MELDFRMULIER PUBLIEKE EVENEMENTEN Beste organisator, Bij het voorbereiden van evenementen komt heel wat kijken. Het zoeken van een geschikte datum en plaats, diverse aankopen, het voeren van promotie,... Daarbij worden organisatoren geconfronteerd met een aantal wettelijke regels waar ze niet altijd even goed wijs uit geraken. Vaak is het een heuse zoektocht om correcte informatie te verkrijgen. Het stadsbestuur van Deinze stelt daarom het meldformulier publieke evenementen ter beschikking van de organisatoren. Aan de hand van dit formulier kan u in één moeite de belangrijkste informatie doorgeven aan de verschillende stedelijke diensten, politie en brandweer. p die manier krijgen zij tijdig een goed beeld van de georganiseerde evenementen in Deinze en kunnen zij de nodige stappen zetten om uw evenement veilig te laten verlopen. Hoe gaat u te werk? Ga na of u een verplichte melding moet doen via de vragen aan de start van het formulier. Indien hieruit blijkt dat u verplicht bent te melden, vul dan de rest van het formulier volledig in. In bepaalde gevallen zal blijken dat u nog bijkomende informatie moeten invullen met het oog op een specifieke vergunning voor geluid, bewaking, enz. U bezorgt alle pagina s van dit meldformulier zo snel mogelijk, maar altijd minstens 12 weken voor aanvang van het evenement aan de dienst cultuur en evenementen (evenementen@deinze.be). De dienst cultuur en evenementen brengt aan de hand van de gegevens op het aanvraagformulier de betreffende stadsdiensten, politie en brandweer op de hoogte van uw evenement. De organisatoren van evenementen met meer dan 1.000 deelnemers kunnen uitgenodigd worden voor een voorafgaand veiligheidsoverleg waarbij de belangrijkste aspecten i.v.m. de veiligheid besproken worden met andere betrokken actoren (zoals burgemeester, bevoegde schepen, bevoegde ambtenaren, brandweer, politie, Rode Kruis, Drugpunt). Wat als uw evenement niet onder de verplichte melding valt? Bent u niet verplicht om te melden, dan kan u dit meldformulier toch op vrijwillige basis indienen. Dit komt in ieder geval de veiligheid van uw evenement ten goede. PGELET! Het feit dat u niet verplicht bent om te melden, ontslaat u niet van de verplichting om alle wettelijke bepalingen voor het organiseren van evenementen na te leven. Wij raden alle organisatoren van evenementen in Deinze, met of zonder verplichting om te melden, ten zeerste aan om de evenementengids op www.deinze.be/organiseren grondig te raadplegen. Wie nog bijkomende info wenst bij de organisatie van zijn evenement, kan ook een afspraak maken met de dienst cultuur en evenementen voor meer uitleg. DIENST CULT EN EVENEMENTEN, DIENSTENCENTRUM LEIESPIEGEL, BRIELSTRAAT 2 9800 DEINZE, 09 381 95 00, EVENEMENTEN@DEINZE.BE
VERPLICHT MELDEN F NIET? a. Er worden meer dan 500 bezoekers verwacht op het evenement: JA / NEEN b. Voor het evenement wordt de openbare weg (voetpaden, straten, pleinen, parkeerplaatsen) ingenomen zodat er wijzigingen nodig zijn voor de verkeers- of parkeersituatie: JA / NEEN c. Het evenement is toegankelijk voor iedereen en er wordt gebruik gemaakt van elektronisch versterkt muziek boven de 85 db: JA / NEEN 3 x NEEN = Geen verplichting, je kan wel op vrijwillige basis indienen. 1x, 2x of 3x JA = Meld je evenement altijd via dit meldformulier. PGELET! Het feit dat u niet verplicht bent om te melden, ontslaat u niet van de verplichting om alle wettelijke bepalingen na te leven. Wees steeds in orde met de verplichtingen inzake veiligheid, geluidsversterking, aanbieden van eten/drinken of het verkrijgen van andere vergunningen. Lees alle informatie op de webpagina www.deinze.be/organiseren of contacteer de dienst cultuur en evenementen. 1. EVENEMENT DATUM EN LCATIE Naam van het evenement:... Korte omschrijving evenement:... (ev. programma als bijlage)...... Datum van het evenement:... Het evenement vindt plaats in (aanduiden wat past) zaal tent openlucht andere: Het evenement vindt plaats op (aanduiden wat past) openbaar domein privaat terrein Locatie van de evenement:... Adres van de locatie:...... Gebruikte delen van de locatie:... (enkel indien niet het volledige gebouw of terrein wordt gebruikt) Beginuur van het evenement:... Einduur van het evenement:... Verwacht maximum aantal (gelijktijdig) aanwezigen:... Ik voeg in bijlage bij dit meldformulier een duidelijk grondplan (met afmetingen) toe waarop aangegeven staat hoe de locatie is ingedeeld, waar de toegangs- en evacuatiewegen zijn, de afstand tot de openbare weg, wat er voorzien wordt als parking, waar het podium staat, de geluidsinstallatie en eet- en drankstandjes zich bevinden, waar er eventueel opslag van gas is, de plaats van de aanwezige kook- en baktoestellen, waar de EHB-stand opgezet wordt en andere herkenningspunten. Zorg er voor dat het plan groot genoeg is om alle details duidelijk weer te geven. ZNDER GRNDPLAN KAN DE MELDING NIET WRDEN VERWERKT. DIEN DUS GEEN MELDING IN ZNDER EEN GRNDPLAN TE TE VEGEN!
2. RGANISATR Naam van de inrichtende vereniging of firma:... ndernemingsnummer (indien beschikbaar):... Gegevens eindverantwoordelijke evenement: Naam:... Voornaam:... Adres:...... GSM:... E-mail:... Rijksregisternummer:... Gegevens contactpersoon 1 (bereikbaar tijdens evenement): Naam:... Voornaam:... Adres:...... GSM:... E-mail:... Rijksregisternummer:... Gegevens contactpersoon 2 (bereikbaar tijdens evenement): Naam:... Voornaam:... Adres:...... GSM:... E-mail:... Rijksregisternummer:... Bij voorkeur per contactpersoon Gsm-nummers van verschillende operatoren!
3. SCHENKEN STERKE DRANKEN Worden er sterke dranken geschonken tijdens dit evenement? NEEN JA Bij JA Vul het onderstaande vak in. Wij wensen volgende sterke dranken te schenken:...... Gelieve een vergunning af te leveren op naam van: Naam:... Voornaam:... Adres:...... Rijksregisternummer:... De aanvrager dient te beschikken over een geldig moraliteitsattest. Voor inwoners van Deinze wordt dit automatisch opgevraagd. Niet-inwoners van Deinze dienen zelf een moraliteitsattest toe te voegen bij deze aanvraag. BELANGRIJK: * Sterke dranken zijn alle gedistilleerde dranken met een alcoholpercentage van 12% of meer (bijvoorbeeld: breezer, jenever, cocktails, ). * Bier, wijn, sherry, martini en porto zijn gegiste dranken. Voor het schenken van gegiste dranken heeft u geen vergunning nodig. * Het is verboden om: - alcoholische dranken te schenken aan min-16-jarigen. - sterke dranken te schenken aan min-18-jarigen. Alcoholpops zijn ook sterke dranken. * Indien u op het ogenblik van uw melding nog niet beschikt over de gegevens voor uw vergunning voor het schenken van sterke dranken, dan dient u deze ten laatste 12 weken vooraf in te dienen bij de dienst lokale economie via het aparte formulier op www.deinze.be/organiseren. * Voor meer informatie over deze aanvraag en de verdere afhandeling ervan dient u zich te richten tot de dienst lokale economie, Dienstencentrum Leiespiegel, Brielstraat 2 9800 Deinze, 09 381 95 00, lokale.economie@deinze.be.
4. MACHTIGING VAN HET CLLEGE TT AFWIJKING VAN DE GELUIDSNRMEN Wordt er tijdens het evenement elektronisch versterkte muziek gebruikt? 0 NEEN 0 JA Indien JA, omschrijf:... Indien ja, heb u een machtiging nodig van het college tot afwijking van de geluidsnormen aanvragen? 0 NEEN, wij houden ons aan de wettelijke normen inzake elektronisch versterkte muziek. 0 JA Bij JA Vul het onderstaande vak in. Gelieve op te geven op welke dagen en uren er elektronisch versterkte muziek gespeeld wordt: DAG + DATUM ACTIVITEIT MUZIEK VANAF MUZIEK TT Gelieve hieronder de contactgegevens op te geven van de firma/persoon die instaat voor de geluidstechniek tijdens de muziekactiviteit(en): Naam:... Adres:...... GSM:... E-mail:... BELANGRIJK: * Indien er een fuif, een concert of een evenement waarbij er elektronisch versterkte muziek gespeeld wordt, plaatsvindt in een tent of in de open lucht, moet er ALTIJD een machtiging van het college tot afwijking van de geluidsnormen aangevraagd worden. * Het college kent NIT een machtiging toe voor privéfeesten in tenten, tuinen, * Indien u een machtiging tot afwijking wordt toegestaan, bent u verplicht zich te houden aan de normen zoals vastgelegd in de machtiging. * Indien u geen machtiging tot afwijking wordt toegestaan, bent u verplicht zich te houden aan de algemene wettelijke normen inzake elektronisch versterkte muziek. * Voor meer informatie over deze aanvraag en de verdere afhandeling ervan dient u zich te richten tot de dienst milieu, Dienstencentrum Leiespiegel, Brielstraat 2 9800 Deinze, 09 381 95 00, milieu@deinze.be.
5. TIJDELIJKE MAATREGELEN VERKEER Zijn er voor het evenement specifieke verkeersmaatregelen nodig? (tijdelijk afsluiten van een plein of straat, tijdelijk parkeerverbod, tijdelijk eenrichtingsverkeer, enz.) NEEN JA, gelieve hieronder duidelijk te omschrijven welke tijdelijke maatregelen inzake verkeer u wenst aan te vragen. Geef duidelijk aan waar en op welk tijdstip. VEG INDIEN NDIG K EEN SCHETS TE. * Voor meer informatie over deze aanvraag en de verdere afhandeling ervan dient u zich te richten tot de dienst openbare werken en mobiliteit, Dienstencentrum Leiespiegel, Brielstraat 2 9800 Deinze, 09 381 95 00, technische.dienst@deinze.be.
6. PLITIE Heeft u specifieke vragen voor de Politiezone Deinze Zulte?.. * Voor meer informatie over deze aanvraag en de verdere afhandeling ervan dient u zich te richten tot de Lokale Politie Deinze Zulte, Stadionlaan 22A 9800 Deinze, 09 381 41 00, contact@politiedeinzezulte.be.
7. TESTEMMING INZETTEN MEDEWERKERS VR BEWAKINGSACTIVITEITEN Wordt er bij de organisatie van het evenement beroep gedaan op security? NEEN JA, wij schakelen een professionele firma in JA, wij zetten onze eigen vrijwilligers in Bij 1x of 2x JA Vul het onderstaande vak in. Gegevens professionele firma: NAAM FIRMA:... ADRES FIRMA:...... AANTAL AGENTEN:... Gegevens eigen vrijwilligers: Volgende vrijwilligers worden ingeschakeld als occasionele security op het evenement. Deze vrijwilligers dienen minstens 18 jaar oud te zijn. NAAM VRNAAM ADRES RIJKSREGISTER NUMMER BEREP nderstaande persoon wordt aangesteld als postchef (de postchef neemt de leiding over de vrijwilligers die ingezet worden als security. De postchef is minstens 21 jaar oud en is tijdens het evenement bereikbaar via gsm). NAAM:... GSM:... De aanvrager verklaart hierbij dat de opgegeven vrijwilligers: * Geen lid zijn van een politiedienst en er de voorbije 5 jaar geen deel van uitgemaakt hebben, noch het beroep uitoefenen van privédetective of wapenhandelaar. * De vrijwilligers hebben een band met de vereniging (leiding, lid, oud-leiding, ouder,...). * Ten minste 18 jaar zijn. De postchef is minstens 21 jaar. * nderdaan zijn van een lidstaat in de Europese Unie of in het andere geval gedurende tenminste 3 jaar hun wettige verblijfplaats in België hebben.
* De taak van vrijwillige security slechts sporadisch uit te oefenen (maximaal 4 keer/jaar), dat ze niet beschikken over een identificatiekaart als bewakingsagent en dat ze geen deel uitmaken van een bewakingsonderneming of een interne bewakingsdienst. * Enkel taken zullen uitoefenen van persoonscontrole/verkeersbegeleiding. * p geen enkele manier een vergoeding ontvangen, hetzij in geld, hetzij in natura. BELANGRIJK: * De opgeven medewerkers mogen enkel ingezet worden op voorwaarde van toelating door de burgemeester, na voorafgaand advies van de korpschef van de lokale politie. * Indien u op het ogenblik van uw melding nog niet beschikt over de gegevens voor uw security, dan dient u deze ten laatste 12 weken vooraf in te dienen bij de Lokale Politie Deinze Zulte via het aparte formulier op www.deinze.be/organiseren. * Voor meer informatie over deze aanvraag en de verdere afhandeling ervan dient u zich te richten tot de Lokale Politie Deinze Zulte, Stadionlaan 22A 9800 Deinze, 09 381 41 00, contact@politiedeinzezulte.be.
8. INFRMATIE VR BRANDWEER Wordt er gas gebruikt? Bij JA Aantal flessen: Terrasverwarmers of warmeluchtblazers op gas? Bij JA Aantal flessen: Is er gasopslag (max. 130 kg)? Gebruik van gasflessen binnenshuis is niet toegestaan! Bij JA Hoeveelheid: Wordt er elektriciteit gebruikt? Terrasverwarmers of warmeluchtblazers op elektriciteit? Bij JA Aantal: Wordt er hout gebruikt? Wordt er een podium opgesteld? Worden er tenten opgesteld? Worden er tafels en stoelen opgesteld? Worden er eetstanden opgesteld?
Worden er barbecue(s) opgesteld? Wordt er mobiele catering* voorzien? Worden er kermisattracties opgesteld? Wordt er open vuur (bv. vuurmanden, vuurspuwer) voorzien? Wordt er vuurwerk voorzien? Worden er andere pyrotechnische middelen voorzien? BELANGRIJK: * Indien u beroep doet op een mobiele cateraar (foodtruck) moet een kopie van de keuringsattesten bezorgd worden bij dit aanvraagformulier. Voor alle andere installaties dienen ter plaatse de nodige keuringsattesten te kunnen worden voorgelegd vóór aanvang van het evenement. * Duid alle zones voor de aanwezige materialen en andere voorzieningen duidelijk aan op het bijgevoegde grondplan. * Voor meer informatie over deze aanvraag en de verdere afhandeling ervan dient u zich te richten tot de Brandweerzone Centrum, Roggestraat 70 9000 Gent, 09 268 88 99, info@brandweerzonecentrum.be.
9. ALGEMENE MEDISCHE VRZIENINGEN Is er een medische hulppost of andere bijstand aanwezig op het evenement? Beschrijf (aanwezigheid dokter, ziekenwagen, verzorgers, enz.): Geef de plaats van de hulpdiensten duidelijk aan op het bijgevoegde grondplan. p welke manier kunnen de verantwoordelijk(en) van de organisatie worden herkend door de hulpdiensten? (bv. T-shirt, badge)?
10. PRMTIE Wordt er voor het evenement gebruik gemaakt van inschuifborden? NEEN JA Bij JA Vul het formulier voor de aanvraag tot gebruik van borden en flyers in. Wordt er voor het evenement gebruik gemaakt van borden langs gemeentelijke wegen? NEEN JA Bij JA Vul het formulier voor de aanvraag tot gebruik van borden en flyers in. Wordt er voor het evenement gebruik gemaakt van de verspreiding van flyers? NEEN JA Bij JA Vul het onderstaande vak in. Bij de organisatie van het evenement wensen wij gebruik te maken van: Inschuifborden (maximum aantal = 3) Plaatsen van borden langs gemeentelijke wegen uit lijst website (geen gewestwegen!) Locaties:......... Uitdelen flyers op de openbare weg: verantwoordelijke uitgever:... datum en uur van uitdelen:... locatie van uitdelen:... BELANGRIJK: * De inschuifborden worden door de aanvrager zelf gemaakt met volgende afmetingen: 2,50 meter lengte, 0,60 meter breedte en 10 millimeter dikte. De inschuifborden moeten uit weersbestendig materiaal vervaardigd zijn. Boven- en onderaan moeten de inschuifborden voorzien zijn van een witruimte van 2 centimeter. ok de achterzijde moet blanco zijn. * De inschuifborden worden door de technische uitvoeringsdienst gratis geplaatst maximum 3 weken voor de manifestatie. De borden kunnen terug worden afgehaald op de technische uitvoeringsdienst vanaf 3 weken na de manifestatie. Indien de inschuifborden 8 weken na de manifestatie niet opgehaald zijn, worden deze automatisch eigendom van het stadsbestuur.
* Inschuifborden dienen uitsluitend voor het aankondigen van activiteiten van socio-culturele aard en mogen geen reclamesponsoring en/of commerciële publiciteit dragen. * Aankondigingsborden kunnen pas na goedkeuring en zichtbaar voorzien van het toegekende vergunningsnummer worden geplaatst met een maximum van 2 per straat (lijst zie website). * Aankondigingsborden mogen, na goedkeuring, maximaal 4 weken voor het evenement worden geplaatst en dienen binnen de 5 dagen na het evenement te worden verwijderd. De tekst op de borden mag uitsluitend betrekking hebben op het evenement. * Bij niet tijdig verwijderen van de aankondigingsborden zullen deze door de stadsdiensten worden verwijderd en kan een gemeentelijke administratieve sanctie opgelegd worden. * De aankondigingsborden moeten op eigen drager geplaatst worden. Ze mogen niet worden vastgemaakt aan bomen, verlichtingspalen, verkeerslichten of andere signalisatie. Ze worden op minstens 0,75 meter van de rand van de rijweg geplaatst en niet in de nabijheid van kruispunten. De borden mogen de weggebruikers of voetgangers niet hinderen. * Indien u op het ogenblik van uw melding nog niet beschikt over de gegevens voor het voeren van promotie, dan dient u deze ten laatste 8 weken vooraf in te dienen bij de dienst milieu via het aparte formulier op www.deinze.be/organiseren. * Voor meer informatie over deze aanvraag en de verdere afhandeling ervan dient u zich te richten tot de dienst milieu, Dienstencentrum Leiespiegel, Brielstraat 2 9800 Deinze, 09 381 95 00, milieu@deinze.be.