COR 2012 035 Centrale OndernemingsRaad Stichting FOM Jaarverslag 2011
Centrale Ondernemingsraad (COR) FOM Jaarverslag 2011 cor@fom.nl www.fom.nl/cor 2
Voorwoord Beste collega, In januari 2011 is de Centrale Ondernemingsraad (COR) van de stichting FOM in een nieuwe samenstelling van start gegaan. Terwijl een aantal van de huidige 14 leden (we hadden in 2011 helaas geen vertegenwoordiging vanuit de Universiteit Twente) zeer ervaren is in het werk van een ondernemingsraad, was het afgelopen jaar voor anderen de eerste ervaring met medezeggenschap. Door middel van scholing en het delen van ervaring zijn alle leden echter vlot ingewerkt geraakt en heeft de COR in 2011 doeltreffend zijn werk kunnen doen. Een grote verandering binnen FOM, die in 2010 in gang is gezet, is de relocatie van Rijnhuizen (inmiddels DIFFER geheten). In 2011 heeft de COR advies uitgebracht over de verhuizing van medewerkers van de groep GUTHz en FELIX/FELICE naar de Radboud Universiteit Nijmegen en over de verkoop van het landgoed Rijnhuizen. De COR heeft in 2011 een aantal instemmingsverzoeken behandeld en afgerond, over uitbreiding van de verkoop van vakantiedagen, het Arbo jaarplan 2011 en het verplicht stellen van een Verklaring omtrent Gedrag (VoG) voor nieuwe medewerkers in een beperkt aantal functiegroepen. Daarnaast is veel inspanning verricht naar aanleiding van de invoering van het nieuwe E HRM portal MyFOM people. Bij de overgang naar een elektronisch portaal speelt waarborging van bescherming van persoonsgegevens een zeer belangrijke rol. Ik hoop dat dit verslag u een beeld geeft van de werkzaamheden en resultaten van de COR in het jaar 2011. Wilt u gedurende het jaar het werk van de COR volgen, dan kan dat via www.fom.nl/cor. Met vriendelijke groet, Astrid van der Horst Voorzitter COR FOM 3
Introductie Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de COR. Hierin geeft de COR een beknopt overzicht van wie de COR leden zijn, van de commissies, de vergaderdata, de behandelde instemmingsverzoeken en adviesaanvragen in het jaar 2011. Ook enkele andere belangrijke zaken die het afgelopen jaar gespeeld hebben komen aan de orde. De Centrale Ondernemingsraad, afgekort COR, behartigt de belangen van de werknemers van de FOM instituten AMOLF, FOM Nikhef en DIFFER, het FOM bureau en de universitaire werkgroepen. Om de FOM organisatie optimaal te laten functioneren, werkt de COR samen met de bestuurder. De COR richt zich op FOM brede onderwerpen. FOM medewerkers in zowel vaste als tijdelijke dienst, inclusief oio's en postdocs, kunnen zich verkiesbaar stellen voor de COR. De zittingsperiode van de COR is twee jaar. In januari 2011 is een nieuwe zittingsperiode van start gegaan. Hebt u vragen over de COR, over FOM, of wilt u de hulp van de COR inschakelen voor een FOM gerelateerde kwestie, dan horen we dat graag! U kunt contact opnemen met uw lokale vertegenwoordiger of met onze ambtelijk secretaris. Overzicht Vergaderingen De COR komt eens per maand bij elkaar om te vergaderen, waarvan eens per twee maanden samen met de bestuurder: de zogenaamde COR overlegvergadering. Hieronder volgt een overzicht van de vergaderingen in 2011. 13x COR vergadering: 25 januari, 1 maart, 22 maart, 19 april, 24 mei, 21 juni, 19 juli, 30 augustus, 20 september, 25 oktober, 22 november en 20 december. Op 6 oktober was er een extra COR vergadering over het instemmingsverzoek beveiliging van de MyFOM people portal. 6x COR overlegvergadering met de directeur van FOM (waarvan drie keer met een bespreking van de Algemene Gang van Zaken, in maart, juni en december): 1 maart, 19 april, 21 juni, 30 augustus, 25 oktober en 20 december. Overzicht instemmingsverzoeken In 2011 heeft de COR vier voorgenomen besluiten van de bestuurder ontvangen. De bestuurder kan bepaalde besluiten pas nemen nadat de COR instemming heeft verleend (artikel 27 WOR, Wet op de OndernemingsRaden). Hieronder volgt een overzicht van de instemmingsverzoeken in het jaar 2011. Verklaring Omtrent het Gedrag (VoG) De COR kreeg op 11 april 2011 het verzoek in te stemmen met het verplicht stellen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor bepaalde functiegroepen binnen de 4
FOM organisatie. Op verzoek van de COR is onder meer een matrix opgesteld, waarin duidelijk beschreven staat voor welke functies een VOG dient te worden overlegd en welke screeningsprofielen worden toegepast. De COR heeft in de vergadering van 19 juli 2011 besloten instemming te verlenen aan het voorgenomen besluit aangaande de VOG. Arbojaarplan 2011 Op 10 mei 2011 ontving de COR het Arbojaarplan 2011 met het verzoek tot instemming. In de vergadering van 24 mei 2011 heeft mevr. De Haas, centrale arbocoördinator, een zeer verhelderende toelichting op het plan gegeven. Hierop heeft de COR besloten instemming te verlenen aan het voorgenomen besluit aangaande het Arbojaarplan 2011. Beveiliging portal MyFOM people (E HRM) Eind september ontving de COR een instemmingsverzoek aangaande de beveiliging van de portal My FOM people, die al in mei 2011 online is gegaan. Een week na ontvangst van het stuk, heeft de COR in een extra vergadering op 6 oktober 2011, een lijst opgesteld met 23 aanvullende vragen. Hierop is een antwoord ontvangen van de FOMdirecteur op 19 oktober 2011, dat vervolgens is besproken in de overlegvergadering van 25 oktober 2011. Dit heeft geleid tot een aanvullend document van FOM. Dit document is verder grondig besproken in de COR en er is geconstateerd dat de regeling inhoudelijk is verbeterd en dat er aan een aantal bezwaren van de COR tegemoet is gekomen. De daadwerkelijke besluitvorming (instemming) heeft begin 2012 plaatsgevonden. Uitbreiding verkoop vakantieverlofuren AVOM 2012 Op 4 oktober 2011 ontving de COR, net als de afgelopen vier jaren, het verzoek in te stemmen met de uitbreiding van de verkoop van vakantieverlofuren via AVOM in 2012. De COR heeft besloten instemming te verlenen met een uitbreiding van het maximum aantal te verkopen vakantieverlofuren van 80 naar 120 uur voor het kalenderjaar 2012. Overzicht adviesaanvragen Naast het instemmingsrecht heeft een ondernemingsraad ook adviesrecht. Conform artikel 25 van de WOR stelt de bestuurder de ondernemingsraad in de gelegenheid om advies uit te brengen over bepaalde voorgenomen besluiten. De COR bereidde onderstaande adviezen in 2011 voor in samenwerking met de Ondernemingsraad Rijnhuizen in de Commissie Relocatie Rijnhuizen. Verhuizing FELIX/FELICE en GUTHz naar Nijmegen De COR heeft een adviesaanvraag ontvangen op 18 februari 2011, aangaande de verhuizing van de afdeling GUTHz (Rijnhuizen) en FELIX/FELICE naar Nijmegen. De COR heeft een aantal aanvullende vragen gesteld en de adviesaanvraag is besproken in de overlegvergadering van 1 maart 2011. Na grondige afwegingen heeft de COR geconstateerd dat de verhuizing van medewerkers van de afdeling GUTHz en de FELIX/FELICE faciliteit naar het IMM van de RU Nijmegen voldoende meerwaarde biedt boven de verhuizing naar de TU/e en de uitbouw tot DIFFER om uitvoering van dit plan te rechtvaardigen. De COR ziet een duidelijk toegevoegde waarde voor de afdeling GUTHz, 5
de RU Nijmegen en de gebruikers van de toekomstige faciliteit FELIX. De COR ondersteunt de plannen tot verhuizing en heeft de bestuurder geadviseerd om in het geval dat oio contracten onverhoopt aanwijsbaar door de verhuizing voor een langere duur dan normalerwijs (meer dan 6 maanden) verlengd moeten worden de oio's hiervoor te compenseren door salariëring naar postdoc niveau. Dat laatste is niet overgenomen door FOM. De onderzoeksplanning van de betreffende oio's is inmiddels 'op maat' aangepast. Verkoop landgoed Rijnhuizen De COR heeft op 15 februari 2011 een adviesaanvraag ontvangen betreffende de verkoop van het landgoed Rijnhuizen te Nieuwegein (inclusief kasteel en bijbehorende gebouwen). In de overlegvergadering van 1 maart 2011 heeft de COR vragen gesteld en is het voornemen besproken. De COR is tot de conclusie gekomen dat verkoop van het landgoed Rijnhuizen te Nieuwegein in overeenstemming is met de doelstellingen van FOM en dat dit, mits de personele gevolgen geminimaliseerd kunnen worden, een logische vervolgstap is in het proces van de relocatie van het instituut Rijnhuizen. De COR heeft daarbij de volgende adviezen gegeven: betrokken personeel in kasteel en koetshuizen moet worden ingelicht zodra duidelijk is dat er sprake zal zijn van extra interne verhuizingen; potentiële kopers moeten erop geattendeerd worden dat de werkzaamheden van het instituut niet verstoord mogen worden door werkzaamheden op en aan het landgoed voor de relocatiedatum; de bereidheid om locatiegebonden personeel over te nemen moet onderdeel uitmaken van de biedingen; de afspraken betreffende terugleasing zullen met de nodige voorzorgen moeten worden gemaakt. De eerste drie adviezen zijn overgenomen en de laatste is ter kennisgeving aangenomen. Overige onderwerpen Ontwikkeling ISAAC (InformatieSysteem voor Aanvragen, Archivering en Communicatie); het doel van het project is te komen tot een nieuw, flexibel, efficiënt en betrouwbaar concernsysteem bij NWO/STW/FOM Levensfasebewust personeelsbeleid Klankbordgroep buitenlandse medewerkers Scholing COR Overdrachtsscholing januari 2011 Dagelijks Bestuur training (Astrid van der Horst en Niels Grobbe) Tweedaagse training COR juni 2011 over het lezen van het financieel jaarverslag, communicatie met de achterban en vergadertechnieken 6
Communicatie De COR heeft via de volgende middelen met de achterban gecommuniceerd: Website & nieuws van de COR: www.fom.nl/cor FOM expres Presentatie tijdens de introductiedagen voor nieuwe medewerkers Welkomstbrief aan de nieuwe medewerkers op de universitaire locaties Persoonlijke benadering van de nieuwe medewerkers op de universitaire locaties door hun lokale COR vertegenwoordiger Leden en kiesgroepen De samenstelling van de Centrale Ondernemingsraad voor de zittingsperiode 2011 2012 is als volgt: Naam Functie Vertegenwoordigt Astrid van der Horst Voorzitter Vrije Universiteit en Universiteit van Amsterdam Niels Grobbe Secretaris Technische Universiteit Delft en Erasmus Universiteit Rotterdam Mark Boneschanscher Plaatsvervangend Voorzitter Universiteit Utrecht en Wageningen Universiteit en Research Center Paul Zomer Plaatsvervangend Secretaris Rijksuniversiteit Groningen Frank van Amerongen Lid FOM instituut DIFFER Herman Boer Rookhuizen Lid FOM instituut Nikhef Renée Calon Lid FOM bureau Philip Chimento Lid Universiteit Leiden Wenda Hetem Lid FOM instituut AMOLF Gerben Kaas Lid FOM instituut DIFFER Joke van Vugt (tot 03/2011) / Sandra Kouijzer (vanaf 05/2011) Lid Technische Universiteit Eindhoven en Radboud Universiteit Nijmegen Peter Thobe Lid FOM instituut Nikhef Leo Wiggers Lid FOM instituut Nikhef Sjoerd Wouda Lid FOM instituut AMOLF Vacature Universiteit Twente Ineke van der Vegt Ambtelijk Secretaris 7
Commissies en samenstelling Om de verschillende zaken zo goed en effectief mogelijk te kunnen voorbereiden, heeft de COR verschillende commissies ingesteld. Elk COR lid heeft zitting in de Commissie Personeelszaken (CPZ) of in de Commissie Wetenschap en Structuur (CWS). CPZ bespreekt de zaken die betrekking hebben op het personeel (inclusief arbo), terwijl CWS zich bezighoudt met de meer financiële en beleidsmatige kwesties. Daarnaast zijn er enkele, meer specifieke, kleine commissies. Een overzicht met de samenstelling volgt hieronder: Commissie Personeelszaken (CPZ): Frank van Amerongen, Herman Boer Rookhuizen (voorzitter), Mark Boneschanscher, Philip Chimento, Wenda Hetem, Astrid van der Horst, Peter Thobe. Commissie Wetenschap en Structuur (CWS): Renée Calon, Niels Grobbe (voorzitter), Gerben Kaas, Joke van Vugt / Sandra Kouijzer, Leo Wiggers, Sjoerd Wouda, Paul Zomer (secretaris). Verkiezingscommissie (CVK): Niels Grobbe, Gerben Kaas (voorzitter), Ineke van der Vegt (ambtelijk secretaris). COR commissie Communicatie (CCC): Mark Boneschanscher, Philip Chimento, Wenda Hetem, Joke van Vugt. Commissie Scholing (CCS): Frank van Amerongen, Astrid van der Horst, Peter Thobe, Ineke van der Vegt (ambtelijk secretaris). Commissie Relocatie Rijnhuizen (CRR): Namens de COR: Mark Boneschanscher (voorzitter), Herman Boer Rookhuizen, Leo Wiggers. Namens de OR DIFFER: Frank van Amerongen, Dick Hogeweij en Gerben Kaas. KORRI vertegenwoordiger: Mark Boneschanscher, Philip Chimento (plaatsvervanger). Slot Zoals u ziet is 2011 een afwisselend jaar geweest met uiteenlopende onderwerpen. De COR heeft deze grondig bestudeerd en uitgebreid besproken en heeft daarbij een positief en constructief eindresultaat voor FOM en de FOM medewerkers nagestreefd. De COR zet zich in 2012 opnieuw in om de belangen van de achterban zo goed mogelijk te behartigen. 8