Voorbereiding jaarwerk door 2008 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze tekst mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere manier, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de auteur. 1
Inleiding In het kader van deze serie schreven wij eerder reeds: Boekhouden, een korte oriëntatie Rekeningschema, een korte oriëntatie Jaarrekening, een korte oriëntatie Het Penningmeester Online Forum, een korte oriëntatie De opzet van,, is u een handvat te geven waarmee u de gedane boekingen op de grootboekrekeningen kunt controleren en completeren op dusdanige wijze dat u er redelijkerwijze van verzekerd bent dat het cijfermateriaal geschikt is om als basis te dienen voor uw jaarlijkse verslaglegging. Als basis dient het rekeningschema ANBO. Voor opbouwende kritiek houden wij ons, zoals altijd, aanbevolen. 2
Inhoudsopgave Inleiding...2 1. Algemeen...4 2. Investeringsstaten...4 3. Specificaties...4 4. Controles...4 5. Transitoria...4 6. Saldicontrole geldmiddelen...5 7. Dossieropbouw...5 8. Tenslotte...5 3
1. Algemeen Het is zeer aan te bevelen een aantal rekeningen te specificeren, hetzij door afzonderlijk notitie te maken van de mutaties, hetzij in de vorm van een afzonderlijk verloopoverzicht zoals bij investeringen gebruikelijk is (zie hiervoor bijvoorbeeld het verloopoverzicht investeringen in computerapparatuur in onze korte oriëntatie Rekeningschema pagina 8). Voorzover er sprake is van een (groot) aantal mutaties, specificeert u slechts de grootste posten (bijvoorbeeld samen circa 80% vormend van het totaal van de gemuteerde bedragen); de overige 20% neemt u op als één bedrag (kleine posten). 2. Investeringsstaten Rekeningen waarvoor een investeringsstaat kan worden gemaakt zijn onder andere: 010 Inventaris 011 Afschrijving inventaris 490 Afschrijvingskosten inventaris 020 Computerapparatuur 021 Afschrijving computerapparatuur 491 Afschrijvingskosten computerapparatuur 3. Specificaties Rekeningen waarvoor specificaties kunnen worden aangelegd zijn onder andere: 050 t/m 055 Reserves 130 Debiteuren 140 t/m 151 Transitoria 160 Crediteuren 170 Onderhandse leningen 200 Kruisposten 300 Voorraden En van de rekeningen uit de rubrieken 4 t/m 9 van die rekeningen waarop bedragen voorkomen die uw speciale aandacht vereisen bij het maken van de toelichtingen op de resultatenrekening en de begroting. Hiervoor zijn geen algemene aanwijzingen te geven. U zult dit per geval en per boekjaar moeten bekijken. 4. Controles Bij het doorlopen van de grootboekrekeningen kunt u tegelijk kijken naar de logica van de boekingen. Staan alle boekingen op de juiste rekeningen? Is de omschrijving duidelijk? Bedenk dat die boekingen de basis zijn van alle informatie die u wilt halen uit het grootboek. 5. Transitoria Tegelijk met het doorlopen van de rekeningen bepaalt u tevens of er nog rekening moet worden gehouden met transitoria (zie hiervoor de voorbeelden in onze korte oriëntatie Rekeningschema pagina 9). Vergeet hierbij ook niet in (de stukken van) het volgend boekjaar te kijken om eventueel daar voorkomende posten die betrekking hebben op het vorige boekjaar terug te kunnen halen. Vergeet bij het maken van de voorafgaande journaalposten, hierbij niet uw specificaties van met name 140 t/m 151 bij te werken. 4
6. Saldicontrole geldmiddelen Uiteraard controleert u of de boeksaldi van de geldmiddelen (rekeningen 100 t/m 115) aansluiten met de saldi van de laatste dagafschriften van het boekjaar. 7. Dossieropbouw Ongetwijfeld heeft u ten behoeve van bovenstaande werkzaamheden een uitdraai gemaakt van de saldibalans. Mogelijkerwijze heeft u ook reeds prints gemaakt van de belangrijkste te specificeren grootboekrekeningen. Samen met de overige stukken (investeringsstaten; debiteuren- en crediteurenlijsten; specificaties diverse grootboekrekeningen) kunt u deze voegen in één ordner zodat u alle noodzakelijke gegevens bij elkaar heeft. Dit dossier vormt als zodanig één geheel met de vervolgens op te stellen jaarrekening die u straks uiteraard ook toevoegt. Mocht u in een volgend boekjaar nog eens terug willen kijken dan heeft u alles bij de hand. Bedenk hierbij dat u beter te veel dan te weinig vast kunt leggen. In de toekomst kunt u hiervan dan nog veel plezier beleven. 8. Tenslotte Indien u de jaarlijkse (extra) werkzaamheden in verband met de jaarrekening op de hier boven beschreven wijze benadert, ben ik er van overtuigd dat u gaandeweg steeds meer plezier in dit werk zult ondervinden en dat de cijfers voor u geen geheimen meer zullen hebben. 29 november 2008 5