Kennisbank Netwerk Notarissen november 2015
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Opzet van de nieuwe kennisbank... 4 2.1 Manieren van zoeken... 4 2.1.1 Zoeken via het zoekscherm... 4 2.1.2 Zoeken via tabblad Zoekresultaten... 5 2.1.3 Zoeken via tabblad Bladeren... 6 2.2 De zoekresultaten en de preview... 7 3 Commentaarfunctie... 8 4 Functies bij gevonden document... 9 5 Attendering... 10 6 Wat is er anders?... 11 2
1 Inleiding Netwerk Notarissen stapt over naar een nieuw online platform voor de kennisbank. Bij het ontsluiten van de kennisbank via het nieuwe platform zijn de volgende doelen gesteld: modellen beter vindbaar maken dan op het huidige WerkNet; kunnen zoeken zowel via zoektermen als via de opbouw en structuur van het kennisbank; heldere en eenduidige naamvorming van de modellen; voorbeeldbrieven alleen integraal aanbieden voor specifieke situaties, anders alleen in de vorm van tekstblokken; op eenvoudige wijze opmerkingen kunnen maken op modellen. Inloggen Per e-mail heeft u een inlognaam en wachtwoord ontvangen. U logt in op de pagina: kennis.netwerknotarissen.nl. 3
2 Opzet van de nieuwe kennisbank Het nieuwe platform voor de kennisbank van Netwerk Notarissen biedt de gebruikers op verschillende manieren toegang tot die kennisbank. Dit wordt hierna in grote lijnen uiteengezet. U logt in op kennis.netwerknotarissen.nl. Op de homepagina vindt u uw zoekhistorie, de meest recente documenten en commentaren. 2.1 Manieren van zoeken 2.1.1 Zoeken via het zoekscherm Bovenaan elke pagina van de kennisbank (rechts naast het logo) staat een zoekscherm waarmee u de hele kennisbank kunt doorzoeken: Het zoekscherm heeft een aanvulfunctie in die zin dat na het intypen van de eerste letters een uitklapmenu verschijnt met daarin de zoektermen die resultaat geven in de kennisbank. Een andere optie is het toevoegen van een sterretje aan het zoekwoord. Bijvoorbeeld invulling van het woord flex* toont documenten als het flextestament, de uitvoering van het flextestament, maar ook het besluit buiten vergadering (omdat in dat document het woord flexbv in de toelichting voorkomt). Na het ingeven van een zoekterm wordt een lijst met gevonden documenten getoond. Alle documenten in de kennisbank zijn full-tekst doorzoekbaar; dat wil zeggen dat ook de documenten waarin het zoekwoord ergens in de tekst voorkomt, worden getoond. U ziet hier van elk gevonden document de naam, de eerste drie regels van de tekst, de auteur, de informatiesoort en de versiedatum. 4
De zoekfunctie hanteert de volgende prioritering in het tonen van de zoekresultaten: 1. naam model, 2. aan het model gekoppelde trefwoorden, 3. woorden in de tekst. Met de filters aan de linkerzijde van uw scherm kunt u uw zoekresultaten verfijnen (op informatiesoort, kennisgebied, trefwoord etc.). U kunt de verschillende filters met elkaar combineren om tot een optimaal zoekresultaat te komen. 2.1.2 Zoeken via tabblad Zoekresultaten Zonder zoekopdracht toont het tabblad Zoekresultaten alle documenten die in de kennisbank staan. Aan de linkerkant kunt u uw zoekopdracht verfijnen op informatiesoort, kennisgebied, datum, draaiboek of trefwoord. Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een of meer akten aandelenlevering, filtert u eerst onder Kennisgebied op besloten vennootschap en daarna op koop en levering aandelen. Daarna klikt u onder Informatiesoort op akten, waarna u de modellen levering van aandelen overhoudt. Uit deze lijst kunt u vervolgens het model van uw keuze aanklikken voor een preview. 5
2.1.3 Zoeken via tabblad Bladeren U kunt ook zoeken via de functie Bladeren. Op het tabblad Bladeren worden alle modellen getoond, waarna daaruit een selectie gemaakt kan worden door middel van een van de grote iconen bovenin het scherm. Icoon auteur: Bij alle documenten wordt een auteur vermeld. Dat is nu steeds het Notarieel Kenniscentrum. De vermelding van de auteur heeft te maken met de mogelijk toekomstige functie waarbij kantoren voorbeeldmodellen in de kennisbank kunnen plaatsen. Icoon kennisgebied: Een groot verschil met de modellenbank op WerkNet is dat de nieuwe kennisbank niet langer is ingedeeld in de categorieën Familierecht, Registergoed, Ondernemingsrecht en Notariaat algemeen, maar in modelfamilies en (waar nodig) subfamilies. Een voorbeeld daarvan is de modelfamilie testamenten en de subfamilie langstlevendentestamenten. In de kennisbank worden een modelfamilie en de bijbehorende subfamilies samen een kennisgebied genoemd. Via kennisgebied kunt u zoeken naar documenten binnen de families. Icoon informatiesoort: Als u filtert met het icoon Informatiesoort, krijgt u bovenin het scherm alle soorten documenten te zien die zich in de kennisbank bevinden. U kunt de verschillende filters ook met elkaar combineren. Icoon datum: Hier kunt u zoeken op datum. 6
2.2 De zoekresultaten en de preview Op het tabblad Zoekresultaten worden de documenten getoond die een treffer van een zoekopdracht opleveren. Na een eventuele verfijning van de zoekopdracht kan het gewenste model geselecteerd worden. Dit model wordt getoond als preview. Excelbestanden worden niet in de preview getoond. Aan de linkerkant van uw scherm worden de bij het model behorende metadata getoond (zoals de versiedatum, de auteur, de informatiesoort, het kennisgebied en de bij het model geplaatste commentaren). U kunt hier het document downloaden. 7
3 Commentaarfunctie Via de commentaarfunctie aan de linkerzijde bij een in preview getoond document kunnen vragen en opmerkingen worden geplaatst bij een model. Dit commentaar is voor iedereen zichtbaar. Van het feit dat er een commentaar geplaatst is, wordt via een signalering melding gemaakt bij het Notarieel Kenniscentrum. U kunt er ook voor kiezen om uw commentaar niet zichtbaar te maken voor anderen door het vinkje stuur dit bericht alleen aan de auteur aan te zetten; het Notarieel Kenniscentrum ontvangt dan een e-mailbericht. 8
4 Functies bij gevonden document Bij elk gevonden document ziet u een aantal symbolen staan. Door op het sterretje te klikken kunt u een zogenaamde notificatie instellen. U volgt hiermee de ontwikkelingen van dat document en krijgt dan een melding als bijvoorbeeld het document wordt aangepast of er een commentaar bij wordt geplaatst. Een uitroepteken tussen de icoontjes betekent dat de leeswijzer bij dat model door het Notarieel Kenniscentrum is ingevuld. De leeswijzer is bedoeld om informatie door te geven aan de behandelaar, bijvoorbeeld dat de vertaling hoort bij een bepaald model met een bepaalde versiedatum. Met het tekstballonnetje kunt u direct de commentaren bij het betreffende model inzien. 9
5 Attendering Naast een notificatie van een document is er een attenderingsfunctie om een groep van modellen te volgen. U kunt een attendering instellen door bij uw zoekresultaten een vinkje te plaatsen bij een familie of subfamilie. In het scherm dat vervolgens geopend wordt, kunt u de naam van de attendering invoeren en aangeven hoe vaak u een attendering wenst te ontvangen. Op de homepagina en onder Mijn account ziet u een overzicht van al uw lopende attenderingen. Een aangemaakte attendering kunt u verwijderen onder Mijn account. 10
6 Wat is er anders? Omdat de nieuwe online platform een andere indeling kent, is door het Notarieel Kenniscentrum een nieuwe opzet van de kennisbank ontworpen. Modellen hebben onder meer een nieuwe naam gekregen, in sommige gevallen een nieuwe kop bovenaan de akte, de voetteksten zijn verwijderd en er zijn trefwoorden aan het model toegevoegd. Daarnaast zijn de modellen omgezet naar een nieuw sjabloon; dit houdt onder meer in dat er met een recentere Word-versie wordt gewerkt en dat in verband met de wijziging van de huisstijl het lettertype is gewijzigd. U bent vrij om elk lettertype te gebruiken dat u wilt. Voor de kantoren die met de huisstijl van Netwerk Notarissen werken, adviseren we voor de brieven en andere cliëntstukken te werken met het lettertype Calibri. De documenten in het nieuwe platform staan allemaal in het lettertype Calibri met uitzondering van de akten die in verband met de leesbaarheid in het lettertype Arial zijn gezet. 11