Handleiding simple data entry ProMISe 3 Datum Naam Actie Definitief 30 jan 2013 S.v.Rooden Up to date check 30 jan 2013 27 febr 2014 R. Zwaan Screenshots configuratie testen en screenshots met oude logo van ProMISe aangepast. Nieuwe template gebruikt. 17 maart 2014 24 jun 2014 David Janson Automatisch uitloggen en nieuwe icoontjes 24 jun 2014 28 apr 2015 David Janson Nieuwe inlogprocedure en automatisch locken 28 apr 2015 Advanced Data Management Medische Statistiek - LUMC ADM@lumc.nl www.msbi.nl/promise
Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 Begrippenlijst...3 Inloggen...4 Configuratie testen...5 Wachtwoord aanvragen of wijzigen...6 Inloggen...8 Automatisch locken...8 Data Entry Index...10 Aanmaken nieuwe patiënt...11 Data Entry Editor...12 Knoppen in de Data entry Editor...13 De record locator en overzicht Chapters & Sections...14 Het invoerscherm...15 Aanmaken van een record...16 Zichtbaarheid van variabelen en section headers...16 Overzicht actuele patiënt:...16 Data Entry Overview...17 Tab Help...18 MFI15.docx 2 of 18
Begrippenlijst CHAPTER CIC FILTER ITEM RECORD SECTION TABEL VALUE NAAM NAAM NAAM Hoofdstuk, Hoofdindeling van variabelen Centre Identification Code; een verzameling van patiënten die logisch bij elkaar horen (bv een ziekenhuis). Selectie van variabelen Variabele Groep bij elkaar behorende gegevens, meestal bestaand uit meerdere hoofdstukken Sectie, paragraaf binnen een hoofdstuk, met daarin (bij elkaar gegroepeerde) variabelen Entiteit van variabelen, de gegevens in een tabel zijn geordend in records Ingevoerd getal/cijfer/tekst Verplichte variabele Variabele die verplicht is onder de huidige voorwaarde (Verplichte variabele onder bepaalde voorwaarde Variabele die niet verplicht is onder de huidige voorwaarde (maar wel onder een andere voorwaarde) MFI15.docx 3 of 18
Inloggen Indien uw project een portal pagina heeft via de afdeling ADM van het LUMC, gaat u naar: http://www.msbi.nl/promise/ in de Internet Explorer. (Tip: voeg deze website toe aan uw Favorieten). U komt nu op de ProMISe Portal terecht. Klik nu op Projects, vervolgens op de naam van uw project. Daar kunt u allerlei zaken wat betreft uw eigen project terugvinden. Check deze site met enige regelmaat voor nieuws met betrekking tot uw studie. Een andere opstartoptie is via de website van uw project (indien aanwezig) of via de link welke is toegestuurd door ADM. Het inlogscherm is opgebouwd uit twee delen. Links ziet u: Figuur 1. Het inlogscherm - linkerkant 1. Type of session: De type of session bepaalt wat voor mogelijkheden u heeft na inloggen (voor zover uw account bevoegd is voor deze opties). Standaard staat deze ingesteld op de Data Entry only (simplified). U heeft daarmee geen toegang tot het maken of runnen van rapporten of de exportmogelijkheden van ProMISe en de mogelijkheden binnen data entry zijn iets beperkt. Voor volledig gebruik van alle mogelijkheden binnen uw bevoegdheden kunt u er zelf voor kiezen op te starten met All programs als type of session. 2. Username en password: Hier vult u uw accountgegevens in. 3. Start session button: Als de type of session zo ingesteld staat als u wilt en u heeft uw usernaam en wachtwoord ingevuld, dat drukt u op Start Session. MFI15.docx 4 of 18
Rechts daarvan ziet u: Figuur 2. Het inlogscherm - rechterkant Other Access Modes Hier kunt u switchen naar de inlogpagina van de download facility of de dashboard facility. Configuratie testen Als u voor het eerst met ProMISe gaat werken, dient u eerst uw PC goed in te stellen. Dit doet u door op How to make your PC ProMISe compatible and other important Tips and Tricks te klikken (figuur 1b), en vervolgens op interactive browser configuration checker. U ziet nu het volgende figuur op uw scherm: Figuur 3. Configuratietest Klik in dit scherm op Run the Tests. U krijgt dan een overzicht van instellingen van uw browser met een aanduiding van mogelijke problemen en oplossingen (Figuur 3). MFI15.docx 5 of 18
Figuur 4. Resultaat Configuratietest In de kolom 'Status' ziet u het resultaat: Rood = kan problemen opleveren. Geel = niet optimaal. Groen = OK. Vraagteken = onbekend. Belangrijke punten Gebruik een recente en up-to-date versie van Internet Explorer. Voeg https://www.clinicalresearch.nl toe aan de lijst van vertrouwde websites. Sta popups van www.clinicalresearch.nl toe. Gebruik van ActiveX is toegestaan. De links onder Information and Setup Instructions aan de rechterkant geven een aanwijzing hoe de desbetreffende instelling kan worden gewijzigd. U kunt klikken op de links om informatie te zien hoe u de instellingen kunt wijzigen. Wanneer u de instellingen heeft bekeken en zo nodig aangepast, kunt u terugkeren naar het inlogscherm door op het kruisje rechtsboven te klikken. Wachtwoord aanvragen of wijzigen Uw gebruikersnaam krijgt u altijd van een (ADM) manager. Bij de meeste projecten kunt u daarna zelf een wachtwoord aanvragen. Als u niet zelf een wachtwoord kunt aanvragen, wordt er een opgestuurd. Om een wachtwoord aan te vragen klikt u op Renew password (Figuur 1Error! Reference source not found.). Er opent dan een scherm met een aantal opties (Figuur 5). MFI15.docx 6 of 18
Figuur 5 Een nieuw wachtwoord aanvragen. Om een nieuw wachtwoord te verkrijgen klikt u op de link obtain new password. Vervolgens vult u in het volgende scherm uw gebruikersnaam in en klikt u op de link Request Security Code (Figuur 6). Er wordt dan een code naar uw mobiel of email verzonden (afhankelijk van uw account en de instellingen van het project). Figuur 6 Request Security Code. Met de verzonden security code kunt u een nieuw wachtwoord aanmaken in het volgende scherm. Daarvoor vult u uw gebruikersnaam, security code en twee keer het password van eigen keuze (Figuur 7). Het nieuwe wachtwoord dient te voldoen aan de ProMISe wachtwoord eisen, die op de volgende pagina staan gespecificeerd. Figuur 7 Nieuw wachtwoord invoeren. Wachtwoorden en security codes die u via het inlogscherm opvraagt of van een (ADM) manager krijgt opgestuurd zijn altijd tijdelijk. Deze kunt u niet gebruiken om in te loggen. Als u toch probeert in te loggen met zulk een code krijgt u de volgende foutmelding (Figuur 8). De tijdelijke wachtwoorden en security codes kunnen enkel gebruikt worden om te wijzigen in een valide wachtwoord, zoals op de volgende bladzijde beschreven. MFI15.docx 7 of 18
Figuur 8 Foutmelding bij het inloggen met een tijdelijk wachtwoord of security code. U kunt de melding sluiten door op close window te klikken. Het kan voorkomen dat u een wachtwoord wilt wijzigen, bijvoorbeeld als u een tijdelijk wachtwoord heeft ontvangen. Dat kan door op Renew password Click here te klikken (Error! Reference source not found.). Het scherm zoals in Figuur 5 verschijnt dan weer. Met de optie change valid password kunt een wachtwoord wijzigen. Het scherm zoals in Figuur 9 opent dan. Om uw wachtwoord te wijzigen vult u uw username, uw huidige wachtwoord en dan twee keer uw nieuwe (zelf te kiezen) wachtwoord in. Daarna kunt u met Start Session de ProMISe sessie starten; uw wachtwoord is meteen gewijzigd. Figuur 9 Wachtwoord wijzigen. De eisen van een ProMISe wachtwoord zijn: minimaal 8 karakters, met minstens 3 van de 4 volgende tekens: kleine letter, hoofdletter, leesteken en cijfer. Het tijdelijke wachtwoord dat u heeft ontvangen voldoet som niet aan deze eisen, omdat het uitdrukkelijk bedoeld is als tijdelijk, eenmalig wachtwoord. Uw wachtwoord is strikt persoonlijk. U mag uw account dus niet met anderen delen. Als iemand anders toegang tot de database moet verkrijgen, kunt u bij de projectleiding vragen een account aan te maken. Inloggen Typ op het inlogscherm (figuur 1a) de username die u van de projectleiding heeft ontvangen, en het wachtwoord. Let op: beiden maken onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters, dus zorg dat caps Lock uitgeschakeld is! Klik dan op de knop met het blauwe potlood (Start Session). U dient nu even geduld te hebben terwijl de ProMISe-toepassing geladen en gestart wordt. Automatisch locken Een ProMISe sessie lockt zichzelf automatisch na 30 minuten inactiviteit. Bij elke actie die een gebruiker in ProMISe doet begint deze tijd opnieuw te lopen. Als u ProMISe 30 minuten niet gebruikt, wordt het scherm gelockt. U kunt de gelockte sessie weer hervatten door uw wachtwoord in te vullen. Na MFI15.docx 8 of 18
unlocken kunt u verder werken, uw wijzigingen die nog niet opgeslagen waren kunt u dan alsnog opslaan. Als u het gelockte scherm sluit en er zijn nog wijzigingen die niet zijn opgeslagen, zullen deze verloren gaan. Na 25 minuten inactiviteit geeft ProMISe iedere minuut een waarschuwingstoon tot het zich zelf lockt. MFI15.docx 9 of 18
Data Entry Index Als u ingelogd bent, komt u terecht in de Data Entry Index: U heeft hier een overzicht over de patiënten die in de database aanwezig zijn. Zijn er meer patiënten in de database aanwezig dan er op het scherm zichtbaar zijn, dan ontstaat er een scrollbar waarmee u door kunt scrollen naar patiënten die buiten beeld zijn bij het opstarten. Om een bestaande patiënt te zoeken, kunt u echter ook gebruik maken van de volgende mogelijkheden: 1. Find cases with this text: In het invoervakje typt u bijvoorbeeld (een deel van) de naam of geboortedatum van de patiënt die u wilt zoeken in de database en u drukt op de knop Find cases with this text. De index zal zich daarna dan beperken tot die patiënten bij wie wat u heeft ingetypt voorkomt in één van de variabelen in de kolommen van de index. 2. Sorteren van de kolommen: Alle kolommen van de index kunnen gebruikt worden om de patiënten te sorteren door deze kolom aan te klikken. U sorteert altijd op één van deze kolommen. De kolom waarop u sorteert komt vooraan te staan en een pijltje geeft de sorteerrichting aan. Deze kunt u wijzigen door nogmaals bovenaan deze kolom aan te klikken Wilt u weer alle patiënten zien in de default sortering (op volgnummer in de database), dan klikt u op Get all cases (refresh). Hiermee worden ook patiënten zichtbaar die tijdens de betreffende sessie waren toegevoegd aan de database. U kunt een patiënt laden door met de rechtermuisknop op het volgnummer (zie rode kader) te klikken. MFI15.docx 10 of 18
Aanmaken nieuwe patiënt Om een nieuwe patiënt aan te maken, klikt u op Create Patiënt-record. Onderstaand scherm opent zich dan: Als u slechts voor één centrum bevoegd bent, doet ProMISe een suggestie voor het nummer dat de nieuwe patiënt in de database zal krijgen. Dit is het eerste vrije nummer. Als u dit nummer aanklikt zal ProMISe ter bevestiging vragen of het uw bedoeling is een patiënt record met dit nummer aan te maken: Als u dit met OK bevestigd heeft, springt de cursor naar het invoerveld voor het Burgerservicenummer (indien aanwezig, zo niet dan wordt het record meteen aangemaakt en gaat u door naar punt 4) en daarna naar het invoerveld voor het Lokaal patiëntnummer. Om een patiënt te kunnen aanmaken bent u verplicht minimaal één van deze twee variabelen in te vullen. U klikt dan op Create new Patiënt om het patiënt-record aan te maken. Voordat het record wordt aangemaakt, zal ProMISe eerst kijken of er al een patiënt bestaat (binnen de centra waar u bevoegd voor bent) met hetzelfde nummer. Is dat het geval, dan maakt ProMISe geen nieuwe patiënt aan, maar wordt de betreffende patiënt geopend. MFI15.docx 11 of 18
Data Entry Editor In de Data entry Editor kunt u gegevens gaan invoeren. MFI15.docx 12 of 18
Knoppen in de Data entry Editor Met deze knop gaat u terug naar de plek waar u één klik geleden was. Dit betekent echter niet dat uw laatste actie ook ongedaan wordt gemaakt. U gaat alleen terug via dezelfde weg als u gekomen was. Met deze knop kunt u de lettergrootte op het scherm wijzigen. Als u het grootst mogelijke lettertype heeft bereikt en u drukt nogmaals, begint u weer met het kleinst mogelijke lettertype. Als u met uw linkermuisknop knop op deze knop drukt, kunt u de informatie die op dat moment op het scherm zichtbaar is, printen of converteren naar Excel of word. Als u met uw rechter muis knop op deze knop drukt, kunt u de informatie in het ProMISe outputscherm printen of converteren. Soms opent zich in ProMISe een message-schermpje. Dit kunt u met deze knop zichtbaar maken of verbergen. EXIT: ProMISe afsluiten. Sessie herstarten. Wijzigingen opslaan. Deze teller geeft het aantal wijzigingen aan dat u heeft gemaakt en welke nog niet op de server zijn opgeslagen. Het verdient aanbeveling geregeld op de save knop te drukken om bij bijvoorbeeld een stroomstoring geen gegevens kwijt te raken. Deze knop zit naast de teller met het aantal wijzigingen dat nog niet opgeslagen is. Als u deze knop indrukt worden die wijzigingen ongedaan gemaakt. Met deze knop kunt u records aanmaken. In veel projecten is echter ingesteld dat u patiënt records altijd alleen vanuit de index mag aanmaken, zodat de controle op dubbele patiënten kan worden uitgevoerd. Met deze knop kunt u records verwijderen. NB: verwijdert u een patiënten record, dan worden alle onderliggende records mee verwijderd. MFI15.docx 13 of 18
Met deze knop kunt u het index-variabele van een record wijzigen. Houdt u de Control- en de Alt-toets ingedrukt terwijl u deze knop indrukt, dan kunt u daarmee het hele record kopiëren. De record locator en overzicht Chapters & Sections Aan de linkerkant van het scherm vindt u bovenaan de record locator (in sommige projecten staat dit rechts). Deze geeft een overzicht van de aanwezige records en aan het record op dat moment op uw scherm staat. tekentje kunt u zien welk Onder de record locator vindt u een overzicht van de chapters en sections van het record dat op dat moment op uw scherm staat. In het plaatje hierboven ziet u de chapters en sections van het patiënt record, hieronder van het aneurysma record. Aan de pijltjes kunt u zien welke chapter op dat moment op uw scherm staat. Er is altijd maar één chapter tegelijk in beeld. Er kunnen wel meerdere sections tegelijk in beeld zijn. MFI15.docx 14 of 18
Wilt u na invullen van de variabelen in de sectie Vragenlijst direct door naar het chapter OPERATIE, dan klikt u gewoon op OPERATIE in het overzicht van chapters en sections en dit chapter opent zich dan in uw invoerscherm. Het invoerscherm Variabelen kunt u vullen door met uw muis op een optie te klikken en dan op te klikken of op tab of enter te drukken. Als u zoveel mogelijk het toetsenbord wilt gebruiken, kunt u ook het gewenste MFI15.docx 15 of 18
antwoord intypen. Dit kunt u zowel doen door de waarde in te typen als door de eerste letter in te typen. Zijn er meer antwoordopties die met de betreffende letter beginnen, dan zal bij iedere volgende letter die u intypt het aantal opties verder beperkt worden tot alle opties die met die letters beginnen. Met Met kunt u, als u nog niet op tab of enter gedrukt had, de ingevoerde keuze cancellen. sluit u het schermpje van die variabele. Aanmaken van een record U kunt gebruik maken van de knop aanmaken van records echter automatisch., om een record aan te maken. In veel projecten gaat het Zichtbaarheid van variabelen en section headers Bij sommige variabelen hangt de zichtbaarheid af van het antwoord op een eerder variabele. In sommige gevallen is een hele section niet zichtbaar, in dat geval is dan ook de section header niet zichtbaar. De chapter header is wel altijd zichtbaar. Overzicht actuele patiënt: Rechtsboven in uw scherm heeft u altijd een kleine samenvatting van de identificerende gegevens van de patiënt met wie u bezig bent. MFI15.docx 16 of 18
Data Entry Overview Onder Data entry Overview kunt u met één druk op de knop een overzicht krijgen van de data van de patiënt van wie u op dat moment gegevens invoert. U heeft hier de mogelijkheid te kiezen tussen een horizontale en een verticale lay-out. Over het algemeen zal een horizontale lay-out het best leesbaar zijn. Met de printerknop kunt u dit overzicht printen, converteren of e-mailen. Met behulp van het keuze menu Layout kunt u deze nog naar uw wensen aanpassen. MFI15.docx 17 of 18
Tab Help Onder het tabje Help vindt u een knop om uw sessie mee te herstarten, een mogelijkheid om email te verzenden en wat informatie over uw account en huidige sessie. Als u gebruikt wilt maken van het verzenden van mail, moet u zich ervan bewust zijn dat voor de ontvanger een Download account wordt aangemaakt waarmee deze persoon de informatie van de ProMISe Download Facility kan downloaden. Een mail wordt niet rechtstreeks verzonden. De ontvanger krijgt uiteraard wél bericht dat er informatie voor hem/haar beschikbaar is. Dat bericht bevat een link naar de Download Facility en de username en password van de betreffende persoon. MFI15.docx 18 of 18