HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEMEENTELIJKE SENIORENADVIESRAAD BORGLOON. WIJZIGING. Artikel 1. Het bestaande Huishoudelijk Reglement van de Seniorenraad Borgloon, goedgekeurd door de Gemeenteraad in zitting van 24.11.1992, gewijzigd in zitting van 18.04.1993, gewijzigd in zitting van 28.06.2005 wordt opgeheven. Artikel 2. Het Huishoudelijk Reglement regelt de interne werking van de Gemeentelijke Seniorenadviesraad Borgloon en vormt een concretisering en aanvulling van de statuten van de Seniorenadviesraad. Artikel 3. Het gewijzigde Huishoudelijk Reglement is slechts rechtsgelding nà bekrachtiging door de Gemeenteraad. BENAMING. Artikel 4. De adviesraad draagt de naam: Gemeentelijke Seniorenadviesraad, verder Seniorenraad genoemd. Tot de senioren behoren alle 55+ers, woonachtig in de gemeente. ZETEL. Artikel 5. De zetel is gevestigd te Borgloon, Kanunnikenhuis - Speelhof 10. De vergaderingen van de Seniorenraad zullen plaatsvinden op het grondgebied van Borgloon. DOELSTELLING. Artikel 6. De doelstelling en opdrachten van de Seniorenraad zijn integraal opgenomen in de statuten. SAMENSTELLING EN VERTEGENWOORDIGING. Artikel 7. a) De Seniorenraad is samengesteld uit een Algemene Vergadering en een Dagelijks Bestuur. b) De Seniorenraad kan secties per werksoort en per territoriale geleding oprichten, evenals studiecommissies en werkgroepen. Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 1 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
c) De Seniorenraad ontwikkelt een open, probleemgerichte werking. Meerdere vertegenwoordigers van seniorenorganisaties en andere geïnteresseerden kunnen regelmatig in de werking van de Seniorenraad betrokken worden via overlegvergaderingen en andere vormen van informatie, inspraak en participatie. d) Bij de samenstelling van de Seniorenraad wordt rekening gehouden met: een vertegenwoordiging van alle filosofische en ideologische opvattingen; een vertegenwoordiging van beide geslachten; kansen tot vertegenwoordiging van alle deelgemeenten van Borgloon; de verscheidenheid van verenigingen, personen en instellingen, die zich inzetten voor de senioren. ALGEMENE VERGADERING. Artikel 8. De Algemene Vergadering van de Seniorenraad is samengesteld uit: A. STEMGERECHTIGDE LEDEN: Om als stemgerechtigd lid in aanmerking te kunnen komen, dient men aan de volgende voorwaarden te voldoen: min. 55 jaar zijn; woonachtig op het grondgebied van Borgloon; geen politiek mandaat bekleden; de statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Seniorenraad aanvaarden. De Seniorenraad bestaat uit de volgende stemgerechtigde leden: 1. Afgevaardigden namens een seniorenvereniging: a) Om als seniorenvereniging in aanmerking te komen moet: de vereniging de aanvraag tot erkenning schriftelijk richten aan het Dagelijks Bestuur van de Seniorenraad; het secretariaat van de vereniging gehuisvest zijn op het grondgebied van Borgloon; de werking van de vereniging hoofdzakelijk bedoeld zijn voor de senioren van Borgloon. Er mogen senioren, woonachtig buiten Borgloon, aangesloten zijn bij de seniorenvereniging. Deze groep senioren mag echter niet het sterkst vertegenwoordigd zijn binnen de ledenlijst van de seniorenvereniging. de vereniging bestuurlijk uitgebouwd zijn; men een activiteiten- en ledenlijst, van min. één jaar werking, kunnen voorleggen, die door de Seniorenraad dient aanvaard te worden; de vereniging de statuten en het Huishoudelijk Reglement van de Seniorenraad aanvaarden; de toetredende seniorenvereniging door een geldig samengestelde Seniorenraad aanvaard worden. De Seniorenraad is geldig samengesteld indien er minstens twee derde van de stemgerechtigde leden van de Seniorenraad aanwezig zijn op de bedoelde bijeenkomst. b) Om de gestelde voorwaarden te kunnen staven, dient de schriftelijke aanvraag van de seniorenvereniging, de volgende gegevens bevatten: lijst van de bestuursleden met vermelding van naam, voornaam,adres en geboortedatum van de bestuursleden. Onder bestuursleden worden de volgende functies verstaan: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester. duidelijke vermelding van het adres van het secretariaat van de vereniging, alsook vermelding van de oprichtings- en startdatum van de vereniging; Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 2 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
ledenlijst van de aangesloten leden, met vermelding van naam, voornaam, adres en geboortedatum. lijst met overzicht van de geörganiseerde activiteiten voor de eigen leden, georganiseerd gedurende min. één jaar voorafgaand aan de datum van de aanvraag; De activiteitenlijst wordt enkel aanvaard indien deze minstens één jaar werking kan bewijzen en min. zes bestuursvergaderingen en zes ledenactiviteiten omvat. Van iedere ledenactiviteit dient als bewijsmateriaal één uitnodiging aan de activiteitenlijst gehecht te worden. c) De seniorenvereniging draagt zijn stemgerechtigde leden voor. Deze dienen deel uit te maken van het bestuur van de vereniging. De voordracht dient ondertekend te worden door min. twee bestuursleden. Het voorgedragen stemgerechtigd lid mag de aanvraag niet mee ondertekenen. d) Iedere seniorenvereniging heeft recht op de aanduiding van minimum één stemgerechtigd lid binnen de Seniorenraad. Vanaf 101 leden mag men per schijf van 100 leden het aantal stemgerechtigde leden met één vermeerderen, met een maximum van drie stemgerechtigden per seniorenvereniging. 2. Vertegenwoordiger van het rusthuis/serviceflats: a) De inwoners van het rusthuis en de serviceflats worden vertegenwoordigd door maximum één vaste afgevaardigde. Deze afgevaardigde dient woonachtig te zijn in het rusthuis of de serviceflats. b) De vertegenwoordiger van het rusthuis/serviceflats dient zijn kandidatuur schriftelijk in bij de voorzitter van de Seniorenraad. De aanvraag dient minstens naam, adres en geboortedatum te bevatten en dient medeondertekend te worden door twee andere bewoners van het rusthuis/serviceflats. 3. Vertegenwoordiger van het Begijnhof: a) De senioren van het Begijnhof worden vertegenwoordigd door één vaste afgevaardigde. Deze afgevaardigde dient woonachtig te zijn in het Begijnhof. b) De vertegenwoordiger van het Begijnhof dient zijn kandidatuur schriftelijk in bij de voorzitter van de Seniorenraad. De aanvraag dient minstens naam, adres en geboortedatum te bevatten en dient medeondertekend te worden door twee andere bewoners van het Begijnhof. 4. Niet-gestructureerden: a) Onder niet-gestructureerden worden senioren verstaan die geen deel uitmaken van het bestuur van een bestaande seniorenvereniging. b) Niet-gestructureerden dienen hun kandidatuur met motivatie en bereidheid tot medewerking schriftelijk te stellen aan het Dagelijks Bestuur van de Seniorenraad. c) De Seniorenraad behoudt zich het recht voor om bij de 3 jaarlijkse vernieuwing van de raad, alle niet-gestructureerde kandidaturen te evalueren. Bij een gunstige evaluatie worden zij d.m.v. een geheime stemming voorgedragen. Bij volstrekte meerderheid worden zij als volwaardig lid, met stemrecht, aan de raad toegevoegd. d) Tussentijdse kandidaten worden aanvaard na geheime stemming en bij volstrekte meerderheid. Deze kandidaten zetelen zonder stemrecht tot de volgende 3 jaarlijkse vernieuwing van de raad. B. NIET-STEMGERECHTIGDE LEDEN: De volgende leden nemen enkel met raadgevende stem deel aan de Algemene Vergadering: 1. een afgevaardigde van het O.C.M.W., zonder politiek mandaat; Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 3 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
2. een ambtenaar die het secretariaat waarneemt, aangeduid door het College van Burgemeester en Schepenen. De volgende leden kunnen enkel op uitnodiging van de Seniorenraad met raadgevende stem deelnemen aan de Algemene Vergadering: 1. de Schepen van Seniorenbeleid; 2. de overige leden van het College van Burgemeester en Schepenen; 3. de voorzitter van het O.C.M.W. 4. overige politieke mandatarissen; 5. de cultuurbeleidscoördinator; 6. deskundigen inzake allerhande seniorenaangelegenheden. Artikel 9. De Algemene Vergadering van de Seniorenraad vergadert 1x per maand, met een min. van 10x per kalenderjaar. De voorzitter verstuurt de uitnodiging 10 dagen op voorhand. De uitnodiging omvat de datum, plaats, uur en dagorde van de Algemene Vergadering, alsook het verslag van de vorige bijeenkomst. De Algemene Vergadering komt eveneens samen op aanvraag van minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden. Artikel 10. a) De duur van het lidmaatschap bedraagt 3 jaar. De mandaten vervallen respectievelijk ten laatste binnen de 4 maanden en binnen de 3 jaar en 4 maanden volgende op de installatie van een nieuwe Gemeenteraad. b) De organisatie van de nieuwe samenstelling wordt voorbereid door de ontslagnemende leden van het Dagelijks Bestuur en wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de uittredende Seniorenraad. c) Alle voorzitters van de vertegenwoordigde seniorenverenigingen binnen de Seniorenraad, alsook de afgevaardigden namens het rusthuis/serviceflats en het Begijnhof en de nietgestructureerde leden krijgen een oproep om zich voor een vastgestelde datum (opnieuw) kandidaat te stellen voor de Algemene Vergadering van de Seniorenraad. Een gelijkaardigde oproep wordt verstuurd naar de voorzitters van de niet-aangesloten seniorenverenigingen bij de uittredende Seniorenraad. d) Via verschillende informatiekanalen wordt tevens een open oproep gedaan opdat geïnteresseerde senioren zich kandidaat zouden stellen als niet-gestructureerd lid binnen de Seniorenraad. Artikel 11. De leden van de Seniorenraad die drie achtereenvolgende malen zonder verontschuldiging afwezig zijn, worden geacht ontslag te hebben genomen. Deze leden worden door de Seniorenraad schriftelijk op de hoogte gebracht van hun ontslag. Indien het om leden van seniorenverenigingen gaat, wordt een gelijkaardig schrijven naar de voorzitters van de bedoelde verenigingen gestuurd. In uitzonderlijke gevallen beslist de Algemene Vergadering over het verdere lidmaatschap. Artikel 12. Iedere seniorenvereniging en doelgroep (= rusthuis/serviceflats & Begijnhof) mag maximum één vaste plaatsvervanger aanduiden, die het stemgerechtigd lid bij afwezigheid wegens ziekte of andere redenen met stemrecht kan vervangen. De niet-gestructureerde leden daarentegen kunnen Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 4 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
geen plaatsvervanger aanduiden. Artikel 13. De leden kunnen zich op de samenkomsten van de Algemene Vergadering laten vervangen door hun vaste plaatsvervanger, zonder opname van een functie in het Dagelijks Bestuur. Artikel 14. Bij overlijden van een afgevaardigd lid, wordt de plaatsvervanger van de betrokken seniorenvereniging of doelgroep (= rusthuis/serviceflats & Begijnhof) automatisch aangesteld als effectief lid van de Seniorenraad. In dat geval duidt de betrokken seniorenvereniging of doelgroep een nieuwe plaatsvervanger aan. Indien de plaatsvervanger van de betrokken seniorenvereniging of doelgroep niet als effectief lid binnen de Seniorenraad wenst te fungeren, blijft deze de functie van plaatsvervanger uitoefenen en duidt de betrokken seniorenvereniging of doelgroep een nieuw effectief lid aan. Bij overlijden van een stemgerechtigd niet-gestructureerd lid, blijft de plaats in de Algemene Vergadering open tot een nieuwe kandidaat zich aanmeldt. Indien er een wachtlijst van nietgestructureerden bestaat, beslist de Algemene Vergadering d.m.v. geheime stemming wie deze plaats mag innemen. Artikel 15. Aan het mandaat van de leden van de Seniorenraad wordt een einde gesteld door: a) het zelf geven van een schriftelijk ontslag; b) intrekking van de opdracht door de seniorenvereniging die het lid heeft afgevaardigd. Deze intrekking dient schriftelijk overgemaakt te worden aan de voorzitter van de Seniorenraad. Deze intrekking dient gemotiveerd te zijn door de vereniging en ondertekend te worden door de meerderheid van de bestuursleden. c) de intrekking door de Seniorenraad van de erkenning van de afvaardigende organisatie, omdat deze niet meer beantwoordt aan de criteria om in de Seniorenraad te zetelen. DAGELIJKS BESTUUR. Artikel 16. De Algemene Vergadering kiest onder zijn leden een voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester. Samen met de gemeentelijke ambtenaar, die het secretariaat waarneemt, vormen zijn het Dagelijks Bestuur. Artikel 17. Op vraag van het Dagelijks Bestuur kunnen externe deskundigen deelnemen aan de bijeenkomsten. Artikel 18. Het Dagelijks Bestuur vergadert in principe 1 maal per maand. In dringende gevallen kan het Dagelijks Bestuur tussentijds samengeroepen worden door de voorzitter. Artikel 19. Het Dagelijks Bestuur heeft als opdracht de maandelijkse vergaderingen van de Algemene Vergadering voor te bereiden en de genomen beslissingen op te volgen en uit te voeren, alsook nieuwe aanvragen tot toetreding te onderzoeken en ter aanvaarding voor te leggen aan de Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 5 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
Algemene Vergadering. Artikel 20. Het Dagelijks Bestuur heeft geen beslissingsbevoegdheid zonder goedkeuring van de Algemene Vergadering. Artikel 21. Documenten opgemaakt in opdracht van de Algemene Vergadering, dienen door minstens twee leden van het Dagelijks Bestuur ondertekend te worden. Artikel 22. Een lid van het Dagelijks Bestuur kan op vraag van de Algemene Vergadering de Seniorenraad op andere locaties vertegenwoordigen, zonder beslissingsrecht. WERKING. Artikel 23. Het werkingsjaar van de Seniorenraad is gelijklopend met een kalenderjaar, namelijk van 1 januari tot en met 31 december. Artikel 24. Tijdens de vergadering van december maakt de Algemene Vergadering hernieuwde afspraken voor het volgende werkingsjaar en wordt het voorbije werkingsjaar geëvalueerd en afgesloten. Artikel 25. De uitnodiging voor de Algemene Vergadering van de Seniorenraad vermeldt de agenda, opgesteld door het Dagelijks Bestuur. Punten die niet op de agenda staan, kunnen aan bod komen bij de rondvraag. Bij eenvoudige meerderheid kunnen deze punten verschoven worden naar de dagorde van een volgende bijeenkomst. Artikel 26. Een vaste verslaggever, aangeduid door het Stadsbestuur, stelt een verslag op van alle vergaderingen van de Seniorenraad. Bij afwezigheid van de vaste verslaggever duidt de Algemene Vergadering onder haar leden een plaatsvervanger aan. Bij langdurige afwezigheid van de vaste verslaggever duidt het Stadsbestuur een vervanger aan. Artikel 27. De verslaggever maakt de verslagen van de vergaderingen, samen met de uitnodiging van een volgende bijeenkomst, over aan de leden van de Algemene Vergadering. Het verslag wordt eveneens overgemaakt aan het Schepencollege, het O.C.M.W. en de bibliotheek. Artikel 28. Het verslag van de bijeenkomst van de Seniorenraad wordt bij aanvang van de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring aan de leden van de Algemene Vergadering voorgelegd. Artikel 29. De stemgerechtigde leden beschikken over één stem. De leden stemmen mondeling, behalve Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 6 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
wanneer het personen betreft. In dat geval dient een schriftelijke geheime stemming te gebeuren. Artikel 30. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend, behalve bij een geheime stemming. In dat geval dient een tweede schriftelijke geheime stemronde te gebeuren. Bij een nieuwe staking van stemmen wordt het agendapunt naar de dagorde van de eerstvolgende bijeenkomst verschoven. Artikel 31. De bijeenkomsten van de Algemene Vergadering en het Dagelijks Bestuur zijn niet openbaar. Artikel 32. De Seniorenraad kan in zijn schoot diverse werkgroepen oprichten, waarvan de Algemene Vergadering de samenstelling, de opdracht en de duur bepaalt. Deze werkgroepen zetelen onder het voorzitterschap van een lid van het Dagelijks Bestuur. Artikel 33. De werkingskosten zullen gedragen worden door de Stad binnen de perken van de begroting. Deze begrotingspost zal ter advies besproken worden op de Seniorenraad. Artikel 34. Over wijziging van het Huishoudelijk Reglement kan alleen geldig beraadslaagd worden wanneer het voorwerp daarvan uitdrukkelijk vermeld wordt in de uitnodiging en wanneer twee derde van de stemgerechtigde leden op de vergadering aanwezig zijn, terwijl twee derde van de geldige uitgebrachte stemmen de wijziging moet goedkeuren. De dagorde moet het te wijzigen artikel en de voorgestelde wijziging duidelijk vermelden. Indien de wijziging zodanig omslachtig is, wordt een exemplaar van het voorstel tot wijziging met de uitnodiging meegestuurd. Zijn twee derde van de stemgerechtigde leden niet op de eerste vergadering aanwezig, dan kan een tweede bijeenkomst samengeroepen worden. Deze kan geldig beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezigen, op voorwaarde dat de agenda vermeldt dat het een tweede oproeping tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement betreft. In dit geval moeten eveneens twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen de wijziging goedkeuren. GELDBEHEER, GELDVERRICHTINGEN EN BOEKHOUDING. Artikel 35. De penningmeester opent een bankrekening bij een door de Algemene Vergadering gekozen bankinstelling. Op deze bankrekening worden de werkingsgelden door het Stadsbestuur gestort. De penningmeester beheert in opdracht van de Algemene Vergadering deze werkingsgelden en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de geldverrichtingen. Artikel 36. De bankrekening draagt als benaming Seniorenraad Borgloon. Het correspondentieadres is het adres van de penningmeester. Artikel 37. Twee personen van het Dagelijks Bestuur hebben volmacht op de rekening, waaronder de Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 7 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
penningmeester. Voor het uitvoeren van de geldverrichtingen volstaat één handtekening. Artikel 38. Om de drie maanden brengt de penningmeester financieel verslag uit aan de leden van de Algemene Vergadering en legt verantwoording af. Artikel 39. Tijdens de vergadering van de maand juni brengt de Algemene Vergadering advies uit aan het Stadsbestuur m.b.t. de werkingtoelage voor het volgende werkingsjaar. Artikel 40. Bij ontbinding of opheffing van de Seniorenraad komen de beschikbare kredieten op de bankrekening van de Seniorenraad enkel en alleen ten goede van het Stadsbestuur. BETOELAGING. Artikel 41. Seniorenverenigingen, aangesloten bij de Seniorenraad, kunnen van het Stadsbestuur een toelage bekomen. Een seniorenvereniging heeft slechts recht op een toelage indien zij jaarlijks de helft van de bijeenkomsten van de Algemene Vergadering effectief heeft bijgewoond. De eigenlijke werking van de seniorenvereniging wordt als uitgangsbasis voor de betoelaging genomen. Artikel 42. De betoelaging aan de seniorenverenigingen wordt verdeeld a.d.h.v. een berekend puntensysteem en/of vast bedrag. De verdeling wordt uitgevoerd door een financiële commissie ad hoc, waarvan de penningmeester het voorzitterschap waarneemt. Artikel 43. De financiële commissie legt het resultaat van de berekening van de betoelaging ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering. De toelage wordt nà goedkeuring en op advies van de Algemene Vergadering rechtstreeks door het Stadsbestuur uitbetaald aan de seniorenverenigingen. Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 8 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
Artikel 44. Het berekend puntensysteem ziet er als volgt uit: Rubriek. Punten/bedrag. 1. Leden aantal 25,00-2. Bestuursvergaderingen: a. Per vergadering: 20 pt. max. per jaar: 200 pt. 3. Ontspanning: a. Kaart Kien en Hobbynamiddag: per namiddag 25 pt. b. Feestvergadering: per vergadering 50 pt. max. per jaar 150 pt. 4. Cultuur en vorming: a. Activiteit zelf georganiseerd voor alle leden en/of publiek 150 pt. b. Activiteit elders met de bond bijgewoond 50 pt. c. Voordracht zelf georganiseerd met spreker 50 pt. d. Cursussen: zelf georganiseerd: per les 50 pt. elders gevolgd 20 pt. e. Tentoonstelling: eigen organisatie 150 pt. f. Reizen met vormend karakter of ontspannend 50 pt. 5. Sport: a. Periodieke activiteiten zelf georganiseerd 20 pt. b. Losse activiteiten zelf georganiseerd 40 pt. 6. Andere activiteiten 50 pt 7. Sociale activiteiten: 25, 00- Ziekenbezoek gouden bruiloft bezinningsnamiddag begrafenis lid 8. Deelname aan activiteiten georganiseerd door de Seniorenraad: 50 pt. (De maandelijkse deelname aan de vergaderingen van de Seniorenraad komt niet in aanmerking voor subsidiëring.) 9. Uitgave van een eigen tijdschrift: Uitgave meerdere malen per jaar (tijdschrift bijvoegen bij het jaarverslag) Per trimestriële uitgave van het tijdschrift 50 pt 10. Opstarten en actueel houden van een eigen website 50 pt. Artikel 45. Onder tijdschrift wordt verstaan: a) Een periodieke uitgave (vb. wekelijks twee wekelijks maandelijks..) met een maximale tussenperiode van drie maanden. b) Een ledenblad bestaande uit een kaft met binnenbladzijden, gebundeld in boekvorm. De binnenbladzijden dienen aan de kaft vastgehecht te zijn. De wijze van bundeling is vrij te kiezen. c) De inhoud van het tijdschrift bevat enerzijds informatie m.b.t. de werking van de seniorenvereniging en anderzijds dient 1/3 van de inhoud uit algemene informatie te bestaan. d) Het titelblad dient naast de titel, eveneens het uitgavennummer, de periodiciteit van verschijning en de naam en het adres van de verantwoordelijke uitgever te bevatten. e) Het tijdschrift dient verspreid te worden onder alle leden van de seniorenvereniging. Artikel 46. Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 9 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
De seniorenvereniging die punten voor de uitgave van een eigen tijdschrift wenst te bekomen, dient van elk nummer één exemplaar aan de Seniorenraad te overhandigen. Artikel 47. De seniorenvereniging dient aan de volgende voorwaarden te voldoen om te kunnen genieten van een gemeentelijke subsidiëring: a) De vereniging moet gestructureerd zijn. b) De vereniging dient één jaar onafgebroken effectief lid te zijn van de Seniorenraad en actief mee te werken. Vanaf de datum dat de seniorenvereniging één jaar lid is, komen de activiteiten in aanmerking voor subsidiëring. c) De subsidieaanvraag dient te gebeuren op de daartoe voorziene formulieren, die tijdig overgemaakt worden aan de voorzitter van de Seniorenraad. De formulieren dienen volledig en juist ingevuld te worden. d) Te subsidiëren activiteiten worden indien mogelijk opgenomen in een jaarprogramma, waarvan een kopie aan de voorzitter en/of secretariaat wordt overhandigd, met vermelding van: - aard van de activiteit + plaats waar deze doorgaat. - datum en uur van aanvang. e) Eenmalige activiteiten worden vooraf aangekondigd via een uitnodiging gericht aan de voorzitter en/of secretariaat. Deze activiteit wordt tijdens de voorafgaande bijeenkomst van de Algemene Vergadering door de vereniging zelf voorgesteld. De uitnodiging wordt als bewijs van afgifte tijdens voornoemde bijeenkomst geparafeerd door de voorzitter. Eventuele wijzigingen en/of afgelastingen moeten vóór aanvang van de geplande activiteit worden gesignaleerd bij de voorzitter en/of secretariaat. f) Er kunnen enkel subsidies toegekend worden indien de vereniging gedurende het volledig afgelopen werkingsjaar minimum 6 bestuursvergaderingen en 6 activiteiten voor de eigen leden heeft georganiseerd. Deze aantallen zijn niet van toepassing op seniorenverenigingen die wegens omstandigheden geen volledig werkingsjaar kunnen inbrengen. g) Enkel de activiteiten waarop alle leden zijn uitgenodigd, komen in aanmerking voor subsidiëring. h) De toelage kan enkel toegekend worden indien er een rekening werd geopend op naam van de vereniging. i) Te laat ingestuurde subsidieaanvragen geven geen recht op subsidie, tenzij anders beslist door de Algemene Vergadering. Artikel 48. Seniorenverenigingen die niet akkoord gaan met de uitslag van de subsidieverdeling, kunnen een klacht indienen. Enkel schriftelijke klachten, die binnen de maand volgend op de bekendmaking van de subsidieverdeling, gericht worden aan de voorzitter, komen in aanmerking voor behandeling. De financiële commissie behandelt de klacht en maakt de uitslag van de behandeling binnen de 14-dagen schriftelijk aan de betrokken seniorenvereniging kenbaar. Indien de klacht gegrond is en een totale herverdeling tot gevolg heeft, zullen alle seniorenverenigingen schriftelijk op de hoogte gebracht worden van het uiteindelijke resultaat. Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 10 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010
ALGEMEEN. Artikel 49. De Seniorenraad zal in haar werking mede steunen op de afsprakennota met het Stadsbestuur en het O.C.M.W. Gezien en goedgekeurd door de Gemeenteraad in zitting van 26 oktober 2010. Namens de Gemeenteraad, De Secretaris, De Burgemeester, Vera LEEMANS Eric AWOUTERS Gezien en goedgekeurd door de Seniorenadviesraad van Borgloon in vergadering van 11 mei 2010 Namens de Seniorenadviesraad Borgloon, De Ondervoorzitter, De Voorzitter, Johnie VANHEES Lutgarde ORY Huishoudelijk Reglement Seniorenraad Borgloon Pag. 11 Bijlage G.R.-beslissing d.d.26/10/2010