Handleiding InfActVZW Versie 5.2.2

Transcriptie

1 Versie Steven De Ryck Januari 2007

2 Inform BVBA Kontichstraat Edegem tel: (32) web: Inform BVBA Niets uit deze uitgave mag zonder schriftelijke toestemming van Inform BVBA worden gekopieerd, gedownload, verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier. 29/01/2007 2/100

3 INHOUD 1 Installatie Creëer de map C:\DATA\infact Download de nodige bestanden Installatie MySQL ODBC driver Bestanden uitpakken Setup InfActVZW Sleutels installeren Opstarten Beveiligingswaarschuwingen uitschakelen Opstarten Periodes creëren Actieve Periode instellen Dagboeken creëren Algemene gegevens Analytische groepscodes creëren Thema s koppelen aan analytische groepscodes Controle cursussen in Scarabee Controle import analytische codes Boekhoudplan Artikelen Andere parameters Algemene werking van het programma Het hoofdformulier Overzichtsvensters Detailvensters Opening eerste boekjaar Heropening leveranciers Heropening klanten Heropening algemene rekeningen Dagelijks beheer Aankoop Verkoop Financiële verrichtingen boeken Diverse verrichtingen Koppeling met Scarabee Rapporten Controle Een controle uitvoeren Correcties doorvoeren Problemen oplossen Foutmeldingen /01/2007 3/100

4 1 Installatie 29/01/2007 4/100

5 1.1 Creëer de map C:\DATA\infact Creëer een map C:\DATA\infact op uw computer. Let op hoofd- en kleine letters! Indien deze map reeds bestaat, zorg er dan voor dat ze leeg is. 1.2 Download de nodige bestanden Om het programma InfAct te installeren, moet u 3 zaken downloaden : - de MySQL-ODBC-driver Indien u deze driver reeds eerder gedownloaded heeft, kan u deze stap overslaan. - de databank InfAct5.2.2_data.mdb - het bestand InfActVZW5.2.2 Setup.zip, dat de setupprocedure en bijhorende bestanden bevat, waaronder de Access 2003 Runtime U kan al deze bestanden downloaden via het supportgedeelte van onze website: Sla deze bestanden op in de map C:\DATA\infact op uw computer 29/01/2007 5/100

6 1.3 Installatie MySQL ODBC driver Indien u deze stappen reeds eerder uitvoerde op uw computer, kan u ze deze keer overslaan. A) Uitpakken Rechtsklik op het bestand (de gecomprimeerde map) myodbc nt.zip. Kies Alles uitpakken om het bestand uit te pakken. Bevestig alle voorgestelde opties. Je moet een nieuwe map krijgen in de map C:\DATA\infact die myodbc nt heet. B) Installeren Open de map C:\DATA\infact\ myodbc nt Dubbelklik op het bestand SETUP.EXE Als u een waarschuwing te zien krijgt, klik dan op Uitvoeren. Vervolgens op Continue. Klik onder Available ODBC Drivers op MySQL en dan op OK. In het volgende venster alleen op Close. U krijgt een bericht dat de installatie gelukt is. Klik op OK. 1.4 Bestanden uitpakken Rechtsklik op InfActVZW5.2 Setup.zip (in de map C:\DATA\infact) en kies voor Alles uitpakken. Daardoor wordt het gecomprimeerde bestand uitgepakt. Bevestig alle voorgestelde opties. Uiteindelijk wordt de uitgepakte map geopend, waar in u het bestand SETUP.EXE te zien krijgt. 29/01/2007 6/100

7 1.5 Setup InfActVZW5.2 Dubbelklik op SETUP.EXE. U krijgt volgend scherm te zien: Klik Next >. 29/01/2007 7/100

8 In het volgende scherm voert u eventueel uw gebruikersnaam en organisatie in: Klik Next >. In het volgende scherm klikt u op de knop naast Typical. 29/01/2007 8/100

9 In het laatste schem klikt u op Install. Als alles goed gaat krijgt u uiteindelijk de boodschap dat het programma goed geïnstalleerd werd. Klik dan tenslotte op Finish. 29/01/2007 9/100

10 1.6 Sleutels installeren Het programma InfAct kan pas werken wanneer u 2 sleutelbestanden geïnstalleerd hebt. Deze sleutelbestanden krijgt u van Inform. Het gaat meer bepaald om de bestanden DPPath.txt en DBKey.txt. DBPath.txt bevat slechts één lijn: het volledige pad naar de databank InfActVZW5.2.2_data.mdb. Eventueel kan u dit pad aanpassen indien u de gegevensdatabank op een andere locatie wenst te plaatsen, bv. op server. DBKey.txt bevat de toegangscodes naar de Scarabeedatabase. Het is een geëncrypteerd bestand, dat enkel door Inform kan aangemaakt worden. Deze twee bestanden dient u te plaatsen in de map C:\DATA\infact. 29/01/ /100

11 1.7 Opstarten Op uw bureaublad vindt u nu een icoontje InfActVZW5.2. Dubbelklik hierop om het programma te starten. Mogelijk krijgt u nog enkele waarschuwingen te zien. In 1.8 wordt uitgelegd hoe u deze meldingen kan uitschakelen. Voorlopig doet u het volgende: Klik op Nee. Klik op Ja. Klik op Openen. Als alles goed geïnstalleerd werd, verschijnt het programma na enkele mededelingen. 29/01/ /100

12 29/01/ /100

13 1.8 Beveiligingswaarschuwingen uitschakelen Indien u in 1.7 een aantal beveiligingswaarschuwingen tezien kreeg, kan u die met volgende procedure uitschakelen: Dubbelklik op het programma C:\Program Files\InfAct\msecure10.mde. U krijgt weer een waarschuwing: Klik op Openen. Volgend venster verschijnt: Klik op Beveiliging 29/01/ /100

14 Selecteer als beveiligingsniveau Laag. Klik op Ja. Klik op OK. 29/01/ /100

15 Wanneer u het programma InfAct weer opstart, zou u deze keer geen waarschuwingen meer mogen zien. 29/01/ /100

16 2 Opstarten 29/01/ /100

17 2.1 Periodes creëren Wanneer u InfAct de eerste maal opstart, krijgt u volgend bericht te zien. Ga in het menu Parameters naar Periodes. Klik vervolgens op de knop Boekjaar creëren. U vult het eerste jaar in waarin u wil werken, en het aantal periodes 4 of 12. Dan klikt u op Creëer. Herhaal deze procedure voor elk jaar waarin u eventueel later wil werken. Sluit vervolgens het venster met Annuleren maar blijf in het overzicht van periodes, en ga naar stap Actieve Periode instellen Klik op de knop Actieve Periode. In dit venster dat telkens tevoorschijn komt wanneer u het programma opstart bepaalt u de periode waarin u wil gaan werken. Klik vervolgens op OK. 29/01/ /100

18 2.3 Dagboeken creëren Ga naar het menu Parameters en dan naar Dagboeken. U krijgt volgend overzicht te zien: Standaard wordt InfAct geleverd met 8 dagboeken. U kan hier eventueel extra dagboeken aan toevoegen. Klik daarvoor op de knop Nieuw. In financiële dagboeken dient de boekhoudrekening (bv ) en het openingssaldo ingevoerd te worden. Dit dient ook te gebeuren voor de bestaande financiële dagboeken (normaal B1 bank en K1 kas). Om een bestaand dagboek te wijzigen, dubbelklikt u op de lijn in het overzicht. U krijgt dan het detailvenster te zien, waarin u de nodige wijzigingen kan aanbrengen. U bevestigt de wijzigingen met OK. 29/01/ /100

19 2.4 Algemene gegevens Ga naar het menu Parameters en dan naar Algemene gegevens. U krijgt volgend venster te zien: Vul hier volgende velden in: NAAM1 NAAM2 ADRES POSTCODE/GEMEENTE BETALINGTERMIJN BTW-PLICHTIG ANAL.BOEKHOUDING DAGBOEK VERKOOP SCARABEE De naam van uw organisatie Eventueel een bijkomende benaming Het adres van uw organisatie De postcode en gemeente De gebruikelijke betalingstermijn voor verkoopfacturen, in dagen Niet van toepassing in InfActVZW Aangekruist indien het opgeven van een analytische rekening verplicht is bij kosten en opbrengsten Het verkoopdagboek waarin geïmporteerde facturen uit Scarabee standaard geboekt zullen worden Als u klaar bent, klikt u op OK. 29/01/ /100

20 2.5 Analytische groepscodes creëren Ga naar het menu Analytisch en dan naar Analytische groepscodes. U krijgt een leeg overzichtsvenster te zien, omdat er nog geen analytische groepscodes gecreëerd werden. Klik op Nieuw. Creëer alle benodigde groepscodes. U dient in elk geval één groepscode aan te maken voor elk thema uit Scarabee. Als u wil weten welke thema s er zijn, kan u een kijkje nemen onder Scarabee, Koppeling thema s. Daarnaast kan u extra groepscodes creëren, bv. voor algemene werkingskosten, projecten, enz. 29/01/ /100

21 2.6 Thema s koppelen aan analytische groepscodes Ga naar het menu Scarabee en dan naar Koppeling thema s. U krijgt volgend venster te zien: Dit venster werkt enigszins anders dan de meeste vensters in InfAct, in die zin dat u rechtstreeks in het overzichtsvenster wijzigingen kan aanbrengen, nl. in de velden REKENING en ANAL.GROEPSCODE. Dit laat u toe op een eenvoudige wijze boekhoudrekeningen en analytische groepscodes te koppelen aan elk thema. Het zijn deze boekhoudrekeningen en analytische groepen waarop de verkoopfacturen voor inschrijvingen voor cursussen geboekt zullen worden. Het koppelen van analytische groepscodes aan thema s is van cruciaal belang: pas wanneer deze stap uitgevoerd is, zullen de cursuscodes uit Scarabee automatisch als analytische codes gecreëerd worden wanneer de toepassing opnieuw opgestart zal worden. Wanneer dit niet gebeurd is, krijgt u een foutmelding bij het opnieuw opstarten van het programma. Sluit het programma nu volledig af en ga naar stap 2.7 hieronder. 29/01/ /100

22 2.7 Controle cursussen in Scarabee Bij elke herstart van InfAct, wordt nagegaan of er in Scarabee nieuwe cursussen gecreëerd werden waarvoor een analytische code gelijk aan de cursuscode moet bestaan in de boekhouding. Het programma neemt cursussen in aanmerking waarvoor volgende 3 criteria gelden: er moet een cursuscode ingevuld zijn er moet een eerste boekjaar opgegeven zijn (een getal van 4 cijfers) er mag nog geen identieke analytische code bestaan in de boekhouding Het komt er nu dus op aan alle cursussen waarvoor een analytische code gecreëerd moet worden, na te kijken, en eventueel de code en het eerste boekjaar aan te passen. Om u het vele werk te besparen, ontwikkelde Inform een procedure die het boekjaar eenmalig invult op basis van de eerste positie van de cursuscode. Zo wordt het boekjaar gelijkgesteld aan 2006 voor cursuscodes 6121, 6-INTERNET, enz. U kan deze procedure niet zelf starten, maar u kan wel contact met ons opnemen indien u er gebruik van wil maken. Cursuscode Boekjaar Cursussen die u niet opgenomen wenst te zien in de boekhouding, zoals oudere cursussen (uit voorgaande jaren), wijst u geen eerste boekjaar toe. 29/01/ /100

23 2.8 Controle import analytische codes Wanneer u de cursussen in Scarabee gecontroleerd heeft, zoals beschreven in stap 2.7 hierboven, kan u het programma InfAct opnieuw opstarten. Het is hierbij mogelijk dat het opstarten langer dan normaal duurt: alle analytische codes worden nu automatisch geïmporteerd uit Scarabee. Breek het programma in geen geval af indien u langer dan een kwartier zit te wachten neemt u desnoods contact met ons op om te overleggen. Wanneer het importeren voltooid is, kan u controleren of de analytische codes inderdaad gecreëerd werden. Ga naar Analytisch en dan naar Analytische codes. U krijgt onderstaand venster te zien: Controleer of op elke lijn alle velden ingevuld werden. Is dit niet het geval, dan neemt u contact op met Inform. 29/01/ /100

24 2.9 Boekhoudplan Ga naar het menu Parameters en dan naar Boekhoudplan. U krijgt volgend overzicht te zien: InfAct wordt standaard geleverd met het door de overheid opgelegde boekhoudplan voor de socioculturele sector. Indien nodig kan u hier zelf nieuwe rekeningen aan toevoegen, of wijzigingen aanbrengen. Klik daarvoor op de knop Nieuw. Vul alle nodige velden in. Bij financiële rekeningen kan u het bankrekeningnummer invullen. Bij kosten en opbrengsten kan u de analytische rekening invullen. 29/01/ /100

25 2.10 Artikelen Ga naar het menu Parameters en dan naar Artikelen. U krijgt een leeg overzicht te zien. Klik op Nieuw. U creëert hier alle verkoopartikelen die u later in de boekhouding wil gebruiken. Dit vergemakkelijkt het aanmaken van verkoopfacturen. Volgende velden zijn beschikbaar: CODE OMSCHRIJVING REKENING ANAL.REKENING NETTOPRIJS BTW PERCENTAGE TOTAAL De artikelcode die u later gebruikt bij het opmaken van verkoopfacturen Omschrijving van het artikel De opbrengstenrekening waarop de verkoop geboekt wordt De analytische code De eenheidsprijs 0 in InfActVZW Het totaal Als u klaar bent, klikt u op OK. U herhaalt de procedure voor alle gewenste artikelen. 29/01/ /100

26 2.11 Andere parameters Vervolledig eventueel de gegevens die u verder in het menu Parameters vindt: Betalingswijzen Postcodes Landen Talen Voor elk van deze gegevens zijn er reeds basisgegevens aanwezig. De werkwijze om iets aan te passen spreekt in deze fase voor zich. 29/01/ /100

27 3 Algemene werking van het programma 29/01/ /100

28 3.1 Het hoofdformulier Volgende onderdelen zijn aanwezig in het hoofdformulier: Menu Nieuw Zoeken Afdrukken Actief Dagboek Actieve periode Letternavigatie MENU NIEUW ZOEKEN AFDRUKKEN ACTIEF DAGBOEK ACTIEVE PERIODE LETTERNAVIGATIE In het menu vindt u alle mogelijke opdrachten. Met de knop NIEUW maakt u nieuwe records aan. Welke records is afhankelijk van de rubriek waarin u aan het werken bent (bv. een nieuwe aankoopfactuur wanneer u in de rubriek aankoopfacturen aan het werken bent). Met de knop ZOEKEN kan u zoeken naar bepaalde gegevens. Welke gegevens is afhankelijk van de rubriek waarin u aan het werken bent (bv. aankoopfacturen zoeken wanneer u in de rubriek aankoopfacturen aan het werken bent). Met de knop AFDRUKKEN kan u de inhoud van het subformulier afdrukken, bv. de opgezochte aankoopfacturen. U krijgt de afdruk eerst op het scherm te zien. Om effectief af te drukken gebruikt u de toetsencombinatie Ctrl-P (Print). Wanneer van toepassing, verschijnt de keuzelijst met het actieve dagboek. U kan het actieve dagboek wijzigen. De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van de rubriek waarin u aan het werken bent (bv. alleen aankoopdagboeken als u in de rubriek Aankoop aan het werken bent). Wanneer van toepassing, verschijnt de actieve periode. Om deze te wijzigen moet u op de keuzelijst dubbelklikken. Wanneer van toepassing, navigeert u met dit alfabet naar de gegevens die beginnen met de letter waarop u klikt. Dit is bijvoorbeeld handig bij Leveranciers. Wil u weer alle leveranciers zien, dan klikt u op alles. De knoppen kunnen geactiveerd worden via het toetsenbord: ALT + de onderlijnde letter op de knop. 29/01/ /100

29 3.2 Overzichtsvensters In het programma komen zeer veel overzichtsvensters voor. In een overzichtvenster worden de records onder elkaar getoond. Vanuit een overzichtsvenster kan u naar het detailvenster door gelijk waar op een lijn te dubbelklikken. hier dubbelklikken 29/01/ /100

30 3.3 Detailvensters U komt in een detailvenster terecht door: in het hoofdformulier op Nieuw te klikken in een overzichtsvenster op een lijn te dubbelklikken Navigatie U beweegt de cursor van het éne veld naar het andere met TAB. De omgekeerde richting gaat ook: SHIFT-TAB. U kan natuurlijk ook met de muis in een veld klikken. 29/01/ /100

31 3.3.2 Soorten besturingselementen Gewone tekstvakken In gewone tekstvakken kan u tekst invoeren, wijzigen en verwijderen (BACKSPACE of DELETE). U kan tekstdelen selecteren met de muis Datumvelden Datums kan u als volgt invoeren: 05/01/2007 Blijft onveranderd: 05/01/ /01 Het huidige jaar wordt verondersteld: 05/01/2007 5/1 Het huidige jaar wordt verondersteld: 05/01/ Het huidige jaar en de huidige maand worden verondersteld: 05/01/2007 Wanneer het programma de ingevoerde gegevens niet kan omzetten in een datum, krijgt u??? te zien, en een foutmelding Keuzelijsten In keuzelijsten kan u de eerste tekens (cijfers of letters) invoeren van het gewenste item uit de lijst. Automatisch wordt de eerste lijn die met de overeenkomstige tekens begint, opgezocht en geselecteerd in de lijst. In sommige keuzelijsten (zoals LEVERANCIER) kan u elementen invoeren die niet in de lijst voorkomen. U krijgt dan de mogelijkheid onmiddellijk nieuwe items (leveranciers) te creëren, die aan de lijst toegevoegd worden. In sommige keuzelijsten (REKENING, KLANT, LEVERANCIER, ) kan u met de toets F5 een zoekvenster oproepen. U kan dan gerichter gaan zoeken naar een bepaald item Aankruisvakjes Aankruisvakjes kunnen slechts twee waarden bevatten: ingeschakeld of uitgeschakeld (waar of fout). U kan de waarde van een aankruisvakje wijzigen met de muis of met de SPATIEBALK Knoppen Knoppen activeert u door erop te klikken. Standaardknoppen (met een dikkere rand dan normaal) kan u activeren met ENTER. Indien een bepaalde letter op de knop onderlijnd werd, kan u deze knop activeren door Ctrl te combineren met de onderlijnde letter. 29/01/ /100

32 3.3.3 Annuleren Annuleren doet u met de toets Annuleren. Wanneer u echter reeds de ingave van een detallijn begonnen bent, dient u eerst één of tweemaal Esc (escape) te drukken. U annuleert dan eerst de ingave van de detaillijn, vervolgens de rest van de ingave met Annuleren. 29/01/ /100

33 4 Opening eerste boekjaar 29/01/ /100

34 4.1 Heropening leveranciers Onbetaalde facturen van leveranciers dienen opgenomen te worden in een diversendagboek, zoals aangegeven in het voorbeeld. Ga naar Diversen, Diverse verrichtingen en klik vervolgens op Nieuw. De openstaande facturen boekt u aan de creditzijde op de leveranciers, u boekt het totaalbedrag debet tegen op de algemene rekening Leveranciers (440000). Indien de leveranciers nog niet eerder gecreëerd werden, kan u dat doen door in het veld LEVERANCIER de nieuwe naam van de leverancier in te tikken. Indien het programma de naam niet herkent, wordt u automatisch gevraagd of het om een nieuwe leverancier gaat, en kan u deze vervolgens creëren. Als u een leverancier wil opzoeken, drukt u F5 in het veld LEVERANCIER. U komt dan in het zoekvenster voor leveranciers. 29/01/ /100

35 4.2 Heropening klanten Onbetaalde facturen van klanten dienen opgenomen te worden in een diversendagboek, zoals aangegeven in het voorbeeld. Ga naar Diversen, Diverse verrichtingen en klik vervolgens op Nieuw. De openstaande facturen boekt u aan de debetzijde op de klanten, u boekt het totaalbedrag credit tegen op de algemene rekening Handelsvorderingen (400000). Indien de klanten nog niet eerder gecreëerd werden, kan u dat doen door in het veld KLANT de nieuwe naam van de klant in te tikken. Indien het programma de naam niet herkent, wordt u automatisch gevraagd of het om een nieuwe klant gaat, en kan u deze vervolgens creëren. Als u een klant wil opzoeken, drukt u F5 in het veld KLANT. U komt dan in het zoekvenster voor klanten. 29/01/ /100

36 4.3 Heropening algemene rekeningen De eindbalans van het vorige boekjaar dient als openingsbalans ingevoerd te worden in een diversendagboek. Ga naar Diversen, Diverse verrichtingen en klik vervolgens op Nieuw. Voer de algemene rekeningen met hun eindsaldo in zoals ze voorkomen op de eindbalans van het vorige boekjaar. Indien een rekening nog niet eerder gecreëerd werd, kan u deze aanmaken door F5 te drukken in het veld REKENING. U komt dan in het zoekvenster voor algemene rekeningen terecht. Onderaan in dit venster vindt u de knop Nieuwe rekening. Als u hierop klikt, komt u in het detailvenster van de rekeningen terecht, waar u de rekening kan aanmaken. Opgelet: de heropening algemene rekeningen kan pas uitgevoerd worden na het definitief afsluiten van het vorige boekjaar. 29/01/ /100

37 5 Dagelijks beheer 29/01/ /100

38 5.1 Aankoop Aankoopfacturen kan u boeken in één of meerdere dagboeken. De dagboeken beheert u via Parameters, Dagboeken. Creditnota s voor aankoopfacturen boekt u best in het daarvoor voorziene dagboek. 29/01/ /100

39 5.1.1 Een nieuwe aankoopfactuur invoeren Ga naar Aankoop, en dan Aankoopfacturen. U krijgt dan een overzicht van de ingevoerde aankoopfacturen te zien. U selecteert eerst het dagboek in de keuzelijst bovenaan in het programma InfAct. Controleer of de aankoopfacturen die u gaat boeken, deel uitmaken van de actieve periode. Is dit niet het geval, dan kan u de actieve periode wijzigen door op de keuzelijst te dubbelklikken. Klik op Nieuw. U komt dan in het detailvenster voor aankoopfacturen. 29/01/ /100

40 We overlopen even de beschikbare velden: DAGBOEK PERIODE VOLGNUMMER LEVERANCIERSCODE LEVERANCIERSNAAM DATUM VERVALDAG BETAALWIJZE TOTAAL BEDRAG DATUM BOEKING NIET BETALEN REEDS BETAALD OMSCHRIJVING FACT.NR.LEVERANCIER REFERENTIE Wordt automatisch ingevuld en is in dit venster niet meer te wijzigen. Wil u in een ander dagboek boeken, annuleer dan en kies in het hoofdformulier een ander dagboek. De periode is - bij het creëren van een nieuwe factuur - gelijk aan de actieve periode. De actieve periode kan gewijzigd worden in het hoofdformulier zoals op vorige pagina beschreven. Het volgnummer wordt automatisch ingevuld en kan niet gewijzigd worden. De nummering loopt door gedurende het boekjaar, en per dagboek. Het eerste vak naar het label Leverancier is de leverancierscode. U kan leveranciers een code toekennen, waardoor ze makkelijk op te roepen zijn. De keuzelijst naast het label Leverancier is de naam van de leverancier. - tik de eerste letters van de naam van een bestaande leverancier op deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - tik de volledige naam van een nieuwe leverancier in en druk op TAB. Het programma stelt u dan de vraag of het om een nieuwe leverancier gaat, en u krijgt de gelegenheid deze te creëren - druk op F5 om het Zoekvenster Leveranciers op te roepen De factuurdatum valt in principe binnen de aangeduide periode, maar kan ook voor de begindatum van de periode vallen. U krijgt dan wel een waarschuwing te zien. Een factuurdatum die na de einddatum van de periode valt, wordt niet aanvaard. De vervaldag wordt automatisch gelijkgesteld aan de factuurdatum, maar u kan deze willekeurig wijzigen. Te kiezen uit de keuzelijst. De inhoud van de keuzelijst kan u aanpassen via de Parameters. Het totale factuurbedrag, positief in te geven. De boekingsdatum wordt automatisch ingevuld bij het opslaan en kan niet gewijzigd worden. Een aankruisvakje om aan te geven dat de factuur niet betaald mag worden. Een aankruisvakje om aan te geven dat de factuur reeds betaald werd. Een algemene omschrijving Het factuurnummer van de leverancier De referentie van de leverancier 29/01/ /100

41 Van elke factuur kan u de detaillijnen ingeven, waardoor u tevens op verschillende rekeningen kan boeken. REKENING De rekening waarop het bedrag van de detaillijn geboekt wordt. - tik de eerste cijfers van de rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Rekening Indien aan de leverancier in de leveranciersfiche een rekening gekoppeld werd, wordt die rekening automatisch voorgesteld. U kan in dat geval wel een andere rekening kiezen. BEDRAG ANAL.REKENING OMSCHRIJVING Het bedrag van de detaillijn De analytische rekening waarop het bedrag van de detaillijn geboekt wordt. - tik de eerste cijfers van de analytische rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Analytische Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe analytische rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Ana. Rekening De omschrijving van de detaillijn Opgelet: wanneer u met de TAB-toets reeds op een volgende lijn terechtgekomen bent en u OK klikt, krijgt u een waarschuwing te zien. Het systeem veronderstelt dan dat u reeds begonnen bent met de ingave van een nieuwe detaillijn. U dient dan ESC te drukken en opnieuw OK te klikken. U kan dit vermijden door de OK-knop reeds aan te klikken wanneer u de laatste omschrijving heeft ingevoerd, zonder TAB te drukken. Wanneer u klaar bent met het invoeren van alle gegevens, klikt u op OK. De ingevoerde gegevens worden gecontroleerd, de factuur wordt bewaard, en het detailvenster wordt gesloten. Wanneer er tegenstrijdigheden zijn in de gegevens, of wanneer bepaalde gegevens ontbreken, krijgt u daarvan een melding en dient u de gegevens te corrigeren of aan te vullen. Wenst u onmiddellijk verder te gaan met een volgende factuur, dan kan u in plaats van OK ook Volgende klikken. De factuur wordt dan evengoed opgeslagen, en u kan meteen een volgende factuur invoeren. 29/01/ /100

42 5.1.2 Een bestaande aankoopfactuur wijzigen Dubbelklik in het overzicht van aankoopfacturen op de factuur die u wenst te wijzigen. Het detailvenster wordt dan geopend en de factuur wordt geladen. De werkwijze is dezelfde als bij het invoeren van een nieuwe factuur, met enkele uitzonderingen: - de boekingsdatum is ingevuld - u kan niet Annuleren - indien de factuur deel uitmaakt van een afgesloten periode, kan er niets meer gewijzigd worden. De achtergrond van het detailvenster wordt rood weergegeven Een aankoopfactuur verwijderen Aankoopfacturen verwijderen is niet toegelaten. Eventueel kan u het bedrag van de factuur gelijkstellen aan 0, of een nieuw document creëren dat de boeking van de aankoopfactuur opheft (een interne creditnota). 29/01/ /100

43 5.1.4 Creditnota s voor aankoopfacturen boeken Creditnota s voor aankoopfacturen zijn te behandelen zoals gewone facturen, maar: - worden in een apart dagboek geboekt (en dus ook apart genummerd) - moeten met negatieve bedragen ingevoerd worden - in het omschrijvingsveld vermeldt u best voor welke factuur de creditnota geldt. Ga naar Aankoop, en dan Aankoopfacturen. U krijgt dan een overzicht van de ingevoerde aankoopfacturen (of creditnota s) te zien. U selecteert eerst het dagboek creditnota s (AC) in de keuzelijst bovenaan in het programma InfAct. Controleer of de creditnota die u gaat boeken, deel uitmaakt van de actieve periode. Is dit niet het geval, dan kan u de actieve periode wijzigen door op de keuzelijst te dubbelklikken. Klik op Nieuw. U komt dan in het detailvenster voor aankoopfacturen. U voert hier de creditnota in zoals een aankoopfactuur, maar rekening houdend met de opmerkingen hierboven. 29/01/ /100

44 5.2 Verkoop Verkoopfacturen kan u boeken in één of meerdere dagboeken. De dagboeken beheert u via Parameters, Dagboeken. Creditnota s voor verkoopfacturen boekt u best in het daarvoor voorziene dagboek. 29/01/ /100

45 5.2.1 Een nieuwe verkoopfactuur boeken Ga naar Verkoop, en dan Verkoopfacturen. U krijgt dan een overzicht van de ingevoerde verkoopfacturen te zien. U selecteert eerst het dagboek in de keuzelijst bovenaan in het programma InfAct. Controleer of de verkoopfacturen die u gaat boeken, deel uitmaken van de actieve periode. Is dit niet het geval, dan kan u de actieve periode wijzigen door op de keuzelijst te dubbelklikken. Klik op Nieuw. U komt dan in het detailvenster voor verkoopfacturen. 29/01/ /100

46 We overlopen even de beschikbare velden: DAGBOEK PERIODE VOLGNUMMER KLANTCODE KLANTNAAM DATUM VERVALDAG DATUM BOEKING DATUM AFDRUKKEN REEDS BETAALD BESTELBON REFERENTIE Wordt automatisch ingevuld en is in dit venster niet meer te wijzigen. Wil u in een ander dagboek boeken, annuleer dan en kies in het hoofdformulier een ander dagboek. De periode is - bij het creëren van een nieuwe factuur - gelijk aan de actieve periode. De actieve periode kan gewijzigd worden in het hoofdformulier zoals op vorige pagina beschreven. Het volgnummer wordt automatisch ingevuld en kan niet gewijzigd worden. De nummering loopt door gedurende het boekjaar, en per dagboek. Het eerste vak naar het label Klant is de klantcode. U kan klanten een code toekennen, waardoor ze makkelijk op te roepen zijn. De keuzelijst naast het label Klant is de naam van de klant. - tik de eerste letters van de naam van een bestaande klant op deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - tik de volledige naam van een nieuwe klant in en druk op TAB. Het programma stelt u dan de vraag of het om een nieuwe klant gaat, en u krijgt de gelegenheid deze te creëren - druk op F5 om het Zoekvenster Klanten op te roepen De factuurdatum staat standaard gelijk aan de systeemdatum, vandaag dus, en moet bij verkoopfacturen binnen de aangeduide periode vallen. Een factuurdatum die buiten de periode valt, wordt niet aanvaard. De vervaldag wordt automatisch gelijkgesteld aan de factuurdatum, vermeerderd met het aantal dagen dat ingesteld werd in Parameters, Algemene gegevens. U kan de vervaldatum willekeurig wijzigen. De boekingsdatum wordt automatisch ingevuld bij het opslaan en kan niet gewijzigd worden. De printdatum wordt automatisch ingevuld bij het afdrukken en kan niet gewijzigd worden. Een aankruisvakje om aan te geven dat de factuur reeds betaald werd. De bestelbon van de klant Uw eigen referentie 29/01/ /100

47 Van elke factuur kan u de detaillijnen ingeven, waardoor u tevens op verschillende rekeningen kan boeken. AANTAL ARTIKEL OMSCHRIJVING REKENING Het aantal De artikelcode. Aan artikelen kan u een omschrijving, een prijs, een rekening en een analytische rekening koppelen, zodat de ingave van verkoopfacturen voor terugkerende artikelen fel vereenvoudigd wordt. De artikelcode is niet verplicht. De omschrijving van de detaillijn De rekening waarop het bedrag van de detaillijn geboekt wordt. - tik de eerste cijfers van de rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Rekening Indien aan de klant in de klantenfiche een rekening gekoppeld werd, wordt die rekening automatisch voorgesteld. U kan in dat geval wel een andere rekening kiezen. ANAL.REKENING PRIJS TOTAAL De analytische rekening waarop het bedrag van de detaillijn geboekt wordt. - tik de eerste cijfers van de analytische rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Analytische Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe analytische rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Ana. Rekening De prijs Het totaalbedrag van de detaillijn (aantal * prijs) Opgelet: wanneer u met de TAB-toets reeds op een volgende lijn terechtgekomen bent en u OK klikt, krijgt u een waarschuwing te zien. Het systeem veronderstelt dan dat u reeds begonnen bent met de ingave van een nieuwe detaillijn. U dient dan ESC te drukken en opnieuw OK te klikken. U kan dit vermijden door de OK-knop reeds aan te klikken wanneer u de laatste omschrijving heeft ingevoerd, zonder TAB te drukken. Wanneer u klaar bent met het invoeren van alle gegevens, klikt u op OK. De ingevoerde gegevens worden gecontroleerd, de factuur wordt bewaard, en het detailvenster wordt gesloten. Wanneer er tegenstrijdigheden zijn in de gegevens, of wanneer bepaalde gegevens ontbreken, krijgt u daarvan een melding en dient u de gegevens te corrigeren of aan te vullen. Wenst u onmiddellijk verder te gaan met een volgende factuur, dan kan u in plaats van OK ook Volgende klikken. De factuur wordt dan evengoed opgeslagen, en u kan meteen een volgende factuur invoeren. 29/01/ /100

48 5.2.2 Een bestaande verkoopfactuur wijzigen Dubbelklik in het overzicht van verkoopfacturen op de factuur die u wenst te wijzigen. Het detailvenster wordt dan geopend en de factuur wordt geladen. De werkwijze is dezelfde als bij het invoeren van een nieuwe factuur, met enkele uitzonderingen: - de boekingsdatum is ingevuld - u kan niet Annuleren - indien de factuur deel uitmaakt van een afgesloten periode, kan er niets meer gewijzigd worden. De achtergrond van het detailvenster wordt rood weergegeven Een verkoopfactuur verwijderen Verkoopfacturen verwijderen is niet toegelaten. Eventueel kan u het bedrag van de factuur gelijkstellen aan 0, of een nieuw document creëren dat de boeking van de verkoopfactuur opheft (een interne creditnota). 29/01/ /100

49 5.2.4 Creditnota s voor verkoopfacturen boeken Creditnota s voor verkoopfacturen zijn te behandelen zoals gewone verkoopfacturen, maar: - worden in een apart dagboek geboekt (en dus ook apart genummerd) - moeten met negatieve bedragen ingevoerd worden - in het omschrijvingsveld vermeldt u best voor welke factuur de creditnota geldt. Ga naar Verkoop, en dan Verkoopfacturen. U krijgt dan een overzicht van de ingevoerde verkoopfacturen (of creditnota s) te zien. U selecteert eerst het dagboek creditnota s (VC) in de keuzelijst bovenaan in het programma InfAct. Controleer of de creditnota die u gaat boeken, deel uitmaakt van de actieve periode. Is dit niet het geval, dan kan u de actieve periode wijzigen door op de keuzelijst te dubbelklikken. Klik op Nieuw. U komt dan in het detailvenster voor verkoopfacturen. U voert hier de creditnota in zoals een verkoopfactuur, maar rekening houdend met de opmerkingen hierboven. 29/01/ /100

50 5.3 Financiële verrichtingen boeken Financiële verrichtingen kan u boeken in één of meerdere dagboeken: zichtrekening, spaarrekening, kas, enz. De dagboeken beheert u via Parameters, Dagboeken. Bij financiële dagboeken geeft u bij het dagboek het beginsaldo op, en de algemene rekening. Algemeen gesteld omvatten financiële verrichtingen volgende betalingen: Betalingen van klanten Betalingen aan leveranciers Andere betalingen of transferten, te boeken op algemene rekeningen We overlopen nu hoe de registratie van deze betalingen in z n werk gaat. 29/01/ /100

51 5.3.1 Een nieuw uittreksel invoeren algemene werkwijze Ga naar Financieel, en dan Financiële verrichtingen. U krijgt dan een overzicht van de ingevoerde uittreksels te zien. U selecteert eerst het dagboek in de keuzelijst bovenaan in het programma InfAct. Controleer of het uittreksel dat u gaat boeken, deel uitmaakt van de actieve periode. Is dit niet het geval, dan kan u de actieve periode wijzigen door op de keuzelijst te dubbelklikken. Klik op Nieuw. U komt dan in het detailvenster voor financiële verrichtingen. 29/01/ /100

52 We overlopen even de beschikbare velden: DAGBOEK PERIODE UITTREKSEL DATUM BEGINSALDO EINDSALDO TE BOEKEN Wordt automatisch ingevuld en is in dit venster niet meer te wijzigen. Wil u in een ander dagboek boeken, annuleer dan en kies in het hoofdformulier een ander dagboek. De periode is - bij het creëren van een nieuw uittreksel - gelijk aan de actieve periode. De actieve periode kan gewijzigd worden in het hoofdformulier zoals op vorige pagina beschreven. Het uittreksel (dagboekvolgnummer) wordt automatisch ingevuld en kan niet gewijzigd worden. De nummering loopt door gedurende het boekjaar, en per dagboek. De datum van het uittreksel. De datum moet binnen de opgegeven periode vallen. Het beginsaldo wordt afgeleid uit het eindsaldo van de vorige verrichting (binnen het jaar of de laatste verrichting van vorig boekjaar). Bij de allereerste ingave wordt het beginsaldo gelijkgesteld aan het beginsaldo ingegeven in het dagboek (via Parameters, Dagboeken). Het eindsaldo van het uittreksel Het te boeken bedrag, gelijk aan het verschil tussen begin- en eindsaldo. In het detailvenster vindt u volgende velden: KLANT LEVERANCIER De naam van de klant (enkel invullen bij betalingen van klanten of terugbetalingen aan klanten) - tik de eerste letters van de naam van een bestaande klant op deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - tik de volledige naam van een nieuwe klant in en druk op TAB. Het programma stelt u dan de vraag of het om een nieuwe klant gaat, en u krijgt de gelegenheid deze te creëren - druk op F5 om het Zoekvenster Klanten op te roepen De naam van de leverancier (enkel invullen bij betalingen aan leveranciers of terugbetalingen van leveranciers) - tik de eerste letters van de naam van een bestaande leverancier op deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - tik de volledige naam van een nieuwe leverancier in en druk op TAB. Het programma stelt u dan de vraag of het om een nieuwe leverancier gaat, en u krijgt de gelegenheid deze te creëren - druk op F5 om het Zoekvenster Leveranciers op te roepen 29/01/ /100

53 REKENING ANAL.REKENING BEDRAG INS. OMSCHRIJVING AFP. De algemene rekening waarop het bedrag van de detaillijn geboekt wordt (niet invullen bij (terug)betalingen van klanten of aan leveranciers). - tik de eerste cijfers van de rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Rekening De analytische rekening waarop het bedrag van de detaillijn geboekt wordt (enkel invullen wanneer ook het veld REKENING ingevuld werd). - tik de eerste cijfers van de analytische rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Analytische Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe analytische rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Ana. Rekening Het bedrag zoals het op het uittreksel voorkomt: negatief bij uitgaven, positief bij inkomsten. Een knop om een betaling van een klant (cursist) te koppelen aan een inschrijving voor een cursus in Scarabee. Dit venster opent automatisch wanneer de analytische code (die gelijk is aan een cursuscode) ingevuld werd. De knop dient enkel om wijzigingen aan te brengen. De omschrijving Een knop om betalingen af te punten ten opzichte van andere boekingen (meestal aankoop- en verkoopfacturen). Dit venster opent automatisch wanneer klant of leverancier ingevuld werden. De knop dient enkel om het afpuntvenster op te roepen bij andere verrichtingen, of om wijzigingen aan te brengen. 29/01/ /100

54 5.3.2 Het afpuntvenster algemene werkwijze Het afpuntvenster komt tevoorschijn na het invoeren van een betaling aan een leverancier of een betaling van een klant, of wanneer u het programma daarom verzoekt door op de knop AFP. te klikken in het detailvenster Financiële verrichtingen. In dit venster punt u facturen (of boekingen in het algemeen) af ten opzichte van de ingevoerde betaling. Op deze wijze kan het systeem weten welke de openstaande en niet openstaande verrichtingen zijn (te betalen en ontvangen facturen of boekingen). Meestal worden automatisch een aantal boekingen opgezocht en getoond in de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld een betaling aan een leverancier invoert, toont het programma automatisch de openstaande facturen van de ingevoerde leverancier. Nochtans is het mogelijk dat de factuur waarvan u de betaling registreert, niet in de lijst voorkomt: - bij een dubbele betaling - indien de betaling op een andere leverancier geboekt werd dan de factuur - In het bovenste deel van het afpuntvenster kan u daarom criteria voor een nieuwe zoekactie opgeven. U kan zoeken aan de hand van: LEVERANCIER KLANT BEDRAG VAN BEDRAG TOT DATUM VAN DATUM TOT Enkel boekingen op deze leverancier Enkel boekingen op deze klant Enkel bedragen hoger dan dit bedrag Enkel bedragen lager dan dit bedrag Enkel boekingen na deze datum Enkel boekingen voor deze datum 29/01/ /100

55 ENKEL MET EEN OPENSTAAND BEDRAG DAGBOEK Enkel boekingen die nog niet (volledig) afgepunt werden Enkel boekingen in het opgegeven dagboek (bv. enkel aankoopfacturen) Met de knop ZOEK kan u een nieuwe zoekactie starten. Met de knop LEEG maakt u alle criteria leeg. In de lijst van zoekresultaten zien we volgende kolommen: DATUM PERIODE DAGBOEK VOLGNR REFERENTIE TOTAAL AF TE PUNTEN EERDER AFGEPUNT NU AFGEPUNT SALDO AFGEPUNT VERSCHIL De boekingsdatum De periode De code van het dagboek Het volgnummer in het dagboek De referentie Het boekingsbedrag Het af te punten bedrag van de financiële verrichting Het reeds afgepunt bedrag van de boeking Het bedrag van de financiële verrichting dat afgepunt werd op de boeking Het nog af te punten bedrag van de boeking Het afgepunt bedrag van de financiële verrichting Het nog af te punten bedrag van de financiële verrichting In de lijst van boekingen kan u klikken op een lijn om het bedrag van de financiële verrichting af te punten ten opzichte van de boeking. Als het bedrag van de financiële verrichting groter is dan het bedrag van de boeking, wordt maximaal het boekingsbedrag afgepunt. Er blijft dan een openstaand saldo op de financiële verrichting. Als het bedrag van de boeking groter is dan het bedrag van de financiële verrichting, wordt maximaal het bedrag van de financiële verrichting afgepunt. Er blijft dan een openstaand saldo op de boeking. Wanneer u op een geselecteerde lijn klikt, wordt die lijn gedeselecteerd. U kan ook meer dan één boekingslijn selecteren. Wanneer u de juiste boekingslijnen afgepunt heeft, klikt u op OK. Met Annuleren verlaat u het venster zonder de wijzigingen op te slaan. 29/01/ /100

56 5.3.3 Voorbeeld: een betaling aan een leverancier Registreer de betaling in het venster Financiële verrichtingen. Bij een betaling aan een leverancier vult u het veld LEVERANCIER in, en laat u de velden KLANT, REKENING en ANALYTISCHE CODE leeg. Uiteraard vult u ook het bedrag (negatief) en de omschrijving in. Het programma brengt u na het invoeren van de omschrijving automatisch naar het venster Afpunten waar u de betaling kan afpunten ten opzichte van andere boekingen (zie verder). Alle openstaande verrichtingen van de ingevoerde leverancier worden hierin automatisch opgezocht, en getoond in de lijst Afpunten van een volledige betaling van een bestaande factuur Als u de juiste factuur gevonden heeft, klik u deze aan in het overzicht. Vermits het bedrag van de factuur overeenkomt met het bedrag van de financiële verrichting, komt het verschil onderaan op 0. Ook het saldo van de factuur staat op 0. Bevestig alles door op OK te klikken. 29/01/ /100

57 Afpunten van een gedeeltelijke betaling aan een leverancier Als u de juiste factuur gevonden heeft, klik u deze aan in het overzicht. Vermits het bedrag van de factuur groter is (absoluut gezien) dan het bedrag van de financiële verrichting, komt het verschil onderaan op 0. Er blijft wel een saldo op de factuur. Bevestig alles door op OK te klikken. Wanneer u het saldo van de factuur betaalt, dient u dit saldo af te punten op dezelfde factuur. In het afpuntvenster ziet u dat er reeds 180 euro betaald werd en dat er nog 20 euro openstaat. Wanneer u de lijn aanklikt, verschijnt de 20 euro van de financiële verrichting in de kolom NU AFGEPUNT. Het saldo van de factuur en het verschil onderaan komen op 0 te staan. 29/01/ /100

58 Afpunten van een betaling aan een leverancier zonder factuur Wanneer u een betaling aan een leverancier doet zonder factuur, zijn er twee mogelijkheden: - ofwel verwacht u geen factuur meer - ofwel verwacht u nog wel een factuur van de leverancier (als deze bijvoorbeeld nog wordt opgestuurd) In het eerste geval moet u de betaling rechtstreeks op een kostenrekening boeken. Laat het veld LEVERANCIER leeg en vul in plaats daarvan de rekening in. Het afpuntvenster komt nu niet automatisch tevoorschijn (dit gebeurt enkel bij een boeking op een klant of een leverancier). U kan ook niet afpunten, want u hebt geen factuur. 29/01/ /100

59 In het tweede geval boekt u de betaling op de leverancier. U komt dan automatisch in het afpuntvenster, waar u onmiddellijk op Annuleren klikt. U kan op dit ogenblik niet afpunten omdat er nog geen factuur is. Later wordt de factuur geboekt. Het feit dat deze factuur blijft openstaan (en ook de financiële verrichting), merkt u wanneer u de zgn. aging-balans afdrukt, het overzicht van openstaande boekingen. Ga naar Aankoop, Grootboek Leveranciers en zet het aankruisvakje ENKEL OPENSTAANDE VERRICHTINGEN aan: In dit overzicht merkt u dat twee bedragen voor dezelfde leverancier tegenover mekaar kunnen wegvallen. U roept de juiste bankverrichting opnieuw op, en u klikt op de knop AFP. 29/01/ /100

60 De factuur is deze keer wel zichtbaar in het overzicht. U punt de betaling af ten opzichte van de factuur en u klikt op OK. 29/01/ /100

61 5.3.4 Voorbeeld: een betaling van een klant Registreer de betaling in het venster Financiële verrichtingen. Bij een betaling van een klant vult u het veld KLANT in, en laat u de velden LEVERANCIER, REKENING en ANALYTISCHE CODE leeg. Uiteraard vult u ook het bedrag (negatief) en de omschrijving in. Het programma brengt u na het invoeren van de omschrijving automatisch naar het venster Afpunten waar u de betaling kan afpunten ten opzichte van andere boekingen (zie verder). Alle openstaande verrichtingen van de ingevoerde klant worden hierin automatisch opgezocht, en getoond in de lijst Afpunten van een volledige betaling van een bestaande factuur Als u de juiste factuur gevonden heeft, klik u deze aan in het overzicht. Vermits het bedrag van de factuur overeenkomt met het bedrag van de financiële verrichting, komt het verschil onderaan op 0. Ook het saldo van de factuur staat op 0. Bevestig alles door op OK te klikken. 29/01/ /100

62 Afpunten van een gedeeltelijke betaling van een klant Als u de juiste factuur gevonden heeft, klik u deze aan in het overzicht. Vermits het bedrag van de factuur groter is dan het bedrag van de financiële verrichting, komt het verschil onderaan op 0. Er blijft wel een saldo op de factuur. Bevestig alles door op OK te klikken. Wanneer de klant het saldo van de factuur betaalt, dient u dit saldo af te punten op dezelfde factuur. In het afpuntvenster ziet u dat er reeds 100 euro betaald werd en dat er nog 60 euro openstaat. Wanneer u de lijn aanklikt, verschijnt de 60 euro van de financiële verrichting in de kolom NU AFGEPUNT. Het saldo van de factuur en het verschil onderaan komen op 0 te staan. 29/01/ /100

63 Afpunten van een betaling van een klant zonder factuur Wanneer u een betaling van een klant ontvangt zonder factuur, zijn er twee mogelijkheden: - ofwel wenst u voor deze klant geen factuur te maken - ofwel heeft u voor deze klant nog geen factuur gemaakt en dient u dat alsnog te doen In het eerste geval moet u de betaling rechtstreeks op een opbrengstenrekening boeken. Laat het veld KLANT leeg en vul in plaats daarvan de rekening in. Wanneer u ook de analytische code invult, verschijnt na het invoeren van het bedrag het venster Deelnemers. Dit venster geeft u een overzicht van de in Scarabee geregistreerde deelnemers aan de cursus met dezelfde code als de ingevoerde analytische code. Het venster verschijnt enkel als er effectief deelnemers waren. In dit venster kan u de betaling van de cursist toewijzen aan een deelnemer. Op die manier is ook in Scarabee zichtbaar dat de cursist betaald heeft. Met de knop TOEWIJZEN kan u de betaling toewijzen aan één van de deelnemers. Met de knop TERUGNEMEN kan u dit ongedaan maken. Als u klaar bent klikt u op Sluiten. U keert nu terug naar het detailvenster Financiële verrichtingen, waar u de omschrijving nog kan invoeren. Het afpuntvenster komt nu niet automatisch tevoorschijn (dit gebeurt enkel bij een boeking op een klant of een leverancier). U kan ook niet afpunten, want u hebt geen factuur. In het tweede geval moet u eerst de verkoopfactuur voor de klant creëren. Vervolgens registreert u de betaling zoals in /01/ /100

64 5.3.5 Voorbeeld: andere financiële verrichtingen Buiten betalingen aan leveranciers en betalingen van klanten, heeft u nog andere financiële verrichtingen, zoals transferten, kosten zonder factuur (huurgelden e.d.) en opbrengsten zonder factuur (inschrijvingsgelden, lidgelden e.d.). Registreer de verrichting in het venster Financiële verrichtingen. Vul het veld REKENING in, en laat de velden KLANT, LEVERANCIER en ANALYTISCHE CODE leeg. Uiteraard vult u ook het bedrag en de omschrijving in. Het programma brengt u na het invoeren van de omschrijving niet automatisch naar het venster Afpunten. In sommige gevallen is het mogelijk dat u de verrichting toch wil afpunten ten opzichte van een andere boeking, bijvoorbeeld bij transfert van kas naar bank en omgekeerd. In dat geval moet u zelf de knop AFP. aanklikken. In dit geval (wanneer er geen leverancier of klant bij de financiële verrichting ingevoerd werd) worden in eerste instantie alle openstaande verrichtingen opgezocht voor hetzelfde bedrag. In het voorbeeld wordt een transfert van 400 euro van de kas naar de bank afgepunt. 29/01/ /100

65 5.4 Diverse verrichtingen Diverse verrichtingen kan u boeken in één of meerdere dagboeken. De dagboeken beheert u via Parameters, Dagboeken Een nieuw journaal invoeren algemene werkwijze Ga naar Diversen, en dan Diverse verrichtingen. U krijgt dan een overzicht van de ingevoerde journalen te zien. U selecteert eerst het dagboek in de keuzelijst bovenaan in het programma InfAct. Controleer of het journaal dat u gaat boeken, deel uitmaakt van de actieve periode. Is dit niet het geval, dan kan u de actieve periode wijzigen door op de keuzelijst te dubbelklikken. Klik op Nieuw. U komt dan in het detailvenster voor diverse verrichtingen. 29/01/ /100

66 We overlopen even de beschikbare velden: DAGBOEK PERIODE VOLGNUMMER DATUM OMSCHRIJVING Wordt automatisch ingevuld en is in dit venster niet meer te wijzigen. Wil u in een ander dagboek boeken, annuleer dan en kies in het hoofdformulier een ander dagboek. De periode is - bij het creëren van een nieuw journaal - gelijk aan de actieve periode. De actieve periode kan gewijzigd worden in het hoofdformulier zoals op vorige pagina beschreven. Het uittreksel (dagboekvolgnummer) wordt automatisch ingevuld en kan niet gewijzigd worden. De nummering loopt door gedurende het boekjaar, en per dagboek. De datum van het journaal. De datum moet binnen de opgegeven periode vallen. Een algemene omschrijving voor het journaal. In het detailvenster vindt u volgende velden: KLANT LEVERANCIER De naam van de klant (enkel invullen bij boekingen op klanten) - tik de eerste letters van de naam van een bestaande klant op deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - tik de volledige naam van een nieuwe klant in en druk op TAB. Het programma stelt u dan de vraag of het om een nieuwe klant gaat, en u krijgt de gelegenheid deze te creëren - druk op F5 om het Zoekvenster Klanten op te roepen De naam van de leverancier (enkel invullen bij boekingen op leveranciers) - tik de eerste letters van de naam van een bestaande leverancier op deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - tik de volledige naam van een nieuwe leverancier in en druk op TAB. Het programma stelt u dan de vraag of het om een nieuwe leverancier gaat, en u krijgt de gelegenheid deze te creëren - druk op F5 om het Zoekvenster Leveranciers op te roepen 29/01/ /100

67 REKENING ANAL.REKENING DEBET CREDIT OMSCHRIJVING AFP. De algemene rekening waarop het bedrag geboekt wordt (niet invullen bij boekingen op klanten of leveranciers). - tik de eerste cijfers van de rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Rekening De analytische rekening waarop het bedrag geboekt wordt (enkel invullen wanneer ook het veld REKENING ingevuld werd). - tik de eerste cijfers van de analytische rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Analytische Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe analytische rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Ana. Rekening Het bedrag, indien te boeken aan de debetzijde. Het bedrag, indien te boeken aan de creditzijde. De omschrijving Een knop om de boeking af te punten ten opzichte van andere boekingen (aankoop- en verkoopfacturen, financiële verrichtingen, andere diverse verrichtingen). Dit venster opent automatisch wanneer klant of leverancier ingevuld werden. De knop dient enkel om het afpuntvenster op te roepen bij andere verrichtingen, of om wijzigingen aan te brengen. 29/01/ /100

68 5.5 Koppeling met Scarabee Facturen voor inschrijvingen importeren en verwerken Voorbereiding in Scarabee In Scarabee kan u voor elke inschrijving opgeven of er een factuur gemaakt moet worden of niet. U doet dat bij de registratie van de inschrijving in het formulier Inschrijvingen (zie handleiding Scarabee, p. 38 en verder). In Scarabee maakt u vervolgens ontwerpen van facturen op via de Facturatie (zie handleiding Scarabee, p. 96). Scarabee zoekt alle niet gefactureerde inschrijvingen waarvoor een factuur gevraagd werd, en creëert ontwerpen van een facturen. De ontwerpen krijgen een nummer en een datum toegekend. Een ontwerpnummer is echter nog geen factuurnummer, en de ontwerpdatum is nog geen definitieve factuurdatum Import ontwerpen in InfAct Vanuit InfAct kan u deze ontwerpen importeren, controleren en verwerken tot echte facturen. U doet dit via Scarabee, Import Facturatie Inschrijvingen. Aan de hand van de datum bepaalt u welke ontwerpen geïmporteerd zullen worden. Klik op Start Import. Aan het einde van de procedure krijgt u te zien hoeveel ontwerpen geïmporteerd werden: 29/01/ /100

69 Controle geïmporteerde ontwerpen Deze ontwerpen zijn nu zichtbaar in het overzicht van geïmporteerde facturen. Ga naar Scarabee, Overzicht geïmporteerde facturen. In dit overzicht vindt u volgende velden: NUMMER DATUM BEDRAG PERSOON ORGANISATIE FOUT DAGBOEK VOLGNR Het ontwerpnummer uit Scarabee De datum van het ontwerp Het te factureren bedrag De naam van de persoon die zich inschreef De naam van de organisatie (leeg wanneer het om facturen voor individuele inschrijvingen gaat). Een foutbericht dat pas ingevuld wordt na verwerking van de ontwerpen (bv. bedrag = 0). Het dagboek waarin de factuur zal opnomen worden bij de verwerking. Het volgnummer in het dagboek. Dit nummer kan alleen ingevuld zijn wanneer het ontwerp verwerkt werd tot een echte factuur. Geïmporteerde ontwerpen die nog niet verwerkt werden tot echte facturen, herkent u aan een leeg volgnummer. U dient deze ontwerpen eerst te controleren vooraleer u de automatische verwerking start met de knop Start automatische verwerking. De controle doet u lijn per lijn, zoals op volgende pagina beschreven. 29/01/ /100

70 Wanneer u op een lijn dubbelklikt, krijgt u het detailvenster van het ontwerp te zien: Overlopen we weer even de beschikbare velden en knoppen: PERSOON ADRES PC/GEMEENTE DATUM NUMMER KLANT AUTOMATISCH AANMAKEN MANUEEL AANMAKEN DAGBOEK VOLGNR FOUTBERICHT De naam en voornaam van de persoon die zich inschreef Het adres van deze persoon Postcode en gemeente van de persoon De datum van het ontwerp Het ontwerpnummer uit Scarabee De klant waaraan gefactureerd zal worden. Wanneer u hier een klant invult, dan zal de factuur aan deze klant gericht zijn. Wanneer u het veld KLANT leeg laat, en het aankruisvakje AUTOMATISCH AANMAKEN inschakelt (of ingeschakeld laat) dan zal de persoon automatisch als klant gecreëerd worden bij de verwerking, en zal de factuur aan hemzelf gericht zijn. Met deze knop kan u zelf een nieuwe klant aanmaken, waaraan de factuur gericht zal zijn. Wanneer u terugkeert uit het detailvenster waarin u de klant heeft gecreëerd, wordt het veld KLANT automatisch ingevuld. Het dagboek waarin de factuur zal opnomen worden bij de verwerking. Het volgnummer in het dagboek. Dit nummer kan alleen ingevuld zijn wanneer het ontwerp verwerkt werd tot een echte factuur. Een foutbericht dat pas ingevuld wordt na verwerking van het ontwerp (bv. bedrag = 0). 29/01/ /100

71 Op elk ontwerp kunnen meerdere detaillijnen voorkomen. De velden hiervan zijn: AANTAL Het aantal (meestal 1). ARTIKEL Het artikel (zie Artikelen, 2.10) OMSCHRIJVING De omschrijving (meestal de benaming van de cursus) PRIJS Het inschrijvingsbedrag TOTAAL Het aantal maal de prijs REKENING De opbrengstrekening waarop de detaillijn geboekt zal worden (meestal automatisch ingevuld). - tik de eerste cijfers van de rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Rekening ANAL. REK. De analytische rekening waarop de detaillijn geboekt zal worden (meestal automatisch ingevuld). - tik de eerste cijfers van de analytische rekening om deze automatisch te laten opzoeken in de keuzelijst - druk op F5 om het Zoekvenster Analytische Rekeningen op te roepen; in dit venster kan u ook nieuwe analytische rekeningen aanmaken met de knop Nieuwe Ana. Rekening In dit venster dient u alleszins te controleren: of de juiste klant opgegeven werd of de bedragen correct ingevoerd werden of de rekeningen en analytische rekeningen juist zijn of het juiste dagboek ingevuld werd Als u klaar bent met de controle van het ontwerp, klikt u op OK en gaat u verder met het volgende. Als u het ontwerp wil verwerpen, zet u alle bedragen op 0. Er wordt dan voor dit ontwerp geen factuur gemaakt. 29/01/ /100

72 Automatische verwerking Als u alle ontwerpen gecontroleerd heeft, klikt u op de knop Start automatische verwerking in het overzicht van geïmporteerde ontwerpen. U krijgt volgend venster te zien: De ACTIEVE PERIODE is de periode waarin de facturen geboekt zullen worden. U kan deze niet wijzigen, tenzij in het hoofdformulier (zoals eerder reeds beschreven). De FACTUURDATUM is de definitieve factuurdatum van elke te creëren factuur. De VERVALDATUM wordt voorgesteld aan de hand van uw algemene gegevens (zie Parameters, Algemene gegevens, BETALINGSTERMIJN). 29/01/ /100

73 Als alles juist ingevuld is, klikt u op Start Verwerking. U dient de verwerking nog eens te bevestigen: Klik op Ja. Als het programma klaar is met de verwerking, krijgt u een melding te zien, waarin gemeld wordt welke ontwerpen verwerkt werden. Sluit dit venster met Annuleren. In het overzicht van geïmporteerde ontwerpen ziet u dat de volgnummers ingevuld werden. Open het opgegeven verkoopdagboek (Verkoop, Verkoopfacturen) en controleer of de facturen goed verwerkt werden. 29/01/ /100

74 5.5.2 Facturen voor cursussen importeren en verwerken Deze procedure is nog in ontwikkeling. 29/01/ /100

75 5.6 Rapporten Algemene werking Op verschillende plaatsen in het programma komen rapporten voor. Rapporten zijn in principe bedoeld om af te drukken, maar kunnen ook gewoon op het scherm bekeken worden. U begint altijd eerst met de nodige criteria voor een rapport op te geven in een startvenster. Vervolgens krijgt u het rapport eerst op uw scherm te zien (een afdrukvoorbeeld). Als u effectief wil printen, drukt u Ctrl-P (print). navigeer naar de eerste, de vorige, de volgende of de laatste pagina, of tik rechtstreeks een paginanummer in en druk ENTER Wil u slechts bepaalde pagina s of meerdere exemplaren printen, dan kan u dit instellen in het standaard dialoogvenster voor afdrukken. 29/01/ /100

76 5.6.2 Aankoop Aankoopdagboek Het aankoopdagboek geeft u een chronologisch overzicht van boekingen van aankoopfacturen. U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

77 Centralisatie aankoopdagboek De centralisatie van het aankoopdagboek geeft u per rekening een totaal van de boekingen in het gevraagde aankoopdagboek, aan de debet- en creditzijde. Tevens krijgt u het openingssaldo en eindsaldo per rekening te zien. U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

78 Grootboek leveranciers Het grootboek leveranciers geeft u, per leverancier, een overzicht van de geboekte verrichtingen (facturen, betalingen, diversen). U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. Wanneer u de leverancier niet invult, krijgt u een overzicht voor alle leveranciers. Wanneer u wel een leverancier invult, krijgt u enkel verrichtingen voor de opgegeven leverancier te zien. Daarnaast kan u kiezen of u àlle verrichtingen wil krijgen, of alleen de openstaande. In het laatste geval toont het programma u de zgn. agingbalans, waarop enkel niet betaalde (niet afgepunte) verrichtingen voorkomen. 29/01/ /100

79 Balans leveranciers De leveranciersbalans toont u een overzicht van alle leveranciers, met per leverancier het totaal aan debet- en creditverrichtingen. U krijgt tevens per leverancier het openingssaldo en het eindsaldo van de opgegeven periode. U moet eerst de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

80 5.6.3 Verkoop Afdrukken reeks facturen In het overzichtsvenster van de verkoopfacturen vindt u de knop Afdrukken. Daarmee kan u één factuur afdrukken (de geselecteerde factuur). Met de optie Afdrukken reeks facturen is het mogelijk een reeks facturen in één keer af te drukken. Vul het verkoopdagboek, het jaar, het begin- en eindnummer in en stuur alle facturen ineens naar de printer. Als u het venster van het afdrukvoorbeeld sluit, wordt de vraag gesteld of alle facturen goed afgedrukt werden. Als u hier bevestigend op antwoordt, worden de facturen gemerkt als afgedrukt (de afdrukdatum wordt ook zichtbaar in het detailvenster van de facturen). Wanneer u een reeds afgedrukte factuur opnieuw print, staat op die factuur automatisch de vermelding DUPLICAAT. 29/01/ /100

81 Verkoopdagboek Het verkoopdagboek geeft u een chronologisch overzicht van boekingen van verkoopfacturen. U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

82 Centralisatie verkoopdagboek De centralisatie van het verkoopdagboek geeft u per rekening een totaal van de boekingen in het gevraagde verkoopdagboek, aan de debet- en creditzijde. Tevens krijgt u het openingssaldo en eindsaldo per rekening te zien. U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

83 Grootboek Klanten Het grootboek klanten geeft u, per klant, een overzicht van de geboekte verrichtingen (facturen, betalingen, diversen). U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. Wanneer u de klant niet invult, krijgt u een overzicht voor alle klanten. Wanneer u wel een klant invult, krijgt u enkel verrichtingen voor de opgegeven klant te zien. Daarnaast kan u kiezen of u àlle verrichtingen wil krijgen, of alleen de openstaande. In het laatste geval toont het programma u de zgn. agingbalans, waarop enkel niet betaalde (niet afgepunte) verrichtingen voorkomen. 29/01/ /100

84 Balans klanten De klantenbalans toont u een overzicht van alle klanten, met per klant het totaal aan debet- en creditverrichtingen. U krijgt tevens per klant het openingssaldo en het eindsaldo van de opgegeven periode. U moet eerst de begin- en eindperiode opgeven. Wanneer u het veld klant leeg laat, krijgt u de balans voor alle klanten. 29/01/ /100

85 5.6.4 Financieel Financieel dagboek Het financieel dagboek geeft u een chronologisch overzicht van de betalingen op een bankrekening of in een kas. U moet eerst het dagboek (de bankrekening of kas), de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

86 Centralisatie financieel dagboek De centralisatie van een financieel dagboek geeft u per rekening een totaal van de boekingen in het gevraagde dagboek, aan de debet- en creditzijde. Tevens krijgt u het openingssaldo en eindsaldo per rekening te zien. U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

87 5.6.5 Diversen Diversendagboek Het diversendagboek geeft u een chronologisch overzicht van de diverse verrichtingen. U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

88 Centralisatie diversen De centralisatie van het diversendagboek geeft u per rekening een totaal van de boekingen in het gevraagde dagboek, aan de debet- en creditzijde. Tevens krijgt u het openingssaldo en eindsaldo per rekening te zien. U moet eerst het dagboek, de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

89 5.6.6 Analytisch Analytische balans per analytische code De analytische balans per analytische code geeft u een overzicht van kosten en opbrengsten, gegroepeerd per analytische groepscode, per analytische code en per rekening. U moet eerst de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

90 Analytische balans per rekening De analytische balans per rekening geeft u een overzicht van kosten en opbrengsten, gegroepeerd per rekening, per analytische groepscode en per analytische code. U moet eerst de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

91 5.6.7 Andere rapporten Proef- en saldibalans De proef- en saldibalans geeft u een totaaloverzicht van de boekingen aan de debet- en creditzijde op alle grootboekrekeningen. U vindt hier dus totalen op basis van alle verrichtingen uit alle dagboeken terug. U moet eerst de begin- en eindperiode opgeven. 29/01/ /100

92 Grootboek algemeen Het grootboek algemeen is de samenvatting van alle dagboeken. U vindt hierop in detail alle verrichtingen terug, gegroepeerd per grootboekrekening. U dient eerst volgende criteria op te geven: REKENING VAN PERIODE TOT PERIODE ENKEL OPENSTAANDE VERRICHTINGEN Als u een rekening opgeeft, krijgt u enkel de boekingen op die rekening te zien. Als u geen rekening opgeeft, krijgt u alle verrichtingen op alle rekeningen te zien. De beginperiode De eindperiode Als u dit aankruisvakje aanzet, krijgt u enkel openstaande verrichtingen te zien (die niet afgepunt werden). 29/01/ /100

93 Balans algemene rekeningen De balans van de algemene rekeningen geeft u hetzelfde resultaat als de proef- en saldibalans, alleen zijn dit keer de rekeningen gegroepeerd per soort rekening. U dient de begin- en eindperiode op te geven. 29/01/ /100

94 Balans na resultaatverdeling De balans na resultaatverdeling geeft u een overzicht van de boekingen op de grootboekrekeningen beginnend met 1 tot 5. Pas na toewijzing van het resultaat van het boekjaar zal deze balans in evenwicht zijn, vermits er hier geen rekening gehouden wordt met de kosten (6) en opbrengsten (7). U dient eerst de begin- en eindperiode op te geven. 29/01/ /100

95 Resultaatrekening De resultaatrekening geeft u een overzicht van de boekingen op de rekeningen beginnend met 6 of 7. Het eindresultaat is de winst of het verlies van de opgevraagde periode. U dient eerst de begin- en eindperiode op te geven. 29/01/ /100

96 6 Controle 29/01/ /100

97 6.1 Een controle uitvoeren Ga naar Rapporten, Controle Boekhouding. U krijgt een scherm te zien met een paarse achtergrond. Als u nog nooit een controle uitgevoerd heeft, is dit venster leeg. Om een nieuwe controle uit te voeren, klikt u op de knop Nieuw. U krijgt dan volgende vraag. Als u bevestigend antwoordt, overloopt het programma alle verrichtingen, zoekt eventuele fouten op, en toont de mogelijke oplossing in het overzicht. Elke controle krijgt een nummer, en ook de datum en het tijdstip van de controle worden zichtbaar. Met de navigatieknoppen onderaan kan u de verschillende controles (die op verschillende tijdstippen uitgevoerd werden) overlopen. 29/01/ /100