8.3 Opleiding leidinggevende : Plannen en organiseren

Transcriptie

1 8.3 Opleiding leidinggevende : Plannen en organiseren

2 Inhoud 1. Inleiding p Wat doe ik reeds vandaag (weekplanning) p Bewust denken p. 4-7 Wat bedoelen we met denken? Oefeningen Hier-en-nu denken (associatie) en Helikopter denken (dissociatie) 4. Mental shop planning p Een instapoefening : een neushoorn in galop Mental shop planning : de zes stappen Oefenen 5. Toepassing in praktijk p

3 1. Inleiding Waarom is een effectieve planning en organisatie zo belangrijk voor mijn winkel? Wat zijn in dit domein mijn sterke punten en waarop wil ik voortgang boeken? 1

4 2. Wat ik vandaag doe Wat ik reeds doe Individueel (omschrijf hoe u uw weekplanning opstelt) Wat ik doe (de stappen) De middelen (waarmee) Groepje Gemeenschappelijke praktijk Verschillende praktijk 2

5 Plenair Persoon A : Kies een stap uit uw wijze van planning en voer deze nu uit in uw hoofd. Wat gebeurt er nu van binnen in uw hoofd? Wat denkt u, wat ziet u, wat hoort u...? Andere : observeer en noteer wat persoon A vertelt. Wat zijn onze conclusies : 3

6 4. Bewust denken Wat bedoelen we met denken? Met het woord denken doelen we niet alleen op uw gedachten maar ook op wat u voelt en wat u doet. Kortom, wat u beleeft. Denken, voelen en doen hangen in sterke mate met elkaar samen. Hoe u denkt bepaalt wat u opvalt en wat u ontgaat : uw wijze van denken creëert als het ware een filter voor wat u in uw omgeving ziet en hoort. Uw wijze van denken bepaalt dus uw filters en uw filters versterken uw wijze van denken. Deze wisselwerking tussen denken en waarnemen bepaalt wat u voelt. Die drie dingen samen (wat u denkt, wat u waarneemt en wat u voelt) bepalen op hun beurt hoe u in een gegeven situatie handelt. Denkstijl Waarnemingsfilter Gedrag Emotie Een andere voorstelling en precisering van zaken De wijze waarop u de zaken beleeft bepaalt in grote mate de wijze waarop u gaat handelen. De wijze waarop we denken en de zaken beleven kent een welbepaalde structuur. De zaken die we oogsten (de gevolgen van onze handelingen) hebben we zelf mentaal gezaaid. Met name door de wijze waarop we over de zaken hebben gedacht. Wat je gelooft Gedachten (zien, horen,...) Gedrag (doen) Gevolg Gevoelens Context 4

7 Oefening A (in koppels A en B) Kies een ervaring A : denk aan een prettige ervaring die u nu opnieuw wil oproepen ( een wandeling, sporten, verrassing, reis...). Vertel die situatie aan B. A beleeft opnieuw die ervaring en B observeert. B : Help A opnieuw in die prettige beleving te stappen. Stap maar weer helemaal in die ervaring... ervaar weer alle dingen die daar te beleven waren... en merk wat er opnieuw bij u opkomt... en wat u waarneemt via uw zintuigen... wat ziet u nu opnieuw... wat hoort u... wat voelt, ruikt, proeft u nu hier opnieuw... vertel hardop wat u nu beleeft... B : Observeer A en noteer wat hij/zij vertelt. Noteer het op de juiste plaats in het hier onderstaande schema. Wat vind je belangrijk? Wat geloof je? Wat zie / hoor / voel je in gedachten? Wat doe je precies? Hoe voel je je? In wat voor stemming ben je? Waar ben je? Wie zijn er bij je? Wat zie / hoor je om je heen? Draai nu even de rollen om : A observeert en B stapt in zijn/haar beleving. 5

8 Oefening B (in koppels A en B) Kies een route, een voor jou bekende wegbeschrijving A : kiest een route die hij/zij goed kent. Bijvoorbeeld van thuis naar het werk of van thuis naar hobby of sportcentrum. A vertelt B waarover het gaat. A omschrijft vanuit een helikoptervisie de weg aan B B : assisteert A om deze route vanuit een helikoptervisie te omschrijven. Hij/zij doet als volgt. Ik stel voor dat u deze route opnieuw helemaal zal rijden. U bevindt zich echter in een helikopter van waar uit u uzelf op een tv tje heel precies en vanuit alle invalshoeken kan zien rijden... Kijk nu naar uzelf op dat tv tje en naar het filmpje dat de rit weergeeft van het vertrekpunt naar het eindpunt. Vertel mij nu over het filmpje dat zich nu op uw tv tje afspeelt... Wat ziet u daar gebeuren, wat verder nog meer... B : zorgt ervoor dat A zich van op afstand blijft bekijken. Dat hij/zij de zaken weergeeft alsof hij/zij werkelijk naar een film kijkt (en dus niet de zaken zelf beleeft). Dat A over zichzelf spreekt in hij/zij termen of in de u vorm. Draai nu even de rollen om : A helpt en B stapt in de helikopter. Nota s 6

9 Bewust denken kan Vanuit de beleving (associatie) Van op afstand (dissociatie) Al mijn zintuigen zijn bij mijn directe beleving betrokken. Ik beleef de zaken in het hier-en-nu : Ik neem direct waar. Al mijn zintuigen nemen de situatie van NU waar (zien, horen, voelen, proeven, ruiken). Ik spreek in de tegenwoordige tijd. Als ik het over mezelf heb, praat ik in ik-termen. Ik maak bewegingen en geluiden die passen bij de situatie (want ik zit er trouwens in). Het beeld dat ik heb is realistisch, kleurig en helder. Ik ervaar een gebeurtenis van op een afstand. Ik observeer mezelf. Ik beschouw/overzie van op afstand : Ik bekijk/beluister de situatie van een afstand. Ik zie mezelf in het beeld. Ik ervaar een verschil tussen wat er zich voor mij afspeelt en datgene wat ik op dat ogenblik zelf denk en voel. Ik spreek in de tegenwoordige, verleden of toekomstige tijd. Ik spreek in zij/hij-termen of in u-termen over mijzelf. Ik kan ook bewegingen en geluiden maken die niet passen bij de situatie. Het beeld kan ook vaag of ingekaderd zijn. 7

10 4. Mental shop planning Wat is het doel van deze techniek? Wat is het doel van deze techniek als geheel? Met een overzicht over het geheel van de winkeltaken kiezen voor de juiste prioriteiten van de week (dag). Hoewel de techniek onmiddellijk op de weekplanning van toepassing is, is hetzelfde proces ook toepasbaar op de dagelijkse planning en op het bijsturen op de vloer. Overzicht van de techniek in zes stappen met enkele toelichtingen. Sports Direct mental shop planning (weekperiode) : 1. De essentie en het belang zien en voelen van het Sports Direct winkelconcept (criteria). 2. De relevante winkelgegevens verzamelen en mentaal opnemen. 3. De hoofdtaken en de spelers visualiseren. 4. De kritische hoofdtaken anticiperen. 5. De kritische taakvervullingen op een haalbare wijze voorzien. 6. Het eindresultaat voorzien en aanvoelen. Elke Sports Direct-winkel (uitgebouwd volgens een eigen winkelconcept) kent een zestal zones : de welkom-, de kassa-, de receptiezone en drie winkelzones : textiel, schoenen en sportmateriaal. Het Sports Direct-winkelconcept definieert daarnaast een aantal repetitieve te plannen hoofdtaken : receptiewerk, bestsellers merchandising, leveling taken, (re)modeling van de rayons en verkoop. Een taakvervulling verwijst naar een hoeveelheid werk die binnen een bepaalde tijdslimiet naar behoren moet worden vervuld. We volgen in de techniek de werkwijze van één van de drie experts; hij/zij werkt met een tijdbuffer. Dit betekent dat hij/zij voor wat de weekplanning betreft de hoofdtaken van de week voor 80% op donderdagavond wil gerealiseerd hebben. Dit geeft hem/haar nog één werkdag voor de grote verkoopdag (zaterdag) om onvoorziene gebeurtenissen en/of kleinere taken bijkomend te klaren. 8

11 Uitwerking van de zes stappen Stap 1 : De essentie en het belang zien en voelen van het Sports Direct-winkelconcept (criteria) Hoe doet u dit? Zie uw winkel met zijn verschillende afdelingen vanuit een plek, zwevend aan het plafond, zodat u er een totaal overzicht over hebt. Roep het ideale beeld op van uw winkel. Voel dat uw naar uw winkel op zijn best kijkt. Zie, voel en ruik de orde en netheid in de verschillende afdelingen. Versterk deze weergave met een voor jou passende uitspraak en glimlach. Voel de aanwezigheid van volumes in de winkel. Versterk deze weergave met een voor jou passende uitspraak en glimlach. Zie de presentaties in hun volle helderheid. Versterk ook deze weergave met een voor jou passende uitspraak en glimlach. Zie en hoor de beschikbaarheid van de medewerkers voor het cliënteel. Versterk weerom deze weergave met een passende uitspraak en glimlach. Overzie het geheel en zeg tegen uzelf : Dit alles is belangrijk. Dit is wat klanten wensen. Dit is waarom zij voor ons kiezen. Laat het hierbij horende bevestigend gevoel van overtuiging rustig bij u indalen. Hoe werkt dit nu bij uzelf? Wat ziet u, hoort u, voelt u... nu zelf? Vertel/omschrijf dit als voorbeeld voor uzelf. 9

12 Stap 2 : De belangrijke winkelgegevens verzamelen en mentaal opnemen Hoe doet u dit? Ga na waaruit de hoofdtaken deze week (voor zaterdag) bestaan. Hoofdtaken zijn : receptie - (re)modeling - bestsellers merchandising - leveling - verkoop. Specificeer wat elke hoofdtaak verder inhoudt. Raadpleeg hiervoor de datalijsten, de beleidsnota s en uw eigen nota s en winkelobservaties. Denk ook even aan komende evenementen ( bijvoorbeeld terug naar school,...) Ga de personeelsbezetting van de week na voor elke winkelzone. Wat is de bezettingsduur van elke winkelzone? Hoe werkt dit nu bij uzelf? Wat ziet u, hoort u, voelt u... nu zelf? Vertel/omschrijf dit als voorbeeld voor uzelf. 10

13 Stap 3 : De hoofdtaken en de spelers visualiseren. Hoe doet u dit? Ga rustig zitten en projecteer in gedachten een aantal schermen op 2 à 3 meter voor u in de ruimte. Kies een scherm en geef het de naam van een hoofdtaak. Herneem in gedachten de opdrachten behorende bij elke hoofdtaak (scherm) en zie (en voel) nu wat voor werkvolume dit in de winkel betekent. Plaats naast het scherm het beeld van de uitvoerders. Laat hen met hun eigen inzet en kunnen kijken naar dit werk(volume). Kijk verder naar dit beeld en merk wat voor reacties de uitvoerders hierbij vertonen. Hoe werkt dit nu bij uzelf? Wat ziet u, hoort u, voelt u... nu zelf? Vertel/omschrijf dit als voorbeeld voor uzelf. 11

14 Stap 4 : De kritische hoofdtaken anticiperen. Hoe doet u dit? Stel uzelf de vraag : Wat moeten zij hier nu precies tegen (tijdstip) doen? Verwoord de taakuitvoering in gedachten. Laat vervolgens de uitvoerders in het scherm glijden en hen die taakuitvoering volgens hun eigen vermogens tot stand brengen. Zie hoe en met welke snelheid zij het werk uitvoeren. Zie en voel in hoeverre zij dit in de voorziene tijd kunnen klaren. Vraag u af : is dit haalbaar? en Krijgen we hier de gewenste resultaten (winkelcriteria)? Merk wat u uzelf vertelt en wat u hierbij voelt. Geef het scherm naargelang u de taken als goed/haalbaar of onvoldoende/onzeker hebt ingeschat een lichtblauwe of helder rode kleur. Ga naar een volgend scherm en herbegin punt 3 of ga naar punt 5 indien u alle schermen hebt ingekleurd. Hoe werkt dit nu bij uzelf? Wat ziet u, hoort u, voelt u... nu zelf? Vertel/omschrijf dit als voorbeeld voor uzelf. 12

15 Stap 5 : De kritische taakvervullingen op haalbare wijze voorzien. Hoe doet u dit? Zoem opnieuw in op een rood scherm. Zoek op de rode kleur en het bijhorende onaangename gevoel naar antwoorden op de vraag : Wat is hier het probleem? Merk wat er allemaal bij u opkomt. Stel u de vraag naar overige mogelijkheden/opties. Zoek hulp in de andere schermen. Breng de hulpbron over en draai opnieuw de film van de taakvervulling. Is het nu haalbaar? Hoe werkt dit nu bij uzelf? Wat ziet u, hoort u, voelt u... nu zelf? Vertel/omschrijf dit als voorbeeld voor uzelf. 13

16 Stap 6 : Het eindresultaat voorzien en aanvoelen. Hoe doet u dit? Kijk opnieuw naar de verscheidene rode schermen. Verfilm simultaan de taakvervullingen op alle rode schermen. Vraag u af : Is dit haalbaar? Merk wat u uzelf vertelt en wat u hierbij voelt. Maak een beeld aan van hoe de zaken er nà de volledige taakvervulling moeten uitzien (winkelcriteria). Vraag u af : Kan dat met deze werkverdeling? en Wat kan er nog beter? Merk wat u uzelf vertelt en wat u hierbij voelt. Hoe werkt dit nu bij uzelf? Wat ziet u, hoort u, voelt u... nu zelf? Vertel/omschrijf dit als voorbeeld voor uzelf. 14

17 5. Toepassing in praktijk De briefing Een briefing is een korte informatiesessie : de informatie is neerwaarts omdat ze uitgaat van de verantwoordelijke naar de medewerkers. Het is informatie die de actie voorafgaat. De deelnemers zijn de medewerkers die het werk gaan uitvoeren. Een briefing kan maar gegeven worden aan medewerkers die de uit te voeren taken reeds goed kennen. Zoniet moet men eerst een on the job training verzorgen. Waar en op welk moment moet de briefing gehouden worden? Juist voor de uitvoering van de job op het terrein, teneinde de essentiële punten onder de aandacht te brengen. Daar waar de luistercondities optimaal zijn. Op het terrein, daar waar de actie gaat gebeuren. Met alle medewerkers betrokken bij de actie. Wat betekent dit concreet voor ons in de winkel? 15

18 Structuur van een briefing Motivatie 1.1 Onderwerp 1.2 Waarom 1.3 Wanneer Briefing 2.1 Hoe 2.2 Wie 2.3 Tijd Feedback 3.1 Feedback 3.2 Vragen Actie 4.1 Motivate 4.2 Actie 16