Werkkostenregeling (WKR) Met ingang van 1 januari 2015 is elke werkgever verplicht om de werkkostenregeling (WKR) toe te passen. Vanaf dan komt ook het overgangsrecht te vervallen, zodat werkgevers niet langer kunnen kiezen voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. De invoering van de WKR brengt niet alleen fiscale gevolgen met zich mee. Er zijn ook aanpassingen nodig in de loon- en financiële administratie. Daarnaast is het raadzaam dat werkgevers hun arbeidsvoorwaardenbeleid onder de loep nemen. Deze whitepaper geeft inzicht in de belangrijkste aandachtspunten op het gebied van de WKR Hoofdlijnen WKR De WKR houdt in dat u een bepaald percentage van uw totale fiscale loon (de vrije ruimte) maximal kunt besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw medewerkers. Vanaf 2015 bedraagt dit percentage 1,2% van de totale fiscale loonsom (2014: 1,5%). Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U bepaalt zelf welke vergoedingen en verstrekkingen u aanwijst als werkkosten. Deze kosten worden dan als eindheffingsloon gekwalificeerd en vallen daarmee onder de vrije ruimte van 1,2%. Vergoedingen en verstrekkingen die niet worden aangewezen, vallen buiten de vrije ruimte en vormen belast loon aan uw medewerker. Uiterlijk op het fiscale genietingstijdstip (moment van betalen of verstrekken) moet u bepalen of het loon wordt aangemerkt als werkkosten of dat het als loon op de loonstrook bij de medewerker moet worden belast. U kunt geheel naar eigen inzicht bepalen aan wie en tot welk bedrag u een kostenvergoeding geeft of een verstrekking doet. Er geldt slechts één beperking en dat is de gebruikelijkheidstoets. Dit betekent dat de vergoedingen en verstrekkingen aan een medewerker niet in belangrijke mate (meer dan 30%) hoger mogen zijn dan in overige, soortgelijke omstandigheden gebruikelijk is. Als blijkt dat de vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is, dan moet deze buiten het eindheffingsloon blijven en als normaal loon aan de medewerker worden behandeld. Binnen de WKR geldt als uitgangspunt dat alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers loon vormen. Uitzonderingen hierop zijn vergoedingen en verstrekkingen die geheel buiten het loonbegrip vallen. Ook zijn er bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die wel als loon kwalificeren maar die gericht zijn vrijgesteld of op nihil kunnen worden gewaardeerd, zodat deze geen beslag leggen op de vrije ruimte van 1,2%. De volgende vergoedingen en verstrekkingen komen niet ten laste van de vrije ruimte van 1,2%: Voordelen buiten de dienstbetrekking (zie paragraaf Wat behoort niet tot het loon ). Intermediaire kosten (zie paragraaf Wat behoort niet tot het loon ). Voorzieningen die geen privévoordeel met zich meebrengen (zie paragraaf Wat behoort niet tot het loon ). Gerichte vrijstellingen (zie paragraaf Gerichte vrijstellingen ). Nihilwaarderingen (zie paragraaf Verstrekkingen in natura & nihilwaarderingen ). Wat behoort niet tot het loon? De volgende drie soorten vergoedingen en verstrekkingen behoren niet tot het loon en vallen daarmee ook buiten de WKR.
1. Voordelen buiten de dienstbetrekking Het gaat hier om vergoedingen en verstrekkingen, die u doet in een andere hoedanigheid dan als werkgever. Het persoonlijke medeleven of een persoonlijke relatie met de medewerker staat dan voorop. Denk bijvoorbeeld aan een fruitmand bij ziekte of een rouwkrans bij overlijden. Daarnaast vallen kleine geschenken of persoonlijke attenties onder dit begrip, mits cumulatief aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan: 1. het is gebruikelijk dat in een situatie deze attentie ook door anderen (niet-werkgevers) worden verstrekt; 2. er wordt geen geld of een waardebon verstrekt; 3. de factuurwaarde van de attentie bedraagt maximaal 25 (inclusief btw). Denk bij deze kleine geschenken aan een chocoladeletter met Sinterklaas of een bloemetje vanwege de verjaardag van een medewerker. 2. Intermediaire kosten Bij intermediaire kosten doet een medewerker uitgaven in opdracht en voor rekening van u als werkgever. De medewerker schiet de kosten voor. Intermediaire kosten vallen daarmee buiten de loonsfeer en dus ook buiten de WKR. Voorbeelden van intermediaire kosten zijn: De aanschafkosten voor zaken, die tot het vermogen van u als werkgever gaan behoren. Kosten die worden gemaakt voor zaken, die tot het vermogen van u als werkgever behoren en die aan de medewerker ter beschikking zijn gesteld. Bijvoorbeeld benzinekosten die de medewerker voorschiet bij een auto van de zaak. Kosten die samenhangen met de bedrijfsvoering van de werkgever. Representatiekosten en kosten voor relatiegeschenken, bijvoorbeeld de kosten voor een fles wijn die een medewerker koopt voor een klant. 3. Voorzieningen die geen privévoordeel meebrengen De staatssecretaris van Financiën heeft benadrukt dat niet alle voorzieningen die een werkgever voor een medewerker treft loon vormen. Om van loon te kunnen spreken moet er sprake zijn van een voldoende oorzakelijk verband tussen de voorziening en de dienstbetrekking. Daarnaast moet de voorziening een privévoordeel voor de medewerker met zich meebrengen (voordeelcriterium). Voorzieningen, die geen privévoordeel meebrengen vormen geen loon en blijven daarom onbelast. Dit is onafhankelijk van de vraag of ze op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. De staatssecretaris heeft dit (vooralsnog) niet verder toegelicht met voorbeelden, zodat de praktijk moet uitwijzen om welke voorzieningen het gaat. Gerichte vrijstellingen Binnen de WKR bestaat een aantal gerichte vrijstellingen voor duidelijk zakelijke kosten. De volgende kosten vormen in eerste instantie wel loon, maar zijn gericht vrijgesteld onder de WKR (en komen daarmee niet ten laste van de vrije ruimte): Reiskostenvergoeding van maximaal 0,19 per kilometer. Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat om maaltijden bij overwerk, dienstreizen en koopavonden, maar ook de kosten van overnachtingen bij dienstreizen. Cursussen, congressen, seminars, en dergelijke. Studie- en opleidingskosten (inclusief kosten EVCprocedures).
Vakliteratuur en kosten van inschrijving in beroepsregister. Extraterritoriale kosten (30%-regeling). Dit zijn extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst, bijvoorbeeld verstrekking van dubbele huisvesting aan medewerkers uit Oost-Europa. Outplacement. Zakelijke verhuiskosten. Vrijstelling voor branche eigen producten / personeelskorting. Gereedschappen en ICT-communicatiemiddelen, waarbij de werkgever het noodzakelijk acht dat de medewerker hierover beschikt voor de uitoefening van zijn functie (zie ook Noodzakelijkheidscriterium ). Vergoedingen of verstrekkingen voor op de werkplek gebruikte voorzieningen (zie ook Verstrekkingen in natura & nihilwaarderingen ). Noodzakelijkheidscriterium Vanaf 1 januari 2015 wordt het noodzakelijkheidscriterium ingevoerd voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Op grond hiervan kan bijvoorbeeld ook een tablet (ipad) belastingvrij worden verstrekt door de werkgever, mits de werkgever het noodzakelijk acht om in het kader van zijn bedrijfsvoering deze voorziening te verstrekken aan de medewerker. Met andere woorden, de medewerker heeft de verstrekking zonder meer nodig om zijn functie goed uit te kunnen oefenen. Als daarvan sprake is, hoeft de werkgever geen rekening te houden met een eventueel privévoordeel van de medewerker. Door de invoering van het noodzakelijkheidscriterium komt het bestaande onderscheid te vervallen in fiscale behandeling tussen enerzijds computers en tablets (ten minste 90% zakelijk gebruik) en anderzijds telefoons (ten minste 10% zakelijk gebruik). Er wordt niet voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium als de medewerker daarvoor bruto loonbestanddelen inlevert (cafetariaregeling). Voor bestuurders (dus ook DGA s) en commissarissen wordt een extra toets aangelegd om aannemelijk te maken dat een verstrekking van gereedschappen of ICTmiddelen aan hen zakelijk is. Verstrekkingen in natura & nihilwaarderingen Verstrekt u bepaalde zaken in natura dan zullen deze verstrekkingen gewaardeerd moeten worden, waarna de waarde in de vrije ruimte van 1,2% valt. Bij deze waardering geldt als hoofdregel dat de waarde gelijk is aan de factuurwaarde inclusief btw. Alleen als er geen factuur is of als de factuur van een verbonden vennootschap komt, dan moet worden uitgegaan van de waarde in het economische verkeer. Voor producten uit het eigen bedrijf wordt de waarde altijd gesteld op de consumentenprijs. Bepaalde verstrekkingen en voorzieningen op de werkplek mogen vanwege het grote zakelijke karakter echter op nihil worden gewaardeerd. Deze verstrekkingen vallen dus wel onder de WKR, maar er wordt geen waarde aan toegekend, zodat ze dus ook geen beslag leggen op de vrije ruimte. Denk hierbij aan de volgende verstrekkingen: Voorzieningen op de werkplek (gebruik vaste computer, kopieerapparaat). Arbo-voorzieningen. Consumpties tijdens werktijd die geen onderdeel uitmaken van een maaltijd. Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen, waaronder uniformen en werkkleding met een logo van
ten minste 70cm2. Ook valt hieronder ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft. Hypothecaire lening voor een eigen woning (in Belastingplan 2015 is opgemerkt dat deze nihilwaardering mogelijk komt te vervallen, maar er volgt nog een onderzoek naar in welke vorm). Renteloze lening voor (elektrische) fiets of scooter. OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als de medewerker deze kaart ook gebruikt voor het werk. Voor bepaalde verstrekkingen geldt dat een lagere waardering kan worden toegepast dan de factuurwaarde of waarde in het economische verkeer. Dit geldt voor: Maaltijden in bedrijfskantines (2014: 3,15). Huisvesting en inwoning op de werkplek (mits niet vallend onder een gerichte vrijstelling) (2014: 5,35). Kinderopvang op de werkplek. Wat is een werkplek? Bij de nihilwaardering staat de werkplek centraal. Een werkplek is elke plaats waar medewerkers werken en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Een werkplek is bijvoorbeeld een kantoor, een bedrijfskantine, de vergaderzaal, een fabriekshal, de bouwplaats waar een bouwvakker werkzaam is en de vrachtauto van een beroepschauffeur. Een werkruimte in de woning van de medewerker (ook van een DGA) wordt in principe niet gezien als werkplek! Dit is echter wel het geval wanneer de werkruimte een zelfstandig gedeelte van de huur- of koopwoning van de medewerker is. Er is sprake van een zelfstandig gedeelte als de werkruimte bijvoorbeeld verhuurd zou kunnen worden, omdat deze ruimte een eigen opgang en eigen sanitair heeft. Bovenstaande waarderingsregels voor de nihilwaardering gelden tot 1 januari 2015 alleen voor verstrekkingen in natura en dus niet voor vergoedingen in geld. Mocht de werkgever een vergoeding geven, dan komt het volledige bedrag ten laste van de vrije ruimte. Vanaf 2015 komt dit onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkingen te vervallen voor arbo-voorzieningen, zodat het voor die voorzieningen geen verschil meer uitmaakt of deze worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Nadere regelgeving hierover moet nog verschijnen. De vrije ruimte van 1,2% Op werkgeversniveau geldt een vrijstelling van 1,2% van de totale fiscale loonsom van alle medewerkers gezamenlijk (kolom 14 van de loonstaat). Met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium kunt u de ruimte in deze vrijstelling naar eigen inzicht aanwenden voor het personeel zonder een nadere onderbouwing. Het voordeel hiervan is dat u niet meer per individu hoeft te toetsen of een belastingvrije vergoeding of verstrekking mogelijk is. De toetsing vindt op collectief niveau plaats door te beoordelen of de vrije ruimte wel of niet wordt overschreden. De vrije ruimte moet tot 2015 nog worden bepaald per inhoudingsplichtige/per loonheffingennummer. Heeft een inhoudingsplichtige meerdere subnummers, dan wordt deze toch aangemerkt als één inhoudingsplichtige. Vanaf 1 januari 2015 bestaat de mogelijkheid om de WKR op concernniveau te mogen toepassen. Van een concern is sprake als een inhoudingsplichtige het gehele kalenderjaar een belang van ten minste 95% of meer heeft in een andere inhoudingsplichtige. Bij de kosten die onder het forfait van 1,2% vallen moet ook btw in aanmerking worden genomen. Daarnaast is het niet toegestaan om de niet benutte vrije ruimte van een jaar mee te nemen naar het volgende jaar.
De volgende kosten (niet limitatief) vallen daarmee onder het 1,2% forfait: Kerstpakketten. Personeelsreizen en -feesten (buiten de werkplek). Fiets van de zaak. Bedrijfsfitness buiten de werkplek (tenzij volgens Arboplan). Vaste kostenvergoedingen (zonder kostenonderzoek). Maaltijden in bedrijfskantines. Inrichting van de werkruimte thuis (indien geen zelfstandige ruimte). Contributie vakbond. kosten (bijvoorbeeld kosten voor wassen auto van de zaak) en kosten met een gerichte vrijstelling die in de vaste kostenvergoeding zijn opgenomen. In de grondslag van de totale fiscale loonsom mag slechts loon uit vroegere dienstbetrekking (bijvoorbeeld een ontslagvergoeding of een doorbetaling van een WIAuitkering aan een ex-medewerker) in aanmerking worden genomen, als dit loon uit vroegere dienstbetrekking niet meer bedraagt dan 10% van het totale fiscale loon. Het voordeel van de auto van de zaak, het genot van de dienstwoning en bepaalde geldboeten kunnen geen onderdeel uitmaken van de vrije ruimte van 1,2%. Deze voordelen moeten verplicht op de loonstrook tot het loon van de medewerker worden gerekend. Interne representatiekosten. Persoonlijke verzorging. Parkeer-, veer- en tolgelden bij privéauto (als reeds 0,19 per kilometer wordt vergoed). Reiskostenvergoedingen boven 0,19 per kilometer (bij privé-auto). Werkkleding die niet op nihil is gewaardeerd. Rentevoordeel van personeelslening (niet voor eigen woning). Voor zover de vrije ruimte van 1,2% wordt overschreden, betaalt u daarover 80% belasting in de vorm van een eindheffing. Dit eindheffingsloon is geen loon voor de premies volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en ook niet voor de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Is een vaste kostenvergoeding onderbouwd via een kostenonderzoek, dan kunnen bepaalde kosten buiten de vrije ruimte blijven. Denk hierbij aan intermediaire
Einde keuzeregime Voor de jaren 2011 tot en met 2014 kon u jaarlijks kiezen om de oude regels van vrije vergoedingen en verstrekkingen toe te passen. Bij toepassing van het overgangsrecht bleef alles bij het oude, maar er gold wel een beperking van de personeelsfeestenvrijstelling. Vanaf 2015 is elke werkgever verplicht de WKR toe te passen en heeft u dus niet meer de mogelijkheid om te kiezen voor toepassing van de oude regels. Afrekensystematiek De WKR kent tot 2015 nog drie verschillende methoden om per aangiftetijdvak te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden. Vanaf 1 januari 2015 geldt nog maar één afrekeningsmethode. De werkgever zal na afloop van het kalenderjaar moeten toetsen of de vrije ruimte is overschreden. In geval van overschrijding moet de verschuldigde eindheffing worden afgedragen via de aangifte over het eerste aangiftetijdvak van het volgende jaar. (Her)inrichting administratie De wetgeving en de Belastingdienst geven geen voorschriften hoe een werkgever zijn administratie moet inrichten voor de WKR. De werkgever is vrij om dat zelf te bepalen. Wel moet uit uw administratie blijken welke vergoedingen en verstrekkingen (inclusief btw) zijn aangewezen als eindheffingsloon en welk bedrag u ten laste van de vrije ruimte heeft gebracht. Vervolgens kan aan de hand van het totale fiscale loon worden getoetst of u binnen de vrije ruimte van 1,2% blijft of dat u eindheffing bent verschuldigd. Daartoe zullen gegevens uit de financiële en loonadministratie moeten worden gekoppeld. Dit vereist mogelijk aanpassingen in uw administratie. Bovendien is het raadzaam om niet pas na afloop van het kalenderjaar te weten in hoeverre de WKR-pot is gevuld, maar ook tussentijds, zodat u daarmee rekening kunt houden met nieuwe vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Zoals hierboven opgemerkt, moet u ook rekening houden met het bedrag aan btw. Ter beperking van de administratieve lasten is het mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst om met de gemiddelde btw-druk rekening te houden met de kosten in de WKR-pot. Goede vastlegging in de administratie en een zorgvuldige afstemming tussen de financiële en loonadministratie is nodig om de WKR correct uit te voeren. Deze processen vergen in het bijzonder aandacht, indien de financiële administratie en loonadministratie niet door dezelfde partij wordt uitgevoerd. Bij het inboeken van facturen in de administratie moeten bepaalde kosten wellicht worden opgesplitst. Denk aan een factuur voor kerstpakketten, als de werkgever de kerstpakketten niet alleen verstrekt aan medewerkers, maar ook aan uitzendkrachten en/of relaties. Bij een concern (ook bij een holding en een werkmaatschappij) moeten de kosten op de juiste wijze worden toegewezen aan de vennootschap waar de medewerkers op de loonlijst staan (tenzij gebruik wordt gemaakt van de concernregeling). Dit is bijvoorbeeld van belang bij een werkmaatschappij die de kosten betaalt van een personeelsfeest waarbij ook medewerkers van andere groepsvennootschappen aanwezig zijn. Arbeidsvoorwaardenbeleid Met het oog op de invoering van de WKR is het raadzaam dat u stilstaat bij uw arbeidsvoorwaardenbeleid. Als uit een inventarisatie blijkt dat de vrije ruimte van 1,2% wordt overschreden, dan kan het wenselijk zijn om het totale pakket aan vergoedingen en verstrekkingen zodanig te wijzigen dat het forfait niet of zo weinig mogelijk wordt overschreden. U moet zich ervan bewust zijn dat een eenzijdige aanpassing van het arbeidsvoorwaardenbeleid (ten nadele van de
medewerker) niet zomaar mogelijk is. Vaak is instemming van de medewerker of de ondernemingsraad nodig. Ook is het relevant of een cao van toepassing is. Ook onder de WKR kunnen medewerkers via een cafetariaregeling nog steeds belast loon inruilen voor een vergoeding of verstrekking. Binnen de systematiek van de WKR kan dit voor u als werkgever echter in bepaalde situaties zeer nadelig uitwerken. Dit doet zich voor als loon wordt ingeruild voor een verstrekking die niet gericht is vrijgesteld (bijvoorbeeld een fiets van de zaak) én hierdoor de vrije ruimte van 1,2% wordt overschreden. In dat geval betaalt u 80% eindheffing over de waarde van de fiets. Onder het oude stelsel was dit voor u kostenneutraal. Voor meer informatie over de WKR kunt u contact met ons opnemen. Dit document is geschreven met inachtneming van de voorstellen die zijn opgenomen in het Belastingplan 2015 en bijgewerkt tot 11 november 2014. Mogelijk dat deze voorstellen nog wijzigen tijdens de behandeling in het parlement. Daarnaast zijn de standpunten van de Belastingdienst over de WKR voortdurend in ontwikkeling. Het is daarom niet ondenkbaar dat de regeling in de nabije toekomst op bepaalde punten wordt aangepast. Deze whitepaper heeft slechts een informatief karakter en aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend.