functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt straffe medewerker verzending en onthaal contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: assistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 25670 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Help je graag bezoekers verder op een efficiënte, begrijpelijke en vriendelijke manier? Spring je daarnaast ook graag eens in bij andere taken eigen aan de gebouwgebonden dienstverlening? Vind je wisselende werkuren en locaties binnen Brussel niet erg? Werk je zowel graag zelfstandig als samen met collega s? Dan is deze vacature misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Het Facilitair Bedrijf heeft als taak de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid inzake facilitair management. Tot haar klanten rekent het Facilitair Bedrijf de departementen, de agentschappen van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Het dienstverleningsaanbod van het Facilitair Bedrijf omvat: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport.
De functie van medewerker verzending en onthaal situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening. In deze functie werk je in één van de administratieve gebouwen van de Vlaamse overheid in Brussel en verzeker je, in samenwerking met je collega s, een continue dienstverlening met betrekking tot onthaal, verzending en logistieke opdrachten. De afspraken omtrent de toegangsveiligheid volg je nauwgezet op. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je ontvangt op een klantvriendelijke manier bezoekers en maakt hen wegwijs in het gebouw. Je helpt met logistieke taken en verzending. Indien nodig voer je bijkomende taken uit in het team van de siteverantwoordelijke ter ondersteuning van je collega s, zoals evacuatie, EHBO, bijhouden van bestanden, beheer vergaderzalen, parking, veiligheidscontrole, verslaggeving teamvergadering, enz. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Onthalen en informeren van bezoekers en het beantwoorden van telefonische oproepen, teneinde klanten snel de correcte weg of dienst te bieden - Informatie verstrekken over diensten in het gebouw - Uitleggen waar een lokaal zich bevindt-verdiepingsplannetjes - Ontvangende ambtenaar of dienst verwittigen van bezoek en vragen bezoekers af te halen - Meedelen van adressen van andere diensten waar de bezoeker terecht kan met vragen - telefonische oproepen correct doorverbinden 2. Verzekeren van de toegangscontrole van het gebouw, teneinde ongewenste bezoekers uit het gebouw te houden. - Uitoefenen van controle op de verschillende ingangen van het gebouw - Toezien op het correcte gebruik van de toegangsdeuren - Ontzeggen van de toegang voor onbevoegden en rapporteren over personen die zich zelf toegang verschaffen pagina 2 van 9
- Overname en overdracht van de toegangscontrole aan de nachtbewaking - Respecteren van de geldende toegangsregels en iedere gebruiker hierop attent maken 3. Registreren van bezoekers teneinde de nodige basisgegevens volledig ter beschikking te hebben. - Bezoekers digitaal registreren van ambtenaren zonder werkende badge of vergeten badge - Nummerplaten van bezoekers registreren 4. Het ondersteunen van de uitbating van een administratief gebouw, teneinde klanten een degelijke service op verschillende vlakken te kunnen bieden - Weten welke vergaderingen er door gaan in het gebouw - Dagelijks afprinten van informatie over vergaderzalen - Noteren van relevante informatie in de onthaal agenda - Controle van bedienings-en veiligheidsapparatuur aan de balie - Mee organiseren van evacuatieoefeningen 5. Instaan voor de postbedeling en verzending - Ontvangen, sorteren, verdelen van de inkomende briefwisseling - Voorbereiden en verzorgen van de stukken voor interne vervoersdienst - Opzoeken van gegevens op intranet om de poststukken op de juiste plaats te krijgen - De nodige personen contacteren in geval van laattijdige/verkeerde levering van de poststukken - Verdelen van de kranten - Sorteren van de te versturen briefwisseling per klant en verzendingsdienst - Frankeren van buitenlandse zendingen - Verwerken van grote verzendingen - Printen van borderellen en klaarmaken van documenten voor verzending - Klaarmaken postzakken en bakken en deze labelen - Telefonisch beantwoorden van vragen met betrekking tot correcte adressen - Doorgeven van de afgesproken procedures geldend binnen een verzending - Klanten voorzien van correcte info over de tarieven en de formaten 6. Inspringen in het takenpakket verbonden aan de gebouwgebonden dienstverlening in het gebouw, teneinde steeds de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. - Vervangen van de collega's bij afwezigheid - Inspringen bij het takenpakket verbonden aan de gebouwgebonden dienstverlening en dit op vraag van de rechtstreekse leidinggevende, zoals het ophalen van papier, het buiten pagina 3 van 9
zetten van containers, het inspringen aan de kassa in het restaurant. - Afstemmen van de verloven teneinde de permanentie te kunnen garanderen - Flexibiliteit tonen zowel in uren als in taken 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Er zijn geen diplomavoorwaarden. Voor de vacature relevante werkervaring is een troef. 4.2 COMPETENTIES 4.2.1 Technische competenties Je hebt een goede kennis van het Nederlands. Je hebt daarnaast een basiskennis van het Frans en het Engels zodat je ook anderstalige bezoekers te woord kan staan. Je kunt goed overweg met Word, Excel en outlook. Je hebt kennis van de Vlaamse overheid en het Facilitair Bedrijf of je bent bereid je hierin snel in te werken Kennis van EHBO is ook een pluspunt. 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) pagina 4 van 9
Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: http://www.bestuurszaken.be/competentieboek-vlaamse-overheid 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. pagina 5 van 9
- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt aangeworven in de graad van assistent (rang D1) met de bijbehorende salarisschaal D111. - Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode met een individueel vormingsprogramma. - Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 VOORSELECTIE Op basis van de opgegeven informatie in je motivatiebrief en het sollicitatieformulier beoordelen we je kandidatuur op volgende elementen: 1) Motivatie 2) Taalgebruik 3) Relevante werkervaring Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op motivatie en taalgebruik en wie behoort tot de 30 hoogst scorenden op de drie criteria, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 30 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De voorselectie zal worden afgerond in de week van 6 juni 2016. 6.2 OEFENINGEN OP PC Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: pagina 6 van 9
- Basiskennis Word en Excel - zorgvuldigheid Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het geheel van de oefeningen en wie behoort tot de 16 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 16 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. Deze selectiefase vindt plaats te Brussel op donderdag 16 juni 2016 en duurt ongeveer 1,5 uur. 6.3 EINDSELECTIE: COMPETENTIEGERICHT EN INHOUDELIJK GESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie, het team en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op dinsdag 28 juni of woensdag 6 juli 2016 (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 9
7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 2 juni 2016. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Voeg bij dit sollicitatieformulier een motivatiebrief waarin je een antwoord geeft op de volgende vragen: - Waarom solliciteer je voor deze functie? - Wat zijn je concrete verwachtingen? - Wat trekt je het meest aan in de functie? - Wat zijn voor jou de minder aantrekkelijke aspecten van de functie? - Wat zijn je troeven voor de functie? Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt en dit ons samen met een motivatiebrief bezorgt - je je kandidatuur uiterlijk op 2 juni 2016 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Krista De Baerdemaeker, tel. 02 553 01 08. Deze selectieprocedure neemt deel aan een proefproject rond anoniem solliciteren. Dit betekent dat de juryleden persoonlijke kenmerken (naam, geslacht, ) van de sollicitanten pas zullen zien na de voorselectie. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Dierickx Anne-Sophie, Facility Manager annesophie.dierickx@bz.vlaanderen.be 0479 22 86 50 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: pagina 8 van 9
Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke AGENTSCHAP OVERHEIDSPERSONEEL Dienst Rekrutering & Selectie heidi.verkeyn@bz.vlaanderen.be 02 553 01 08 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in juli 2016. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar heidi.verkeyn@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als medewerker verzending en onthaal. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9