KONINKLIJKE NEDERLANDSE VOETBALBOND AMATEURVOETBAL Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club
KONINKLIJKE NEDERLANDSE VOETBALBOND AMATEURVOETBAL Versiebeheer Versie Datum Omschrijving 1.0 Juli-2011 Nieuw document 1.1 September-2012 Aangepast aan de nieuwe huisstijl van de KNVB. 1.2 November-2012 Tekstuele aanpassingen Storingen, foutmeldingen en/of gebruikersvragen kun je op elk moment melden via www.sportlink.com/helpdesk. Tijdens kantooruren is de Sportlink Servicedesk ook telefonisch bereikbaar op 088-7700500. Voor officials en voetbalgerelateerde vragen zijn de districtsmedewerkers het aanspreekpunt. knvb.nl
Inhoud 1 Inleiding... 4 1.1 Digitale rekening courant... 4 1.2 Welke informatie wordt in de digitale rekening courant getoond... 4 1.3 Randvoorwaarden... 4 1.4 Opbouw van dit document... 4 2 Digitale Rekening-courant in Sportlink Club... 5 2.1 2.1 Wat heb je nodig... 5 2.2 Inzien van de rekening courant... 7 3 Eindrapportage in Sportlink Club... 10 3.1 Wat heb je nodig... 10 3.2 Inzien van de Eindrapportage... 10 4 Veelgestelde vragen... 11 Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 3
1 Inleiding In dit document is de handleiding voor implementatie en gebruik van de Digitale Rekening Courant in Sportlink Club beschreven. Door het volgen van deze handleiding word je volledig geïnformeerd over de inhoud, samenstelling en werkwijze van de Digitale Rekening Courant. 1.1 Digitale rekening courant In nauwe samenwerking tussen de KNVB en Sportlink Services is de Digitale Rekening Courant voor verenigingen ontwikkeld. De Digitale rekening Courant is een module in Sportlink Club die het mogelijk maakt om continu inzicht te houden in de financiële verhouding tussen de vereniging en de KNVB. 1.2 Welke informatie wordt in de digitale rekening courant getoond De Digitale Rekening Courant toont voor diverse financiële modules die gebruikt worden door de KNVB en haar verenigingen de gejournaliseerde (en vastgelegde) financiële transacties binnen die modules. Tevens is het mogelijk om de eindrapportage van een bepaald seizoen op te vragen. Gedetailleerde informatie over de gegevens in de Digitale Rekening Courant tref je verderop in deze handleiding aan. Dit document behandelt verder niet de financiële processen, waarmee de Rekening Courant wordt opgebouwd. Deze processen en de werkwijze van deze processen zijn onderdeel van de Financiële module. De Rekening Courant is het sluitstuk van al deze processen. 1.3 Randvoorwaarden Om de Digitale Rekening Courant te kunnen gebruiken moet worden voldaan aan een aantal randvoorwaarden: Sportlink Club Toegang tot de KNVB Sportlink Club-applicatie door een geldige login Toegang tot de KNVB Sportlink Club-applicatie met de rol Financieel Beheer 1.4 Opbouw van dit document Achtereenvolgens komen de volgende onderwerpen aan bod: Hoofdstuk 2: Digitale Rekening Courant in Sportlink Club Hoofdstuk 3: Eindrapportage in Sportlink Club Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 4
2 Digitale Rekening-courant in Sportlink Club De Digitale Rekening Courant is read-only beschikbaar voor verenigingen. Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de gegevens van de RC. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de vereniging binnen Sportlink Club gebruik kan maken van de functionaliteit van de Rekening Courant. 2.1 Wat heb je nodig Om de RC in Sportlink Club te kunnen gebruiken zijn onderstaande uitgangspunten van belang: Toegang tot Sportlink Club (productieomgeving) De rol Financieel Beheer Klik vereniging Selecteer Onderhoud Klik Gebruikersbeheer 1. Selecteer een bestaande gebruiker of maak een nieuwe gebruiker aan. Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker klik het groene plusje Voer de gegevens van de gebruiker in Klik op het groene vinkje om de nieuwe gebruiker te bevestigen. Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 5
2. Dubbelklik op een bestaande gebruiker Selecteer de beheerrechten van de gebruiker Om de Rekening Courant in te kunnen zien is de rol Financieel Beheer noodzakelijk. 3. Standaard is voor alle personen met de rol Administrator ook de rol Financieel Beheer geactiveerd. Voor personen die in de toekomst Administrator worden moet de rol Financieel Beheer bewust aan worden gezet. De gebruiker heeft de mogelijkheid om de kolominstellingen van het gebruikersbeheer te wijzigen. Daarmee kan de gebruiker 1 of meer rollen toevoegen aan het overzichtsscherm. De gewijzigde kolominstellingen kunnen vervolgens ook opgeslagen worden. Deze functionaliteit is vergelijkbaar met elders in Sportlink Club. Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 6
2.2 Inzien van de rekening courant De RC in Sportlink Club is permanent beschikbaar voor gebruiker met de rol Financieel Beheer. 1. Start de KNVB Sportlink Club Applicatie op. 2. Klik op Financieel 3. Klik op Rekening Courant 4. Selecteer het seizoen waarvoor u financiële gegevens wilt opvragen. 5. Selecteer de module waarvoor u financiële gegevens wilt opvragen. a. De module kan geplaatst zijn onder kosten dit zijn de bedragen die door de KNVB in rekening worden gebracht aan de verenigingen. b. De module kan geplaatst zijn onder betalingen dit zijn de bedragen die door de vereniging aan de KNVB zijn voldaan. 6. Dubbelklik op de financiële module 7. De zoekcriteria behorend bij die financiële module worden geopend. 8. In een aantal financiële modules kan worden gezocht op persoon, te weten Contributie leden, Tuchtzaken, Overschrijvingen en Spelerspassen. 9. De zoekfunctie op persoon werkt op achternaam en relatiecode. 10. Type minimaal twee karakters in en druk op de TAB-toets. 11. Een tussenscherm verschijnt, waarin de keuze voor een bepaalde persoon gemaakt kan worden. 12. Selecteer de juiste persoon 13. Bevestig door het groene vinkje Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 7
Vanwege privacy redenen gegevens niet zichtbaar 14. Zoek in de transacties van de betreffende financiële module (op de geselecteerde persoon) door op het vergrootglas te klikken. Vanwege privacy redenen gegevens niet zichtbaar Vanwege privacy redenen gegevens niet zichtbaar Aandachtspunten bij het zoeken: Standaard wordt alle detailinformatie van een financiële module opgehaald. In alle dropdowns staat de waarde Alle Het zoekveld voor persoon is leeg De detailinformatie wordt opgehaald op het moment dat de gebruiker op het vergrootglas klikt. De keuze om niet direct de financiële data van een module op te halen is gerelateerd aan de performance. De belasting wordt beperkt doordat vereniging bewust de keuze moeten maken om bepaalde gegevens op te halen. Bij het zoeken op een bepaald persoon wordt de ledenlijst van de vereniging aangehouden, zoals deze beschikbaar is in Sportlink Club. Het is daarmee mogelijk dat in het verleden vastgelegde transacties bij een bepaalde persoon niet kunnen gevonden als wordt gezocht Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 8
op de betreffende persoon. Deze persoon is dan niet meer als (oud-)lid van de vereniging geregistreerd. Wanneer de gebruiker in een andere financiële module gaat zoeken, dan zullen de eerdere zoekresultaten verwijderd worden. Hieronder volgt per financiële module het overzicht van de mogelijke zoekcriteria: Contributie leden: Journaalrun, Persoon, Speltype en Leeftijdscategorie Verenigingscontributie: Journaalrun Wedstrijdgelden: Journaalrun, Aanduiding en Team Tuchtzaken: Journaalrun, Persoon, Speltype en Leeftijdscategorie Administratiekosten storneringen: Journaalrun Overschrijvingen: Journaalrun, Persoon en Speltype Spelerspassen: Journaalrun, Persoon, Speltype en Leeftijdscategorie Periodieken/Abonnementen: Journaalrun Overige Doorbelastingen: Journaalrun Doorbelasting Derden: Journaalrun Omslagkosten officials: Journaalrun en Team Handmatige betaling: Journaalrun Incasso: Journaalrun Storno eindafrekening: Journaalrun De zoekresultaten/detailinfromatie kunnen op twee manieren door een gebruiker worden bewerkt: De kolominstellingen worden gewijzigd. De geselecteerde kolommen (op het scherm) worden geëxporteerd naar Excel. Deze functionaliteit werkt op dezelfde wijze als elders in de Sportlink Club applicatie. Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 9
3 Eindrapportage in Sportlink Club De Eindrapportage is beschikbaar voor verenigingen op het moment dat deze door de Bond is vastgelegd in Sportlink. Het is niet mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de Eindrapportage. Verenigingen die vragen hebben over de details van de Rekening Courant kunnen daarvoor terecht bij de KNVB (districten). De Eindrapportage is alleen beschikbaar wanneer het juiste seizoen is geselecteerd. In het vervolg van dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de vereniging binnen Sportlink Club gebruik kan maken van de functionaliteit van de Eindrapportage. 3.1 Wat heb je nodig Om de Eindrapportage in Sportlink Club te kunnen gebruiken zijn onderstaande uitgangspunten van belang: Toegang tot Sportlink Club (productieomgeving) De rol Financieel Beheer Klik vereniging Selecteer Onderhoud Klik Gebruikersbeheer Selecteer een bestaande gebruiker of maak een nieuwe gebruiker aan. o Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker klik het groene plusje o Voer de gegevens van de gebruiker in o Klik op het groene vinkje om de nieuwe gebruiker te bevestigen. Dubbelklik op een bestaande gebruiker o Selecteer de beheerrechten van de gebruiker o Om de Rekening Courant in te kunnen zien is de rol Financieel Beheer noodzakelijk. Standaard is voor alle personen met de rol Administrator ook de rol Financieel Beheer geactiveerd. Voor personen die in de toekomst Administrator worden moet de rol Financieel Beheer bewust aan worden gezet. De gebruiker heeft de mogelijkheid om de kolominstellingen van het gebruikersbeheer te wijzigen. Daarmee kan de gebruiker 1 of meer rollen toevoegen aan het overzichtsscherm. De gewijzigde kolominstellingen kunnen vervolgens ook opgeslagen worden. Deze functionaliteit is vergelijkbaar met elders in Sportlink Club. 3.2 Inzien van de Eindrapportage De Eindrapportage in Sportlink Club is beschikbaar voor gebruiker met de rol Financieel Beheer. De Eindrapportage is beschikbaar op het moment dat de medewerker van de Bond de Eindrapportage heeft vastgelegd. 1. Start de KNVB Sportlink Club Applicatie op. 2. Klik op Financieel 3. Klik op Rekening Courant 4. Selecteer het seizoen waarvoor u Eindrapportage wilt opvragen. Als er een Eindrapportage beschikbaar is, dan kan de gebruiker dat zien doordat de Jaarafrekening is op te vragen. 5. Klik op de Jaarrekening Een PDF wordt geopend met daarin de Eindrapportage. Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 10
4 Veelgestelde vragen Relevante vragen aangaande de Digitale Rekening Courant: 1. Welke gegevens zijn zichtbaar in de Digitale Rekening Courant Financiële gegevens die zijn Vastgelegd (Berekenen > Journaliseren > vastleggen) Financiële gegevens van de voorgaande twee seizoenen. Beleid: de financiële gegevens worden tot 5 seizoenen voor het lopende seizoen bewaard. 2. Wanneer is de Digitale Rekening Courant / Eindrapportage beschikbaar De Digitale rekening Courant is altijd beschikbaar De Eindrapportage is beschikbaar op het moment dat de KNVB deze voor een bepaald seizoen vastlegt. 3. Welke data zijn beschikbaar Van de Digitale Rekening Courant zijn gegevens vanaf 2008/ 09 beschikbaar De Eindrapportage is vanaf het seizoen 2010/ 11 beschikbaar 4. Wie kunnen de module in Sportlink Club inzien Alleen personen met de rol Financieel beheer 5. Waarom is er zo n groot verschil tussen Betaald en In rekening gebracht. De financiële processen met het hoogste bedrag aan transacties vinden pas aan het einde van het seizoen plaats. Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 11
Koninklijke Nederlandse Voetbalbond Woudenbergseweg 56-58 3707 HX Zeist Postbus 515 3700 AM Zeist t: 0343 49 92 11 f: 0343 49 91 99 e: amateurvoetbal@knvb.nl Bank: NL89INGB0670000116 BTW: NL002691346.B01 KvK: 40478591 Utrecht Handleiding Opvragen Rekening-courant in Sportlink Club 12