Beschrijving administratieve organisatie Jeugdzorg gecontracteerde zorgaanbieders RIGG per 2015 voor zorg in Natura (Concept) Versie : 0.2 DD : 6 januari 2015 Vastgesteld : G.Kalfsbeek, directeur RIGG Pagina 1 van 9
Inleiding Met ingang van de nieuwe Jeugdwet op 1 januari 2015 verloopt het administratieve proces van de jeugdzorg anders dan u als zorgaanbieder gewend was. Dit geldt voor de start van het proces, de registratie, de declaratie en indien van toepassing de facturatie. U krijgt te maken met andere productcodes voor zorgtoewijzing en declaraties. Ook wordt er voor een deel van de zorg een nieuwe managementrapportage en monitoring op het gebied van de jeugdzorg opgezet. Een zorgvuldige afhandeling is van belang voor alle betrokkenen bij het proces, zowel de jeugdige/het gezin, als de gemeente en de zorgaanbieder! Dit document beschrijft de nieuwe administratieve processen en organisatie (AO) vanuit het oogpunt van de zorgaanbieders. Het betreft alleen de Zorg in Natura, dus niet de werkwijze voor PGB s. Voor alle zorgaanbieders geldt dat u: 1. Een contract moet hebben afgesloten via de RIGG, 2. Moet kunnen aansluiten op VECOZO (al of niet via uw applicatieleverancier), 3. Een AGB-code voor uw organisatie moet hebben, 4. Een account moet hebben voor het BZG-portaal. Voor vragen hierover kunt u terecht bij de Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten (RIGG), tel. 050 3676461 of mail RIGG.Secretariaat@groningen.nl Toegang tot de zorg Gemeenten beslissen met ingang van 2015 zelf hoe zij de gemeentelijke basiszorg en de toegang tot onder andere de jeugdhulp en jeugdzorg willen organiseren, bijvoorbeeld via het Centrum voor Jeugd & Gezin of via sociale wijkteams. Welke vorm deze lokale basisteams ook hebben, in elke gemeente zijn er medewerkers die door de colleges zijn gemandateerd om een besluit tot zorgtoewijzing voor jeugdzorg te nemen. Daarnaast kunnen ook huisartsen, jeugdartsen, medisch specialisten en specifieke geregistreerde medewerkers bij de GI (Gecertificeerde Instellinig), doorverwijzen naar jeugdzorg. De 23 Groninger gemeenten kopen wel gezamenlijk de jeugdzorg (zorg in natura) in. Dit gebeurt via de Regionale Inkooporganisatie Groninger Gemeenten (RIGG). Elke gemeente heeft in samenhang met het lokale basisteam(s) (front-office) een back-office ingericht, die zorg moet dragen voor het verwerken van de zorgtoewijzingen via het lokale basisteam. De RIGG zorgt vervolgens voor betaling van de declaratie. Pagina 2 van 9
Start toewijzingen van zorg U kunt alleen een zorgtoekenning van een gemeente ontvangen als U een contract heeft met de RIGG. Rond de start van de zorgverlening moet u over een zorgtoewijzing kunnen beschikken, met uitzondering van spoedsituaties, in dat geval kan het achteraf. Er zijn drie beginsituaties vanaf 1 januari 2015: 1. Een jeugdige 1 krijgt zorg toegekend via basisteam of CJG. De betrokken gemeentelijke back office Jeugd zorgt voor een zorgtoewijzing. 2. Een jeugdige krijgt zorg na doorverwijzing door huisarts/medisch specialist. Een bijzondere situatie is een rechterlijke uitspraak. Vervolgens doet de aanbieder van de feitelijke jeugdzorg hiervan melding aan betrokken gemeentelijke back office Jeugd. 3. Een jeugdige heeft recht op in 2015 doorlopende zorg. Betrokken gemeenten verkrijgen hierover van de zorgaanbieders basisgegevens verstrekt via een landelijk werkende voorziening ( Initiële Vulling Jeugd ). Wijzigingen in de zorg 4. Nadat de zorg is toegekend doen zich wijzigingen voor die verwerkt moeten worden. Betaling en verantwoording 5. De individuele declaraties van tarief gefinancierde zorgaanbieders worden ontvangen en betaald. 6. De budget-gefinancierde instellingen leveren periodiek een verantwoording over de geleverde zorg. De bovenstaande processtappen worden in deze notitie uitgewerkt. 1 waar jeugdige staat moet gelezen worden: jeugdige, zijn of haar ouders, voogd of belanghebbende, ouderlijke gezaghebber van de jeugdige. En waar ondersteuning staat kan zorg en of ondersteuning gelezen worden Pagina 3 van 9
1. Toekenning jeugdzorg door het basisteam/cjg Op het moment dat een medewerker van het basisteam/cjg 2 besluit dat er ondersteuning nodig is voor de jeugdige moet een gemandateerde van dit team de toewijzing doen (toekennen van gevraagde en geadviseerde zorg). De gemandateerden zijn individuele medewerkers, werkzaam in een basisteam, die door B&W zijn geautoriseerd zijn voor het formeel toekennen van zorg. Zonodig wordt overlegd met een provinciaal expertteam. De backoffice bij de gemeente zorgt vervolgens voor vastlegging van de zorgtoewijzing in de applicatie Suite4Jeugdzorg (S4JZ), die aan alle Groninger gemeenten beschikbaar wordt gesteld door de RIGG. De S4JZ staat via een landelijk berichtensysteem en VECOZO in contact met alle zorgaanbieders. Deze centrale vastlegging is vereist voor het door de RIGG kunnen uitvoeren van de cyclus Zorgtoewijzing Zorgdeclaratie Zorgvergoeding namens de 23 Groninger gemeenten. Een belangrijk gegeven bij de zorgtoewijzing is de productcode. Deze productcode geeft aan welke zorg verleend moet worden. Hoe wordt omgegaan met de productcode is afhankelijk van het contract met de zorgaanbieder. Contracten Voor 2015 zijn twee soorten contracten afgesloten met de zorgaanbieders: - Budgetgefinancierd voor zorgaanbieders met een omzet groter dan 100.000 euro in 2013. Van deze instellingen wordt geen declaratie gevraagd. - Tariefgefinancierd, een nacalculatiecontract met plafond voor de overige zorgaanbieders. Deze zorginstellingen werken op nacalculatie (P*Q). Zij dienen een declaratie in voor verrichte werkzaamheden bij de RIGG. 2 De basisvoorziening is divers en per gemeente mogelijk verschillend, in sommige gevallen zijn er sociale teams, soms nog de CJG en soms ook andere vormen. Pagina 4 van 9
Twee soorten productcodes bij zorgtoewijzingen Het berichtenverkeer tussen de S4JZ en alle zorgaanbieders is erop ingericht dat een declaratie van geleverde zorg exact dezelfde productcode kent als de zorgtoewijzing die heeft geleid tot het bieden van de zorg. Alleen dan zijn de toewijzing en de declaratie automatisch te matchen. Op het moment dat een gemandateerde een vorm van jeugdzorg toewijst, is het echter niet altijd mogelijk om al te weten tot welke zorg dit nu (achteraf) exact gaat leiden, Dit geldt met name voor jeugd-ggz. Daarom bestaan er in de productenlijst twee soorten productcodes: Zorg in detail: Codes die zorg in detail aanduiden, die een prijs kennen en waarop dus mag worden gedeclareerd. Deze kunnen gebruikt worden wanneer de toewijzer exact weet weke vorm de jeugdzorg moet krijgen. Containerproduct: Codes die in de vorm van een containerbegrip weergeven wat voor soort zorg er wordt toegewezen. Zo n containerproduct kent geen prijs en er kan achteraf ook niet op worden gedeclareerd. Deze inrichting biedt de ruimte om bij de aanvang van jeugdzorg een breed containerproduct toe te wijzen. Dit is een opzet die veel lijkt op de huidige werkwijze. In de bijlage Beschrijving bij productcodes wordt nader ingegaan op het gebruik van productcodes. Kennis hierover is van belang om tot een juiste administratieve afhandeling te komen. De door de Groninger gemeente gebruikte productcodes zullen onderhouden worden op de landelijke verwijsindex productcodes: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/modules/verwijsindex-productcodes-wmo-en- Jeugdwet.html. Het is de bedoeling dat uw softwareleveranciers en Vecozo deze verwijsindex gaan gebruiken in hun softwareoplossingen. Pagina 5 van 9
2. Verwijzing naar jeugdzorg door huisarts, medisch specialisten en geregistreerde medewerkers GI (omgeleide zorgtoewijzing) Naast het Basisteam/CJG mag een huisarts of medisch specialist ook doorverwijzen naar jeugdzorg. Ook GGZ-artsen en andere beroepssbeoefenaren kunnen, conform wettelijke regelingen besluiten dat jeugdzorg noodzakelijk is. In deze gevallen is de zorgaanbieder conform de contracten met het RIGG er verantwoordelijk voor dit te melden bij de gemeente. Gecontracteerde zorgaanbieders kunnen via de BZG 3 portal een verzoek tot zorgtoewijzing indienen. Binnen elke gemeente zijn een aantal medewerkers backoffice geautoriseerd voor toegang tot deze webportal. In de webportal wordt zichtbaar welke verzoeken tot zorgtoewijzingen er binnen gekomen zijn. De gemeente kan het verzoek in behandeling nemen, weigeren of accepteren. U kunt dit volgen op de BZG portal. Bij weigering, wat zelden zal voorkomen, is er nader overleg tussen gemeente en zorgaanbieder over het vervolg noodzakelijk. Nadat het verzoek geaccepteerd is en verwerkt in de suite4jeugdzorg ontvangt de zorgaanbieder een zorgtoewijzingsbericht op de manier die hierboven in procedure 1 beschreven is. Voor het gebruik van de BZG portal is een aparte handleiding geschreven. Het is voorlopig nog niet mogelijk het verzoek tot zorgtoewijzing geautomatiseerd aan te leveren aan de BZG portal. Bij het gedwongen kader kan de GI 2 rollen vervullen: - De GI krijgt van de rechter een opdracht een maatregel uit te voeren, In dat geval zal de GI een verzoek tot zorgtoewijzing aan de gemeente doen via de BZG-portal. De rechter heeft dan dezelfde rol als de huisarts in de omgeleide toewijzing, de GI heeft de rol van instelling. - De GI kan ook een andere instelling inschakelen om de maatregel (deels) uit te voeren. In dat geval heeft de GI dezelfde rol als de huisarts in de omgeleide toewijzing. De instelling kan dan als hierboven beschreven een verzoek tot zorgtoewijzing doen. 3 Het BZG portal is een tijdelijke voorziening tot dat landelijk deze gegevensstromen zijn geregeld, dat duurt naar verwachting nog tot eind 2015 Pagina 6 van 9
3. Jeugdige heeft recht op in 2015 doorlopende zorg. In het kader van de nieuwe Jeugdwet is afgesproken dat de gemeenten van de zorgaanbieders een minimale gegevensset ontvangen van de kinderen waarvoor de zorg van 2014 doorloopt in 2015. Aan de zorgaanbieders is gevraagd om deze gegevens uiterlijk 9 januari via de landelijke VBOvoorziening aan te leveren. De aanlevering vindt centraal plaats bij de RIGG. Op 12/13 januari wordt de ontvangen informatie doorgestuurd aan de betrokken gemeenten. Vanaf dat moment kan in overleg met de betrokkenen ontbrekende informatie opgevraagd worden, met name wie het gezag heeft over het kind en welke zorgproducten van toepassing zijn. Ook kan de gemeente een woonplaatsbeginsel toets uitvoeren op de ontvangen gegevens. In de loop van januari zullen de ontvangen gegevens worden ingelezen in de suite4jeugdzorg. Na opname van de doorlopende zorgtoewijzingen in de suite4jeugdzorg zal de RIGG conform procedure 1 een nieuwe zorgtoewijzing via de landelijke infrastructuur ter beschikking stellen aan de zorgaanbieders. In alle gevallen wordt de startdatum 1 januari 2015. De eindatum wordt, conform de wetgeving, gezet op uiterlijk 31 december 2015. Pagina 7 van 9
4. Wijzingen na de zorgtoekenning Nadat de zorgwijzing is verstrekt zullen zich wijzigingen voordoen rond de zorg. Het gaat dan om de volgende zaken: - Melding aanvang zorg door zorgaanbieder - Melding weigering zorg door zorgaanbieder - Melding overdracht zorg door zorgaanbieder - Melding einde zorg door zorgaanbieder - Melding einde zorg door gemeente Al deze meldingen zullen via de BZG-portal verlopen en verwerkt moeten worden in de suite4jeugdzorg. De verwerking kan voorlopig alleen handmatig plaatsvinden. De melding aanvang zorg wordt verwerkt in de suite4jeugdzorg, hiermee kan oa. de kwaliteit van de dienstverlening gemonitord worden conform de contractafspraken. Bij de melding weigering zorg zal de zorgtoewijzing in de suite4jeugdzorg aangepast moeten worden en wordt hiervan vanuit de backoffice een signaal gegeven naar het basisteam/cjg ter verdere afhandeling. Er wordt een nieuwe zorgtoewijzing aan een andere zorgaanbieder gedaan conform procedure 1. Hetzelfde geldt voor de overdacht van zorg. Als de overdracht akkoord is wordt een nieuwe zorgtoewijzing cf. procedure 1 uitgevoerd. De meldingen einde zorg vanuit de zorgaanbieder worden in de suite4jeugdzorg verwerkt. In theorie kan de gemeente ook voortijdig de zorg willen beëindigen. Hierover vindt altijd overleg plaats met de zorgaanbieder. De zorgaanbieder meldt toch ook in deze gevallen het einde zorg. Van de mogelijkheid om vanuit de gemeente een einde-zorg melding door te geven via de BZG portal wordt dus geen gebruik gemaakt voor Jeugdzorg. Pagina 8 van 9
5. Betalingen declaraties van tariefgefinancieerde zorgaanbieders Tarief-gefinancierde instellingen worden betaald aan de hand van de declaratieberichten die via de landelijke infrastructuur /VECOZO ontvangen zijn. Als bij de zorgtoewijzing een container productcode is gekozen dan leidt een declaratiebericht niet tot betaling, ook al bevat de declaratie een container -productcode of een detail -productcode. De reden daarvoor is: - Voor een container productcode is geen tarief beschikbaar. - Voor een detail productcode is weliswaar een tarief beschikbaar, maar de declaratie matcht niet met de productcode uit de toewijzing. De enige oplossing 4 om wel tot betaling te komen is de volgende procedure: -1. De zorgaanbieder dient via de BZG-portal een verzoek tot zorgtoewijzing in op het product dat hij wil declareren. -2. De back-office medewerker van de gemeente toetst of het verzoek past binnen een eerder afgegeven container productcode voor dezelfde client en zorgverlener. Zoja dan wordt een nieuw zorgtoewijzingsbericht verstrekt aan de zorgaanbieder conform procedure 1. U kunt vervolgens declaraties indienen op basis van de nieuwe zorgtoewijzing. Na matching in de S4JZ worden de declaraties betaald. 6. Verantwoording budgetgefinancieerde zorgaanbieders Budgetgefinancieerde instellingen hoeven geen declaratieberichten in te dienen, maar verantwoorden periodiek via de BZG-portal. RIGG contractbeheer zal deze informatie samen met de zorginstellingen en gemeenten ontwikkelen. 4 De systematiek is landelijk ontwikkeld. We onderzoeken nog mogelijkheden om dit aan te passen maar dat zal niet op korte termijn lukken. Mogelijk gaat deze werkwijze voor tariefgefinancieerde jeugdggz aanbieders nog anders verlopen omdat het zogenaamde JW321 declaratiebericht van oudsher niet gekoppeld is aan een zorgtoekenningbericht (JW301). Hier is landelijk nog onduidelijkheid over. In de volgende versie van dit document wordt dit dus mogelijk nog aangepast. Pagina 9 van 9