1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// De Dienst van de Bestuursrechtcolleges zoekt straffe medewerker management assistent contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT In deze veelzijdige en afwisselende functie sta je in voor de algemene administratieve ondersteuning van de Dienst van de Bestuursrechtscolleges. Je ondersteunt de eerste voorzitter, de beheerder en de rechtscolleges onder meer op het vlak van personeelsadministratie, logistiek en archiefbeheer, onthaal, ict en communicatie. Ben je een administratieve duizendpoot? Werk je zorgvuldig? Ga je graag proactief en klantvriendelijk te werk? Ben je vaardig met IT? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Met het decreet van 4 april 2014 betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges wordt de Dienst van de Bestuursrechtscolleges (kortweg DBRC) opgericht. De DBRC is de dienst die inhoudelijk en administratief drie onafhankelijke Vlaamse administratieve rechtscolleges ondersteunt, met name de Raad voor Vergunningsbetwistingen (RvVb), het Milieuhandhavingscollege (MHHC) en de Raad voor Verkiezingsbetwistingen (R.Verkb.). De Raad voor Vergunningsbetwistingen doet uitspraak over beroepen die worden ingesteld tegen vergunningsbeslissingen betreffende het afleveren of weigeren van een stedenbouwkundige vergunning of verkavelingsvergunning, valideringsbeslissingen en registratiebeslissingen.

2 Het Milieuhandhavingscollege biedt rechtsbescherming aan elke rechtszoekende die beroep aantekent tegen een beboetingsbeslissing (bestuurlijke geldboete al dan niet vergezeld van een voordeelontneming) van de overheid in het kader van de handhaving van de wetgeving betreffende het leefmilieu. De Raad voor Verkiezingsbetwistingen is een administratief rechtscollege dat de bezwaren behandelt die tegen een lokale verkiezing worden ingebracht en die de juistheid nagaat van de zetelverdeling tussen de lijsten en van de rangorde waarin de raadsleden en de opvolgers gekozen zijn verklaard. De Raad voor Verkiezingsbetwistingen is verder ook bevoegd voor een aantal andere geschillen, vermeld in het Gemeentedecreet, het Provinciedecreet en de OCMW-wet. De bevoegdheden van het MHHC en de RvVb worden in de nabije toekomst uitgebreid met de bestuurlijke handhaving ruimtelijke ordening respectievelijk het geheel van juridische geschillen met betrekking tot de omgevingsvergunning. De implementatie van de omgevingsvergunning zal het schorsings- en vernietigingscontentieux inzake milieu en stedenbouw integreren bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Meer informatie vind je in de jaarverslagen die te raadplegen zijn op wwww.dbrc.be. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE In deze veelzijdige en afwisselende functie sta je in voor de algemene administratieve ondersteuning van de DBRC. Je ondersteunt de eerste voorzitter, de beheerder en de rechtscolleges onder meer op het vlak van personeelsadministratie, logistiek en archiefbeheer, onthaal, ict en communicatie. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Ondersteuning Eerste Voorzitter o Agendabeheer o Boeken van vergaderingen en uitnodigen van personen o Opmaken van korte brieven o Opstellen van verslagen (DBRC-overleg, etc.) pagina 2 van 10

3 o Ondersteuning HR specialist o Administratieve ondersteuning bij instroom van nieuwe collega s o Administratieve ondersteuning bij jaarlijkse PLOEG-evaluatiecyclus o Opvolgen van verloven en afwezigheden via Vlimpers o (Beheer van de prikklok) o Contactpersoon, ter ondersteuning van beheerder, van dienstencentrum Personeelsadministratie o Vormingsadministratie i.s.m. team Vorming o Voorraadbeheer o Opvolgen van voorraad en leveringen o Prijs en info vragen van leveringen o Plaatsen van bestellingen o Opvolgen van NES-kast o Zorgen voor orde en netheid in bergruimte o Contactpersoon met het Facilitair Bedrijf voor drukwerk (briefpapier, enveloppes, jaarverslag, etc.) o Contactpersoon, ter ondersteuning van beheerder, met team facilitair beheer o Orafin o Ingever schuldvorderingen en facturatie Archiefbeheer o Opvolgen van semi-statisch archief o Contactpersoon met Depot Vilvoorde Beheer DBRC-kantoren o Verdiepings- en zoneverantwoordelijke o EHBO o Zalenbeheer en reservaties o Opvolgen van bureaumateriaal, multifunctional, etc. o Contactpersoon met externe leveranciers (Fruitsnacks, Aquarella, etc.) o Contactpersoon, ter ondersteuning van beheerder, met gebouwverantwoordelijke Praktische coördinatie van evenementen o Ondersteuning organisatie openingszitting o DBRC-gerelateerde activiteiten o Ondersteuning ICT o Gebruikersbeheer netwerkschijven e.a. pagina 3 van 10

4 o o o o o Beheer van DBRC sharepoint omgeving Beheer, ter ondersteuning van beheerder, van DBRC-website Intern eerstelijns IT-aanspreekpunt voor collega s Opmaken van werkaanvragen en incidenten t.a.v. IT-partner Uitwerken en bijhouden van een draaiboek dat toelaat dat de basisdienstverlening bij afwezigheid van de management assistent vlot kan overgenomen worden. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je beschikt over een bachelordiploma in het office management of je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid in combinatie met minstens 1 jaar relevante en aantoonbare werkervaring op het vlak van verschillende van de hierboven opgesomde resultaatsgebieden. De volledige lijst van diploma of getuigschriften die toegang geven tot niveau B binnen de Vlaamse overheid, vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij inschrijving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde mits ze de vereiste relevante werkervaring hebben. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Heidi Verkeyn (heidi.verkeyn@bz.vlaanderen.be, ). pagina 4 van 10

5 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je kan vlot werken met Word, Excel en Outlook en je bent bereid om nieuwe specifiek voor de DBRC ontwikkelde programma s aan te leren. Relevante en aantoonbare werkervaring op het vlak van verschillende van de hierboven opgesomde resultaatsgebieden binnen de Vlaamse Overheid is een troef, net als kennis van toepassingen eigen aan de Vlaamse overheid (zoals Vlimpers, Orafin) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Communiceren Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk Samenwerken Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Initiatief Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Klantgerichtheid Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Plannen en organiseren Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Zorgvuldigheid Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 10

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract bepaalde duur (1 jaar). We bieden je een boeiende en uitdagende functie. Mogelijkheid tot plaats- en tijdsonafhankelijk werken (o.m. telewerken). Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en bovendien ook tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Leuven, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. De DBRC is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De DBRC ligt vlakbij het station Brussel-Noord. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de Eerste Voorzitter van de DBRC op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Op de website vind je bij ons aanbod een salarissimulator en kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. pagina 6 van 10

7 Deze procedure geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarde (paragraaf 4.1) voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2 VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van de informatie die je hebt opgegeven in het standaard sollicitatieformulier: - Motivatie - Je relevante werkervaring (zowel kwantiteit als kwaliteit) Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op motivatie en wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De voorselectie zal worden afgerond in de week van 23 mei EINDSELECTIE: COMPETENTIEGERICHT EN INHOUDELIJK GESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, COMPUTERGESTUURDE OEFENING EN CASE pagina 7 van 10

8 Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de Dienst van de Bestuursrechtscolleges en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op vrijdag 3 juni 2016 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op dinsdag 17 mei Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma via naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je ons een kopie van je diploma bezorgt - je je kandidatuur uiterlijk op 17 mei 2016 naar ons stuurt (de datum van verzending van de e- mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op. pagina 8 van 10

9 Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Krista De Baerdemaeker, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Eddie Clybouw, beheerder DBRC eddie.clybouw@vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke AGENTSCHAP OVERHEIDSPERSONEEL Dienst Rekrutering & Selectie heidi.verkeyn@bz.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in juni Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar heidi.verkeyn@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. pagina 9 van 10

10 Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De DBRC kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als management assistent. Desgevallend kan de Eerste Voorzitter van de DBRC beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10