Datum 27 3 2006 Betreft overzicht patch nummer 9 van Metis versie 2.1

Aan Metis Groep Van UCI Datum 27 3 2006 Betreft overzicht patch nummer 9 van Metis versie 2.1 Patch nummer 9 versie 2.1 1. Bugs Met deze patch worden de volgende bugs (zie activiteitenlijst) opgelost: - 526, - 626, - 628, - 630, - 631, - 637, - 638, - 643 2. Functionele uitbreidingen / wijzigingen a. Verbeteringen Personal Metis b. Consult module c. Kolom onderzoekernummer 1. Bugs Nummer 526 Omschrijving Geef iedereen geautoriseerd op niveau 1 rechten voor het beheren van tijdschriften - die voor zijn eigen organisatie zijn geregistreerd -, via het menu beheer, tijdschriften. Wanneer tijdschriften toegevoegd zijn via 'het inlezen van externe bestanden' kunnen ze alleen gewijzigd worden door de gebruiker die de gegevens heeft ingelezen. Dit is niet wenselijk. Bij de UU is de facultair beheerder degene die verantwoordelijk is voor een juiste invoer van de tijdschriften; deze zou dus rechten moeten hebben om alle tijdschriften van de faculteit te kunnen wijzigen. Kortom Bij het inlezen moeten nieuwe tijdschriften niet verbonden worden aan een afdeling (de afdeling waaraan de betreffende Metis gebruiker verbonden is) maar aan de bovenliggende faculteit! Is hersteld, tijdschriften worden verbonden aan faculteit. Module DE&C (menu: Beheer Tijdschriften) Programma allpub.fmb Nummer 626 Omschrijving Bij een selectie van resultaten waarbij in de titel van een of meerdere resultaten quotes voorkomen wordt een fout gegenereerd: Unable to run report. Is hersteld. Module DE&C (menu: Resultaten - Overzichten Overzichtslijsten) 1

Programma represt.rdf Nummer 628 Omschrijving Via zowel Endnote als Reference Manager is het mogelijk om via een RIS filter gegevens te exporteren. In de METIS RIS uitvoer wordt voor gegevens die over meer dan 1 regel lopen een harde return gegeven, en enkele spaties aan het begin van een nieuwe regel. Deze extra lay-out informatie blijkt echter lastig bij het inlezen van dit bestand, zoals bijvoorbeeld in de DARE repositories. Een testvoorbeeld: als je een in METIS geëxporteerde bestand weer inleest, zie je deze spaties. Het lijkt ons dus een goed plan om het RIS uitvoerformat op deze wijze aan te passen. D.w.z. de tekst wordt niet afgekapt, maar loopt over de volledige breedte. Een harde return is alleen aan het einde van het veld nodig. Is opgelost. Er wordt geen (extra) harde return in de RIS uitvoer opgenomen. Module DE&C (menu: Resultaten Overzichten - Overzichtslijsten) Programma rapprest.fmb pk_ris.sql Nummer 630 Omschrijving Het xml overzicht dat wordt gegenereerd door het package pk_dare_all mist een begin- en eindtag voor de resultaatsoort. Is toegevoegd. Module toegang DB via URL s Programma pk_dare_all.sql Nummer 631 Omschrijving In enkele gevallen geeft het rapport voor alle uitvoer opties de foutmelding 'Unable to run report'. Het aantal bijdragen verbonden aan een onderzoek veroorzaakt het probleem! Niet alle 'rollen' worden in het rapport getoond. De rol 'uitvoerder' echter wel. De foutmelding ontstaat voor een onderzoek waaraan rechtstreeks ong. 50 uitvoerders zijn vastgelegd. Het zal echter voor alle soorten bijdragen gelden die in het rapport worden opgenomen. Dit probleem werkt door in de hierarchie. In metst210 zijn 2 onderzoeken gevonden waarin het probleem speelt. Is hersteld. Module DE&C (menu: Onderzoek Overzichten Onderzoek) Programma rappondz.rdf Nummer 637 Omschrijving Medline gebruikt tegenwoordig een achtervoegsel bij het ISSN nummer - (Print) of - (Electronic) Dit heeft als gevolg dat het tijdschrift tijdens het inlezen niet wordt herkend en een 2

Module Programma nieuw tijdschrift wordt toegevoegd (dit gebeurt als de afkortingen ook niet worden herkend of ontbreken). Verzoek van UU om allereerst de toevoeging (Print) of (Electronic) standaard negeren. Daarna mogelijk - tijdens het groot onderhoud - voor alle betreffende resultaatsoorten het veld issn nr vergroten. Is hersteld, achtervoegsel wordt niet meegenomen DE&C (menu: Beheer Inlezen ext. bestanden) ris.fmb Nummer 638 Omschrijving Om diakritische tekens goed in te kunnen lezen moet een RIS txt bestand in een editor, zoals bijv. notepad, volgens de UTF-8 codering worden opgeslagen. Het blijkt, dat bij deze wijziging extra tekens - als eerste, voor in de regel - worden toegevoegd. Deze tekens zijn alleen zichtbaar in professionele editors, zoals bijv. Ultra edit. Zie onderstaand voorbeeld. ï» TY - BOOK De toevoeging van deze tekens heeft tot gevolg dat het type resultaat niet goed wordt herkend, en wordt 'vertaald' naar het resultaatsoort 'overige resultaten'. Vraag: Is het mogelijk om de betreffende tekens standaard te ' strippen' vóór het inlezen? Ja, dat kan en is gebeurd. De extra tekens worden verder buiten beschouwing gelaten. Module DE&C (menu: Beheer Inlezen ext. bestanden) Programma ris.fmb Nummer 643 Omschrijving Gegevens van een individuele PhD student opvragen geeft onderstaande foutmelding. An error has occured. Please cut and paste the error diagnostics in an e-mail to the webmaster: n.n@uni.nl Also try to describe what you were asking METIS when this error occured. That way we will be able to solve this error. Is hersteld, de getoonde lijst van phd-students was niet correct. Module Management (zie bovenstaande beschrijving) Programma mm_consult / module_mm / includes / result_details_phdstudent.cfm mm_consult / module_mm / query / qry_phd_students.cfm 2. Functionele uitbreidingen / wijzigingen a. Verbeteringen Personal Metis De onderstaande wijzigingen zijn voorgesteld door de werkgroep verbeteringen Personal Metis (en in patch 9 opgenomen): 3

a. Automatisch doorsteken bij getrapte medewerkerlijst en zoeken vereenvoudigen. Wanneer er niets in de lijst van co-authors wordt gevonden zou het programma meteen moeten doorgaan naar de lijst van fellow researchers of als daar niks in wordt gevonden naar de totale lijst. Nu moet je dit steeds apart aanklikken. Dat begrijpen mensen niet meteen. Het zoeken in een lange lijst van auteursnamen is door de komst van de aliassen lastiger geworden. De personen met dezelfde achternaam staat nu namelijk default op persoonsnummer gesorteerd. Om de lijst alfabetisch te sorteren moet je op het woordje name klikken. Dit vindt niemand uit zichzelf. Je bent in allerlei applicaties gewend om op het pijltje te klikken om iets te laten gebeuren. Ben je er achter dat je op name moet klikken, dan verschijnt de lijst van Z-A, ook niet iets wat intuitief makkelijk zoeken is. Pas nogmaals klikken op name levert een lijst van A-Z. Dit is erg bewerkelijk en moet beter kunnen. b. Veranderen van een default naam van auteur. Wijzigen van de eigen naam moet onmogelijk zijn. Als dit wordt geprobeerd moeten direct alle bestaande aliassen getoond worden waaruit gekozen kan worden. Ook bij co-auteurs aliassen tonen. c. Tijdschriftenlijst De tijdschriftlijst van fellow researchers werkt niet, die is altijd leeg. Een medewerker heeft nl. in zijn organisatiedeel A een afdeling of ander onderdeel van een faculteit staan, niet de hele faculteit zelf. Tijdschriften zijn echter altijd aan een faculteit verbonden, niet aan afdelingen, instituten of leerstoelgroepen. d. Sortering tijdschriftenlijst De sortering in de tijdschriftenlijst is hoofdletter afhankelijk (Per letter eerst alle entries met hoofdletters, dan pas volgen de kleine letters: PL komt voor Pa). Dit is niet uit te leggen. e. Invoer van ISSN De invoer van een issn bij een nieuw tijdschrift bevat geen controle (bijvoorbeeld op lengte en wordt niet opgeslagen. Voor Dare is het belangrijk dat de issn s worden vastgelegd. f. Boekbespreking Boekbespreking kan in metis alleen in een tijdschrift, maar in de praktijk kan een boekbespreking ook in een bundel of boek verschijnen - dus in Metis hierbij een keuze aanbieden tussen tijdschrijft/bundel/boek g. Verplichte velden Meer duidelijkheid bieden over welke velden verplicht zijn. Alleen verplichte velden voorzoen van grijs kader. h. Publicatie-overzicht: knop <detail> Zegt niets.beter is: raadplegen/wijzigen. 4

i. Toevoegen publicatie: knop <selecteren> Deze is niet geheel te zien: moet wel zo zijn. j. Publication Een resultaat moet result heten en niet publication. Dit is zeer verwarrend bij lezingen, overige resultaten, relevante functies etc k. Clustering Bij het rapporteren wordt er bij de clustering gesproken over publ. type, in de sorteermogelijkheden over result category terwijl hetzelfde wordt bedoeld. Moet worden: Result category (in gehele applicatie gelijk) l. Knop close / afsluiten De knop close heeft verschillende functies: bij het invoeren is het een soort back knop, waarbij je dan ook nog altijd de vraag krijgt of je wilt saven, maar in het hoofdmenu is het exit programma, zonder waarschuwing! In het hoofdmenu te tekst op de knop wijzigen: afmelden / log off. m. Button tekst - Upload IR Dit zegt de onderzoeker niets. Tekst op knop wijzigen: upload full text n. Hulplijsten Wat is verschil tussen Hulplijst en Lijst? Overal in Metis <hulplijst> gebruiken 2.0 uur (MCC inventariseert in welke programma s aanpassing nodig is.) o. Editor(en) Hoe moet je dit veld invullen, gevraagde syntax is onduidelijk. Vulling van het veld verdwijnt bij het indrukken van >> -button. Er moet aangegeven worden wat gevuld moet worden door kopjes op te nemen. (voorbeeld naam/vlt/tt etc ) De bovenstaande 15 verbeteringen zijn in patch 9 opgenomen. b. Consult module De performance van de vernieuwde Consult module was redelijk. Men eist en verwacht echter een uitstekende performance. Om dit te realiseren zijn grofweg twee mogelijkheden. Een mogelijkheid is de capaciteit (geheugen en CPU) van de servers verhogen. Een andere mogelijkheid is het aanpassen van de applicatie. Voor dit laatste is gekozen. Bij de Consult module wordt de informatie opgedeeld in vier eenheden; informatie over onderzoekers, over onderzoek, over organisaties en over resultaten. Niet alles wordt getoond alleen informatie die voldoet aan bepaalde, vooraf vastgestelde, eisen wordt via deze module getoond. Zo moeten onderzoekers een actieve aanstelling hebben. De documentatie van patch 6 (zie onder 5

anderen: documentatie-consult.doc, als bijlage A bijgevoegd) gaat uitgebreid in op de voorwaarden voor het tonen van gegevens via de vernieuwde Consult module. In de programmatuur van patch 9 is niet langer gekozen voor een situatie waarbij de voorwaarden in het geheel zijn opgenomen in de query zelf. Vanaf patch 9 zijn de voorwaarden voor een groot deel vastgelegd in de tabel definitie! Dit betekent dat het dynamisch aspect minder groot is. Niet elke wijziging aangebracht in Metis komt meteen beschikbaar voor de Consult module. De informatie waaruit de Consult module put moet periodiek het advies is elke nacht/avond worden samengesteld. De volgende scripts moeten dagelijks via een job uitgevoerd worden: - get_medewerkers.sql - get_onderzoek.sql - get_organisaties.sql - get_resultaten.sql - cre_indexes_consult_tabs.sql (Dit script moet men als laatste uitvoeren!) Het op deze manier aanbieden en samenstellen van de informatie door de gebruiker gevraagd moet de performance zeer verbeteren. In de ontwikkel- en testomgeving van het UCI is de performance inderdaad spectaculair verbeterd. c. Kolom onderzoekernummer Een van de universiteiten werd begin maart geconfronteerd met het feit dat de kolom onderzoekernummer vol was. De kolom wordt gevuld via de sequence idmedew en kent een maximale waarde van 99.999. Dit betekent dat men in Metis maximaal 100.000 medewerker/onderzoekers kan opnemen. Als de waarde 99.999 bereikt is, zit de kolom vol en kunnen er geen nieuwe medewerkers in Metis worden vastgelegd. Dit laatste was nu de situatie begin maart bij een van de instellingen. In de maanden mei / juni is groot onderhoud gepland en tijdens dit groot onderhoud zal de kolom onderzoekernummer vergroot worden. De maximale waarde wordt dan 9.999.999. Om in de tussenliggende periode toch nog verder te kunnen is de Metis programmatuur aangepast. Als men nu een nieuwe medewerker toevoegt wordt gezocht na de vrije nummers tussen 1 en 99999. Het eerste vrije nummer wordt toegekend aan de nieuwe medewerker. Het reservoir vrije nummers is voldoende groot om de beoogde periode te kunnen overbruggen. Vrije nummers ontstaan door: (a) het verwijderen van medewerkers en (b) door het niet vastleggen van eenmaal ingevoerde of ingelezen medewerkers/ publicaties. 6

Bijlage A Aan MG Van Hans Schoonbrood Datum 9 november 2005 Betreft Beknopte beschrijving nieuwe Consult module Een meer gedetailleerde beschrijving van deze module wordt binnenkort in de Metis Guide opgenomen. Inleiding In de vernieuwde Consult module wordt voor het stellen van een vraag / zoekopdracht één veld aangeboden. In dit veld kan men een of meerdere waarden (zoek-strings) invullen. Als men meerdere waarden invult kan men deze verbinden via de operatoren: and, or of not. Er wordt daarbij gezocht in de volgende gegevens: - Resultaten tabel resultaten veld titel - titel van resultaat tabel document veld document - samenvatting / abstract resultaat - Onderzoek tabel onderzoek veld tt_ned - Nederlandstalige titel onderzoek tt_eng - Engelstalige titel onderzoek oms_ned - Nederlandstalige samenvatting / abstract onderzoek tabel onderzoek_eng veld oms_eng - Engelstalige samenvatting / abstract onderzoek - Medewerkers tabel medewerker veld naam - naam (of namen) v/d medewerker - Organisaties tabel organisatiedeel veld naam - naam van de organisatie Na het stellen van de vraag wordt als eerste een overzicht aangeboden van de aantallen gevonden waarden; Researchers (medewerkers), Organization (organisaties), Research (onderzoek) en Publications (resultaten) (zie bijlage: afbeelding 1). Vervolgens kan men doorklikken op een van de vier groepen. Men krijgt dan een lijst aangeboden met daarin een beknopte weergave van hetgeen gevonden is (zie bijlage: afbeelding 2). Via deze lijst kan men dan de detailinformatie opvragen (zie bijlage: afbeelding 3). Bij de detailinformatie zijn links aanwezig naar de overige gegevens. Overzicht - details Medewerker links naar publicaties, onderzoek en personal page - details Organisatie links naar publicaties, onderzoek en onderzoekmedewerkers - details Onderzoek links naar publicaties, organisatie (penvoerder) en onderzoekmedewerkers 7

Bij de publicaties worden de links aangeboden in de APA overzichtslijst. lijst Publicaties links naar auteur (naar het detailscherm van de betreffende medewerker), titel (naar de fulltext) en abstract (naar het abstract). De links zijn alleen actief als er verdere gegevens beschikbaar zijn! De bovenstaande informatie zal na de test van Consult module terug te vinden zijn onder de functie Help. Researcher Onderzoekmedewerkers (Researchers) worden in de Consult module opgenomen als aan de volgende voorwaarden voldaan is. (1) Er moet sprake zijn van een actieve werkrelatie. Alleen medewerkers met een actieve werkrelatie kunnen geselecteerd worden. Een werkrelatie is actief als de einddatum niet is ingevuld of als de einddatum na de actuele datum ligt. Als iemand meerdere actieve werkrelaties heeft komt hij/zij maar één keer in de overzichtslijst terug. Bij de details vindt men dat de informatie over de (meerdere) werkrelaties terug. (2) De werkrelatie moet bij de universiteit zijn. Werkrelaties met externe/onbekende organisaties worden niet meegenomen. (3) De medewerker moet minstens verbonden zijn aan 1 resultaat of 1 promotie of 1 onderzoekbijdrage, daarbij moet de status van het resultaat, promotie of onderzoekbijdrage gelijk zijn aan gevalideerd of openbaar. (4) Er wordt daarbij alleen gekeken naar actieve onderzoekbijdrages. Het actuele jaar moet binnen de periode van de bijdrage (jaar vanaf en jaar t/m) vallen. (5) De organisatie waarbij de actieve werkrelatie bestaat moet deelnemen aan de Consult module. Dit kan men aangeven in de DE&C module bij het detailscherm van organisatiedelen. Bijzonderheid: onderzoekmedewerkers worden ook geselecteerd als een actieve onderzoekbijdrage bestaat vanuit een werkrelatie die niet meer actief is! Organization Organisaties komen terug in de Consult module als aan de volgende voorwaarden voldaan is. (1) Organisatie moet deelnemen aan Consult database (zie punt 5 bij Researcher) (2) Het moet een actieve organisatie zijn. (zie voor de definitie van actief punt 1 bij Researcher) (3) Organisatie moet penvoerder zijn van openbaar onderzoek waarvan de status in uitvoering is OF aan de organisatie moet minstens een medewerker (researcher) verbonden zijn waarbij die medewerker minimaal 1 resultaat of 1 onderzoekbijdrage op zijn/haar naam heeft staan. Daarbij moet de status van het resultaat of onderzoekbijdrage gelijk moet zijn aan gevalideerd of openbaar. 8

Research Onderzoek kan geselecteerd worden als het volgende geldt: (1) Het moet openbaar onderzoek zijn. (2) De penvoerder moet deelnemen aan de Consult module (zie punt 5 bij Researcher). (3) De status van het onderzoek moet gelijk zijn aan in uitvoering of de einddatum van het onderzoek moet niet ingevuld zijn. Publications Publicaties kunnen geselecteerd worden als aan de onderstaande voorwaarden voldaan is: (1) De status van de publicatie moet gelijk zijn aan 'gevalideerd of 'openbaar'. (2) Publicatie moet verschenen zijn in kader van openbaar onderzoek of de publicatie moet niet verbonden zijn aan onderzoek. (3) Tenminste een van de auteurs moet een aanstelling hebben hoef geen actuele aanstelling te zijn bij een organisatie die aan de Consult module meedoet. 9

Bijlage voorbeelden Consult module Afbeelding 1 Resultaatscherm na zoekopdracht 10

Afbeelding 2 Overzichtscherm Afbeelding 3 Detailscherm 11