1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Dienst van de Bestuursrechtscolleges zoekt een straffe management assistent contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT In deze veelzijdige en afwisselende functie sta je in voor de algemene administratieve ondersteuning van de Dienst van de Bestuursrechtscolleges. Deze dienst is een organisatie binnen de Vlaamse overheid. Je ondersteunt de dienst onder meer op het vlak van personeelsadministratie, logistiek en archiefbeheer, ict en communicatie. Je voert daarbij niet alleen taken uit die typisch zijn voor een management assistent, maar ook activiteiten die eerder toebehoren tot de functie van HR-medewerker, officemanager, projectmanager en/of event manager. Ben je een administratieve duizendpoot? Werk je zorgvuldig? Ga je graag proactief en klantvriendelijk te werk? Ben je vaardig met IT? Word je blij als je collega s kan helpen door ondersteunende taken uit te voeren? Lees dan zeker onze vacature en stel je kandidaat, wij zijn op zoek naar jouw talent en frisse blik!

2 2 FUNCTIECONTEXT De Dienst van de Bestuursrechtscolleges (kortweg DBRC) is opgericht met het decreet van 4 april 2014 betreffende de organisatie en de rechtspleging van sommige Vlaamse bestuursrechtscolleges. De DBRC is de dienst die inhoudelijk en administratief drie onafhankelijke Vlaamse bestuursrechtscolleges overkoepelt en ondersteunt : de Raad voor Vergunningsbetwistingen (RvVb), het Handhavingscollege (HHC) en de Raad voor Verkiezingsbetwistingen (R.Verkb). De DBRC bevindt zich in Brussel, op 2 minuten wandelafstand van het treinstation Brussel-Noord. De Raad voor Vergunningsbetwistingen behandelt beroepen over stedenbouwkundige vergunningen of verkavelingsvergunningen die in Vlaanderen verleend of geweigerd zijn. De Raad behandelt, sinds de inwerkingtreding van het decreet betreffende de omgevingsvergunning, voortaan (ook) geschillen over omgevingsvergunningen. De implementatie van de omgevingsvergunning integreert zo het schorsings- en vernietigingscontentieux inzake milieu en stedenbouw bij de Raad voor Vergunningsbetwistingen. Na de inwerkingtreding van de regelgeving inzake de omgevingsvergunning is nu ook deze omtrent de handhaving van de omgevingsvergunning in werking getreden. Daardoor wijzigden vanaf 1 maart 2018 de naam en de bevoegdheden van het Milieuhandhavingscollege. Het Milieuhandhavingscollege werd kortweg het Handhavingscollege. Het Handhavingscollege behandelt voortaan de beroepen tegen beslissingen in laatste aanleg over bestuurlijke geldboetes in het kader van de handhaving van de omgevingsvergunning. De Raad voor Verkiezingsbetwistingen, ten slotte, is bevoegd om bezwaren naar aanleiding van lokale verkiezingen te behandelen. Daarnaast stelt de Raad voor Verkiezingsbetwistingen de geldigheid van de lokale verkiezingen in Vlaanderen vast, ook wanneer er geen bezwaren zijn. Zo kunnen de rechtstreeks verkozen raden van de provincies, gemeenten, districten en sommige OCMW s starten. De Raad behandelt ook geschillen in verband met verkiezingsuitgaven en nog een aantal andere geschillen over lokale mandatarissen. Meer informatie vind je op 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE pagina 2 van 12

3 In deze veelzijdige en afwisselende functie van management assistent sta je in voor de algemene administratieve ondersteuning van de DBRC. Je werkt vooral taakgericht aan verschillende losstaande activiteiten naast elkaar. Veel van je activiteiten zijn vraag gestuurd vanuit de organisatie, de leidinggevende en de collega s van de DBRC. Je ondersteunt de eerste voorzitter, de beheerder en de bestuursrechtscolleges onder meer op het vlak van personeelsadministratie, logistiek en archiefbeheer, onthaal, ict en communicatie. Je voert daarbij niet alleen taken uit die typisch zijn voor een management assistent, maar ook activiteiten die eerder toebehoren tot de functie van HR-medewerker, officemanager, projectmanager en/of event manager. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Verzamelen van info en data ter voorbereiding van het DBRC-jaarverslag - HR - ondersteuning o Nakijken van HR-documenten op volledigheid en correctheid - ICT - ondersteuning (bv. opvolgen van controlerapporten) o Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers o Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Praktische coördinatie van evenementen o Bijhouden van een adressenbestand van contactpersonen en organisaties, onder meer voor de jaarlijkse openingszitting Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - ICT - ondersteuning o VO-gebruikersbeheer voor de DBRC o Beheren en structureren van DBRC SharePoint omgeving en netwerkschijf, met focus op een geordend systeem o Beheer, ter ondersteuning van beheerder, van DBRC-website en intranet pagina 3 van 12

4 - Archiefbeheer o Praktisch en administratief organiseren van overdracht van semi-statisch archief o Contactpersoon met Depot Vilvoorde (centraal archief van de Vlaamse overheid) o Organiseren van opruimdagen o Meewerken aan het opstellen en up to date houden van een informatiebeheersplan o Klasseren van facturen, jaarverslagen, etc. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Orafin (applicatie van de Vlaamse overheid) o Ingeven van schuldvorderingen o Opvolgen van bij entiteit ingediende facturatie o Opmaken van inkooporders - HR - ondersteuning o Administratieve ondersteuning bij jaarlijkse evaluatiecyclus o Zelfstandig opvolgen van verloven en afwezigheden via Vlimpers (applicatie van de Vlaamse overheid) en Outlook o Contactpersoon, ter ondersteuning van de beheerder, van dienstencentrum Personeelsadministratie o Doorsturen en opvolgen van concrete HRvragen van DBRC-collega s aan DC PA o Vormingsadministratie i.s.m. team Vorming - Opstellen van verslagen (DBRC-overleg, stafoverleg, algemene vergadering, ad hoc vergaderingen met externen, etc.) - Opmaken van korte brieven en vervolledigen briefwisseling (eerder sporadisch) - Publiceren van informatie op het intra- en internet - Inboeken van vergaderingen, inclusief beheer uitnodigingen en materiële en logistieke ondersteuning - Voorraadbeheer o Inventariseren van voorraad en opvolgen van leveringen pagina 4 van 12

5 o o o o Plaatsen van bestellingen Organiseren van magazijnruimte Contactpersoon met het Facilitair Bedrijf voor drukwerk (briefpapier, enveloppes, jaarverslag, etc.) Contactpersoon, ter ondersteuning van de beheerder, met team facilitair beheer en itondersteuning en team facilitaire aankopen - Praktische coördinatie van evenementen o Materiële en logistieke ondersteuning organisatie openingszitting en DBRCgerelateerde activiteiten o Contactpersoon met cateringdiensten - Beheer DBRC-kantoren o Verdiepings- en zoneverantwoordelijke o EHBO-coördinatie o Zalenbeheer en reservaties o Opvolgen van bureaumateriaal, multifunctional, etc. o Contactpersoon met externe leveranciers o Contactpersoon, ter ondersteuning van beheerder, met gebouwverantwoordelijke Ellipsgebouw - ICT - ondersteuning o Opzetten werkplek nieuwe collega s o Opmaken van werkaanvragen en incidenten t.a.v. IT-partner - HR - ondersteuning o Administratieve ondersteuning bij instroom van nieuwe collega s o Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, etc., zowel van generieke HR-thema s als in het kader van HRprojecten Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit vakkennis, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Beschikbaar stellen van - Fungeren als aanspreekpunt voor (nieuwe) collega s voor duiding en ondersteuning bij alle (deel)aspecten van de activiteiten waarvoor de management assistent instaat bij de DBRC. pagina 5 van 12

6 kennis aan het team om het kennisniveau op peil te houden - Uitwerken en bijhouden van een draaiboek dat toelaat dat de basisdienstverlening bij eigen afwezigheid efficiënt kan worden overgenomen. - Deelnemen, goed voorbereid en constructief, aan de georganiseerde overlegmomenten, projecten en werkgroepen binnen de DBRC. - ICT - ondersteuning o Intern eerstelijns IT-aanspreekpunt voor collega s - HR - ondersteuning o Deelnemen aan projecten (sociaal beleid, exitbeleid, etc.) o Intern opnemen van een actieve rol op het vlak van ergonomie o Deelnemen aan de werkgroep Welzijn Ellips 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je beschikt over een bachelordiploma in het office management. Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je laatstejaarsstudent bent en binnen de 4 maanden na uiterste sollicitatiedatum je diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. of je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid in combinatie met minstens 1 jaar relevante en aantoonbare werkervaring op het vlak van verschillende van de opgesomde resultaatsgebieden in Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: pagina 6 van 12

7 Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma of ervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je kan vlot werken met Word, Excel en Outlook en je bent bereid om nieuwe specifiek voor de DBRC ontwikkelde programma s aan te leren. Relevante en aantoonbare werkervaring op het vlak van verschillende van de hierboven opgesomde resultaatsgebieden binnen de Vlaamse Overheid is een troef, net als kennis van toepassingen eigen aan de Vlaamse overheid (zoals Vlimpers, Orafin). Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) pagina 7 van 12

8 Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je hebt een gevarieerde job met contacten met collega s in de DBRC. Je werkt in een fijne en gedreven organisatie. Je kan plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. De DBRC is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De DBRC ligt vlakbij het station Brussel-Noord. Er wordt naar aanleiding van deze selectieprocedure een werfreserve aangelegd met rangschikking. Indien je na afloop van de selectieprocedure geschikt bent bevonden voor alle selectiestappen, word je opgenomen in de werfreserve. De Dienst van de Bestuursrechtscolleges kan jou contacteren bij een concrete vacature (contract bepaalde of onbepaalde duur). Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien pagina 8 van 12

9 heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma of een attest dat vermeldt dat je laatstejaarsstudent bent) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 22 oktober 2018 (timing onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN VRAGENLIJST IN SOLLICITATIEFORMULIER Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld op basis van de informatie die je hebt opgegeven in het sollicitatieformulier: Je motivatie voor deze functie pagina 9 van 12

10 Je relevante werkervaring Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de DBRC en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50% behaalt op het geheel van de 2 criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats aan het einde van de week van 29 oktober 2018 (timing onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: COMPETENTIEGERICHT EN INHOUDELIJK GESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, COMPUTERGESTUURDE OEFENING EN CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de DBRC en een selectieverantwoordelijke. Je ontvangt vooraf via mail een link voor het invullen van een online persoonlijkheidsvragenlijst. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 12 of 13 november 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? pagina 10 van 12

11 Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op vrijdag 19 oktober Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma, via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel en het vacaturenummer. Ben je laatstejaarsstudent, bezorg ons dan in de plaats van het kopie van je diploma een attest dat vermeldt dat je laatstejaarsstudent bent. Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt, je je kandidatuur uiterlijk op vrijdag 19 oktober 2018 naar ons stuurt (de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Eddie Clybouw Beheerder DBRC eddie.clybouw@vlaanderen.be pagina 11 van 12

12 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind november Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. De hoogst gerangschikte kandidaat krijgt als eerste de kans om in te gaan op concrete vacatures die zullen worden aangeboden. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De DBRC kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als referendaris. Desgewenst kan de eerste voorzitter beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van referendaris bij de DBRC. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Als je als student deelnam aan de selectie, moet je ten laatste op datum van 19 februari 2018 het bewijs van het vereiste diploma of getuigschrift bezorgen aan werkenvoor@vlaanderen.be Anders verlies je je plaats in de werfreserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12