Live Communications Server en Office Communicator bij Bugaboo Innovatieve samenwerking bij Bugaboo: betere communicatie en minder e-mail Het designbedrijf Bugaboo bekend van de baanbrekende kinderwagens is innovatief in de hele bedrijfsvoering. Daarom werd er gezocht naar nieuwe vormen van samenwerking en communicatie tussen de internationale vestigingen. Met Office Live Communications Server en Office Communicator werden webcams en instant messaging effectieve bedrijfstoepassingen. Van een garage in Amsterdam Oost naar een fabriek in Taiwan Het designbedrijf Bugaboo dat mobiliteitsproducten maakt, begon acht jaar geleden in een garage in Amsterdam Oost. Daar werkten drie man aan de ontwikkeling van een revolutionaire kinderwagen: de innovatieve, functionele kinderwagen voor moderne ouders. De unieke kinderwagen was in Nederland direct een succes en ook over de grens sloeg het ontwerp aan. Mede door de enorme vraag uit het buitenland zat het bedrijf qua productiecapaciteit al snel aan zijn limiet. Daarom breidde Bugaboo al na een jaar uit naar het buitenland. Momenteel werken er bij Bugaboo 350 mensen, verspreid over 13 vestigingen in verschillende continenten en in een eigen fabriek in Taiwan. De filosofie is steeds hetzelfde gebleven, zegt Maarten Sluyter, director operations van Bugaboo. We maken producten die de bewegingsvrijheid van mensen vergroot. Bugaboo gebruikers bevelen onze kinderwagens aan bij vrienden, collega s en familie. En we zijn als organisatie heel persoonlijk en open. Om die cultuur te bewaken doet Bugaboo zo veel mogelijk zelf: concept, design, marketing, sales, distributie en support. Dat werkt het beste. Dan is alles geïntegreerd. Innovatief in de hele bedrijfsvoering Bugaboo ziet zichzelf als een creatief, innovatief bedrijf. Sluyter: We maken niet alleen innovatieve producten, maar zijn ook innovatief in onze hele bedrijfsvoering. Dus is Bugaboo voortdurend op zoek naar nieuwe manieren van samenwerken. En naar ICT die dit mogelijk maakt.
Samenwerking aan productontwikkeling is voor ons zeer belangrijk. En is tevens een uitdaging, omdat onze ontwerpers zowel in Nederland als in Azië zitten. Het uitwisselen van een gedetailleerde ontwerptekening liep enkele jaren geleden nog over een ftp-server. Dat was vrij lastig en het duurde soms wel acht uur voordat ze aan de andere kant de tekening konden bekijken. Voor e-mail waren de tekeningen te groot. Er werd wel enorm veel gecommuniceerd via e-mail. Maar toen we dat gingen analyseren, bleek dat 75 procent van het e-mailverkeer uit het rondpompen van informatie bestond. We hadden daardoor te maken met overvolle in-boxen, allerlei persoonlijke archiveringssystemen en veel miscommunicatie. Het was dus niet zo vreemd dat onze medewerkers allemaal hun eigen oplossingen gingen bedenken. Zo gingen veel mensen MSN gebruiken, ook om te communiceren met vrienden. Dat was niet handig, ook al vanwege de security-problemen. Veilig, stabiel en gebaseerd op standaarden Veiligheid is belangrijk voor Bugaboo. Onze creativiteit en onze patenten zijn ons brood, aldus Sluyter. Een ander belangrijke voorwaarde die aan de IT werd gesteld is stabiliteit. We kunnen het ons niet veroorloven om stil te liggen. De nieuwe manieren van samenwerken die we zochten, moesten dus wel snel, veilig en stabiel zijn. Al eerder had Bugaboo gekozen voor het Microsoft-platform als basis voor de IT. We geloven in het intelligent inpassen van standaardoplossingen, omdat je daarmee een stabiele en beproefde omgeving neer kunt zetten. Soms mis je dan een stukje functionaliteit, maar dat is dan even minder belangrijk. Als je te veel op de integratie van eigen maatwerk focust, kan dat uitlopen op een IT-drama. Voor Bugaboo waren dit de beweegredenen om te kiezen voor de Microsoft-producten Live Communications Server en Office Communicator als oplossingen voor telefonie en instant messaging. Toen we gingen verhuizen heeft onze IT-partner JSR, Gold Microsoft Certified Partner, in ons nieuwe pand Live Communications Server en Office Communicator geïmplementeerd. Belangrijk waren dat deze twee oplossingen dicht zitten qua security, en er bijvoorbeeld alleen zakelijk gechat kan worden met collega s. Daarmee verheft zich Instant Messaging uit de MSN-sferen naar een echte businesstoepassing. Instant messaging als bedrijfstoepassing
Het uitrollen van de oplossingen heeft een half jaar geduurd. Deze tijd werd vooral besteed aan planning: hoe zetten we alles neer, welke hardware schaffen we aan? Voorzichtig beginnen, was ons motto. Laten we het simpel houden en er eerst voor zorgen dat alles goed werkt, zegt Sluyter. We wilden voorkomen dat het er allemaal wel leuk uitziet, maar dat het net niet helemaal goed werkt. Want dan zouden onze mensen meteen weer naar hun eigen tools grijpen en dat wilden we beslist vermijden. Inmiddels beschikt Bugaboo over een zeer modern platform voor communicatie en samenwerking. Iedereen heeft de beschikking over een Office Communicator met webcam en belt met elkaar over het internet. De oplossing biedt presence -informatie zodat direct is te zien, of iemand bereikbaar is en hoe. Er kan snel een chat worden opgezet, of een telefoongesprek, of beide. Microsoft partner JSR begeleidde de medewerkers van Bugaboo in het gebruik van de nieuwe technologie. Door middel van verschillende workshops werd hen de werking en bedoeling uitgelegd. Niet zozeer van het chatten dat kende iedereen wel maar meer van geavanceerde functies, zoals het delen van applicaties en bestanden. We zitten nu nog in een testfase, waarin we erachter willen komen hoe alles werkt, maar het ziet er veelbelovend uit, zegt Sluyter. Zo merken we nu al dat chatten een nieuwe vorm van zakelijke communicatie is die zeer efficiënt werkt, veel efficiënter dan e-mail. Je kunt veel sneller verbindingen maken en dingen afspreken. Ook de combinatie met de webcam is heel sterk: aan beide kanten hebben onze mensen er meer genoegen in, als ze hun buitenlandse collega van gezicht leren kennen. Bovendien kun je ook gemakkelijk iets aan elkaar laten zien en letterlijk informatie met elkaar delen. Rolgebaseerde informatievoorziening Het is nog te vroeg om conclusies te trekken, maar de nieuwe oplossingen lijken een succes. We zien dat alles al goed wordt gebruikt, maar we hebben de voordelen nog niet gekwantificeerd. Daarvoor moeten we namelijk analyses doen op het e-mailverkeer, en dat stellen we nog even uit. Het e-mail verkeer moet namelijk eerst nog verder geminimaliseerd worden, door een nog intensiever gebruik van de IM-mogelijkheden te stimuleren. Bugaboo wil af van de overvolle In-boxen en de persoonlijke archieven van de medewerkers. Veel informatie hoeft helemaal niet via e-mail te worden verstuurd, zegt Sluyter. Een vakantieaanvraag kan bijvoorbeeld veel beter via een workflow worden ingediend. Dan wordt de informatie meteen centraal beheerd en hoeft niemand zich af te vragen: is dat e-mailtje wel aangekomen?
Bugaboo bespreekt nu met IT-partner JSR de strategie voor de toekomst. Johan Apperloo van JSR vertelt welke vragen daarbij spelen: Hoe zal de werkomgeving er in 2010 uitzien? Hoe zal de informatie dan door de organisatie stromen? Om daar nu al een voorschot op te nemen zijn we de informatiestromen aan het omkeren: alle informatie is centraal, en iemand krijgt toegang tot die informatie op basis van zijn rol in de Bugaboo organisatie. Veel processen die nu nog via e-mail en telefoon lopen, worden daarom overgezet naar workflows. Als eerste is dat de productontwikkeling. Sluyter: Daar zijn de gegevens al grotendeels centraal beheerd en via het web te benaderen. Tot slot Bugaboo zal ook steeds meer toepassingen in gaan zetten voor zijn klanten en retailers. Sluyter: We krijgen nog steeds veel faxen binnen. Dat kan allemaal veel intelligenter. Net als onze informatievoorziening naar consumenten. Dat gaan we veel interactiever maken. En daarvoor zullen we weer op zoek gaan naar de nieuwste technologie. Zeker is dat het centraliseren van data verder gaat. En videoconferencing zal een grote rol gaan spelen. Er zijn allerlei oplossingen mogelijk. Het enige wat we niet kunnen oplossen is het tijdsverschil. Eisen Gebaseerd op standaard Microsoft-technologie Technologie klaar voor toekomst Veiligheid en stabiliteit Voordelen Snelle communicatie met instant messaging Instant messaging alleen voor zakelijk gebruik Bellen via het internet Vermindering van het e-mailverkeer Presence -informatie Producten Microsoft Office Live Communications Server www.microsoft.nl/communicationsserver
Microsoft Office Communicator Links JSR - www.jsr.nl Bugaboo - www.bugaboo.com