De beste apps voor docenten met een ipad http://socialmediainhetmbo.nl/blog
Voorwoord Sinds 2012 gebruik ik voor mijn werk een ipad. In het begin was dat even wennen, maar al snel besloot ik om zoveel mogelijk papierloos te gaan werken, zodat de ipad nog meer tot zijn recht kwam. Nu, 2015, doe ik er van alles mee en hoef je bij mij niet meer te vragen om een papiertje, omdat ik dat simpelweg niet bij me heb. Een pen vaak ook niet, wat soms best lastig is. In dit boekje lees je wat ik doe met de standaard apps (programma s) die worden meegeleverd op de ipad en met de beste gratis apps die je kunt downloaden uit de App Store. Veel plezier! - Ashwin Brouwer 1
Apps die standaard op de ipad staan Camera: Een whiteboard of flap vol met afspraken, groepsindelingen, brainstorm ideeën of andere belangrijke zaken fotografeer ik even snel zodat ik het later kan verwerken, bekijken of kan laten zien aan collega s of studenten. Daarnaast film ik soms presentaties van (lerarenopleiding) studenten (als ze daar toestemming voor geven) en stuur ik ze het bestand op omdat ze zelf graag beter willen worden in presenteren. Datzelfde doe ik ook tijdens het oefenen van gesprekken zoals sollicitatiegesprekken of klantgesprekken. Tot slot is natuurlijk de groepsfoto altijd leuk in de klas! Foto s: Alle meesterwerkjes worden opgeslagen in de app Foto s. Ik gebruik deze app als verzamelplek en verzendstation om de foto s en filmpjes te delen met studenten en collega s. Even snel een foto bijsnijden, iets lichter maken of een filmpje bewerken via imovie, kleine moeite, groots effect! Berichten: Collega s met een icloud account even snel een berichtje sturen in plaats van een lang mailtje omdat het soms even snel moet. Daarbij komt, waarom zouden we iedere keer een vraag inleiden of een lang antwoord terug sturen? Het kost alleen maar extra tijd en die kunnen we beter besteden. 2
FaceTime: Met collega s op verschillende locaties is het soms sneller om even een video afspraak te maken. Het kost niets en het scheelt tijd! Daarnaast heb ik wel eens een video afspraak gemaakt met een student omdat hij ziek thuis zat en mijn hulp nodig had bij een presentatie. Overigens kan het tegenwoordig ook zonder Face, dus kunnen we gratis bellen! Mail: Ziekmelding, vraag, mededeling, wat dan ook, ieder mailtje tikt lekker weg op de ipad. Mijn studenten weten dat ik soms kort reageer vanaf mijn ipad of iphone en vinden dat prima. Geen lange mails, maar wel snel een reactie. Daarnaast heb ik bij mijn Instellingen > Algemeen > Toetsenbord > Trefwoorden een aantal veel gebruikte zinnen ingetikt zodat ik met alleen het woord beterschap de zin: Bedankt voor je mail en beterschap! op het scherm tover. Voeg daar de woorden melden (Meld je je afwezigheid ook via 088060XXXX) en groet (Met vriendelijke groet, Ashwin) ook bij en ik heb met slechts 3 woorden een compleet mailtje geschreven! Omdat ik Word, PowerPoint en Excel voor ipad heb geïnstalleerd kan ik ook de meest gestuurde bijlagen direct openen en goed weergeven, zodat ik daar ook geen computer meer voor nodig heb. Safari / Chrome: Het internet heb ik altijd bij me. Even iets opzoeken of de presentie van die les invoeren, het is zo gepiept. Ons studentenadministratie systeem werkt volledig vanuit Google Chrome en zo kan ik altijd snel bij mijn klassen en studenten. 3
Agenda: Mijn Outlook agenda altijd bij de hand en gesynchroniseerd met mijn werk account. Geen dubbele afspraken en al helemaal geen papieren agenda meer! Een notitie toevoegen aan een afspraak of iemand uitnodigen is zo gedaan vanuit de agenda en daarnaast hoef ik alleen maar het Berichtencentrum te openen door op mijn scherm van boven naar beneden te vegen en ik zie direct hoe mijn dag eruit ziet. Notities: In de klas, tijdens een vergadering, of een (stage) gesprek. Alles noteer ik in deze simpele app. Een les idee, een beoordeling of aantekeningen ze staan allemaal keurig op datum gerangschikt in deze app. Gemakkelijk delen via mail naar een collega of online openen via icloud.com (indien dit ingeschakeld is) en dan knip en plak ik het zo naar onze studentenadministratie / volgsysteem als het bijvoorbeeld een gespreksverslag is. Alles direct typen scheelt mij enorm veel overtik tijd! Daarnaast hoef ik niet een onoverzichtelijk kladblok vol losse aantekeningen met mij mee te slepen. Ideaal. Contacten: Al mijn coach studenten hebben een plekje gevonden in deze app, met mobiel telefoonnummer, thuis nummer en privé mail adres (voor de zekerheid). Daarnaast heb ik ook studentennummers toegevoegd, handig voor bij administratieve handelingen. Klik op een contact > Wijzig > Vul bij Bedrijf het studentennummer in en klik op Gereed. Nu staat het studenten nummer direct onder de naam. 4
ibooks: Studiegidsen, praktijkgidsen, kwalificatiedossiers, examengidsen, kortom PDF bestandjes. Mail ze naar jezelf en open ze in ibooks. Binnen enkele minuten heb je een boekenplank vol die je bij ieder gesprek kunt oproepen zonder al die boekjes mee te slepen. Dat praat een stuk makkelijker met ouders, studenten, collega s en op stage! Herinneringen: Ik krijg een hoop vragen en opdrachten op een dag, die ik aan het einde van de dag niet allemaal kan onthouden. Daarom schrijf ik nu alles direct in deze app. Even iets uitzoeken, meenemen, vragen, nakijken, invoeren, onthouden voor nu of later, alles zet ik erin. Klok: De timer gebruik ik wel voor opdrachten of tijdens een debat. Terwijl de ipad op de tijd let kan ik mij richten op de klas. Zo simpel kan het soms zijn. 5
Apps die je gratis kunt downloaden Edmodo: Binnen onze afdeling gebruiken wij Edmodo om te communiceren met onze studenten. Naast de geavanceerde functies die Edmodo heeft gebruiken we het vooral voor berichten. Berichten naar klassen, groepen of individuele studenten. Via de app van Edmodo gaat dat vlekkeloos zonder dat ik iedere keer moet inloggen of een computer moet opstarten. Even snel een bericht plaatsen, een waarschuwing geven, een poll aanmaken of reageren op vragen van studenten is misschien nog wel simpeler via de app dan via de web versie. Door de handige notificaties melding in de app (bij het belletje) zie ik meteen de nieuwste berichten en kan ik, door erop te klikken, direct reageren. Zoeken is dus niet nodig! Wat ik ook wel doe is dat ik documenten of linkjes plaats op Edmodo die studenten moeten gebruiken tijdens de les. Ze kunnen dit dan op hun eigen device openen en lezen zonder dat ik daar allemaal printjes voor moet maken. Ideaal dus ook om snel iets te delen met studenten tijdens de les. Prezi: Een Prezi presentatie maken of laten zien kan gewoon via de app van Prezi! Door ze op te slaan op je ipad kun je ze ook laten zien als je geen verbinding hebt met internet. Je kunt zelfs je ipad met behulp van een kabeltje aansluiten op een groot scherm en dan de Prezi presenteren en bedienen vanaf de ipad. 6
Preso.tv: Met deze app kun je een PowerPoint presentatie online uitzenden. Het idee is simpel, je opent een PowerPoint presentatie vanuit Dropbox of vanuit OneDrive en je kiest voor openen met Preso.tv. Vervolgens verwerkt de app van Preso.tv de PowerPoint tot een online presentatie. Het linkje wat daaraan gekoppeld is (http://preso.tv/xxxx) open ik op het smartboard of de TV in het lokaal (via de vaste computer). Nu kan ik de PowerPoint besturen vanaf mijn ipad en kan ik zo draadloos de presentatie besturen op het grote scherm. Extra handig is dat ik belangrijke zaken kan uitlichten door mijn vinger ingedrukt te houden op het scherm van de ipad, of inzoomen en uitzoomen. Daarnaast kunnen studenten op hun eigen device meekijken door ook het linkje te openen. Dat laatste is bijvoorbeeld handig als je wel een PowerPoint presentatie hebt, maar geen groot scherm hebt in de klas. Skitch: Met deze app kun je dingen verduidelijken met behulp van pijlen, cirkels, markeringen en tekst. Dat kunnen screenshots zijn van de ipad of foto s die je hebt gemaakt, iets op een landkaart, een screenshot van een website, een PDF bestand of iets wat je zelf hebt getekend op de ipad. Daarna kun je het gemakkelijk delen met studenten en collega s. Zelf heb ik het bijvoorbeeld gebruikt om collega s stap voor stap uit te leggen hoe je een Exchange server gebruikt op de ipad voor mail, agenda s en contacten. Een foto zegt meer dan duizend woorden en een pijltje of andere markering maakt het soms net even iets sneller duidelijk! 7
OneDrive: Al mijn bestanden heb ik opgeslagen in OneDrive. OneDrive is een onderdeel van Office 365 en kun je zien als een grote online USB stick waar je (met een gratis account) 15 GB kunt opslaan. Vervolgens kun je al die bestanden openen waar internet is. Zo ook dus met de ipad app van OneDrive. Door de koppeling met de gratis apps Word, Excel en PowerPoint kan ik niet alleen al mijn office documenten openen, maar ook bewerken en zelfs compleet nieuwe documenten maken en opslaan in mijn OneDrive. Ik heb dus al mijn bestanden voor mijn werk altijd bij de hand! Omdat alles gesynchroniseerd is heb ik ook altijd de laatste versie bij de hand. Ook vanuit de mail een bestand opslaan kan gemakkelijk door de koppeling met OneDrive. Wanneer je het bestand opent op de ipad en kiest voor openen met OneDrive kun je onderin het scherm kiezen voor naar OneDrive uploaden en vervolgens online opslaan. Tot slot maak ik veelvuldig gebruik van het delen van bestanden met collega s via de mail. Uniek bij OneDrive is dat je niet alleen het linkje kunt delen, maar ook gewoon het complete bestand als bijlage kunt toevoegen. Overigens, kun je ook Dropbox gebruiken in plaats van OneDrive, want Dropbox heeft dezelfde koppeling met Word, PowerPoint en Excel als OneDrive. 8
Word, PowerPoint en Excel: In een wereld waar Office nog steeds het meest gebruikt is scheelt het mij enorm veel tijd dat ik bestanden niet hoef om te zetten of aan te passen om ze te kunnen maken of bewerken op mijn ipad. De gratis versies zijn goed te gebruiken, maar wanneer je een Office 365 abonnement hebt (eventueel via je werk) kun je nagenoeg alles maken en bewerken binnen deze apps, zonder dat je een computer hoeft op te starten. Outlook: Sinds kort is het Office pakket voor de ipad uitgebreid met Outlook. Natuurlijk kun je de werkmail vanuit de standaard Mail app gebruiken maar deze Outlook app werkt erg prettig! Het complete adresboek van mijn school zit erin, mijn agenda kan ik openen vanuit de Outlook app (net als op de computer) en ik heb mijn OneDrive account eraan gekoppeld zodat ik nog makkelijker bestanden kan meesturen of bijlagen kan opslaan. Naast OneDrive kun je ook Dropbox of Google Drive eraan koppelen. Daarnaast kan ik snel mijn beschikbaarheid voor een afspraak meesturen door de koppeling met mijn agenda. Kortom de meerwaarde van deze app zit in de combinatie van mail, agenda en bestanden die allemaal met elkaar samenwerken. 9
Canva: Mijn favoriete ontwerp tool is Canva. Sinds kort kun je Canva ook gebruiken op de ipad. De mooiste posters, boekjes of afbeeldingen heb je nu echt zo in de vingers! Je kunt je ontwerp meteen opslaan als PDF om deze bijvoorbeeld naar jezelf toe te mailen en daarna te printen. Al je ontwerpen kun je ook bekijken en bewerken via de website wanneer je weer achter de computer zit. Evernote Scannable: Een contract, formulier of verklaring inscannen is vaak een tijdrovend werkje als je aangewezen bent op een multifunctional. Toch zijn deze documenten steeds belangrijker en moeten vaak worden opgeslagen in een administratief systeem. Gelukkig is de ipad voorzien van een goede camera en met deze scan app kun je snel een foto maken van een document die de app omzet tot een gescande pagina die je kunt opslaan (bijvoorbeeld in Dropbox of OneDrive) of kunt mailen als PDF bestand. Natuurlijk is deze app ook handig voor declaraties en het bewaren van facturen of bonnetjes! Haiku Deck: Nog een app om presentaties mee te maken, met als uitgangspunt de ipad! Deze app is ontworpen voor de ipad en heeft daarom een groot bedieningsgemak. Het is vergelijkbaar met de dia s zoals PowerPoint die gebruikt, maar Haiku Deck is iets simpeler in gebruik en je hebt snel een zeer mooi resultaat. Afbeeldingen staan centraal bij deze app en daar plaats je teksten bij. Ook hier is natuurlijk de koppeling met de website zodat je achter de computer ook nog kunt verder werken en het in de klas kunt laten zien als presentatie middel. 10
De beste apps voor docenten met een ipad Geschreven door Ashwin Brouwer Social media in het mbo is een initiatief van Ashwin Brouwer. Alle publicaties van Social media in het mbo vallen onder een Creative Commons Naamsvermelding-NietCommercieel- GelijkDelen 4.0 Internationaal-licentie. http://socialmediainhetmbo.nl 11