Handleiding voor het selecteren van vooraanmelders en alle nieuwe studenten

Transcriptie

1 Handleiding voor het selecteren van vooraanmelders en alle nieuwe studenten 7aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 1

2 1. Inleiding Disclaimer 2. Selectie van alle vooraanmelders Selectie van alleen de nieuw bijgekomen vooraanmelders Selectie van de vooraanmelders met numerus fixus Selectie nieuwe studenten (alle) Selectie nieuwe studenten (Alleen bachelor) Selectie nieuwe studenten (Alleen master) aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 2

3 Inleiding Door middel van de selectie op vooraanmelders, kan worden geselecteerd op de vooraanmeldingsgegevens zoals die in ISIS I&D ingeladen zijn. Op hun beurt zijn deze weer afkomstig van het Centraal Bureau Aanmelding en Plaatsing (CBAP) en van de Informatiebalie van de universiteit In deze handleiding worden de stappen weergegeven voor het selecteren van: 1. Alle vooraanmelders (bachelor en master); 2. Alleen de vooraanmelders die er nieuw zijn bijgekomen sinds de laatste keer dat u de vooraanmelders hebt geselecteerd. 3. De vooraanmelders met numerus fixus 4. Nieuwe eigen studenten Let op! Iemand wordt in S&S als vooraanmelder gezien zolang er nog geen inschrijving voor de betreffende opleiding is. Zodra iemand een inschrijving voor de betreffende opleiding heeft, komt hij niet meer voor in de selectie van vooraanmelders. Je kunt deze studenten, die zich inmiddels hebben ingeschreven wel terugvinden in S&S via de functie Overzichten > studentoverzichten > inschrijvingsoverzichten > nieuwe eigen studenten. Op dit overzicht worden apart zowel de vooraanmelders als de ingeschreven nieuwe studenten weergegeven. Als datum vanaf moet hier ingevuld worden, zodat alleen de studenten die zich voor het eerst inschrijven op het overzicht komen en niet de studenten die zich eerder al voor de desbetreffende opleiding hebben ingeschreven. Het is ook mogelijk om hierop te selecteren zie Disclaimer Aangeraden wordt om bij toezending van informatie over de opleiding studenten er op te wijzen dat ze hieraan geen rechten kunnen ontlenen dat ze toegelaten zijn tot de studie. Zie hieronder de tekst die in de brief staat die vooraanmelders krijgen via Studielink. Voorbeeldtekst disclaimer: Dit betekent niet dat je bent toegelaten! Je bent pas officieel toegelaten wanneer de Universiteit Leiden jou je collegekaart toestuurt. Voor studenten met een buitenlandse vooropleiding geldt dat je pas bent toegelaten als je een officieel toelatingsbesluit van de faculteit hebt ontvangen, na het doorlopen van de aanmeldingprocedure via het International Office. This does not mean that you have been admitted! You have only been officially admitted to the programme once you have received your Leiden University student card. For students with a non-dutch pre-university education, you are only officially enrolled once you have received an official confirmation of enrolment from the Faculty, after the application procedure has been completed by the International Office. 7aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 3

4 2. Selectie van alle vooraanmelders De stappen voor het selecteren van de Bachelor vooraanmelders zijn: Maak een code aan (bijv. VAB9) en geef deze een omschrijving (bijv. Vooraanmelders 2009 bachelor ). Sla op met F10. Ga naar de volgende selectiestap (20) Vul eventueel bij omschrijving in: vooraanmelders daar de opleidingscode (de cijfercode voor de bacheloropleiding) Studiejaar: 2009 Studenten kunnen hun vooraanmelding intrekken. Zij staan dan nog wel als vooraanmelder in het systeem maar met een intrekkingsdatum. Doe het volgende om deze intrekkingen te verwijderen: Ga naar volgende selectiestap (30) Vul eventueel bij omschrijving in: verwijderen intrekkingen Klik op het > teken na omschrijving ; u komt weer in het selectiescherm voor vooraanmeldingen. Vul daar het volgende in: Datum intrekking: t/m Met de hiermee verkregen selectie kunnen vervolgens de gewenste overzichten gemaakt worden, zoals adreslijsten of adresetiketten. Om de Masterstudenten te selecteren maakt u een nieuwe selectie aan: Maak een code aan (bijv. VAM9) en geef deze een omschrijving (bijv. Vooraanmelders 2009 master ). Sla op met F10. Ga naar de volgende selectiestap (20) Vul eventueel bij omschrijving in: vooraanmelders daar de opleidingscode (de cijfercode voor de masteropleiding) Studiejaar: aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 4

5 Studenten kunnen hun vooraanmelding intrekken. Zij staan dan nog wel als vooraanmelder in het systeem maar met een intrekkingsdatum. Doe het volgende om deze intrekkingen te verwijderen: Ga naar volgende selectiestap (30) Vul eventueel bij omschrijving in: verwijderen intrekkingen Klik op het > teken na omschrijving ; u komt weer in het selectiescherm voor vooraanmeldingen. Vul daar het volgende in: Datum intrekking: t/m Door de uitkomsten van selecties van alle vooraanmelders in een groep te bewaren kan in een later stadium worden bepaald wat de mutaties (nieuwe vooraanmelders) zijn. Doe hiertoe het volgende: Definieer een groep (VAB9) via administratie > groepen en werkgroepen > groepen. Kopieer de selectie met de bachelor vooraanmelders (VAB9) naar deze groep via functie Selectie > Selectie-verwerking > Selectie naar groep. Vul hierbij het volgende in: Doelgroep: de groep waar de totale lijst met vooraanmelders in moet komen (VAB9) Selectie: de eerder vastgelegde selectie van alle vooraanmelders (VAB9) Actie: T (toevoegen) Doe dezelfde stappen voor VAM9 (de selectie masterstudenten) naar groep VAM9!! 2.1 Selectie van alleen de nieuw bijgekomen vooraanmelders Door middel van de hierna genoemde stappen kunnen alleen de nieuwe vooraanmelders worden geselecteerd. Dit zijn de studenten die er nieuw bij zijn gekomen nadat voor de laatste keer de vooraanmelders zijn geselecteerd. Die eerder geselecteerde vooraanmelders moeten toen wel in een groep zijn gezet (zie de selectie op de vorige bladzijde). De stappen voor het selecteren van alleen de nieuwe vooraanmelders zijn: Maak een code aan (bijv. VNB8) en geef deze een omschrijving (bijv. Nieuwe vooraanmelders bachelor 2009 ). Sla op met F10. Ga naar de volgende selectiestap (20). Vul eventueel bij omschrijving in: vooraanmelders daar de opleidingscode (de cijfercode voor de bacheloropleiding) Studiejaar: 2009 Studenten kunnen hun vooraanmelding intrekken. Zij staan dan nog wel als vooraanmelder in het systeem maar met een intrekkingsdatum. Doe het volgende om deze intrekkingen te verwijderen (30): 7aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 5

6 Vul eventueel bij omschrijving in: verwijderen intrekkingen Klik op het > teken na omschrijving ; u komt weer in het selectiescherm voor vooraanmeldingen. Vul daar het volgende in: Datum intrekking: t/m Door vervolgens de groep VAB8 (de groep die de eerder gemaakte selecties van alle vooraanmelders bevat) uit deze selectie te verwijderen, blijven alleen de nieuwe vooraanmelders over. Doe hiertoe het volgende (40): Kies bij actie: Kies bij scherm: Groepstudenten Vul in bij omschrijving: groep vooraanmelders bachelor Klik op > teken na omschrijving Vul in het veld Groep in: de groep met alle eerder geselecteerde vooraanmelders VAB9 Na deze stap bevat de selectie alleen nog de nieuwe vooraanmelders die erbij zijn gekomen nadat u voor het laatst de vooraanmelders hebt geselecteerd. Deze selectie kunt u gebruiken om bijvoorbeeld een adreslijst of adresetiketten aan te maken van alleen de vooraanmelders die er nieuw zijn bijgekomen. Let op! Deze selectie (VNB8) van alleen de nieuwe bachelor studenten moet vervolgens toegevoegd worden aan de groep VAB8 met alle bachelor vooraanmelders, zodat in een later stadium weer alleen de nieuwe studenten geselecteerd kunnen worden. Doe hiertoe het volgende: Ga naar de functie Selectie > Selectie-verwerking > Selectie naar groep en vul daar het volgende in: Doelgroep: de groep waar de totale lijst met vooraanmelders in staat (VAB9) Selectie: de selectie van alleen de nieuwe vooraanmelders (VNB9) Actie: T (toevoegen) 2.2 Selectie van de vooraanmelders met numerus fixus Selectie voor de voltijd studenten Maak een code aan (NNF8) en geef deze een omschrijving (bijv. Vooraanmelders 2009 met numerus fixus) Sla op met F10. Verwijder de 1 e selectiestap (10) gemaakt ( eigen studenten ). Sla op met F10 De nieuwe eerste selectiestap (10) Toevoegen Vul eventueel bij omschrijving in: de betreffende opleidingscode daar de opleidingscode voor de bacheloropleiding Opleidingsvorm: Voltijd of deeltijd Studiejaar: 2009 De tweede selectiestap (20) 7aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 6

7 Vul eventueel bij omschrijving in: Plaatsingsbewijs en datum daar Datum plaatsingsbewijs t/m *) Studenten kunnen hun vooraanmelding intrekken. Zij staan dan nog wel als vooraanmelder in het systeem maar met een intrekkingdatum. Doe het volgende om deze intrekkingen te verwijderen: Ga naar derde selectiestap (50) Vul eventueel bij omschrijving in: verwijderen intrekkingen Klik op het > teken na omschrijving ; u komt weer in het selectiescherm voor vooraanmeldingen. Vul daar het volgende in: Datum intrekking: t/m Verander de datum van plaatsingbewijs naar één dag later dan de vorige selectie dus van 18/7 tot..enz. *) De exacte datum wordt nog nader bekendgemaakt. 7aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 7

8 3. Selectie nieuwe studenten (alle) De stappen voor het selecteren van alle nieuwe studenten: Maak een code aan (bijv. NS08) en geef deze een omschrijving (bijv. Nieuwe studenten 2009 ). Sla op met F10. Ga naar de volgende selectiestap. Nieuwe studenten Vul eventueel bij omschrijving in: nieuwe studenten Administratie: de administratiecode van de opleiding Datum vanaf: N.B. Dit zijn dus alle nieuwe studenten, de vooraanmelders en de studenten die zich al hebben ingeschreven. Dus zowel de bachelor als de masterstudenten! Je kunt deze selectie gebruiken voor bijvoorbeeld een adreslijst of adresetiketten. Je kunt dit overzicht ook rechtstreeks krijgen via: Overzichten/studentoverzichten/inschrijvingsoverzichten/nieuwe eigen studenten. 3.1 Selectie nieuwe studenten (Alleen bachelor) De stappen voor het selecteren van de nieuwe bachelorstudenten: Maak een code aan (bijv. NSB8) en geef deze een omschrijving (bijv. Nieuwe bachelor studenten 2009 ). Sla op met F10. Ga naar de volgende selectiestap 20. Nieuwe studenten Vul eventueel bij omschrijving in: nieuwe studenten Administratie: de administratiecode van de opleiding Datum vanaf: Ga naar de volgende selectiestap 30. Inschrijvingen Vul eventueel bij omschrijving in: Prop.bachelor 05 Opleidingscode van de opleiding Examendoel: 05 (Propedeuse bachelor) 7aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 8

9 N.B. Dit zijn dus alle nieuwe propedeuse bachelorstudenten die zich al hebben ingeschreven. Je kunt deze selectie gebruiken voor bijvoorbeeld een adreslijst of adresetiketten. 3.2 Selectie nieuwe studenten (Alleen master) De stappen voor het selecteren van de nieuwe masterstudenten: Maak een code aan (bijv. NSM8) en geef deze een omschrijving (bijv. Nieuwe master studenten 2009 ). Sla op met F10. (Per examendoel een nieuwe selectie). Ga naar de volgende selectiestap 20. Nieuwe studenten Vul eventueel bij omschrijving in: nieuwe studenten Administratie: de administratiecode van de opleiding Datum vanaf: Ga naar de volgende selectiestap 30. Inschrijvingen Vul eventueel bij omschrijving in: Master 35 Opleidingscode van de opleiding Examendoel: 35 (Master)) U kunt verschillende selecties maken voor de verschillende examendoelen. 7aa927\Selecties op vooraanmelding.doc 9