Handleiding bij invullen subsidieaanvraag Sportimpuls 2014 Deze handleiding bestaat uit 2 delen: Deel 1. Indienen via ProjectNet (pagina 1 28) Deel 2. Toelichting op de begroting (pagina 29-34) Deel 1. Indienen via ProjectNet. Voor een subsidieaanvraag Sportimpuls 2014 moet u 3 documenten indienen: 1. de subsidieaanvraag, digitaal ingevuld via ProjectNet; 2. de intentieverklaring van samenwerkingspartners, interventie-eigenaren en gemeente als verplichte bijlage; 3. de begroting als verplichte bijlage. In de beoordeling van de subsidieaanvraag worden alleen de subsidieaanvraag, de intentieverklaring en de begroting gebruikt. Het heeft dus geen zin om andere bijlagen in te dienen: deze wegen niet mee in de beoordeling. Wat heeft u nodig bij het indienen?: - De informatie bij de oproep (o.a. de oproeptekst zelf, deze handleiding, de relevantie- en kwaliteitscriteria, het begrotingsformulier en de intentieverklaringen). - De informatie over de activiteiten op de Menukaart Sportimpuls 2014. Algemene tips bij het indienen: - Meld uzelf aan, dan krijgt u een inlogcode. Wij adviseren u om dit direct te doen wanneer u voornemens bent om een aanvraag in te dienen. Let erop dat ook de organisaties waarmee u samenwerkt, moeten worden ingevoerd in ProjectNet. Deze verwerking kan vaak snel maar kan ook 24 uur verwerkingstijd vragen. - Print deze handleiding en de bijlagen bij de oproep uit. Dit heeft u nodig bij het invullen van de subsidieaanvraag. - Als u niet werkt aan uw subsidieaanvraag, sla dan uw gegevens op en sluit ProjectNet af. Dit voorkomt dat u gegevens kwijtraakt en dat het systeem onnodig wordt belast. ProjectNet sluit (zoals de meeste webpagina s) bij geen activiteit na 1 uur de sessie. ProjectNet informeert u door middel van een tijdsbalk bovenin het scherm over de tijd die u nog rest voor automatische sluiting. - Indien u vragen hebt, lees dan eerst de Veelgestelde vragen over procedure Sportimpuls op de website van ZonMw. Vindt u daar geen antwoord, mail dan uw vraag naar sportimpuls@zonmw.nl. - Maak altijd eerst een pdf voordat u uw aanvraag indient zodat u kunt controleren of alle gegevens kloppen. - Wacht niet tot de laatste dag met indienen, u voorkomt hiermee dat u tegen onvoorziene problemen aanloopt. Verplichte bijlage: De intentieverklaringen 1. Samenwerkingspartners Er is nu ruimte om 5 partners op het formulier in te vullen. U kunt er minder invullen, maar u kunt ook dit aantal uitbreiden door het kader met tekst voor een partner en handtekening zo vaak u wilt te kopiëren en te plakken. U dient de kaders met tekst vervolgens in te vullen en te laten ondertekenen. Let op: het is niet hoe meer samenwerkingspartners, hoe beter de beoordeling. Op de intentieverklaring moeten alle relevante partners staan die bij eventuele honorering van uw subsidieaanvraag van belang zijn. 1
2. Interventie-eigenaren Er is nu ruimte om 5 partners op het formulier in te vullen. U kunt minder interventie-eigenaren laten ondertekenen of het aantal uit het format uitbreiden door het kader te kopiëren en te plakken. Door middel van de intentieverklaring toont u aan contact met de interventie-eigenaar te hebben gehad over de lokale aanpassing van de interventie. 3. Gemeente Door een ondertekende intentieverklaring van de gemeente te overleggen toont u aan met de gemeente contact te hebben gehad over zaken als accommodatie en de buurtsportcoach. In de intentieverklaring kan de gemeente tevens opmerkingen kwijt. Scan de ondertekende versie van de intentieverklaringen om als pdf document te kunnen uploaden in ProjectNet. Verplichte bijlage: De begroting Voor de toelichting op de begroting, kijk bij Deel 2. Begroting. Wat betreft de in te voeren tekst: - De ruimte voor tekst in de tabbladen wordt aangegeven in karakters en is beperkt. Houd de tekst dus kort en neem alleen relevante informatie op. Voorbeeld: 8000 karakters zijn ongeveer 2,5 A4. De tabbladen zijn niet lettertype gevoelig. In ProjectNet is een regel 100 karakters, dit is inclusief spaties e.d.. - U kunt geen tabellen bij ProjectNet invoegen. - Sommige letters (symbolen) neemt het systeem niet over: bijvoorbeeld de ç. - Gebruik geen quotes. Handige links: Interventies op de Menukaart Sportimpuls 2014 Veelgestelde vragen over procedure Sportimpuls Meer informatie over en ondersteuning bij de Sportimpuls en tools voor het in kaart brengen van de huidige situatie leest u op de website van Sport en Bewegen in de Buurt. Daarnaast kunt u eventueel gegevens met relevante regionale data vinden bij uw GGD en op de sites van het CBS, het RIVM en de Atlas leefomgeving. 2
Inlogpagina Als u een nieuwe gebruiker bent meldt u zich eerst aan in het ProjectNet-systeem van ZonMw. 3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Verplichte velden zijn de postcode en het huisnummer. U vult de postcode in van de buurt waar de activiteit wordt uitgevoerd. 27
28
Deel 2. Instructie voor het invullen van het begrotingsformat Sportimpuls ronde 2014 Waar gaat het om? De activiteiten die in het kader van Sportimpuls worden opgezet zijn ingebed in het lokale sport- en beweegbeleid en dragen bij aan blijvend sporten of bewegen. Vanuit de Sportimpuls worden vooral de (tijdelijke) opstartkosten vergoed aan organisaties die sport- en beweegaanbod aanbieden en/of uitvoeren. Deze opstartkosten staan in verhouding tot het beoogde bereik van de doelgroep van de betreffende activiteit. Het gaat om een samenhangende aanvraag per buurt, dan wel per lokale Maatschappelijke vraag/opgave. 1 In de optimale situatie dient u per buurt, of per aanpak, één aanvraag in. Deze aanvraag kan wel bestaan uit meerdere activiteiten vanuit meerdere aanbieders. Uit uw aanvraag moet duidelijk blijken dat de partijen na de subsidieperiode de betreffende activiteit(en) zelfstandig kunnen voortzetten. De Sportimpuls financiert activiteiten die na de subsidieperiode zelfstandig zullen worden voortgezet. Dit maakt u met name inzichtelijk in de beschrijving van het plan dat u indient. Per aanvraag kan minimaal 10.000,- tot maximaal 125.000,- inclusief BTW worden aangevraagd voor een project met een looptijd van 24 maanden. De aanvrager staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Specifieke aanwijzingen waarmee u rekening dient te houden bij het opstellen van uw begroting De Sportimpuls financiering is geen alternatief voor reguliere financiering. De middelen dienen primair te worden gebruikt voor de concrete uitvoering van activiteiten. In uw begroting: - Mag u geen kosten voor de Buurtsportcoach opnemen. - Mogen indirecte kosten beperkt worden opgevoerd tot maximaal 25% van de begroting. De verhouding van directe kosten (ten behoeve van de uitvoering van de activiteiten en het bereiken van de doelgroepen: personeel en materieel) versus indirecte kosten (organisatie, communicatie, coördinatie, ondersteuning, etc.) zijn een belangrijk beoordelingscriterium. - Mogen reguliere exploitatiekosten van uw accommodatie niet worden opgenomen en mogen alleen beperkte middelen worden opgevoerd voor het realiseren van accommodaties. De kosten voor de accommodatie bedragen maximaal 10% van het totale budget. - Kunnen ondersteuningskosten door de interventie-eigenaar worden opgevoerd. Welke ondersteuning door de interventie-eigenaar per aanvraag wordt ingezet dient goed te worden onderbouwd in de subsidieaanvraag. Per dagdeel ondersteuning is 300,- beschikbaar, met een maximum van 5 dagdelen. Per interventie-eigenaar kan dus maximaal 1500,- aan ondersteuningskosten vergoed worden aan de aanvrager vanuit Sportimpuls subsidie. 1 Activiteiten in het kader van deze aanvraagmogelijkheid mogen, afhankelijk van het soort vraag en/of de doelgroep, mits dat plausibel wordt onderbouwd, ook regionaal worden uitgevoerd. 29
Waartoe dient het begrotingsformat? Het begrotingsformat kan zo worden ingevuld dat het toepasbaar is op uw situatie en kan u in die zin helpen de activiteiten die u wilt uitvoeren en de kosten die daarin dienen te worden meegenomen, overzichtelijk en transparant in één totaalbegroting te verwerken. Deze verwerkt u als bijlage in een Excel bestand en voegt u als pdf bij uw aanvraag als u deze (digitaal) verstuurt. Het format voor het verwerken van de begroting van uw aanvraag is in een Excel bestand gezet waarin u de verschillende activiteiten en kosten inzichtelijk maakt. Het verdient aanbeveling om bij het invullen van het begrotingsformat iemand te betrekken die enige werkervaring heeft met Excel. 30
Het begrotingsformat Het Excel-begrotingsformat telt twee werkbladen, waarvan het tweede werkblad is bedoeld als voorbeeld. Het eerste werkblad biedt de mogelijkheid om de begrotingen voor zes verschillende activiteiten (d.w.z. combinatie van sport/beweegactiviteit en doelgroep) in het format te verwerken. Onderaan het eerste werkblad worden de gegevens van alle ingevulde activiteiten automatisch opgeteld. Bij veel PC s worden macro s automatisch uitgeschakeld. Wij bevelen u aan de macro s in te schakelen, zodat er een aantal controles worden uitgevoerd op de door u in te vullen informatie. Gegevens aanvrager Allereerst vult u bovenaan het eerste werkblad de navolgende gegevens in. Aanvragende organisatie Financieel contactpersoon Telefoonnummer e-mailadres Deze gegevens moeten worden ingevuld, alvorens u het werkblad kunt opslaan (deze controle vindt alleen plaats bij ingeschakelde macro, anders dient u hier zelf attent op te zijn). Het gevraagde telefoonnummer en het e-mailadres zijn de gegevens van de financieel contactpersoon. Periode-indeling Aanvragers mogen zelf een periode-indeling voor de begroting kiezen binnen de projectperiode van twee jaar (november 2014- oktober 2016). U kunt in cel F12 kiezen tussen een splitsing per kalender/boekjaar, dan wel een splitsing per projectjaar. Splitsing per kalender/boekjaar: u geeft de bedragen op over de periodes Van 1 november 2014 31 december 2014 Van 1 januari 2015-31 december 2015 Van 1 januari 2016-31 oktober 2016 Splitsing per projectjaar: u geeft de bedragen op over de periodes Van 1 november 2014 31 oktober 2015 Van november 2015 31 oktober 2016 De bij ACTIVITEIT 1 gekozen periode-indeling geldt voor alle volgende activiteiten. Activiteit 1 t/m 6 31
U kunt een subsidieaanvraag doen voor zes verschillende sport- en beweegactiviteiten dan wel doelgroepen. Voor iedere combinatie van een sport- en beweegactiviteit en een doelgroep dient een aparte tabel te worden ingevuld. Linksboven bij iedere activiteit moet de sport- en beweegactiviteit en de doelgroep worden vermeld. Als dit niet wordt ingevuld dan worden de bedragen niet meegenomen in de totaaltelling en wordt de activiteit ook niet afgedrukt. Zie hieronder. Sport- en beweegactiviteit Doelgroep 32
De tabel per activiteit Personeel Het door u aangevraagde project dient qua personeel gedragen te worden door personen/instanties die de benodigde expertise en ervaring hebben. Het betreft de personeelskosten die gemaakt worden i.v.m. de uitvoering (directe kosten) van de sport- en beweegactiviteit. Alle materiële en personele kosten, die geen direct verband houden met de uitvoering, dienen onder Organisatiekosten te worden gespecificeerd. Personeel wordt ingehuurd van : Omschrijving personeel: Specificatie: hier vermeldt u van welke instelling het personeel wordt ingehuurd hier vermeldt u functie en eventueel functieniveau hier geeft u aan op welke wijze u het totaal bedrag berekend heeft. Uitgangspunt is aantal vermenigvuldigd met prijs. Dus bijvoorbeeld: uurtarief vermenigvuldigd met het aantal uren of dagtarief vermenigvuldigd met het aantal dagen of bruto-maandsalaris (vermeerderd met opslag sociale lasten) vermenigvuldigd met het aantal maanden. Het gehanteerde tarief moet overeenkomen met het tarief dat aan u berekend wordt door derden dan wel de kosten die werkelijk door u worden gemaakt. Tarieven en salarisniveau dienen in alle redelijkheid gangbaar te zijn in de sector sport en welzijn voor de functie en het niveau van de betreffende medewerker. Het is toegestaan om gekwalificeerde vrijwilligers die een taak hebben binnen de sport- en beweegactiviteit een vrijwilligersvergoeding toe te kennen binnen de hiervoor geldende fiscale normen. (zie hiervoor www.belastingdienst.nl). De vergoeding voor de inzet van vrijwilligers dient wel binnen redelijke grenzen te zijn en eventuele begeleiding/ondersteuning van vrijwilligers passend. Materieel Het betreft de materiële kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de sport- en beweegactiviteit. We benadrukken hierbij dat aanvragen voor aanpassingen van accommodaties alleen worden gehonoreerd als de noodzaak hiervan zeer duidelijk vaststaat en er geen andere alternatieven beschikbaar zijn. Omschrijving materieel : Bijzonderheden : u omschrijft de aard van de kosten die u begroot u geeft aan op welke wijze u tot het begrote bedrag gekomen bent. (offerte, mondelinge prijsindicatie, etc. ) Organisatiekosten Het betreft de kosten die verband houden met de organisatie, begeleiding en coördinatie van de Sport- en beweegactiviteit (indirecte kosten). Deze kosten mogen maximaal 25% van de totale subsidieaanvraag bedragen. Als dit percentage wordt overschreden kan het bestand niet worden opgeslagen. U dient dan eerst de bedragen aan te passen, zodat wel wordt voldaan aan deze voorwaarde. U specificeert de kosten zo nauwkeurig mogelijk. Onvoorziene kosten zijn niet toegestaan. 33
Afsluiten en afdrukken Wanneer u alle benodigde activiteitenwerkbladen heeft ingevuld, zult u op het totaal-werkblad zien dat daar een totaaloverzicht is ontstaan met de totaalcijfers per Activiteit, d.w.z. de combinatie van sport- en beweegactiviteit en doelgroep. Als u de knop Afdrukken aan de bovenzijde van het werkblad gebruikt worden alleen de tabellen, waarvan u het veld Sport- en beweegactiviteit heeft ingevuld, afgedrukt. Begroting toevoegen aan aanvraag Als u de begroting heeft gecontroleerd en akkoord bevonden kunt u de begroting opslaan en als pdf-bijlage toevoegen aan de subsidieaanvraag. Meer informatie Mocht u na deze instructie toch nog vragen hebben, dan kunt u deze per mail stellen aan onze programmaadministrateur Manoj Autar, autar@zonmw.nl. U krijgt dan van hem of een collega spoedig een reactie. 34