NDI Advanced Toestel Yealink T41P Versie: V.1.0 Eerste versie: 4 juli 2016 Laatst gewijzigd: 18 Augustus 2016
1 Toestel layout 2 Basis functionaliteiten 2.1 Een gesprek starten Een gesprek starten kan op diverse manieren; vanaf het toestel, via de HIPIN software, of vanuit een telefoonboek. Vanaf het toestel: 1. Toets het nummer in en neem de hoorn van de haak of druk op de speaker knop. 2. Wanneer eerst de hoorn wordt opgepakt en daarna het nummer wordt ingetoetst, kunt u op kiezen drukken of 2 seconden wachten tot het toestel gaat bellen. 3. Bij het gebruiken van een bedrade headset kan op de headset knop gedrukt worden en bij een draadloze headset kan ook op de knop op het oor van de headset gedrukt worden. Via de HIPIN: 1. Ga in HIPIN naar het beschikbaarheidsscherm (voor nummers van collega s) of naar het adresboek. 2. Klik op het nummer en het toestel gaat rinkelen om aan te geven dat het toestel gaat uitbellen. 3. Pak de hoorn op of druk op de speakerknop of gebruik de headset (zoals hierboven beschreven) om daadwerkelijk te gaan bellen. Wanneer dit niet wordt gedaan, blijft het toestel enige tijd rinkelen, maar wordt het gesprek niet opgezet. Handleiding telefoon Advanced / Yealink T41P Pagina 1 van 4
2.2 Een gesprek beantwoorden Een gesprek beantwoorden kan door de hoorn van de haak te nemen of op de speakerknop te drukken. Bij gebruik van een headset kunt u op de headsetknop drukken, of de headset van de lader halen, of op de knop op 1 van de oortjes drukken. 2.3 Een gesprek beëindigen Om een gesprek te beëindigen kan simpelweg de hoorn op de haak gelegd worden, maar er kan ook gebruik gemaakt worden van de <Verbr> knop (softkey onder het scherm). Bij het bellen via de speaker kan op de speakerknop gedrukt worden om het gesprek te beëindigen. Voor een headset geldt wederom dat de headsetknop ingedrukt kan worden of op de knop op 1 van de oortjes gedrukt kan worden. 2.4 Volume aanpassen De volume knop op het toestel kan gebruikt worden om het volume aan te passen van de: Hoorn Headset Speaker Beltoon 2.5 Acties tijdens een gesprek 2.5.1 Wachtstand: Een gesprek kan in en uit de wachtstand gezet worden door de <Wacht> knop (softkey onder het scherm) te gebruiken en de Verder knop om het gesprek te hervatten. 2.5.2 Mute Een gesprek muten wil zeggen dat alleen de microfoon van het toestel wordt uitgeschakeld. De 3 e partij kan u dan niet meer horen, maar u kan hen wel horen. Er wordt geen wachtmuziek afgespeeld. Dit kan geactiveerd worden door de Mute knop in te drukken (deze licht rood op) en nogmaals in te drukken om uit te schakelen. 2.5.3 Doorverbinden Zonder overleg / Blind transfer: o Tijdens een actief gesprek, druk op de <Doorverb> knop (soft key onder het scherm). De 2 e partij is nu in de wacht en krijgt de wachtmuziek te horen. o Toets het nummer in en druk weer op de <Doorverb> knop. o Het gesprek is direct doorverbonden. o Bij het gebruiken van HIPIN kan gebruik gemaakt worden van de optie Doorverbinden. Deze krijgt u te zien door met de rechtermuisknop te klikken op de naam van een collega of nummer in uw adresboek. Met overleg / ruggespraak: o Tijdens een actief gesprek, druk op de <Doorverb> knop (softkey onder het scherm). De 2 e partij is nu in de wacht en krijgt de wachtmuziek te horen. Handleiding telefoon Advanced / Yealink T41P Pagina 2 van 4
o Toets het nummer in en druk een #. o Het nummer wordt gebeld en er kan overleg worden gevoerd. De 2 e partij krijgt nog de wachtmuziek te horen. o Druk weer op de <Doorverb> knop om het gesprek door te verbinden. o Bij het gebruiken van HIPIN kan gebruik gemaakt worden van de optie Ruggespraak. Deze krijgt u te zien door met de rechtermuisknop te klikken op de naam van een collega of nummer in uw adresboek. Conference call (met max 3 partijen): o Tijdens een actief gesprek, druk op de <Conf> knop (softkey onder het scherm). De 2 e partij is nu in de wacht en krijgt de wachtmuziek te horen. o Toets het nummer in en druk weer op de <Kiezen> knop. o Wanneer de 3 e partij opneemt drukt u weer op de <Conf> knop en de conference call is opgezet. 2.6 Inkomende gesprekken doorschakelen Bij oplevering van een centrale draagt NDI zorg voor het instellen van doorschakelingen bij Bezet en geen antwoord. De instelling direct doorschakelen is in principe niet ingeschakeld. Wanneer u deze zelf wilt aanpassen volgt u de volgende stappen: Druk op de <Menu> knop (softkey onder het scherm). Ga naar 1. Hosted Voice Functies en vervolgens 3. Doorschakelen met behulp van de pijltjes toetsen en OK knop. Druk op <Enter> Afhankelijk van het type doorschakeling kiest u nu 1 van de volgende opties (d.m.v. de <Enter> knop en de pijltjes toetsen): o Direct o Bezet o Vertraagd Voer het nummer in waar naartoe wordt doorgeschakeld en voor Vertraagd gebruikt u de pijltjes toetsen naar links of rechts om de rinkeltijd in te stellen. Druk op <Enter> om de wijziging op te slaan. 2.7 Logboek / Historie van gesprekken Druk op de knop om uw gespreksgeschiedenis te bekijken: Druk op of om te scrollen in de lijst. Om een nummer te bellen druk op Kiezen. Druk op de Opties softkey om de details van een gesprek te bekijken. NB. Hier kunt u een nummer ook in het adresboek van uw telefoon opslaan door Add to contacts te gebruiken. Wanneer u HIPIN gebruikt kunt u de historie van gesprekken ook bekijken onder Recente oproepen of Belgeschiedenis (rechter muisklik op het groene HIPIN lampje). Handleiding telefoon Advanced / Yealink T41P Pagina 3 van 4
3 Extra functionaliteiten 3.1 Voice mail box Wanneer u de beschikking heeft over een persoonlijke voicemail box, kunt u uw begroeting instellen door op de knop met de envelop te drukken en de gesproken instructies te volgen. Wanneer u dit eenmaal gedaan heeft krijgen alle bellers uw begroeting te horen. Bij een ingesproken bericht gaat automatisch het rode lampje knipperen. U kunt dan op de knop met de envelop drukken en uw berichten beluisteren en opslaan of wissen. 3.2 Speed dials Op dit toestel heeft u ruimte voor 4 of 5 speed dials (ofwel snelkeuze knoppen). Onder deze knoppen kunt u interne of externe nummers programmeren, zodat deze met 1 druk op de knop gebeld kunnen worden. Druk op de <Menu> knop (softkey onder het scherm). Ga met behulp van de pijltjes toetsen en OK knop naar: o 3. Opties o 2. Functietoetsen Selecteer de juiste toets en druk op OK. Selecteer Snelkies in het veld Type. Kies de juiste lijn onder Account ID. In het veld Waarde maakt u een naam aan die u aan de Speed Dial wil geven. In het veld Extensie vult u het nummer in wat onder de knop geprogrammeerd moet worden. 3.3 Adresboek In het toestel bestaat de mogelijk om een adresboek aan te maken. U bent vrij om deze te gebruiken, maar wij raden u dit echter niet aan. Dit adresboek staat namelijk lokaal opgeslagen in uw eigen telefoon en is niet beschikbaar voor uw collega s en kan verloren gaan bij software updates. Een beter bruikbaar en te beheren systeem is om via de HIPIN software een koppeling te maken met Outlook of uw eigen CRM pakket. Hierin kunnen de namen en nummers worden bijgehouden en deze zijn direct beschikbaar voor alle medewerkers binnen uw bedrijf. 3.4 Ringtoon aanpassen Druk op de <Menu> knop (softkey onder het scherm). Ga met behulp van de pijltjes toetsen en OK knop naar: o 4. Instellingen o 1. Basisinstellingen o 4. Audio o 1. Beltoon Vervolgens kunt u met de pijltjes toetsen een ringtoon kiezen en met OK bevestigen. Handleiding telefoon Advanced / Yealink T41P Pagina 4 van 4