar maken dat er horeca aanwezig is op het landgoed. 14
Natuurmonumenten verwacht van de ondernemer ondersteuning aan leden wervende activiteiten van Natuurmonumenten. Dit kan op verschillende manieren bijvoorbeeld: de ober wijst op de leuke actie in de tafeldisplay, of ondernemer geeft standaard 2 e kopje koffie gratis aan mensen die ter plekke lid worden, of ondernemer doet mee aan en waardebon voor besteding in zijn zaak en maakt hierover redelijke afspraak met Natuurmonumenten. Natuurmonumenten draagt zorg voor bebording en routing op het landgoed, ook van parkeren naar horeca, passend in de huisstijl die Natuurmonumenten hanteert op het landgoed. Het is niet toegestaan voor de horecaondernemer zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de beheerder van Natuurmonumenten informatie, reclame of andere zaken aanbrengt op de gevels of in de buitenruimten (inbegrepen het terras). 4.5 Gebruik ruimten 4.5.1 Nutsvoorzieningen Het gas, water en licht voor gebruik van het Koetshuis en Tuinmanswoning worden betaald door de ondernemer. Er zijn losse meters voor het Koetshuis en Tuinmanswoning aanwezig. De huurprijs van de ruimten in het kasteel is inclusief gas, water en licht. Restaurant De ondernemer is verantwoordelijk voor het voorkomen van overlast van (vertrekkende) gasten of van personeel van de horeca voor de vakantiewoningen en omwonenden. Kasteel De huisregels zullen in het huurcontract verder worden toegelicht en vastgesteld. Voorbeelden van huisregels zijn: Wijze van afsluiten en opleveren van gebruikte ruimten; Entree hoofdzakelijk via het souterrain; Gebruik van de centrale entree en buitenruimten bij het kasteel; Maximum van 100 gasten in de Van Westerholtzaal en foyer (brandweer); Ontvangst van gasten en toegang leveranciers; Beperking productie geluid en muziekinstallatie (db); Gebruik passend bij de monumentale waarden van het kasteel. 4.6 Horecavergunning De ondernemer is verantwoordelijk voor het in bezit hebben van de benodigde vereiste vergunningen en verzekeringen. 4.5.2 Onderhoud De ondernemer is verantwoordelijk voor schoonmaak en dagelijks onderhoud van de gehuurde ruimtes. De ondernemer is verantwoordelijk voor onderhoud van de inventaris en inrichting van de horeca. Natuurmonumenten draagt zorg voor het groot onderhoud van alle verhuurde ruimten. 4.5.3 Huisregels Voor het behoud van de monumentale waarden van het landgoed, kasteel en Koetshuis en in relatie tot het multifunctioneel gebruik van het landgoed en kasteel (enerzijds horeca en feesten en partijen en vakantieappartement met profiel rust en ruimte) heeft Natuurmonumenten een aantal huisregels opgesteld. 15
5. FINANCIËLE VOORWAARDEN 5.1 Contractvorm Het huurcontract heeft betrekking op het Koetshuis en aangrenzende Tuinmanswoning. Hiervoor geldt een huurcontract voor 2 jaar waarna een verlenging van 5+5 jaar mogelijk is. Er wordt een vaste huursom voor het Koetshuis en de Tuinmanswoning overeengekomen. Daarnaast wordt er op basis van allotment (het voorafgaand aan een boekjaar vastleggen op welke data de ondernemer ruimten in het kasteel huurt) een huursom overeengekomen voor de verhuur van de ruimtes in het kasteel. Deze huursom kan per jaar verschillen, waarbij wordt gestreefd naar maximale verhuur van de ruimtes van het kasteel. Hiermee wordt de beleefbaarheid van het pand versterkt. De minimale huur voor het eerste jaar van volledige exploitatie van Koetshuis en Kasteel bedraagt in totaal 52.500,-. Dit is exclusief de huur van de Tuinmanswoning. Over de huur van Koetshuis, Kasteel en Tuinmanswoning, is BTW verschuldigd. 5.2 Verhuur Koetshuis De minimale huursom voor het Koetshuis exclusief Tuinmanswoning voor het 1 e jaar bedraagt: 43.000,-. De huursom is exclusief inrichting en inventaris en exclusief BTW. Natuurmonumenten verwacht van de ondernemer dat hij voor het gebruik van de Tuinmanswoning in het inschrijfdocument een realistische huursom afgeeft welke is afgestemd op de invulling en het gebruik van deze ruimte. De exacte huursom voor het gebruik van de Tuinmanswoning wordt in een later stadium met Natuurmonumenten bepaald. Natuurmonumenten wenst met de ondernemer een gezonde marktconforme huurstijging overeen te komen. De minimale huursom vanaf de start van het volledige 1 e exploitatiejaar van het kasteel bedraagt 9.500,- exclusief BTW. Er zal een boekingssysteem gemaakt worden voor het gehele kasteel (Buitenleven Vakanties en huur ruimten). Voorafgaand aan het jaar worden de data en het aantal dagdelen vastgesteld en wordt de huurprijs voor het hele jaar vastgesteld. Gedurende en na het jaar wordt geëvalueerd hoe het boekingssysteem werkt en hoe de onderlinge samenwerking verloopt. Er bestaat een verschil in type verhuur: Belastende verhuur Gebruik van de zalen dat extra afstemming vraagt met de vakantieappartementen valt onder belastende verhuur: - Gebruik na 18:00 uur; - Groepen met meer dan 25 personen; - Gebruik met geluid harder dan ca 75 db; - Gebruik met schenken van drank (alleen mogelijk in foyer). Voor belastende verhuur worden voorafgaand aan een jaar data (van 11:00 uur tot 23:00 uur) vastgelegd in overleg met Natuurmonumenten en Buitenleven Vakanties. Deze data verplicht de ondernemer zich ertoe de zalen en de vakantieappartementen af te nemen. Vakantieappartementen kunnen door de horecaondernemer alleen in combinatie met zaal verhuur worden geboekt cq verhuurt aan gasten. Deze appartementen kan de ondernemer zelf verhuren aan gasten (de huurprijs mag niet hoger zijn dan die van Buitenleven Vakanties). Wanneer de ondernemer de vastgelegde dag niet denkt te verkopen kan hij de appartementen zelf los verhuren of tot een vooraf afgesproken datum teruggeven aan Buitenleven Vakanties. In dit laatste geval neemt de ondernemer de niet verhuurde appartementen als nog af voor een vooraf overeengekomen som. 5.3 Verhuur zalen kasteel De ruimten in het kasteel worden op basis van allotment verhuurd. 16
Niet belastende verhuur Gebruik van de zalen dat geen overlast bezorgt voor de vakantieappartementen, valt onder niet-belastende verhuur: - Gebruik voor 18:00 uur - Groepen met minder dan 25 personen - Gebruik met geluid zachter dan ca 75 db Huur van de ruimten in het kasteel kan in de aanloop conform de huidige situatie. Tijdelijk zal geen huur mogelijk zijn in verband met de renovatie en restauratie werkzaamheden. De ondernemer ziet bij dit gebruik toe dat de centrale entree en de directe buitenruimte om het kasteel niet belastend wordt gebruikt. Voor de niet-belastende verhuur wordt vooraf een aantal dagdelen vastgelegd. Deze dagen kan de ondernemer naar eigen inzicht indelen en plannen. Wanneer het aantal dagen wordt overschreden wordt een losse prijs per dagdeel gerekend door Natuurmonumenten. Huurprijs De minimale huurprijs voor de ruimten in het kasteel bestaat uit Een bedrag per etmaal voor belastende verhuur. Een bedrag per dagdeel (8:00 13:00 uur/ 13:00 18:00) voor niet belastende verhuur. In het inschrijfdocument vraagt Natuurmonumenten aan te geven welke huur de ondernemer realistisch acht voor het gebruik van de zalen. Dit graag specifiek verdeeld over bovenstaande punten. Hiernaast zullen bij belastende verhuur kosten in rekening worden gebracht voor de afname van de vakantieappartementen in de betreffende boekingsperiode (dit is niet opgenomen in de bovengenoemde minimale huur van 9.500). De prijzen van de vakantieappartementen zijn op dit moment nog niet bekend. Dit is afhankelijk van de grootte, het ontwerp en concept, en markt. De prijzen zijn naar verwachting 3 maanden voor de start van de verhuur van de vakantie appartementen bekend. De boekingsperiode wordt ook uitgewerkt (op dit moment hanteert Buitenleven Vakanties nog de volgende boekingsperioden: midweek, lang weekend, week). Voorafgaand aan het jaar worden de data en het aantal dagdelen verhuur vastgesteld en wordt de huurprijs voor het hele jaar vastgesteld. 17
5.4 Investeringen Koetshuis In 2011 heeft Natuurmonumenten geïnvesteerd in de verbouwing van het rijksmonumentale Koetshuis. Indien de ondernemer andere wensen heeft voor indeling van het pand en de buitenruimten, kan dit in overleg met Natuurmonumenten verkend worden. Natuurmonumenten stelt de randvoorwaarden voor aanpassing in gebouw en buitenruimte (denk aan monumentale waarden pand, landschappelijke inpassing, bouwkundig), waar nodig in overleg met bevoegde instanties. De investeringen zijn voor rekening van de ondernemer. De bestaande technische voorzieningen in het pand (m3 afzuiginstallatie, toe te voeren lucht, kanalen e.d.) zijn leidend. Momenteel wordt elektrisch gekookt. Indien de ondernemer op gas wenst te koken dient o.a. een gasleiding te worden aangelegd, ander fornuis te worden aangeschaft, en dient de afdekvloer in de keuken vernieuwd te worden. De ondernemer mag een voorstel te doen over de overname van de huidige inventaris en inrichting in het Koetshuis van Natuurmonumenten. Op basis van de bezichtiging op de informatiebijeenkomst kan een voorstel in het inschrijfdocument op worden genomen. In onderhandeling met de ondernemer worden afspraken gemaakt over eventuele overige (duurzame) investeringen die de ondernemer doet in het Koetshuis en/of kasteel. Dit geldt niet na beëindiging van het contract na 2+5 jaar. Kasteel Natuurmonumenten draagt zorg voor een basiskeuken (werkbanken, aansluitingen, water en licht) in het souterrain van het kasteel. Deze kan bij de te huren ruimten gebruikt worden door de ondernemer. Natuurmonumenten zorgt voor aansluiting van kabels en leidingen, gastoevoer en afvoer van lucht in de zalen. Het vermogen gas, elektra, afvoer van lucht, locatie kanalen e.d. is bepalend voor het mogelijk gebruik van de ondernemer. De functie van de Tuinmanswoning (zoals wonen, B&B, diners, vergaderruimte) is door de ondernemer te bepalen. De ondernemer kan de Tuinmanswoning betrekken bij de horeca of een andere functie geven. Het is mogelijk om in overleg met Natuurmonumenten het terras over de gehele achterzijde van het pand (ter hoogte van de Tuinmanswoning) uit te breiden. Als de ondernemer een kleine speelgelegenheid voor kinderen bij het bestaande terras wil, is dat bespreekbaar. Grote speelvoorzieningen zijn niet toegestaan. Ook is het mogelijk een klein terras voor het Koetshuis (met uitzicht op het kasteel) te realiseren. Dit afgebakende terras is voor gasten van het kasteel. Investeringen zijn voor rekening van de ondernemer. Natuurmonumenten geeft de inhoudelijke kaders aan voor de inpassing en gebruik. Werkzaamheden zullen in opdracht van Natuurmonumenten uitgevoerd worden. Inventaris en inrichting Koetshuis 18
BIJLAGE 1 - BEZOEKERS VAN LANDGOED HACKFORT Om het bezoek aan de natuurgebieden in Gelderland in kaart te brengen, zijn respondenten online benadert met een vragenlijst. De steekproef is getrokken uit de TNS NIPO database De resultaten: Bezoekersaantallen, waarvan 149.000 unieke bezoekers (tussen 15-11- 2014 en 15-11- 2015) Als je de bezoekers indeelt volgens het Leisure Leefstijlsegmentatie (BSR SmartAgent) zie je: - Ingetogen aqua 24% - Gezellig lime 20% - Uitbundig geel 20% - Creatief rood 14% - Rustig groen 11% - Ondernemend paars 5% - Stijlvol blauw: 5% Aantal keren dat het landgoed bezocht wordt: 1 bezoek: 58% 2-3 bezoeken: 23% 4-9 bezoeken: 14% 10-24 bezoeken: 5% 25 49 bezoeken: 0% 50+ bezoeken: < 1% NB. We weten niet wat het aantal bezoeken is. Er is wel een indicatie van hoe vaak mensen het gebied bezoeken, maar omdat het een steekproefonderzoek is geweest, kunnen de aantallen niet doorgerekend worden, dat levert een te grote foutmarge op. - 75% van de bezoeken komt uit de provincie Gelderland. Van deze bezoeken komt - 68% uit de directe omgeving, dwz gemeente Bronckhorst (25%) en Zutphen (43%). - Ook uit de provincie Overijssel komen bezoekers (17% van het totaal). Uit de overige provincies nauwelijks. De ondernomen activiteiten zijn: 52% wandelen, 32% fietsen/wielrenen, 8% hond uitlaten. Samenstelling: 55 jaar en ouder: 56% - 35 t/m 54 jaar: 18% - 18 t/m 34 jaar: 18% - 0 t/m 17 jaar: 8 % 19
BIJLAGE 2 INFORMATIE HUIDIGE BELEVING Watermolen, elke zaterdag en bij speciale gelegenheden open. Wens voor meer openstelling en beleving. Stinzenpaleis, van eind februari tot eind mei verschillende fase bloeiende stinzenplanten Hof van Hackfort: historische moestuin van educatieve waarde met productiedoelstelling, gerund door vrijwilligers van Natuurmonumenten. Bezoek waard van voorjaar t/m herfst. In het veld bewijzerde wandelroutes, enkele tevens ontsloten via gratis Natuur Route app van NM. Hackfort is onderdeel van de 8 kastelen fietstocht en speciale Hackfort-fietsroute (laatste alleen te fietsen o.b.v. VVV gids). En vele andere activiteiten georganiseerd door derden (autorally s, wandel- en fietstochten). Cultuurhistorie, waaronder vele authentieke boerderijen. Natuurmonumenten heeft een jaarprogramma met kleine en grote activiteiten. 20
BIJLAGE 3 DE ESSENTIE VAN LANDGOED HACKFORT Uit het concept gebiedsmarketingplan van Natuurmonumenten: De essentie van het landgoed: Hackfort: Gelegen aan de Baakse beek. Kleurig kleinschalig landschap, een gastvrij boerenlandgoed, dat zich openbaart in eigen tijd. Het landgoed is een zgn nuts- of boerenlandgoed. Landbouw, bosbouw en jacht waren eeuwenlang belangrijke inkomstenbronnen. Er was op Hackfort weinig opsmuk: geen rijke kasteeltuinen, geen kasteel dat pracht en praal uitstraalt, wel moestuin ten behoeve van de bewoners van het kasteel, geen rijke versieringen. Het landgoed was functioneel ingericht. Kleurig landschappelijk mozaïek: Het kleinschalige landschap is behouden gebleven dankzij de behouden en eigenzinnige houding van de laatste baron. Hij wilde niet meedoen aan de ruilverkaveling. Hierdoor is de verkaveling kleinschalig met nog veel ruimte voor planten en dieren. De kavels die bij het landgoed horen liggen verspreid. Gastvrij: dat was het niet van nature. Er was een formele en economische relatie tussen het huis en het landgoed en haar bewoners. Vroeger waren de pachtboeren horigen, nu zelfstandig (agrarisch) ondernemers. In het kasteel kwam je vroeger niet zomaar. Gastvrij is wat Natuurmonumenten wil inbrengen. Dat is de breuk met het verleden. Natuurmonumenten wil samen met de bewoners, ondernemers en vrijwilligers van het landgoed een nieuwe community vormen zodat mensen gastvrij ontvangen worden op het landgoed, en de recreanten een economische inkomstenbron voor het landgoed en haar bewoners kunnen worden. Eigen tijd: als je op het landgoed komt, voel je een andere sfeer. Minder gehaast, wel van deze tijd, maar met behoud van het goede van vroeger, jeugdsentiment, knus, tijd nemen, slow life, warmte, rijke soberheid. 21
BIJLAGE 4 - PLATTEGRONDEN KASTEEL - Te huren ruimtes in het kasteel Hoofdontsluiting 22
De hal/entree (groen gearceerde ruimte) horen niet bij het gehuurde. In overleg met Natuurmonumenten kan deze ruimte voor bijzondere gelegenheden (zoals huwelijksceremonie) gebruikt kan worden. 23
24
BIJLAGE 5 - PLATTEGROND KOETSHUIS EN TUINMANSWONING Dit document wordt als separaat PDF bestand toegevoegd. 25