1

Copyright 2009 Digitale Computer Cursus 1e druk 2009 Auteur Interactieve oefeningen en website Vormgeving A. Beumer A.J.M. Mul A. Beumer Alle rechten voorbehouden. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Digitale Computer Cursus mag niets van deze uitgave worden verveelvoudigd, bewerkt en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, magnetische media of op welke andere wijze ook. Belangrijke opmerking Wanneer in dit cursusboek programma s en methodes vermeld worden, gebeurt dit zonder inachtneming van patenten, aangezien ze voor amateur- en studiedoeleinden dienen. Alle informatie in dit boek werd met de grootste zorgvuldigheid verzamelt respectievelijk samengesteld. Toch zijn fouten niet helemaal uit te sluiten. Digitale Computer Cursus neemt daarom noch garantie, noch juridische verantwoordelijkheid of enige ander vorm van aansprakelijkheid op zich voor gevolgen die op foutieve informatie berusten. Wanneer u eventuele fouten tegenkomt, is de auteur dankbaar wanneer u deze doorgeeft. Wij wijzen er verder op dat de in het cursusboek genoemde soft- en hardwarebenamingen en merknamen van de betreffende firma s over het algemeen door fabrieksmerken, handelsmerken of patentrecht beschermt zijn. 2

Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Werkbalken 6 Een werkblad invoegen 7 Een werkblad verwijderen 9 Een werkblad een naam geven 10 Oefening 1 Werkbladen 10 2. Werkmappen 11 Meerdere werkmappen openen 11 Oefening 2 Werkmappen 13 3. Het uiterlijk van Excel 14 4. Selecteren van Cellen, Kolommen en Rijen 19 Oefening 3 Selecteren 24 5. Werkbalken 32 Oefening 4 Werkbalken 38 6. Reeksen 39 Oefening 5 Reeksen 42 7. Grafieken maken 43 Oefening 6 Grafieken 50 8. Vaste waarden 51 Oefening 7 Vaste waarden 55 Opmerking plaatsen in een cel 56 Het wissen van een werkblad 57 9. Rekenformules aanmaken 61 Vermenigvuldigen 61 Delen 61 Berekening maken in aparte cellen 62 Oefening 8 Berekening maken in aparte cellen 63 10. Voorbeeldberekeningen maken in Excel 64 Voorbeeld administratie 64 Oefening 9 Administratie maken 70 Onkostendeclaratie maken 71 Oefening 10 Onkostendeclaratie 81 Kalender maken 82 Oefening 11 Kalender maken 90 3

Inleiding Excel is een spreadsheetprogramma. 'Spreadsheet' wordt vertaald als rekenblad, maar Excel kan meer dan rekenen. Ervaring met spreadsheetprogramma's is niet nodig om deze cursus te volgen. Enige ervaring met Windows is gewenst. Opstarten van microsoft Excel: Klik met de linkermuisknop de knop Start. Ga met de muis naar Alle Programma s. U ziet in het venster dat zich opent Microsoft Office staan. Ga hier met de muis opstaan. Vervolgens opent een nieuw venster waar u een groene X ziet staan. Klik hier met de linkermuisknop op. Het programma Excel wordt geopend. Het kan ook zijn dat u direct na het klikken op Alle Programma s de groene X ziet staan, u kunt daar direct met de linkermuisknop op klikken. 4

Klik op Microsoft Excel, en het programma wordt gestart. Zodra het programma is opgestart ziet u in de titelbalk bovenin het scherm de tekst "Microsoft Excel Map 1". 5

1. Werkbladen Een map of Werkmap is een bestand dat in Excel is geopend. Omdat u dit nieuwe bestand nog geen naam hebt gegeven, wordt het voorlopig Map 1 genoemd. Elke map bevat een of meer Werkbladen. Werkbladen worden in de Statusbalk, onder in het scherm, weergegeven door tabbladen. Ga naar andere werkbladen door te klikken op de tabs Blad2 en Blad 3. 6

Een werkblad Invoegen U kunt als volgt een werkblad toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op de Tab Blad1. Kies vervolgens in het geopende venster voor Invoegen. 7

In het nieuwe venster dat wordt geopend dubbelklikt u in het dialoogvenster Invoegen op Werkblad, zie onderstaande afbeelding: Klik vervolgens op de knop Ok. 8

Een werkblad verwijderen Een werkblad verwijderen is minder ingewikkeld. Klik wederom met de rechtermuisknop op een van de Tabbladen blad1, blad2, blad3 of blad4. Kies in het venster dat wordt geopend voor Verwijderen. 9

Een werkblad een naam geven U kunt werkbladen een naam geven. Klik met de rechtermuisknop op de Tab en kies in het geopende venster voor Naam wijzigen. U kunt nu direct beginnen met het typen van een naam die u wilt geven aan de Tab. In het voorbeeld is gekozen voor DCC. Klik vervolgens op de knop Enter op het toetsenbord. Ga naar oefening 1 werkbladen op de website 1 0

2. Werkmappen Meerdere werkmappen openen Naast het werken met verschillende tabs kunt u ook meerdere werkmappen tegelijk openen. Klik in de menubalk op het menu Bestand, en kies de optie Nieuw. Aan de rechterzijde van uw scherm wordt nu een venster "Nieuwe werkmap" geopend. Klik in dit venster op Lege werkmap bij de rode pijl. De nieuwe werkmap krijgt de naam Map 2, dit komt omdat ook hier nog geen naam aan is gegeven. Door te klikken op Venster bovenin het beeld kunt u aangeven welke map als eerste moet worden weergegeven. 1 1

Door te klikken op Map2 komt die werkmap bovenop te liggen. Het vinkje geeft aan welke huidige map bovenop staat. Wilt u de map een eigen naam geven klik dan met de linkermuisknop op Bestand vervolgens klikt u op Opslaan. Het nieuwe venster dat wordt geopend geeft u de mogelijkheid een naam te geven aan uw werkmap. Deze naam zal standaard worden opgeslagen in de map Mijn documenten. Geef onderin het venster bij het invulveld Bestandsnaam de naam die u wilt geven aan de werkmap. 1 2

Klik vervolgens met de linkermuisknop op de knop Opslaan. Uw document is met de door u gemaakte naam opgeslagen. Ga naar oefening 2 werkmappen op de website 1 3

3. Het uiterlijk van Excel Wanneer u Excel opent ziet u direct het beeldende kenmerk van het programma. Het bestaat uit velen vakjes, dit worden Cellen genoemd. De Cellen worden horizontaal aangeduid met letters en verticaal met cijfers. Op deze wijze kunt u makkelijk de coördinaten van een Cel bepalen. Zo kan een Cel de coördinaten B14 of H22 hebben. Een verticale reeks cellen wordt een Kolom genoemd. Een horizontale reeks cellen heet een Rij. Klik op cel E8 en vul daar 500 in. 1 4

Bovenstaande afbeelding laat het getal 500 zien in de Cel E8. Ook in de formulebalk (witte balk) aan de bovenzijde van het scherm ziet u het getal 500 staan. Na het invullen van een getal kunt u op de knop Enter klikken met de linkermuisknop. De cel onder het getal wordt nu geselecteerd. In dit voorbeeld is dat E9. De cel E9 is nu geselecteerd. U hebt in de cel E8 een getal gezet namelijk 500. Nu kan er een eerste berekening worden gemaakt. Een rekensom ofwel formule genaamd begint altijd met het teken =. 1 5

Typ in de cel E9 een = teken. Klik nu met de linkermuisknop op de cel E8 met het getal 500. In de cel E9 ziet u dat daar achter het = teken in het blauw staat E8. Dit hebt u gedaan door te klikken op die cel. Vul nu +500 in de cel E8 in. 1 6

In de bovenstaande werkmap hebt u nu de volgende som gemaakt. Het totaal van cel E8 plus de inhoud van cel E9. (500 + 500 = 1000). Wanneer u de totaalsom van uw berekening wilt krijgen kunt u dat doen door op de knop Enter van het toetsenbord te doen of door met de linkermuisknop ergens in het veld te klikken. 1 7

De cel E9 laat u nu de uitkomst van de door u gemaakte berekening zien. Om de berekening die u hebt gemaakt te kunnen bekijken klikt u op de cel E9. U kunt dan in de formulebalk (witte balk bovenin) de berekening zien. =E8+500. 1 8

4. Selecteren van Cellen, kolommen en rijen Om een berekening of een som te maken, maakt u veelal gebruik van geselecteerde cellen. U kunt het selecteren op verschillende manieren doen. In de voorgaande som hebben we een enkele cel geselecteerd. U kunt ook een hele rij of kolom in een keer selecteren. Dit doet u door op de rijkop of kolomkop te klikken. De kolomkop is het grijze vak boven de kolom, met de letter die de betreffende kolom aanduidt. Bovenstaand zien we dat de kolom F in zijn geheel is geselecteerd. Wanneer u nu een andere kolom wilt selecteren doet u dit door op een andere kolomkop te klikken. In het voorbeeld klikken we nu op B. 1 9

Ook rijen kunt u selecteren. Dit doet u door op de rijkop te klikken. De rijkop is het cijfer dat u voor de rijen ziet staan. U vindt de rijkop aan de linkerzijde van uw scherm. In onderstaande afbeelding is de rij 8 geselecteerd. Bovenstaande afbeelding laat zien dat de gehele rij 8 is geselecteerd. U kunt ook verschillende rijen en kolommen, die niet aan elkaar vastzitten selecteren. U doet dit door eerst de Control knop op uw toetsenbord in te drukken en ingedrukt te houden. Deze knop wordt veelal aangegeven als Ctrl. Klik 2 0

nu met de linkermuisknop de rijen die u wilt selecteren. U ziet dat de selectie van kolom F hiermee ongedaan wordt gemaakt. In onderstaande afbeelding is de rij 8 en de kolom B geselecteerd. Bovenstaande afbeelding laat zien dat zowel rij 8 als kolom B zijn geselecteerd. U kunt nu de toets Ctrl weer loslaten en de selectie zal gewoon actief blijven. Wanneer u tijdens de selectie een cel aanklikt met de linkermuisknop dan zal de selectie die u hebt gemaakt verdwijnen. Onderstaande afbeelding laat zien dat de selectie verdwijnt als u op de cel B8 klikt. 2 1

Cellen kunnen worden geselecteerd met behulp van de Ctrl toets, zie voorgaand. Ook kunt u een groot aantal cellen tegelijk selecteren met behulp van de Shift toets. Het gebruik van de Shift toets selecteert een grote hoeveelheid cellen die aangrenzend met elkaar zijn. Dit in tegenstelling tot selecteren met de Ctrl toets. In het onderstaande voorbeeld is de cel B8 cel geselecteerd. Klik op de Shift toets van uw toetsenbord en houd deze ingedrukt. Klik vervolgens op de cel B1. 2 2

Bovenstaande afbeelding geeft het resultaat. Een snelle selectie van de cellen B1 t/m B8, met behulp van de Shift toets. Een dergelijk selectie wordt een bereik genoemd. De toets Ctrl geeft u de mogelijkheid om niet aangrenzende maar losse cellen tegelijk te selecteren. Klik op de cel B1 om de bestaande selectie te deselecteren. Houd nu de Ctrl toets ingedrukt en klik vervolgens op de cellen D4 en D9. Laat vervolgens de Ctrl toets weer los. 2 3

In plaats van aangrenzende cellen hebt u nu niet aaneengesloten cellen geselecteerd. Ga naar oefening 3 selecteren op de website 2 4

Typ uw voornaam in de cel D12. In dit voorbeeld is de naam DCC ingevuld. Klik vervolgens op de knop Enter van uw toetsenbord. Uw naam wordt nu volgens de standaardinstelling opgemaakt. Een standaardinstelling is bijvoorbeeld: links uitgelijnd, en met het lettertype Arial. Klik met de rechtermuisknop in de cel D12. Een nieuw venster wordt geopend met een aantal keuze mogelijkheden. 2 5

Klik met de linkermuisknop op Celeigenschappen van het geopende menu. Het geopende venster geeft de moegelijkheden aan die u hebt met de Celeigenschappen. Klik op het tabblad Lettertype. Alle mogelijkheden die u hebt wat betreft het aanpassen van tekst vindt u hier. Kies het tabblad Lettertype, en selecteer in het vak Tekenstijl de optie cursief en klik vervolgens op de knop Ok met de linkermuisknop. 2 6

Onderstaande afbeelding laat de naam DCC nu in het Cursief zien. Wanneer u alle ingevoerde cijfers en letters anders wilt maken dan de standaardinstellingen, bijvoorbeeld alles cursief gedrukt en gecentreerd (midden van de cel uitgelijnd) dan moet u eerst het gehele werkblad selecteren. U kunt het gehele werkblad selecteren door linksboven het snijpunt tussen de rijen en de kolommen met de linkermuisknop aan te klikken. 2 7

U kunt ook alle cellen in een werkblad selecteren door de combinatie op uw toetsenbord Ctrl en de A. U dient deze dan tegelijk in te drukken en weer los te laten. U zult dan hetzelfde beeld krijgen als de voorgaande afbeelding. Selecteer het hele werkblad, en klik met de rechter muisknop op een willekeurige cel. Klik op de optie Celeigenschappen, en kies het tabblad Patronen. 2 8

In dit voorbeeld is gekozen voor de kleur Rood daarna klikt u op de knop Ok. De gekozen kleur Rood is nu ingesteld als de achtergrondkleur van het werkblad. In bovenstaand voorbeeld is slechts een werkblad geselecteerd een aangepast. U kunt ook een gehele werkmap tegelijk selecteren en aanpassen. Klik met de rechtermuisknop onderaan op een van de bladtabs (blad1, 2 of 3). 2 9

In het geopende venster kiest u voor Alle bladen selecteren met de linkermuisknop. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige cel, en kies in het voorgrondmenu de optie Celeigenschappen. 3 0

Klik in het geopende venster Tabblad Patronen op het vakje Geen kleur en kik vervolgens op de knop Ok. De werkmap is nu ingesteld op een opmaak zonder achtergrondkleur. Klik tenslotte onder in het werkmapvenster nogmaals met de rechter muisknop op een van de tabs. In het voorgrondmenu kiest u nu de optie: Groepering bladen opheffen. De instellingen en bewerkingen die u maakt gelden nu voor het actieve werkblad. 3 1

5. Werkbalken Boven de werkmap en de formulebalk vindt u de werkbalken van Excel. De werkbalken kunnen eenvoudig worden verplaatst. Ga met de muisaanwijzer naar de greep op een van de werkbalken. Dit is de ribbel aan de linkerkant van de balk. Klik met de linkermuisknop op de ribbel en houdt deze ingedrukt. Vervolgens beweegt u de muis (slepen). U kunt nu de werkbalk naar elke gewenste locatie slepen. 3 2

Een werkbalk die niet tegen de rand van het venster staat, zie bovenstaande afbeelding, is een zwevende werkbalk. Zo'n werkbalk sleept u met de titelbalk aan de bovenzijde. Start u Excel voor het eerst op dan zijn er een tweetal standaard werkbalken. De wekbalken Standaard en Opmaak. Er zijn verschillende andere werkbalken beschikbaar die u wanneer u wenst zichtbaar kunt maken. Let hierbij op dat u niet teveel werkbalken bijvoegt omdat dit een rommelig beeld kan geven en uiteindelijk ten koste van het van de werkmap gaat. Klik met de rechter muisknop in een leeg gedeelte van een werkbalk. Klik in het voorgrondmenu op de menubalk die u wilt weergeven, bijvoorbeeld Wordart. 3 3

De kleine afbeeldingen die zijn weergegeven in een werkbalk heten pictogrammen. U ziet bijvoorbeeld onder het woord Bewerken een afbeelding van een printer staan. U kunt pictogrammen en functies aan een werkbalk toevoegen, of pictogrammen die u niet gebruikt verwijderen. Ook kunt u de indeling van een werkbalk wijzigen. U verwijdert dus niet een hele werkbalk maar een onderdeel van de werkbalk. Klik met de linkermuisknop in het menu Extra en vervolgens op Aanpassen. 3 4

Klik met de linkermuisknop in het dialoogvenster Aanpassen op het tabblad Opdrachten. In het vak Categorieën selecteert u een opdrachtcategorie. Een opdrachtcategorie is een categorie waarin meerdere opdrachten zitten. Het is een verzameling die met een bepaalde opdracht te maken heeft. Bij de categorie Opmaak. Dit is een verzameling van alle opdrachten die te maken hebben met de opdracht opmaak. Klik met de linkermuisknop in het veld Categorieën op Beeld. 3 5

In het vak Opdrachten krijgt u een overzicht van alle opdrachten die met deze categorie hebben te maken. U kunt deze opdrachten en pictogrammen naar een werkbalk naar keuze slepen. U kunt binnen Excel een werkbalk geheel naar eigen inzicht en gemak indelen. Open het dialoogvenster Aanpassen. U kunt dit venster ook openen door met de rechtermuisknop te klikken op een leeg gedeelte van de werkbalk en vervolgens te kiezen voor Aanpassen. 3 6

Klik vervolgens met de linkermuisknop op het tabblad Werkbalken en op de knop Nieuw... In het nieuwe venster dat wordt geopend vult u een naam in voor de nieuwe werkbalk. In dit voorbeeld hebben we daar DCC ingevuld. Klik vervolgens met de linkermuisknop op Ok. U kunt de nieuwe werkbalk vullen door het slepen van pictogrammen en opdrachten. Het formaat van de balk wordt automatisch aangepast. 3 7

Op deze wijze kunt u de opdrachten die in het opdrachtvenster staan verplaatsen naar uw eigen aangemaakte werkbalk. Let op het is verplaatsen. Dit betekent dat waar de opdracht heeft gestaan deze weg is. Geeft u de voorkeur aan kopiëren dan houdt u tijdens het slepen de CTRL toets op uw toetsenbord ingedrukt. Nu blijft de opdracht staan in de originele werkbalk en komt ook in uw eigen gemaakte werkbalk. Bekijk de video en print de lesstof van oefening 4 werkbalken op de website 3 8