PLANNEN & ORGANISEREN September 2006
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 2 INHOUD INLEIDING p. 3 WAT DOE IK REEDS VANDAAG (WEEKPLANNING) p. 5 BEWUST DENKEN p. 8 - Wat bedoelen we met denken? p. 9 - Oefeningen. p. 10 - Hier-en-nu denken (associatie) en helikopter denken (dissociatie) p. 12 MENTAL SHOP PLANNING p. 13 - Een instapoefening: een neushoorn in galop p. 14 - Mental shop planning: de zes stappen p. 16 - Oefenen TOEPASSING IN PRAKTIJK p. 23
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 3 INLEIDING
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 4 Waarom is een effectieve planning en organisatie zo belangrijk voor mijn winkel? Wat zijn in dit domein mijn sterke punten en waarop wil ik voortgang boeken?
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 5 WAT IK VANDAAG DOE
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 6 WAT IK BIJ HET PLANNEN VANDAAG REEDS DOE Individueel (omschrijf hoe u uw weekplanning opstelt) Wat ik doe (de stappen) De middelen (waarmee) Groepje Gemeenschappelijke praktijk Verschillende praktijk
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 7 Plenair Persoon A: Kies een stap uit uw wijze van planning en voert deze nu uit in uw hoofd. Wat gebeurt er nu van binnen in uw hoofd? Wat denkt u, wat ziet u, wat hoort u,. Andere: observeer en noteer wat persoon A vertelt. Wat zijn onze conclusies:
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 8 BEWUST DENKEN Wat bedoelen we met denken? Oefeningen. Bewust denken: associatie - dissociatie
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 9 BEWUST DENKEN Wat wordt er hier bedoeld met denken? Met het woord denken doelen we niet alleen op uw gedachten maar ook op wat u voelt en wat u doet. Kortom, wat u beleeft. Denken, voelen en doen hangen in sterke mate met elkaar samen. Hoe u denkt bepaalt wat u opvalt en wat u ontgaat: uw wijze van denken creëert als het ware een filter voor wat u in uw omgeving ziet en hoort. Uw wijze van denken bepaalt dus uw filters en uw filters versterken uw wijze van denken. Deze wisselwerking tussen denken en waarnemen bepaalt wat u voelt. Die drie dingen samen (wat u denkt, wat u waarneemt en wat u voelt) bepalen op hun beurt hoe u in een gegeven situatie handelt. Een andere voorstelling en precisering van zaken Wat je Gelooft Gedachten (zien, horen, ) Gedrag Gevoelens (doen) Context G E V O L G De wijze waarop u de zaken beleeft bepaalt in grote mate de wijze waarop u gaat handelen. De wijze waarop we denken en de zaken beleven kent een welbepaalde structuur. De zaken die we oogsten (de gevolgen van onze handelingen) hebben zelf mentaal gezaaid. Met name, door de wijze waarop we over de zaken hebben gedacht.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 10 Oefening A (in tweetallen A en B) 1. Kies een ervaring A: denk aan een prettige ervaring die je nu opnieuw wilt oproepen (bvb een wandeling, sporten, verrassing, reis,.). Vertel wat die situatie is aan B. 2. A beleeft opnieuw die ervaring en B observeert. B: Help A opnieuw in die prettige beleving te stappen. Stap maar weer helemaal in die ervaring ervaar weer alle dingen die daar te beleven waren en merk wat er opnieuw bij je opkomt en wat je waarneemt via je zintuigen wat zie je nu opnieuw wat hoor je wat voelt ruikt, proeft je nu hier opnieuw vertel hardop wat je nu beleeft. B: Observeer A en noteer wat hij vertelt. Noteer het op de juiste plaats in het hier onderstaande schema. Wat vind je belangrijk? Wat geloof je? Wat zie / hoor / voel je in gedachten? Wat doe je precies? Hoe voel je je? In wat voor stemming ben je? Waar ben je? Wie zijn er bij? Wat zie/hoor je om je heen? 3. Draai nu even de rollen om: A observeert en B stapt in zijn beleving.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 11 Oefening B (in tweetallen A en B) 1. Kies een route, een voor jouw bekende wegbeschrijving A: kiest een route die hij/zij goed kent. Bvb van huis naar het werk of van thuis naar hobby of sportcentrum,. A vertelt B waarover het gaat. 2. A omschrijft vanuit een helikopter visie de weg aan B B: assisteert A om deze route vanuit een helikopter visie te omschrijven. Hij/zij doet als volgt. Ik stel voor dat je deze route opnieuw helemaal zal rijden. Je bevind je echter in een helikopter waar je jezelf op een tv-tje heel precies en vanuit alle invalshoeken kan zien rijden Kijk nu naar jezelf op dat tv-tje en naar het filmpje die de rit weergeeft van het vertrekpunt naar het eindpunt. Vertel mij nu over het filmpje dat zich nu op jouw tv-tje afspeelt. Wat zie je daar gebeuren, wat verder nog meer,. B: zorg ervoor dat A zich van op afstand blijft bekijken. Dat hij/zij de zaken weergeeft alsof hij/zij werkelijk naar een film kijkt (en dus niet de zaken zelf beleeft). Dat A over zichzelf spreekt in hij/zij termen of in de je vorm. 3. Draai nu even de rollen om: A helpt en B stapt in de helikopter.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 12 BEWUST DENKEN KAN Vanuit de beleving (associatie) Van op afstand (dissociatie) Al mijn zintuigen zijn bij mijn directe beleving betrokken. Ik ervaar een gebeurtenis van op een afstand. Ik observeer mezelf. Ik BELEEF de zaken in het hier-en-nu: - Ik neem direct waar. - Al mijn zintuigen nemen de situatie van NU waar (zien, horen, voelen, proeven, ruiken). - Ik spreek in de tegenwoordige tijd. Ik BESCHOUW / OVERZIE van op afstand: - Ik bekijk/beluister de situatie van een afstand. Ik zie mezelf in het beeld. - Ik ervaar een verschil tussen wat er zich voor mij afspeelt en datgene wat ik op dat ogenblik zelf denk en voel. - Ik spreek in de tegenwoordige, verleden of toekomstige tijd. - Als ik het over mezelf heb, praat ik in ik-termen. - Ik spreek in zij/hij termen of in jetermen over mijzelf. - Ik maak bewegingen en geluiden die passen bij de situatie (want ik zit er trouwens in). - Ik kan ook bewegingen en geluiden maken die niet passen bij de situatie. - Het beeld dat ik heb is realistisch, kleurig en helder. - Het beeld kan ook vaag of ingekaderd zijn.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 13 MENTAL SHOP PLANNING Instapoefening Mental shop planning: de stappen Oefenen
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 14 MENTAL SHOP PLANNING 1) Wat is het doel van deze techniek? Wat is het doel van deze techniek als geheel? Met een overzicht over het geheel van de winkeltaken kiezen voor de juiste prioriteiten van de week (dag). Hoewel de techniek onmiddellijk op de weekplanning van toepassing is, is hetzelfde proces ook toepasbaar op de dagelijkse planning en op het bijsturen op de vloer; 2) Overzicht van de techniek in zes stappen met enkele toelichtingen. Sports World mental shop planning (weekperiode) : 1. De essentie en het belang zien en voelen van het SW winkelconcept (criteria). 2. De relevante winkelgegevens verzamelen en mentaal opnemen. 3. De hoofdtaken en de spelers visualiseren. 4. De kritische hoofdtaken anticiperen. 5. De kritische taakvervullingen op een haalbare wijze voorzien. 6. Het eindresultaat voorzien en aanvoelen. Elke Sports-World winkel (uitgebouwd volgens een eigen winkelconcept) kent een zestal zones: de welkom-,de kassa-,de receptiezone en drie winkelzones, met name: de textielafdeling de schoenenafdeling en de afdeling van het sportmateriaal. Het Sports World winkelconcept definieert benevens een aantal repetitieve te plannen hoofdtaken, met name: receptiewerk bestsellers merchandising - leveling taken - (re)modeling van de rayons en verkoop Een taakvervulling verwijst naar een hoeveelheid werk dat binnen een bepaalde tijdslimiet naar behoren moet worden vervuld. We volgen in de techniek de werkwijze van één van de drie experts, hij werkt met een tijdbuffer. Dit betekent dat hij voor wat de weekplanning betreft de hoofdtaken van de week voor 80% op donderdagavond wil gerealiseerd hebben. Dit geeft hem nog 1 werkdag voor de grote verkoopdag (zaterdag) om onvoorziene gebeurtenissen en/of kleinere taken bijkomend te klaren. 3) Uitwerking van de zes stappen.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 15 STAP 1 De essentie en het belang zien en voelen van het SW winkelconcept (criteria) Hoe doe je dit? Zie je winkel met haar verschillende afdelingen vanuit een plek, zwevend aan het plafond, zodat je er een totaal overzicht over hebt. Roep het ideale beeld op van je winkel. Voel dat je naar je winkel op zijn best kijkt. Zie, voel en ruik de ORDE en NETHEID in de verschillende afdelingen. Versterk deze weergave met een voor jou passende zelfspraak en glimlach. Voel de aanwezigheid van VOLUMES in de winkel. Versterk deze weergave met een voor jou passende zelfspraak en glimlach. Zie de PRESENTATIES in hun volle helderheid. Versterk ook deze weergave met een voor jou passende zelfspraak en glimlach. Zie en hoor de BESCHIKBAARHEID van de medewerkers voor de cliënteel. Versterk weerom deze weergave met een passende zelfspraak en glimlach. Overzie het geheel en zeg tegen jezelf: Dit alles is belangrijk. Dit is wat klanten wensen. Dit is waarom zij voor ons kiezen. Laat het hierbij horende bevestigend gevoel van overtuiging rustig bij je indalen. Hoe werkt dit nu bij jezelf? Wat zie je, hoor je, voel je nu zelf? Vertel / omschrijf dit als voorbeeld voor jezelf.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 16 STAP 2 De belangrijke winkelgegevens verzamelen en mentaal opnemen Hoe doe je dit? Ga na waaruit de hoofdtaken deze week (voor zaterdag) bestaan. Hoofdtaken zijn: receptie (re)modeling best-sellers merchandising leveling verkoop. Specificeer wat elke hoofdtaak verder inhoudt. Raadpleeg hiervoor de datalijsten, de beleidsnota s en je eigen nota s en winkelobservaties. Denk ook even aan komende evenementen( bvb terug naar school,...) Ga de personele bezetting van de week na voor elke winkelzone. Wat is de bezettingsduur van elke winkelzone? Hoe werkt dit nu bij jezelf? Wat zie je, hoor je, voel je nu zelf? Vertel / omschrijf dit als voorbeeld voor jezelf.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 17 STAP 3 De hoofdtaken en de spelers visualiseren. Hoe doe je dit? Ga rustig zitten en projecteer in gedachten een aantal schermen op een 2 à 3 meter voor je in de ruimte. Kies een scherm en geef het de naam van een hoofdtaak. Herneem in gedachten de opdrachten behorende bij elke hoofdtaak (scherm) en zie (en voel) nu wat voor werkvolume dit in de winkel betekent. Plaats naast het scherm het beeld van de uitvoerders. Laat hen met hun eigen inzet en kunnen kijken naar dit werk(volume). Kijk verder naar dit beeld en merk wat voor reacties de uitvoerders hierbij vertonen. Hoe werkt dit nu bij jezelf? Wat zie je, hoor je, voel je nu zelf? Vertel / omschrijf dit als voorbeeld voor jezelf.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 18 STAP 4 De kritische hoofdtaken anticiperen. Hoe doe je dit? Stel jezelf de vraag: Wat moeten zij hier nu precies tegen (tijdstip) doen? Verwoord de taakuitvoering in gedachten. Laat vervolgens de uitvoerders in het scherm glijden en hen die taakuitvoering volgens hun eigen vermogens tot stand brengen. Zie hoe en met welke snelheid zij het werk uitvoeren. Zie en voel in hoeverre zij dit in de voorziene tijd kunnen klaren? Vraag je af: is dit haalbaar? Krijgen we hier de gewenste resultaten? (winkelcriteria). Merk wat je jezelf vertelt en wat je hierbij voelt. Geef het scherm naargelang je de taken als goed/haalbaar of onvoldoende/onzeker hebt ingeschat een lichtblauwe of helder rode kleur. Ga naar een volgend scherm en herbegin punt 3 of ga naar punt 5 indien je alle schermen hebt ingekleurd. Hoe werkt dit nu bij jezelf? Wat zie je, hoor je, voel je nu zelf? Vertel / omschrijf dit als voorbeeld voor jezelf.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 19 STAP 5 De kritische taakvervullingen op haalbare wijze voor - zien. Hoe doe je dit? Zoem opnieuw in op een rood scherm. Zoek op het rode kleur en het bijhorende onaangename gevoel naar antwoorden op de vraag: Wat is hier het probleem?. Merk wat er allemaal bij je opkomt. Stel je de vraag naar overige mogelijkheden/opties. Zoek hulp in de andere schermen. Breng de hulpbron over en draai opnieuw de film van de taakvervulling. Is het nu haalbaar? Hoe werkt dit nu bij jezelf? Wat zie je, hoor je, voel je nu zelf? Vertel / omschrijf dit als voorbeeld voor jezelf.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 20 STAP 6 Het eindresultaat voor- zien en aanvoelen. Hoe doe je dit? Kijk opnieuw naar de verscheidene rode schermen. Verfilm simultaan de taakvervullingen op alle rode schermen Vraag je af: Is dit haalbaar? Merk wat je jezelf vertelt en wat je hierbij voelt. Maak een beeld aan van hoe de zaken er nà de volledige taakvervulling moeten uitzien (winkelcriteria). Vraag je af: Kan dat met deze werkverdeling? en Wat kan er nog beter? Merk wat je jezelf vertelt en wat je hierbij voelt. Hoe werkt dit nu bij jezelf? Wat zie je, hoor je, voel je nu zelf? Vertel / omschrijf dit als voorbeeld voor jezelf.
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 21 TOEPASSING IN PRAKTIJK
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 22 Nota s
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 23 DE BRIEFING
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 24 DE BRIEFING Een briefing is een korte informatiesessie: de informatie is neerwaarts omdat ze uitgaat van de verantwoordelijke naar de medewerkers. Het is informatie die de actie vooraf gaat. De deelnemers zijn de medewerkers die het werk gaan uitvoeren. Een briefing kan maar gegeven worden aan medewerkers die reeds de uit te voeren taken goed kennen. Zoniet moet men eerst een training on job verzorgen. WAAR EN OP WELK MOMENT MOET DE BRIEFING GEHOUDEN WORDEN? 1. Juist voor de uitvoering van de job op het terrein, teneinde de essentiële punten onder de aandacht te brengen. 2. Daar waar de luistercondities optimaal zijn. 3. Op het terrein, daar waar de actie gaat gebeuren. 4. Met alle medewerkers betrokken bij de actie. WAT BETEKENT DIT CONCREET VOOR ONS IN DE WINKEL?
Sports World 2006 Plannen en organiseren p. 25 DE STRUCTUUR VAN EEN BRIEFING M O T I V A T I E 1.1. ONDERWERP 1.2. WAAROM 1.3. WANNEER B R I E F I N G 2.1. HOE 2.2. WIE 2.3. TIJD F E E B A C K A K T I E 3.1. FEEDBACK 3.2. VRAGEN 4.1. MOTIVATIE 4.2. ACTIE