Fiscale aspecten auto van de zaak

Fiscale aspecten auto van de zaak De regels van de Belastingdienst overzichtelijk gebundeld De registratie van Decos Cartracker is goedgekeurd door Ernst & Young en is goedgekeurd als kilometeradministratie door de Belastingdienst www.cartracker.nl

2

Rijdt u in een auto van uw werkgever? Dan geldt de regeling privégebruik auto van de werkgever. Dat wil zeggen: uw werkgever moet een bedrag als loon in natura bij uw loon tellen voor het voordeel dat u van het privégebruik hebt. Het bedrag dat bij uw loon wordt geteld, is de zogenaamde bijtelling. De bijtelling voor dit privégebruik van de auto is meestal 25% van de cataloguswaarde van de auto. Als u een vergoeding betaalt aan uw werkgever voor het privégebruik van de auto, dan wordt de bijtelling hiermee verminderd. Uw werkgever houdt over de bijtelling loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) in. Uw nettoloon wordt daardoor lager. Uw werkgever hoeft over de bijtelling geen premies werknemersverzekeringen te betalen. De werkgever is verantwoordelijk voor de correcte verwerking van de bijtelling. De werkgever dient over de bijtelling tijdig loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekeringswet in te houden en af te dragen. 3

Auto van de werkgever Bij een auto van de werkgever gaat het niet alleen om een auto die daadwerkelijk eigendom van uw werkgever is. Ook in de volgende situaties hebt u een auto van de werkgever: Uw werkgever heeft met u de afspraak gemaakt dat u de auto alleen voor zakelijke ritten gebruikt. Uw werkgever heeft de auto voor u gehuurd of geleast. U hebt een eigen auto en u hebt met uw werkgever afgesproken dat hij alle kosten (inclusief de afschrijving) van uw eigen auto vergoedt. U hebt zelf een auto gehuurd of geleast en uw werkgever vergoedt de kosten daarvan. Hierbij maakt het in de laatste 3 situaties niet uit of u een vergoeding aan uw werkgever betaalt voor het privégebruik van de auto. Voor welke auto's geldt de regeling privégebruik auto van de werkgever? De regeling geldt in principe voor alle personen- en bestelauto s van de werkgever. Dat wil zeggen: auto's die met rijbewijs B mogen worden bestuurd bestelauto's met de vermelding 'bestelauto' op deel I A (voorheen deel I) van het kentekenbewijs Geen auto van de werkgever Rijdt u met uw eigen auto en krijgt u alleen een vergoeding van 0,19 per kilometer voor zakelijke ritten van uw werkgever? Dan is er geen sprake van een auto van de werkgever. Hoe werkt de regeling privégebruik auto van de werkgever? De regeling privégebruik auto van de werkgever werkt als volgt: Uw werkgever telt per loontijdvak (bijvoorbeeld per maand als u uw loon per maand krijgt) een evenredig deel van het voordeel van het privégebruik bij uw loon als loon in natura. Dit is de bijtelling. Het voordeel van het privégebruik is ten minste 25% van de catalogusprijs van de auto als de auto minder dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik is genomen. Is de auto meer dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik genomen, dan is het voordeel van het privégebruik ten minste 35% van de catalogusprijs van de auto. Dit geldt vanaf 1 januari 2010. 4

Let op! Voor bepaalde milieuvriendelijke auto's geldt geen bijtelling of een lagere bijtelling van 14% of 20%. Zie elders in dit infobulletin. Als het voordeel van het privégebruik meer is dan 25% of 35% van de catalogusprijs, (excessief privégebruik), moet uw werkgever van de hogere waarde uitgaan. Dit is bijvoorbeeld het geval als u heel veel privékilometers met de auto rijdt en heel weinig zakelijke kilometers. Hebt u met uw werkgever afgesproken dat u een eigen bijdrage voor het privégebruik betaalt? Dan wordt deze eigen bijdrage van de bijtelling afgetrokken. Door uw eigen bijdrage mag de bijtelling over een heel kalenderjaar niet negatief zijn. Is uw eigen bijdrage over een heel kalenderjaar hoger dan de bijtelling over een heel kalenderjaar? Dan is de bijtelling over het kalenderjaar per saldo dus 0 en niet negatief. Het is niet de bedoeling dat u uw eigen bijdrage voor het privégebruik aftrekt in uw aangifte inkomstenbelasting. Uw werkgever houdt over de bijtelling loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw in. Daardoor wordt uw nettoloon lager. Uw werkgever moet de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw wel aan u vergoeden. De bijtelling heeft geen gevolgen voor uw pensioenopbouw. U bouwt over de bijtelling voor het privégebruik van de auto dus geen pensioen op. Voorbeeld U hebt van uw werkgever een auto waarvan de catalogusprijs 25.000 is. U krijgt uw loon per maand. Verder betaalt u aan uw werkgever een eigen bijdrage voor het privégebruik van 100 per maand. Uw werkgever telt dan iedere maand als loon in natura bij uw loon: (1/12 x 25% x 25.000 =) 521-100 (eigen bijdrage) = 421. Over deze 421 houdt hij loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw in. Let op! Bent u tijdelijk arbeidsongeschikt of onderbreekt u uw loopbaan doordat u bijvoorbeeld ouderschapsverlof of onbetaald verlof opneemt? En hebt u in deze periode de auto van de werkgever wel tot uw beschikking? Dan telt uw werkgever de bijtelling voor het privégebruik van de auto ook tijdens die periode bij uw loon. 5

Als u niet meer dan 500 privékilometers rijdt Rijdt u met de auto van uw werkgever niet meer dan 500 privékilometers op kalenderjaarbasis? Dan hoeft uw werkgever niets bij uw loon te tellen. U moet wel overtuigend kunnen bewijzen dat u niet meer dan 500 privékilometers rijdt. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Uitzonderingen In een aantal gevallen is de regeling privégebruik auto niet van toepassing. Daarnaast gelden voor sommige auto's afwijkende regels. Kalenderjaarbasis Als u over een heel kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometers met de auto van uw werkgever rijdt, hoeft uw werkgever niets bij uw loon te tellen voor het privégebruik. U gebruikt de auto een aantal maanden niet voor privé Uw werkgever telt de bijtelling ook bij uw loon in de periode dat u de auto niet voor privé gebruikt. Voorbeeld U hebt van 1 januari tot en met 31 december een auto van uw werkgever. Van januari tot en met november rijdt u geen privékilometers met de auto. In december rijdt u 600 privékilometers. Uw werkgever moet dan het hele jaar de bijtelling bij uw loon tellen. U hebt de auto van de werkgever niet een heel kalenderjaar In dit geval moet uw werkgever het aantal privékilometers dat u in die periode met de auto hebt gereden, herleiden tot het aantal privékilometers dat u er in een heel kalenderjaar mee gereden zou hebben. Dit geldt ook als u in een kalenderjaar van werkgever verandert. Voorbeeld 1: U hebt 3 maanden een auto van uw werkgever; geen bijtelling U hebt van 1 januari tot en met 31 maart (3 maanden) een auto van de werkgever. U rijdt in die periode 100 privékilometers met de auto. Omgerekend naar een heel kalenderjaar zou u 12/3 x 100 = 400 privékilometers in totaal rijden. Omdat u op kalenderjaarbasis dus niet meer dan 500 privékilometers rijdt, hoeft uw werkgever geen bijtelling bij uw loon te tellen. Voorbeeld 2: U hebt 3 maanden een auto van uw werkgever; wel bijtelling U rijdt in dezelfde periode als in voorbeeld 1 geen 100, maar 200 privékilometers met de auto. Omgerekend naar een heel kalenderjaar zou u 12/3 x 200 = 800 privékilometers rijden. Als u uw loon per maand krijgt, moet uw werkgever in januari, februari en maart de bijtelling bij uw loon tellen. 6

Voorbeeld 3: U verandert in het kalenderjaar van werkgever U hebt van 1 januari tot en met 30 juni (6 maanden) een auto van werkgever A. U rijdt in die periode 350 privékilometers met de auto. Omgerekend naar een heel kalenderjaar zou u 12/6 x 350 = 700 privékilometers in totaal rijden. U rijdt dan op kalenderjaarbasis dus meer dan 500 privékilometers. Daarom moet werkgever A, als u uw loon per maand krijgt uitbetaald, van januari tot en met juni de bijtelling bij uw loon tellen. Van 1 juli tot en met 31 december (6 maanden) hebt u een auto van werkgever B. U rijdt in die periode 100 privékilometers met de auto. Omgerekend naar een heel kalenderjaar zou u 12/6 x 100 = 200 privékilometers in totaal rijden. Omdat u op kalenderjaarbasis dus niet meer dan 500 privékilometers rijdt, hoeft werkgever B geen bijtelling bij uw loon te tellen. U hebt tegelijkertijd meer dan 1 auto van de werkgever In dit geval moet uw werkgever het privégebruik per auto beoordelen. Hij telt dan bij voor elke auto waarmee u op jaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt. Als u met geen enkele auto op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt, hoeft uw werkgever niets bij te tellen. Voorbeeld Uw werkgever stelt u 2 auto's gelijktijdig ter beschikking. U rijdt met auto 1 op jaarbasis meer dan 500 privékilometers. U kunt aantonen dat u auto 2 niet voor privé gebruikt. In dat geval moet uw werkgever alleen voor auto 1 bijtellen. U krijgt in de loop van het kalenderjaar een andere auto van de werkgever In dit geval moet uw werkgever de bijtelling bij uw loon tellen als u in het kalenderjaar met de auto s in totaal meer dan 500 privékilometers rijdt. Voorbeeld U hebt van 1 januari tot en met 31 maart een auto van de werkgever. Met deze auto rijdt u 50 privékilometers. Van 1 april tot het eind van het jaar hebt u een andere auto van de werkgever. Met deze auto rijdt u 300 privékilometers. Omdat u op kalenderjaarbasis met beide auto s in totaal 350 privékilometers rijdt, hoeft uw werkgever geen bijtelling bij uw loon te tellen. Eigen bijdrage U kunt met uw werkgever afspreken dat u een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto betaalt. Elke eigen bijdrage die u aan uw werkgever betaalt, kan van de bijtelling worden afgetrokken. Dat geldt ook voor een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse en de afkoopsom van het leasebedrag bij het einde van de dienstbetrekking. Let op! Uw eigen bijdrage kan in een loontijdvak (bijvoorbeeld een maand, als u uw loon per maand krijgt) meer zijn dan de bijtelling voor het privégebruik van de auto. In die maand mag de 7

bijtelling dan wel negatief zijn, maar over het hele kalenderjaar mag de bijtelling niet negatief zijn. Eigen bijdrage bij schade Uw eigen bijdrage bij schade mag alleen van de bijtelling worden afgetrokken als de schade niet het gevolg is van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen. Betalingen aan derden Naast de eigen bijdrage die u aan uw werkgever betaalt, kunt u ook bedragen aan derden betalen voor uw auto van de werkgever. Bijvoorbeeld als u zelf parkeer- of benzinekosten betaalt. Deze bedragen mag uw werkgever niet aftrekken van de bijtelling, behalve als u van tevoren met hem hebt afgesproken dat die betaling een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto is. Gevolgen van de bijtelling De bijtelling voor het privégebruik van de auto van de werkgever heeft ook gevolgen voor loonafhankelijke regelingen zoals de zorg-, huur- of kinderopvangtoeslag. Bijtelling en geen loon in geld Als u geen of (te) weinig loon in geld ontvangt, bijvoorbeeld omdat u onbetaald verlof hebt, dan moet uw werkgever wel de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijk bijdrage Zvw die over de bijtelling verschuldigd is, afdragen. In een later loontijdvak (bijvoorbeeld een maand, als u uw loon per maand krijgt) kan hij dit bedrag dan verrekenen met uw netto-inkomen. Hoe wordt de bijtelling berekend? De bijtelling is het voordeel dat u hebt van het privégebruik van de auto van de werkgever. Uw werkgever berekent het voordeel van het privégebruik over de catalogusprijs van de auto. Het voordeel is ten minste 25% van deze catalogusprijs. Als het voordeel van het privégebruik meer is dan 25% van de catalogusprijs, dan moet de werkgever uitgaan van het werkelijke voordeel. Let op! Voor bepaalde milieuvriendelijke auto's geldt een lagere bijtelling van 14% of 20%. Zie elders in dit infobulletin. Bij (bestel)auto's die ouder zijn dan 15 jaar wordt het voordeel van het privégebruik niet berekend over de catalogusprijs. Zie elders in dit infobulletin. Uw werkgever stelt de catalogusprijs van de auto vast. Daarbij is het van belang wanneer het kenteken is toegekend. 8

Voorbeeld 1 U hebt van uw werkgever het hele kalenderjaar een auto waarvan de catalogusprijs 20.000 is. Met deze auto rijdt u meer dan 500 privékilometers. Als u uw loon per maand krijgt, is de bijtelling 1/12 x 25% x 20.000 = 417 per maand. Voorbeeld 2 U hebt van uw werkgever het hele kalenderjaar een milieuvriendelijke auto waarvan de catalogusprijs 20.000 is. Met deze auto rijdt u meer dan 500 privékilometers. Als u uw loon per maand krijgt, is de bijtelling 1/12 x 14% x 20.000 = 233 per maand. Voorbeeld 3 U hebt van 1 januari tot en met 31 maart (3 maanden) een auto van de werkgever waarvan de catalogusprijs 20.000 is. Op kalenderjaarbasis rijdt u met deze auto 800 privékilometers. De bijtelling bedraagt, omgerekend naar het kalenderjaar, 25% van 20.000 = 5.000. Stel dat u uw loon per maand krijgt. In januari, februari en maart wordt dan 1/12 x 25% x 20.000 = 417 bij uw maandloon gerekend. De totale bijtelling is 1.251. Voorbeeld 4 U hebt van 1 januari tot en met 31 maart een auto van de werkgever waarvan de catalogusprijs 15.000 is. Van 1 april tot het eind van het jaar hebt u een milieuvriendelijke auto van de werkgever waarvan de catalogusprijs 25.000 is. Deze auto rijdt op diesel en de CO2-uitstoot is lager dan 95 gram per kilometer. Op kalenderjaarbasis rijdt u met deze auto's meer dan 500 privékilometers. Stel dat u uw loon per maand krijgt. In de eerste 3 maanden is de bijtelling per maand dan 1/12 x 25% x 15.000 = 312. In de laatste 9 maanden is de bijtelling per maand 1/12 x 14% x 25.000 = 292. De totale bijtelling is (3/12 x 25% x 15.000) + (9/12 x 14% x 25.000) = 3.564. Voorbeeld 5 U hebt van uw werkgever het hele kalenderjaar een auto waarvan de catalogusprijs 20.000 is. Met deze auto rijdt u meer dan 500 privékilometers. De bijtelling is dan, als u uw loon per maand krijgt, 1/12 x 25% x 20.000 = 417 per maand. Daarnaast hebt u in de periode juni tot en met augustus ook nog een milieuvriendelijke auto van uw werkgever waarvan de catalogusprijs 25.000 is. Deze auto rijdt op diesel en de CO2-uitstoot is lager dan 140 gram per kilometer. De bijtelling voor deze auto is, omgerekend naar het kalenderjaar, 20% van 25.000 = 5.000. Als u uw loon per maand krijgt, is de bijtelling 1/12 x 5.000 = 417 per maand. De totale bijtelling voor 3 maanden is 3 x 417 = 1.251. De totale bijtelling in het kalenderjaar bedraagt (12 x 417) + 1.251 = 6.255. Lagere bijtelling voor milieuvriendelijke auto s Voor milieuvriendelijke auto s geldt sinds 1 januari 2008 een lagere bijtelling van 14%. Sinds 1 januari 2009 is er een categorie milieuvriendelijke auto s bijgekomen waarvoor een lagere 9

bijtelling geldt van 20%. Met ingang van 1 januari 2010 is er nog een categorie milieuvriendelijke auto's bijgekomen. Hiervoor geldt geen bijtelling. De bijtelling is 14% voor auto's met een CO2-uitstoot die: 95 gram of minder is per kilometer voor auto's die op diesel rijden 110 gram of minder is per kilometer voor auto's die niet op diesel rijden (bijvoorbeeld auto s die rijden op gas of benzine of hybride auto s) De werkgever moet kunnen bewijzen dat de auto hieraan voldoet. De bijtelling is 14%. Maar als er sprake is van excessief privégebruik, dan is de werkelijke waarde van het excessieve privégebruik belast. Hierop mag uw werkgever dan 11% van de waarde van de auto in mindering brengen. Voorbeeld De waarde van de auto is 25.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is 7.500. De bijtelling is nu 7.500 -/- 11% van 25.000 = 4.750. De bijtelling is 20% voor auto's met een CO2-uitstoot die: 116 gram of minder is per kilometer voor auto's die op diesel rijden 140 gram of minder is per kilometer voor auto's die niet op diesel rijden (bijvoorbeeld auto s die rijden op gas of benzine of hybride auto s) Uw werkgever moet kunnen bewijzen dat de auto hieraan voldoet. De bijtelling is 20%. Maar er als sprake is van excessief privégebruik, dan is de werkelijke waarde van het excessieve privégebruik belast. Hierop mag uw werkgever dan 5% van de waarde van de auto in mindering brengen. Er is geen bijtelling voor auto's die een CO2-uitstoot hebben van 0 gram per kilometer. Voorbeeld De waarde van de auto is 25.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is 7.500. De bijtelling is nu 7.500 -/- 5% van 25.000 = 6.250. De CO2-uitstoot van een auto staat op het milieulabel (voor nieuwe personenauto s van na 19 januari 2001) en op het zogenoemde certificaat van overeenstemming. U kunt dit certificaat opvragen bij de fabrikant of de importeur. U kunt ook het CO2-uitstootgegeven gebruiken dat in het brandstofverbruiksboekje staat dat de Dienst wegverkeer (RDW) elk jaar uitgeeft. U kunt deze gegevens ook op de website van de RDW vinden: www.rdw.nl. De bijstelling van de CO2-uitstootgrenzen gebeurt eens in de 4 jaar. De 1e bijstelling is per 1 januari 2013. De bijgestelde uitstootgrenzen gelden voor auto s die volgens het kentekenbewijs een datum van eerste toelating hebben na die bijstelling van de grenzen. 10

Bijtelling niet over de catalogusprijs berekenen Is een (bestel)auto ouder dan 25 jaar, dan moet uw werkgever de bijtelling berekenen over de waarde in het economische verkeer (de huidige waarde van de auto), en niet over de catalogusprijs van de auto. Als de auto bijvoorbeeld op 1 mei 25 jaar oud is, gaat uw werkgever de eerste 4 maanden uit van de catalogusprijs. De overige maanden gaat hij uit van de waarde in het economische verkeer. Om de waarde in het economische verkeer te bepalen kan uw werkgever gebruikmaken van: veilingprijzen de waarde waarop de auto getaxeerd is voor de verzekering actuele kilometerprijzen leaseprijzen Vaak zal bij het bereiken van de 25 jaar een waardesprong optreden, waardoor de bijtelling hoger wordt. Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto s De Belastingdienst en de (belangen)organisaties EVO, VNO-NCW, Uneto-Vni, Bouwend Nederland en Fosag hebben begin 2009 een akkoord gesloten over vereenvoudiging van de rittenregistratie voor bestelauto's. Deze vereenvoudiging vermindert de administratieve last voor u en uw werkgever. Als u door de aard van uw werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag hebt met de bestelauto van de zaak, kan het bijhouden van een rittenregistratie voor u en uw werkgever een grote (administratieve en financiële) last zijn. In dit geval mag u om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met de combinatie van: een vereenvoudigde rittenregistratie de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever Voorwaarden vereenvoudigde rittenregistratie Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met u heeft afgesproken dat: u een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan uw werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft 11

Registratie blijft verplicht, maar u hoeft niet alle ritinformatie meer op het registratieformulier te vermelden, zolang de informatie maar uit de administratie van uw werkgever kan worden gehaald. U mag de vereenvoudigde rittenregistratie alleen gebruiken wanneer u hierover afspraken met uw werkgever hebt vastgelegd. De Belastingdienst heeft hiervoor samen met de (belangen)organisaties een voorbeeldafspraak gemaakt. Eindheffing bij bestelauto s met doorlopend afwisselend gebruik Als u door de aard van het werk samen met 1 of meer collega s een bestelauto doorlopend afwisselend gebruikt, is het vaak moeilijk om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen. Als uw werkgever de regeling voor het privégebruik niet individueel kan toepassen, moet hij eindheffing toepassen op het voordeel van het privégebruik. Deze eindheffing komt voor rekening van uw werkgever. Voor u houdt dat in dat de bijtelling niet tot uw loon wordt gerekend en dat er ook geen loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw op uw loon worden ingehouden. U hoeft in dat geval geen rittenregistratie bij te houden. U kunt aan uw werkgever vragen of hij deze eindheffing toepast. Als dat zo is, dan mag u geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche Werkt u in de autobranche? En maakt u wisselend gebruik van auto's van uw werkgever? Dan kan het voor uw werkgever moeilijk zijn om het voordeel van het privégebruik vast te stellen. Met de 'Handreiking privégebruik auto voor de autobranche' kan uw werkgever het privégebruik makkelijk vaststellen. Let op! De Autodealerregeling 2007 is met ingang van 1 januari 2009 vervallen. 12

Geen bijtelling bij uw loon Voor een aantal auto's hoeft uw werkgever geen bijtelling bij uw loon te tellen, omdat hij ervan uit mag gaan dat u er niet meer dan 500 privékilometers mee rijdt. Het gaat dan om auto's die zijn ingericht om te worden gebruikt: door de politie door de brandweer voor het vervoer van zieken en gewonden voor het vervoer van stoffelijke overschotten voor het vervoer van gevangenen voor het vervoer van zieke of gewonde dieren voor geldtransport Deze auto's moeten ook als zodanig herkenbaar zijn. Regeling privégebruik auto niet van toepassing In de volgende gevallen mag uw werkgever de regeling privégebruik auto niet toepassen: U hebt een bestelauto van uw werkgever die (bijna) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de bestelauto alleen een bestuurdersstoel heeft en de bevestigingspunten van de passagiersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast. Voor deze bestelauto moet uw werkgever de bijtelling op een andere manier berekenen. De bijtelling is dan: (het aantal privékilometers x de kilometerprijs van de bestelauto) - uw bijdrage voor het privégebruik. U hebt een bestelauto van uw werkgever waarvoor een verbod op het privégebruik geldt. En daarnaast wordt aan de volgende 3 voorwaarden voldaan: Uw werkgever legt het verbod schriftelijk vast. De Belastingdienst heeft in overleg met de organisaties VNO en EVO een voorbeeldafspraak gemaakt waarmee het verbod op het privégebruik schriftelijk vastgelegd kan worden. Uw werkgever controleert de naleving van het verbod. Hij kan dit bijvoorbeeld doen door de kilometerstanden te vergelijken met de meldingen van het aantal gereden kilometers die u met de leasemaatschappij(en) bent overeengekomen of met de hoeveelheid gebruikte brandstof, en door toezicht te houden op verkeersboetes, schademeldingen of tanken buiten werktijd. Bij overtreding van het verbod legt uw werkgever u een sanctie op, bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat met de te betalen loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over het privégebruik, verhaal op u van de nageheven loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw of ontslag. 13

U hebt een bestelauto van uw werkgever die u buiten werktijd niet kunt gebruiken, bijvoorbeeld omdat u de bestelauto buiten werktijd op het afgesloten bedrijfsterrein plaatst. U hebt een (bestel)auto waarvoor een (collectieve) afspraak voor het privégebruik geldt. Vraag uw werkgever of dit het geval is. Geen bijtelling bij niet meer dan 500 kilometer privégebruik Uw werkgever hoeft niets bij uw loon te tellen als u overtuigend kunt bewijzen dat u, op kalenderjaarbasis, niet meer dan 500 privékilometers met de auto rijdt. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Let op! Hebt u een auto van uw werkgever voor een wachtdienst? Dan mag uw werkgever alle kilometers die u tijdens deze wachtdienst rijdt, onder bepaalde voorwaarden als zakelijke kilometers beschouwen. U kunt dit bewijs op verschillende manieren leveren: met een sluitende rittenregistratie die u inlevert bij uw werkgever met een Verklaring geen privégebruik auto in combinatie met een sluitende rittenregistratie of ander soort bewijs met een ander soort bewijs Ander bewijs Naast de rittenregistratie, eventueel in combinatie met een 'Verklaring geen privégebruik auto', kunt u ook op een andere manier bewijzen dat u op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met de auto rijdt. Dit is de zogenaamde vrije bewijsleer. Sommige vormen van bewijs zijn in de praktijk wel aanvaardbaar en andere niet. Voorbeelden van aanvaardbaar bewijs U houdt een sluitende rittenregistratie bij doordat u in aanvulling op uw agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten. De maandstaten levert u bij uw werkgever in. U en uw werkgever hebben een schriftelijke overeenkomst (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privégebruik niet is toegestaan. Daarnaast oefent uw werkgever een betrouwbare controle uit op het autogebruik. Ook bent u bij privégebruik niet verzekerd en beschikt u over een eigen auto. U werkt in de autodealerbranche en u maakt gebruik van het document 'Autokostenforfait'. U kunt dit document downloaden. Let op! Als u een bestelauto van uw werkgever hebt waarvoor een verbod op het privégebruik geldt, mag uw werkgever de regeling privégebruik auto niet toepassen als hij aan een aantal voorwaarden voldoet (zie: Regeling privégebruik auto niet van toepassing). In dat geval hoeft u dus geen ander bewijs te leveren dat u op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met de bestelauto rijdt. 14

Onaanvaardbaar bewijs In de volgende situaties is het bewijs niet aanvaardbaar: Er is uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen u en uw werkgever dat gebruik van de auto anders dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, al dan niet op straffe van een sanctie. De overeenkomst voorziet niet in enige vorm van controle, terwijl ook niet is gebleken dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden. Er is alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik en het woonwerkverkeer. Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld van een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats reist). Zo zal bij de vertegenwoordiger een wekelijkse controle bijvoorbeeld meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan in overleg tussen uw werkgever en de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden. Bij controle door de Belastingdienst moet uw werkgever toezicht kunnen bewijzen. Uw werkgever kan ondersteunend bewijs leveren, door ook andere gegevens (die hij eventueel in overleg met ons bepaalt) voor controle beschikbaar te houden. Dat zijn bijvoorbeeld: black-boxregistraties werkroosters vakantieoverzichten ziekte- en verlofstaten garagenota's schaderapporten bekeuringen Rol van Cartracker Om te ontkomen aan de bijtelling voor de inkomstenbelasting en om het werkelijk gebruik van de auto vast te kunnen stellen voor de BTW dient er een sluitende rittenregistratie aanwezig te zijn. Een rittenregistratie dient minimaal aan de volgende voorwaarden te voldoen. Het merk, type en kenteken van de auto; Periode van terbeschikkingstelling van de auto; Per rit: datum; beginstand en eindstand van de kilometerteller; beginadres en eindadres; de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke; het karakter van de rit. Cartracker biedt de gebruiker inzicht in het aantal door de personenauto en/of de bestelauto afgelegde kilometers en het tijdstip waarop deze kilometers zijn afgelegd. Cartracker biedt de mogelijkheid om onderscheid te maken tussen privé gereden kilometers en zakelijke kilometers. Cartracker maakt het dan ook relatief eenvoudig om een sluitende rittenregistratie te produceren. 15

Conclusie Werknemer Cartracker vereenvoudigt het voeren van een correcte kilometeradministratie voor zowel de zakelijke als de privé gereden kilometers. Dit geeft werknemers de mogelijkheid om aan te tonen dat zij de auto van de zaak niet voor meer dan 500 km privé hebben gebruikt. Ondernemers Ook voor een onderneming kan de Cartracker van betekenis zijn. Voor een onderneming is het van belang om goederen de kwalificatie zakelijk dan wel privé te kunnen geven. Door de Cartracker is het mogelijk om de feitelijk gereden zakelijke kilometers te achterhalen en een sluitende rittenadministratie te voeren. Derhalve kan de onderneming exact vaststellen voor welk gedeelte de personenauto of bestelauto zakelijk gebruikt wordt. In voorkomende gevallen is berekening van de werkelijke BTW correctie voordeliger dan de berekening op basis van het forfait. Hierin ligt het voordeel besloten dat wellicht een groter bedrag aan BTW aan voorbelasting kan worden afgetrokken, waardoor de BTW-druk gereduceerd kan worden. Belangrijke mededeling Alhoewel de informatie in dit stuk met zorg is samengesteld, kan dit stuk naar haar aard alleen een algemeen overzicht van enkele van de Inkomstenbelasting- en Omzetbelastinggevolgen van het privé gebruik van zakelijke auto s bevatten. Het stuk dient dan ook ter illustratie van de voordelen van het gebruik van het kilometerregistratiesysteem Cartracker. Wij benadrukken dat bovenstaande niet is bedoeld als algemeen of specifiek fiscaal advies en dat het niet als zodanig dient te worden geïnterpreteerd. Wij adviseren u voor precisering van uw eigen fiscale positie op dit punt contact op te nemen met uw adviseur, opdat met alle bijzondere feiten en omstandigheden die een rol kunnen spelen, rekening kan worden gehouden. 16