INFORMATIEFOLDER AANWERVINGSPROCEDURE BIBLIOTHEEK- MEDEWERKER (niveau C) 1 halftijdse contractuele functie met aanleg werfreserve 1
1. VACANTVERKLARING EN SELECTIEPROCEDURE Het gemeentebestuur van Kalmthout is dringend op zoek naar een bibliotheekmedewerker (m/v). Wij kunnen u momenteel één halftijdse aanstelling (19/38) in contractueel dienstverband aanbieden. Om u in onze werkkring te kunnen opnemen zijn wij ertoe gehouden om bepaalde procedures te volgen. U moet ondermeer slagen in een selectieproef. Hieronder wordt deze procedure in detail weergegeven. Er zal een werfreserve worden aangelegd voor de duur van één jaar, eventueel verlengbaar. 2. AANWERVINGSVOORWAARDEN - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor gesolliciteerd wordt; - Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van Zwitserland; - De burgerlijke en politieke rechten genieten; - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, - beschikken over een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs, - Slagen voor de selectieprocedure; 3. SELECTIEPROGRAMMA 1. Schriftelijk gedeelte: 50 punten - Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat een oplossing uitwerkt en deze aan de hand van een verslag weergeeft: 25 punten. - Grondige ondervraging over de kennis zoals vereist in het profiel van de functiebeschrijving: 25 punten. 2. Mondeling gedeelte: 50 punten - Conversatie over zaken van algemene aard: 25 punten. - Ad-hoc-gesprek om de persoonlijkheid en de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met het profiel van de functie van de kandidaat te testen: 25 punten. De kandidaten dienen 50% op elk gedeelte en op elke proef te behalen en 60% op het totaal. 2 / 11
4. SALARISSCHAAL De huidige bruto aanvangsbezoldiging is 908,08 (per maand voor een halftijdse tewerkstelling). Voor de bepaling van de bezoldiging worden dienstjaren gepresteerd in de openbare sector en relevante privéjaren (voor max. zes jaar) in aanmerking genomen. Trap C1 C2 C3 0 908,08 954,99 1 065,57 1 948,29 991,85 1 109,13 2 948,29 991,85 1 109,13 3 988,50 1 032,06 1 149,34 4 988,50 1 032,06 1 149,34 5 1 025,36 1 072,27 1 189,55 6 1 025,36 1 072,27 1 189,55 7 1 065,57 1 112,48 1 233,11 8 1 065,57 1 112,48 1 233,11 9 1 105,78 1 152,69 1 273,32 10 1 105,78 1 152,69 1 273,32 11 1 145,99 1 192,90 1 316,88 12 1 145,99 1 192,90 1 316,88 13 1 186,20 1 233,11 1 357,09 14 1 186,20 1 233,11 1 357,09 15 1 226,41 1 273,32 1 397,30 16 1 226,41 1 273,32 1 397,30 17 1 266,62 1 313,53 1 440,86 18 1 266,62 1 313,53 1 440,86 19 1 306,83 1 353,74 1 481,07 20 1 306,83 1 353,74 1 481,07 21 1 347,04 1 390,60 1 524,63 22 1 347,04 1 390,60 1 524,63 23 1 383,89 1 430,81 1 564,84 24 1 383,89 1 430,81 1 564,84 25 1 424,10 1 471,02 1 605,05 26 1 424,10 1 471,02 1 605,05 27 1 471,02 1 527,98 1 662,01 Na respectievelijk 4 en 18 jaar schaalanciënniteit is het mogelijk om functioneel door te stromen naar een hogere salarisschaal (C2 en C3). De hogere salarisschaal kan toegekend worden als een gunstig evaluatieresultaat werd bekomen. Als andere financiële voordelen voorzien wij maaltijdcheques (7 ), fietsvergoeding (0,22 /km), hospitalisatieverzekering, volledige terugbetaling abonnement openbaar vervoer en een groepsverzekering pensioenplan. 3 / 11
5. FUNCTIEOMSCHRIJVING GLOBAAL DOEL VAN DE FUNCTIE Het verzorgen van een efficiënte dienstverlening aan de bibliotheekgebruikers. Tevens instaan voor de dagdagelijkse werking van de bibliotheek. PLAATS IN DE ORGANISATIE De bibliotheekmedewerker rapporteert aan de adjunct-bibliothecaris. NIVEAU C1-C3 RESULTAATGEBIEDEN EN FUNCTIE-INHOUD (niet limitatief) 1. Leidinggevende en/of coördinerende taken geen. 2. Adviserende - beleidsondersteunende taken geen. 3. Uitvoerende taken 3.3.1 Informatie verstrekken De bibliotheekmedewerker beantwoordt alle informatievragen van de klant zodat deze een antwoord krijgt dat zo goed als mogelijk voldoet aan de vraag. De bibliotheekmedewerker probeert dan ook te achterhalen wat de (achterliggende) informatiebehoefte is van de klant. Om de vraag zo goed mogelijk te beantwoorden zal men het nodige opzoekingswerk verrichten. - Kennisnemen van de vraag die de klant stelt - Anticiperen en reageren op (on)uitgesproken vragen en behoeften van de huidige en potentiële gebruikers - Doorvragen om de (achterliggende) informatiebehoefte te kunnen analyseren en formuleren - Controleert of het antwoord voldoende is - Gebruikers bijstaan bij specifieke informatievragen en eventueel doorverwijzen naar bevoegde instanties - De meest aangewezen zoekstrategie en bronnen gebruiken - Kan bronnen op waarde schatten en vraagt naar de betekenis, kwaliteit en betrouwbaarheid ervan - Kan ideeën en informatie, zowel mondeling als schriftelijk helder en duidelijk overbrengen, zodanig dat de essentie wordt begrepen, met een effectief gebruik van de bestaande communicatiemiddelen. - Beschikt over een brede algemene ontwikkeling op cultureel en maatschappelijk vlak en houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op dit gebied 4 / 11
- Gebruikt taal die aansluit bij de boodschap en doelgroep - Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie van de klant en de organisatie 3.3.2. Begeleiden en instrueren De bibliotheekmedewerker is in staat om klanten, individueel of in groep te instrueren en te begeleiden. De bibliotheekmedewerker wil de klanten vertrouwd maken met de mogelijkheden die de bibliotheek biedt en op die manier de informatiegeletterdheid van de gebruikers vergroten. De medewerker draagt expertise over op de klanten door het geven van opleiding en ondersteuning. - Kan de klant duidelijk en helder uitleg geven in het gebruik van de bibliotheek en haar dienstverlening - Verzorgt introducties voor nieuwe en bestaande gebruikers en maakt hen wegwijs in de dienstverlening van de bibliotheek - Beschikt over communicatieve vaardigheden en hanteert effectieve gesprekstechnieken (actief luisteren, oordeelvrij antwoorden) - Begeleiden bij het gebruik van de bibliotheek, de collectie en de faciliteiten, zodat klanten een juist beeld hebben van de bibliotheek - Begeleiden bij het bedienen van apparatuur, met probleemoplossende capaciteiten - Begeleiden bij het gebruik van databanken, apps, internet, zodat de klant zelfstandig kan zoeken - Beschikt over didactische vaardigheden om kennis effectief over te brengen op de klant - Ondersteunt klanten op het gebied van leesbevordering en taalvaardigheid - Bereidt groepsbezoeken van basis- en voortgezet onderwijs aan de bibliotheek voor en begeleidt deze - Begeleidt leerlingen in het gebruik van de producten en diensten van de bibliotheek 3.3.3. Collectie beheren Binnen de regels van het collectiemanagement gaat de bibliotheekmedewerker actief op zoek naar informatie om de collectie aan te vullen. Hij screent en evalueert het aanbod in functie van zijn bruikbaarheid voor de klanten en verwerft materialen binnen het budget dat voorhanden is. Hij maakt hierbij gebruik van zijn bronnenkennis, zijn kennis van de doelgroepen en het vakgebied. Om de collectie levend te houden zal men ook systematisch moeten afvoeren uit de collectie. - Stelt een collectie samen die aansluit bij de behoeften en interesses van gebruikers, die divers, actueel en relevant is - Kan binnen gestelde kaders en met kennis van de benodigde bronnen bepalen of materialen bij selectie voor opname in of verwijdering uit de collectie in de bibliotheek in aanmerking komen - Binnen het budget en de opgelegde quota s blijven - Bij afvoeren houden aan de vooropgestelde procedures en richtlijnen 5 / 11
- Selecteren op basis van aankoopsuggesties, keuzelijsten en ander bibliografisch materiaal met toetsing aan eigen bezit en leengegevens - Onderhoudt de collectie en signaleert of materialen vervangen of hersteld moeten worden 3.3.4. Collectie toegankelijk maken De bibliotheekmedewerker zorgt ervoor dat de collectie doorzoekbaar en toegankelijk is zodat de klant de informatie vindt die hij wenst op een gebruiksvriendelijke manier. De bibliotheekmedewerker volgt nauwgezet de methodiek en de regels betreffende ontsluiting. Hij levert ook een toegevoegde waarde aan de collectie door eigen producten aan het publiek ter beschikking te stellen. De bibliotheekmedewerker zorgt er ook voor dat de collectie wordt aangeboden en dat dit aanbod onderhouden wordt zodat iedereen steeds de nodige documenten snel en efficiënt ter beschikking krijgt. - Is vaardig in het herkennen en ontleden van titelbeschrijvingen - Kan op effectieve wijze catalogi onderhouden - Kent de gebruikte ordeningssystemen indeling van de organisatie en past deze toe - Heeft kennis van het bibliotheeksysteem en digitale toepassingen - Draagt zorg voor het beheer, beschikbaar stellen en toegankelijk maken van materialen - Zorgt voor een aantrekkelijke presentatie van de publieksruimte in het algemeen en de collectie in het bijzonder, door producten en diensten te etaleren en displayen, de digitale/fysieke ruimte in te richten, en op basis van verzamelde/samengestelde informatie een (thema-)presentatie of tentoonstelling op te bouwen 3.3.5. Activiteiten organiseren De bibliotheekmedewerker helpt mee om het aanbod en de dienstverlening van de bibliotheek onder de aandacht te brengen van de klanten en specifieke doelgroepen. Dit gebeurt door de eigen deskundigheid te promoten en door activiteiten te organiseren. De activiteiten kunnen gaan van het samenstellen van een thematafel tot het op touw zetten van een project waarin verschillende organisaties betrokken zijn. - Kent de missie en strategie van de organisatie, denkt en praat hierover mee en weet de eigen activiteiten in dit daglicht te plaatsen - Werkt mee aan de organisatie van activiteiten voor specifieke doelgroepen, en voert deze ook praktisch en inhoudelijk uit - Zoekt actief naar onderwerpen waarmee en manieren waarop de bibliotheek zijn klanten kan bereiken - Zorgt voor de communicatie - Bouwt een netwerk uit met relevante partners - Raamt de kosten van de activiteit of van het project 6 / 11
3.3.6. Administratie verrichten De bibliotheekmedewerker verricht administratieve handelingen in functie van het goede beheer van de bibliotheek. - Zorgt voor de administratieve afhandeling van het leenproces - Beantwoordt correspondentie efficiënt - Verricht financiële administratie - Maakt verslagen op - Controleert en beheert het toegewezen budget - Voert bestellingen uit en volgt ze op - Verslaggeving - Maakt materialen klaar voor raadpleging 3.3.7. Functioneren binnen de organisatie De bibliotheekmedewerker stelt zich vanuit zijn functie actief op binnen de organisatie door samen te werken en te overleggen met collega s en leidinggevende(n), door de beroepsethiek en kwaliteitszorg als leidraad te nemen bij de uitvoering van zijn job. - Optimaliseert dienstverlening - Doet voorstellen voor eigen vorming en opleiding - Evalueert steeds of de klant tevreden is met de geboden dienstverlening - Reageert op signalen die hij of zij ontvangt over de dienstverlening - Doet voorstellen ter verbetering van de dienstverlening of de werking van de organisatie - Maakt afspraken met collega s over de werkorganisatie volgens hierover gemaakte richtlijnen - Laat zich in het bijzijn van klanten niet negatief uit over aspecten van de bibliotheek 4. Communicatieve taken Actief deelnemen aan het intern werkoverleg binnen de dienst. Onderhouden van contacten met derden relevant voor de functie. Specifieke bevoegdheden geen. FUNCTIEPROFIEL 1. Vereiste vakkennis Grondige kennis van de belangrijkste moderne bibliotheektechnieken Grondige kennis van de gangbare computerprogramma s, nodig voor de uitvoering van de taak. Kennis van zoekmethoden en technieken Kennis van doelgroepen Basiskennis van ICT 7 / 11
2. Competenties Onderstaande competenties worden geconcretiseerd in een aantal gedragscriteria die als voorbeeld dienen voor de definiëring ervan. Kerncompetenties Zorgvuldigheid Werkt nauwgezet. Komt afspraken na. Controleert het eigen werk of laat dit controleren. Inschatten van de gevolgen van bepaalde acties. Loyaal handelen Voert de genomen beslissingen nauwgezet uit. Volgt de geldende regels en procedures op een correcte wijze. Verdedigt de genomen beslissingen, ook als staat hij/zij er niet helemaal achter. Geeft geen kritiek om de kritiek, maar tracht steeds een oplossing aan te reiken. Behandelt de verkregen informatie met de nodige discretie en legt de nodige gereserveerdheid aan de dag tegenover derden. Gedraagt zich in overeenstemming met zowel de persoonlijke als de organisatorische waarden en handelt in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie. Gedrevenheid/ resultaatgerichtheid Werkt met hart en ziel om de resultaten te bereiken die verbonden zijn aan de functie. Zet zich op werkvlak in om de best mogelijke dienst te bieden, rekening houdend met de opgelegde begrenzingen en beperkingen. Toont een grote inzet, toewijding en werkkracht. Voelt zich verantwoordelijk voor de eigen taken en resultaten. Neemt de verantwoordelijkheden die nodig zijn om de kwaliteit van de verstrekte informatie of van de dienst te garanderen. Verbetert fouten in het werk zodat een perfect resultaat wordt afgeleverd. Voert op een efficiënte manier uit wat gevraagd wordt. Ziet toe op een goed beheer en een goede opvolging van zijn taken. Zet door, ongeacht tijdsdruk, problemen, frustraties of hindernissen. Controleert het eigen werk op fouten zodat een goed resultaat wordt afgeleverd. Samenwerken Integreert zich vlot in het team. Stimuleert een vriendschappelijke sfeer binnen de groep. Bevordert teamspirit door samenwerking en betrokkenheid van de teamleden te stimuleren. Geeft zijn/haar opvattingen en ideeën door aan collega s. Bezorgt de juiste informatie aan collega s, deelt ervaringen met hen. 8 / 11
Zorgt voor een correcte informatiedoorstroming zodat de collectieve resultaten maximaal kunnen worden behaald. Bespreekt werkgerelateerde problemen met collega s opdat ze allen aan hetzelfde touw trekken en over dezelfde informatie beschikken. Helpt andere ambtenaren bij het vervullen van hun taken door hen de nodige technische informatie te verschaffen. Streeft ernaar tot een consensus te komen met de collega s in het team Werkt teamgericht, maar ontwijkt daarbij geen persoonlijke verantwoordelijkheden. Deelt zijn/haar ervaring met collega s. Competenties niveau C Informatie verwerken Verzamelt belangrijke informatie en geeft ze door aan de juiste bestemmelingen. Spreekt de juiste kanalen aan om specifieke informatie te bekomen. Structureert de verkregen informatie. Verifieert informatie en ontdekt mogelijke tekorten of fouten. Behandelt informatie volgens de voorgeschreven procedures en systemen. Interpreteert en bewerkt gegevens tot aanvaardbare informatie voor de bestemmeling. Analyseren Beoordeelt de veelheid aan informatie en destilleert het essentiële hieruit. Onderzoekt de binnenkomende informatie en klachten teneinde hier de juiste conclusies uit te kunnen trekken. Zoekt naar de oorzaak van operationele problemen teneinde de werking van de dienst naar de toekomst toe te verbeteren. Is kritisch in de evaluatie van informatie, neemt zaken niet zomaar voor waar aan. Werk structureren Neemt de belangrijkste of dringendste taken eerst op, ziet de juiste prioriteiten Stelt prioriteiten met het oog op de vooropgestelde tijdslimieten. Organiseert het werk doeltreffend volgens de toegekende opdrachten. Legt de volgorde vast waarin taken worden uitgevoerd. Organiseert de taken zodanig dat de doeltreffendheid ervan kan worden gegarandeerd. Voert systematisch verschillende taken tegelijkertijd uit en behoudt hierbij het overzicht. Voert de taken systematisch uit en heeft een efficiënte werkaanpak en methode. Brengt een duidelijke structuur aan in de eigen taken door onderverdelingen te maken. Respecteert deadlines bij het afwerken van de eigen taken. Problemen oplossen Laat zich niet afschrikken door nieuwe, onbekende of onverwachte situaties. Garandeert ook de uitvoering van onverwachte situaties. 9 / 11
Vindt oplossingen voor problemen die betrekking hebben op de eigen verantwoordelijkheden. Anticipeert op problemen door terug te vallen op kennis en ervaring. Brengt een aantal alternatieven aan waaruit de best passende oplossing kan worden geselecteerd. Implementeert de beste oplossingen voor problemen die zich voordoen binnen het eigen werkterrein door zich op kennis te baseren. Beslissen Beslist snel als de omstandigheden dit vereisen. Neemt eenduidig een standpunt in indien de situatie die vereist. Neemt de juiste beslissingen rekening houdend met alle informatie die ter beschikking staan. Signaleert probleemsituaties, wijst op fouten en reglementen. Zet acties doelgericht op gang van zodra hij/zij groen licht krijgt. Klantvriendelijkheid Geeft de klant goede raad of verwijst hem door naar de bevoegde personen of diensten. Stelt de nodige vragen om de klant op de juiste manier te kunnen helpen. Luistert naar het standpunt van de burger. Antwoordt zowel schriftelijk als mondeling duidelijk, snel en pertinent op vragen van de klant en/of de burger. Geeft negatieve boodschappen op een correcte en objectieve manier zodat deze maximaal worden geaccepteerd met begrip voor het standpunt van de klant / de burger. Voorziet de burger van informatie zodat deze de acties van de overheid kan kaderen en de nodige stappen kan ondernemen. Communiceert open met de burger teneinde een duidelijk en onbevooroordeeld beeld te geven van de regels en procedures die dienen nageleefd te worden. Biedt een optimale service door te zoeken naar de meest efficiënte en doeltreffende oplossingen Geeft de klant advies door hem alternatieven aan te reiken en hem hierbij te wijzen op de voordelen van die alternatieven. Biedt service, maar legt tevens voldoende discipline, objectiviteit en assertiviteit aan de dag om misbruiken van de dienstverlening te vermijden. 10 / 11
6. INDIENEN VAN DE KANDIDATUUR De schriftelijke kandidaturen moeten: - ofwel verzonden worden aan het college van burgemeester en schepenen, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout, en uiterlijk ter post besteld zijn op donderdag 28 april 2016. - ofwel ten laatste op donderdag 28 april 2016 tegen ontvangstbewijs afgegeven worden op het Gemeentehuis van Kalmthout, Personeelsdienst, Kerkeneind 13 te 2920 Kalmthout tijdens de openingsuren. Voeg bij uw kandidatuur ook een kopie van uw diploma en een recent uittreksel uit het strafregister. 7. BEOORDELING VAN DE INGEKOMEN KANDIDATUREN Het college van burgemeester en schepenen gaat onmiddellijk na de uiterste datum van indienen van de kandidaturen over tot de beoordeling van de geldigheid van de voorgelegde bewijzen. Op basis van die beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectieprocedure worden toegelaten. 8. SELECTIEDATA De schriftelijke en mondelinge proef zal doorgaan in de loop van mei 2016. De exacte datum zal u later meegedeeld worden. 9. AANWERVING De resultaten van de selectieproef worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen waarna een keuze wordt gemaakt uit de geslaagde kandidaten. De overige geslaagde kandidaten komen in een werfreserve van één jaar. U wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht. 10. ARBEIDSGENEESKUNDIG ONDERZOEK Voor indiensttreding moet u zich nog bij de arbeidsgeneesheer van het gemeentebestuur aanbieden voor een arbeidsgeneeskundig onderzoek. De medische geschiktheid moet vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. 11. INDIENSTTREDING Het college van burgemeester en schepenen bepaalt de datum van indiensttreding. Als het geselecteerde personeelslid wegens een opzeggingstermijn bij een andere werkgever of wegens een andere geldige reden niet onmiddellijk in dienst kan treden dan wordt de concrete datum van indiensttreding in onderling akkoord aangepast. 12. MEER INLICHTINGEN Voor alle verdere inlichtingen in verband met deze vacature kan je contact opnemen met de personeelsdienst op het telefoonnummer 03 620 22 20 of personeel@kalmthout.be. 11 / 11