Handleiding van het kasboek

Handleiding van het kasboek

Handleiding kasboek SMART-FMS het systeem waarmee wij werken heeft een link gemaakt, zodat ook cliënten op een gemakkelijke manier mee kunnen kijken in hun financiën en kunnen communiceren met de medewerkers van schulddienstverlening en budgetbeheer. Maar waarom meekijken in het kasboek? U heeft zelf inzage in uw inkomsten en uitgaven van zowel de betaalrekening als de leefgeldrekening. Van de betaalrekening betalen wij uw vaste lasten en storten wij leefgeld naar uw leefgeldrekening. Daarnaast werken wij met een soort van spaarpotjes; extra, eigen risico en onvoorzien. U kunt vanaf thuis zien hoeveel geld er in deze spaarpotjes zitten. Als u wat extra wilt hebben kunt u zelf zien of hier geld voor is. Daarnaast kunt u communiceren via het kasboeksysteem met ons. U kunt berichten sturen en die kunnen wij zien op een centraal scherm. Alle medewerkers houden dit scherm in de gaten en zodra er een bericht is kan worden gereageerd. Het kan zijn dat jouw aanspreekpunt ziek is, in dat geval zien we je jouw bericht niet op degene zijn of haar mail. Stuurt u een bericht, dan krijgt u bijna altijd zeer snel een bericht terug. Tenzij het natuurlijk om een kwestie gaat, waar alleen uw aanspreekpunt op kan antwoorden. 2

Werking van het systeem Via de link http://kasboek.smartfms.nl/ kunt u inloggen op het kasboek. U krijgt dan onderstaand scherm te zien. Met uw eigen opgegeven e-mailadres en de door ons gegeven gebruikersnaam en wachtwoord kunt u inloggen. Als u uw wachtwoord een paar keer verkeerd ingetoetst dan wordt uw account geblokkeerd. Voor een nieuw wachtwoord kunt u contact opnemen met uw schuldhulpverlener of budgetbeheerder. Indien u voor de eerste keer inlogt dan krijgt u een melding op uw beginscherm te staan met instructies. Door het vinkje weg te halen, krijgt u de volgende keer deze melding niet meer te zien. U komt dan op een scherm waar u uit diverse banken een keuze kunt maken. Dit hoeft u niet te doen, want wij behandelen uw inkomsten en uitgaven. U kunt daardoor gewoon bovenin naar het menu gaan. Rechts bovenin, boven de zwarte balk waarin SMART kasboek staat, kunt u uitloggen. Vergeet dit niet, want we willen niet dat uw gegevens door anderen worden bekeken. Door gemakkelijk op uitloggen te klikken, wordt u uitgelogd. 3

Aan de slag met het kasboek In het bovenste balkje ziet u beheer rekeningen en berichten staan op de afbeelding hierboven. Door op beheerrekening te drukken, krijgt u het menu eronder te zien. Beheer rekeningen Persoonlijk: U kunt hier uw wachtwoord wijzigen. Het is niet verplicht. Heeft u drie keer het verkeerde wachtwoord ingetoetst, dan kunt u contact opnemen met één van de medewerkers en zij kunnen een nieuw wachtwoord voor u aanvragen. Betaalrekening: hier vindt u de rekening waar wij uw vaste lasten van betalen en waarop uw inkomsten staan aangegeven. Bij saldo overzicht ziet u precies hoeveel geld er is en wat er is betaald. 4

Op bovenstaande afbeelding ziet u twee grafieken, hier hoeft u niet naar te kijken, ze zijn niet belangrijk. Aan de rechterkant ziet u een kleinere grafiek. Hier ziet u wat er op het moment op uw betaalrekening staat en/of op uw spaarrekening/leefgeldrekening. Het bedrag kan bij sommige cliënten erg hoog zijn. Dit komt doordat wij werken met spaarpotjes en deze bedragen worden meegeteld in het totaal saldo. Het totaal saldo is dus wat er op de rekening staat maar niet wat besteedbaar is. Scrollt u naar beneden op de pagina dan krijgt u de inkomsten en uitgaven te zien. Het is eigenlijk net zoals bij het internetbankieren. U ziet wanneer welk bedrag is binnengekomen of is uitgeven, waarvoor het betaald is, etc. Onderaan de pagina vindt u de knop afdrukken zodat u het zelf kan afdrukken voor uw administratie. 5

Naast het saldo op de betaalrekening kunt u ook uw begroting zien. Dit is een raming van uw inkomsten en uitgaven. Let op! Ieder budget is verschillend. De begroting staat op de volgende pagina. 6

Sommige bedragen worden maandelijks betaald en anderen per kwartaal of jaar. Onderaan ziet u begroting resultaat staan. De uitgaven worden daar van de inkomsten afgetrokken. In het voorbeeld hierboven ziet u dat deze cliënt 14,99 over heeft per maand. Per budget is het afhankelijk van wat de inkomsten zijn en wat de uitgaven zijn. Wordt er meer uitgegeven dan er binnen komt dan dienen u en uw budgetbeheerder te kijken naar wat mogelijk is om het positief te veranderen. Leefgeldrekening: net zoals op de betaalrekening kunt u hier uw inkomsten en uitgaven zien. Spaarrekening: net zoals op de betaalrekening kunt u hier uw inkomsten en uitgaven zien. Mutaties financieel: Hier kunt u diverse zaken vinden welke wij maandelijks betalen. Het is de begroting per rubriek en u kunt zien wat de betalingskenmerken zijn. Echter dit is niet van belang voor u. Wat wel belangrijk is zijn de betalingsregeling en de reserveringen. Bij betalingsregelingen ziet u eerst de omschrijving, de schuldeiser en het totaalbedrag. Daarnaast kunt u zien in hoeveel termijnen wordt betaald en om wat voor maandbedrag het gaat. Bij een schuldregeling kunt u helemaal rechts zien hoeveel er op dat moment al is gespaard. 7

Onder reserveringen worden de spaarpotjes gezet. Elke maand wordt een bepaald bedrag in de spaarpot gezet. Bijna iedereen heeft de spaarpotjes extra, onvoorzien en eigen risico. Afhankelijk van het budget en de vaste lasten hebben cliënten meer spaarpotjes, bijvoorbeeld voor een mobiele telefoon provider, MRB, UPC en gemeentelijke belastingen. Er wordt gespaard voor de eigen risico, zodat men geld heeft voor het geval er wat gebeurt met u. De jaarpremie staat dit jaar op 350,00. Er wordt in de meeste gevallen 30,00 per maand gespaard voor dit spaarpotje. De reservering onvoorzien is niet vrij besteedbaar en wordt gebruikt voor: jaarnota s van energiebedrijven noodzakelijke kosten inboedel (bon inleveren) noodzakelijke dierenartskosten niet noodzakelijke behoeftes, tenzij dit voor extra inkomsten kan zorgen jaarlijkse verhoging vaste lasten identiteitsdocumenten + rijbewijs verlengen schoolkosten na overleg nota De reservering extra is wel vrij besteedbaar door u. U hoeft niet aan te geven waarvoor u het wil hebben, want het spaarpotje is voor u! Het potje extra kan gebruikt worden voor verjaardagen, cadeaus, dagjes uit, kleding, reiskosten (oa ziekenhuisbezoek/uitjes) en eigen bijdrage medicijnen. Op onderstaande afbeelding ziet u de bovengenoemde spaarpotjes. Bij bedrag ziet u het bedrag dat elke maand gespaard wordt en bij saldo wat er op dat moment in het spaarpotje zit. 8

Bij begindatum ziet u oude data staan. Elke maand wordt ervoor gespaard en aan de dagen kunt u zien op welke dag weer nieuw geld in de pot wordt gestopt. Bij onvoorzien is dat in dit geval op de 20 e van de maand en bij eigen risico op de 13 e van elke maand. In bovenstaande afbeelding ziet u dat de cliënt in kwestie elke maand 50,00 spaart voor extra. Op het moment zit er geen geld in de post (saldo). Bij ons is de richtlijn Op = Op!! U kunt dan ook geen extra geld krijgen. Vragen hierom heeft dan ook geen zin. Het is dus erg belangrijk om eerst in de spaarpot te krijgen of er geld is, is het er dan kunt u ons daarom vragen. Is het er niet, dan kan het helaas niet doorgaan. Berichten Heeft u gezien dat er extra geld is en u wilt dit hebben of ziet u iets vreemd op de rekening en wilt u weten waarom dit zo is? Dan kunt u gemakkelijk via het systeem een bericht sturen naar de medewerkers. Een voordeel van het sturen van berichten via het systeem is dat u veelal die zelfde dag nog gelijk antwoord krijgt. Indien uw budgetbeheerder niet aanwezig dan reageert een andere budgetbeheerder op uw vraag. Stuurt u via de mail een bericht en uw budgetbeheerder is niet aanwezig dan krijgt u later bericht. Door het sturen van een bericht op een werkdag, via het systeem, dan krijgt u altijd een bericht. Onderstaand vind u de werkbalk van de berichten. Al eerder is het persoonlijke gedeelte besproken. Dit is het zelfde als bij de beheerrekeningen. Het berichten postvak is eigenlijk hetzelfde als een e-mailpostvak. Bij verzonden berichten vindt u de berichten die u naar ons heeft gezonden. Bij postvak ziet u de berichten die u van ons ontvangt, dus de antwoorden op uw vragen. De berichten in postvak in en verzonden kunt u archiveren of verwijderen. Bij het archiveren dan worden de berichten door het systeem in archief geplaatst. Het is niet noodzakelijk om de berichten te archiveren, u kunt ze ook in het postvak en verzonden map laten staan. Maar hoe verstuurt u nu een bericht? Door gemakkelijk onderaan op berichten plaatsen te drukken. U krijgt dan de afbeelding op de volgende pagina te zien. 9

Bij het onderwerp geeft u aan waar het over gaan, bijvoorbeeld extra of UPC. Als het extra is hoeft u niet te vertellen waar het over gaat. Het mag wel. Als wij bijvoorbeeld zien dat het vaak om medicijnen gaat of kleding, dan kunnen we een nieuw reserveerpotje aanmaken speciaal daarvoor. Ziet u iets raars op de rekening, zoals een hoger bedrag dat is betaald aan UPC. Onderwerp is dan UPC en uw melding daarover kunt u in het vak onder bericht typen. Is uw bericht klaar, dan drukt u op de knop verzenden. Uw verzonden bericht komt dan in de map verzonden. Bij ons komt dan een bericht op het computerscherm dat er een nieuw bericht is binnengekomen. De budgetbeheerders houden elke werkdag bij of er een nieuw bericht binnen komt. Zij sturen u een bericht toe en deze vindt u in postvak in. Bent u klaar op het kasboek, vergeet dan niet uit te loggen! 10