NOTULEN VAN DE TWEEDE VERGADERING VAN DE VERENIGING VAN EIGENAREN FLAT (DOKTER VAN STRATENWEG DOKTER SCHÖYERSTRAAT) TE GORINCHEM, GEHOUDEN OP 22 NOVEMBER 2007 TE GORINCHEM LOCATIE SCHOLENGEMEENSCHAP GOMARUS TE GORINCHEM. Aanwezig: Dirk den Besten Voorzitter Nelly den Haak Penningmeester Johan van Es Technisch bestuurslid Jeannet Reijnders Tweede penningmeester John van Wijk RAAD V.v.E. Beheer B.V. Notulist Gast: André Hans RAAD V.v.E. Beheer B.V. Jurist Nico Raaijmakers Meerzicht Advies Groep Michel Hilligen Schilderbedrijf Hartman Afwezig zonder afmelding: n.v.t. Afwezig met afmelding: Edwin Simon Secretaris Jan Rustemeijer Bestuurslid 1. OPENING EN MEDEDELINGEN VOORZITTER De voorzitter, de heer D. den Besten, opent om 20:18 uur de vergadering en heet de aanwezige leden en gasten welkom. Om persoonlijke redenen heeft de heer J.J.C. Rustemeijer zijn functie overgedragen aan de vice voorzitter, de heer den Besten. De nieuwe voorzitter stelt zich voor en bedankt de heer Rustemeijer voor zijn enorme inspanning gedurende de periode van zijn voorzitterschap. De heer Rustemeijer blijft aan als bestuurslid en is daarom te benaderen voor benodigde informatie over de V.v.E. De voorzitter benadrukt een goede budgettering voor 2008 en geeft hiervoor later het woord aan de penningmeester Nelly den Haak. Tevens bedankt de voorzitter de overige bestuursleden voor hun inspanning over de afgelopen periode en zegt hij toe zijn functie naar beste kunnen te vervullen. Tevens roept de voorzitter leden op die belangstelling hebben voor een plaats in het bestuur. Op dit moment staan er vacatures open en ziet hij deze graag vervuld teneinde in de toekomst een sterk bestuur voor de V.v.E. Stalkaarsen te waarborgen.
2. VASTSTELLEN AANTAL AANWEZIGE STEMMEN Van de 4.237 uit te brengen stemmen zijn er 1.579 aanwezig, waaronder 37 volmachten voor 409 stemmen en 709 stemmen van Bevo. Daar dit de tweede vergadering is conform het vigerende Reglement van Splitsing van Eigendom, kunnen over geagendeerde onderwerpen rechtsgeldige besluiten worden genomen. 3. TOELICHTING VERZEKERINGSPAKKET MEERZICHT ADVIES GROEP De voorzitter geeft het woord aan Nico Raaijmakers van Meerzicht Advies Groep. De heer Raaijmakers stelt zich voor en informeert de aanwezigen, dat de volgende Verzekeringen bij de Goudse Verzekeringen zijn ondergebracht: - de opstalverzekering, gebouw en glas. - de aansprakelijkheidsverzekering. - de verzekeringen t.b.v. het personeel. De heer Raaijmakers licht deze polissen toe. Het gebouw is verzekerd tegen zogeheten onheil van buitenaf. Het glas is verzekerd op gelijkwaardige vervanging, waarbij moet worden aangetekend, dat schade aan sierglas gedekt is tot 250,00. Eigen verbeteringen aan de woning dienen te worden verzekerd op de polis van de inboedelverzekering van de betreffende eigenaar. De heer Raaijmakers benadrukt, dat het van groot belang is goed te kijken naar de inboedelverzekering om onderverzekering te voorkomen. Een bewoner stelt de heer Raaijmakers de vraag of er in geval van schade geen belangenconflict ontstaat tussen de verschillende verzekeraars en dat de eigenaar hiervan mogelijkerwijs de dupe kan worden. De heer Raaijmakers meldt, dat er in geval van een schade een procedure is waarbij de schade bij RAAD aangemeld wordt waarna deze de benodigde gegevens verzamelt en het dossier aanmeldt bij Meerzicht. Vervolgens wordt er gekeken of het mogelijk is om de schade door één expert vast te laten stellen waardoor de bewoner in dat geval met één partij te maken heeft. De totale schade wordt dan vastgesteld en de verzekeringsmaatschappijen regelen onderling de uitkering. Een bewoner stelt de vraag of het eigen risico bij schade ad. 500 niet te hoog is vastgesteld. De heer Raaijmakers informeert, dat toentertijd bij de vaststelling van de premie het eigen risico is bepaald en dat hij al in onderhandeling is met de verzekeraar om deze omlaag te krijgen. De voorzitter bedankt de heer Raaijmakers voor zijn toelichting en geeft het woord aan de heer Hilligen van Schilderbedrijf Hartman die een mogelijk prestatiecontract voor de V.v.E. Stalkaarsen toelicht.
TOELICHTING PRESTATIECONTRACT HARTMAN SCHILDERSBEDRIJF Hartman is al langer actief bij de V.v.E. Stalkaarsen en is hier in de Bevo tijd gekomen. Het gebouw verkeert in goede staat van onderhoud. Dit onderhoud is gebaseerd op mutatieonderhoud en deels planmatig onderhoud. Bij een prestatiecontract worden er van tevoren afspraken gemaakt over de kwaliteit en kostenbeheersbaarheid en worden hier uitvoeringsafspraken over gemaakt. De voordelen zijn betere bewaking van de kwaliteit van het onderhoud en onderhoud op regelmatige basis. Nu vindt er iedere 3 à 4 jaar groot onderhoud plaats aan 384 woningen en bij een prestatiecontract vindt dit regelmatig plaats. De heer Hilligen noemt hiervan enkele voorbeelden en laat enkele voorbeeldfoto s zien. In overleg met het bestuur is het de planning dit contract eventueel in 2008 in te laten gaan. 4. VASTSTELLEN NOTULEN VERGADERING 21 JUNI 2007 De notulen van de vergadering van 21 juni 2007 worden tekstueel met algemene stemmen vastgesteld. Inhoudelijk en procedureel worden de notulen niet behandeld. 5. VASTSTELLEN JAARREKENING 2006 EN DECHARGE BESTUUR De voorzitter geeft het woord aan Nelly den Haak, die aan de hand van een presentatie een toelichting geeft op de opbrengsten en lasten van de V.v.E. Stalkaarsen over het jaar 2006. Na deze toelichting worden de jaarstukken als zodanig vastgesteld, en het bestuur gedechargeerd voor het gevoerde beleid. Tijdens en na de presentatie van Nelly den Haak ontstaat er een discussie over diverse kosten. De kosten van het schoonmaakpersoneel worden besproken en een bewoner stelt de vraag waarom Anita Verhoef een gedeelte van haar tijd op kantoor werkt. Johan van Es licht toe, dat haar functie in 2007 is veranderd. Zij stuurt het personeel van de V.v.E. aan en verzorgt een deel van het secretariaat. Ook neemt zij een deel van de (lichte) administratieve werkzaamheden voor haar rekening. Een bewoner meldt, dat hij Martin van Boven, de tuinman, ziet rondlopen t.b.v. het groenonderhoud en vraagt zich af of dit allemaal wel efficiënt verloopt. Johan van Es bevestigd, dat Martin het complex en de directe omgeving keurig verzorgt en dat de kosten hiervan tot een minimum zijn beperkt. Door subsidies zijn de kosten van Martin laag en kost een externe invulling van de werkzaamheden het veelvoudige. Jeannet Reijnders informeert de aanwezigen, dat ook voor diverse schoonmaaksters een soortgelijk re-integratiesubsidie van toepassing is. Anita bewaakt de beschikbare capaciteit met RAAD en heeft hierover regelmatig operationeel overleg. Onder de aanwezige leden rijst de vraag of er sprake is van een overcapaciteit. Hierover ontstaat een discussie en spreekt de voorzitter de verwachting uit, dat er geen sprake is van overcapaciteit, maar dat hij hier na een onderzoek op terug komt op een volgende ALV.
Johan van Es neemt het woord en licht toe, dat het bestuur er vóór en niet tegen de bewoners is. Hij proeft vanavond een grimmige stemming en wil benadrukken dat bestuursdiensten in het belang van iedereen op vrijwillige basis is en dat de bestuursleden allemaal hun uiterste best doen deze taak zo goed mogelijk in te vullen. Op alle gebieden wordt gekeken naar besparingen en efficiënter werken. De overgang van V.v.E. Beheer naar RAAD V.v.E. Beheer heeft de nodige voet in aarde gehad en door het uitblijven van medewerking van V.v.E. Beheer is de jaarrekening 2006 met veel pijn en moeite tot stand gekomen. Ook is gebleken, dat V.v.E. Beheer na de ALV van 30 november nauwelijks meer diensten heeft vervuld en dat RAAD en de penningmeesters hier voor een enorme klus werk zijn komen te staan. Concluderend wil Johan van Es aangeven, dat het goed is met z n allen te streven naar een gezonde V.v.E., waarbij alle neuzen in dezelfde richting staan. Dit in ieders belang! De voorzitter stelt voor een pauze van 15 minuten te houden. De voorzitter heropent de vergadering en inventariseert de rondvragen. 6. GOEDKEURING BEGROTING 2008 Aan de hand van een presentatie geeft Nelly den Haak een toelichting op de begroting voor 2008. Uit de begroting 2008 komen de volgende voorstellen tot verhogingen voort: Verhoging appartementen 14,11 (+ 13% ) Verhoging aanleunwoningen 6,74 (+7%) Verhoging bedrijven 6,02 (+7%) zeer De verhogingen zijn noodzakelijk om prijsstijgingen op te vangen, verloedering van het gebouw te voorkomen en een sluitende begroting voor 2008 te bewerkstelligen. Het is onverstandig zoals in voorgaande jaren in te teren op de algemene reserves. De heer P. van Heteren van de Bevo meldt, dat de inflatie voor 2008 volgens het CBS is geraamd op 2% en dat er over voorgaande jaren een verhoging van 2,5 3% van toepassing was. Als eigenaar van een groot aantal woningen gaf de heer van Heteren aan, dat hij liever van tevoren over een dergelijke verhoging zou zijn geïnformeerd. Voor de Bevo houdt dit een forse stijging in van de kosten. Nelly den Haak geeft aan, dat bij de beperkte verhoging van de afgelopen jaren er is ingeteerd op de reserves en dat het bestuur van mening is, dat deze situatie een halt dient te worden toegeroepen. De voorzitter geeft het woord aan Astrid Sijts van de kascommissie. Zij bevestigt, dat uit het onderzoek van de kascommissie naar voren is gekomen, dat de V.v.E. te maken heeft gehad met grote onvoorziene uitgaven. Tevens bevestigt zij, dat alle uitgaven door de kascommissie zijn gecontroleerd en dat er geen afwijkingen zijn geconstateerd. Een sluitende begroting is van groot belang en het liefst zou zijn zien dat de ontstane tekorten zo spoedig mogelijk worden ingelopen. Zij steunt het voorstel van de penningmeester.
De voorzitter meldt nog, dat de bijdrage bij V.v.E. Stalkaarsen laag is t.o.v. van andere V.v.E. s en dat het bestuur nadrukkelijk wil voorkomen met de pet te moeten rondgaan in geval van groot onderhoud. Een bewoner meldt, dat deze bang is voor een slechte verkoopbaarheid van de woning door de (hogere) ledenbijdrage. Het bestuur geeft aan, dat het veel moeilijker zal zijn de woning te verkopen als er sprake is van achterstallig onderhoud en een lege verenigingskas. Een bewoner haalt een post noodverlichting uit de begroting en de heer van Wijk geeft hierop zijn toelichting. Een bewoner geeft aan, dat alle eigenaren in principe aandeelhouders zijn van dit bedrijf en een negatieve exploitatie moet worden voorkomen. Hij trekt de vergelijking van een ongezonde V.v.E. met een verlieslijdend bedrijf, dit is ook slecht verkoopbaar. Een bewoner geeft aan, dat als de leden het niet eens zijn met het bestuur, zij zichzelf beschikbaar moeten stellen voor een functie binnen het bestuur en actief moeten bijdragen aan de uitvoering van een in hun ogen goed beleid. De heer P. van Heteren van de Bevo stelt de vraag wat de kostenstijging zal zijn voor de komende jaren. Nelly den Haak geeft aan voor 2009 een kostenstijging van 2% te verwachten en een verhoging van de ledenbijdrage met 7%. Een bewoner staat op en geeft een pluim aan het bestuur, dat zich met zoveel energie voor deze moeilijke zaak heeft ingezet en ook weer op deze bijeenkomst deze inzet geeft! De voorzitter gaat over tot stemming, waarbij hij 25 stemmen tegen krijgt. De verhoging voor 2008 is door de aanwezigen aangenomen en zal worden doorgevoerd. 7. AANPASSINGEN VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT Het bestuur van de Vereniging van Eigenaars Stalkaarsen stelt de volgende aanpassingen voor in het Huishoudelijk Reglement Stalkaarsen Wijziging van Artikel 2 onder a; Bij niet automatische incasso worden administratiekosten in rekening gebracht a 25,- per appartementsrecht per jaar. Toevoeging aan het Huishoudelijk Reglement van het navolgende artikel: Artikel 19: Voorstellen die niet geagendeerd zijn op de Algemene Ledenvergadering kunnen ter vergadering worden besproken en daarover kan ter vergadering worden besloten indien een volstrekte meerderheid van het aantal stemgerechtigde aanwezigen ermee instemt dat betreffend onderwerp aan de agenda wordt toegevoegd. Na argumentatie van voor- en tegenstanders worden de voorstellen bij stemming aangenomen en doorgevoerd in het Huishoudelijk Reglement.
De heer A.L. Hans bevestigt, dat het is toegestaan administratiekosten in rekening te brengen als mensen geen machtiging willen afgeven. Een bewoner betaalt met een automatische overboeking en ziet deze kosten als een straf. Jeannet Reijnders meldt, dat het integraal doorvoeren van een automatische incasso de V.v.E. veel geld bespaart. Door tijdige betaling van de juiste bedragen kan er in de toekomst worden bespaard op o.a. rente- en administratiekosten. 8. RONDVRAAG De voorzitter stelt de aanwezigen ruimschoots in de gelegenheid tot het stellen van vragen. Hierbij komen zaken als: cameratoezicht het opleggen van boetes meldingen van overtredingen van de bepalingen in het Huishoudelijk Reglement bij het bestuur de nieuwe welkomstmap opgemaakt door RAAD het dienstrooster van de huismeester Henk van der Sloot ingang van het uitgebreide sluitplan de beschikbare informatie op www.stalkaarsen.nl en een aantal overige algemene zaken aan de orde. Het bestuur zegt toe op de volgende zaken terug te komen: aanbreng inbraakstrips 1 e verdiepingen spreekuur huismeester toezicht in de avonduren invoering 2 e deel van het sluitplan mogelijke overige kostenbesparende maatregelen. 9. SLUITING De voorzitter bedankt de aanwezigen en spreekt zijn genoegen uit over deze constructieve vergadering waarop belangrijke beslissingen zijn genomen naar de toekomst. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om 23:10 uur en wenst de leden wel thuis.