Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen

Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen

Van: Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners Datum: 09-10-2014 Versie: Definitief 1.0 Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 2

Inhoudsopgave Inleiding 4 1 Gegevensdrager 5 1.1 Bestandsnaam 5 1.2 Manier van aanleveren 5 2 Recordtype 6 2.1 Hoofdrecord (verplicht) 7 2.2 Sluitrecord (verplicht) 8 2.3 Klant stamrecord 9 2.4 Klant aanvullend record 10 2.5 Voorziening record 11 2.6 Wmo indicatie record 14 2.7 Verblijf record 15 3 Bijlagen 3.1 Bijlage 1: Hoofdcategorieën productgroepen Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 3

Inleiding In deze handleiding leggen wij uit hoe u gegevens bij ons kunt aanleveren met de H&V-standaard (Hulpmiddelen & Voorzieningen-standaard). Met de gegevens die u aanlevert, kunnen wij de eigen bijdrage Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) per 2015 voor onze klanten berekenen. Deze versie vervangt de eerdere H&V standaard versies. De gegevens moeten op gestructureerde wijze bij ons worden aangeleverd. U kunt alleen via de H&Vstandaard de gegevens aanleveren die in dit document genoemd zijn. Andere gegevens moet u op een andere manier aan ons doorgeven. In deze handleiding beschrijven wij welke gegevens u kunt aanleveren en op welke wijze u dat moet doen. Let op! Gaat u voor de eerste keer aanleveren via een H&V-bestand? Neem dan eerst contact op met uw relatiebeheerder. De relatiebeheerder kan met u de gegevens inhoudelijk beoordelen. Op de afdeling Dataverwerking van het CAK worden de bestanden ingelezen. Deze afdeling kijkt naar de technische correctheid van de bestanden. Op deze afdeling worden de gegevens niet inhoudelijk beoordeeld. Vragen? Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen? Neem dan contact op met Servicedesk Dataverkeer Ketenpartners op telefoonnummer 088-7114888. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 4

1 Gegevensdrager WZA-code De WZA-code is het unieke nummer van elke gemeente die gegevens aan mag leveren aan het CAK. Deze code krijgt u van ons. Bestandsnummer Het bestandsnummer moet om de aangeleverde bestanden te kunnen identificeren per gemeente. Iedere keer als u bestanden gaat aanleveren moet u het bestandsnummer aanpassen. Een bestandsnummer heeft een vaste opzet. Het nummer heeft als eerste 4 posities de eeuw en het jaartal (EEJJ) en als laatste 3 posities een volgnummer. Het volgnummer moet per nieuw bestand een uniek nummer hebben (binnen een bepaald jaar). Records In een bestand staat altijd één hoofdrecord, één of meerdere klantrecords, voorzieningen en/of verblijf record en één sluitrecord. Het hoofdrecord is altijd het eerste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand. Het sluitrecord is altijd het laatste record in het bestand en mag maar éénmaal voorkomen in het bestand. De klantgegevens van één klant mogen niet verdeeld zijn over meerdere bestanden. Zet 10 en 12 records van een klant in hetzelfde bestand. In het bestand moeten de klantenrecords worden aangeleverd in volgorde van cliëntnummer en recordtype. Bestanden kunnen dagelijks worden aangeleverd. In de volgende hoofdstukken leggen wij de opbouw van de bestanden verder uit. 1.1 Bestandsnaam De bestandsnaam heeft de volgende indeling: WZA-code Laatste 5 posities van bestandsnummer, zijnde het jaartal JJ en het volgnummer waarbij tussen het jaartal en volgnummer een punt komt te staan (bijvoorbeeld 68000115.001). Om technische reden is niet het volledige bestandsnummer in de bestandsnaam opgenomen. 1.2 Manier van aanleveren Wij beschikken over een KEMA-certificaat. Wij houden ons dus aan bepaalde beveiligingseisen met betrekking tot het uitwisselen van gegevens. De uitwisseling van de bestanden met daarop de klantrecords en voorzieningen records moeten ook aan deze beveiligingseisen voldoen. Onze applicatie Extranet / Ketenportaal stelt externe partijen in staat om bestanden bij ons te uploaden en te downloaden. De externe partij moet via ons een certificaat aanvragen. Dit certificaat kan via onze website geïnstalleerd worden. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 5

2 Recordtype Elk record heeft een recordtype wat aangeeft wat voor type gegevens het record bevat. De volgende recordtypen worden ondersteund: Hoofdrecord (01) Verplicht per bestand; Klant stamrecord (10) Verplicht, altijd in combinatie met 12-14 of 12-60 record; voor het jaar 2014 en eerder kan deze ook met een 40 record worden aangeleverd. Klant aanvullend record (12) Verplicht, altijd in combinatie met 10-14 of 10-60 record; voor het jaar 2014 en eerder kan deze ook met een 40 record worden aangeleverd. Voorziening (14) Verplicht, altijd in combinatie met 10-12 record; voor het jaar 2014 en eerder kan deze ook met een 40 record worden aangeleverd. Wmo Indicatie (40) Verplicht bij pgb; altijd in combinatie met 10-12 record (tot en met 2014, daarna mag het niet meer worden aangeleverd) Verblijf record (60) altijd in combinatie met een 10-12 record Sluitrecord (90) Verplicht per bestand. Elk recordtype heeft een vaste record lengte van 130 posities. Elk verplicht veld moet een waarde hebben (ongelijk spatie of 0). Als aangegeven is dat een beperkt aantal waarden wordt toegestaan, dan mag geen andere waarde in het veld staan. In de hierop volgende tabellen zullen de recordtypen verder worden uitgelegd. De tabellen bevatten de volgende kolommen: Veld; Deze geeft de naam van het element. Vorm; Deze geeft de lengte en of iets numeriek of alfanumeriek is: N = Numeriek, kan alleen cijfers bevatten. Zijn niet alle posities gebruikt? Vul dan het veld aan met voorloopnullen. A = Alfanumeriek, kan alle ondersteunde lettertekens bevatten. V/O/C; Geeft aan of het veld verplicht, optioneel of conditioneel is. Met de actiecode geeft u aan of een record als initieel, correctie of terugtrekking behandeld moet worden. Als actiecode 1 wordt aangeleverd, dan houdt het in dat het betreffende record voor de eerste keer wordt aangeleverd. Om vast te stellen of het record uniek is, wordt een controle uitgevoerd op de combinatie WZAcode en cliëntnummer. Dit houdt in dat, als een initieel record (actiecode 1) wordt aangeleverd waarbij bovenstaande combinatie al voor komt bij het CAK, deze zal uitvallen en op de uitvallijst terecht komt. Een initieel record met de combinatie WZA-code, cliëntnummer en dossiernummer mag dus maar eenmaal worden aangeleverd. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 6

U kunt ook correcties aanleveren, in combinatie met de klantrecords, over al aangeleverde records. Hiervoor moet u het record actiecode 2 (correctierecord) aanleveren. Als een correctie wordt aangeleverd op een record dat niet bij ons aanwezig is, dus geen record met de combinatie WZA-code en cliëntnummer zal deze uitvallen en komt deze op de uitvallijst terecht. Het kan zijn dat u in het verleden records heeft aangeleverd zonder een dossiernummer of meerdere records voor dezelfde klant met hetzelfde dossiernummer. Dit houdt in dat bij ons meerdere records aanwezig zijn met de combinatie WZA-code en cliëntnummer. Het is dan niet mogelijk om één van deze records met een correctierecord te corrigeren. U moet de correctie dan doorvoeren via de Web applicatie Hulpmiddelen & Voorzieningen. Met de wijziging naar Wmo2015 kunt u vanaf 2015 het verblijf record (60 record) terugtrekken met actiecode 3. Dit gebruikt u wanneer zorg in zijn totaliteit moet worden teruggetrokken, of wanneer u een veld wilt corrigeren wat niet met actiecode 2 kan: Veld Datum vanaf: kan niet gecorrigeerd worden: Eerst levert u een code 3 record aan om de datum vanaf terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met de nieuwe datum vanaf. Type regeling kan niet gecorrigeerd worden; Eerst levert u een code 3 record aan om de type regeling terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met de nieuwe type regeling. Dossiernummer kan niet gecorrigeerd worden; Eerst levert u een code 3 record aan om het dossiernummer terug te trekken; hierna levert u een code 1 record aan met het nieuwe dossiernummer. 2.1 Hoofdrecord (verplicht) HOOFDRECORD Veld Vorm V/O/C Toelichting Recordtype 2N V = 01 WZA-code 6N V WZA-code is de code van de gemeente Bestandsnummer 7N V EEJJ + volgnummer <999> Verwerkingsdatum 8N V EEJJMMDD Systeemomgeving 1A V P = Productie T = Test Versienummer 2N V versienummer van de gebruikte interface = 40 Filler 104A O Voorbeeld van een hoofdrecord: 01 680001 2015001 20150101 P 40 104 spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 7

Validatie hoofdrecord: Het recordtype geeft aan dat het hier gaat om het hoofdrecord. De WZA-code die aan u bent toegewezen door het CAK. Deze WZA-code bestaat uit 6 posities; Het bestandsnummer moet uniek zijn per gemeente en is altijd opvolgend t.o.v. het vorige bestand; Het bestandsnummer hoeft echter niet uniek te zijn indien het bestand op basis van technische fouten volledig is afgekeurd en zodanig aan de gemeente is teruggekoppeld; De WZA-code in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan de WZA-code in het hoofdrecord; Het jaartal in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het jaartal in het bestandsnummer in het hoofdrecord; Het volgnummer in de bestandsnaam moet gelijk zijn aan het volgnummer in het bestandsnummer in het hoofdrecord; Verwerkingsdatum mag geen datum in de toekomst zijn; Systeemomgeving: hier geeft u aan met een P of het een productiebestand betreft of met T een testbestand; Het versienummer moet een versie zijn welke op het moment van verwerken ondersteund wordt door de CAK applicatie. Wat in dit geval versie 40 is. 2.2 Sluitrecord (verplicht) SLUITRECORD Veld Vorm V/O/C Toelichting Recordtype 2N V = 90 Aantal records 7N V Geeft het aantal records in het bestand Aantal uren 12N V Hier dienen alleen nullen te staan Filler 109A O Voorbeeld van een sluitrecord: 90 0000127 000000000000 109 spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Validatie sluitrecord: Het recordtype geeft aan dat het hier gaat om het sluitrecord. Het totaal aantal records in het bestand (exclusief het hoofdrecord en het sluitrecord) moet gelijk zijn aan het opgegeven aantal records in het sluitrecord; Het totaal aantal uren moet gevuld worden met nullen. Dit omdat deze normaal gebruikt wordt voor andere bestanden. Indien fouten zijn gevonden in het hoofdrecord of in het sluitrecord dan wordt het bestand niet verwerkt en wordt dit retour gezonden. Deze fouten moeten gecorrigeerd te worden waarna het gecorrigeerde bestand opnieuw aan het CAK aangeboden moet worden. Omdat het bestand niet bij het CAK verwerkt is, mag het gecorrigeerde bestand hetzelfde volgnummer hebben als het afgekeurde bestand. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 8

2.3 Klant stamrecord KLANT STAMRECORD Veld Vorm V/O/C Toelichting Recordtype 2N V 10 Jaartal Ingangsdatum 4N V EEJJ Weeknummer ingangsdatum 2N V Weeknummer conform periodekalender CAK (1 t/m 53) Clientnummer 10N V Uniek per gemeente Persoonstype 1N V 1 = klant 2 = partner Achternaam 30A V Conform nen-norm (GBA) Voorvoegsels 8A O Conform nen-norm Voorletter 5A O Conform nen-norm Geboortedatum 8N V EEJJMMDD BSN nummer 9N V Moet voldoen aan de 11 proef Filler 51A O Dit recordtype moet in combinatie met een 12 record worden aangeleverd. Wilt u een voorziening of hulpmiddel aanleveren voor zorgjaar 2014 en eerder dan moet u ook het 14 of het 40 record aanleveren. Indien u zorg voor WMO2015 wilt aanleveren, dan moet dit recordtype in combinatie met het 12 record worden aangeleverd in combinatie met een 14 of 60 record. Voorbeeld van een klant stamrecord: 10 2015 01 0012345678 1 Dam van E 19610808 123456789 51spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Validatie klant stamrecord: Het recordtype geeft aan dat het hier gaat om het klant stamrecord. Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de klant Wmo2015 zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Wanneer Hulpmiddelen en Voorzieningen of zorg wordt aangeleverd die onder de WMO2015 regeling valt, moet het jaartal groter of gelijk zijn aan 2015. Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de klant Wmo2015zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Het weeknummer kan 1 tot en met 52 zijn (in sommige zorgjaren kan dit ook 53 zijn) en mag niet in de toekomst liggen. Dit is conform de periodekalender van het CAK welke ieder jaar gepubliceerd wordt op onze website www.hetcak.nl. Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een andere klant binnen uw gemeente. Voor nieuwe klanten die onder de regeling Wmo2015 vallen raden wij aan om het BSN te gebruiken als cliëntnummer, indien dit mogelijk is. Het persoonstype geeft aan dat het hier om een klant of een partner gaat. De achternaam van de klant die Wmo2015 zorg ontvangt en/of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. De achternaam is de naam zoals deze binnen de BRP vastgelegd is, zonder diakrieten. De voorvoegsels en voorletters van de klant die Wmo2015 zorg ontvangt en/of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Deze gegevens zijn optioneel om aan te leveren. Indien u deze aanlevert, dan moet dit zonder diakrieten zijn. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 9

De geboortedatum moet een geldige datum bevatten, die groter is dan de systeemdatum -/- 120 jaar. Het BSN is ingevuld en moet bestaan uit 9 cijfers. Deze moet voldoen aan de elfproef. 2.4 Klant aanvullend record Klant aanvullend record Veld Vorm V/O/C Toelichting Recordtype 2N V 12 Jaartal ingangsdatum 4N V EEJJ Weeknummer ingangsdatum 2N V Weeknummer conform periodekalender CAK (1 t/m 53) Clientnummer 10N V Uniek per gemeente Persoonstype 1N V 1 = klant 2 = partner Geslacht 1A O M = man V = vrouw Postcode 6A V Huisnummer 5N V Numeriek Huisnummertoevoeging 4A O Alfanumeriek Burgerlijke Staat 1N O Alfanumeriek conform nen-1888 norm Type Regeling 1N V 1 = Wmo 2 = Netto PGB 3 = Overgangsrecht Wmo2015 Filler 93A O Dit recordtype moet in combinatie met het 10 record worden aangeleverd. Wilt u een voorziening of hulpmiddel aanleveren dan moet u ook het 14 en/of 40 record aanleveren (voor 2014 en eerder) Indien u zorg voor Wmo2015 wilt aanleveren dan moet dit recordtype in combinatie met het 10 record worden aangeleverd en een 14 of 60 record. Voorbeeld van een klant aanvullend record: 12 2015 01 0012345678 1 M 2717DS 00023 1 93 spaties De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Validatie klant aanvullend record: Het recordtype geeft aan dat het hier gaat om het klant aanvullend record. Het jaartal van de ingangsdatum is het jaar vanaf wanneer de klant Wmo2015 zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Wanneer Wmo2015 wordt aangeleverd moet het jaartal groter of gelijk zijn aan 2015. Wanneer het niet onder Wmo2015 valt, moet het jaartal groter of gelijk zijn aan 2007 en mag niet in de toekomst liggen. Het weeknummer van de ingangsdatum is de week vanaf wanneer de klant Wmo2015 zorg ontvangt en /of een hulpmiddel en/ of voorziening heeft. Het weeknummer kan 1 tot en met 52 zijn (in sommige zorgjaren kan dit ook 53 zijn) en mag niet in de toekomst liggen. Dit is conform de periodekalender van het CAK welke ieder jaar gepubliceerd wordt op onze website www.hetcak.nl. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 10

Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een andere klant binnen uw gemeente. Het persoonstype geeft aan dat het hier om een klant of partner gaat. Het geslacht geeft aan of het gaat om een man of een vrouw. De postcode in combinatie met huisnummer moet bestaan in de postcodetabel van PostNL. De burgerlijke staat kan worden gevuld met de statussen: 0 = onbekend 1 = alleenstaand 2 = gehuwd 3 = gescheiden 4 = weduwe / weduwnaar In het veld type regeling moet worden aangegeven of de klant moet worden geregistreerd als type regeling Type 1: Wmo klant (Hulpmiddelen en Voorzieningen, Bruto PGB s, Maatschappelijke Opvang en/of Beschermd Wonen) Type 2: Netto PGB (Persoonsgebonden budget Netto); deze mag gebruikt worden voor aanleveringen tot zorgjaar 2015. Het Netto Eigen Aandeel kan vanaf 2015 nog steeds aangeleverd worden onder type 2 Type 3: Overgangsrecht Wmo2015 (klanten die geen (her)indicatie hebben ontvangen voor zorg welke valt onder de Wmo2015 (o.a. Beschermd Wonen overgangsrecht en Kortdurend Verblijf overgangsrecht) 2.5 Voorziening record VOORZIENINGEN RECORD Veld Vorm V/O/C Toelichting Recordtype 2N V = 14 Actiecode 1N V 1 = initieel record 2 = correctierecord Jaartal 4N V Jaar van ingang (>=2007) Periode 2N V Periode van ingang ( 1-13) WZA code 6N V Unieke code van de gemeente Clientnummer 10N V Uniek per gemeente H&V groep 4N V Hulpmiddelen en Voorzieningengroep Voorziening 50A O Optionele, additionele omschrijving van de H&V bv Scootmobiel Totale kosten 12N V Kosten van de voorziening in centen Periodieke bijdrage 12N O Aantal perioden 3N O Bijdrage die per periode door de klant moet worden voldaan tenzij de maximale eigen bijdrage wordt bereikt (in centen) Aantal perioden dat EB moet worden voldaan, zonder beperking op het aantal perioden Dossiernummer 20A V Nummer van het dossier wat de gemeente eventueel hanteert PGB 1A V Persoonsgebonden budget J (ja) of N (nee) Filler 3A O Spaties Dit recordtype moet in combinatie met een 10-12 record worden aangeleverd. Wilt u een voorziening of een hulpmiddel aanleveren dan moet u ook het 40 record aanleveren. (voor 2014 en eerder) Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 11

Voorbeeld van een voorziening record: 14I1I2015I12I680001I1234567891IscootmobielI1000I50I20IA123 IJ I spaties 3 I De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Het recordtype geeft aan dat het hier gaat om het voorziening record Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd. Met actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record met de combinatie WZA code, cliëntnummer en dossiernummer moet corrigeren. Jaartal: De eigen bijdrage voor een voorziening moet worden opgelegd vanaf een bepaalde periode in een zorgjaar. Met Jaartal wordt het vanaf jaar aangegeven van de eigen bijdrage van de geleverde Voorziening. Het Jaartal is een verplicht numeriek veld en moet groter of gelijk zijn aan het jaar 2007. Het Jaartal bestaat uit 4 posities. Periode: De eigen bijdrage voor de geleverde voorziening moet worden opgelegd vanaf een bepaalde periode. Met Periode wordt de periode aangegeven vanaf wanneer de eigen bijdrage van een Voorziening moet worden opgelegd. De Periode is een numeriek veld en moet groter of gelijk zijn aan 1 en kleiner of gelijk zijn aan 13 (is het aantal perioden in een zorgjaar). De Periode bestaat uit maximaal 2 posities. WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend. De WZA-code moet worden gebruikt bij het aanleveren van Wmo2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of voorziening. De WZA-code is een verplicht numeriek veld. De WZA-code bestaat uit maximaal 6 posities. De combinatie van de WZA-code en het cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig worden aangeleverd. Clientnummer: De klant moet bij het CAK zijn voorzien van een cliëntnummer. Het veld cliëntnummer is een verplicht Numeriek veld. Het cliëntnummer bestaat uit maximaal 10 posities. Bij het aanleveren van een Voorziening record wordt gecontroleerd of het cliëntnummer al bestaat in de web applicatie. H&V Groep: De H&V groep definieert het product waaronder de prestatie (verblijf, PGB en/of hulpmiddel en voorziening etc.) valt. Alleen voor zorgjaar 2014 en eerder: H&V Groep code 1 t/m 7 alleen in combinatie Type regeling = 1 (uit klant aanvullend recordtype 12) H&V Groep code 8 t/m 10 alleen in combinatie Type Regeling = 2 (uit klant aanvullend record, recordtype 12) LET OP: H&V Groep code 11 t/m 23 alleen in combinatie met Type Regeling = 1 (uit klant aanvullend recordtype 12) Alleen vanaf zorgjaar 2015. Omschrijving: In het veld Omschrijving kan een omschrijving van de geleverde Wmo2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening. De Omschrijving is een optioneel Alfanumeriek veld. De Omschrijving mag maximaal 50 posities lang zijn. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 12

Totale Kosten: Voor een geleverde Voorziening worden kosten gemaakt. In het veld Totale Kosten moeten de kosten van de geleverde Voorziening worden vermeld. Totale Kosten is een verplicht numeriek veld (zonder punten en komma s). De Totale Kosten bestaat uit maximaal12 posities. Periodieke bijdrage: Voor een geleverde Voorziening moet door de klant een bijdrage worden betaald. In het veld Periodieke bijdrage kan een bijdrage worden vermeld die per periode aan de klant wordt opgelegd. Zie toelichting inningssystematiek voor toepassing. Aantal perioden: Voor een geleverde Voorziening moet door de klant een periodieke bijdrage worden betaald. In het veld Aantal perioden moet het aantal perioden worden vermeld die bepaald hoelang de klant de periodieke bijdrage moet voldoen. Het Aantal perioden is een Numeriek veld. Het Aantal perioden bestaat uit maximaal 3 posities. Op de velden Periodieke bijdrage en Aantal periode zit een controle. De periodieke bijdrage X het aantal perioden mag niet groter zijn dan de totale kosten. Zie toelichting inningssystematiek voor toepassing. Dossiernummer: Het Dossiernummer is een Alfanumeriek veld. Het Dossiernummer bestaat uit maximaal 20 posities. Het dossiernummer wordt bij de betreffende klant en geleverde Wmo2015 zorg en /of een hulpmiddel en/ of ontvangen voorziening vermeld. PGB: persoonsgebonden budget. J = ja N = nee. Dit betreft een verplicht veld. Let op! Ook voor de H&V groepen die geldig zijn tot en met 2014 evenals voor de H&V groepen die vanaf 2015 geldig zijn, moet dit veld verplicht ingevuld worden. Het is noodzakelijk een dossiernummer aan te leveren, zodat bij een eventuele door te voeren correctie de unieke combinatie van WZA code, cliëntnummer en dossiernummer het mogelijk maakt het betreffende record te vinden en te corrigeren. Toelichting inningssystematiek. De gemeente mag zelf de keuze maken welke inningssystematiek gebruikt kan worden; In de huidige uitvoeringspraktijk zijn gemeenten verplicht de volgende gegevens aan te leveren: A: de (totale) kostprijs van de voorziening B: de termijn waarover moet worden opgelegd = het aantal perioden C: de bijdrage per periode Door de wijziging van de BMO (Besluit Maatschappelijke Ondersteuning) is het voor gemeenten mogelijk bovenstaande variabelen toe te passen. Op basis van de aanlevering kunt u de volgende inningssystematieken toepassen: SYSTEMATIEK A B C Uitvoering 1 Gedurende B perioden opleggen van C (huidige systematiek) 2 Gedurende B perioden MPB benutten (of tot kostprijs bereikt is) 3 C innen per periode totdat de kostprijs A is bereikt 4 De MPB benutten totdat de kostprijs A is bereikt Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 13

1 = huidige situatie = systematiek 1 2 = systematiek 2 (pas mogelijk vanaf periode 1 2015) 3 = systematiek 3 (pas mogelijk vanaf periode 1 2015) 4 = systematiek 4 (pas mogelijk vanaf periode 1 2015) Deze systematiek mag niet worden aangepast voordat de kostprijs bereikt is. Wij raden aan om voor alle klanten dezelfde systematiek toe te passen. 1. Gedurende een aantal perioden een periodebedrag opleggen (huidige systematiek 1): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten, Periodieke bijdrage en Aantal perioden verplicht te worden ingevuld. 2. Gedurende een aantal perioden de MPB benutten, of tot de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 2): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Aantal perioden verplicht te worden ingevuld. Het veld Periodieke bijdrage wordt hier leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1 2015 3. De bijdrage innen per periode totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 3): indien voor deze optie wordt gekozen dienen de velden Totale kosten en Periodieke bijdrage verplicht te worden ingevuld. Het veld Aantal perioden wordt leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1 2015 4. Bijdrage opleggen totdat de kostprijs is bereikt (nieuwe systematiek 4): indien voor deze optie wordt gekozen moet het veld Totale kosten verplicht worden ingevuld. De velden Periodieke bijdrage en Aantal perioden worden leeggelaten. Deze systematiek is alleen mogelijk vanaf periode 1 2015 2.6 Wmo indicatie record WMO INDICATIE RECORD Veld Vorm V/O/C Toelichting Record type 2N V = 40 Actiecode 1N V 1 = initieel record 2 = correctierecord WZA-code 6N V Unieke code van de gemeente Clientnummer 10N V Unieke per gemeente H&V groep 4N V Hulpmiddelen en Voorzieningengroep volgens productgroepen catalogus Datum vanaf 8N V DDMMJJJJ Datum t/m 8N C DDMMJJJJ Indicatie doorlopend 1A O Hoofdletter N = Nee, J = Ja, niet gevuld is gelijk aan Nee Uren per week 5N V Aantal zorguren, uitgedrukt in uren en minuten Wmo ID 20A V Unieke code per indicatieregel Filler 65A O Spaties Dit recordtype moet in combinatie met het 10-12 en/of 14-record worden aangeleverd. Voor zorgjaar 2014 en eerder is dit een verplicht record, voor 2015 en later vervalt dit record. Voor zorgjaar 2015 mag dit record niet meer worden aangeleverd. Voorbeeld van een Wmo indicatie record: Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 14

40I1I680001I1234567891I1 01012010I31122010IN 00400I98765432120100158947I 65 spaties I De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Het recordtype geeft aan dat het hier gaat om het Wmo Indicatie record record. Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd en met actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record moet corrigeren. WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend. De WZA-code moet worden gebruikt bij het aanleveren van Voorzieningen. De WZA-code is een verplicht numeriek veld. De WZA-code bestaat uit maximaal 6 posities. De combinatie van de WZAcode en het cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig worden aangeleverd. Cliëntnummer: Een Wmo indicatie kan alleen aan een bestaande klant van de betreffende gemeente worden gekoppeld. De klant moet bij het CAK worden voorzien van een cliëntnummer. Het veld cliëntnummer is een verplicht Numeriek veld. Het cliëntnummer bestaat uit maximaal 10 posities. Bij het aanleveren van een Wmo indicatie record wordt gecontroleerd of het cliëntnummer al bestaat. H&V Groep: De H&V Groep koppelt de Wmo indicatie aan één van de H&V Groepen. Het doorgeven van Wmo indicaties is verplicht bij een aantal H&V groepen, terug te vinden in de bijlage. Datum vanaf: een indicatie wordt afgegeven vanaf een bepaalde datum. Datum vanaf is een verplicht numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: DDMMEEJJ (bijvoorbeeld 13112014 voor 13 november 2014 en mag niet groter zijn dan 31-12-2014) Datum t/m: een indicatie wordt afgegeven t/m een bepaalde datum. Dit record mag in 2015 niet meer worden aangeleverd. De datum t/m moet mag niet groter zijn dan 31-12-2014. Indicatie doorlopend: Het is mogelijk om een indicatie af te geven zonder einddatum. Als de waarde van dit veld J is, dan moet het veld Datum t/m leeg gelaten worden. Als de waarde van dit veld N of leeg is, is het veld Datum t/m verplicht, Dit record mag in 2015 niet meer worden aangeleverd de datum t/m moet gevuld zijn met als uiterlijke einddatum 01-01-2015. Uren per week: Het aantal geïndiceerde Uren per week wordt uitgedrukt in uren en minuten. De laatste twee posities van het veld aantal uren betreft het aantal minuten, de eerste drie posities betreft het aantal uren. Let op! In het veld Uren per week kan maximaal 999 uur en 59 minuten worden aangeleverd. Het CAK heeft dit aangepast naar maximaal 168 uur per cliënt, per week om te voorkomen dat er meer uren worden aangeleverd dan de week groot is. Wmo ID: Het Wmo ID is een alfanumeriek veld. Het Wmo ID bestaat uit maximaal 20 posities. Het Wmo ID wordt bij de betreffende cliënt en indicatie vastgelegd. Het is noodzakelijk een Wmo ID aan te leveren, zodat bij een eventuele door te voeren correctie de unieke combinatie van WZA code, cliëntnummer en Wmo ID het mogelijk maakt het betreffende record te vinden en te corrigeren. 2.7 Verblijf record Vanaf zorgjaar 2015 kan er een nieuw record worden aangeleverd bij het CAK. Met dit record kunnen klanten met Maatschappelijke Opvang (MO), Beschermd Wonen (BW) nieuw en overgangsrecht (maximaal 5 jaar) en Kortdurend Verblijf (KV) overgangsrecht (maximaal 1 jaar) aangeleverd worden. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 15

Voor 2015 zal het CAK klanten met een lopende indicatie voor Beschermd Wonen, Kortdurend Verblijf en Maatschappelijke Opvang continueren ten behoeve van het overgangsrecht. Dit betekent dat de gemeente een lijst van het CAK zal ontvangen met de klanten die door het CAK zijn aangemerkt als klant met overgangsrecht. VERBLIJFRECORD Veld Vorm V/O Toelichting Recordtype 2N V = 60 Actiecode 1N V 1 = initieel record 2 = correctierecord 3 = terugtrekking WZA code 6N V Unieke code van de gemeente Clientnummer 10N V Uniek per gemeente Type verblijf 2N V 01 = Opvang (Mo), 02 = BW, 03 = KV overgang, 04 = BW overgang Datum vanaf 8N V DDMMJJJJ Datum t/ m 8N C DDMMJJJJ Regeling 1N V 1 = Wmo 3 = Wmo 2015 overgangsrecht AGB code 6N V Code van de instelling Aantal dagen per week 1N C 1,2,3,4,5,6 of 7 Dossiernummer 20A O Nummer van het dossier wat de gemeente hanteert Filler 65A O Spaties Dit recordtype moet in combinatie met het 10-12 -record worden aangeleverd. Voorbeeld van een Verblijf record: 60I1I680001I1234567891I01I01022015I I1I420176I I54321201001589471032I 65 spaties I De is slechts toegevoegd voor de leesbaarheid en is geen onderdeel van het record. Het recordtype geeft aan dat het hier gaat om het verblijf record. Actiecode: Met de actiecode 1 Initieel record wordt een initieel record aangeleverd. Met actiecode 2 wordt een correctierecord aangeleverd die een record moet complementeren (toevoegen van einddatum) of corrigeren. Met actiecode 3 is het mogelijk om het verblijf in te trekken wanneer deze onterecht is aangeleverd. WZA-code: Door het CAK wordt aan iedere gemeente een unieke (WZA-code) toegekend. De WZA-code moet worden gebruikt bij het aanleveren van Voorzieningen. De WZA-code is een verplicht numeriek veld. De WZA-code bestaat uit maximaal 6 posities. De combinatie van de WZAcode en het Cliëntnummer is uniek en mag slechts eenmalig worden aangeleverd. Het cliëntnummer moet uniek zijn binnen uw gemeente en mag nog niet zijn gebruikt voor een andere klant binnen uw gemeente. Voor nieuwe klanten die onder de regeling Wmo2015 vallen, raden wij het aan om het BSN te gebruiken als cliëntnummer, indien dit mogelijk is. Type verblijf: 01 = Maatschappelijke opvang 02 = Beschermd Wonen nieuwe cliënten Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 16

03 = Kortdurend Verblijf overgangsrecht, 04 = Beschermd Wonen overgangsrecht Let op Kortdurend verblijf in de vorm van Ondersteuning Mantelzorg wordt niet aangeleverd in het verblijf record maar in het voorziening record. Zie bijlage productgroepencatalogus. Datum vanaf: een verblijf wordt afgegeven vanaf een bepaalde datum. Datum vanaf is een verplicht numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: DDMMEEJJ (bijvoorbeeld 01022015 voor 1 februari 2015). Datum t/m: een verblijf wordt afgegeven t/m een bepaalde datum. Datum t/m is een conditioneel numeriek veld, bestaat uit 8 karakters en moet als volgt worden opgebouwd: DDMMEEJJ (bijvoorbeeld 27122015 voor 27 december 2015). Regeling: 1 = Wmo 3 = Wmo2015 overgangsrecht AGB code: code van de instelling waar de klant verblijft. Aantal dagen per week: 1,2,3,4,5,6 of 7 dagen, dit veld is conditioneel: bij het aanleveren van het type verblijf 02, 03 en 04 is het een verplicht veld, bij aanlevering van type verblijf 01 is het optioneel. Kortdurend Verblijf 1, 2 of 3 dagen, Beschermd Wonen 4, 5, 6 of 7 dagen. Dossier nummer: Het Dossiernummer is een Alfanumeriek veld. Het Dossiernummer is voor dit type record optioneel, en bestaat uit maximaal 20 posities. Maatschappelijke Opvang Maatschappelijke opvang wordt aangeleverd met type verblijf 01. Het zijn nieuwe klanten die met actiecode 1 moeten worden aangeleverd. Bij Maatschappelijk opvang is het mogelijk een correctie aan te leveren met actiecode 2. Met actiecode 2 (correctie) kan de datum tot en met worden aangeleverd of de AGB code worden gewijzigd. Aantal dagen is niet van toepassing bij Maatschappelijke Opvang. Er zijn een aantal gegevens die niet gecorrigeerd kunnen worden door middel van actiecode 2. Het gaat om de gegevens datum vanaf en regeling. Wanneer u onverhoopt één van deze gegevens verkeerd heeft aangeleverd dan moet u eerst een record met actiecode 3 aanleveren en hierna levert u een nieuw initieel record aan. Klanten met een bestaande Maatschappelijke Opvang worden door het CAK gecontinueerd voor 2015. Bij deze bestaande klanten is het mogelijk een correctie aan te leveren met actiecode 2. Het gaat dan alleen om datum tot en met. Begin 2015 ontvangt u een lijst van het CAK met de gegevens van deze groep klanten. Wanneer u een datum tot en met aanlevert, moet dit gebeuren met deze gegevens uit de lijst. Beschermd Wonen Wmo2015 Beschermd Wonen wordt aangeleverd met type verblijf 02. Het zijn nieuwe klanten die met actiecode 1 moeten worden aangeleverd. Er zijn een aantal verplichte velden bij de aanlevering van een klant met Beschermd Wonen, dit zijn datum vanaf, AGB code van de instelling en aantal dagen per week. De datum vanaf van dit type zorg moet groter zijn dan 01-01-2015 zijn. Bij Beschermd Wonen nieuwe klanten is het mogelijk een correctie aan te leveren met actiecode 2. Met actiecode 2 (correctie) kan de datum tot en met worden aangeleverd, de AGB code worden gewijzigd en het aantal dagen per week gecorrigeerd worden. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 17

Er zijn een aantal gegevens die niet gecorrigeerd kunnen worden door middel van actiecode 2. Het gaat om de gegevens datum vanaf en regeling. Wanneer u onverhoopt één van deze gegevens verkeerd heeft aangeleverd dan moet u eerst een record met actiecode 3 aan leveren en hierna levert u een nieuw initieel record aan. Kortdurend Verblijf overgangsrecht Het CAK continueert de klanten die in 2014 bij het CAK bekend zijn met Kortdurend Verblijf voor het jaar 2015. Wanneer er geen dossiernummer bekend is van deze klant, dan zal het CAK het BSN gebruiken. Het enige wat er aangeleverd kan worden door de gemeente voor Kortdurend Verblijf Overgangsrecht is een datum tot en met van deze zorg. Dit moet gebeuren met een correctierecord (actiecode 2). De datum vanaf van dit type zorg kan alleen 01-01-2015 zijn. Bij Kortdurend Verblijf overgangsrecht kan alleen de datum tot en met door de gemeente gecorrigeerd worden. Kortdurend Verblijf overgang is maximaal voor 1 jaar. Vanaf 1 januari 2016 bestaat Kortdurend Verblijf overgangsrecht niet meer. Beschermd Wonen overgangsrecht Het CAK continueert de klanten die in 2014 bij het CAK bekend zijn met Beschermd Wonen overgangsrecht voor het jaar 2015 en verder. Wanneer er geen dossiernummer bekend is van deze klant, dan zal het CAK het BSN gebruiken. Het enige wat er aangeleverd kan worden door de gemeente voor Beschermd Wonen overgangsrecht is een datum tot en met deze zorg. Dit moet met een correctierecord (actiecode 2). De datum vanaf van dit type zorg kan alleen 01-01-2015 zijn. Bij Beschermd Wonen overgangsrecht kan alleen de datum tot en met door de gemeente gecorrigeerd worden. Beschermd Wonen overgangsrecht is maximaal voor 5 jaar. Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 18

3 Bijlagen 3.1 Bijlage 1: Hoofdcategorieën productgroepen Categorieën tot met 2014 Code Omschrijving Type Regeling Wmo Indicatie 1 Bruto PGB HbH 1 2 Bruto PGB Vergoeding Alfahulp 1 3 Bruto Vervoer 1 4 Bruto Wonen 1 5 Bruto Verhuiskosten 1 6 Bruto Overig 1 7 Bruto Eigen Aandeel 1 8 Netto PGB HbH 2 9 Netto PGB Vergoeding Alfahulp 2 10 Netto Eigen Aandeel 2 Categorieën vanaf 2015 11 Hulp bij huishouden 12 Begeleiding 13 Persoonlijke verzorging 14 Kortdurend verblijf 15 Woondiensten 16 Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden / gezin 17 Dagbesteding 18 Vervoersdiensten 19 Overige groepsgerichte ondersteuning 20 Overige maatwerk arrangementen 21 Vervoersvoorzieningen 22 Woonvoorzieningen 23 Overige hulpmiddelen Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 19

3.2 Bijlage 2: Wijzigingslog Hoofdstuk 2 Recordtype Aanpassen geldigheid Wmo indicatie record (40) Bladzijde 6 Toevoeging Verblijf record (60) Bladzijde 6 Toevoeging optie Conditioneel Bladzijde 6 Toevoeging bij wijzigen optie 3 (terugtrekking) Bladzijde 7 Hoofdstuk 2.1 Hoofdrecord Wijziging versienummer naar 40 Bladzijde 7 Hoofdstuk 2.4 Klant aanvullend record Velden verwijderd uit klant aanvullend record Bladzijde 10 In AWBZ Inkomen Opvraag Automatische incasso Telefoonnummer Datum overlijden Aanpassing PGB / Netto eigen aandeel Bladzijde 11/12/13 Hoofdstuk 2.5 Voorziening record Aanpassing H&V groepen Bladzijde 12 Toelichting inningssystematieken Bmo Bladzijde 13/14 Hoofdstuk 2.6 Wmo indicatie record Aanpassing geldigheid record Bladzijde 14 Datum t/m conditioneel Bladzijde 14 Hoofdstuk 2.7 Verblijf record Nieuw record type voor het aanleveren vanaf periode 1 2015: Bladzijde 16/17/18 Opvang Beschermd Wonen Kortdurend Verblijf Beschermd Wonen overgang Hoofdstuk 3 Bijlage Bijlage nieuwe productencatalogus Handleiding Hulpmiddelen en Voorzieningen Wmo 2015 20