Handleiding. Collecte. Amnesty International

Transcriptie

1 Handleiding Collecte Amnesty International 1

2 Bedankt! Namens Amnesty International ondersteunen wij u graag bij het opzetten van de collecte. Deze handleiding helpt daarbij. Maar voordat u aan de slag gaat, willen wij u hartelijk bedanken. En niet alleen wij. Ibrahim Halawa uit Ierland weet hoe belangrijk uw inzet voor de landelijke collecte is. Hij werd ervan beschuldigd dat hij anderen tot geweld had aangezet. Amnesty-onderzoekers toonden aan dat dit een valse beschuldiging was. Nu is hij weer een vrij man. Toen ik op vakantie in Egypte was, liep ik mee in een demonstratie. Daarna werd ik opgepakt en gemarteld. Vier jaar lang zat ik vast. Zonder Amnesty International zou ik hier niet zijn. Uw inzet is van grote waarde. Niet alleen voor Ibrahim, maar voor alle mensen die wereldwijd het slachtoffer van onrecht zijn. 1. Wie doet wat? Collectant Gaat langs de deuren om geld op te halen voor Amnesty. Wijkhoofd Coördineert de collecte in haar/zijn wijk. Hij/zij stemt met de coördinator af hoe zij de taken onderling verdelen. Collectecoördinator Coördineert de collecte in haar/zijn woonplaats. Als die woonplaats te groot is om het alleen te doen, wordt zij/hij geholpen door 1 of meerdere wijkhoofden. Ze stemmen samen onderling de taakverdeling af. Medewerker Servicecenter Verzorgt de administratie. Contactpersoon administratieve zaken voor de collectecoördinatoren. Regiocoördinator Regionale contactpersoon voor de collectecoördinatoren. Hij/zij ondersteunt de collectecoördinator, zodat die de collecte goed kunnen uitvoeren. Coördinator Landelijke Collecte Stuurt het projectteam collecte aan. 2. De collecte in chronologische volgorde 1. In januari ontvangt u van ons de digitale collectantenlijst en de bestellijst voor collectematerialen. 2. Eind januari heeft u contact gehad met alle collectanten op uw lijst en heeft u het bestelformulier voor de materialen naar ons teruggestuurd. 3. Uiterlijk eind februari ontvangt u van ons alles wat u nodig heeft om te collecteren. 4. Voor 11 maart deelt u alle materialen uit aan de collectanten en bespreekt met hen waar ze gaan collecteren. 5. Begin maart maakt u afspraken met de lokale Rabobank over het storten van de collecteopbrengst. 6. Van 11 t/m 16 maart 2019 is de landelijke collecteweek. 7. Na de collecteweek telt u samen met de collectant de opbrengst. 8. U stort de opbrengst voor 1 april 2019 bij de lokale Rabobank. Vóór 18 april rond u de administratie van de collecte af en stuurt deze retour aan Amnesty International. 2

3 3. De organisatie van de collecte De collectanten Eén van de allerbelangrijkste taken voor u als coördinator is het onderhouden van contacten met de collectanten. Veel collectanten stellen persoonlijk contact op prijs en willen tijdig benaderd worden. Neem daarom telefonisch contact op. En probeer hen op tijd te benaderen. U kunt de afspraken daarna eventueel per mail bevestigen. Geef ze inspraak in de route die zij graag willen lopen en tel samen de inhoud van hun collectebus. Inzet van wijkhoofden Het is raadzaam om bij meer dan twintig collectanten uw collectegebied op te delen in wijken en één of meer personen te vragen als wijkhoofd. Zij/hij krijgt enkele specifieke taken binnen een afgebakende wijk. U kunt onderling afspreken hoe u de taken verdeelt. Een wijkhoofd kan bijvoorbeeld: een stratenplan maken; contact onderhouden met de collectanten; collectebussen en andere materialen uitdelen; een deel van de administratie verzorgen Wijkhoofden staan tussen de collectant en de coördinator in. Ze zijn verantwoordelijk voor de collecte in hun deel van het gebied. De coördinator blijft wel eindverantwoordelijk en doet de storting bij de bank. U kunt de wijkhoofden werven onder de collectanten en/of bij uw regiocoördinator aangeven dat u een wijkhoofd nodig heeft. 4. De voorbereiding Het stratenplan bij een huis-aan-huiscollecte In de weken voor de collecte kunt u alvast de straten over de collectanten verdelen. Overleg samen met de collectant de te lopen route. Dit kunt u het beste doen wanneer u de collectant spreekt om een afspraak te maken voor het ophalen van de collectematerialen, of wanneer hij de materialen ophaalt. Op een plattegrond van uw collectegebied (te vinden op maps.google.nl) kunt u de straten per collectant markeren. Zo maakt u een goede spreiding van de collectanten over uw wijk. U kunt een kopie van de afgesproken route aan de collectant meegeven of achter op het legitimatiebewijs vermelden welke straten de collectant gaat lopen. Bij het collecteren in flats is het handig om iemand te zoeken die in zijn/haar eigen flat wil collecteren. Veel flats zijn tegenwoordig namelijk niet meer voor buitenstaanders toegankelijk. Gebruik de speciale flatposter voor de aankondiging van de collecteweek. Wanneer de bewoners bezwaar hebben tegen het collecteren in hun flatgebouw, dan mag er in deze flat niet worden gecollecteerd. De collectevergunning Om te mogen collecteren is per gemeente een collectevergunning nodig. De meeste gemeenten hebben een doorlopende vergunning afgegeven. Amnesty hoeft in dat geval alleen melding te maken van de collecte (bij een aantal gemeenten hoeft zelfs dat niet). Als u geen kopie van de collectevergunning ontvangt, kunt u ervan uitgaan dat deze niet nodig is. Het Servicecenter van Amnesty zorgt voor het aanvragen van de jaarlijkse vergunningen bij de gemeenten waar dat vereist is en stuurt u een kopie toe. U hoeft de vergunning dus niet zelf aan te vragen voor de reguliere collecte. Lees de vergunning goed door. Hierin staat precies aan welke 3

4 regels u zich moet houden, bijvoorbeeld de minimumleeftijd van collectanten. In alle gemeenten geldt dat er op zondag niet gecollecteerd mag worden in de openbare ruimte. Bestellen van de collectematerialen Begin januari ontvangt u van het Servicecenter een digitaal bestelformulier waarop u kunt aangeven welke materialen u nodig heeft. Weet u het exacte aantal collectanten nog niet? Doe dan een schatting van het aantal en bestel voor vijf collectanten meer. Zo weet u zeker dat u genoeg materialen in huis heeft. Legitimatiebewijzen Iedere collectant moet bij het collecteren een Amnesty-legitimatiebewijs bij zich hebben. De legitimatiebewijzen ontvangt u van ons. In een klein aantal gemeenten moeten deze legitimatiebewijzen gestempeld worden. In de collectevergunning staat of dit noodzakelijk is in uw collectegebied; check dus vooraf uw vergunning. Vergeet niet de naam van de collectant op het legitimatiebewijs te schrijven, ook op het gedeelte dat in de collectebus gaat. Publiciteit U kunt via collecteservice@amnesty.nl verschillende promotiematerialen bestellen, zoals posters, vlaggen en spandoeken. Op de website vindt u een persbericht dat u naar de lokale media kunt sturen. 5. De collectematerialen Uiterlijk 2 weken voor de collecteweek ontvangt u de collectematerialen zoals de collectebus en legitimatiebewijzen. U ontvangt daarbij ook een brief met extra uitleg over hoe deze materialen in te zetten. Komt u materialen tekort, dan kunt u die via het Servicecenter bijbestellen via (020) of collecteservice@amnesty.nl. 6. Vóór de collecte U heeft tijdig contact opgenomen met de collectant. U heeft met de collectant afgesproken wanneer zij/hij de collectebus ontvangt en welke route zij/hij loopt. U spreekt ook af wanneer zij/hij de bus weer inlevert. U verzegelt de collectebus en geeft deze aan de collectant. Het onderste gedeelte van het legitimatiebewijs de telkaart - gaat in de collectebus. U onderzoekt tijdig bij welke Rabobank u de opbrengst kunt storten en of ze ook een geldtelmachine hebben. Verwacht u een opbrengst van boven de ? Maak dan een afspraak met de Rabobank om af te stemmen wanneer u het geld komt storten. Vaak kunt u er dan buiten openingstijden terecht om te storten. N.B.: Houd er rekening mee dat de collectebussen zwaar kunnen zijn! 7. Na de collecte Geld tellen De collectebus moet verzegeld zijn als deze door de collectant wordt ingeleverd. Mocht dit niet het geval zijn en u vertrouwt het niet, neem dan contact op met uw regiocoördinator. Ook als u na afloop van de collecte geen contact krijgt met de collectant, neemt u contact op met de regiocoördinator. Verbreek het zegel samen met de collectant en tel samen de inhoud van de bus. Op de telkaart meldt u de businhoud en beide personen zetten een handtekening. De opbrengst van iedere collectant zet u op de verzamellijst. Vergeet niet de verzamellijst te tekenen (dat dient zowel u als de collectant te doen) bij teruggave van de collectebus. Dit is een goed moment om de collectant te vragen of zij/hij volgend jaar weer wil collecteren. Vermeld dit dan duidelijk op de verzamellijst. 4

5 U mag niet samen met uw partner of een ander gezinslid tellen. Met een collectant, wijkhoofd, medecoördinator of medegroepslid mag dat wel. Bij het innemen van de bus, geeft u een presentje aan de collectant en tekent u op de verzamellijst voor ontvangst van de bus. Tevens vermeldt u de opbrengst op de verzamellijst. U checkt vervolgens ook of alles ingevuld is en of de gegevens van de collectant kloppen. Afstorten van de collecteopbrengst 1. Voor het storten van de collecteopbrengst kunt u terecht bij een Rabobank met een geldtelmachine bij u in de buurt. U stort de opbrengst voor 1 april Niet alle Rabobanken beschikken over een geldtelmachine. Probeer in dat geval eerst een ander filiaal van de Rabobank. Is dit niet mogelijk, neem dan contact op met het Servicecenter. Alle filiaalhouders worden door middel van een vanuit het Rabobank-hoofdkantoor op de hoogte gesteld van onze collecteweek en dienen hun medewerking te verlenen. Bij de Rabobank kunt u het geld storten in de geldtelmachine. U dient gebruik te maken van het volgende rekeningnummer: NL14 RABO Dit is het enige nummer waarop u de collecteopbrengst mag storten. Storten via uw eigen rekening is niet toegestaan! Voor het storten heeft u een bankpas nodig; dit hoeft niet per se een Rabobankpas te zijn. Het bezit van een bankpas is nodig in verband met de wet op de identificatieplicht. Na afloop moet u het stortingsbewijs meenemen en dit samen met de collectestaat naar het Servicecenter sturen. Probeer samen met iemand naar de bank te gaan om te storten. Dit is niet alleen voor de veiligheid, maar ook omdat het sneller gaat en vaak prettiger werkt. Problemen? Mocht u problemen ondervinden in de samenwerking met de Rabobank, neem ook dan contact op met het Servicecenter middels; (020) Het geld is gestort: wat nog te doen? Wat moet u terugsturen? Voor 18 april dient u het volgende te retourneren in de retourenvelop die u in februari van ons heeft ontvangen: 1. Volledig ingevulde collectestaat voorzien van afstortbon(nen) Rabobank, eventueel bonnen voor gemaakte kosten; 2. Volledig ingevulde en bijgewerkte verzamellijst; 3. De telkaartjes uit de collectebussen; 4. Eventueel buitenlandse muntjes. Belangrijk: maak voor u de administratie opstuurt, kopieën van de collectestaat, de verzamellijst en de stortingsbonnen voor uw eigen administratie. Wat doe ik met de collectebussen overige materialen? De collectebussen, keycords, busstickers en plastic tassen, kunt u opslaan om volgend jaar weer te gebruiken. Artikelen waar een datum op staat zoals verzegelingen en legitimatiebewijzen mag u vernietigen. Kunt u de materialen echt niet zelf opslaan, dan kunt u ze kosteloos naar ons verzendhuis terugsturen: Amfors t.a.v. Amnesty International Antwoordnummer VB Amersfoort 5

6 9. Verzekering voor de vrijwilligers Verzekering We gaan er vanuit dat collectanten zelf verzekerd zijn voor ongevallen en voor schade toegebracht aan derden (wettelijke aansprakelijkheidsverzekering). Ontstaan er toch calamiteiten tijdens het collecteren, neem dan zo spoedig mogelijk contact op met het Servicecenter. Zij/hij kan u informeren of de schade binnen de collectieve ongevallenverzekering valt die Amnesty International heeft afgesloten voor vrijwilligers. N.B.: De collectieve ongevallenverzekering van Amnesty International is secundair. Alleen als de vrijwilliger geen eigen verzekering heeft of als deze verzekering onvoldoende dekking biedt, kan er een beroep op Amnesty worden gedaan. Onkosten Als u kosten maakt voor de collecte (zoals kopieer-, telefoon- en portokosten), kunt u deze op de collectestaat verantwoorden. De gemaakte kosten mag u direct inhouden van de collecteopbrengst. Voor de telefoonkosten geldt dat per collectant een bedrag van 0,25 gedeclareerd mag worden, gebaseerd op twee telefoontjes (één om te vragen of men weer van de partij is, en één om een afspraak te maken voor het afhalen van de collectebus). Mocht u twijfelen over de hoogte van het bedrag, neemt u dan contact op met uw regiocoördinator. Verdere onkosten kunnen alleen vergoed worden als u de bonnen meestuurt. Mocht u reiskosten maken, dan geldt hiervoor een vergoeding van 0,19 per kilometer of de werkelijk gemaakte kosten met het openbaar vervoer. Wanneer u deze kosten declareert, vult u dan het declaratieformulier in en hecht dit aan de collectestaat. Dit formulier kunt u opvragen bij het Servicecenter. Twijfelt u ergens over of heeft u vragen, neemt u dan alstublieft contact met ons op. Wij wensen u heel erg veel succes bij het coördineren van de collecte! Contactpersonen en telefoonnummers Servicecenter Amnesty International tel. (020) / of collecteservice@amnesty.nl Coördinator Landelijke Collecte en Events Nancy van Putten n.vanputten@amnesty.nl Regiocoördinatoren Brabant-Limburg Rob van Hal Zuid-Holland/Zeeland Vacature Noord-Holland/Utrecht/Flevopolder Ezgi Okyay Noordoostpolder/Overijssel/Gelderland Vacature Drenthe/Friesland/Groningen Margriet Sijtsema-Tolsma tel. (06) /regiobl@amnesty.nl regiozz@amnesty.nl tel. (020) /regiofnu@amnesty.nl regionog@amnesty.nl tel. (06) /regiodfg@amnesty.nl 6