Pagina van 6 Functiebeschrijving Kwaliteitsfunctionaris Algemene informatie Organisatie BTKzorg Functie Kwaliteitfsunctionaris Datum 0-0-0 Status f vastgesteld FWG-schaal 0 Algemeen BTKzorg is een dynamische organisatie, kleinschalig, met groot enthousiasme en veel ambitie. Als dé aanbieder van verpleging, verzorging, kraamzorg en huishoudelijke hulp biedt BTKzorg thuiszorg en kraamzorg uit het hart, waarbij kernwaarden: aandacht, betrouwbaar en respect hoog in het vaandel staan. Kern/ doel van de functie Het adviseren en ondersteunen van het management bij de ontwikkeling, implementatie, borging en toetsing van het kwaliteitsbeleid binnen de organisatie. Situatieschets De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de afdeling Beleid & Kwaliteit (B&K). De afdeling B&K maakt onderdeel uit van het Stafbureau dat het management ondersteunt op het gebied van beleid, kwaliteit, communicatie, control, secretariële ondersteuning en personele zaken. Plaats in de organisatie Ontvangt hiërarchisch en functioneel leiding van de Directeur Algemene Zaken. Contacten Intern: Directeur Algemene Zaken Managers Medewerkers Bedrijfs- en Stafbureau Medewerkers uit alle geledingen van BTKzorg en Zorgvilla s Twente Extern: Collega kwaliteitsfunctionarissen Taken/verantwoordelijkheden in hoofdlijnen. Beleid en ontwikkeling. Informatie en advies. Uitvoeren en bewaken Uitwerking in activiteiten en te behalen resultaten. Beleid en ontwikkeling Ontwikkelen van kwaliteitsbeleid, procedures en protocollen; Ontwikkelt in overleg met de Directeur Algemene Zaken meetinstrumenten ten behoeve van kwaliteitssystemen zoals bijvoorbeeld cliënttevredenheidsonderzoeken; Volgt relevante ontwikkelingen op het gebied van kwaliteit, zoals nieuwe normen, richtlijnen en regelgeving, en beoordeeld deze op consequenties voor de organisatie; Ondersteunt managers bij het opstellen van kwaliteitsdocumenten (richtlijnen, protocollen, procedures en werkinstructies);. Informatie en advies Adviseert de Directeur Algemene Zaken en het management ten aanzien van kwaliteitsbeleid; Geeft voorlichting en instructies met betrekking tot de uitvoering van het kwaliteitsbeleid aan de Directeur Algemene Zaken, het management en overige medewerkers binnen de organisatie.. Uitvoeren en bewaken Begeleidt de implementatie van het kwaliteitsbeleid, systemen en instrumenten en de daarbij behorende veranderingsprocessen; Houdt het kwaliteitsmanagementsysteem up to date; Verwerkt correcties op kwaliteitsdocumenten na vaststelling door het management en communiceert hierover naar de organisatie; Draagt zorg voor plaatsing van (geactualiseerde) kwaliteitsdocumenten op intranet; Signaleert en controleert of alle werkzaamheden worden uitgevoerd zoals beschreven in het kwaliteitshandboek en rapporteert de bevindingen aan de Directeur Algemene Zaken;
Pagina van 6 Signaleert knelpunten binnen de organisatie die voortvloeien uit audits, klachten- en MIC-registratie (Melding Incidenten Cliënten), maakt probleemen procesanalyses en stelt verbetervoorstellen op; Zet evaluaties in gang, bewaakt de uitvoering van evaluaties en verwerkt evaluatieresultaten in het documentatiesysteem; Werkt kwaliteitsdocumenten uit; Neemt deel aan commissies, werk- en projectgroepen. Bevoegdheden Zelfstandig uitvoeren van handelingen die betrekking hebben op de eigen werkzaamheden. Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden Kennis De functie vereist relevante kennis op HBO niveau, aangevuld met ervaring op het gebied van kwaliteitszorg in de zorgsector. Het volgen van ontwikkelingen in het werk- en vakgebied is van belang voor de functie-uitoefening. Zelfstandigheid De werkzaamheden worden binnen de gestelde voorschriften en richtlijnen zelfstandig uitgevoerd. De functie stelt specifieke eisen aan het nemen van initiatieven, probleemoplossend vermogen en vindingrijkheid. Sociale Vaardigheden Eisen worden gesteld aan sociale vaardigheden zoals tact, luistervaardigheid, het wekken van belangstelling, motiveren en overbruggen van tegenstellingen bij het implementeren, onderhouden en toetsen op de naleving van het kwaliteitssysteem. Risico s, verantwoordelijkheid en invloed Heeft invloed op het imago van de organisatie en het kwaliteitsbeleid van de organisatie. Uitdrukkingsvaardigheid Mondeling uitdrukkingsvaardigheid is nodig voor het overdragen van informatie, toelichtingen en adviezen. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is nodig bij het opstellen van kwaliteitsdocumenten. Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is vereist voor het werken met een computer. Oplettendheid Oplettendheid is vereist bij het implementeren, beheren en actualiseren van kwaliteitsdocumenten en het signaleren van kwaliteitsverbeteringen. Onvoldoende oplettendheid kan nadelige consequenties hebben voor het kwaliteitsniveau van de organisatie. Overige functie-eisen Eisen worden gesteld aan doorzettingsvermogen (ondersteunen van veranderingen), gevoel voor systematiek (toepassen van kwaliteitssysteem), integriteit en representa-tiviteit. Inconveniënten Er kan sprake zijn van psychische belasting in verband met het omgaan met tegengestelde belangen en het verrichten van werkzaamheden onder tijdsdruk van planningen. Kernwaarden en BTK-competenties Kernwaarden: Op een goede manier met zichzelf en anderen omgaan. Aandacht, betrouwbaar en respect Behandelt mensen eerlijk, zorgvuldig en met respect. Is toegankelijk, stelt zich dienstverlenend op. Houdt in het eigen gedrag rekening met de ander. Doet niet mee aan wandelgangenpraat. Doet wat hij zegt, komt beloften na. Is open over zelf gemaakte fouten of beslissingen. Houdt rekening met verschillen in cultuur, geaardheid, waarden etc. Voelt aan of anderen contact en gesprek al dan niet op prijs stellen. Heeft respect voor de ander, ongeacht de onredelijkheid van wensen of klachten. Toont de bereidheid om tot een oplossing te komen. Laat merken beweegredenen en belangen van anderen te onderkennen. Is bereikbaar en aanspreekbaar en neemt de tijd om te luisteren. Beschikt over een sociale antenne en leest tussen de regels door.
Pagina van 6 Handelt vakbekwaam, met gebruik van de vereiste kennis en vaardigheden. Vakinhoudelijk handelen Gaat zorgzaam om met (werk)materialen. Voert voorgeschreven instructies foutloos uit. Werkt geconcentreerd, efficiënt, zorgvuldig en netjes. Weet wat er gedaan moet worden en hoe het gedaan moet worden. Is alert op veranderingen. Controleert het eigen werk zorgvuldig en blijft alert op details. Voert werkzaamheden als volleerd uit, resultaten getuigen van vakkennis. Benadert vraagstukken vanuit een methodisch kader of theoretisch oogpunt. Onderscheidt hoofd- en bijzaken, oorzaak en gevolg. Legt verbanden tussen gegevens. Geeft advies op basis van richtlijnen, protocollen en afspraken. Verwerkt nieuwe kennis en ervaringen in het eigen denken en handelen. Kan risico s inschatten, problemen vroegtijdig signaleren, interventies kiezen en uitvoeren, het verloop monitoren en de resultaten evalueren. Is specialist op zijn vakgebied. Neemt standpunten in, hakt knopen door. Neemt de juiste beslissingen in het geval van tegenstrijdige belangen, ook wanneer anderen het er niet mee eens zijn. Mondeling en/of schriftelijk helder overbrengen van informatie, meningen, ideeën, standpunten en/of besluiten. Communicatie Luistert. Stelt (open) vragen. Formuleert in goed lopende, vloeiende zinnen. Spreekt goed verstaanbaar, praat rustig en duidelijk, articuleert goed. Brengt informatie helder over. Beheerst de Nederlandse taal goed. Reageert beheerst in onverwachte situaties. Heeft in het gesprek een heldere opbouw en structuur. Beantwoordt inhoudelijke vragen afdoende. Heeft oog voor non-verbale communicatie en rapporteert indien nodig. Geeft ruimte aan gesprekspartners. Vat het gesprokene to the point samen. Achterhaalt actief de behoeften en verwachtingen van de ander en probeert hier zoveel mogelijk bij aan te sluiten. Vraagt door op standpunten en op emotionele opmerkingen. Hanteert in teksten een heldere opbouw en structuur (verslagen, rapportages). Past de communicatie/schrijfstijl aan de gesprekspartner/lezer aan. Formuleert teksten in correct Nederlands, zonder taalfouten, met juist gebruik van grammatica. Praat in termen van mogelijkheden in plaats van problemen. Vertaalt abstracte informatie naar concrete voorbeelden die iedereen aanspreken. Geeft argumenten extra kracht door ze met beslistheid en enthousiasme naar voren te brengen. Benoemt weerstand, maakt deze bespreekbaar en buigt deze om. Boekt optimale resultaten bij gesprekken met tegenstrijdige belangen, zowel op inhoudelijk gebied als op het gebied van het goed houden van de relatie. Draagt ingenomen standpunten uit ook als anderen het er niet mee eens zijn, zonder te vervallen in een rigide opstelling.
Pagina van 6 Teamspeler, werkt samen naar een gemeenschappelijk doel. Samenwerking Stelt zich collegiaal op. Draagt bij aan een prettige werksfeer Staat open voor meningen, ideeën en feedback. Kijkt over de muren van het eigen team of de eigen afdeling heen. Is proactief, wacht niet af. Zoekt de samenwerking en het overleg op. Signaleert wanneer anderen hulp nodig hebben en neemt taken zo nodig over. Stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang als dat nodig is. Neemt zo nodig maatregelen om de situatie niet uit de hand te laten lopen. Spreekt de ander aan op gedrag. Praat in termen van er samen uitkomen. Signaleert afwijkingen, komt uit eigen beweging met (verbeter) voorstellen en gaat over tot actie. Schat de machtsverhoudingen in een team of groep goed in, heeft oog voor groepsdynamica. Staat open staan voor ideeën van anderen en denkt daarin mee. Weet tegengestelde belangen te overbruggen en neutraliseert eventuele wrijving tijdig en effectief. In geval van leidinggeven/coachen: Maakt een bewuste afweging tussen zelf doen of delegeren. Deelt taken toe aan anderen afgestemd op hun capaciteiten en verantwoordelijkheden. Geeft duidelijk de grenzen aan van de gedelegeerd taken en bevoegdheden. Spreekt vertrouwen uit in de capaciteiten van de ander om de gedelegeerde taak uit te voeren. Onderkent de eigen positie en de invloed hiervan op anderen. Werkt actief aan de eigen ontwikkeling en deskundigheid. Ontwikkelen Staat open voor feedback. Stelt zich vragend op en toont de wil om te leren. Leert van eigen fouten. Vraagt en geeft feedback aan collega s of anderen. Toont zich nieuwsgierig/leergierig om huidige kennis te verbreden en/of te verdiepen. Werkt zich snel in nieuwe materie in. Heeft een kritische blik op het eigen functioneren (zelfreflectie). Toont een realistisch inzicht in de eigen sterke en zwakke punten. Wacht niet af, zoekt en benut kansen voor eigen ontwikkeling. Investeert in de eigen ontwikkeling (scholing, opleiding, training, vakliteratuur, e-learning, intervisie). Integreert nieuwe kennis in bestaande. Stelt zich ook in complexe situaties leergierig en reflecterend op; stelt vragen en toont eigen onzekerheid. Stelt grenzen door aan te geven welke taken/rollen wel en niet aansluiten bij de eigen competenties. In geval van leidinggeven/coachen: Brengt de ander in situaties die uitdagend en leerzaam voor hen zijn. Stimuleert de ander tot professionele en/of persoonlijke ontwikkeling. Spreekt de ander aan op eigen verantwoordelijkheden. Stimuleert anderen om zelf oplossingen te bedenken, om de eigen ideeën uit te werken en te realiseren.
Pagina van 6 Beschikt over een antenne voor ontwikkelingen en gebruikt deze voor het eigen werk of de organisatie. Gedrag met als doel bevorderen van gezondheid, voorlichten, informeren en/of bewustwording. Maatschappelijk handelen en preventie Gedraagt zich volgens de geldende regels, normen en waarden. Is zich bewust van het feit de organisatie te vertegenwoordigen. Praat positief en enthousiast over het werk, de organisatie of het vak. Onderscheidt incidenten van alledaagse vraagstukken, legt verbanden tussen vraagstukken. Voelt aan waar het in de kern omgaat, van daaruit verder denken en zoeken naar oplossingen of toepassingen. Is in staat het gedrag van de ander te beïnvloeden. Weet kritische situaties tijdig te onderkennen en hierop adequaat in te spelen. Voorkomt dat zaken uit de hand lopen door tijdig maatregelen te nemen. Speelt in op ontwikkelingen en benut deze voor het eigen werk. Treedt zelfbewust en vastberaden op ten opzichte van anderen, maar heeft hierbij gevoel voor verhoudingen. Toont zich bewust van de positie die de organisatie in haar omgeving inneemt en wat de eigen invloed daarop is. Legt het accent op mogelijkheden voor de toekomst in plaats van op de beperkingen in het heden. Heeft helikopterview, kan overstijgend denken. Overziet welke doelstellingen behaald moeten worden (door wie, met welke middelen) en wat daarbij prioriteit heeft. Organisatie en financiering Werkt ordelijk en systematisch. Houdt zich aan deadlines en gemaakte afspraken. Verspilt geen goederen/materialen. Belooft geen dingen die niet waargemaakt kunnen worden. Combineert verschillende soorten werkzaamheden op een effectieve en efficiënte manier. Weet optimaal gebruik te maken van de beschikbare middelen. Kan planmatig werken, kijkt vooruit (rekening houdend met pieken en dalen in werkzaamheden, rond vakanties/ziekte/ periodeafsluitingen). Formuleert activiteiten/concrete doelen voor zichzelf of voor anderen. Stelt prioriteiten voor zichzelf. Anticipeert gemakkelijk op wijzigingen en ontwikkelingen. Stelt het nemen van de beslissing niet onnodig uit. Regelt de voor het werk benodigde mensen en middelen. Houdt bij plannen en handelen rekening met consequenties voor andere organisatieonderdelen. Stuurt tijdig bij als de voortgang dreigt af te wijken van de planning. Weet in complexe of onverwachte situaties maatregelen te treffen waardoor orde op zaken gesteld wordt. Houdt in overleg en onderhandelingen rekening met de diverse belangen en posities. Stelt zich ondernemend en marktgericht op, volgt de ontwikkelingen in het bedrijfsleven, instellingen en maatschappij en vertaalt deze naar de organisatie. Handelen volgens de geldende regels, normen en waarden. Professionaliteit en kwaliteit Werkt volgens geldende vakkennis, procedures, regels en kwaliteitsafspraken (handboek, gedragcode, etc). Heeft toegang tot en maakt gebruik van relevante vakinhoudelijke informatie. Werkt onder druk kwaliteitsgericht en let op details. Herstelt fouten als deze aan het licht komen. Kent de eigen grenzen, vraagt bij te moeilijke situaties tijdig om hulp. Handelt beheerst en doelmatig onder stressvolle omstandigheden, zoals werk- en tijdsdruk, tegenslag, risico s of emotionele confron-
Pagina 6 van 6 taties, laat geen steken vallen. Stimuleert nauwkeurig werken en wijkt waar nodig af wanneer fouten voorkomen worden of kwaliteit verhoogd. Is zich bewust van ethische, juridische en maatschappelijke kaders en opereert daarbinnen. Behandelt vertrouwelijke informatie met de nodige zorgvuldigheid en geheimhouding. Wijkt beargumenteerd van procedures, regels en richtlijnen af zodat ongewenste resultaten worden voorkomen en kwaliteit wordt verhoogd en maakt hier melding van. Neemt verantwoordelijkheid voor eigen handelen, verschuilt zich niet achter overmacht. Stelt situaties aan de orde waarin behoefte is aan beleid of regels. Zorgt dat anderen op de hoogte zijn van gemaakte kwaliteitsafspraken. Handelt consequent, neemt in gelijksoortige omstandigheden soortgelijke standpunten in en een passende houding aan. Kan omgaan met onduidelijkheid en onzekerheid. Ziet klantgerichtheid in het perspectief van de gehele organisatie en stimuleert anderen om de dienstverlening te optimaliseren. Creëert voor zichzelf en voor anderen inzicht in de (voort)gang van zaken. Evalueert op regelmatige basis de kwaliteit van procedures, werkprocessen en uitkomsten.