Bijtelling Whitepaper. Bijtelling Whitepaper.

Transcriptie

1 Bijtelling Whitepaper 1

2 Wat is bijtelling en hoe betaal je zo min mogelijk? Toch rittenadministratie bijhouden bij 0%-bijtelling. Hoe reken je bijtelling nou precies uit? 2

3 Inhoud Inleiding Basis van de bijtelling Hoe bijtelling berekenen? Regeling Oldtimers Verschillende bijtellingspercentages Bijtelling Verwachte bijtellingscategorieën Bijtellingspercentages auto s met CO2-uitstoot van maximaal 50 gram Eerste tenaamstelling van voor 1 januari Eerste tenaamstelling in 2012 of Tenaamstelling in 2014 of Overgangsregeling overige auto s Overgangsregeling 14% en 20% bijtellingstarief met tenaamstelling voor 1 juli maandenregeling bij 14% en 20% bijtellingstarief met tenaamstelling na 30 juni Niet het hele jaar dezelfde auto Enkele maanden een auto van de zaak Een nieuwe auto in de loop van het kalenderjaar Situatie uit de praktijk Meer dan één auto tegelijk Tijdelijk vervangend vervoer Kenmerken brancheregeling TVL andere cataloguswaarde of bijtellingscategorie? Brancheregeling privégebruik deelauto Aard en inrichting auto van belang voor bijtelling De bestelauto De bestelauto mét berijdersstoel Bijzondere categorieën personenauto s Per 2016 ook bijtelling voor auto s met dubbele cabine en een massa van meer dan Tegemoetkomingen werkgevers en werknemers Handreiking bijtelling privégebruik auto voor autobranche Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijschoolhouders Vereenvoudigde registratie bestelauto s Directeur-grootaandeelhouder Ondernemer en resultaatgenieter

4 5.4. Verklaring geen privégebruik Boetes onterechte Verklaring geen privégebruik Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto Verbod op privégebruik auto Afkoop bij wisselend gebruik van een bestelauto Collectieve afspraak met de Belastingdienst Een sluitende rittenregistratie bijhouden Rittenregistratie met keurmerk voor Belastingdienst Eisen aan rittenregistratie Rit met gemengd karakter Gebruik auto voor andere doelen Werknemer gebruikt auto van de zaak voor eigen onderneming Vervoer in verband met geneeskundige hulp of ziekenbezoek Gebruik auto van de zaak voor reizen in het kader van giften

5 Inleiding In deze Whitepaper informeren wij u over de regelingen bij een auto van de zaak in de breedste zin. Hierbij behandelen we de meest voorkomende regelingen die met zorg zijn samengesteld. Wij hopen u hiermede een goed overzicht te geven van diverse regelgeving en voordelen waar u gebruik van kunt maken. We starten met de basis van de bijtelling, gevolgd door de verschillende bijtellingscategorieën voor 2016, maar ook die voor de opvolgende jaren zoals deze er op het moment van schrijven uitzien. Vervolgens zijn er diverse voorwaarden voor zuinige auto s waarbij het moment van tenaamstelling van belang is en bespreken we de 60-maandenregeling die van toepassing is bij zeer zuinige auto s die na 30 juni 2012 te naam gesteld zijn. In hoofdstuk drie bespreken we hoe het nu precies werkt wanneer er per kalenderjaar meerdere voertuigen door dezelfde bestuurder worden gebruikt of wanneer de bestuurder wisselt van auto halverwege het jaar. Vervolgens bespreken we de regelingen met betrekking tot de bestelauto en gaan we over op tegemoetkomingen van de overheid voor zowel de werkgever als werknemer. Hieronder valt de Verklaring geen Privégebruik auto plus de bijbehorende boetes bij een onterechte verklaring, de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto en zijn er afkoopregelingen voor de bestelauto wanneer deze door meer dan twee bestuurders wordt gebruikt. Hierna gaan we over op het belang van een sluitende rittenregistratie, de mogelijkheden die hiervoor zijn, de eisen van een rittenregistratie en bespreken we het belang van een GPS rittenregistratiesysteem inclusief keurmerk voor de Belastingdienst. Tot slot eindigen we deze Whitepaper met het gebruik van de auto van de zaak voor anderen doelen. Mocht u een bepaalde regeling missen of wenst u meer toelichting over bepaalde onderwerpen, adviseren wij contact op te nemen met uw accountant of de Belastingdienst. Wij bedanken Flynth Adviseurs en de Belastingdienst voor de bijdrage binnen deze Whitepaper in de vorm van achterliggende artikelen en informatie. 5

6 1. Basis van de bijtelling Als er in een auto van de zaak meer dan 500 kilometer privé per jaar wordt gereden, moet de werkgever een bedrag optellen bij het loon van de werknemer omdat de auto wordt gezien als extra inkomsten. Het bedrag dat hieruit komt is de bijtelling. Binnen welk percentage bijtelling het voertuig valt is afhankelijk van de CO2-uitstoot van de auto (zie hoofdstuk 2) Hoe bijtelling berekenen? De bijtelling wordt als volgt berekend: percentage bijtelling x cataloguswaarde eigen bijdrage. Voorbeeld: De leaseauto heeft een cataloguswaarde van , een bijtelling van 25% en een eigen bijdrage van per jaar. De bijtelling is dan: 25% van = per jaar. Voor de netto bijtelling wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het tarief inkomstenbelasting dat van toepassing is. Als het tarief voor de inkomstenbelasting bijvoorbeeld 42% is, dan is bij bovengenoemd voorbeeld de netto bijtelling 42% van 5.050, dus 2.151,- per jaar. (Bron: Belastingdienst) 1.2. Regeling Oldtimers Tot 1 januari 2010 golden de normale bijtellingspercentages voor Oldtimers. Sinds 1 januari 2010 geldt echter voor alle auto s van de zaak die meer dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen een basisbijtellingspercentage van 35%. Bij het rijden van een milieuvriendelijke oldtimer geldt een verlaging van de bijtelling. Lees hier de voorwaarden voor deze verlaging. 6

7 2. Verschillende bijtellingspercentages 2.1. Bijtelling 2016 Er zijn verschillende bijtelling categorieën waarbij de hoogte afhankelijk is van de CO2-uitstoot van het voertuig. De afgelopen jaren is het rijden van een milieuvriendelijke oftewel zuinige auto flink gestimuleerd door de overheid wat ook nog in 2016 wordt beloond. Belangrijk: Wanneer de auto op kenteken wordt gezet, geldt de bijtelling voor de auto zoals de bijtellingscategorieën er op dat moment uitzien O gram/km 4% 1 50 gram/km 15% gram/km 21% > 106 gram/km 25% 2.2. Verwachte bijtellingscategorieën Hoe de bijtelling er de opvolgende jaren gaat uitzien is op het moment van schrijven nog niet duidelijk. In de zomer van 2015 is Autobrief 2 uitgebracht waarin het voorstel is gedaan voor onderstaande bijtellingscategorieën waarvan later bekend wordt gemaakt of deze definitief worden. Dit zou betekenen dat er vanaf 2019 nog maar 2 bijtellingscategorieën zijn, 1 voor zuinige auto s en 1 voor minder zuinige auto s O gram/km 4% 4% 4% 4% 1 50 gram/km 17% 19% 22% 22% gram/km 22% 22% 22% 22% > 106 gram/km 22% 22% 22% 22% 7

8 2.3. Bijtellingspercentages auto s met CO2-uitstoot van maximaal 50 gram Eerste tenaamstelling van voor 1 januari 2012 Voor auto s met een CO2-uitsoot van 0 tot 50 gram waarvan de eerste tenaamstelling ligt voor 1 januari 2012, geldt vanaf 2012 een bijtelling van 0% tot 1 januari Eerste tenaamstelling in 2012 of 2013 Wanneer de datum eerste tenaamstelling ligt in 2012 of 2013, geldt een bijtelling van 0% gedurende 60 maanden. Deze termijn van 60 maanden gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de datum eerste tenaamstelling valt. Op de laatste dag van de 60 maanden moet de werkgever de bijtelling voor privégebruik opnieuw bepalen volgens de bijtellingspercentages die op dat moment gelden Tenaamstelling in 2014 of 2015 Bij tenaamstelling van de auto in 2014 of 2015 geldt een bijtelling van 4% respectievelijk 7% gedurende 60 maanden Overgangsregeling overige auto s De datum eerste tenaamstelling is van belang voor de vraag of: - U gebruik kunt maken van een overgangsregeling. - U de zogenoemde 60-maandenregeling moet toepassen Overgangsregeling 14% en 20% bijtellingstarief met tenaamstelling voor 1 juli 2012 Voor deze voertuigen zijn er drie situaties te onderscheiden: 1. De auto staat na 30 juni aan dezelfde werknemer ter beschikking als daarvoor. In dit geval blijft het bijtellingstarief gelden zolang de werknemer in die auto blijft rijden. Ook wanneer de werknemer vertrekt naar een andere werkgever en de auto door de nieuwe werkgever wordt overgenomen blijft het tarief gelden. 2. De auto blijft op naam van de werkgever of leasemaatschappij, maar de werkgever stelt de auto na 30 juni 2012 aan een andere werknemer ter beschikking. Ook in dit geval blijft bijtellingstarief gelden zoals dat op 30 juni 2012 geldt. 3. De auto verandert na 30 juni 2012 van eigenaar. In dit geval zijn er twee situaties te onderscheiden: De auto blijft ter beschikking staat aan dezelfde werknemer die de auto ook al voor de eigendomsoverdracht ter beschikking had. In dit geval blijft het bijtellingspercentage gelden zoals dat ook op 30 juni 2012 geldt. Als de auto aan een andere werknemer beschikbaar wordt gesteld na de eigendomsoverdracht, blijft het bijtellingstarief zoals dat gold op 30 jun 2012 gelden tot 1 juli

9 maandenregeling bij 14% en 20% bijtellingstarief met tenaamstelling na 30 juni 2012 Valt de eerste tenaamstelling na 30 juni 2012 en geldt op deze datum een verlaagd bijtellingstarief, dan geldt dit bijtellingstarief gedurende 60 maanden. Na deze periode stelt de werkgever het nieuwe bijtellingstarief af volgens de op dat moment geldende bijtellingstarieven. Dit nieuwe percentage geldt vervolgens opnieuw voor 60 maanden. 9

10 3. Niet het hele jaar dezelfde auto 3.1. Enkele maanden een auto van de zaak Heeft u niet voor het hele jaar een auto van de zaak ter beschikking gekregen? Dan moet u het werkelijk aantal privé gereden kilometers bijhouden en herleiden tot een jaartotaal. Dit kan betekenen dat u in totaal meer dan 500 kilometer in een jaar zou rijden en hierdoor in aanmerking komt voor bijtelling, terwijl u misschien geen 500 kilometer privé heeft gereden. Voorbeeld: U heeft van 1 januari tot en met 30 april een auto van de zaak met een catalogusprijs van die niet in de categorie zeer zuinige auto s valt. U rijdt in deze vier maanden 200 kilometer privé. Omgerekend naar een heel jaar zou u 12/4 x 200 = 600 kilometer privé rijden. De bijtelling bedraagt op kalenderjaarbasis 25% van = De bijtelling per maand bedraagt dan 500,00. De totale bijtelling die voor deze vier maanden bedraagt Een nieuwe auto in de loop van het kalenderjaar Als u in de loop van het kalenderjaar een andere auto krijgt, moet uw werkgever de bijtelling voor het privégebruik van elke auto naar tijdsgelang berekenen. Voorbeeld: Wissel van auto bij privégebruik gehele jaar. U heeft een auto van met een bijtelling van 25% wat op jaarbasis is. De bijtelling per maand (1/12 van 6.000) is 500,00. U krijgt per 1 november een auto van tegen een bijtelling van 25% wat bijtelling op jaarbasis is. Per maand bedraagt de bijtelling van deze auto dus 625,00. De totale bijtelling over het kalenderjaar is dan 10 x x 625,00 =

11 Voorbeeld: Wissel van auto; 1 auto privé en andere niet. Nu heeft u een auto van en u rijdt niet privé met de auto van 1 januari tot en met 31 juli. U krijgt een nieuwe auto ter beschikking ( cataloguswaarde) in de periode 1 augustus tot en met 31 december waar u in totaal kilometer privé mee rijdt. Omdat er nu op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt, moet u toch voor het hele jaar bijtelling betalen Situatie uit de praktijk Situatie Een werknemer kreeg in een jaar achtereenvolgens twee auto s van de zaak. De eerste auto had een bijtelling van 25%. De auto die de werknemer daarna kreeg was enorm zuinig en viel onder het bijtellingspercentage van 0%. Hierdoor hield de werkgever geen rekening met een bijtelling voor het privégebruik van de auto. Dit had als reden dat de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto in bezit had. Voor de eerste auto was keurig een rittenregistratie bijgehouden door de werknemer. Deze registratie was volgens de werknemer niet voor de tweede auto nodig vanwege de 0% bijtelling. Resultaat Doordat er een onvolledige rittenadministratie was bijgehouden en de werknemer niet volledig kon aantonen dat hij niet meer dan 500km privé had gereden. Werd er door de inspecteur van de belastingdienst een naheffingsaanslag opgelegd. De inspecteur werd door de rechtbank in het gelijk gesteld. Dit was voor de inspecteur voldoende om naheffingsaanslag op te leggen Bron: Rendement Hierdoor kreeg de werknemer een naheffingsaanslag voor de bijtelling over de catalogus waarde van de eerste auto Meer dan één auto tegelijk Als u meer dan één auto ter beschikking gesteld krijgt, moet uw werkgever de bijtelling voor het privégebruik voor elke auto afzonderlijk berekenen. Wordt er op jaarbasis met geen enkele auto meer dan 500 kilometer privé gereden, hoeft u geen bijtelling te betalen Tijdelijk vervangend vervoer Om dubbele bijtelling te voorkomen bij vervangend vervoer heeft de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) en de Belastingdienst medio 2014 de brancheregeling vervangend leasevoertuig geïntroduceerd. 11

12 Kenmerken brancheregeling De leasemaatschappij komt met zijn klant (de werkgever) overeen dat de leaseauto (de hoofdauto) mag worden vervangen door een tijdelijk vervangend leasevoertuig (TVL) als deze voor een reis of het gebruik beter past. Het TVL kan bijvoorbeeld nodig zijn door een afwijkende: - Aandrijflijn. - Uitvoering de auto heeft meer zitplaatsen of bergruimte. - Voertuigsoort een motorfiets of scooter. In de periode dat een TVL de hoofdauto vervangt, staat de hoofdauto niet ter beschikking aan de werknemer. Dit wordt per tijdelijke vervanging schriftelijk vastgelegd tussen de werkgever en de werknemer. Deze vastlegging maakt deel uit van de loonadministratie en moet binnen de aangifteperiode van het desbetreffende loontijdvak worden opgemaakt. De werknemer moet de hoofdauto, de papieren en de middelen tot toegang van de auto voor de vervangingsperiode inleveren bij de werkgever of leasemaatschappij. Er is nu geen sprake van dubbele fiscale bijtelling als de hoofdauto aantoonbaar is vervangen door een TVL waarvoor fiscale bijtelling wordt toegepast TVL andere cataloguswaarde of bijtellingscategorie? In de periode waarin de hoofdauto niet ter beschikking staat, wordt de bijtelling van deze auto door de werkgever op de normale manier verwerkt. Wijkt de cataloguswaarde en/of de bijtellingscategorie van een ter beschikking gestelde TVL af van die van de hoofdauto? Dan moet de werkgever zorgen voor een juiste verwerking van de bijtelling van het TVL in de aangiften loonheffingen en voor herstel van de ingediende tijdvlakaangiften in overeenstemming met de daarvoor geldende regels voor correctieberichten. Zo is er per saldo tijdens de vervangingsperiode bijtelling verschuldigd voor het TVK Brancheregeling privégebruik deelauto De brancheregeling privégebruik deelauto bevestigt dat een zakelijke deel- of poolauto door werknemers privé kan worden gebruikt zonder dat dit tot bijtelling hoeft te leiden. Een belangrijke voorwaarde is dat de werkgever zich als verhuurder gedraagt. De werkgever moet een marktconform tarief berekenen en een sluitende kilometerregistratie laten bijhouden. De in de regeling opgenomen tarieftabel wordt jaarlijks geactualiseerd. Lees hier meer over de brancheregeling privégebruik deelauto 12

13 4. Aard en inrichting auto van belang voor bijtelling 4.1. De bestelauto Betreft de auto een bestelauto, dan krijgt u alleen te maken met de forfaitaire bijtelling als de auto voor meer dan 10% geschikt is voor privégebruik. De forfaitaire bijtelling geldt niet voor bestel- of serviceauto s met slechts één zitplaats voor de bestuurder, maar ook niet voor vrachtauto s, autobussen of motoren. Wel moet u in die gevallen een eventueel privégebruik op reële basis berekenen. U dient dan het aantal privé-kilometers te vermenigvuldigen met de werkelijke kilometerprijs De bestelauto mét berijdersstoel Als een bestelauto door de aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg geschikt is voor vervoer van goederen, hoeft er geen forfaitaire bijtelling betaald te worden. Dat is bijvoorbeeld zo in het geval bij bepaalde grote bestelauto s of wanneer de bestuurderscabine zo vervuilt is of stinkt dat er geen passagier in meegenomen kan worden. Lees hier meer over de bestelauto en bijtelling Bijzondere categorieën personenauto s Voor sommige personenauto s geldt, tenzij anders blijkt, dat ze voor niet meer dan 500 km voor privédoeleinden aan werknemers ter beschikking worden gesteld. Het gaat hierbij om personenauto s die zijn ingericht en als zodanig aan de buitenkant herkenbaar zijn als politie-, brandweerauto, (dieren)ambulance of als auto voor het vervoer van stoffelijke overschotten, gevangen transport of voor geldtransport zolang deze voldoen aan de voorwaarden voor teruggaaf van de BPM Per 2016 ook bijtelling voor auto s met dubbele cabine en een massa van meer dan Per 1 januari 2016 worden zeer onzuinige motorrijtuigen met de functie van personenvervoer en met een toegestane maximum massa van meer dan kg en zogenaamde dubbele cabine gekwalificeerd als personenauto en niet als vrachtauto. Hierdoor vallen deze auto s ook onder de normale forfaitaire bijtelling. 13

14 5. Tegemoetkomingen werkgevers en werknemers 5.1. Handreiking bijtelling privégebruik auto voor autobranche Werknemers in de autobranche maken gebruik van verschillende demonstratie auto s. Het wisselende gebruik van de voertuigen maakt het moeilijk de bijtelling vast te stellen. Voor die situaties heeft de Belastingdienst de Handreiking Bijtelling privégebruik auto voor de autobranche gepubliceerd. De handreiking geldt niet alleen voor autodealers, maar ook voor handelaren in tweedehands auto s, leasemaatschappijen en importeurs. Kenmerken van de handreiking: - De werkgever moet de bijtelling per dag berekenen. - De werkgever moet de bijtelling baseren op de auto die de werknemer aan het eind van de werkdag meeneemt. Deze auto blijft als basis gelden voor de bijtelling totdat de werknemer de auto weer terugbrengt naar het werk. - Voor die dagen waarop de werknemer geen auto naar huis meeneemt, moet de werkgever de bijtelling baseren op de auto waarop in de afgelopen twee maanden de grondslag het vaakst gebaseerd is. Lees hier meer over de handreiking privégebruik voor autobranche Vereenvoudigde rittenregistratie voor rijschoolhouders Rijschoolhouders die bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak willen voorkomen, kunnen volstaan met een vereenvoudigde rittenregistratie. Hierbij hoeft alleen de begin- en eindkilometerstand per werkdag genoteerd te worden. Samen met de al bestaande leerling administratie moet dit voor de Belastingdienst voldoende beeld geven van de zakelijk gereden kilometers. Lees hier meer over de vereenvoudigde rittenregistratie voor rijschoolhouders 5.3. Vereenvoudigde registratie bestelauto s Als een werknemer door de aard van zijn werkzaamheden veel ritten op een dag met de bestelauto van de zaak moet maken, kan het bijhouden van een rittenregistratie voor hem en zijn werkgever een grote last betekenen. De werknemer mag daarom om praktische redenen het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van: - een vereenvoudigde rittenregistratie. - de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever. - Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat: de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt. privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan. 14

15 de werkgever de zakelijke adressen in zijn administratie heeft. Lees hier meer over de vereenvoudigde registratie voor bestelauto s Directeur-grootaandeelhouder De directeur groot aandeelhouder wordt in het kader van een vereenvoudigde rittenregistratie gezien als een gewone werknemer Ondernemer en resultaatgenieter Bent u ondernemer of resultaatgenieter en rijdt u met uw bestelauto vaak veel ritten op een dag voor uw werk, dan kunt ook u het bewijs dat u niet meer dan 500 privékilometers rijdt leveren met een combinatie van: - een vereenvoudigde rittenregistratie. - de zakelijke adressen in de administratie. - privégebruik tijdens werkt- en lunchtijd is niet toegestaan Verklaring geen privégebruik Als een werknemer op jaarbasis minder dan 500 kilometer rijdt met de auto van de zaak, kan hij een verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. De werkgever hoeft hierbij geen bijtelling meer toe te passen en dus ook geen loonheffingen in te houden. Als een werknemer in een jaar toch meer dan 500 kilometer privé rijdt is hij/zij hier zelf verantwoordelijk voor. Alleen wanneer de Belastingdienst kan bewijzen dat de werkgever wist dat een verklaring onterecht is afgegeven, kan zij ook bij de werkgever aankloppen. De werknemer moet wel kunnen aantonen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé wordt gereden. De beste manier is hiervoor een rittenregistratie bij te houden, waarbij dit met een GPS rittenregistratiesysteem heel gemakkelijk is. Lees meer over het bijhouden van een sluitende rittenregistratie in hoofdstuk 6. Download hier het aanvraagformulier Verklaring geen privégebruik auto Boetes onterechte Verklaring geen privégebruik Als er onterecht gebruik wordt gemaakt van de Verklaring geen privégebruik, moet alsnog de bijtelling worden voldaan en krijgt u te maken met hoge boetes. Verzuimboete Blijkt dat de bijtelling wegens privégebruik auto ten onrechte niet heeft plaatsgevonden, legt de inspecteur een verzuimboete op van 80 procent van het wettelijk maximum van In sommige gevallen kan die boete zelfs worden verhoogd naar 100%. Dit is standaard zo wanneer een onvolledige rittenregistratie wordt overlegd. Deze boet is voor de werknemer, tenzij de werkgever ook op de hoogte was dat de verklaring onterecht is afgegeven. 15

16 Vergrijpboete In geval van grove opzet of grove schuld kan de inspecteur er ook voor kiezen om in plaats van een verzuimboete een vergrijpboete op te leggen van 40% van het bedrag van de naheffing en bij opzet zelfs 80%. Heeft de werknemer een onvolledige rittenregistratie, dan kan de vergrijpboete oplopen tot 100% van het bedrag van de naheffing. Weet u al dat u meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt en heeft u een verklaring geen privé auto? Vul dan snel het wijzigingsformulier is en trek de Verklaring in. Hierbij krijgt u wel een naheffing, maar kan het u een boete besparen. Download hier het formulier om de Verklaring geen privégebruik auto in te trekken Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto Per 1 januari 2012 kan er ook gebruik worden gemaakt van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik. Hiermee wordt aangeven dat er geen enkele kilometer privé wordt gereden in de bestelauto. De werkgever moet via zijn eigen beveiligde deel op de website van de Belastingdienst de verklaring maken, deze door zijn werknemer laten ondertekenen en bewaren bij zijn loonadministratie. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. Zowel de werkgever als werknemer krijgen een ontvangstbevestiging van de verklaring Verbod op privégebruik auto De werkgever kan de werknemer ook een verbod geven op privégebruik van de bestelauto. Dit moet de werkgever schriftelijk vastleggen en bij de loonadministratie bewaren. De werkgever moet voldoende toezicht houden op de handhaving en bij overtreding een passende sanctie opleggen Afkoop bij wisselend gebruik van een bestelauto Als een bestelauto door twee of meer medewerkers wordt gebruikt en rechtvaardigt de aard van de werkzaamheden dat doorlopend wisselend personeel gebruik maakt van de bestelauto, dan geldt voor de werkgever een eindheffing van 300,00 per auto per jaar bijtelling Collectieve afspraak met de Belastingdienst Rijden uw werknemers jaarlijks meer dan 500 kilometer privé in een auto van de zaak, maar komt u niet in aanmerking voor bovenstaande regelingen? Neem dan contact op met de Belastingdienst voor het maken van een collectieve afspraak. 16

17 6. Een sluitende rittenregistratie bijhouden Als er een sluitende rittenregistratie bijgehouden dient te worden, kan dit op diverse manieren. Op de handmatige manier dient elke rit die is gereden handmatig vastgelegd te worden in bijvoorbeeld een boekje of schriftje. Deze manier is tijdrovend en verhoogt de kans op fouten. Een efficiëntere en meer betrouwbare manier is de rittenregistratie te laten bijhouden door een GPS rittenregistratiesysteem. Dit systeem wordt ingebouwd in de auto en registreert door middel van GPS alle ritten automatisch zodat hier geen extra handelingen voor uitgevoerd hoeven te worden. Deze ritten worden vervolgens ook automatisch verstuurd naar een persoonlijk online account, waar de bestuurder de ritten na het inloggen gemakkelijk kan inzien en terugkijken. Ook kunnen er opmerkingen bij een rit geplaatst worden of kan het karakter van een rit worden gewijzigd. Deze volledige rittenregistratie kan vervolgens worden geëxporteerd naar Excel, PDF of een Auditfile voor de Belastingdienst zodat de rittenregistratie ook offline beschikbaar is en beschikbaar gesteld kan worden aan de Belastingdienst Rittenregistratie met keurmerk voor Belastingdienst Sinds eind 2013 bestaat het Keurmerk voor Ritregistratiesystemen waarmee u verzekerd bent van een rittenregistratiesysteem dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit keurmerk is tot stand gekomen tussen Vereniging Auto Van De Zaak (VAVDZ) en de RAI Verenging, diverse branchepartijen en de Belastingdienst. Dit keurmerk biedt de volgende voordelen: U bent gegarandeerd van een kwalitatieve rittenregistratie. De rittenregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. U bent ervan verzekerd dat de privacy en continuïteit van de leverancier gewaarborgd is. Bij controle van de Belastingdienst komt u in aanmerking voor controleverlichting. Lees hier meer over het Keurmerk voor Ritregistratiesystemen 6.2. Eisen aan rittenregistratie De belastingdienst accepteert de administratie wanneer deze sluitend is en onderbouwd kan worden met een agenda en garagenota s. Er morgen absoluut geen hiaten in de administratie zitten. Een sluitende rittenregistratie bestaat uit: - Het merk van de auto. - Het type auto. - Het kenteken van de auto. - De periode waarin de auto tot uw beschikking is gesteld. - Per rit: de datum, de begin- en einstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst, de route die u hebt gereden, aard van de rit (privé of zakelijk), de privé omrijdkilometers als u tijdens dezelfde rit ook zakelijke kilometer rijdt. 17

18 Rit met gemengd karakter Wordt een rit gemaakt met zowel een zakelijk doel als privé, dan heeft de rit een gemengd karakter en gaat het erom wat het hoofddoel is van de rit. Als er een rit wordt gereden van 50 kilometer en het hoofddoel een zakelijk karakter heeft en er 10 kilometer privé wordt gereden. Dan heeft de rit een gemengd karakter waarbinnen u 40 kilometer zakelijk aangeeft en 10 kilometer privé. Het hoofdkarakter van de rit is dan zakelijk. 18

19 7. Gebruik auto voor andere doelen Kilometers die de werknemer/ondernemer rijdt voor een andere dienstbetrekking of een andere onderneming zijn in beginsel privékilometers. Dat geldt niet in onderstaande situaties: Bij loon uit (andere) dienstbetrekking: - Als de auto van de zaak mede namens de andere werkgever ter beschikking wordt gesteld. - Als de werknemer de andere dienstbetrekking uitoefent binnen het kader van de eerste dienstbetrekking. Bij winst uit (andere) onderneming: - Als een zakelijke vergoeding voor de kosten van dat gebruik in de winst is opgenomen. - Als het loon uit de dienstbetrekking deel uitmaakt van de winst uit onderneming Werknemer gebruikt auto van de zaak voor eigen onderneming Als de werknemer de auto van de zaak ook gebruikt voor de eigen onderneming, kan hij een evenredig deel van de bijtelling ten laste van zijn winst uit onderneming brengen. Daarvoor geldt de volgende formule: kilometers voor de eigen onderneming/totale privé-kilometers x het loon in natura. Het loon in natura komt overeen met het bruto bedrag van de bijtelling voor privégebruik vermeerderd met het bedrag waarmee de vergoeding aan de werkgever de bruto-bijtelling overtreft Vervoer in verband met geneeskundige hulp of ziekenbezoek Als de werknemer de auto in verband met genees-/verloskundige hulp gebruikt, mag hij een evenredig deel van de bijtelling in aanmerking nemen bij de becijfering van zijn specifieke ziektekosten Gebruik auto van de zaak voor reizen in het kader van giften Als de door de werknemer/ondernemer gereden kilometers volgens de giftenregeling als gift in aanmerking kunnen worden genomen en hij/zij ziet af van vergoeding van die kosten, dan mag hij/zij 0,19 per kilometer als gift in aanmerking nemen. 19