Auto van de zaak. Goed op weg met de administratie

Transcriptie

1 Auto van de zaak Goed op weg met de administratie

2

3 Inhoudsopgave 1. Wie is eigenaar van de auto? Inleiding Leasevormen Lease of eigen beheer? Bijtelling in de salarisadministratie Bijtelling Eigen bijdrage Loonaangifte Parkeren Geen privégebruik, geen bijtelling Rittenadministratie Afspraken vooraf Verklaring geen privégebruik Overige bewijsmogelijkheden Bestelauto van de zaak Bijtelling Goederenvervoer Verbod privégebruik Afwisselend gebruik Verklaring Vereenvoudigde rittenadministratie 52 Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 3

4 5. Btw-correctie privégebruik Btw-correctie Eigen bijdrage Bestelauto 58 Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 4

5 1. Wie is eigenaar van de auto? Er zijn verschillende mogelijkheden om de werknemer een auto van de zaak ter beschikking te stellen. De werkgever kan een wagenpark zelf aanschaffen of hij kan een contract afsluiten met een leasemaatschappij. Alle mogelijkheden hebben zijn eigen voor- en nadelen, zoals u al verwachtte. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 5

6 1.1 INLEIDING Bestelauto s In de meeste gevallen heeft een werknemer zijn privéauto ook zakelijk in gebruik. Maar soms hoort bij een functie ook de keuze voor een auto van de zaak. Een auto van de zaak is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor werknemers die vaak op de weg zitten. Zij rijden in een auto die het bedrijf heeft aangeschaft of heeft geleaset en mogen daar in de meeste gevallen ook privé gebruik van maken. Voor veel organisaties die auto s van de zaak ter beschikking stellen zijn de autokosten een fors deel van de totale begroting. Daarom is het logisch dat in economisch slechtere tijden voor minder functies een leaseauto wordt aangeboden. Toch blijkt uit cijfers van de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) dat het aantal leaseauto s in Nederland in 2012 licht is gestegen. Vorig jaar reden in Nederland personenauto s rond die waren geleased. Dit is een stijging van 2,6% ten opzichte van Daarnaast rijden ook nog eens auto s die in eigen beheer worden gehouden rond. In totaal dus bijna auto s van de zaak. Onder de bestelauto s is het aandeel lease juist afgenomen. In 2012 telde het Nederlandse wagenpark geleasete bestelwagens. In 2011 waren dit er nog Er is dus sprake van een daling van 8%. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 6

7 Personenauto s in Nederland, bron VNA, autoleasemarkt in cijfers 2012 personenauto s in Nederland 7,8 miljoen (100%) privéauto 6,9 miljoen (88,5%) auto van de zaak (11,5%) privéauto > 50% zakelijk gebruikt (4,2%) privéauto < 50% zakelijk gebruikt 6,6 miljoen (84,3%) leaseauto (7,4%) auto in eigen beheer (4,1%) zakenauto 1,2 miljoen 15,7% Top 10 Dat er bij de aanschaf van een leaseauto de afgelopen jaren meer aandacht is voor kleinere, zuinigere auto s, blijkt uit de top van meest geleasete personenauto s in 2012 (bron NVA), die u op de volgende pagina ziet. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 7

8 1 Renault Mégane 2 Volkswagen Polo 3 Ford Focus 4 Peugeot Volkswagen Passat 6 Volkswagen Golf (Plus) 7 BMW 3-serie 8 Audi A4 9 Skoda Octavia 10 Seat Ibiza Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 8

9 1.2 LEASEVORMEN Eigen beheer Contract Zoals blijkt uit de cijfers in het vorige artikel komt het leasen van de auto van de zaak vaker voor dan het houden van de auto in eigen beheer. Wat is het verschil? Bij eigen beheer schaft de onderneming de auto zelf aan en stelt deze vervolgens ter beschikking aan de werknemer. Voordeel is dat u geen extra kosten betaalt aan een leasemaatschappij. U kunt wellicht de investeringsaftrek toepassen als het gaat om een zeer zuinige auto. Deze komt ook in aanmerking voor de milieu-investeringsaftrek (MIA). U kunt bij een wagenpark in eigen beheer ook zelf gunstige condities bedingen voor bijvoorbeeld de verzekering. Nadeel is dat u rekening moet houden met de onderhoudskosten, verzekering, aanschaf, motorrijtuigenbelasting en afschrijving. Een alternatief is dus leasen. Leasen Leasen is in principe een vorm van huren, of van kredietverstrekking. Voor een bepaalde periode betaalt de werkgever een vast bedrag per maand aan de leasemaatschappij. In ruil daarvoor mag de werknemer gedurende de looptijd van het contract gebruik maken van de auto die hij leaset. Belangrijke elementen in het leasecontract zijn de vergoeding voor de financiering, de looptijd van het contract en wat er gebeurt aan het einde Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 9

10 Vormen van de looptijd: aan wie vallen mee- of tegenvallers in de restwaarde toe. Binnen het leasen zijn er diverse leasevormen te onderscheiden. De meest voorkomende twee leasevormen zijn operational lease en financial lease. Elke leasevorm heeft haar eigen kenmerken. Operational lease Bij operational lease sluit de afnemer (lessee) een contract af voor een bepaalde looptijd met de leasemaatschappij (lessor). De afnemer wordt geen eigenaar van de auto, maar mag deze gebruiken tijdens de contractperiode. In het leasebedrag zijn alle verschillende autokosten zoals onderhoud, afschrijving, rente etc. opgenomen. Het operationele beheer wordt helemaal door de leasemaatschappij verzorgd: verzekering, onderhoud, reparaties, schadeafwikkeling, houderschapsbelasting, vervangend vervoer, hulpdiensten, brandstofadministratie en dergelijke. Dit heeft als voordeel dat de afnemer tijdens de looptijd een vast maandelijks bedrag betaalt voor zowel het gebruik van de auto als de bijkomende componenten. Deze vorm van operational lease wordt in de regel full operational lease genoemd. Twee varianten Er bestaan twee varianten: die met gesloten calculatie (circa 76% van alle contracten) en die met open calculatie (circa 10%). Bij een open calculatie wordt een positief saldo van leasevergoeding en afschrijvings- en onder- Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 10

11 houdskosten over de in een periode beëindigde contracten met de klant gedeeld. Bij gesloten calculatie draagt de leasemaatschappij het restwaarderisico van de auto s. Netto Voordelen Fiscaal Een variant van operational lease is netto operational lease (circa 3% van alle contracten). Het onderhoud wordt dan niet in de leaseprijs meegenomen, aangezien dit geen onderdeel van het leasecontract is. De afnemer moet dan zelf het onderhoud te organiseren. Het contract omvat alleen afschrijving, rente en eventueel motorrijtuigenbelasting. Voordelen van operational lease zijn dat u van te voren weet welke kosten u maakt tijdens de looptijd van het contract. U komt in principe niet voor verrassingen te staan. Alle kosten, exclusief brandstof zijn gedekt in de leaseprijs. Wel moet u rekening houden met mogelijke bepalingen in het contract, zoals eigen risico bij schades, extra kosten per meer gereden kilometer et cetera. Let hierop bij het vergelijken van leasecontracten. Fiscaal bent u bij operational lease niet de eigenaar van de auto. U krijgt dan ook geen investeringsaftrek en u mag niet afschrijven op de auto. Uiteraard kunt u wel de betaalde leasetermijnen aftrekken van uw resultaat. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 11

12 Financieren Financial lease In circa 7% van de contracten gaat het om financial lease. Dit is in feite een soort zakelijke financiering. De afnemer (lessee) sluit een contract af met de leasemaatschappij (lessor) voor het financieren van een auto. Dit kan zowel voor een nieuwe als een gebruikte auto. U wordt ook juridisch eigenaar van de auto dus u moet deze opvoeren op de balans. Ten opzichte van operational lease heeft dit als nadeel dat het uw solvabiliteit en werkkapitaal verlaagt. In tegenstelling tot operational lease betaalt u in de leaseprijs alleen voor het financieren van de auto. Standaard worden de overige componenten als onderhoud, verzekering en wegenbelasting niet meegenomen. Aangezien financial lease een vorm van financieren is zijn in de bepaling van de maandelijkse termijn een aantal elementen van belang. U betaalt gedurende de overeengekomen looptijd van het contract rente over de aanschafprijs (exclusief btw) -/- de aanbetaling. Aflossing betaalt u alleen over het te financieren bedrag -/- de slottermijn. Financial lease biedt u tevens de mogelijkheid om af te schrijven op de auto en u kunt mogelijk de investeringsaftrek claimen. Wagenparkbeheer In circa 5% van de contracten gaat het om (extern) wagenparkbeheer. In dat geval heeft de werkgever de auto s zelf in eigendom, maar brengt hij het beheer onder bij een leasemaat- Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 12

13 schappij. De werkgever bepaalt welke servicecomponenten de leasemaatschappij levert. Dat kunnen alle elementen zijn die full operationele lease ook biedt, maar dan met uitzondering van afschrijving en rente. Wagenparkbeheerders kunnen zo tijd en administratief werk besparen. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 13

14 1.3 LEASE OF EIGEN BEHEER? We zetten de voordelen van operational en financial lease en eigen beheer voor u op een rij. Voordelen van operational lease: vermindering administratieve lasten; vermindering risico's (brand / diefstal / restwaarde); verbetering solvabiliteit (off-balance financiering); geen beslag op werkkapitaal. Voordelen van financial lease: fiscale faciliteiten zijn van toepassing, waaronder afschrijven op de auto; geen beslag op werkkapitaal; financiering van de auto is specifiek op auto afgestemd; na afloop van de leasetermijn bent u eigenaar van de auto. Voordelen aanschaf in eigen beheer: besparing rente en kosten;! De aanschaf legt beslag op het werkkapitaal. Daarom is het raadzaam om de rente af te zetten tegen de opbrengsten die het werkkapitaal anders zou hebben opgebracht. eigenaar, dus positieve restwaardeontwikkeling is voor u; mogelijk recht op investeringsaftrek. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 14

15 2. Bijtelling in de salarisadministratie In veel bedrijven hebben werknemers in een bepaalde functie recht op een leaseauto. In de administratie komt hier uiteraard meer bij kijken dan wanneer de werknemer in zijn eigen auto rijdt. U kunt onder meer te maken krijgen met de bijtelling voor privégebruik. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 15

16 Forfait Werking 2.1 BIJTELLING In de administratie krijgt u te maken met de bijtelling voor de werknemer. Een werknemer met een auto van de zaak geniet voordeel als hij deze ook in privé mag rijden. Om dit voordeel te belasten bestaat het zogeheten autokostenforfait. De regeling van de auto van de zaak (autokostenforfait) houdt in dat de Belastingdienst ervan uitgaat dat de werknemer een auto ook gebruikt voor privédoeleinden als zijn werkgever hem deze auto ter beschikking stelt. Het is dan vervolgens aan de werknemer om tegenbewijs te leveren dat dit niet het geval is. Met andere woorden, privégebruik wordt voorondersteld en tegenbewijs is mogelijk. Hoe werkt de regeling? Een werkgever die een auto van de zaak aan zijn werknemer ter beschikking stelt waarmee jaarlijks meer dan 500 kilometer privé wordt gereden, moet over dit loon in natura loonheffing betalen. Dat gaat in de vorm van een bijtelling van de cataloguswaarde van de auto op het loon. Over de 500- kilometergrens en de bewijslast hierbij leest u verderop in het themadossier meer informatie (hoofdstuk 3). Eerst richten wij ons op de bijtelling. Vijf percentages Er gelden vijf bijtellingspercentages. Hieronder vindt u de percentages en CO 2 -uitstootwaarden die gelden voor auto s die voor het eerst een kenteken kregen tussen 1 januari 2013 en 1 ja- Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 16

17 nuari Het bijtellingspercentage geldt vervolgens voor de komende 60 maanden. Deze periode gaat in op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin voor het eerst een kenteken is afgegeven. Na afloop Het percentage blijft ook gelden als de auto van eigenaar wisselt of als een andere werknemer de auto gaat gebruiken. Direct na afloop van de periode van 60 maanden wordt het percentage opnieuw vastgesteld aan de hand van de regels die op dat moment gelden. Het nieuwe percentage geldt dan weer voor van 60 maanden. 0% voor auto s met een CO 2 -uitstoot van niet meer dan 50 gram per kilometer.; 14% voor zeer zuinige auto s met een CO 2 - uitstoot van maximaal: 88 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt; 95 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt; 20% voor zuinige auto s met een CO 2 - uitstoot van meer dan: 88 en maximaal 112 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt; 95 en maximaal 124 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt; 35% voor auto s die meer dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik is genomen. 25% voor alle andere auto s. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 17

18 2014 Wordt voor het eerst een kenteken afgegeven in 2014? Dan geldt de bijtelling hieronder. 4% voor auto s met een CO 2 -uitstoot van niet meer dan 50 gram per kilometer; 14% voor zeer zuinige auto s met een CO 2 - uitstoot van maximaal: 85 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt; 88 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt; 20% voor zuinige auto s met een CO 2 - uitstoot van meer dan: 85 en maximaal 111 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt; 88 en maximaal 117 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt; 35% voor auto s die meer dan 15 jaar geleden voor het eerst in gebruik is genomen. 25% voor alle andere auto s. Grondslag Oldtimers De grondslag voor de bijtelling is de catalogusprijs van de auto inclusief BPM (aanschafbelasting). De catalogusprijs kan worden gevonden in de officiële Nederlandse prijskranten van fabrikanten en importeurs van het jaar waarin het kentekenbewijs deel I is afgegeven. Het gaat hierbij om de Nederlandse cataloguswaarde. De buitenlandse cataloguswaarde, aanschafprijs en eventuele kortingen zijn dus niet relevant. Voor oldtimers is echter de waarde van de auto in het economische verkeer de grondslag. Bij Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 18

19 deze oude auto s is de catalogusprijs dus niet van belang. Tijdsevenredig Toepassing bijtelling Als de werknemer in de loop van het jaar in dienst is getreden of pas in de loop van het jaar een auto ter beschikking gesteld heeft gekregen, mag de bijtelling tijdsevenredig worden toegepast. Het tijdsevenredig toepassen is vooral van belang voor de berekening van het aantal privékilometers op jaarbasis. De bijtelling op het loon vindt immers in ieder geval per loontijdvak plaats (meestal een maand). Als een auto maar een gedeelte van het jaar mede voor privédoeleinden ter beschikking heeft gestaan, wordt het gedurende die periode gereden aantal privékilometers dus herrekend tot een jaartotaal. Dat geldt ook voor de situatie waarin de werknemer de auto pas in de loop van het jaar ter beschikking heeft gekregen. Voorbeeld Een werkgever stelt aan zijn werknemer per april een luxere auto ter beschikking dan waar hij op dat moment in rijdt. De auto met meer luxe heeft een cataloguswaarde van en de goedkopere auto heeft een waarde van Hoe moet Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 19

20 de bijtelling worden berekend? De eerste drie maanden van het jaar rijdt de werknemer in de auto met een waarde van De bijtelling voor een heel jaar bedraagt dan 25% x = 5.587,50. Per maand is dat 465,63 (afgerond). De werkgever telt dus in januari tot en maart elke maand 465,63 bij zijn loon en houdt over deze bijtelling loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen in. Vanaf april gaat de bijtelling voor de werknemer omhoog. Per maand moet de werkgever dan het volgende bedrag bij het loon tellen: 1/12 x 25% x = 583,23 (afgerond). Meerdere auto s Als de werkgever in het kalenderjaar meer dan één auto tegelijkertijd aan de werknemer ter beschikking stelt, moet hij de bijtelling voor het privégebruik voor elke auto afzonderlijk berekenen. Hij hoeft echter alleen een bijtelling toe te passen voor die auto s waarmee de werknemer op jaarbasis meer dan 500 kilometer in privé rijdt. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 20

21 2.2 EIGEN BIJDRAGE Aftrekbaar? Als de werknemer een eigen bijdrage uit zijn nettoloon betaalt voor het privégebruik, mag u deze bijdrage in mindering brengen op de bijtelling. In beginsel geldt dat voor het gehele bedrag van de eigen bijdrage. Alleen de bijdrage die ziet op privégebruik is aftrekbaar van de bijtelling. Een bijdrage van de werknemer die betrekking heeft op het zakelijk gebruik is dus niet aftrekbaar. Een bijdrage voor woon-werkverkeer is evenmin aftrekbaar, omdat woon-werkverkeer voor de loonheffingen kwalificeert als zakelijk verkeer. Voorwaarde voor aftrek van de eigen bijdrage voor privégebruik is dat werkgever en werknemer dit zwart op wit hebben vastgelegd. Leg de afspraken over de eigen bijdrage die de werknemer betaalt altijd schriftelijk vast en neem nadrukkelijk hierbij op dat de eigen bijdrage ziet op het privégebruik. Als u er de eigen bijdrage in mindering brengt op de bijtelling zonder dat dit zwart op wit is vastgelegd, loopt u een risico op naheffing van loonbelasting. Als voorbeeld van een eigen bijdrage voor privégebruik kunt u denken aan parkeerkosten, accessoires, een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse, een afkoopsom van het leasebedrag bij het einde van de dienstbetrekking, een vast bedrag per gereden privéki- Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 21

22 Boete Benzine Aanschaf Boven norm lometer of een eigen bijdrage bij schade. Voor dit laatste geldt overigens dat de schade niet het gevolg mag zijn van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van de werknemer. Heeft de werknemer een boete opgelegd gekregen omdat de werknemer de auto tegen het verbod van de werkgever in heeft gebruikt voor privédoeleinden, dan is de betaling van de boete geen eigen bijdrage voor het privégebruik. Als de werknemer, naast een vast maandbedrag, maandelijks via inhouding op het loon een bijdrage voor benzinekosten voor privékilometers betaalt, vormt dit ook een eigen bijdrage voor privégebruik die in mindering kan worden gebracht op de bijtelling. Betaalt de werknemer een eigen bijdrage bij de aanschaf van de auto, dan moet de bijtelling nog steeds worden toegepast op de catalogusprijs van de auto en dus niet op de catalogusprijs minus de eigen bijdrage. In de praktijk komt het nogal eens voor dat een werknemer een bedrag aan de werkgever betaalt voor het feit dat hij in een duurdere auto rijdt dan eigenlijk bij zijn functie hoort (de bovennormbijdrage ). De Hoge Raad (13 augustus 2010, ECLI:NL:HR:2010:BK4555) vindt dat de extra eigen bijdrage in verband met een duurdere leaseauto alleen aftrekbaar is voor zover deze betrekking heeft op het privégebruik. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 22

23 Voorbeeld uit de rechtspraak Een werknemer mocht van zijn werkgever binnen een bepaald budget een auto van de zaak uitzoeken. Er werd afgesproken dat hij maximaal privékilometer per jaar mocht rijden. Voor dit privégebruik was de werknemer een vaste maandelijkse eigen bijdrage verschuldigd van per jaar. Omdat de werknemer uit louter privéoverwegingen een auto wilde rijden die in een duurdere prijsklasse viel dan zijn leasebudget toestond, was hij nog een extra eigen bijdrage verschuldigd: de bovennormbijdrage. Deze bedroeg in het desbetreffende jaar in totaal De werknemer reed dat jaar in totaal kilometer. De inspecteur vond dat deze bovennormbijdrage anders dan de gewone eigen bijdrage niet in zijn geheel in aftrek kon komen op de bijtelling voor privégebruik. Hij accepteerde de extra eigen bijdrage alleen voor zover deze toegerekend kon worden aan het privégebruik. De Hoge Raad was het hiermee eens en stond de aftrek alleen toe voor zover deze zag op het privégebruik. Dit betekende dat /51.958ste deel van aftrekbaar was. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 23

24 2.3 LOONAANGIFTE Loon Codes U moet per loontijdvak in de loonaangifte bij de vraag waarde privégebruik auto het bedrag opnemen dat correspondeert met 25% (of 35%, 20% of 14%) van de desbetreffende waarde van de auto vóór aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer. Het gaat om het tijdsevenredige bedrag, dus 25% bijtelling op kalenderjaarbasis gedeeld door het aantal loontijdvakken dat u hanteert. U boekt het bedrag van de bijtelling in kolom 4 van de loonstaat. Een eventuele eigen bijdrage voor privégebruik auto van de werknemer vermeldt u ook in kolom 4 van de loonstaat als negatief bedrag. U vermeldt bij de werknemersgegevens in de aangifte loonheffingen het loon waarover u de loonheffingen heeft berekend. Daarnaast vermeldt u de volgende gegevens: de waarde van het privégebruik auto vóór aftrek van de eigen bijdrage voor privégebruik auto van de werknemer; de eigen bijdrage van de werknemer voor het privégebruik auto. Vindt geen bijtelling plaats voor de auto van de zaak, dan moet u één van de volgende codes vermelden in de aangifte loonheffingen: code 1 ( Afspraak via werkgever met de Belastingdienst ) als de werkgever met de Belastingdienst een collectieve afspraak heeft gemaakt; Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 24

25 code 2 ( Werknemer heeft een Verklaring geen privégebruik auto Belastingdienst ) als de werknemer een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto heeft ingeleverd bij u; code 3 ( Ander bewijs personen en bestelauto ) als de werkgever geen collectieve afspraak heeft gemaakt met de Belastingdienst, of als de werknemer niet een Verklaring geen privégebruik auto heeft ingeleverd bij zijn werkgever; code 6 ( Auto zonder CO 2 -uitstoot ) als de werknemer rijdt in een auto met een CO 2 - uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer en de bijtelling privégebruik auto voor hem 0% is. De werkgever vermeldt deze code niet als zijn werknemer rijdt in een auto zonder CO 2 -uitstoot en de werkgever toch moet bijtellen in verband met excessief privégebruik van de auto.! De werkgever is verantwoordelijk voor inhouding en afdracht van de over de bijtelling verschuldigde loonheffingen. Dit betekent ook dat de bewijslast voor de 500-kilometergrens bij de werkgever ligt. Op dit punt loopt hij dus een risico. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 25

26 2.4 PARKEREN Een werknemer die een auto van de zaak krijgt die hij niet op het werk hoeft achter te laten, zal deze auto in beginsel ergens moeten parkeren. Net zoals bij de parkeerkosten van de werknemer die met zijn eigen auto reist, hangt de vraag of parkeerkosten onbelast zijn te vergoeden af van de vraag of het gaat om een parkeerplaats bij de woning van de werknemer of een parkeerplaats bij de plaats waar de werknemer zijn werkzaamheden verricht. Parkeergelegenheid woning Het vergoeden of verstrekken van een parkeergelegenheid voor de auto van de zaak in of bij de woning van de werknemer is belast. Parkeergelegenheid werk Het vergoeden of verstrekken van een parkeergelegenheid voor de auto van de zaak bij de plaats van de werkzaamheden is onbelast. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 26

27 3. Geen privégebruik, geen bijtelling Als sprake is van een auto van de zaak hoeft dit niet automatisch te betekenen dat u ook daadwerkelijk een bijtelling voor het privégebruik moet toepassen. Kan de werknemer aantonen dat hij in een jaar minder dan 500 kilometer privé heeft gereden, dan mag de bijtelling achterwege blijven. Er zijn ook andere manieren om onder de bijtelling uit te komen. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 27

28 3.1 RITTENADMINISTRATIE Inhoud Gebruikelijk Voor de werknemer geldt de vrije bewijsleer : hij is geheel vrij in het kiezen van zijn bewijs dat hij minder dan 500 privékilometers heeft gereden op jaarbasis. Maar de rittenadministratie is veruit het meest gebruikte bewijsmiddel. De inspecteur kan bij het opvragen van een rittenadministratie ook agenda s en garagenota s opvragen om deze met elkaar te vergelijken. Een rittenadministratie moet op zijn minst het merk, type en kenteken van de auto bevatten en de periode waarin de auto ter beschikking staat. Daarnaast moet de werknemer van iedere rit de volgende gegevens opnemen in de rittenregistratie: datum; begin en eindstand van de kilometerteller; adres van vertrek en aankomstadres; de gevolgde route als deze afwijkt van de meest gebruikelijke route; karakter van de rit (privérit of zakelijke rit). In het model dat de Belastingdienst ter beschikking stelt moet de werknemer de gereden route invullen, maar alleen als deze afwijkt van de meest gebruikelijke route. De gebruikelijke route hoeft niet de kortste route te zijn. Een kleine omweg kan soms sneller zijn en is dus acceptabel. Het is aan te bevelen niet te veel schattingen van afstanden op te voeren in de kilometeradministratie. Dat doet af aan de be- Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 28

29 trouwbaarheid en kan alsnog leiden tot een discussie met de Belastingdienst. Het achteraf opstellen van een kilometeradministratie is ook af te raden. Voorbeeld uit de rechtspraak In een zaak voor het Hof Arnhem (27 september 2010, ECLI:NL:GHARN:2010: BO0524) draaide het om een werkneemster die twee keer op de weg was gesignaleerd terwijl haar rittenregistratie op die dagen geen ritten vermeldde. In dit geval ging de rechter niet akkoord met de verklaring van de werkneemster. Het hof gaf aan dat de rittenregistratie niet steeds nauwkeurig was bijgehouden en dat de plaats van bestemming van een rit verschillende keren ontbrak. Ook was niet vermeld welke adressen en/of welke zakelijke relaties waren bezocht. Dat maakte de rittenregistratie volgens het hof oncontroleerbaar. De inspecteur had de naheffingsaanslag met (uiteindelijk) 25% boete dan ook terecht opgelegd. Black box Het (beperkte) privégebruik is ook aan te tonen met een blackboxsysteem. Een blackboxsysteem legt nauwkeurig de met de auto gereden kilometers vast. Vaak is in de schriftelijke rap- Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 29

30 portage elke afzonderlijke rit terug te vinden. In dat opzicht kan de black box een bijdrage leveren aan het inperken van de administratieve inspanningen, omdat automatisch een veelheid van ritgegevens wordt vastgelegd. Let echter op, de bestuurder moet zelf aangeven of het om een zakelijke of privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenadministratie kan daarom een relatie tussen de rapportage en ander schriftelijk bewijs (agenda s en dergelijke) nodig blijven.! Als een werknemer een onjuiste of onvolledige rittenadministratie heeft overlegd, kan de fiscus een naheffingsaanslag opleggen met een boete van maximaal 100% van het na te heffen bedrag! Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 30

31 3.2 AFSPRAKEN VOORAF Verklaring Het is mogelijk vooraf een collectieve afspraak te maken met de Belastingdienst over toepassing van de bijtelling en het leveren van bewijs. Voor een dergelijke afspraak moet men alle relevante gegevens van de desbetreffende werknemers overhandigen. De afspraak geldt uitsluitend ten aanzien van werknemers die een verklaring ondertekenen waarin is opgenomen dat de werknemer akkoord gaat met de afspraak die is getroffen door tussenkomst van de werkgever. Werknemers die al een afspraak hebben met hun inspecteur, blijven daaraan gebonden. Als bij controle achteraf blijkt dat gemaakte afspraken door de werkgever niet zijn nageleefd, kunnen partijen zich ter voorkoming van een bijtelling niet op de afspraak beroepen. De bijtelling geldt onverkort als de afspraak niet wordt nageleefd, tenzij de werknemer op een andere manier laat blijken dat hij niet meer dan 500 kilometer heeft gereden voor privédoeleinden. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 31

32 3.3 VERKLARING GEEN PRIVÉGEBRUIK Administratie In een Verklaring geen privégebruik auto geeft de werknemer aan dat hij niet meer dan 500 privékilometers per kalenderjaar in de auto zal rijden, op grond waarvan de werkgever de bijtelling achterwege mag laten. Een dergelijke verklaring kan de werknemer aanvragen bij de inspecteur. De Belastingdienst geeft doorgaans binnen acht weken na ontvangst van het aanvraagformulier de Verklaring geen privégebruik auto af. Wordt het verzoek afgewezen, dan kan de werknemer hiertegen in bezwaar gaan. De werknemer geeft vervolgens de verklaring bij de werkgever af waarna u de bijtelling achterwege kan laten. U moet een kopie van de verklaring in de administratie bewaren. Met de verklaring kan de bijtelling achterwege worden gelaten vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover het loon moet worden berekend. De bijtelling mag dus niet worden gecorrigeerd voor loontijdvakken waarover de werknemer al loon heeft ontvangen. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 32

33 Voorbeeld Een werkgever heeft aan zijn werknemer een auto van de zaak ter beschikking gesteld. Op 23 mei heeft de werkgever aan hem het loon over mei betaald. Bij de loonberekening is rekening gehouden met bijtelling privégebruik auto. Op 25 mei geeft de werknemer zijn werkgever een afschrift van zijn Verklaring geen privégebruik auto. Door deze verklaring moet de bijtelling voor privégebruik auto vanaf juni achterwege worden gelaten. Persoon! De Verklaring geen privégebruik auto moet door de werknemer zelf worden aangevraagd en dus niet door de werkgever. Uiteraard kunt u werknemers wel erop wijzen hoe zij de verklaring kunnen aanvragen. Een verklaring vrijwaart de werkgever in beginsel van de aansprakelijkheid dat uw werknemer meer dan 500 kilometer privé rijdt. De bewijslast ligt in deze situatie namelijk niet meer bij de werkgever, maar bij de werknemer. De verklaring is persoonsgebonden. Dit betekent dat de werknemer bij wisseling van werkgever geen nieuwe verklaring hoeft aan te vragen. De verklaring kan ook worden gebruikt als Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 33

34 de werknemer in wisselende auto s van de zaak rijdt. Het risico ligt op de loer dat de werknemer na verloop van tijd vergeet dat hij een verklaring heeft. De Belastingdienst zal daarom deze werknemers jaarlijks schriftelijk op het bestaan van de verklaring wijzen. Aantonen Werknemers moeten er wel rekening mee houden dat de Belastingdienst hen op elk moment kan lastig vallen met het verzoek het privégebruik overtuigend aan te tonen. De werknemer moet in dat geval (door middel van een rittenadministratie) kunnen aantonen dat hij in een bepaald jaar maximaal 500 kilometer privé heeft gereden. Een verklaring betekent dus niet dat voor een werknemer de rittenadministratie verleden tijd is! Slaagt de werknemer niet in zijn bewijslast, dan krijgt hij een naheffingsaanslag loonbelasting opgelegd. Kwader trouw! Werknemers die aan hun werkgevers een verklaring hebben overhandigd moeten op verzoek van de inspecteur op elk moment kunnen aantonen dat zij jaarlijks minder dan 500 kilometer privé rijden. Dat kunnen zij het beste doen aan de hand van een rittenadministratie. U doet er verstandig aan hen op deze verantwoordelijkheid te wijzen! Een Verklaring geen privégebruik auto zorgt er dus voor dat de werkgever is gevrijwaard van een naheffingsaanslag loonheffingen. Er geldt echter één uitzondering. Is de werkgever ervan Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 34

35 op de hoogte dat de verklaring ten onrechte aan de werknemer is afgegeven (hij weet bijvoorbeeld op basis van boetes en benzinebonnen dat de werknemer meer dan 500 kilometer in privé rijdt), dan komt het risico van het niet bijtellen toch weer voor zijn rekening! De Belastingdienst zal dan aan de werkgever een naheffingsaanslag loonheffingen opleggen. Voorbeeld Een werknemer met een salaris van per maand rijdt in een auto van de zaak met een cataloguswaarde van De werknemer heeft een Verklaring geen privégebruik auto ontvangen en deze aan de werkgever overhandigd. De werkgever houdt hierdoor geen loonheffing over de auto in. Als bij controle blijkt dat de 500 km-grens is overschreden en de werkgever te kwader trouw was, kan de Belastingdienst de volgende naheffingsaanslag aan de werkgever opleggen. Bijtelling x 25% = x tarief (stel 42%) = Een eventuele boete van 80% (bij opzet) leidt tot een aanslag van 5.670! Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 35

36 Gevolgen Intrekking U doet er verstandig aan om aan het eind van het jaar te controleren of alle Verklaringen geen privégebruik auto in de administratie op orde zijn. Leg schriftelijk vast dat werknemers de verplichting hebben om privégebruik van meer dan 500 kilometer bij de Belastingdienst te melden. De verklaring geldt voor onbepaalde tijd. Met andere woorden, tot de situatie van de werknemer wijzigt. Als de omstandigheden wijzigen waaronder de werknemer de verklaring heeft aangevraagd, moet hij dat zo spoedig mogelijk aan de Belastingdienst melden. Gaat de werknemer bijvoorbeeld meer dan 500 privékilometers rijden, dan moet de werknemer de Belastingdienst verzoeken de verklaring in te trekken. De Belastingdienst kan de verklaring ook ambtshalve intrekken als bijvoorbeeld bij een controle blijkt dat de werknemer niet kan bewijzen dat het privégebruik minder dan 500 kilometer is. De intrekking op verzoek en de ambtshalve intrekking kunnen plaatsvinden met terugwerkende kracht. Uiteraard stelt de Belastingdienst de werkgever hiervan op de hoogte. De volgende wijzigingen leiden tot het intrekken van de verklaring: de werknemer gaat in het kalenderjaar meer dan 500 privékilometers rijden; de werknemer heeft niet langer een auto tot zijn beschikking; Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 36

37 Geen intrekking De volgende wijzigingen leiden niet tot intrekken van de verklaring: de werknemer geeft een verandering van het kenteken op; de werknemer geeft het kenteken op dat nog niet bekend was toen de werknemer de verklaring aanvroeg. Naheffing Hoe is de praktische uitwerking bij overschrijding van de 500 kilometergrens en intrekking van de verklaring? U bent verplicht de bijtelling op het loon weer in te houden vanaf het eerstvolgende loontijdvak. Over de maanden vóór het intrekkingsmoment krijgt de werknemer de rekening voorgeschoteld. De Belastingdienst zal voor deze maanden een naheffingsaanslag loonbelasting aan de werknemer opleggen. De werknemer moet het loon en de loonbelasting op de naheffingsaanslag invullen in zijn aangifte inkomstenbelasting. Voorbeeld Een werknemer heeft vanaf 1 januari een auto van de zaak tot zijn beschikking en heeft bij zijn werkgever een Verklaring geen privégebruik auto ingeleverd. De werknemer komt er in april achter dat hij toch meer dan 500 privékilometers gaat rijden. Hij verzoekt de Belastingdienst de Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 37

38 verklaring in te trekken. De werkgever moet vervolgens vanaf mei weer de bijtelling op het loon van zijn werknemer inhouden. Voor de periode januari tot en met april krijgt de werknemer een naheffingsaanslag opgelegd. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 38

39 3.4 OVERIGE BEWIJS- MOGELIJKHEDEN Maandstaten Overeenkomst Toezicht De vrije bewijsleer houdt in dat een werknemer ook op andere manieren dan een rittenadministratie of een Verklaring geen privégebruik auto bewijs mag leveren dat hij de auto voor hoogstens 500 kilometer per jaar privé gebruikt. In de rechtspraak zijn veel voorbeelden te vinden van aanvaardbaar bewijs. Een werknemer kan bijvoorbeeld een sluitende kilometeradministratie bijhouden doordat hij in aanvulling op zijn agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten. Deze maandstaten levert hij in bij zijn werkgever. De werkgever en de werknemer kunnen ook een schriftelijke overeenkomst treffen (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privégebruik niet is toegestaan. Ook is de werknemer bij privégebruik niet verzekerd. Daarnaast beschikt de werknemer in privé ook over een auto. Bij deze methode moet de werkgever wel een betrouwbare controle uitoefent op het autogebruik. De wijze waarop de werkgever toeziet op de naleving van de eventuele beperkingen aan het privégebruik hangt af van het reispatroon. Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld van een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon (bijvoorbeeld van een bouwvakker die een aantal maanden naar Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 39

40 Vastlegging Sanctie dezelfde bouwplaats reist). Zo zal bij de vertegenwoordiger een wekelijkse controle bijvoorbeeld meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste toezicht kan in overleg met de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden, rekening houdend met de aard van de onderneming. Bij controle door de Belastingdienst moet u het toezicht aannemelijk kunnen maken. U kunt hiervoor ondersteunend bewijs leveren door ook andere (eventueel in overleg met de Belastingdienst te bepalen) gegevens voor controle beschikbaar te houden, bijvoorbeeld blackboxregistraties, werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte en verlofstaten, garagenota s, schaderapporten, bekeuringen en dergelijke. Als er veel ondersteunend bewijs is, kan aan het toezicht door de werkgever minder zware eisen worden gesteld. Als de werkgever in de arbeidsvoorwaardensfeer een sanctie verbindt aan de overtreding door de werknemer van de afspraak over het privégebruik, kan dit bijdragen aan het bewijs. De Belastingdienst kan niet in de beoordeling treden van een eventuele sanctie (van arbeidsrechtelijke aard) die de werkgever en de werknemer willen overeenkomen, maar ziet wel toe op het realiteitsgehalte hiervan. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 40

41 Vermijd het risico op naheffing, boetes en discussies met de Belastingdienst. Voer een goede controle uit op het privégebruik van de auto door de werknemers, bijvoorbeeld door het vergelijken van kilometerstanden, benzinebonnen, bekeuringen enzovoort met werktijden en plaatsen van de werknemer. Voorbeeld uit de rechtspraak Bij Hof Zeeland-West Brabant (17 oktober 2013, ECLI:NL:GHSHE:2013:4821) kwam een alternatieve bewijsmethode aan de orde. In deze zaak had een groot aantal werknemers verklaard nooit een bedrijfsauto te hebben gebruikt voor privédoeleinden. Deze verklaringen waren consequent en consistent van inhoud. Bovendien waren er zoveel verklaringen, dat het hof het niet waarschijnlijk vond dat zij vals waren. De werkgever had daarmee voldaan aan zijn bewijslast. De bijtelling werd ongedaan gemaakt. Het hof liet in het midden of sprake was van terbeschikkingstelling. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 41

42 Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 42

43 4. Bestelauto van de zaak Naast een personenauto van de zaak, kan de werknemer voor zijn werk ook gebruik maken van een bestelauto van de zaak. Ook hiermee krijgt u in de administratie te maken. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 43

44 4.1 BIJTELLING Vermijden Bestelauto De regels rondom de bijtelling voor het privégebruik van een zakelijke auto, gelden in beginsel ook als een werknemer beschikt over een bestelauto van de zaak. De werknemer kan deze bijtelling vermijden door niet privé in de bestelauto te rijden. Daarnaast moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan, waarbij we zes verschillende regelingen onderscheiden. De zes regelingen die u kunt gebruiken om de bijtelling voor privégebruik van de bestelauto te vermijden, zijn: de auto is vrijwel alleen geschikt voor goederenvervoer; verbod op privégebruik van de bestelauto; de auto kan niet buiten werktijd worden gebruikt; doorlopend afwisselend gebruik van de bestelauto; verklaring geen privégebruik auto (zie artikel 3.3); verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Er is sprake van een bestelauto als de auto beschikt over een laadruimte die niet is ingericht voor het vervoer van mensen (zoals een taxibus). Ook moet de laadruimte voorzien zijn van een laadvloer, en aan bepaalde inrichtingseisen voldoen. De Belastingdienst staat echter toe dat u uitgaat van de vermelding op deel 1A van het kentekenbewijs. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 44

45 4.2 GOEDERENVERVOER De bijtelling geldt niet voor bestelauto s die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend (dat wil zeggen voor 90% of meer) geschikt zijn voor goederenvervoer. Hierbij speelt de inrichting van de auto zoals rekken en stellages een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan een auto met alleen een bestuurdersstoel. Dan hoeft automatisch geen bijtelling voor privégebruik plaats te vinden, tenzij de auto wél privé wordt gebruikt. Dan moet u de waarde in het economische verkeer tot het loon rekenen. Dit is het aantal privékilometers maal de kilometerprijs van de auto. De kilometerprijs bestaat uit de kosten per kilometer van brandstof, onderhoud, reparatie, afschrijving, verzekering en motorrijtuigenbelasting. Voorbeeld uit de rechtspraak De stelling dat een auto zo vies is dat deze in wezen niet geschikt is voor privégebruik, moet goed worden onderbouwd. Alleen foto s en verklaringen waren in een zaak bij Rechtbank Leeuwarden (7 februari 2013, ECLI:NL:RBNNE:2013:BZ1804) onvoldoende. Dat in de auto specifiek voor het bedrijf bestemde goederen, waaronder brandstoffen en machines, werden ver- Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 45

46 voerd, maakte dit niet anders. De rechtbank besliste dan ook dat de ondernemer niet aannemelijk had gemaakt dat de auto die tot het ondernemingsvermogen behoorde door zijn aard of inrichting alleen geschikt was voor goederenvervoer. Omdat de ondernemer geen rittenadministratie had bijgehouden en niet op een andere manier had aangetoond dat in de auto minder dan 500 privékilometers waren gereden, bleven de navorderingsaanslagen in stand. De rechtbank vernietigde wel de vergrijpboeten omdat de ondernemer mocht vertrouwen op de kennis van zijn adviseur. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 46

47 4.3 VERBOD PRIVÉGEBRUIK De werkgever kan het privégebruik van de bestelauto ook simpelweg verbieden. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: de werkgever legt het verbod schriftelijk vast, en u bewaart deze afspraak bij de loonadministratie; de organisatie ziet toe op de naleving van dit verbod. Dit kan bijvoorbeeld door de kilometerstanden te vergelijken met de hoeveelheid gebruikte brandstof, en/of door gegevens over verkeersboetes en schademeldingen buiten werktijd te controleren. Bij een eventuele controle door de Belastingdienst moet aannemelijk kunnen worden gemaakt dat er daadwerkelijk toezicht wordt gehouden op naleving van het verbod; er wordt een sanctie opgelegd als de werknemer het verbod overtreedt. Hierbij kunt u denken aan een geldboete, en/of het verhalen van de nageheven loonheffingen. Aangifte In de aangifte loonheffingen moet u het verbod op privégebruik van de bestelauto aangeven met code 1 ( Afspraak via werkgever met Belastingdienst ). Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 47

48 Goedkeuring Als u het privégebruik van de bestelauto wilt verbieden, kunt u gebruikmaken van een voorbeeldafspraak die de fiscus in overleg met VNO-NCW en EVO heeft opgesteld. U kunt deze voorbeeldafspraak downloaden op de website van de Belastingdienst. Er is in juli 2013 een nieuwe overeenkomst gepubliceerd. Wie wil afwijken van deze voorbeeldafspraak verbod privégebruik van de Belastingdienst, kan zijn eigen afspraak ter goedkeuring voorleggen aan: Belastingdienst Doetinchem / Landelijk Coördinatiecentrum Auto Postbus AV Almelo Achterlaten In plaats van een verbod kan de werkgever ook met de werknemer afspreken dat hij de auto na werktijd achterlaat op het bedrijfsterrein. Dit moet dan wel controleerbaar zijn, bijvoorbeeld door de autosleutels aan het einde van elke werkdag te laten ophangen in een sleutelkastje. Hierbij gelden verder geen administratieve verplichtingen, wat de regeling een stuk eenvoudiger maakt. In de praktijk is dit echter niet altijd werkbaar. Het kan immers onhandig zijn als een werknemer s morgens eerst naar de zaak moet om zijn bestelauto op te halen. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 48

49 4.4 AFWISSELEND GEBRUIK Een werkgever die één bestelauto ter beschikking stelt aan verschillende werknemers heeft op administratief gebied een enorme klus om bij te houden welk deel van de bijtelling voor privégebruik bij welke werknemer hoort. Hiervoor is een praktische oplossing bedacht. In deze situatie mag hij ervoor kiezen het privégebruik te belasten via eindheffing. Deze eindheffing bedraagt op jaarbasis 300 per bestelauto. Deze mogelijkheid bestaat zowel onder de werkkostenregeling als onder het overgangsrecht. Bij een aangiftetijdvak van een maand gaat het dan om een bijtelling van 25 per bestelauto. Voor de betrokken werknemers heeft dit als voordeel dat zij geen rittenadministratie hoeven bij te houden. Voorwaarde is wel dat de bestelauto doorlopend afwisselend wordt gebruikt. In de praktijk betekent dit dat verschillende werknemers fungeren als bestuurder van de bestelauto. Wat precies onder doorlopend afwisselend wordt verstaan is niet helemaal duidelijk. Het is wel vereist dat de aard van het werk het doorlopend afwisselend gebruik met zich brengt. Vrijwillige rouleren van bestelauto onder werknemers valt hier dus niet onder. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 49

50 Voorbeeld Een koeriersbedrijf heeft één bestelauto. Op maandag gebruikt werknemer A de bestelauto, waarna werknemer B de bestelauto gebruikt op dinsdag. Op woensdag wordt de bestelauto weer gebruikt door werknemer A en op donderdag en vrijdag is het werknemer C die de auto gebruikt. In deze situatie kan de werkgever eindheffing toepassen, omdat sprake is van doorlopend afwisselend gebruik. Zou werknemer A de ene week de bestelauto gebruiken en werknemer B de volgende week, dan is geen sprake van doorlopende afwisselend gebruik. Aangifte Nadeel In de aangifte loonheffingen moet u het gebruik van deze regeling aangeven met code 5 ( Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto ), en bij een loontijdvak van een maand moet u bij elke loonaangifte 25 per bestelauto aan eindheffing afdragen. Het nadeel van deze regeling is dat uw onderneming extra kosten maakt. Daarom kiezen veel werkgevers in zo n situatie voor een verbod op het privégebruik. Dan kan toepassing van de eindheffing achterwege blijven. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 50

51 4.5 VERKLARING Als geen van de eerdere situaties van toepassing is, kan een werknemer ervoor kiezen om een Verklaring geen privégebruik auto aan te vragen, net als bij een personenauto (zie ook artikel 3.3). Ook dan kan de bijtelling achterwege blijven. Zakelijk gebruik Het is bij een bestelauto echter verstandiger om voor de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto te kiezen. Het grote voordeel hiervan is dat de werknemer dan geen rittenregistratie hoeft bij te houden, wat bij de Verklaring geen privégebruik auto wél verplicht is. In de loonaangifte gebruikt u in zo n geval code 7. U moet de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto indienen namens de werknemer, via het beveiligde deel van de website van de Belastingdienst. U moet een afdruk van de verklaring door de werknemer laten ondertekenen, en deze bewaren bij de loonadministratie.! Als de Belastingdienst een bestelauto waarvoor een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto aantreft op een ongebruikelijk tijdstip en/of een bijzondere locatie, kan de fiscus zowel u als de werknemer vragen om het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Zo controleert de fiscus bijvoorbeeld op zon- en feestdagen bij meubelboulevards en attractieparken. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 51

52 4.6 VEREENVOUDIGDE RITTENADMINISTRATIE Als de werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag heeft met de bestelauto van de zaak, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote (administratieve en financiële) last zijn voor de werkgever en de werknemer. In dit geval mag de werknemer volstaan met een vereenvoudigde rittenadministratie. De voorwaarden zijn: de bestuurder van de bestelauto noteert per dag zowel de kilometerstand aan het begin als aan het einde van de dag; de werknemer noteert de werktijden; de zakelijke adressen staan in de (project)administratie van de werkgever; uit de (project)administratie van de werkgever moet de volgorde van de bezochte adressen blijken. Als dit niet het geval is, moet de bestuurder van de bestelauto de volgorde van bezochte adressen bijhouden in zijn rittenregistratie; de werkgever heeft schriftelijke afspraken gemaakt met de werknemer met in ieder geval informatie over de ter beschikking gestelde auto en een verbod op privégebruik tijdens werk en lunchtijd en de bevestiging dat werkgever en werknemer voldoen aan de voorwaarden voor een versimpelde rittenregistratie. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 52

53 5. Btw-correctie privégebruik Als de werknemer ook privé rijdt in de auto van de zaak, geldt niet alleen een correctie in de loonbelasting. Ook voor de btw moet gecorrigeerd worden. Dit gebeurt aan het einde van het jaar, in de laatste aangifte. Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 53

54 5.1 BTW-CORRECTIE In het kort werkt de btw-correctieregeling als volgt. In eerste instantie trekt u de btw op de autokosten volledig af als voorbelasting. Correctie Bij de aftrek van de btw gaat het niet alleen om de btw die in rekening is gebracht toen de auto werd gekocht, maar ook de btw op de benzinekosten, reparatiekosten, het laten wassen van de auto en dergelijke. U doet er wel goed aan de facturen/bonnetjes te bewaren. Vervolgens moet u voor het privégebruik van de personenauto het bedrag van de voorbelasting corrigeren. Dit doet u op de laatste aangifte omzetbelasting van het jaar. De hoofdregel is dat privégebruik van de auto van de zaak voor de omzetbelasting een belaste dienst vormt. U moet dus de btw afdragen over de waarde van de belaste dienst. Woon-werk! Voor de omzetbelasting telt woon-werkverkeer ook als privégebruik. Voor de toepassing van de heffing over het privégebruik als dienst verstaat de fiscus onder woon-werkverkeer het (heen- en/of terug-) reizen van de woon of verblijfplaats naar de vaste werkplaats, zoals deze is overeengekomen in het arbeidscontract, waar de werknemer op één of meer dagen zijn werkzaamheden verricht. Als een dergelijke overeenkomst niet is Praktijkboek Onderneming & Administratie Dossier 54