Vrijwilligersbeleid SCALA Welzijn, Kulturhus t Iemenschoer en Stichting Welzijn en Cultuur Twente Auteur: PZ: Grietje Braam Versie: 07 mei 2012 1
Inhoud 1. Inleiding...3 1.1. Visie op vrijwilligers...3 2. Definities...4 2.1 Vrijwilligers...4 2.2 Vrijwilligerswerk...4 2.3 Vrijwilligersbeleid...5 2.4. Vrijwilligers via derden...5 2.5. Beroepskrachten...5 2.6. Kostenvergoedingen...5 3 Posities in de organisatie...5 3.1 Positie van vrijwilligers...5 3.1.1 Overeenkomst...6 3.2.1 Rechten...6 3.2.2 Plichten...6 3.3 Positie van de beroepskracht ten aanzien van vrijwilligers...7 4. Procedure...7 4.1 Minimum en maximum eisen...7 4.2 Centrale administratie...8 4.3 Verantwoordelijkheden...8 4.3.1 Beleid en evaluatie...8 4.3.2 Uitvoering...8 5. Aantrekken van vrijwilligers...9 5.1 Werving en selectie...9 5.2 Introductie vrijwilligers... 10 5.2.2 Introductie op de plek van activiteiten... 10 5.2.3 Introductiepakket... 10 6. Regelingen en voorzieningen... 11 6.1 Begeleiding en Scholing... 11 6.2 Materiële voorzieningen en kostenvergoeding... 11 6.3 Verzekeringen... 11 6.4 Waardering... 11 6.5 Klachten en geschillen... 11 Bijlagen 1. Vrijwilligersovereenkomst 2. Declaratieformulier 2
1. Inleiding Anno 2012 zijn er rond 500 vrijwilligers actief betrokken bij activiteiten van SCALA Welzijn, Kulturhus t Iemenschoer en Stichting Welzijn en Cultuur Twente. Dit aantal zal in de komende jaren nog toenemen, gezien de invulling van Welzijn Nieuwe Stijl van waaruit aan burgers meer inbreng en verantwoordelijkheden worden gegeven en welzijnsinstanties eerder sociaal makelaar dan uitvoerder zullen zijn. De zin van het vastleggen van vrijwilligersbeleid is drieledig: 1. om duidelijkheid te scheppen voor zowel vrijwilligers als beroepskrachten hoe er binnen de organisatie met vrijwilligers wordt gewerkt; 2. om de inzet van het vrijwilligerswerk te stimuleren en te optimaliseren; 3. ter voorkoming van ongelijke behandeling van vrijwilligers. 1.1. Visie op vrijwilligers 1.1.1 Organisaties binnen een veranderende omgeving van welzijn en cultuur Omdat de samenleving snel verandert, is het voor organisaties binnen welzijn en cultuur noodzakelijk om te blijven inspelen op deze veranderingen. Welzijnswerk krijgt de komende jaren een nieuwe invulling. Bewoners met initiatieven in de wijk worden gezien als belangrijke spil waar het gaat om het creëren van samenhang en leefbaarheid in wijken. Er worden bij nieuwe welzijnsprojecten daarom steeds meer vrijwilligers uit de wijken betrokken. Sterker nog: burgers zullen zelf steeds meer drager van de projecten worden waarbij de professional desgewenst ondersteunend is. In dit kader zijn binnen SCALA Welzijn en Kulturhus t Iemenschoer onder andere de servicepunten voor vrijwilligerswerk actief. Hier kunnen mensen die vrijwilligerswerk zoeken zich inschrijven en organisaties die vrijwilligers werven gebruik maken van het vrijwilligersbestand. De servicepunten vrijwilligerswerk functioneren als intermediair tussen de behoeften van vrijwilligers enerzijds en de inzetmogelijkheden voor vrijwilligerswerk en maatschappelijke stages bij organisaties, gemeentelijke instellingen en bewoners anderzijds. De servicepunten verzorgen hierin de voorlichting richting vrijwilligers en organisaties. Zowel Scala Welzijn als t Iemenschoer richten zich in toenemende mate op het ondersteunen van vrijwilligers bij de uitvoering van activiteiten. Binnen de afdeling Cultuur van het Iemenschoer zijn er zelfs veel meer vrijwilligers dan beroepskrachten actief. 1.1.2 Visie op vrijwilligerswerk Een van de doelen van onze organisatie is om bewoners in het kader van burgerschap te stimuleren tot interactie, de eigen kracht van buurtbewoners aan te spreken en uit te breiden, en daarmee te komen tot meer gemeenschapsgevoel in de wijk. Op die manier zien bewoners dat zij bijvoorbeeld door vrijwilligerswerk een actieve bijdrage kunnen leveren aan het optimaliseren van de leefbaarheid in hun woonomgeving of stad. Vele activiteiten worden enkel mogelijk door de inzet van vrijwilligers. Het werken met vrijwilligers is van oudsher binnen onze organisatie een bewuste keuze, en intussen ook opgelegd door de WMO. Vrijwilligers hebben een aantoonbare meerwaarde in het realiseren van de doelstelling van de WMO waar het gaat om bewoners meer verantwoordelijkheid te geven voor activiteiten in de eigen buurt en woonplaats. De professionals zijn daar waar wenselijk ondersteunend. Deze vraaggerichte ondersteuning kan betrekking hebben op georganiseerde vrijwilligers organisaties, op bewoners organisaties of op individuele burgerinitiatieven. 3
Daarnaast richt de professional zich ook op hen die nog niet actief zijn in de wijk of stad. Het is niet voor iedereen vanzelfsprekend of mogelijk zich als vrijwilliger verdienstelijk te maken. Misschien omdat andere zaken meer aandacht vragen of omdat er in eerste instantie onvoldoende mogelijkheden voorhanden zijn. De professional zal zich met name richten op hetgeen een individu nog wel kan, op de (nog te ontdekken) talenten en mogelijkheden. De vrijwilliger zal een steeds belangrijkere rol spelen in het organiseren en uitvoeren van diverse werkzaamheden en activiteiten. De professional werkt ondersteunend, faciliterend en stimulerend. De nadruk zal steeds meer op zelfwerkzaamheid en eigen initiatief van de vrijwilliger komen te liggen. Belangrijk gegeven is dat vrijwilligers midden in de samenleving staan en zij ons uit eerste hand informatie kunnen verschaffen over wat er binnen de wijken, bij de doelgroep en de bewoners leeft. Aan de hand van onder andere deze informatie kunnen wij ondersteuning organiseren, activiteiten opzetten en bewoners aanzetten tot participatie. In het algemeen kan gesteld worden dat het werken met vrijwilligers het mogelijk maakt een passend pakket van activiteiten in de buurten te organiseren. Vrijwilligers leveren op deze manier een intrinsiek waardevolle bijdrage aan de realisatie van doelstellingen van de organisatie en hebben ons daarmee veel te bieden. Van haar kant biedt de organisatie vrijwilligers de mogelijkheid meer deel te nemen aan de maatschappij door - het brengen en uitbreiden van sociale contacten; - mensen onderdeel te laten worden van een team; - extra vrije tijd vanuit maatschappelijk betrokkenheid in te vullen; - een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van vrijwilligers; - opdoen van werkervaring; - verdere ontwikkeling van eigen competenties. Het werken met vrijwilligers is dus inhoudelijk wezenlijk voor de organisatie, vrijwilligers vormen als het ware een maatschappelijke antenne voor de beroepskracht. Binnen de nieuwe insteek van welzijnswerk betekent dit: De beroepskracht wordt naast uitvoerder nu ook de sociale makelaar en coach / trainer van vrijwilligers. Soms kan een vrijwilliger fungeren als coach en trainer voor bewoners. De beroepskracht traint daarvoor dan de vrijwilliger om in deze hoedanigheid bekwaam te worden en coacht de vrijwilliger bij diens taken. 2. Definities Vanuit deze visie op vrijwilligerswerk hanteren we binnen de organisatie de volgende definities voor die vrijwilligers die namens onze organisaties vrijwilligerswerk uitvoeren: 2.1 Vrijwilligers Mensen die onverplicht (in juridische zin) en onbetaald met enige regelmaat werk verrichten op naam van de organisatie. Hieronder vallen niet vrijwilligers van groeperingen met een eigen bestuur. Voorliggend vrijwilligersbeleid betreft enkel de vrijwilligers die een vrijwilligersovereenkomst met de organisatie hebben afgesloten. 2.2 Vrijwilligerswerk 4
Werk dat onverplicht en onbetaald wordt verricht op naam van de organisatie ten behoeve van de organisatie, ten behoeve van activiteiten of diensten voor haar klanten, cliënten en bezoekers. Het vrijwilligerswerk binnen de organisatie wordt onverplicht uitgevoerd. Dit betekent echter niet dat het vrijblijvend is. Met vrijwilligers worden afspraken gemaakt en deze afspraken brengen wel informele rechten en plichten met zich mee. 2.3 Vrijwilligersbeleid Het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen de organisatie goed voor te lichten en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van de organisatie daarmee gediend worden. Vrijwilligersbeleid heeft geen betrekking op: - personen die in het kader van een maatregel voor werkgelegenheid ingezet worden; - personen die in het kader van een alternatieve strafmaatregel werkzaam zijn; - deelnemers aan activiteiten, bezoekers en/of gebruikers van faciliteiten; - personen die in het kader van een opleiding stage lopen, hiervoor geldt het stagebeleid. 2.4. Vrijwilligers via derden Onder de werking van deze beleidsnotitie vallen niet de vrijwilligers van externe rechtspersonen die in het kader van een opdracht met de organisatie samenwerken. Hiervoor geldt het beleid van de externe organisatie. 2.5. Beroepskrachten Dit zijn personen die een arbeidscontract zijn aangegaan dan wel vanuit een detacheringsovereenkomst of freelance-overeenkomst (ZZP) werkzaam zijn voor de organisatie. 2.6. Kostenvergoedingen De van tevoren afgesproken activiteitenkosten en reiskosten worden aan de vrijwilliger vergoed. 3 Posities in de organisatie Vrijwilligers verrichten specifieke activiteiten binnen de organisatie en hebben op grond daarvan specifieke rechten en plichten. Zij hebben geen verantwoordelijkheden waaruit arbeidsrechtelijke consequenties getrokken kunnen worden. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid binnen de projecten en activiteiten ligt bij de beroepskracht. De verantwoordelijkheid voor het vaststellen, evalueren en bijstellen van het vrijwilligersbeleid ligt bij de directie van de organisatie. 3.1 Positie van vrijwilligers Vrijwilligers en professionals werken nauw samen om de doelen van een project of activiteit te realiseren. Voor welke activiteiten vrijwilligers zich inzetten, hangt af van hun eigen interesse, beschikbare tijd, deskundigheid en zelfstandigheid. Alle (potentiële) vrijwilligers kunnen bij de servicepunten terecht voor een (mini)focustest, waardoor competenties en mogelijkheden in kaart worden gebracht. 5
3.1.1 Overeenkomst Voor elke vrijwilliger die zich bereid toont om structureel activiteiten voor de organisatie te verrichten wordt een vrijwilligersovereenkomst opgesteld. Bij incidentele inzet wordt in principe geen vrijwilligersovereenkomst opgemaakt. Wel kan de coördinator besluiten om een overeenkomst op te stellen, bijvoorbeeld als het om risicovol werk (bijv. opbouwen stands), vertrouwelijk werk of werk met jongeren en kwetsbare groepen gaat. Voor alle vrijwilligers geldt een standaard vrijwilligersovereenkomst (zie bijlage). De overeenkomst zorgt dat beide partijen duidelijkheid hebben over de belangrijkste voorwaarden, veelal juridische aspecten. Bij het ondertekenen van een vrijwilligerscontract dient de vrijwilliger een VOG te kunnen overhandigen. De kosten hiervan worden vergoed door de organisatie. In sommige gevallen kan de sectormanager besluiten dat een VOG niet noodzakelijk is. 3.2 Rechten en plichten van de vrijwilliger 3.2.1 Rechten De vrijwilliger heeft recht op - een duidelijke vrijwilligersovereenkomst; - een schriftelijk introductiepakket (zie art. 5.2.3.) - duidelijkheid over de taken bij activiteiten en projecten; - werkzaamheden die aansluiten bij de kwaliteiten, mogelijkheden en interesse van de betreffende vrijwilliger; - duidelijkheid over de dagen en tijden waarop de vrijwilliger geacht wordt hiervoor aanwezig te zijn; - een goede introductie binnen de organisatie en informatie aangaande de projecten en activiteiten waarbinnen hij / zij zich inzet; - tijdige en adequate informatie die hoort bij de activiteiten; - daar waar nodig: scholing en/of training voor de uitvoering van de inzet; - een vergoeding van reëel gemaakte kosten en een spoedige uitbetaling hiervan; - een ten behoeve van vrijwilligers collectieve aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering voor vrijwilligers waar deze is voorgeschreven door de wet; - een klachten- en geschillenregeling, te vinden in het introductiepakket; - de faciliteiten welke nodig zijn voor de inzet; - belangenbehartiging in algemene zin door de organisatie en/of de verantwoordelijke beroepskracht; - evaluatie met de begeleider over de inzet van de vrijwilliger. De kosten welke voortvloeien uit de rechten komen ten laste van de organisatie. 3.2.2 Plichten De vrijwilliger verplicht zich tot hetgeen in het vrijwilligersovereenkomst of dit vrijwilligersbeleid is beschreven, waaronder - het nakomen van de afgesproken dagen en tijden van aanwezigheid om mede activiteiten / projecten uit te voeren; - het op tijd zodra bekend afmelden indien men op de afgesproken tijden niet aanwezig kan zijn; - het op correcte wijze vertegenwoordigen van de organisatie en het te woord staan van klanten, cliënten en bezoekers indien men hiermee te maken heeft; - het verantwoord omgaan met eigendommen van de organisatie; 6
- het vertrouwelijk omgaan met informatie; - het accepteren en naleven van de gedragscode van de organisatie en het naleven van de doelstellingen van de organisatie.(informatie bijgevoegd in het introductiepakket) 3.3 Positie van de beroepskracht ten aanzien van vrijwilligers Gezien het belang van vrijwilligers voor de organisatie wordt van de beroepskrachten, met name van de betreffende begeleiders verwacht dat zij zich optimaal inzetten voor de vrijwilligers die zich onder hun verantwoordelijkheid bevinden. Binnen de taak en functie van de beroepskracht wordt verwacht dat zij - contact houden met hun vrijwilligers; - zorg dragen voor de randvoorwaarden en goede begeleiding van vrijwilligers bij de uitvoering van de werkzaamheden; - eindverantwoordelijk zijn voor hun activiteiten en projecten en dus voor de werkzaamheden van de vrijwilligers; - in het geval van calamiteiten bereikbaar zijn voor vrijwilligers dan wel hier een vervangende beroepskracht voor hebben geregeld, rekening houdend met de interne protocollen voor verschillende calamiteiten; - binnen de organisatie verantwoordelijk zijn voor de communicatie en coördinatie van de organisatie naar de vrijwilligers en vice versa; - verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de rechten van en het waarderingsbeleid voor de vrijwilligers en hierop voor alle betrokken partijen aanspreekbaar zijn; - op adequate wijze de belangen van de onder hun verantwoordelijkheid functionerende vrijwilligers behartigen. De beroepskrachten zijn zich bewust van het feit dat vrijwilligers hun werkzaamheden soms buiten de reguliere kantooruren verrichten en houden daar zoveel mogelijk rekening mee. D.w.z.: Waar nodig zal een beroepskracht ook buiten de reguliere werkuren aanwezig dan wel bereikbaar zijn. De verantwoordelijkheid van onze beroepskracht beperkt zich tot de overeenkomst tussen de vrijwilliger en onze organisatie. Er ligt geen verantwoordelijkheid bij de organisatie wanneer er door de vrijwilliger een overeenkomst met een andere organisatie is aangaan, zoals in geval van zelfstandige buurtverenigingen. In het laatste geval ligt de verantwoordelijkheid omtrent uitvoeringskwesties vrijwilligers bij de buurtvereniging. 4. Procedure Het maken van afspraken over taken en bevoegdheden van vrijwilligers en beroepskrachten is van belang voor de goede samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Hoofdzaken worden verwerkt in een standaardcontract dat in de basis voor iedere vrijwilliger hetzelfde is. In zo n contract kunnen desgewenst specifieke afspraken worden toegevoegd. 4.1 Minimum en maximum eisen Eisen Voor de meeste vrijwilligersfuncties worden de voorwaarden door de beroepskracht bepaald. Aan sommige vrijwilligersfuncties zullen specifieke eisen worden gesteld. Dit kan variëren van een minimum inzet aan uren per week, tijdstippen waarop gewerkt moet worden, het bezitten van of de bereidheid tot het behalen van een BHV diploma of functiegerichte training, het beschikken over eigen vervoer of het hebben van een bepaald niveau. De gestelde eisen dienen voor de activiteiten, voor zover van toepassing, duidelijk te worden aangegeven en gecheckt bij de beoogde vrijwilliger. 7
Administratieve voorwaarden voor begin Bij alle vrijwilligersfuncties gelden voor de vrijwilligers administratieve voorwaarden. Een vrijwilliger mag alleen aan de organisatie worden verbonden en werkzaamheden verrichten nadat aan het volgende is voldaan: hij/zij zich heeft gelegitimeerd d.m.v. een geldig paspoort / ID-kaart ; er een intakegesprek heeft plaatsgevonden; de nodige schriftelijke correspondentie rondom de persoon is gearchiveerd en belangrijke info hieromtrent bekend is bij de begeleider; een vrijwilligersovereenkomst is getekend; er een goedkeurende verklaring omtrent gedrag (VOG), dan wel ontheffingsbrief van het sectormanager hiervoor is ontvangen. De kosten voor de VOG worden vergoed door de organisatie. Taak van de beroepskracht is het om dit te checken. 4.2 Centrale administratie Voor de beheersbaarheid van het vrijwilligersbestand is er per stichting één centrale administratie waar alle vrijwilligers gemeld dienen te zijn. De melding geschiedt middels overhandiging van (een kopie van) de vrijwilligersovereenkomst door de begeleidende beroepskracht, een kopie van een geldig paspoort / ID en een Verklaring omtrent Gedrag (VOG). Dit is mede noodzakelijk voor de uitbetaling van kostenvergoedingen, eventuele claims bij collectief gesloten verzekeringen en de uitvoering van eventuele centrale uitnodigingen en attenties. Ten behoeve van controle, uitbetalingen kostenvergoedingen wordt er een kopie van elke vrijwilligersovereenkomst naar personeelszaken gestuurd door de beroepskracht. Voor de centrale aan- en afmelding van vrijwilligers en de uitvoering van de regelingen blijft altijd de begeleidende beroepskracht verantwoordelijk. 4.3 Verantwoordelijkheden 4.3.1 Beleid en evaluatie Taken die behoren tot het vaststellen van beleid en regelgeving ten aanzien van vrijwilligerswerk liggen bij de leiding van de organisatie. Van de leiding van de organisatie mag verwacht worden dat zij: - vrijwilligersbeleid ontwikkelt en vaststelt; - draagvlak creëert voor vrijwilligersbeleid; - waar nodig het vrijwilligersbeleid bijstelt; - ontwikkelingen volgt binnen de samenleving, de sector of de eigen organisatie die van invloed zijn op dan wel aanpassing van het eigen vrijwilligersbeleid vraagt. 4.3.2 Uitvoering De uitvoering van het vrijwilligersbeleid ligt bij de beroepskracht onder wiens verantwoordelijkheid het project of de activiteit, waarbinnen de vrijwilliger zijn/haar activiteiten verricht, valt. Van de beroepskracht mag verwacht worden dat zij - signalen van vrijwilligers in het werken met de doelgroep opvangt en vertaalt richting de activiteit, het project en/of de organisatie; - de kwaliteit en het resultaat bewaakt; - verantwoordelijk is voor de werving en introductie; - samen met p&o een introductiepakket samenstelt; - de taakafbakening van de vrijwilliger bewaakt; 8
- afstemming vindt in de belangen van de vrijwilliger en de organisatie; - signalen van vrijwilligers in het werken met de doelgroep opvangt en vertaalt richting de activiteit, het project en/of de organisatie. 5. Aantrekken van vrijwilligers Bij werving en selectie van vrijwilligers gaat het erom de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. Doel van een introductie en inwerkperiode is een nadere kennismaking van de vrijwilliger(s) met het werk, andere medewerkers (vrijwilligers, stagiaires en betaalde krachten) en met de organisatie in het geheel. Eén en ander sluit nauw aan op de selectie van de vrijwilliger. Een goede introductie vormt de basis voor een prettige verhouding tussen de vrijwilliger en de organisatie. 5.1 Werving en selectie De bereidheid om vrijwilligerswerk te doen neemt niet af, wel verandert de behoefte van langdurend vrijwilligerswerk naar een kortdurende inzet. Het aanbod wordt steeds gerichter geïnventariseerd om voor vrijwilligers een juiste plek te kunnen aanbieden. Binnen de organisatie zetten de servicepunten voor vrijwilligerswerk zich in om vrijwilligers te bemiddelen naar vrijwilligerswerk. De beroepskracht is verantwoordelijk voor voldoende vrijwilligers op projecten en voor de juiste kwalitatieve en kwantitatieve selectie. De beroepskracht onderhoudt hiervoor bijvoorbeeld contact met het Servicepunt Vrijwilligers. De organisatie realiseert zich dat het bij werving essentieel is om het belang van de vrijwilliger als vertrekpunt te nemen, en niet het werk en de organisatie. Dit laat zij merken door - het vrijwilligerswerk te profileren met de opbrengstenkant voor de vrijwilliger; - de bereidheid rekening te houden met de wensen van de vrijwilliger; - de motieven en behoeften van de solliciterende vrijwilliger te inventariseren; - signalen van vrijwilligers omtrent verbetering van vrijwilligerswerk ter harte te nemen. Het werven en selecteren van vrijwilligers ten gunste van projecten of activiteiten is een verantwoordelijkheid van de betreffende beroepskracht. Bij werving wordt kenbaar gemaakt waarvoor de bedoelde inzet is. Er wordt in een vacature duidelijke informatie verschaft over - de vrijwilligersactiviteit en het gewenste profiel van de vrijwilliger; - de organisatie en het project / activiteit waarbinnen de vrijwilliger actief zal worden; - de voorwaarden waarbinnen het bedoelde vrijwilligerswerk wordt verricht; - het minimale niveau of specifieke eisen wat voor de werkzaamheden vereist is. - duur betreffende activiteit / maximum. Bij het sollicitatiegesprek voor een vrijwilligersfunctie wordt de kandidaat gewezen op het feit dat deze vrijwillige activiteiten op grond van de aard van de activiteiten niet kunnen uitmonden in een betaalde baan. Ook wordt de sollicitant gevraagd mogelijke consequenties voor een eventueel bestaande uitkering eerst (zelf) te onderzoeken. Altijd wordt de sollicitant op de meldingsplicht van vrijwilligerswerk bij een uitkeringssituatie gewezen. Tussen de vrijwilliger en begeleider wordt regelmatig (afhankelijk van de positie) een korte evaluatie gehouden. Een thema hierbij kan zijn: roulatie binnen het vrijwilligerswerk. Dit geldt om binnen de vrijwilligersteams een toegankelijkheid voor nieuwe leden te creëren en ter voorkoming van vorming van (té) vaste groepen. Om die reden wordt in de begeleidingsgesprekken regelmatig een roulatie binnen de vrijwilligersgroep aan de orde gesteld. Roulatie geldt voor sommige functies niet, namelijk wanneer continuering in het belang van de organisatie is vanwege verworven kennis en externe relaties, bijvoorbeeld in geval van 9
vluchtelingenwerk. 5.2 Introductie vrijwilligers Van belang is dat de vrijwilliger zo snel mogelijk op de overeengekomen taak inzetbaar is en optimaal kan functioneren. Hiertoe moet hij weten wat er verwacht wordt en waarvoor hij het doet. Een goede introductie is hierbij van wezenlijk belang. De introductie start nadat de vrijwilligersovereenkomst is getekend door alle partijen en de VOG ontvangen is. 5.2.1 Algemene introductie De vrijwilliger ontvangt informatiebrochures over de organisatie, haar doelen en missie en werkwijze (standaard pakket 5.2.3). Desgewenst maakt hij kennis met de beroepskrachten van de organisatie tijdens een algemene rondleiding kort kennis met de aanwezige medewerkers. 5.2.2 Introductie op de plek van activiteiten De vrijwilliger ontvangt een specifieke introductie op de bedoelde plek van inzet. Hij /zij wordt wegwijs gemaakt in het gebouw, op huisregels / vluchtroutes etc. gewezen. Daar wordt ook specifiek taakinhoudelijke informatie gegeven. Hier maakt hij nader kennis met de direct samenwerkende vrijwilligers en beroepskrachten. 5.2.3 Introductiepakket Naast persoonlijke begeleiding ontvangt de vrijwilliger een introductiepakket ter inzage. Hierin bevinden zich - een schriftelijk welkomstwoord; - informatie over de organisatie; - specifieke project of activiteiteninformatie; - een lijst met belangrijke telefoonnummers; - kopie van het vrijwilligersbeleid; - reglement Verklaring Omtrent Gedrag; - protocol voor gebruik email, internet, sociale media (nog in ontwikkeling) - privacyreglement; (nog in ontwikkeling) - protocol Melding (Bijna-) Incidenten (met FONA formulier); - klachten/geschillenregeling en regeling vertrouwenspersoon (folder) Uit KMS (digitaal Kwaliteits Management Systeem) volgende prints - 2.7.a Veiligheidsbeleid en Proces omschrijving Incidenten, Protocol incidenten - 5.6.c Regeling omgaan met agressie - 5.6.c Seksuele intimidatie /omgaan met agressie en discriminatie en andere ongewenste omgangsvormen - 6.c Seksuele intimidatie, richtlijn 10
6. Regelingen en voorzieningen 6.1 Begeleiding en Scholing In bepaalde functies kan het nodig zijn dat vrijwilligers specifiek geschoold worden. Indien van toepassing worden reeds bij aanname afspraken gemaakt over hetgeen aan scholingseisen of wensen bestaat. Voorbeelden zijn een cursus BHV, tekstverwerking e.d. voor zover de inzet als vrijwilliger dit vereist. Indien aan een vrijwilliger een dergelijke scholing door de organisatie wordt opgelegd dan worden deze kosten altijd vergoed. Vrijwilligers kunnen tevens een focustest omtrent competenties aanvragen bij de servicepunten voor vrijwilligers. In de test wordt gekeken naar interesses, voorkeuren, kwaliteiten en motieven. 6.2 Materiële voorzieningen en kostenvergoeding De organisatie voorziet de werkplekken in principe van alle materialen en attributen die nodig zijn voor het goed kunnen uitvoeren van de activiteiten waarvoor de vrijwilliger is aangenomen. Indien er extra materialen nodig zijn voor een activiteit, dan mag de vrijwilliger deze kosten maken en declareren indien vooraf toestemming is verleend door de coördinator. Persoonlijke vergoedingen worden uitbetaald conform de vergoedingsregeling. Uitzonderingen zijn hierop mogelijk. Uitzonderingen zullen enkel worden gemaakt in overleg met de directie. Dit wordt vastgelegd via een door de directeur getekend aanhangsel met voorwaarden dat wordt toegevoegd aan het vrijwilligerscontract. 6.3 Verzekeringen De organisatie draagt er zorg voor dat vrijwilligers geen onnodige risico s lopen tegen schade, letsel of ongeval. Daarom beschikt zij over een collectieve WA- en ongevallenverzekering voor vrijwilligers voor zover dit wettelijk is vereist. De organisatie stelt zich aansprakelijk bij schade voor zover de verzekering het dekt. 6.4 Waardering Tegenover het verrichten van werkzaamheden op vrijwillige basis bestaat bij de organisatie in principe geen geldelijke vergoeding. Waardering voor de inzet van vrijwilligers wordt op andere manieren gegeven. Naast persoonlijke ontwikkeling zorgt de organisatie voor goede werkomstandigheden, goede sfeer en persoonlijke aandacht en een jaarlijkse attentie. Op verzoek ontvangt de vrijwilliger van de organisatie een gratis getuigschrift. 6.5 Klachten en geschillen Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Hieruit kunnen klachten en geschillen ontstaan. Deze kunnen ontstaan tussen vrijwilligers onderling, maar ook in de contacten tussen vrijwilligers met beroepskrachten, klanten, cliënten of bezoekers van de organisatie. De organisatie hanteert voor vrijwilligers de volgende procedure. 1. De eerste aanspreekpersoon bij klachten of geschillen is de verantwoordelijke beroepskracht. 2. Is de beroepskracht zelf partij in het conflict of biedt dit volgens één der partijen de beroepskracht onvoldoende uitkomst, dan kan contact worden opgenomen met de coördinator van de beroepskracht. 11
3. Elke sector van de organisatie kent een (sector)hoofd. Na stap 1. kan het conflict worden voorgelegd aan het hoofd c.q. sectormanager van de betreffende sector, deze beslist. 4. In bepaalde situaties kan de vrijwilliger een onafhankelijke vertrouwenspersoon van de organisatie raadplegen en via deze desgewenst contact zoeken met de regionale klachtencommissie. Klachten en geschillen dienen discreet te worden behandeld. Om als organisatie lering te trekken is er een registratie van klachten en geschillen, welke wordt bijgehouden door p&o en jaarlijks geëvalueerd binnen het managementteam. Voor het bijstellen van het vrijwilligersbeleid of de klachten- en geschillenprocedure zal rekening worden gehouden met hetgeen via deze procedure aan signalen is binnengekomen. Evaluatie Over de notitie Vrijwilligersbeleid zal eind 2013 een evaluatie plaatsvinden. Periodiek wordt er een tevredenheidsonderzoek gehouden onder vrijwilligers en beroepskrachten die met vrijwilligers werken, met als doel de tevredenheid te meten en verbeterpunten te inventariseren. Indien eerder behoefte blijkt om het vrijwilligersbeleid aan te passen, zal dit uiteraard eerder worden voorgenomen door het managementteam. * * * 12
Bijlage 1 VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST Stichting.. vertegenwoordigd door (sector)hoofd (naam)-------------------------------------------------------------- en Vrijwilliger: naam: --------------------------------------------------burgerservice nr.------------------------------- adres : straat------------------------------------------------------------------------------------------------ postcode---------------------------woonplaats------------------------------------------------- geb.datum: ------------------------------------------------------------------------------------------------------- bankrek.: ------------------------------------------------------------------------------------------------------- telefoonnr.: thuisaansluiting--------------------------------------mobiel------------------------------------ e-mail adres: ------------------------------------------------------------------------------------------------------- spreken het volgende af: Artikel 1 Looptijd contract De vrijwilliger zet zich voor de stichting in op vrijwillige basis, dus zonder geldelijke beloning en verricht activiteiten vanaf / sinds (datum): -------------------------------------- looptijd tot (evt.)-------------------------------- Artikel 2 Soort activiteiten De activiteiten bestaan uit: --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Artikel 3 Tijden van inzet Over de tijden van inzet is als volgt overeengekomen: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Artikel 4 Begeleiding De vrijwilliger wordt begeleid door --------------------------------------------------------------------------- Hierover zijn de volgende afspraken gemaakt (gespreksmomenten ect.): --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Artikel 5 Vergoeding eventuele kosten Eventuele vergoeding bij vooraf afgesproken kosten, altijd in overleg. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
Artikel 6 Klachtenregeling De vrijwilliger heeft kennis genomen van de bestaande klachtenregeling conform art. 6.5. van het Vrijwilligersbeleid. Artikel 7 Melding van incidenten Incidenten moeten onmiddellijk gemeld bij de begeleidende beroepskracht. Artikel 8 Verzekering De vrijwilliger is verzekerd in een collectieve W.A.- en ongevallenverzekering in zijn werk bij De organisatie voor zover de wet dit vereist. Artikel 9 Hepatitis e.a. besmettelijke ziektes Vrijwilligers die werkzaam zijn met hulpvragers waarbij lichamelijk contact een onderdeel van de werkzaamheden is, hebben een kleine kans om besmet te raken met hepatitis of andere ziektes. Door ondertekening van deze overeenkomst verklaart u bekend te zijn met het risico tot besmetting en vrijwaart u de organisatie van alle gevolgen die besmettelijke ziektes met zich meebrengen. Artikel 10 Geheimhouding De vrijwilliger is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem/haar uit hoofde van de activiteiten ter kennis komt. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de vrijwilligersactiviteiten. Het gaat hierbij om informatie waarvan de vrijwilliger het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden. Bij overtreding van dit beding zal de organisatie de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen en van de vrijwilliger een schadevergoeding vorderen. (Zie ook Gedragscode / Privacyreglement van de organisatie.) Artikel 11 Verhindering In geval van verhindering of vakantie van de vrijwilliger zal deze de begeleider op de hoogte brengen zodra de verwachte afwezigheid bekend is. Artikel 12 Beëindiging activiteiten De vrijwilliger of beroepskracht neemt bij het beëindigen van deze overeenkomst zo mogelijk een termijn van een maand in acht. De vrijwilliger zorgt voor een zorgvuldige overdracht van werkzaamheden. Op verzoek wordt er een getuigschrift over de inzet opgesteld. Artikel 13 Uitgereikte informatie De vrijwilliger verklaart kennis te hebben genomen van informatiefolder van de organisatie reglementen omtrent huisregels, gedragscodes, geheimhoudingsplicht, (on-)gewenste omgangsvormen de notitie Vrijwilligersbeleid, waarin de uitgangspunten voor de inzet en begeleiding en rechten en plichten van vrijwilligers staan omschreven,. Dit contract is in tweevoud opgemaakt en ondertekend te d.d Naam (sector)hoofd.. Naam vrijwilliger.... Handtekening:.. Handtekening:. 14