Doegroepen, hoe en wat? IK 2009 Introductie Kommissie 2009 (info@ik.utwente.nl), telefoon 053-4892356 Inleiding Ieder jaar wordt op de Universiteit Twente op de eerste dag van de (bachelor)introductie voor alle opleidingen een doegroepenmarkt gehouden. Dit is een belangrijk moment tijdens de introductie, omdat alle eerstejaars dan een doegroep zullen kiezen. Het doel van dit document is voor alle deelnemende partijen aan de doegroepenmarkt duidelijkheid en eenduidigheid te creëren. De IK2009 heeft besloten de regels die vorig jaar zijn opgesteld in grote lijnen te handhaven. Dit document geeft een overzicht van alle regels en informatie die er is met betrekking tot doegroepen en het systeem daaromheen. 1. Doelstelling De doelstelling van dit document is om duidelijkheid te scheppen over de gang van zaken betreffende doegroepen. De volgende doelstellingen zijn geformuleerd: 1. Vooraf vaststellen van de verdeling tussen de drie verschillende soorten doegroepen per opleiding (Vrij, Sport/Cultuur en Studentenvereniging). 2. Vooraf opstellen van criteria waarop doegroepen geselecteerd worden 3. Vooraf opstellen van regels wat er gebeurt in situaties wanneer er te veel of te weinig eerstejaars zijn voor de beschikbare doegroepen. 4. Eén gezamenlijke manier van het opgeven van eerstejaars bij een doegroep tijdens de doegroepenmarkt 5. Geven van richtlijnen voor een zo goed mogelijke praktische uitvoering van de doegroepenmarkt 2. Doegroepen Allereerst zullen een aantal definities met betrekking tot doegroepen beschreven worden. Vervolgens volgt een uiteenzetting van het vaststellen van aantallen, de verdeling van doegroepen en de inschrijving. 2.1. Definities Een doegroep is een groep studenten die gezamenlijk de introductie van de Universiteit Twente volgt. Een doegroep bestaat uit minimaal 8 en maximaal 12 aankomende bachelor-studenten en wordt geleid door twee of meer (ouderejaars) studenten. Master-studenten vormen geen onderdeel van deze bachelor doegroepen en volgen een eigen introductie. Bij de IK is de laatste informatie te verkrijgen over de stand van zaken met betrekking tot de master-introductie. De deelnemers van de doegroepen volgen de studie(s) van de organiserende OIK (tot een maximum van drie verschillende studies per doegroep). Een doegroep wordt geleid door twee officiële doegroepouders. Deze doegroepouders moeten een verplichte doegroepoudertraining volgen (verzorgd door de IK). Beide doegroepouders volgen (één van) de studie(s) van de opleiding waaronder de doegroep valt. De officiële doegroepouders krijgen van de IK twee identificatiebewijzen om deel te nemen aan de besloten activiteiten. In de praktijk kunnen extra doegroepouders de officiële doegroepouders 1
ondersteunen. Er zijn drie verschillende soorten doegroepen in 2009: Vrij, Studentenvereniging en Sport/Cultuur. Onder vrij vallen alle doegroepen die niet gerelateerd zijn aan een studentenvereniging, sportvereniging of cultuurvereniging. Dit kan variëren van een vriendenclub tot een onafhankelijk dispuut. 2.2. Doegroepoudertraining Alle officiële doegroepouders die zich hebben ingeschreven zijn verplicht de doegroepoudertraining te volgen. Dit geldt echter niet voor doegroepouders die in 2007 of 2008 reeds een doegroepoudertraining hebben gevolgd, maar zij moeten wel op de hoogte zijn van het programma van de introductie 2009. Zij zullen een informatie mail krijgen over de introductie. De doepgroepoudertrainingen zullen dit jaar op de volgende dagen zijn van 9.00-15.00 uur: Dinsdag 19 mei 2009 8.30-15.30 Agora 40 plaatsen beschikbaar Woensdag 20 mei 2009 8.30-15.30 Hogekamp T4 40 plaatsen beschikbaar Dinsdag 26 mei 2009 8.30-15.30 Agora 40 plaatsen beschikbaar Dinsdag 2 juni 2009 8.30-15.30 Horstring C101 40 plaatsen beschikbaar Dinsdag 9 juni 2009 8.30-15.30 Horstring C101 40 plaatsen beschikbaar Donderdag 11 juni 2009 8.30-15.30 Agora 40 plaatsen beschikbaar Dinsdag 16 juni 2009 8.30-15.30 Horstring C101 40 plaatsen beschikbaar Woensdag 17 juni 2009 8.30-15.30 Agora 40 plaatsen beschikbaar Evenals in 2008 zal ook in 2009 een Introductie briefing voor alle doegroepouders worden georganiseerd. Deze dag zal vlak voor het begin van de introductie worden georganiseerd (18 augustus) en is verplicht voor alle officiële doegroepouders. Tijdens deze bijeenkomst geeft de IK de laatste uitleg en behandelt aandachtspunten voor de introductie. 2.3. Aantallen deelnemers introductie Op basis van verschillende gegevens moet een schatting gemaakt worden hoeveel eerstejaars voor iedere opleiding de introductie zullen doorlopen. Hierbij kan bijvoorbeeld naar de vooraanmeldingscijfers worden gekeken, waarbij opgemerkt moet worden dat de afgelopen jaren gemiddeld maar 85% (en niet 100%!) van de vooraanmelders aan de introductie deelneemt. Er zijn echter nog meer factoren die het schatten van het aantal deelnemers aan de introductie (per opleiding) moeilijk maken: laat-aanmelders, buitenlandse studenten, lotingstudies enzovoort. Het blijkt dat een trend uit vorige jaren vaak geen zekerheid biedt voor de huidige situatie. 2
2.4. Verdeling doegroepen en criteria Voorafgaand aan de inschrijving van doegroepen wordt in gesprekken tussen de OIK, FACT en de IK09 de verdeling tussen het percentage vrij, sport/cultuur en studentenvereniging doegroepen vastgesteld. Vervolgens kunnen de doegroepen zich inschrijven (zie 3.1). Bij het inschrijven van doegroepen wordt rekening gehouden met verschillende criteria. Uiteindelijk wordt één lijst automatisch in de introductiedatabase opgesteld bij iedere opleiding waarin tussen de ingeschreven doegroepen een rangorde kan worden aangebracht. De criteria zijn als volgt: 1. Beide officiële doegroepouders volgen dezelfde studie als (een gedeelte) van de aankomende eerstejaars in de doegroep die zij willen leiden. Doegroepouders die de studie niet volgen komen later in aanmerking in vergelijking met doegroepouders die de studie wel doen. 2. Eigen criteria van de OIK voor haar eigen doegroepen en eigen criteria van het FACT voor haar doegroepen 3. Als er geen verder onderscheid gemaakt kan worden geldt het tijdstip van inschrijving Ad 1a: De regel is dat beide officiële doegroepouders dezelfde studie volgen als (een gedeelte) van de aankomende eerstejaars in de doegroep die zij willen leiden. Indien dit niet mogelijk is, is het in overleg met de OIK mogelijk om hiervan af te wijken. Ad 1b: (een gedeelte) betekent dat bij bijvoorbeeld een gecombineerde BMT/TG doegroep doegroepouders van BMT of TG dezelfde status hebben. Ad 2: Dit is ruimte om per opleiding zelf te bepalen wat de rangorde tussen de ingeschreven doegroepen is. De OIK kan deze rangorde bepalen voor de vrije doegroepen, FACT voor de studentenvereniging doegroepen. Voorbeelden van criteria zijn: motivatie, studiepunten, historiciteit of diversiteit. Nadat een schatting is gemaakt van de aantallen deelnemers aan de introductie worden op die basis de definitieve doegroepen geselecteerd. De overige doegroepen worden in rangorde op een reservelijst geplaatst. De OIK s en FACT zijn verplicht om voorafgaand aan de inschrijving duidelijk te maken wat de criteria zijn waarop zij de doegroepen selecteren, zodat hierover duidelijkheid bestaat bij de doegroepouders. Bij de inschrijving moeten de criteria worden voorgelegd aan en bevestigd door de doegroepouders. 3
3. Afvallen en toevoegen van doegroepen Indien er zich een situatie voordoet waarin een doegroep moet afvallen of toegevoegd moet worden wordt gebruik gemaakt van de rangorde tussen de definitieve doegroepen en eventueel de reservelijst. In het geval dat er op het laatste moment doegroepen moeten afvallen is van tevoren vastgesteld per opleiding welk type doegroep als eerste afvalt (daarna het tegenovergestelde type, enzovoort). Bij alle verdelingen die anders zijn dan 50%-50% valt als eerste het type doegroep af met het hoogste percentage, de volgende afvaller is het tegenovergestelde type, enzovoort. Bij de opleidingen waar sprake is van een gelijke verdeling tussen afhankelijke en onafhankelijke doegroepen wordt in de gesprekken over de verdeling vastgesteld welk type doegroep het eerst moet afvallen. Over het geheel gezien van alle opleidingen met een 50%- 50% verdeling zal een gelijke verdeling zijn tussen de typen doegroepen die als eerste moeten afvallen. Bij de afspraken over verdeling wordt ook opgenomen bij welke OIK welk type doegroep bij een 50%-50% verdeling als eerste afvalt. Bij het toevoegen van doegroepen gelden dezelfde regels als hierboven beschreven. Dus bij een 50%-50% verdeling is het tegenovergestelde type van de doegroep die als eerste afvalt, de eerste doegroep die toegevoegd mag worden. Bij alle verdelingen die anders zijn dan 50%-50% wordt als eerste het type doegroep toegevoegd met het laagste percentage, de volgende doegroep die toegevoegd wordt is van het tegenovergestelde type, enzovoort. 3.1. Inschrijving De inschrijving van doegroepen en het koppelen van doegroepkinderen aan doegroepen gebeurt via de introductiedatabase die beschikbaar wordt gesteld via de website van de IK. De OIK heeft toegang tot de inschrijvingen van doegroepen en wordt per e-mail op de hoogte gehouden van nieuwe inschrijvingen. De bedoeling is dat vrije doegroepen zich bij de OIK inschrijven, studentenvereniging doegroepen bij de VIK (bijvoorbeeld via een papieren inschrijflijst) en sport/cultuur doegroepen bij de IK. Het inschrijven van doegroepen kan via de introductiedatabase vanaf 30 maart via www.ik.utwente.nl/idb De deadline voor het inschrijven van de doegroepen ligt dit jaar op 24 april. Doegroepouders dienen daarna nog wel hun inschrijving met behulp van hun ICTinloggegevens te bevestigen. Op deze manier wordt vastgesteld dat de doegroepouders ook werkelijk de doegroep willen leiden. Ze gaan bij bevestiging akkoord met de vooraf opgestelde regels over selectie en de doegroepenmarkt. Ook kan aangeven worden op welke datum men een doegroepoudertraining wil volgen. Voor verenigingsdoegroepen geldt dezelfde procedure. Ook zij moeten hun inschrijving zelf digitaal bevestigen. Het tijdstip waarop beide doegroepouders zich bij de OIK of VIK aanmelden geldt als het officiële moment van inschrijving. Voorafgaand aan deze datum zijn gesprekken gevoerd tussen de OIK s, FACT en de IK over de verdeling tussen de verschillende soorten doegroepen. Voor meer informatie over hoe het doegroepensysteem werkt is Bijlage B toegevoegd waarin met behulp van stroomdiagrammen meer wordt uitgelegd. 4
4. Doegroepenmarkt Bij de doegroepenmarkt kiezen de eerstejaars een doegroep. De doegroepenmarkt bestaat uit de onderdelen eten, presenteren en registreren. Bij de doegroepenmarkt wordt gebruik gemaakt van het kaartensysteem door alle opleidingen. Tijdens het presenteren en registreren is een tweetal IK-vertegenwoordigers aanwezig ter ondersteuning en voor het uitdelen van de benodigde spullen en gegevens aan doegroepouders. 4.1. Kaartensysteem Bij iedere opleiding wordt verplicht gebruik gemaakt worden van het kaartensysteem zoals hieronder beschreven. De IK zorgt in overleg met de OIK voor het aanleveren van de eerstejaars en doegroepkaarten. Alle eerstejaars krijgen tijdens het inschrijffestival een eerstejaarskaart. Hierop staan de gegevens van de eerstejaars zoals deze bekend zijn bij de IK. Ook staat vermeld dat de kaart alleen uit handen gegeven mag worden tijdens de doegroepenmarkt en niet daarvoor (om te voorkomen dat doegroepen voor de doegroepen markt gevormd worden)! Bij de inschrijving zijn deze gegevens gecontroleerd. Eerstejaars die alleen deelnemen aan de opleidingsintroductie worden niet ingedeeld in een doegroep en krijgen daarom ook geen eerstejaarskaart. De doegroepouders krijgen een aantal doegroepkaarten (het totaal aantal uitgereikte doegroepkaarten is gelijk aan het aantal te koppelen eerstejaars). Wanneer het aantal doegroepkaarten niet gelijk over alle doegroepen kan worden verdeeld wordt er een extra kaart uitgedeeld aan de doegroepen met de hoogste plaats op de lijst. Op de doegroepkaarten staat de naam van de doegroep en de contactgegevens van beide doegroepouders. De daadwerkelijke doegroepenmarkt bestaat uit het uitwisselen van eerstejaarskaarten en doegroepkaarten. Een eerstejaars ruilt zijn eerstejaarskaart voor een doegroepkaart. Omdat het aantal doegroepkaarten gelijk is aan het aantal eerstejaars, kan er geen teveel of tekort aan eerstejaars per doegroep ontstaan. Doegroepkaarten mogen daarnaast niet worden doorgespeeld naar andere doegroepen. 4.2. Registreren Het registreren van doegroepen betekent het aanbrengen van een koppeling tussen een doegroep en eerstejaars. Het is aan te bevelen om dit te plaatsen in een goed te controleren ruimte, zodat problemen met doegroepen die zomaar vertrekken te voorkomen. Alle aanwezige eerstejaars moeten voorafgaand aan de registratie in het bezit zijn van een eerstejaarskaart (en zijn ook te herkennen aan een identificatiebandje, dat zij hebben gekregen bij inschrijving). Dit dient gecontroleerd te worden door de OIK. Wanneer de doegroepen in de ruimte allemaal een eigen plaats krijgen kan voorafgaand aan de presentatie of registratie aan de aankomende eerstejaars verteld worden waar de doegroepen staan en wat de bedoeling is. Het moet duidelijk zijn dat het dus belangrijk is om je op tijd bij de doegroep te melden om een plaats te bemachtigen. 5
De OIK verdeelt de doegroepkaarten onder de doegroepen (zie paragraaf 4.1). Na de uitleg kunnen de eerstejaars hun eerstejaarskaart ruilen met een doegroep voor een doegroepkaart. Voor het overzicht is het verplicht om per doegroep de twee officiële doegroepouders (bijvoorbeeld achter een kraampje) de kaarten te laten uitwisselen. Nadat de kaarten zijn uitgewisseld registreert een IK-vertegenwoordiger, met behulp van de OIK, in de introductiedatabase de koppeling tussen eerstejaars en doegroepen. Dit gebeurt op basis van de eerstejaarskaarten die een doegroep kan tonen. Na de registratie worden de eerstejaarskaarten teruggegeven aan de doegroepouders. Deze kunnen dan weer uitgedeeld worden aan de eerstejaars, zodat zij o.a. hun studentnummer altijd bij de hand hebben. De doegroepkaarten kunnen gebruikt worden door de eerstejaars om aan te tonen (indien nodig) dat zij zich hebben ingeschreven bij een doegroep. Via de introductiedatabase hebben de OIK s, FACT en de IK altijd toegang tot de laatste gegevens over hun doegroepen en deelnemers. 4.3. Praktische punten In onderstaande paragraaf zullen een aantal praktische zaken worden behandeld. Bij deze zaken geldt dat het de taak is van de OIK s om hier een zo goed mogelijke invulling aan te geven. Er zijn bij deze praktische punten wel één verplichting: het uitdelen van de hand-out met een uitleg over het verschil tussen de verschillende doegroepen. De IK is altijd bereid om waar nodig hierbij ondersteuning of advies te geven. 4.3.1. Avondeten Om de kennismaking tussen de eerstejaars te bevorderen wordt op iedere faculteit gezamenlijk gegeten door de eerstejaars. Het is belangrijk om, als OIK, te overwegen of ouders wel of niet aanwezig kunnen zijn tijdens dit eten. Ook de volgorde van avondeten, presentaties en registreren moet overwogen worden: eerst eten of eerst presenteren? Wanneer de OIK ervoor kiest om eerst te gaan eten mogen hier alleen eerstejaars aan deelnemen. De IK maakt afspraken met UT-Catering over de mogelijkheden om voor alle faculteiten eten te regelen. Het is ook mogelijk dat de faculteiten zelf voor eten zorgen. De organisatie van en faciliteiten voor het eten wordt door de OIK s zelf geregeld. De kosten van het eten zijn voor rekening van de OIK. 4.3.2. Presentaties Voorafgaand aan de presentaties van de doegroepen wordt eerst met alle doegroepouders, zowel officiële als extra doegroepouders een gesprek gehouden (dus zonder de eerstejaars) waarin wordt uitgelegd hoe het verdere verloop is en wat de eerstejaars verder nog voor, tijdens en na de presentaties te horen krijgen. Voorafgaand aan de presentaties worden alle eerstejaars verzameld, zonder de doegroepouders. Allereerst wordt er dan uitgelegd wat de bedoeling en het verloop van de doegroepenmarkt is. De uitleg over de verschillende soorten doegroepen gebeurt door het uitdelen van een hand-out (beschikbaar gesteld door de IK), waarop door de IK het verschil wordt uitgelegd. Essentie van deze tekst is echter vooral dat eerstejaars informeren zodat zij de voor hen leukste doegroep zullen kiezen. De OIK kan aan deze hand-out een overzicht 6
toevoegen van de doegroepen en de locatie van het kraampje tijdens de registratie (zie eerder). Tijdens het inschrijffestival hebben alle eerstejaars hun eerstejaarskaart ontvangen en de persoonsgegevens gecontroleerd en waar nodig aangepast. Ook wordt er door de OIK geteld hoeveel eerstejaars er zijn, zodat kan worden uitgerekend hoeveel doegroepkaarten er per doegroep uitgereikt kunnen worden. De doegroepkaarten worden door de IK beschikbaar gesteld. De IK stelt de OIK s direct na afloop van het inschrijffestival op de hoogte van de uiteindelijke aanmeldingen voor de introductie (per studie). Bij het begin van de presentaties moet door de OIK s gecontroleerd worden of alle eerstejaars aanwezig zijn die zich hebben ingeschreven. In het geval dat een eerstejaars zich wel heeft ingeschreven bij het inschrijffestival, maar niet aanwezig is op de doegroepenmarkt is er sprake van een uitzonderingsituatie, zie hiervoor bijlage A.4. Een andere uitzonderingssituatie ontstaat als een eerstejaars zonder zich te hebben ingeschreven wel op de doegroepenmarkt aanwezig is, zie hiervoor bijlage A.5. 7
Bijlage A - Scenario s A.1. Een doegroep wil minder dan 8 of meer dan 12 personen inschrijven Dit is alleen mogelijk in het geval wanneer er in totaal minder dan 16 inschrijvingen zijn (bij een OIK). Hier kan een situatie zich voordoen dat een doegroep minder dan 8 personen bevat. In overleg met de IK kan een dergelijke situatie toegestaan worden. In alle andere gevallen is het niet mogelijk voor een doegroep om minder dan 8 of meer dan 12 personen in te schrijven. In principe worden doegroepaantallen geoptimaliseerd naar tien personen, mits dit mogelijk is. A.2. Er zijn te veel doegroepen / te weinig eerstejaars Indien er te weinig eerstejaars zijn om iedere doegroep op de definitieve lijst met minimaal 8 eerstejaars te vullen is er sprake van een vervelende uitzonderingssituatie. Op dat moment zal de laatste doegroep van de definitieve lijst af moeten vallen. Ondanks dat het voor de betreffende doegroep een zeer vervelende situatie is om op het laatste moment af te moeten vallen, kan de IK niet aansprakelijk worden gesteld voor al gemaakte kosten. De IK probeert door een onderbouwde inschatting van het aantal doegroepen voorafgaand aan de doegroepenmarkt een dergelijke situatie te allen tijde te voorkomen. A.3. Er zijn te weinig doegroepen / te veel eerstejaars Indien er te veel eerstejaars zijn om iedere doegroep op de definitieve lijst met maximaal 12 eerstejaars te vullen is er sprake van een uitzonderingssituatie. Op dat moment zullen er één of meerdere doegroepen van de reservelijst op de definitieve lijst geplaatst moeten worden. Afhankelijk van welk type vacature er vrij komt zal er een doegroep geselecteerd uit één van de categorieën sport/cultuur, vrij of studentenvereniging. Zie voor meer informatie paragraaf 3.6. A.4. Een eerstejaars heeft zich wel ingeschreven voor de algemene introductie, maar is niet aanwezig op de doegroepenmarkt Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een eerstejaars niet aanwezig is of kan zijn op de doegroepenmarkt. Als een eerstejaars zich echter wel heeft ingeschreven voor de algemene introductie en betaald heeft hij/zij wel recht op plaatsing in een doegroep. Alle eerstejaars die zich op de inschrijvingsdag hebben gemeld bij de inschrijvingsbalie van de IK hebben hun eerstejaarskaart ontvangen. De vertegenwoordiger van de IK neemt de eerstejaarskaarten mee van diegenen die wel hebben betaald, maar zich nog niet hebben gemeld en maakt vervangende kaarten voor diegenen die zich wel hebben gemeld en dus al een eerstejaarskaart hadden ontvangen, maar niet aanwezig zijn bij de doegroepenmarkt. Er zijn dus uiteindelijk kaarten beschikbaar van alle eerstejaars die zich hebben ingeschreven voor de introductie en betaald hebben, ongeacht zij aanwezig zijn of niet. Indien er doegroepen zijn met een kleiner aantal eerstejaars dan andere doegroepen, worden de niet aanwezige eerstejaars eerst toegewezen aan deze doegroepen. Indien alle doegroepen een gelijk aantal eerstejaars hebben, worden de niet aanwezige eerstejaars toegewezen aan de 8
eerste doegroep(en) op de definitieve lijst. De doegroepouders kunnen contact opnemen met de niet-aanwezige eerstejaars op basis van de gegevens op de eerstejaarskaarten. A.5. Een eerstejaars heeft zich nog niet ingeschreven voor de algemene introductie, maar is wel aanwezig op de doegroepenmarkt Een eerstejaars zonder eerstejaarskaart kan niet deelnemen aan de doegroepenmarkt. Om geplaatst te kunnen worden in een doegroep zal de eerstejaars zich eerst moeten inschrijven voor de introductie. Op latere tijdstippen kan dit bij de IK-InfoBalie. Deze inschrijving kan zeer snel geregeld worden, zodat er tot kort voor de aanvang van de doegroepenmarkt nog genoeg tijd is om in te schrijven voor de introductie en een eerstejaarskaart te ontvangen. Een eerstejaars die niet op tijd is om deel te nemen aan de doegroepenmarkt of niet in het bezit is van een eerstejaarskaart kan zich melden bij de IK-InfoBalie. Daar wordt vervolgens (eventueel in overleg met de OIK) de inschrijving en de plaatsing in een doegroep geregeld. 9
Bijlage B Stroomdiagrammen doegroepensysteem 10
11
12
13
14
15