COLLECTE GIDS ZO ORGANISEER JE JOUW COLLECTE

Transcriptie

1 JANTJE BETON COLLECTE GIDS 2019 ZO ORGANISEER JE JOUW COLLECTE

2 FANTASTISCH DAT JE MEEDOET Collecte: 25 februari t/m 9 maart 2019 * School, huiswerk, sport, pianoles, liken, delen: kinderen krijgen het drukker en drukker. En omdat we steeds meer binnen werken en binnen leven, worden dingen als speelplaatsen en buiten spelen steeds minder vanzelfsprekend. Drie op de tien kinderen speelt niet of slechts één keer per week vrij buiten. En dat terwijl spelen ontzettend belangrijk is. Kinderen moeten bewegen voor een gezonde ontwikkeling. Tijdens het spelen leren ze allemaal belangrijke dingen zoals vrienden maken en omgaan met tegenslagen. Spelen maakt je vrolijk en zorgt ervoor dat je open blijft staan voor de wereld. Als we heel eerlijk zijn, zouden niet alleen kinderen wat meer moeten spelen. Daarom organiseert Jantje Beton één keer per jaar een grote collecte. Samen met tienduizenden vrijwilligers halen we zoveel mogelijk geld op voor de clubkas van jouw vereniging en voor de projecten van Jantje Beton. Zo zorgen we er samen voor dat er meer kinderen, meer kunnen spelen. * In sommige gemeenten wordt van 4 t/m 9 maart gecollecteerd. Een actueel overzicht staat op onder het hoofdstuk extra week collecteren. Heel veel plezier met het organiseren van jouw collecte! JOUW ROL Als coördinator ben jij degene die: de schakel is tussen Jantje Beton en de collectanten verantwoordelijk is voor het uitdelen en innemen van de collectematerialen een nette financiële afwikkeling verzorgt Als je met meerdere clubs in één plaats collecteert, worden sommige zaken centraal geregeld. In dat geval ontvang je van Jantje Beton de contactgegevens van jouw regiocoördinator. Praktische tips en belangrijke aandachtspunten lees je in de e-nieuwsbrief. Houd je dus goed in de gaten! Het organiseren van jouw collecte is simpel met het 5-stappenplan. Hoe je dat precies doet, mag je helemaal zelf invullen. Omdat Jantje Beton een goede samenwerking met alle deelnemers belangrijk vindt, zijn er wel een aantal voorschriften. Als deelnemer aan de Jantje Beton Collecte onderschrijf je onderstaande handelswijze.

3 VOORSCHRIFT VAN HANDELEN 1. GEGEVENS ZIJN PRIVÉ Als coördinator ga je, net als Jantje Beton, vertrouwelijk om met de gegevens van deelnemers en verstrek je deze niet aan derden zonder toestemming. Jouw contactgegevens worden alleen indien nodig gedeeld met andere deelnemers van de Jantje Beton Collecte. 2. VERZEKERD OP STAP Jantje Beton heeft voor alle vrijwilligers verzekeringen afgesloten. Een aansprakelijkheidsverzekering en een collectieve ongevallenverzekering. Bij calamiteiten is het mogelijk een beroep te doen op de verzekering van Jantje Beton. 3. VERGUNNING VAN DE GEMEENTE Jantje Beton heeft voor elke gemeente een collectevergunning. In deze vergunning de Algemene Plaatselijke Verordening staan de regels omtrent collecteren beschreven. Jij (of je regiocoördinator) ontvangt deze vergunning en houdt toezicht op het naleven van de regels. 4. SAMEN VOOR BUITEN SPELEN De Jantje Beton Collecte is voor iedereen. Is het mogelijk om in jouw plaats met meer dan één club te lopen, dan verwacht Jantje Beton een flexibele houding ten opzichte van het werven en plaatsen van nieuwe clubs. Jantje Beton plaatst clubs altijd alleen in overleg. 5. WIJZIGEN VAN GEGEVENS Het aanmelden en afmelden van clubs en wijzigen van contactpersonen of gegevens is één van de verantwoordelijkheden van de coördinator. Geef wijzigingen direct door via het wijzigingsformulier: 6. DECLAREREN VAN KOSTEN Het kan voorkomen dat er kosten worden gemaakt om de Jantje Beton Collecte succesvol te coördineren. Declaraties bedragen maximaal 3% van de bruto-opbrengst en hebben een maximum van 1,- per collectant. Een declaratie wordt tegelijk met de afrekenstaat ingediend via het declaratieformulier. Bij coördinatie van meerdere clubs wordt het gedeclareerde bedrag naar rato (op basis van het aantal collectanten) afgehaald van de opbrengst van de clubs. Bij coördinatie van één club wordt het bedrag direct ingehouden van de opbrengst. 7. COLLECTEMATERIALEN Alle ontvangen materialen blijven eigendom van Jantje Beton. Als coördinator ga je zorgvuldig met de materialen om. Bij het overdragen of beëindigen van de samenwerking zorg je er voor dat alle materialen netjes en compleet worden doorgegeven aan een nieuwe coördinator of je stuurt deze retour naar Jantje Beton. Eventuele kosten worden vergoed. 8. FINANCIËLE AFWIKKELING NA DE COLLECTE In de handleiding Financiële Afwikkeling staan richtlijnen voor het storten van de opbrengst bij de bank en voor het invullen van de afrekenstaat. Deze richtlijnen dienen door de coördinator te worden opgevolgd. Veiligheid, betrouwbaarheid en transparantie staan daarbij voorop. Eventuele onregelmatigheden meld je direct bij Jantje Beton. 9. VEILIG COLLECTEREN MET KINDEREN IS BELANGRIJK. Lees daarom de richtlijnen Collecteren met kinderen op goed door.

4 COLLECTEREN IN 5 STAPPEN 1. Kloppen je gegevens nog en zijn ze compleet? Lopen dezelfde clubs en collectanten van vorig jaar weer mee? Geef eventuele wijzigingen door aan je collectanten en aan Jantje Beton Heb je nog straten over in jouw gebied, ga dan zelf aan de slag om extra collectanten te vinden. Hang wervingsposters op (vanaf december te bestellen in de webshop) Gebruik voorbeeldteksten voor social media, website en lokale media. Deze kant-en-klare teksten vind je in de toolkit op VERZAMEL EEN TEAM Sommige collectanten hebben een speciale voorkeur om doordeweeks of juist in het weekend te lopen. De één loopt liever alleen, de ander in een groepje. Misschien zijn er collectanten die graag in een winkelcentrum of voor de deur van de bioscoop willen collecteren. Allicht zijn er collectanten die een leuke actie rondom de collecte willen opzetten of een toernooi in de collecteweek willen organiseren. Als het lukt om aan ieders wensen te voldoen, zal je zien wat een positief effect dit heeft! Betrek jouw collectanten bij de doelbesteding van de opbrengst. VERHOOG DE OPBRENGST MAAK ONLINE EEN COLLECTEBUS AAN Deelnemende clubs kunnen naast de huis-aan-huis collecte ook geld ophalen met de online collectebus. Met deze collectebus kan iedereen in jouw omgeving geld ophalen voor jouw club. De online bus is in een paar klikken aan te maken en te delen via social media, Whatsapp of . Een online bus aanmaken kan vanaf 14 februari Meer info hierover ontvang je via de e-nieuwsbrief. 2. WIE LOOPT WAAR? Een duidelijke wijkindeling voorkomt dat verschillende collectanten bij dezelfde deur aanbellen. Voor het maken van een wijkindeling kun je gebruik maken van Google Maps of een papieren plattegrond van de gemeente. Inventariseer vooraf bij de collectanten wie welke straat wil lopen Collecteren in de eigen straat levert meer op dan in een onbekende straat Een gemiddelde collectant belt bij 70 huizen aan per avond Werf extra collectanten voor de straten die je over hebt Vergeet flatgebouwen, bedrijventerreinen en buitenwijken niet: daar is vaak een hoge opbrengst te behalen. Voor het collecteren in flatgebouwen is het raadzaam eerst toestemming te vragen aan de bewonerscommissie. Contactgegevens van het bestuur vind je meestal op een prikbord in de centrale hal van de flat. In winkelgebieden of uitgaanscentra kun je straatcollectes houden. Controleer wel even in de collectevergunning of dit mag en vraag toestemming aan op de locatie zelf.

5 3. VOORZIE JE TEAM VAN MATERIAAL In december ontvang je als regiocoördinator automatisch per een bericht van Jantje Beton met jouw persoonlijke inloggegevens. Vervolgens geef je aan welke materialen je wilt ontvangen en hoeveel. Wees kostenbewust: bestel niet te veel. Sommige materialen zijn verplicht om te bestellen, zoals legitimatiekaartjes en verzegelingen voor collectebussen. Andere materialen bestel je naar behoefte, zoals deurstickertjes, busstickers en vlaggen. De materialen worden op het door jou gewenste adres afgeleverd. Verdeel de materialen onder de collectanten. Om bij te houden wie welke materialen ontvangt, kun je de controlelijst gebruiken op Let er op dat je nooit onverzegelde collectebussen of losse verzegelingen meegeeft! Opslag van de materialen verzorg je zelf. Wanneer er geen deelnemers meer zijn vragen wij de collectebussen, vlaggen en eventuele andere items terug te sturen. Laat zo veel mogelijk mensen een online collectebus aanmaken. 4. GA COLLECTEREN Voor een leuke én lucratieve collecteweek is het belangrijk om vooraf aan te kondigen dat de collecte eraan komt: Hang aankondigingsposters op (vanaf december te bestellen in de webshop) Plaats en deel de online aankondigingen. Je vindt ze op Informeer de plaatselijke huis-aan-huis bladen. Kant-en-klare teksten hiervoor vind je op Hang vlaggen en spandoeken op in de openbare ruimte, bijvoorbeeld op het marktplein. Vraag van te voren wel even of dat zomaar mag. Jantje Beton zorgt elk jaar voor landelijke en regionale bekendheid van de collecteweek door de inzet van persberichten, social media campagnes en tv-spots. Om het collecteren extra leuk te maken kun je: Er een wedstrijd van maken. Bijvoorbeeld door de bussen te wegen of via GPRS de looproutes van collectanten te vergelijken. Er een evenement of thema aan koppelen. Bijvoorbeeld door tijdens de Scouting opkomst, in de e-nieuwsbrief of bij trainingen ook aandacht te besteden aan sociale veiligheid, overgewicht, prestatiedruk of de nieuwste buitenspeelgadgets. Op skateboards, stelten, skippyballen, al balletje-hooghoudend, in clubtenue, begeleid door een fanfare of verkleed langs de deuren gaan. 5. GA COLLECTEREN KLAAR? JOEPIE! Van Jantje Beton ontvang je in februari een uitgebreide financiële handleiding om je te helpen bij een goede en snelle afhandeling. Worden bij jou de collectezaken centraal geregeld? Dan ontvang je informatie over de financiële afwikkeling via de regiocoördinator. Om veiligheidsredenen adviseert Jantje Beton om geheim te houden waar de bussen en het geld worden opgeslagen. Deel ook de locatie waar jullie het geld tellen alleen met de direct betrokkenen. Aan het einde van de collecteperiode neem je de verzegelde bussen en materialen weer in. Zorg er voor dat iedere collectant het materiaal weer compleet en netjes inlevert. Gebruik hiervoor eventueel de controlelijst die je vindt op De ingenomen materialen berg je vervolgens op en bewaar je voor volgend jaar. Om collectanten én giftgevers te bedanken, kun je een bericht plaatsen in de lokale huis-aan-huis bladen. Collectanten kun je ook bedanken met een e-card via Jantje Beton streeft ernaar om na ontvangst van de afrekenstaat binnen 4 weken de helft van de opbrengst aan de club uit te betalen. Met een snelle afhandeling kunnen jullie de opbrengst dus dit buitenspeelseizoen nog besteden.

6 Super dankjewel voor je tijd en betrokkenheid! Met jouw inzet zorgen we er samen voor dat meer mensen, meer kunnen spelen. VRAGEN, SUGGESTIES OF WENSEN? HET COLLECTETEAM STAAT VOOR JE KLAAR! jantjebeton.nl/collecte