Handleiding Collectematerialen Bestellen versie 1.01 Nederlandse Brandwonden Stichting Afdeling Landelijke Collecte Zeestraat 29, Beverwijk (0251) 27 55 43 collecte@brandwondenstichting.nl
algemeen Handleidingen De Brandwonden Stichting biedt u per onderdeel van de landelijke collecte een aparte handleiding aan. Zo kunt u snel en eenvoudig, zodra u enige uitleg nodig hebt, de juiste informatie downloaden en inzien. Hieronder staan de beschikbare handleidingen: Handleiding Collectantenbestand en Collectantenbladen Een uitgebreide uitleg over hoe u met ORCA uw collectantenbestand kunt inzien en onderhouden, en hoe de collectantenbladen werken. Handleiding Collectematerialen Bestellen Een uitleg over hoe u met ORCA de materialen kunt bestellen en op welke wijze de materialen worden geleverd. Handleiding Collecteverdubbelaar Een mooie manier om uw opbrengst te verhogen! Een uitleg over hoe u sponsors kunt vinden voor uw collecte. Handleiding Tellen, Storten en Verantwoorden Een uitgebreide uitleg over de strikte regels betreffende het tellen en storten van de collecteopbrengst en het invullen van de digitale afrekenstaat in ORCA. Deze handleidingen kunt u downloaden op www.brandwondenstichting.nl/orca Nog vragen? Vindt u in onze handleidingen geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 43, collecte@brandwondenstichting.nl
algemeen Checklist Organisator [] Collectematerialen besteld? Vul voor 15 juni het digitale bestelformulier in via ORCA. Bestellen voor 15 juni is belangrijk zodat wij voor de vakantieperiode weten dat niemand vergeten is te bestellen en wij eventueel extra materialen kunnen inkopen. Zo garanderen wij dat u op tijd uw materialen in huis hebt. [] Collectematerialen in huis? Uiterlijk de tweede week van september leveren wij de collectematerialen. Controleer altijd direct na ontvangst of u de juiste materialen hebt ontvangen en of er niets ontbreekt. [] Stratenplan gemaakt? Maak ongeveer drie weken voor de collecte een indeling van de straten. Maak de route die uw collectanten lopen niet te groot. Neem als richtlijn 75 á 100 adressen per collectant. [] Collectanten benaderd? Benader ongeveer drie weken voor de collecte uw collectanten en spreek af waar zij gaan collecteren. Spreek ook af wanneer en op welke wijze de collectanten hun materialen ontvangen. Bekijk in ORCA het actuele overzicht van uw collectanten: zelfs in de laatste week kunnen er nog nieuwe collectanten in uw locatie bijkomen. [] Collectematerialen bij de collectant? Zorg dat de collectanten een week van te voren de collectematerialen (collectebus met legitimatie, huisaan-huis kaartjes) in huis hebben. Spreek met de collectanten af wanneer, waar en op welke wijze de materialen weer bij u terugkomen. Er mag alleen gecollecteerd worden in onze collecteweek. [] Collectebus retour ontvangen? Ontvang zo snel mogelijk na de collecte de collectebussen retour. Open de bussen in het bijzijn van minimaal één andere teller (géén familielid), tel per collectant het geld en noteer het getelde bedrag op het collectantenblad. Laat de tweede teller per collectant op het collectantenblad zijn/haar handtekening plaatsen. Bewaar alle collectantenbladen minimaal één jaar. Tip: Haal zo snel mogelijk het legitimatiebewijs en de te lopen route van de collectebus; deze stickers zijn nu nog makkelijk te verwijderen. De logosticker mag blijven zitten, die is ook volgend jaar weer geldig. [] Geld gestort? Stort het collectegeld liefst direct, maar uiterlijk 15 november op rekeningnummer 10.73.77.624 van de Brandwonden Stichting. Bewaar het stortingsbewijs minimaal zeven jaar. [] Afrekenstaat ingevuld? Vul uiterlijk 15 november de digitale afrekenstaat in via ORCA. Stuur bonnetjes van eventuele onkosten in de retourenvelop samen met de declaratieverklaring naar de landelijke collecteadministratie. Deze kosten dient u alvast in uw digitale afrekenstaat te vermelden. [] Collectantengegevens bijgewerkt? Werk de gegevens van uw collectanten bij via ORCA. U heeft er profijt van als alle gegevens juist en compleet zijn, zo staan de gegevens goed op het collectantenblad. [] Bedankkaartje verstuurd? Breng uw collectanten op de hoogte van de collecteopbrengst middels een bedankkaartje met daarop de opbrengst van de betreffende collectant en de totale opbrengst binnen uw locatie.
Collectematerialen Bestellen De eerste helft van juni vragen wij u om de collectematerialen te bestellen. Dit gaat online via onze collecteadministratie ORCA. Het is belangrijk dat u tijdig uw collectematerialen bestelt! Als we vóór de zomervakantie alle bestellingen binnen hebben, kunnen we de logistiek en inkoop afstemmen op het aantal bestellingen. Dat scheelt geld en tijd. De bestelling bestaat uit drie delen: - De juiste collectematerialen selecteren om te bestellen - Bestellen via ORCA - Levering via Selektvracht Deze handleiding vertelt u meer over deze onderdelen Nog vragen? Vindt u in deze handleiding geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 43, collecte@brandwondenstichting.nl 4
1. Collectematerialen Geen collecte zonder de juiste materialen. Daarom kunt u via internet de benodigde materialen bestellen. Hoe dat gaat, leest u in hoofdstuk 2 en 3. In dit hoofdstuk staan de materialen beschreven die u kunt bestellen. Lees dit goed door voordat u een bestelling plaatst. Let op: alle afgebeelde materialen zijn van 2012. De materialen van 2013 wijken niet veel af. 1.1 Herinneringskaartjes Deze kaarten (1) herinneren de collectanten alvast aan de komende collecteperiode. U kunt de kaarten vooraf aan uw collectanten toesturen of uitdelen. 1 2 1.2 Bedankkaartjes voor collectanten De collectanten stellen prijs op een bedankkaartje (2) na afloop van de collecteweek. U kunt hierop de totaalopbrengst van de collecte in uw locatie aangeven, alsmede het bedrag dat hij/zij heeft opgehaald. 1.3 Groene collectebussen Als u geen of te weinig collectebussen heeft, kunt u nieuwe, groene, collectebussen (3) bestellen. Heeft u voldoende bussen in opslag, dan hoeft u géén collectebussen te bestellen. De collectebussen zijn niet voorzien van een logosticker, die moet u dus apart bestellen (paragraaf 1.6). Sommige locaties werken nog met de zogenaamde Engelse bussen, rode collectebussen. Deze worden niet meer geleverd. Nieuwe collectebussen zijn altijd de groene bussen. 3 Bestel niet voor meerdere jaren! Soms lijkt het goedkoper om alvast voor meerdere jaren te bestellen. Het collecteprotocol schrijft echter voor dat we steeds meer materialen moeten voorzien van datum of jaartal. Teveel bestelde materialen mogen het jaar daarop niet meer gebruikt worden. Op dit moment geldt dit voor sluitzegels, borgingen, posters en herinneringskaartjes. Maar ook ander materiaal wordt steeds meer voorzien van een datum. 5
1.4 Borgingen voor GROENE collectebus Voor alle groene collectebussen dient u borgingen (4) te bestellen. Dit zijn eenvoudige tiewraps, waarmee u de collectebus verzegelt. De bus kan uitsluitend worden geopend door de tiewrap te breken, wat voor iedereen zichtbaar is. Let op: er mag uitsluitend gecollecteerd worden met verzegelde bussen! Bestel deze borgingen alleen als u met groene collectebussen collecteert. 4 5 1.5 Sluitzegels RODE collectebus Collecteert u nog met rode collectebussen, dan dient u hiervoor speciale zelfklevende plakzegels te bestellen: één per bus. Het is een officiële sticker met een gat in het midden. Deze wordt bovenop de bus aangebracht, over de eventuele resten van het zegel van vorige jaar. De bus kan uitsluitend worden geopend door het zegel te verbreken. Let op: er mag uitsluitend met rode bussen worden gecollecteerd als er een zegel op zit! Bestel zoveel sluitzegels als u rode bussen heeft. De sluitzegels gaan per twee, er wordt dus altijd een even aantal geleverd. Voorbeeld: u bestelt 3 sluitzegels, u ontvangt er 4, op twee velletjes. Bestel deze zegels alleen als u met rode collectebussen collecteert. 1.6 Logostickers Dit zijn zelfklevende stickers (6) voor alle soorten bussen. U hoeft alleen logostickers te bestellen als u nieuwe collectebussen bestelt, of nog bussen zonder logosticker heeft. 6 Deze stickers zijn geen legitimatiebewijs. Het legitimatiebewijs ontvangt u met de collectantenbladen. Deze hoeft u niet te bestellen, maar worden u met de overige materialen automatisch toegestuurd. 6
1.7 Intekenlijsten en pennen In sommige gemeenten mag er (of moet er zelfs) gecollecteerd worden met intekenlijsten (7). Als u twijfelt hoe het in uw gemeente is geregeld, kunt u dit nakijken op de collectevergunning. Per lijst kunt u de gegevens van 130 gevers noteren, er wordt een pen bij geleverd. 7 8 1.8 Kunststof draagtasjes Deze tasjes (8) zijn bestemd om het collectemateriaal aan de collectant mee te geven. Ze zijn gemaakt van materiaal dat het milieu zo min mogelijk belast. 1.9 Posters U kunt A3-formaat posters bestellen die aandacht vragen voor de landelijke preventiecampagne Wat doe jij bij brand. Deze posters zijn bestemd om op te hangen in buurthuizen, wijkgebouwen, bibliotheken, winkels en natuurlijk bij de collectant thuis voor het raam. Zo vragen we met z n allen aandacht voor brandpreventie én vestigen we de aandacht op de Brandwonden Stichting! 1.10 Collectantenattenties Collectanten waarderen het als zij na afloop een kleinigheidje krijgen als dank voor hun inzet. Hiervoor kunt u de collectantenattenties gebruiken, een klein cadeautje voor uw collectanten. 1.11 Kleurplaten Speciaal voor de kleintjes die papa of mama meehelpen met collecteren, hebben we kleurplaten. De kleurplaat is geschikt voor kinderen tot ongeveer 8 jaar. Wat u ook ontvangt Bij uw bestelling ontvangt u huis-aan-huiskaartjes met een preventieboodschap. Deze kaartjes kunnen uw collectanten aan iedere gever aan de deur uitdelen. Zo helpen we mee aan de landelijke campagne Wat doe jij bij brand. Ook ontvangt u de collectantenbladen. Een uitleg hierover vindt u in de handleiding Collectantenbestand en Collectantenbladen. De huis-aan-huiskaartjes en de collectantenbladen hoeft u dus niet te bestellen, ze worden standaard aan uw bestelling toegevoegd. 7
2. ORCA ORCA staat voor Online Realtime collecte-administratie, en bestaat onder andere uit een bestelmodule waarmee u collectematerialen kunt bestellen. Daarnaast kunt u via ORCA het collectantenbestand bijhouden en uw digitale afrekenstaat invullen. Zie hiervoor de betreffende handleidingen. In deze handleiding beperken we ons tot het digitaal bestellen van uw collectematerialen. 2.1 Inloggen bij ORCA ORCA is een speciaal ontwikkelde website en u kunt ORCA dus gewoon via uw webbrowser (bijvoorbeeld Internet Explorer of Safari) bezoeken. ORCA vindt u via: orca.brandwondenstichting.nl U komt dan in onderstaand scherm. 1 2 3 4 Vul uw inlognaam in, dat is uw e-mailadres zoals dat bij ons bekend is (1). Vul daarna uw wachtwoord in (2) en klik vervolgens op de rode knop Inloggen (3). 2.2 Wachtwoord vergeten? Klik dan op de link Wachtwoord vergeten (4). Er verschijnt onderstaand schermpje. Vul opnieuw uw e-mailadres in (5) en klik op de rode knop OK (6). U ontvangt dan het wachtwoord per e-mail. 5 6 8
3. Bestelmodule U kunt digitaal uw collectematerialen bestellen en eventueel aanpassen. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over de bestelmodule in ORCA. 3.1 Bestelmodule Na het inloggen bent u in het hoofdscherm van ORCA. U kunt altijd terug naar dit hoofdscherm door de knop Home in de rode balk (1). In het hoofdscherm staan nieuwtjes en links naar bijvoorbeeld de handleidingen. Om naar de bestelmodule te gaan, klikt u in de linker kolom op Bestellingen (2). 2 1 De bestelmodule begint met een overzicht van uw vorige bestellingen. De kolommen geven de besteldatum (3) en een status (4). De status kan verschillende waarden hebben. Zolang de status In bewerking is, is uw bestelling is nog niet verwerkt en u kunt deze bestelling nog wijzigen. 3 4 9
3.2 Een nieuwe bestelling toevoegen U kunt alleen een bestelling toevoegen als er géén openstaande bestelling in het overzicht staat (status In bewerking ). Om een nieuwe bestelling te plaatsen klikt u op rechts boven het overzicht op Nieuwe opdracht (1). 1 Er verschijnt dan in het overzicht een nieuwe bestelling, met de datum van vandaag en de status In bewerking. Deze bestelling is nog leeg en bevat nog geen materialen. Om collectematerialen aan de bestelling toe te voegen, volgt u onderstaande aanwijzingen: Een bestelling wijzigen. 3.3 Een bestelling wijzigen (materialen toevoegen aan een nieuwe bestelling) 3 2 Om een bestelling te wijzigen, moet er een bestelling de status In bewerking hebben. Is er geen bestelling met deze status, moet u eerst een nieuwe bestelling toevoegen (zie paragraaf 3.2). Klik op het zwarte pijltje voor de betreffende bestelling (2) om deze te wijzigen. Als er een openstaande bestelling is (status In bewerking ), kunt u geen nieuwe bestelling toevoegen. Een foutmelding geeft dan aan dat u de openstaande bestelling kunt bewerken. Jubilarissenbeleid Er staat nog een vinkje bij Doet mee aan jubilarissenbeleid (3). Dit komt te vervallen. In onze jubilarissenregeling kennen we alleen de ere-vrijwilligers, mensen die zich 25 jaar inzetten voor de collecte. Iedere vrijwilliger wordt bij zijn 25-jarig jubileum geëerd met de Hermansspeld. Het is daarmee niet meer nodig om aan te geven of u meedoet aan het jubilarissenbeleid. 10
Zodra u een openstaande bestelling heeft geopend, ziet u de bestelling op uw scherm verschijnen. Als het een nieuwe bestelling betreft, zijn alle aantallen leeg. 1 2 6 4 3 Het bestelformulier geeft bovenaan (1) enkele gegevens (code, afleverdatum en status) die u niet kunt wijzigen of waarbij een wijziging geen invloed heeft op de bestelling (datum). Begin uw bestelling bij de eerste regel (2) waar u het aantal collectanten dat in uw locatie loopt, invult. Vervolgens kijkt u per regel hoeveel u van het betreffende materiaal wilt bestellen. De aantallen vult u onder het kopje Aantal in (kolom 3). Heeft u alles ingevuld, klik dan op de rechter rode knop Opslaan (4) 5 Als uw bestelling goed is opgeslagen, verschijnt er een groene mededeling Wijzigingen opgeslagen (5). 3.4 Een ander afleveradres Als u de collectematerialen niet op het bij ons bekende huisadres geleverd wilt hebben, kunt u dat bij uw bestelling aangeven. Klik hiervoor in het bestelformulier op de linker rode knop Afleveradres (6). 11
1 Vul het afleveradres zo volledig mogelijk in en klik op de rode knop Sluit (1) om het adres op te slaan. Deze bestelling wordt afgeleverd op het ingevoerde adres. Bestel wat extra Bestel gerust wat extra materialen. Het gebeurt vaak dat er vlak voor de collecteweek nog een paar nieuwe collectanten bijkomen. Dan is het handig als u hen direct van materiaal kunt voorzien. Dat scheelt ook nog eens in de kosten: een extra bestelling is duurder dan dat u wat extra materialen bestelt. Eén bestelling per organisator Ook als u meerdere locaties heeft, hoeft u slechts één bestelling te plaatsen. Bestel voor al uw locaties tegelijk. U krijgt dan ook één pakket thuisgestuurd. De bijgesloten collectantenbladen zijn wél per locatie ingepakt, zodat een scheiding blijft welke collectant in welke locatie thuishoort. 12
4. Levering Uw bestelling wordt bij u thuis geleverd door Selektvracht, een gerenommeerde vervoerder van pakketpost. We hebben gekozen voor Selektvracht vanwege de kwaliteit en de prijs. Hieronder beschrijven we wat u mag verwachten. 4.1 Verzending Uw bestelling wordt in orde gemaakt door een verzendhuis. Selektvracht haalt daar diverse malen pallets met de ingepakte bestellingen op. Daarna zorgt Selektvracht voor de levering bij u of aan het door u ingevoerde afleveradres. 4.2 Levering De eerste bestellingen verlaten het verzendhuis op 2 september, de laatste op 9 september. Dat betekent dat u uw bestelling tussen 3 en 15 september kunt verwachten. Heeft u ná 15 september nog geen bestelling in huis? Neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 43, of via e-mail: collecte@brandwondenstichting.nl. We zullen zo nodig uw bestelling dan zo spoedig mogelijk nasturen. Selektvracht biedt uw bestelling maximaal vier maal aan: eenmaal vroeg in de middag, eenmaal laat in de middag en tweemaal in de avond. Bent u niet thuis, dan zal de bezorger proberen het pakket bij één van uw buren af te leveren en krijgt u een briefje in de bus bij welke buur uw bestelling ligt. Mocht het niet lukken bij de buren, dan zal de bezorger het pakket meenemen en nogmaals aanbieden. Mocht het ook bij de vierde poging niet lukken, gaat het pakket naar een ophaalpunt van Selektvracht. U krijgt hiervan een melding in uw brievenbus, met een uitleg hoe en waar u het pakket kunt ophalen. 4,3 Ontvangst Controleer alstublieft direct uw ontvangen bestelling! We leveren bijna 3.000 pakketten met in totaal meer dan een half miljoen artikelen plus nog eens een verdeling van vier miljoen huis-aanhuiskaartjes. Daar gaan helaas soms dingen mis. Als u eventuele fouten direct constateert, kunnen we dat ruim voor de collecte oplossen en heeft u voor de collecte de juiste materialen in huis. 4.4 Wat te doen bij foute bestellingen? A) U mist materialen. Bestel zo snel mogelijk via ORCA de materialen die ontbreken. Uw (na)bestelling handelen we voor de collecte af. Te kort voor de collecte? Bel dan even voor de zekerheid met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 43. B) U heeft verkeerde materialen ontvangen Stuur de verkeerde materialen zonder postzegels retour naar ons antwoordnummer: Nederlandse Brandwonden Stichting, afdeling Collecte, Antwoordnummer 111, Beverwijk. Stuur ons alstublieft een e-mail (collecte@brandwondenstichting.nl) met een opmerking dat u spullen retour zendt. Nog vragen? Vindt u in deze handleiding geen antwoord op uw vragen, neem dan contact op met de landelijke collecte-administratie: (0251) 27 55 43, collecte@brandwondenstichting.nl 13