gemeente Eindhoven Memo Betreft Terugkoppeling i-versneller 1. Verklaring Op 1 januari 2013 voldoet de gemeente Eindhoven niet aan alle richtlijnen van prioriteit 1 van de webrichtlijnen. Uit de quickscan van KING blijkt dat www.eindhoven.nl niet (geheel) voldoet op de volgende ijkpunten: b IJkpunt 1.1: Lever een tekstequivalent voor elk niet-tekstueel element b IJkpunt 1.3: Geef een auditieve beschrijving van de belangrijke informatie in een beeldspoor b IJkpunt 1.4: Synchroniseer iedere tijdgerelateerde multimediapresentatie (bv. een video) met equivalente alternatieven (ondertiteling en beschrijving van het beeldspoor) b IJkpunt 2.1: Zorg ervoor dat alle informatie die met behulp van kleur wordt overgebracht, ook beschikbaar is zonder kleur. b IJkpunt 4.1: Geef duidelijke veranderingen in de natuurlijke taal aan b IJkpunt 5.1: Voor tabellen met data: geef rij-en kolomheaders b IJkpunt 6.1: Organiseer documenten zo dat ze zonder style sheets gelezen kunnen worden b IJkpunt 6.3: Zorg ervoor dat pagina s bruikbaar zijn als scripts, applets of andere programma-objecten uitstaan of niet worden ondersteund b IJkpunt 12.1: Geef elke frame een titel zodat je identificatie en navigatie van een frame vergemakkelijkt. Drie oorzaken waarom niet aan deze ijkpunten is voldaan: - Uitstellen van project Herstucturering/New Web - Beperkte capaciteit bij webredactie - Beleidskeuze IJkpunt Oorzaak 1.1 Beperkte capaciteit bij webredactie (in combinatie met aanpassing van deze richtlijn, in een eerdere versie moesten alle afbeeldingen een alt-tekst hebben. Nu moet de alt-tekst van decoratieve afbeeldingen leeg zijn). 1.3 Beleidskeuze 1.4 Beleidskeuze
2.1 Uitstellen project Herstructurering/New Web 4.1 Uitstellen project Herstructurering/New Web 5.1 Uitstellen project Herstructurering/New Web 6.1 Uitstellen project Herstructurering/New Web 6.3 Uitstellen project Herstructurering/New Web 12.1 Uitstellen project Herstructurering/New Web Voldoen aan de webrichtlijnen is niet een moment maar onderdeel van processen: - Ontwikkelprocessen (functioneel, content, vormgeving) websites - Beheerprocessen (functioneel, content, vormgeving) websites De inrichting van deze processen bij de gemeente Eindhoven lever(d)en problemen op om aan de webrichtlijnen te kunnen voldoen. Deze problemen en het plan van aanpak vindt u terug in hoofdstuk 2. Onze beleidskeuzes zijn toegelicht in hoofdstuk 3. 2 Plan van aanpak In dit hoofdstuk staat in 2.1.1 en 2.2.1 beschreven waarom de gemeente Eindhoven nog niet aan de webrichtlijnen voldoen. In de paragrafen 2.1.2 en 2.2.2 staat hoe de gemeente er voor gaat zorgen om wel te voldoen aan die webrichtlijnen die niet worden uitgesloten door beleidskeuzes (hoofdstuk 3). In 2.1.3 en 2.2.3 vindt u terug hoe de ontwikkelingen er nu voor staan. 2.1 Uitstellen project Herstructurering/New Web 2.1.1 Problematiek De vormgeving werd door de leverancier van het contentmanagementsysteem voor de gemeente speciaal ingericht zodat de gemeente zelf de nieuwe functionaliteiten kon inrichten. Die vrijheid leverde problemen op toen enkele webspecialisten vertrokken. De veranderingen in organisatiestructuur en verschillende wisselingen in de wacht (met problemen om goede kennisoverdracht te bewerkstelligen) betekende dat niemand (ook de leverancier niet) meer precies wist hoe de inrichting van het contentmanagementsysteem precies werkte. Gevolg: een contentmanagementsysteem dat door maatwerk en door gebrek aan kennis over dat maatwerk moeilijk te ontwikkelen is/ aan te passen is aan de webrichtlijnen. In 2011 is de gemeente Eindhoven gestart met het project Herstructurering om de problematiek op te lossen. Dit project lag door de reorganisatie (en daarbij behorende vaststelling van prioriteiten) van de afdeling IT tijdelijk stil. 2.1.2 Plan van aanpak De huidige website wordt gemigreerd naar GX Public FreeStyle internet van GX. Deze overzetting heeft 2 doelen: 2
- Functioneel en qua vormgeving volledig voldoen aan de webrichtlijnen 2 (minimaal niveau AA) - Gemakkelijk, volgens standaarden, beheersbaar en door te ontwikkelen systeem Na de afronding van het project houden Functioneel Beheer en de vormgever/webmaster de webrichtlijnen in het oog bij de ontwikkeling van functionaliteiten en/of vormgeving van www.eindhoven.nl. 2.1.3 Stand van zaken Het onderzoeksgedeelte van de migratie is gestart in maart 2011 en in maart 2012 afgerond. In dit gedeelte is antwoord gegeven op de vragen waar zitten knelpunten, wat is de impact, wat zijn de kosten, wie zijn verantwoordelijk en hoe kunnen we het implementeren? Door de reorganisatie bij de gemeentelijke ICT-afdeling en het vastleggen van de prioriteiten is de uitvoering van het project tot in week 43 uitgesteld. In juni 2013 moet de migratie een feit en de doelen behaald zijn. 2.2 Beperkte capaciteit bij webredactie 2.2.1 Problematiek De contentorganisatie van www.eindhoven.nl bestaat uit: b Webredactie +/- 2,2 FTE bij de sector Communicatie b Contentmanagement 2,4 FTE bij de sector Publiekscontacten b Gemiddeld ongeveer 50 decentrale contentbeheerders in de organisatie Door de hele organisatie werken verschillende mensen, met verschillende functies en communicatieve en digitale vaardigheden aan de website. Al deze mensen hebben een grote verantwoordelijkheid bij het vullen van de website volgens alle richtlijnen. Dat zijn niet alleen die van de webrichtlijnen, maar ook de inrichtingsprincipes van het contentmanagementsysteem en de organisatie. De webrichtlijnen voor content zijn daarbij nog extra complex omdat sommige richtlijnen subjectief zijn. b Bijvoorbeeld ijkpunt 14.1 (waar www.eindhoven.nl volgens de quickscan KING wel aan voldoet): Gebruik de duidelijkste en eenvoudigste taal die zich leent voor de content van een site. Het is begrijpelijk dat iemand die tien keer per jaar iets op de website zet of aanpast niet alle richtlijnen kan volgen. Ondanks dat de webredactie de richtlijnen helder formuleert en er in contacten met contentbeheerders op stuurt. Het checken van alle content (6000 artikelen, 5500 afbeeldingen, 5000 downloads) op Eindhoven.nl bleek een te grote klus voor de webredactie. Bovendien heeft het niet zoveel nut als de nieuwe content niet voldoet (per week zo n 70 nieuwe artikelen + aanpassingen op bestaande artikelen). 3
2.2.2 Plan van aanpak Het plan van aanpak is vierledig: b De webredactie maakt voor 1 januari 2013 de 25 meest bezochte pagina s van www.eindhoven.nl (in het CMS GX) webrichtlijnenproof. b De hoofdredacteur vat alle bestaande richtlijnen voor contentbeheerders samen in 1 handzame checklist/handleiding voor decentraal contentbeheer en praat de contentbeheerders tijdens bijeenkomsten bij over de veranderingen en de toegevoegde waarde van de richtlijnen. b Het laten voldoen van de huidige content aan de webrichtlijnen gaat mee in het huidige beheerproces waarin alle content na een jaar wordt herzien op actualiteit*. *Alle artikelen krijgen een einddatum van maximaal een jaar. De hoofdredacteur licht elke maand de inhoudelijk verantwoordelijken of contentbeheerders in welke content de volgende maand vervalt. Zij krijgen daarbij de opdracht om te bepalen of en in welke vorm de content gepubliceerd moet blijven. Deze actualiseringsvraag wordt vanaf 1 januari 2013 uitgebreid met een check van de content op de webrichtlijnen. Waar de content niet voldoet wordt de contentbeheerder aangesproken. Evaluatiemoment december 2013: als dit plan de kwaliteit van de content(inrichting) niet voldoende borgt dan wordt gekeken naar de mogelijkheid om: b Een workflow in te richten. Decentrale contentbeheerders zetten de content in het systeem. De content wordt voor publicatie vrijgegeven door webredactie. Deze toevoeging betekent een structurele uitbreiding van de webredactie en moet op uitvoerbaarheid onderzocht worden. Van decentraal naar centraal contentbeheer past niet in de huidige plannen van de organisatie. 2.2.3 Stand van zaken Zo n 800-1000 artikelen zijn webrichtlijnenproof gemaakt in het inventarisatieproces. Daar is ook een lijst met checkpunten uit gekomen. Deze punten kunnen geïntegreerd worden met de andere bestaande richtlijnen tot 1 handzame handleiding/checklist. Planning: b Vanaf januari 2013: extra contentcheck in huidige beheerproces b Juni 2013: handzame checklist/handleiding waarin alle inrichtingsprincipes en richtlijnen zijn opgenomen verspreid b Juni-September 2013: bijeenkomsten contentbeheerders b December 2013: Evaluatie of volgende punt behaald wordt b Juni 2014: alle content in bepaalde mate (zie Beleid) aan de webrichtlijnen 2. 3. Beleidskeuzes 3.1 Doel centraal De gemeente Eindhoven stelt het doel van de webrichtlijnen centraal: een toegankelijke website. Dit betekent dat in sommige gevallen afgeweken moet worden van de webrichtlijnen. Immers wat voor een blinde een toegankelijke website is, wijkt 4
af van wat een toegankelijke website is voor iemand met taalproblemen. Het kan zinvol zijn om op een website een video te plaatsen als deze gaat over leren lezen en schrijven voor volwassenen. Een blind persoon heeft aan die content niets omdat de taalcursus niet voor hem is. Voor iemand met taalproblemen, die zeker baat heeft bij de taalcursus, is een video misschien wel de enige manier om de informatie tot zich te nemen. De filmpjes op www.eindhoven.nl hebben het doel om bestaande content in tekst te ondersteunen in beeld. Zo kan een filmpje verklarende voorbeelden bevatten of ervaringen van anderen laten zien. Het kan de teksten ondersteunen en toegankelijk maken voor de grootste groep bezoekers. De gemeente Eindhoven heeft niet de middelen om al het videomateriaal te ondertitelen en het beeldspoor te beschrijven. Dit probleem kan zich ook voordoen bij verduidelijkend kaartmateriaal, bepaalde interactiemogelijkheden en andere innovaties. 3.2 Toekomstgericht De webrichtlijnen 1 bevatten punten die in de webrichtlijnen 2 niet meer van toepassing zijn. Deze punten zijn achterhaald doordat het internet zich ontwikkelt. De gemeente Eindhoven richt zich op de toekomst en daarom op de webrichtlijnen 2. 3.3 Standpunt De gemeente Eindhoven neemt samengevat het volgende standpunt in: In beheerproces en bij nieuwe ontwikkelingen streven wij naar voldoen aan de webrichtlijnen 2, tenzij: b Het technisch niet mogelijk is, b Het onoverkomelijke problemen in capaciteit of middelen oplevert. Uitgangspunt daarbij: informatie van de gemeente die voor iedereen van belang is, is (ook) op een toegankelijke manier beschikbaar. Op die manier is de need-to-know informatie toegankelijk voor iedereen. 5