Nieuw Financieel Inhoud 1. Financieel beheer... 2 1.1. Algemeen... 2 1.2 Overzicht afdrukken... 3 2. Financieel uittreksel... 4 2.1 Hoofd financieel uittreksel... 4 2.2 Detail financieel uittreksel... 5 2.2.1 Algemeen... 5 2.2.2 Rekening toevoegen... 6 2.2.3 Klant toevoegen... 8 2.2.4 Leverancier toevoegen... 11 2.2.5 Betalingsverschil inboeken... 14 1
1. Financieel beheer 1.1. Algemeen Het algemeen beheer bevat een overzicht van alle uittreksels van uw financieel: De uittreksels kan men opzoeken op basis van boekjaar, periode, dagboek en documentnummer. Het financieel beheer bevat de volgende kolommen: Boekjaar Periode Dagboek Datum Documentnummer Beginbedrag Eindbedrag Munt Status Deze kolom zal bijhouden of het uittreksel al naar de boekhouding werd doorgestuurd. Indien het uittreksel naar de boekhouding werd doorgestuurd kan deze niet meer gewijzigd worden. Volledig Deze kolom zal bijhouden of het document Volledig ingevuld is. Zo kan men bv. midden in een uittreksel stoppen en de volgende dag dit uittreksel verder afwerken. Een uittreksel wordt als volledig gemarkeerd als het eindbedrag overeenkomt met de totale waarde van het ingegeven aantal lijnen opgeteld bij het beginbedrag. 2
1.2 Overzicht afdrukken Bovenaan het financieel beheer kan men 2 afdrukknoppen terugvinden: De eerste afdrukknop zal het beheer in werkelijkheid afdrukken: De tweede afdrukknop geeft u een gedetailleerd overzicht van het financieel dagboek met een overzicht van alle verrichtingen: 3
2. Financieel uittreksel 2.1 Hoofd financieel uittreksel Wanneer men een uittreksel toevoegt, komt men eerst in een beginscherm terecht met de basisgegevens van het financieel uittreksel: Enkel de rood gemarkeerde velden kunnen ingevuld worden: Boekingsdatum: Datum van het uittreksel, moet uniek zijn. Begin saldo bankuittreksel: Automatisch wordt het eindsaldo van het vorig uittreksel hier ingevuld, echter kan dit gewijzigd worden voor uitzonderingen (bv. Vorig uittreksel werd nog niet ingeboekt). Eind saldo bankuittreksel: Dit moet u zelf invullen zodat er kan gekeken worden of het uittreksel compleet is. Eventueel kan u een opmerking krijgen De rekening ontbreekt d.w.z. dat er bij uw financieel dagboek geen grootboekrekening is ingegeven u kan dit corrigeren bij het beheer van uw dagboeken. Vervolgens dient u op de knop te klikken om verder te gaan. 4
2.2 Detail financieel uittreksel 2.2.1 Algemeen Na ingave van de hoofdgegevens komt u bij de verrichtingen. Het scherm bestaat uit 3 grote delen: 1. Hoofdgegevens van het financieel uittreksel: Boekjaar Periode Dagboek Documentnummer Datum Begin saldo Eind saldo Huidig saldo 2. Detaillijnen van het financieel uittreksel: Lijnnr: Lijnnummer van het uittreksel. Type: Type lijn: Rekening, Klant of Leverancier. Rekening: Rekening, Klantnummer of Leveranciersnummer. Naam: Naam van de relatie. Vreemde Mt: Ingegeven bankwaarde in vreemde munten. Munt: De keuze munt zal in 99% van de gevallen Euro zijn. Euro: Ingegeven bankwaarde in Euro. Dossiernummer: Indien een dossier werd gekoppeld wordt dit bijgehouden. Afkomstig van: Indien men een betalings- en/of wisselkoersverschil heeft, moet dit in een extra lijn geboekt worden die afkomstig is van de oorspronkelijke detaillijn. 3. Detaillijn toevoegen. 5
2.2.2 Rekening toevoegen Wanneer u een rekening wenst toe te voegen, kan u klikken op de Vervolgens kan u in het gedeelte detaillijn alle gegevens invoegen: knop. Eerst moet u het type rekening selecteren. Vervolgens kan u de relatie selecteren door op F2 of het vergrootglas te klikken: Na de relatie kan u het bedrag ingeven: Na het ingeven van de waarde kan u eventueel kiezen voor de knop Valideren. Dan worden de bankvelden automatisch ingevuld: 6
Dit is niet verplicht daar de validatie ook automatisch wordt uitgevoerd bij het boeken van een lijn. Deze validatie wordt meestal gebruikt voor betalings- en/of wisselkoersverschillen te controleren. U kan de lijn opslaan door op F12 of de knop te klikken: Indien u een detaillijn wenst te verwijderen, kan u deze selecteren en op de klikken. Bijgevolg wordt de detaillijn en afpunting verwijderd. Indien er op deze lijn reeds werd afgepunt zal de afpunting terug opengeplaatst worden. 7
2.2.3 Klant toevoegen Wanneer u een klant wenst toe te voegen, kan u klikken op de knop. Vervolgens kan u in het gedeelte detaillijn alle gegevens invoegen: Eerst moet u het type klant selecteren. Vervolgens kan u de relatie selecteren door op F2 of het vergrootglas te klikken. Indien u een deel of de volledige klantnaam al ingegeven hebt, wordt deze automatisch overgenomen: Na het selecteren van de klant kan u (indien gewenst) onmiddellijk het dossier selecteren voor deze klant door op F2 of te klikken in het veld dossier: 8
Na selectie zal u nu onmiddellijk naar de afpunting kunnen gaan voor dit dossier, waar u (indien gewenst) deze openstaande post kan afpunten: In dit voorbeeld wens ik dit bedrag van 300 euro af te punten. Ik kan nu dubbelklikken op de lijn om volledig af te punten of ik klik op de knop afpunten. U zal zien dat de kolommen met de afgepunte en restwaarde zijn aangepast: 9
Onderaan kan u het totaal van het afgepunt bedrag raadplegen: Eventueel kan u het afgepunt bedrag ook terugdraaien door de afpunting te selecteren en op de knop te klikken. Als u klikt op sluiten, wordt het bedrag automatisch ingevuld: Ter info: U kan het dossier eveneens opzoeken door de gestructureerde mededeling in te geven en te klikken op F4 of de knop:. Indien u nog uitgebreider wilt zoeken kan u verschillende zoekopties ingeven via F3 of de knop : Na het ingeven van de waarde kan u eventueel kiezen voor de knop Valideren. Dan worden de bankvelden automatisch ingevuld en kan u eventueel controleren: Dit is niet verplicht daar de validatie ook automatisch wordt uitgevoerd bij het boeken van een lijn. Deze validatie wordt meestal gebruikt voor betalings- en/of wisselkoersverschillen. Na het ingeven van de waarde kan u de lijn opslaan door op F12 of de knop te klikken. Indien u een lijn wenst te verwijderen, kan u deze selecteren en op de klikken. Bijgevolg wordt de detaillijn en afpunting verwijderd. Indien de klant al werd afgepunt wordt de afpunting terug opengeplaatst. 10
2.2.4 Leverancier toevoegen Wanneer u een leverancier wenst toe te voegen, kan u klikken op de Vervolgens kan u in het gedeelte detaillijn alle gegevens invoegen: knop. Eerst moet u het type leverancier selecteren. Vervolgens kan u de relatie selecteren door op F2 of het vergrootglas te klikken. Indien u een deel of de volledige leveranciersnaam al ingegeven hebt, wordt deze automatisch overgenomen: Na het selecteren van de leverancier kan u ervoor kiezen om deze onmiddellijk af te punten: 11
U komt dan in een nieuw scherm met alle openstaande posten van deze leverancier: In dit voorbeeld wens ik de aankoopfactuur met een bedrag van 187,55 euro af te punten. Ik kan nu dubbelklikken op de lijn om deze volledig af te punten of ik klik op de knop afpunten. U zal zien dat de kolommen met de afgepunte en restwaarde zijn aangepast: Onderaan kan u het totaal van het afgepunt bedrag raadplegen: Eventueel kan u het afgepunt bedrag ook terugdraaien door de afpunting te selecteren en op de knop te klikken. Als u klikt op sluiten, wordt het bedrag automatisch ingevuld: 12
Als laatste kan u optioneel nog kiezen voor de knop Valideren. Dan worden de bankvelden automatisch ingevuld en kan u eventueel controleren: Dit is niet verplicht daar de validatie ook automatisch wordt uitgevoerd bij het boeken van een lijn. Deze validatie wordt meestal gebruikt voor betalings- en/of wisselkoersverschillen te controleren. Na het ingeven van de waarde kan u de lijn opslaan door op F12 of de knop te klikken. Indien u een lijn wenst te verwijderen, kan u deze selecteren en op de klikken. Bijgevolg wordt de detaillijn en afpunting verwijderd. Indien er al werd afgepunt wordt de afpunting terug opengeplaatst. 13
2.2.5 Betalingsverschil inboeken Wanneer het ontvangen of betaalde bedrag op het bankafschrift afwijkt van het afgepunt bedrag van de klant of leverancier treed een betalingsverschil op. Een voorbeeld: Klant A heeft een factuur van 1056,05 betaald maar op het bankafschrift heeft de klant slechts 1056,04 betaald. Dit 0,01 is een betalingsverschil en moet op een aparte rekening worden ingeboekt. Met het nieuw financieel kunnen betalingsverschillen automatisch toegevoegd worden in het bankafschrift. 1. U selecteert de klant: 2. Deze klant heeft verkoopfactuur 1726 betaald, we punten deze verkoopfactuur volledig af en klikken op sluiten: 3. Bij onze detaillijn staat nu dat de klant 1056,05 betaald heeft. Echter heeft de klant maar 1056,04 betaald. We passen dit aan bij onze bank en klikken op valideren: 14
4. Na de validatie zien we een overzicht van het betalingsverschil en klikken we op inboeken: 5. Bij het inboeken werden nu 2 lijnen toegevoegd: Men kan duidelijk zien dat lijn 5 een betalingsverschil is afkomstig van lijn 4 door de kolom Afkomstig van. 15