Professionele AdviesRaad (PAR) Reglement

Transcriptie

1 Professionele AdviesRaad () Reglement JGZ Zuid-Holland West November 2016 Versie: definitief (1.0)

2 Inhoudsopgave 1 ALGEMENE BEPALINGEN 3 2 DOELSTELLINGEN 3 3 TAKEN 3 4 SAMENSTELLING EN ZITTINGSDUUR VAN DE 4 5 ROLLEN BINNEN DE 5 6 WERKWIJZE VAN DE 5 7 BESLUITVORMING 6 8 DE ACHTERBAN 6 9 COMMISSIES 6 10 JAARPLAN EN BEGROTING 6 11 FACILITEITEN EN RANDVOORWAARDEN 7 12 BESCHERMING RECHTSPOSITIE 7 13 WIJZIGINGEN IN HET REGLEMENT 7 14 BIJLAGE : FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN 8 2

3 1 Algemene bepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: De Stichting Raad van Bestuur Stichting Jeugdgezondheidszorg Zuid-Holland West Directeur- Bestuurder JGZ ZHW Professionele Adviesraad Leden van de De leden van beroepsgroepen zoals genoemd in lid B4.1 Werknemer De beroepsbeoefenaar die een arbeidsovereenkomst heeft gesloten met stichting JGZ ZHW Algemene vergadering De jaarlijkse vergadering van de beroepsbeoefenaars die werkzaam zijn binnen de stichting 2 Doelstellingen 2.1 De Professionele adviesraad, hierna te noemen de van JGZ ZHW is een zelfstandig functionerend orgaan welke gevraagd en ongevraagd adviseert ten aanzien van zorginhoudelijke aangelegenheden met betrekking tot strategisch beleid van de organisatie. 2.2 De brengt vanuit een beroepsinhoudelijke optiek advies uit aan de Directeur- Bestuurder en levert op deze manier vanuit de eigen beroepsinhoudelijke optiek een bijdrage aan de korte en lange termijn beleidsvorming binnen JGZ ZHW. 2.3 De beoogt hiermee de kwaliteit van de zorg te waarborgen en te verbeteren, de professionaliteit van de medewerkers te bevorderen en het draagvlak voor beleidskeuzes te verbreden. 3 Taken 3.1 De adviseert gevraagd en ongevraagd de Directeur-Bestuurder met betrekking tot het zorgbeleid vanuit de professionele invalshoek. 3.2 De houdt zich op de hoogte en signaleert (nieuw, landelijke) ontwikkelingen met betrekking tot de beroepsgroepen die werkzaam zijn binnen de stichting. 3.3 De signaleert (nieuwe) ontwikkelingen ten behoeve van de organisatie. 3.4 De signaleert problemen ten aanzien van beroeps- en zorginhoudelijke ontwikkelingen en processen en bespreekt deze met de Directeur-Bestuurder. 3.5 Het ontplooien van activiteiten die gericht zijn op het informeren, motiveren en vormen van een mening van de professionals ten aanzien van zorginhoudelijke thema s/ontwikkelingen. 3.6 Het volgen, stimuleren, initiëren en ondersteunen van beroeps- en zorginhoudelijke ontwikkelingen en processen die gericht zijn op het verbeteren van de zorg en/of beter aansluiten bij de professionele beroepsuitoefening. 3

4 4 Samenstelling en zittingsduur van de Samenstelling 4.1 De bestaat uit maximaal 8 leden waaronder een voorzitter en secretaris 4.2 Bij de samenstelling van de wordt gelet op een afspiegeling van functiegroepen die werkzaam zijn in het primaire proces. Bij de vorming van de worden de volgende verdelingsprincipes gehanteerd: In de nemen drie verpleegkundigen en drie artsen plaats. Binnen de wordt gestreefd naar een evenredige vertegenwoordiging van de aandachtsgebieden; drie medewerkers werkzaam in aandachtsgebied 0-4 en drie medewerkers werkzaam in aandachtsgebied Gestreefd wordt naar een vertegenwoordiger namens de assistentengroep (bij geen vertegenwoordiging worden zij uitgenodigd voor een vergadering indien expertise van deze functiegroep noodzakelijk wordt geacht). Gestreefd wordt naar een vertegenwoordiger van de functiegroep logopedie (bij geen vertegenwoordiging worden zij uitgenodigd voor een vergadering indien expertise van deze functiegroep noodzakelijk wordt geacht). 4.3 De -leden dienen een dienstverband te hebben binnen de organisatie. 4.4 De leden van de worden op voordracht van de algemene vergadering benoemd door de Directeur-Bestuurder. Hieraan voorafgaande legt de een voorstel voor aan de Algemene vergadering. 4.5 In geval van een tussentijdse benoeming draagt de een kandidaat voor ter benoeming door de Directeur-Bestuurder. Zittingsduur 4.6 De leden van de worden benoemd voor de duur van 3 jaar 4.7 De leden zijn na verstrijken van de zittingsperiode, eenmaal herkiesbaar 4.8 Het lidmaatschap van de eindigt: Door het verstrijken van de termijn van benoeming en herbenoeming vindt niet plaats Wanneer een medewerker niet meer in dienst is van de organisatie Door ontslag in goed overleg tussen de overige leden van de en de Directeur- Bestuurder in geval van niet goed functioneren als lid van de Tussentijds beëindiging lidmaatschap 4.9 Leden kunnen te allen tijde aftreden. Zij geven hiervan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de Bij tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap van de wordt een lid vervangen door medewerker uit dezelfde functiegroep 4.11 Bij het opvullen van de vacature worden medewerkers benaderd die tijdens de verkiezingen in de vakgroepbijeenkomsten (RDO) hebben aangegeven interesse te hebben, maar die op grond (artikel 4.2) geen zitting meer konden nemen in de De opengevallen plaats van een aftredend lid wordt niet ingevuld indien overeenkomstig het bepaalde in artikel 4.1 tot en met artikel 4.12 geen plaatsvervangend lid gevonden wordt In geval van een tussentijdse vacature draagt de een kandidaat voor, ter benoeming door de Directeur-Bestuurder. 4

5 Verkiezingen 4.14 Verkiezingen worden uitgevoerd conform afspraken verkiezingsreglement Nieuwe leden worden geworven door voordracht vanuit de vakgroepen. Indien niet van toepassing artikel Rollen binnen de 5.1 De benoemt vanuit haar leden een voorzitter en een secretaris 5.2 De voorzitter is belast met de leiding van de en vertegenwoordigt de intern en extern 5.3 De voorzitter geeft leiding aan de vergaderingen en bewaakt het vergaderproces. 5.4 De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarlijkse begroting en jaarplan. 5.5 De voorzitter is namens de Raad van Bestuur, budgetbewaker van de. Declaraties van leden van de dienen geaccordeerd te worden door de voorzitter van de. 5.6 De secretaris is belast met de correspondentie namens de 5.7 De secretaris vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid 5.8 De secretaris is belast met het opstellen van het jaarverslag. 5.9 De secretaris is verantwoordelijk voor publicatie van vastgelegde notulen/besluitenlijst Secretariële ondersteuning wordt geregeld vanuit het directiesecretariaat en heeft tot taken: organiseren van de vergaderingen bijeenroepen van de en het opmaken van de agenda notuleren van de vergaderingen en opmaken besluitenlijst beheren van binnenkomende voor de bestemde en uitgaande documenten. Toezien op verzending van relevant geachte stukken aan de leden van de De overige taken van de worden onderling verdeeld. 6 Werkwijze van de 6.1 De vergadert 5 keer per jaar; 3x voor en 2x na de zomervakantie. Twee data zullen als reserve worden vastgelegd. En voorts zo dikwijls als de voorzitter dat nodig acht. 6.2 De -vergaderingen duren twee uur waarvan een deel zal worden gehouden in aanwezigheid van de Bestuurder-Directeur vergaderingen zijn gezamenlijke bijeenkomsten van de leden van de. Het minimum aantal aanwezigen dat vereist is voor een vergadering van de bedraagt de helft van het aantal leden plus een. 6.4 Tenminste 1 week voor een raadsvergadering dienen verslag, actiepuntenlijst, agenda en relevant geachte stukken in het bezit te zijn van de leden van de. Op de agenda zal vermeld worden of een onderwerp voorligt ter informatie, ter discussie dan wel ter advies. 6.5 Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt. Dit verslag is openbaar en worden gedeeld op intranet. 6.6 In de -vergaderingen kunnen personen, die geen lid van de zijn, uitgenodigd worden informatie te verschaffen ten aanzien van een tevoren bepaald onderwerp. 5

6 6.7 De kan ad hoc externe deskundigen raadplegen ter toelichting van een agendapunt. 6.8 De zorgt voor regelmatige communicatie naar medewerkers. 7 Besluitvorming 7.1 In geval van stemming heeft elk -lid stemrecht 7.2 Besluiten van de worden zo mogelijk, bij algemene goedkeuring zonder stemming genomen 7.3 Besluitvorming kan plaatsvinden indien de helft plus 1 van de -leden aanwezig zijn. 7.4 Bij staking van stemmen wordt het voorstel, waarop de stemming betrekking had op de eerstvolgende vergadering opnieuw aan de orde gesteld. Indien dan wederom de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 8 De achterban 8.1 De behartigt het belang van alle professionele medewerkers voor zover het de zorginhoudelijke aangelegenheden betreft 8.2 Terugkoppeling naar de achterban vindt onder andere plaats door middel van mededelingen van leden van de in teamoverleggen/ RDO-bijeenkomsten 8.3 De wil transparant zijn voor medewerkers en communiceert via een ingericht portaal op intranet. 8.4 Op intranet zal een besluitenlijst worden gepubliceerd, waarin vermeld staat welke besluiten of adviezen binnen de zijn geformuleerd. 8.5 De uitgebrachte adviezen zijn ter inzage voor alle medewerkers middels publicatie op intranet. 8.6 Aan het einde van een jaar zal door de een jaarverslag worden opgesteld, waarin de in dat jaar uitgebrachte adviezen en ondernomen activiteiten worden vermeld. 9 Commissies 9.1 De kan commissies c.q. werkgroepen ad hoc instellen ten uitvoering van de in dit reglement vermelde taken 9.2 Commissies/werkgroepen brengen verslag uit van hun werkzaamheden zo dikwijls als de noodzakelijk acht 9.3 In de door de ingestelde commissie/werkgroepen zal tenminste een lid van de deelnemen. 9.4 De legt de samenstelling, de opdracht en taakomschrijving en werkwijze van een de commissie/werkgroep vast in een besluit dat wordt vastgesteld door de. 9.5 De bestuurder zal op de hoogte worden gebracht van de het instellen van een commissie/werkgroep, alsmede de samenstelling, opdracht en taakomschrijving en werkwijze van de commissie. 10 Jaarplan en begroting 10.1 Jaarlijks stelt de een inhoudelijk en scholingsplan vast met de voorgenomen activiteiten De -begroting wordt opgenomen in de begroting van de stichting Jaarlijks maakt de een kort jaarverslag en legt deze voor aan de directeur- Bestuurder en aan de algemene ledenvergadering. 6

7 11 Faciliteiten en randvoorwaarden Uren 11.1 De afzonderlijke leden van de worden op jaarbasis 30 uur vrijgesteld van reguliere werkzaamheden ten behoeve van activiteiten voor de (5 bijeenkomsten, 6 uur per overleg) De voorzitter wordt 35 uur op jaarbasis vrijgesteld van reguliere werkzaamheden Voor de scholing worden aparte uren begroot Scholing 11.4 Bij de oprichting van wordt gestart met een uitgebreide introductietraining. De leden die in de toekomst gefaseerd toetreden tot de krijgen een korte introductiescholing. Door het systeem van gefaseerde aftreding kunnen nieuwe leden meeliften op de kennis van de ervaren leden De zal jaarlijks apart begrote uren voor deskundigheidsbevordering aanwenden voor -specifieke trainingen De scholingsuren worden apart begroot en opgenomen in de begroting van organisatie. Secretariële ondersteuning 11.7 De ontvangt secretariële ondersteuning (vastgelegd in artikel 5.10) van het directiesecretariaat Overige faciliteiten Vergaderruimte Toegang tot voor betreffende adviesaanvraag relevante bedrijfsorganisatie Bezoeken van landelijke -bijeenkomsten 12 BESCHERMING RECHTSPOSITIE 12.1 De Raad van Bestuur draagt er zorg voor dat de leden van de niet uit hoofde van deze functie worden benadeeld in hun positie Het is de Raad van Bestuur niet toegestaan de arbeidsovereenkomst van een lid van de te beëindigen op grond van het functioneren als lid van de. 13 Wijzigingen in het reglement 13.1 Wijzigingen c.q. aanvullingen van dit reglement kunnen zowel door de als door de Directeur-Bestuurder worden voorgesteld 13.2 Voorgenomen wijzigingen van dit reglement worden voor advies voorgelegd aan de 13.3 Wijzigingen c.q. aanvullingen van dit reglement vindt plaats bij besluit van de Directeur-Bestuurder. Goedgekeurd namens de, Drs A.M. Petersen-Westerman (Voorzitter ) Vastgesteld door Drs. R.J. Bouman (Directeur-bestuurder JGZ Zuid-Holland West)

8 14 BIJLAGE : FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN Voorzitter (35 uur op jaarbasis, excl. scholing) Taken Naast de taken die worden uitgevoerd als lid is de voorzitter verantwoordelijk voor de volgende taken: De voorzitter van de ziet samen met de secretaris toe op de uitvoering en de naleving van de bepalingen van het reglement. De voorzitter houdt samen met de secretaris toezicht op de uitvoering van de door de genomen besluiten. De voorzitter is als contactpersoon namens de aanspreekbaar, zowel intern als extern. De voorzitter geeft leiding aan de -vergaderingen en bewaakt het vergaderproces. De voorzitter is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarlijkse begroting en jaarplan van de. Functie-eisen Dienstverband bij JGZ-ZHW Heeft kennis van relevante verwante vakgebieden en ontwikkelingen. Houdt ontwikkelingen bij binnen het vakgebied. Competenties* Voor alle medewerkers binnen de JGZ gelden de kerncompetenties: Klantgerichtheid Samenwerken Resultaatgericht Aanvullende competenties voor de Actief omgevingsbewust Analytisch denken Besluitvaardigheid Creativiteit Initiatief nemen Kwaliteitsgericht Visie (*Bron: handboek competenties JGZ ZHW, 2015) 8

9 Secretaris (30 uur op jaarbasis, excl. scholing) Taken Naast de taken die worden uitgevoerd als lid is de secretaris verantwoordelijk voor de vol-gende taken: De secretaris is samen met de voorzitter van de belast met de dagelijkse leiding van de en vertegenwoordigt de leden naar buiten. De secretaris ziet samen met de voorzitter van de toe op de uitvoering en de naleving van de bepalingen van het reglement. De secretaris vervangt de voorzitter van de bij diens afwezigheid. De secretaris houdt samen met de voorzitter van de toezicht op de uitvoering van de door de genomen besluiten. De secretaris is aanschrijfpunt namens de, zowel intern als extern De secretaris ziet toe op verzending van relevant geachte stukken aan de leden van de. De secretaris verwoordt schriftelijke adviezen en mededelingen van de en ziet toe op verzending. De secretaris is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarverslag van de. De secretaris is verantwoordelijk voor publicatie van de interne communicatie Functie-eisen Dienstverband bij JGZ-ZHW Heeft kennis van relevante verwante vakgebieden en ontwikkelingen. Houdt ontwikkelingen bij binnen het vakgebied. Competenties* Voor alle medewerkers binnen de JGZ gelden de kerncompetenties: Klantgerichtheid Samenwerken Resultaatgericht Aanvullende competenties voor de Actief omgevingsbewust Analytisch denken Besluitvaardigheid Creativiteit Initiatief nemen Kwaliteitsgericht Visie (*Bron: handboek competenties JGZ ZHW, 2015) 9

10 Lid (30 uur op jaarbasis, excl. scholing) Taken Een lid van de volgt, stimuleert, initieert en ondersteunt beroeps- en zorginhoudelijke ontwikkelingen en processen die gericht zijn op het verbeteren van de zorg en/of beter aansluiten bij de professionele beroepsuitoefening. Een lid van de ontplooit activiteiten die gericht zijn op het informeren, motiveren en vormen van een mening van de inhoudelijke beroepsgroepen binnen de organisatie. Een lid van de neemt deel aan werkgroepen welke als doel hebben beroepsinhoudelijke ontwikkelingen te onderzoeken, uit te voeren en/of te evalueren. Een lid van de koppelt mededelingen vanuit de terug naar de achterban in het eigen cen-trum. Functie-eisen Dienstverband bij JGZ-ZHW Heeft kennis van relevante verwante vakgebieden en ontwikkelingen. Houdt ontwikkelingen bij binnen het vakgebied. Competenties* Voor alle medewerkers binnen de JGZ gelden de kerncompetenties: Klantgerichtheid Samenwerken Resultaatgericht Aanvullende competenties voor de Actief omgevingsbewust Analytisch denken Besluitvaardigheid Creativiteit Initiatief nemen Kwaliteitsgericht Visie (*Bron: handboek competenties JGZ ZHW, 2015) 10