DIGITALISEREN VAN JE ERFGOEDCOLLECTIE BASIS VOOR FOTOBEWERKING 4 december 2012, M Leuven 1. Waarom digitale opname maken van erfgoedobjecten? - een actuele en goed gedocumenteerde inventaris is onontbeerlijk - afbeeldingen maken een ingewikkelde beschrijving van een object overbodig en geven bijkomende informatie over de bewaaromstandigheden van het object (bv. lijst schilderij, barst in pot, ontbrekende stukken, ) - afbeeldingen vergemakkelijken het beheer van je collectie: met een fotolijst is het gemakkelijker standplaats- en toestandscontroles uit te voeren - een inventaris met foto s vergemakkelijkt het opsporen van een diefstal, ook preventief: een goed gekend voorwerk is onverkoopbaar - afbeeldingen kunnen een extra bron zijn voor studie en verder onderzoek - toenemende zoekmogelijkheden op inhoud en iconografie van foto s 2. Digitale hygiëne BESTANDSNAAM EN NUMMERING - Zorg ervoor dat tussen het reële fysieke object en de digitale opname (scan of foto) steeds een link blijft bestaan. Daarom is het altijd aangewezen eerst de fysieke objecten (archief, documentatie, erfgoedobjecten, ) te ordenen en te nummeren. Pas daarna kan de opname of scan gekoppeld worden aan de afbeelding. In een databank of geautomatiseerde inventaris wordt de afbeelding meestal gekoppeld aan de metadata van het object. Afbeeldingen die niet gekoppeld zijn aan een databank krijgen hun gegevens via de bestandsnaam. - Voor men de eerste scan of afbeelding maakt, moet vastliggen op welke wijze men bestandsnamen wil toekennen. De volgende vragen moeten beantwoord worden: Betekenisvolle of betekenisloze bestandsnamen? - Een betekenisvolle bestandsnaam kan betekenen dat als een foto in de inventaris het nummer F004866 heeft, men de scan van deze foto de bestandsnaam F004866.tif meegeeft. Men kan ook een korte beschrijving van het document in de bestandsnaam opnemen. Bv: 19240430_verkoop_ kerkstaat_39.pdf. Dit soort betekenisvolle namen toekennen is tijdrovend. Indien verschillende personeelsleden namen toekennen kan dit ook leiden tot inconsistenties in de naamgeving. Indien u kiest voor beschrijvende bestandsnamen, is het nuttig te overleggen met de eindgebruikers. Zo kan het toekennen van de bestandsnamen afgestemd worden op de manier waarop de gebruiker naar bestanden zoekt. Betekenisvolle bestandsnamen zijn nuttig voor kleinere projecten. Ze laten toe te bladeren in de bestanden en scans terug te vinden zonder koppeling aan een databank. - Betekenisloze bestandsnamen kan men automatisch laten toekennen door de software onder de vorm van een volgnummer. Dit zorgt voor unieke bestandsnamen. Het is ook een snellere manier van werken. Dit impliceert wel dat de scans gekoppeld worden aan een beschrijving in een databank, zodat men de scans via de databank kan terugvinden. Betekenisloze bestandsnamen zijn content- en systeemonafhankelijker. Ze lenen zich beter tot geautomatiseerde verwerking en migratie naar toekomstige systemen. Digitale foto s en scans krijgen steeds een volgnummer toegekend door de meegeleverde software. 1
- Soms zijn er wel technische beperkingen! Indien u de bestanden aan een databank wenst te koppelen, is het raadzaam na te gaan welke bestandsnamen de databank aanvaardt en welke niet. Mag de bestandsnaam een bepaald aantal karakters niet overschrijden? Worden bepaalde tekens niet aanvaard? - De volgende minimumregels gelden voor het toekennen van bestandsnamen: Maximum 30 karakters, steeds uniek Gebruik alleen letters (a-z), cijfers (0-9) en de underscore (_). Geen spaties! Mocht u een datum in de in de bestandsnaam opnemen: schrijf als JJJJMMDD. Vb: 15 maart 1984 wordt 19840315. - Ook de volgende punten zijn nuttig voor het geven van bestandsnamen: Dezelfde structuur consequent toepassen. Hoe en waarom u bestandsnamen op een bepaalde manier toekent, wordt formeel vastgelegd en gedocumenteerd. De bestandsnaam mag geen verwijzing inhouden naar iets dat in de toekomst zou kunnen veranderen. Bijvoorbeeld naar een bepaald proces of systeem. Een bestandsnaam heeft ALTIJD een extensie. Gebruik extensies van drie tekens. Vb:.tif,.jpg,.pdf Gebruik voorloopnullen. Houdt rekening met het totale aantal te scannen documenten om het aantal voorloopnullen te bepalen. Vb: 00045.tif Gebruik kleine letters voor zowel de naam als de extensie. Mocht u metadata opnemen in de bestandsnaam, sla deze ook op op een andere plaats. Dit is een veiligheidsmaatregel voor het geval de bestanden ooit naar een ander systeem worden overgezet of van naam veranderen. Wanneer een gedigitaliseerd document uit meerdere bestanden bestaat (vb: een boek bestaat uit 200 TIFF s), dan is het raadzaam om ook op een andere manier dan via de bestandsnamen vast te leggen dat die bestanden tot hetzelfde document behoren, eventueel met een mappenstructuur. BESTANDSFORMAAT - De opsteller van een digitale inventaris of archief bewaart steeds twee soorten opnames. Een moeder of master opname en een kopie van deze opname, ook wel een raadpleegkopie genoemd. - De masteropname is de opname van een van zo hoog mogelijke kwaliteit. Dit is de meest accurate digitale kopie. De master moet ook digitaal duurzaam zijn. Dit om te voorkomen dat men hetzelfde document in de toekomst opnieuw moet digitaliseren. Verder is een van de redenen om te digitaliseren juist het verkrijgen van een veiligheidskopie, mocht het analoge origineel verloren gaan. Binnen de erfgoedsector is er een consensus om ongecomprimeerde TIFF te gebruiken als masterformaat. - Ongecomprimeerde TIFF (Tagged Information File Format.tif,.tiff) is zonder twijfel het meest gebruikte masterformaat in binnen- en buitenland. Het heeft ook bewezen een zeer stabiel formaat te zijn. Een minpunt is de grote bestandsomvang. - Als de master het analoge origineel het best weergeeft, waarom hebben we dan nog andere kopieën van de opname nodig? Omdat de master zoveel informatie bevat, zijn deze bestanden zeer groot. Te groot voor publicatie op internet of om ze naar iemand te mailen. Bovendien krijgen webbrowsers de meeste masterformaten niet open. Vaak zijn speciale viewers nodig om dergelijke bestanden te bekijken. Masterbestanden worden gemaakt om een zo hoog mogelijke kwaliteit te bereiken, niet om gebruiksvriendelijk te zijn. Voor de gewone eindgebruiker is een kleiner, gemakkelijk hanteerbaar en breed ondersteund bestand nodig: de raadpleegkopie (ook: afgeleide kopie). 2
- Voor een raadpleegkopie is digitale duurzaamheid geen topprioriteit. Naarmate gebruiksvriendelijke, populaire bestandsformaten elkaar opvolgen, kunnen altijd nieuwe raadpleegkopieën gemaakt worden op basis van de master. Dit neemt niet weg dat het een pluspunt is indien raadpleegkopieën lang meegaan. Voor documenten die bestaan uit één pagina zoals foto s, adviseren wij JPEG als raadpleegformaat. JPEG (Joint Photographic Experts Group.jpeg) is niet geschikt voor gebruik als masterformaat. Het is wel een zeer gebruiksvriendelijk formaat dat zich uitstekend leent voor verspreiding als raadpleegkopie. Wij adviseren het gebruik van het JPEG-bestandsformaat voor raadpleegkopieën van grafische documenten (bv: foto s, schilderijen ). Voor documenten die uit meerdere pagina s bestaan, adviseren we PDF/A als raadpleegformaat. PDF/A heeft het voordeel dat men een tekstlaag bovenop de afbeelding kan zetten (tekstherkenning!). - Let op! De eisen die hier geformuleerd zijn voor een raadpleegkopie, zijn naar wij vermoeden voor de meeste erfgoedorganisaties en administraties van toepassing. Dit betekent niet dat ze altijd van toepassing zijn. Mogelijk is uw organisatie bijvoorbeeld niet van plan om het gedigitaliseerde materiaal op internet te plaatsen. Controleer dus steeds wat de behoeften van uw eindgebruikers zijn alvorens voor een bepaald raadpleegformaat te kiezen. BENOEMING MAPPEN EN OPBOUW MAPPENSTRUCTUUR - Vaak worden de bestanden in een mappenstructuur opgeslagen. Hierbij kan gekozen worden om scans per aggregatie-eenheid in een map te groeperen. Bv: alle scans van hetzelfde dossier. Bij deze werkwijze kiezen sommige organisaties ervoor om bestandsnamen toe te kennen die weliswaar uniek zijn binnen hun map, maar niet binnen de gehele structuur. Dit kan praktischer zijn tijdens het digitaliseringsproces. Indien bestanden in de verkeerde map terechtkomen, is het echter onmogelijk te achterhalen welke bestanden bij welke map horen. Het werkproces moet erop voorzien zijn dat dit niet kan voorvallen. - Door de mappen een duidelijke, unieke naam toe te kennen (waaronder alle medewerkers hetzelfde verstaan), creëer je orde en overzicht. Hierdoor vind je de bestanden die je zoekt sneller terug. Je wint dus tijd en vermijdt frustratie. Bovendien maakt een duidelijke mapnaam het eenvoudiger om volledige dossiers aan te leggen rond een specifiek onderwerp, wat ook de samenwerking met collega s ten goede komt. - Basisprincipes voor benoemingen van mappen: Gebruik in een mapnaam enkel: Letters a tot z Cijfers 0 tot 9 Underscore _ Gebruik nooit: Spatie Leestekens!:.(?,) ; Diakritische tekens éàùçè Speciale tekens /*%@ # $ De volgende aandachtspunten worden best ook toegepast: Kies voor een betekenisvolle en unieke benaming, kort maar krachtig. Zorg ervoor dat iedereen hetzelfde begrijpt onder dat kernwoord, zodat er geen verwarring mogelijk is. Beperk het aantal niveaus (mappen in mappen) bij voorkeur tot 5 en tot maximaal 8. Wanneer je dieper gaat, loop je de kans dat de computer de mappen niet terugvindt of de bestanden niet meer kan lezen. Vermijd het gebruik van voegwoorden, vervang ze door een underscore. Bijvoorbeeld: 20110501_Erfgoeddag_AMVB.jpg vs. foto_van_erfgoeddag_op_1mei2011_in_amvb.jpg Gebruik geen hoofdletters om onderscheid te maken tussen mappen. Bijvoorbeeld: de map Verslagen vs. verslagen Het hiërarchisch principe: mapnamen moeten niet herhaald worden in de naam van de submappen, ze nemen de gegevens van alle bovenliggende mappen mee. Bijvoorbeeld: Het 3
bestand notulen_algemene_vergadering_20120312.docx dat opgeslagen staat in de map Algemene_Vergadering, kan ingekort worden tot 20120312_notulen.docx. Houd rekening met de automatische chronologische en alfabetische ordening. Gebruik voor elke mapnaam dezelfde structuur. Vermijd mappen als Varia of mappen op naam van een persoon. Heb je papieren en digitale dossiers over hetzelfde onderwerp of met dezelfde reeksen? Geef ze hetzelfde etiket zodat het verband tussen de twee meteen duidelijk is. Begin elke mapnaam met een nummer en/of cijfer. Door de visuele ordening van je mappen wordt het een stuk eenvoudiger om de juiste map terug te vinden. Experimenteer met je nummering. Door nummers aan te brengen, kan je niet enkel de volgorde van je mappen kiezen, maar ook een hiërarchie aanbrengen om het aantal niveaus te beperken. Bijvoorbeeld: Map A1 tot A6 zijn eigenlijk onderdeel van de hoofdmap A0_Statutair. Door het gebruik van een nummering en hoofdletters wordt de hiërarchie duidelijk. Deze werkwijze maakt het mogelijk een submap dieper te gaan in de structuur. Door het gebruik van de nummering kunnen alle mappen in de gewenste volgorde worden geplaatst, waardoor je een duidelijker overzicht krijgt. Hier werd gekozen om te werken met letters om een onderscheid te maken tussen de verschillende onderdelen. Dit maakt het eenvoudiger de juiste map terug te vinden. DUBBELE BESTANDEN IN JE COLLECTIE - Het is heel eenvoudig om digitale documenten op verschillende plaatsen op te slaan. Misschien bewaar je ergens ook nog een papieren versie. Ruimte kost echter geld, zowel in de analoge als in de digitale wereld. Bovendien bestaat het risico dat je op een versie verder werkt zonder alle dubbels mee aan te passen waardoor je je baseert op verouderde informatie. - Er bestaan verschillende softwareprogramma s, gratis te downloaden, die je hele computer scannen en de dubbele afbeeldingen selecteren en vergelijken. Met behulp van een overzicht kan je dan de dubbele foto s verwijderen. Een voorbeeld is de tool Duplicate File Finder (downloaden via www.easyduplicatefinder.com) gebruiken, onze voorkeur gaat naar het gebruiksvriendelijke programma Anti-Twin (downloaden via www.anti-twin.com) 4
3. Enkele basisbewerkingen a) Beschikbare software - FastStone Image Viewer 4.6 http://www.faststone.org/ + gebruiksvriendelijk, vele toepassingsmogelijkheden, o.a. vrij roteren + Nederlands - IrfanView http://www.irfanview.com/ + verkleinen van resolutie in batch, volgens een maximum opgegeven aantal kb - GIMP http://www.gimp.org/downloads/ + zeer uitgebreid bewerkingsmogelijkheden + vervormen van perspectief - Picasa http://picasa.google.com/ + goede online handleiding + uitstekend programma voor interactieve ontsluiting van foto s - PAINT (standaard geleverd bij Microsoft-pakket) - MICROSOFT PHOTO EDITOR (standaard geleverd bij Microsoft-office 97 XP) PAINT b) Bijsnijden - Sommige foto s bevatten teveel informatie, hebben een storende achtergrond of is er slechts een detail van belang. Het bijsnijden van foto s is handig als het gaat om details te benadrukken (bv. meesterteken of stadsmerk op zilver) of om uitgesproken horizontale/verticale objecten correct in beeld te brengen (bv. paaskandelaar, communiebank, ). Vergeet niet dat de kwaliteit (aantal kb) afneemt bij het uitsnijden van een foto. Anderzijds is een hoge resolutie noodzakelijk indien je een klein detail wil snijden uit een afbeelding. In het Erfgoedregister kunnen afbeeldingen van het object in zijn geheel getoond worden, aangevuld met verschillende detailopnames. - Het commando om een afbeelding bij te snijden, is meestal aangeduid door hetzelfde symbool, nl. twee over elkaar schuivende winkelhaken: - Om de bewerking bijsnijden uit te voeren, moet er wel steeds een selectie van de afbeelding gemaakt worden. 5
c) Verminderen van resolutie - Om een raadpleegkopie te maken, is het nodig de originele TIFF te wijzigen in JPEG. Zo heb je direct een master-opname en een raadpleegkopie. Je kan eenvoudig het bestandsformaat wijzigen door de originele TIFF te openen met een fotobewerkingsprogramma, om het dan vervolgens als JPEG op te slaan. De JPEG kan echter nog steeds te groot zijn, en dus moet de resolutie verkleind worden. De meeste websites aanvaarden slechts foto s op schermresolutie (rond 80 kb). In het Erfgoedregister kunnen foto s tot 300 kb opgeladen worden. 6
FastStone Image Viewer 4.6 - Open FastStone Image Viewer, en kies in de menubalk bij extra Converteren / Herbenoemen. Bovenaan (bij Bronmap, naast de invulbalk) kies je de map, waar je de originele foto s geplaatst hebt. Klik nu rechts op Alles toevoegen. Het Nieuw formaat moet op JPEG staan. Bij Doelmap kies je waar je de verkleinde foto s wilt plaatsen. Je vinkt Herbenoemen uit (de rest moet aangevinkt staan). - Klik nu op het balkje Opties en zet Nieuwe breedte en Nieuwe hoogte op 800. Vink Behoud originele verhoudingen en Wijzig afmetingen niet als ze kleiner zijn als het origineel' aan. Al de rest moet uitgevinkt zijn. Klik onderaan op OK en klik tot slot op Start. IrfanView - Met IrfanView kan je foto s verkleinen door middel van een maximaal opgegeven aantal kb. Met IrfanView kunnen foto s in bulk verkleind worden. Hieronder maken we de oefening om een hele map foto s te verkleinen tot maximaal 300 kb. Open IrfanView. Onder file kiest u voor 'batch conversion'. Een nieuw scherm gaat open: 7
A> Selecteer onder 'Work as': Batch conversion B> Selecteer onder 'Batch conversion settings' het gewenste formaat: JPG - JPG/JPEG Format en klik op 'Options'. Een nieuw schermpje gaat open: C> Selecteer de hoogste kwaliteit door de balk volledig naar rechts te schuiven = 100 % good. Vink 'Set the file size' aan en vul 290 in voor het maximaal aantal kilobytes. Klik op 'OK'. 8
D> Vink 'Use advanced options (for bulk resize...) aan en klik op 'Advanced'. Een nieuw scherm gaat open: E> Vink 'Resize' aan en selecteer 'Set new size as percentage of original'. Hieronder vult u twee maal de waarde '50' in naast 'Width' en 'Height'. Klik op 'OK'. F> Kies onder 'Output directory for result files' uw doelmap waarin de nieuwe verkleinde foto's moeten te staan. Met de knop 'Browse' kan u een map zoeken. G> In het rechterdeel van het schermpje selecteert u de te verkleinen foto's. Via 'Zoeken in' kan u een map met foto's of foto's openen. H> Met de knoppen 'Add' of 'Add all' kan u uit de geselecteerde map bepaalde foto's kiezen die in resolutie verlaagd moeten worden. I> Klik linksonder op 'Start Batch'. Een nieuw scherm met de vooruitgang van de verkleiningen gaat open. klik onderaan op 'Exit batch' als het proces is afgelopen. De foto's hebben nu een maximale grootte van 300kB en vindt u terug in de geselecteerde map onder e). 9
d) Lichter/donker en contrast aanpassen - Een afbeelding maken met een correcte belichting is niet eenvoudig. Vooral in ruimtes met weinig daglicht, zoals in kerken, is er vaak onderbelichting. Meestal is de flits of flitsinstallatie voldoende om dit probleem weg te werken. Maar ook flitslicht doseren is niet eenvoudig: dikwijls is één punt van het object overbelicht, worden de kleuren niet natuurgetrouw weergegeven en is er storende (slag)schaduw. - Met behulp van elk fotobewerkingsprogramma kan een foto verdonkerd of helderder gemaakt worden. Tevens is het ook mogelijk om het contrast tussen de kleuren te vergroten. - Het commando om de belichting aan te passen is meestal weergegeven met een gelijkaardig symbool, nl. een zonnetje, gekleurd of zwart-wit. FastStone Image Viewer 4.6 - Boven in de commandobalk vind je het symbool om de belichting aan te passen. 10
e) Roteren van een foto - Dikwijls wordt de camera niet recht gehouden tijdens de opname of ligt een oude postkaart schuin op de scanplaat. Voor de meeste objecten hoeft dit niet noodzakelijk te storen. Voor het fotograferen van objecten met lange rechte zijden zoals schilderijen, posters, tapijten,. kan dit wel hinderlijk zijn. Elk fotobewerkingsprogramma kan afbeeldingen roteren in 90 of 180. Niet alle bewerkingsprogramma s echter kunnen foto s vrij laten roteren. Deze functie biedt de mogelijkheid om de foto s zeer lichtjes te kantelen. Na het roteren, moet de foto meestal opnieuw bijgesneden worden. FastStone Image Viewer 4.6 - Een foto kan je draaien door in het menu bovenaan bewerken te selecteren. Vervolgens kies je onder rotatie voor vrij roteren. Je kan zowel roteren met de schuifbalk, of via een opgegeven aantal graden. 11
4. Verdere lectuur De bovenstaande teksten komen volledig uit de volgende gebruiksvriendelijke publicaties: JEROEN POPPE, Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen. Brussel, FARO, 2011 (gratis te downloaden op de website van FARO: www.faronet.be ) STEPHANIE AERTSEN, DigiGIDS@work. Brussel, Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel, 2012 (gratis te downloaden op de website van het AMVB: www.amvb.be ) STEPHANIE AERTSEN, DigiGIDS@home. Brussel, Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel, 2012 (gratis te downloaden op de website van het AMVB: www.amvb.be ) 12