Leden van M.H.C. Oranje Zwart. Notulen Bijzondere Ledenvergadering d.d. 14-09-2009 Locatie Aanvang : Clubhuis Oranje Zwart : 20.00 uur Agenda: 1. Opening 2. Ingekomen en uitgaande correspondentie 3. Bestuursmutaties 4. (Nieuwe) Gedragsregels 5. Arbitragevoorstel 6. Contributie seizoen 2009-2010 7. Rondvraag 8. Sluiting Notulen: Ad 1. De voorzitter, Peter van der Horst, heet namens het bestuur allen van harte welkom. Hij geeft een korte toelichting op de wijziging van Algemene Ledenvergadering en de nu te houden Bijzondere Ledenvergadering. Belangrijkste reden, ligt in de datum waarop traditioneel de ALV werd gepland. Op een ALV behoort, terecht, verantwoording te worden afgelegd door het bestuur over de achterliggende periode en vooruit te worden geblikt, inclusief begrotingen naar het voorliggende jaar. Omdat juist in de maanden (soms weken) voorafgaand aan de ALV, welke traditioneel gepland is aan het begin van een nieuwe seizoen, nog heel veel mutaties plaatsvinden bij o.a. Stichting Top Hockey (STH) maar ook elders en er tegelijkertijd de vakantieperiode loopt is het welhaast ondoenlijk een zorgvuldige begroting op dit moment voor te leggen. Bovendien, zo is in de statuten bepaald, hoeft bijvoorbeeld het jaarverslag van STH pas voor eind september bij het algemeen bestuur te worden aangeboden. Kortom, het bestuur wil niet enkel nu, maar ook voor de toekomst de ALV bij voorkeur verplaatsen naar december. Het bestuur biedt haar verontschuldiging aan voor de korte tijdspanne waarop zij dit heeft gecommuniceerd en vraagt de vergadering hiervoor begrip. De vergadering accepteert de uitleg en honoreert de handelswijze en keuze op basis van de gegeven uitleg met een unanieme goedkeuring. Ad 2. Er zijn een tweetal e-mails bij de secretaris binnengekomen. Van Maarten Bakker en van Nicole Fuchs. Deze hebben betrekking op hetgeen in het openingswoord
door de voorzitter is gemeld. Verder is eventueel de gelegenheid om hier, voor zover niet al op de agenda aan bod komt, bij de rondvraag nog op terug te komen. Er is geen uitgaande correspondentie. Ad 3. De secretaris, Pim van Leeuwen, somt de bestuursmutaties op welke het bestuur aan de vergadering ter goedkeuring voorlegt: Penningmeester Bart Schellekens treedt af op eigen verzoek. Het bestuur heeft aan de functie van penningmeester een meer pro-actieve rol toegekend, welke meer tijd vraagt dan bij zijn aantreden het geval was. Bart wil nog wel actief blijven bij sponsoring. Raymond de Bie wordt door het bestuur voorgesteld als opvolger van Bart. Bestuur STH Ton van de Schoot treedt af als bestuurslid bij STH. Hij blijft aan als bestuurslid bij het Algemeen Bestuur van M.H.C. en heeft facilitaire zaken in portefeuille. Ton zat de STH voor sedert 01 juli tot heden, na vertrek van voorzitter Joop Veelenturf. Voorzitter STH Raymond Pieterse is door het bestuur voorgedragen als voorzitter STH. Secretaris Pim van Leeuwen treedt af als secretaris. Hij is binnen het bestuur gevraagd de nieuwe portefeuille Sponsoring & Commercie voor te zitten. In zijn plaats draagt het bestuur Annemieke Hoefakker voor als nieuwe secretaris. Voorzitter Business Club Jules van Gaalen treedt af als voorzitter van de Business Club van OZ en zal ook geen deel meer uitmaken van het dagelijks bestuur. Hij wil zich nu richten op een MBA-studie. De secretaris licht verder toe: De BC valt nu in de portefeuille Sponsoring & Commercie. In de vorm van Pim van Leeuwen is daarmee de bestuurlijke verankering geregeld. Er zal derhalve geen nieuwe voorzitter BC worden benoemd. Wel heeft Aart Termeer (ABN Amro) zich bereid verklaard om als Anchorman van de BC deze organisatorisch te leiden en zal Bert-Jan IJpelaar zich vooral richten op aanwerven van nieuwe leden voor de BC. Manon Rooijakkers verzorgt administratieve ondersteuning. Voorzitter Sponsoring & Commercie Pim van Leeuwen is door het bestuur benoemd als voorzitter van deze commissie. Pim blijft aan als bestuurslid. De voorgedragen bestuursleden stellen zich kort aan de vergadering voor, waarna de voorzitter de vergadering verzoekt om benoeming van deze kandidaatbestuursleden mondeling goed te keuren. De vergadering stemt hiermee unaniem in. De voorzitter dankt de aftredende bestuursleden en zegt hen een passend afscheid toe op de ALV in december.
Ad 4. (Nieuwe) Gedragsregels Claire de Natris (bestuurslid, TC) doet verslag inzake de voorgestelde gedragsregels voor OZ. Deze zijn gebaseerd op de (zeer uitgebreide) versie van de KNHB en er is een voor de club handzamere en op onderdelen aan de club aangepaste versie voor gemaakt. Het doel is om het gedrag op en rond de club verder te verbeteren, meer duidelijk te maken en ook beter te kunnen communiceren /publiceren. Daarnaast kan met een aantal regels ook beter zwartspelen worden ontdekt en bestreden. De regels omvatten o.a.: - Orde en netheid op en rond de velden en het terrein van OZ (horecagedeelte en terras zijn primair óók de verantwoordelijkheid van exploitant Simol); - Veiligheid; - Orde en netheid in kleedruimtes en overige (niet horeca-) ruimten in clubhuis; - Alcohol en roken; - E.H.B.O. gebruik, aanvullen, beschikbaarheid; - Kledingvoorschriften - Gedrag (ouders, spelers, coaches, trainers) t.o.v. elkaar en bezoekers; - Seksuele intimidatie, pesten, intimidatie. M.b.t. dit laatste punt wordt thans ook gesproken met 2 huisartsen en 1 traumapsycholoog om de rol van vertrouwenspersoon / -arts te vervullen. Zodra zij definitief hebben toegezegd zal dit nader bekend worden gemaakt. Gedragsregels zullen in verkorte vorm ook in het clubhuis en op de site worden gepubliceerd en zullen ook deel uitmaken van instructiemateriaal voor de coaches. Op de nieuwe site staat vermeld dat v.a. 14.00 uur alcohol wordt geschonken. Dit moet toch 16.00 uur zijn? Klopt. Moet 16.00 uur zijn. Bestuur neemt dit op met horeca. Er lag afgelopen weekend naast veel rotzooi ook glaswerk op velden / in dugouts. Horeca heeft zelf aangegeven te willen experimenteren met glaswerk en daar zelf ook verantwoordelijkheid voor te nemen. Dit overigens op verzoek van veel leden die liever uit glas dan uit plastic drinken. Het is een try-out en het bestuur zal er op toezien dat dit werkbaar blijft. Vervolgens komen vanuit de vergadering diverse suggesties om de rommel op velden en in dugouts na afloop van elke partij op te ruimen. Het bestuur neemt deze suggesties zeer ter harte en zal deze zoveel mogelijk proberen toe te passen. De kleine afvalemmers op het terrein zijn van de gemeente en al meermalen is door OZ gevraagd om grotere afvalbakken. De voorzitter vraagt de vergadering, na vragen en opmerkingen gehoord te hebben, om goedkeuring van de gedragsregels zoals voorgesteld. De vergadering stemt hier unaniem mee in. Ad 5. In het verlengde van de hiervoor besproken gedragsregels is ook een nieuw Arbitragevoorstel opgesteld. Het bestuur ziet zich jaarlijks geconfronteerd met een
behoorlijk bedrag aan opgelegde boetes (door KNHB) welke niet kunnen worden verhaald op individuele spelers of teams. Of waarbij dit aanvankelijk wel gebeurde, maar er te weinig toezicht bestond op naleving. Overigens geldt hetzelfde voor door de club opgelegde boetes. In de nieuwe opzet zin de regels nog eens duidelijk verwoord en verbeterd en zijn boetes voor zover binnen de invloedsfeer van OZ nog eens onder de loep genomen. Monique Custers en Ton Daans hebben zich opgeworpen boetes bij de juiste personen neer te leggen en betaling /naleving daarvan te bewaken. De voorzitter vraagt de vergadering in te stemmen met dit voorstel, hetgeen de vergadering unaniem doet. Ad 6. Namens het bestuur verontschuldigde voorzitter zich voor het feit, dat de contributienota s reeds aan de leden zijn verzonden en dat daarvoor feitelijk eerst goedkeuring door de ALV nodig is. Mede in het licht van hetgeen de voorzitter al bij diens opening noemde, is ook dit in de toekomst beter te organiseren als de ALV voortaan in december zou worden gehouden. Nu stond het bestuur voor de keuze om een (noodzakelijke) contributieverhoging pas voor het seizoen 2010-2011 te kunnen voorleggen ter goedkeuring of nu reeds de contributie aan te passen. Het bestuur heeft voor de laatste optie gekozen. Een uitgebreide vergelijking met contributies bij andere hockeyclubs in de regio, waaronder ook Tilburg, Den Bosch, HCE, EMHC wijst uit dat OZ in absolute zin niet de duurste club is en ook zeker niet relatief als men de faciliteiten in de vergelijking meeneemt. Het bestuur biedt de vergadering deze vergelijkingen aan. De vergadering ziet zich voor een voldongen feit geplaatst, maar accepteert de uitleg van het bestuur en keurt alsnog de contributie voor het seizoen 2009-2010 unaniem goed. Ad 7. Rondvraag Er doen diverse geruchten de ronde inzake de bijdrage voor teamkleding, in het bijzonder voor de lijn-teams. Kan hierover meer duidelijkheid worden gegeven? Het bestuur is helaas geconfronteerd met een faillissement van kledingsponsor H20. Met een ander kledingmerk werd nagenoeg overeenstemming bereikt, maar ook dit bedrijf ging onverwacht failliet. Op dit moment wordt een aantal aanbiedingen vergeleken en zal op zo kort mogelijke termijn een nieuw sponsorcontract worden aangegaan. Hoewel nog niets zeker is, wordt naar verwachting voor teams (lijn teams, maar ook overige teams) een kledingpakket worden samengesteld. Daarin zal niet enkel een wedstrijdtenue, maar mogelijk ook trainings- /regenkleding inbegrepen zijn. De kosten voor een pakket zullen vrijwel zeker wat hoger uitpakken, maar daarvoor zal ook een moderner, hoogwaardiger, professioneler product worden geboden. Exacte samenstelling en prijs wordt zsm bekendgemaakt. Middels sponsors kan uiteraard de kosten voor een team /speler worden gedrukt of zelfs nihil zijn.
Voor lijnteams is men nu begonnen met verstrekken / aanvullen van spullen van H20 waarvan nog voorraad is. Ik wil een team sponsoren. Zij hebben nu geen tenue. Wat beveelt het bestuur mij aan? Zolang er nog geen alternatief voorhanden is, kan het bestuur geen specifiek tenue voorschrijven (m.u.v. lijn teams). Aan u de keuze om of nu zelf iets te regelen ofwel even te wachten tot nieuwe tenue beschikbaar is. Ook tenue sponsoring zal straks strakker worden geregeld. Dit mede i.v.m. afspraken met sponsor ABN Amro. Er is een incentive te verdienen door OZ indien club in zelfde tenue loopt met ABN Amro logo op de borst. Wanneer het nieuwe tenue komt, zal elke shirt vooraf voorzien zijn van deze opdruk op de borst. Specifieke regels voor overige shirtsponsoring volgt zeer binnenkort op de site. Opmerking: Onduidelijkheid m.b.t. de gedragsregels Tenue blijft eigendom.. zou wat nader gespecificeerd mogen worden. Wie is eigenaar (sponsor?). Verder voorstel om in OZ regels in ieder geval wel te verwijzen naar de voorwaarden /regels van de KNHB. Deze suggesties worden ter harte genomen en tekstuele aanpassing wordt gedaan. Tot wie moet men zich wenden voor wedstrijdsecretariaat senioren? (red.: Deze vraag komt van Hosdee, die al enige tijd geleden heeft aangegeven deze taak niet meer uit te voeren). Zowel bestuur als aanwezigen is zich bewust van dit nijpende probleem, maar een directe oplossing is niet voorhanden. A.i. kan worden verwezen naar de clubmanager. Het bestuur zegt toe hiervan haar 1 e prioriteit te maken. Enkele aanwezigen spreken uit een persoon persoonlijk te benaderen. Ad 8. Voorzitter dankt allen voor hun aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering.