HOE ORGANISEER IK DE COLLECTE?

Transcriptie

1 HOE ORGANISEER IK DE COLLECTE? 2014

2 INHOUDSOPGAVE Woord vooraf 4 1 Inleiding 5 2 De Maag Lever Darm Stichting Wat doet de Maag Lever Darm Stichting? Wat gebeurt er met het opgehaalde geld? Het CBF-keur 6 3 De collecte organisatie Landelijke organisatie Plaatselijke organisatie Het service center 7 4 Het collecteprotocol 8 5 Voor de collecte Bussen, intekenlijsten of collectezakjes? Wijkindeling, looproute Afspraken met de collectanten Collectanten werven Tijdstip van collecteren Straatcollecte Collectevergunning 12 6 Succesvol collectanten werven 13 7 Publiciteit 14 8 Het Collectemateriaal 15 9 Na de collecte Afspraak met de bank maken Geld tellen en storten Geldtelmachines Overschrijvingsbewijzen Formulieren invullen en opsturen Checklist collecte Heeft u nog vragen? 23 3

3 WOORD VOORAF Beste contactpersoon, Hartelijk dank dat u bereid bent de collecte voor de Maag Lever Darm Stichting (MLDS) te organiseren. De collecte van de Maag Lever Darm Stichting wordt jaarlijks vastgesteld volgens het collecterooster van het Centraal Bureau Fondsenwerving ( en vindt in 2014 plaats in de week van 19 t/m 24 mei. Met dit naslagwerk helpen wij u graag op weg bij de organisatie van de collecte in uw wijk/plaats. U vindt hierin antwoorden op uw vragen. Wij wensen u een succesvolle collecte toe. Anoek, Elsemieke, Germa en Lisa Collecteteam Maag Lever Darm Stichting 4

4 1 INLEIDING Deze handleiding is voor u, contactpersoon van de Maag Lever Darm Stichting, geschreven. Het geeft u alle informatie en vele suggesties hoe u de collecte in uw eigen stad, dorp optimaal kunt organiseren. De Maag Lever Darm Stichting organiseert sinds 1985 de landelijke huis-aan-huis collecte. Begonnen als een kleine organisatie, zijn nu jaarlijks ca collectanten op pad om te collecteren voor de activiteiten van de Maag Lever Darm Stichting. Daar zijn we erg trots op! Wat er met de jaarlijkse collecte-opbrengst gebeurt, kunt u lezen op de website van de MLDS. In 2014 is het thema van de collecteweek Darmkanker. Zodra alle campagne-informatie bekend en klaar is, wordt u als contactpersoon hiervan als eerste op de hoogte gebracht. Als vrijwillig contactpersoon bent u één van de in totaal vrijwilligers die zich actief inzetten voor het werk van de MLDS. Uw bijdrage is onmisbaar voor de collecte. Wij vragen u om uw organisatietalent aan te wenden om zorgt te dragen voor een maximale opbrengst in uw stad, dorp of wijk. Deze handleiding geeft u een groot aantal praktische tips. U staat als contactpersoon niet alleen! U kunt altijd een beroep doen op de ondersteuning van het collecteteam van de MLDS. Heeft u vragen of problemen, aarzel niet contact te zoeken. Wij zijn er om u maximaal te ondersteunen! Mocht u na het lezen van de handleiding nog vragen hebben, neemt u dan contact met ons op via of collecte@mlds.nl wij zijn bereikbaar van maandag t/m vrijdag. 2 DE MAAG LEVER DARM STICHTING 2.1 Wat doet de Maag Lever Darm Stichting? De Maag Lever Darm Stichting is een onafhankelijke stichting die al ruim 30 jaar werkt aan een betere toekomst voor mensen met maag-, darm-, en leverproblemen. Het is onze missie om maag-, darm- en leverziekten te voorkomen, te bestrijden en de kwaliteit van leven van patiënten te verbeteren. De rol die de MLDS hierbij als geen ander inneemt is die van facilitator van wetenschappelijk onderzoek, voorlichter en kennisbron. 5

5 Om onze missie te kunnen realiseren, werft de MLDS fondsen en werkt de stichting intensief samen met vrijwilligers, patiëntenorganisaties, zorgprofessionals, onderzoekers, overheden en bedrijfsleven. De impact van maag-, lever- en darmziekten op de samenleving is enorm. Ruim twee miljoen mensen in ons land hebben een MDL-ziekte en hiermee staan deze aandoeningen in de top vier van de meest voorkomende ziekten in Nederland. 13% Van de sterfgevallen in ziekenhuizen zijn het gevolg van deze aandoeningen. De MLDS kent een breed scala van zo n 200 aandoeningen. Deze aandoeningen lopen zeer uiteen wat betreft ernst, behandelingsmogelijkheden en gevolgen. De MLDS kan met haar huidige omvang niet het verschil maken op al deze terreinen. Wil de MLDS impact genereren dan is het essentieel om de positie van de MLDS in de markt te versterken en de zichtbaarheid te vergroten. Beleidsvisie In de beleidsvisie vindt u meer informatie over de plannen van de MLDS voor de komende jaren. De beleidsvisie kunt u nalezen op Wat gebeurt er met het opgehaalde geld? Van het geld dat de MLDS via de collecte, donateurs en sponsors binnenhaalt, wordt minimaal 75% besteed aan: - Financiering van belangrijk, vaak levensreddend, wetenschappelijk onderzoek - Geven van voorlichting Meer over wetenschappelijk onderzoek kunt u lezen op Het CBF-keur Mensen die geld geven aan goede doelen willen weten of met hun gift verantwoord wordt omgegaan. Het CBF-keur voor goede doelen is een blijk van betrouwbaarheid. Om een CBF-keur te mogen voeren, moeten organisaties aan strenge eisen voldoen. Zo mag niet meer dan 25% van de geworven inkomsten aan kosten worden besteed. De Maag Lever Darm Stichting heeft het CBF-keur. Het keurmerk is te herkennen aan het CBF-keur logo. Dit logo staat op alle relevante communicatie-uitingen van de Maag Lever Darm Stichting. Zie ook 6

6 3 DE COLLECTE ORGANISATIE De collecte van de Maag Lever Darm Stichting bestaat uit een landelijke en een plaatselijke organisatie met ondersteuning van een service center. 3.1 Landelijke organisatie Voor de landelijke organisatie is het collecteteam van de MLDS op ons kantoor in Amersfoort verantwoordelijk. Zij ondersteunen bij het werven van nieuwe vrijwilligers, houden u per op de hoogte van de vorderingen in de collecte, voeren een uitgebreide administratie, kopen collectematerialen in en verzorgen onder meer de publiciteit. 3.2 Plaatselijke organisatie Voor de plaatselijke organisatie zijn er mensen zoals u, die we contactpersonen noemen. Een contactpersoon organiseert een collecte in de eigen woonplaats of een deel van de woonplaats. Dat houdt onder andere het volgende in: - Uw collectanten vragen of ze bij de aankomende collecte weer willen collecteren - De straten indelen en verdelen onder uw collectanten (looproutes maken) - Als u het leuk vindt kunt u zelf collectanten werven, hier kunt u materiaal voor bestellen bij het collecteteam - Collectemateriaal bestellen bij de stichting en verdelen onder uw collectanten - Legitimatiebewijzen of intekenlijsten laten stempelen op het gemeentehuis of politiebureau (indien van toepassing) - Kant-en-klare persberichten aanbieden bij de plaatselijke krant - Het opgehaalde geld in ontvangst nemen en storten bij de bank - Administratie formulieren invullen en met het stortingsbewijs naar kantoor opsturen Het is fijn om dit werk samen met een ander te doen, een zogenaamd wijkhoofd. U staat er dan ook in uw wijk of plaats niet alleen voor. U kunt samen kijken op welke manier de collecte bij u in de omgeving uit te breiden is maar ook kan het wijkhoofd de organisatie overnemen als er zich onvoorziene omstandigheden voordoen. Wij stellen het erg op prijs dat u, als u na een (lange) periode van contactpersoon te zijn geweest stopt met de organisatie, voorziet in uw eigen opvolging. U kunt bijvoorbeeld uw collectanten vragen, familie, of vrienden. U heeft de beste kijk op wie uw organisatie het beste over kan nemen. 3.3 Het service center In de maanden januari tot en met juni wordt het collecteteam ondersteunt door een service center. Uw telefonische vragen worden in eerste instantie op deze locatie opgevangen. 7

7 De medewerkers van het service center zijn goed op de hoogte van de collecteactiviteiten en kunnen uw vragen goed beantwoorden. Mocht uw vraag niet direct door het service center beantwoord kunnen worden, dan wordt uw vraag doorgestuurd naar het collecteteam. Het collecteteam zal uw vraag vervolgens binnen 3 werkdagen beantwoorden, telefonisch of per . Het service center is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van tot uur. 4 HET COLLECTEPROTOCOL In 2007 heeft de Stichting Collecteplan 1 het Collecteprotocol voor landelijke collecterende instellingen vastgesteld. Het collecteprotocol dient onder meer om: - In te spelen op toenemende verantwoordingseisen - Het bewerkstelligen van gelijkheid binnen de collecterende goede doelen - Het beschermen van het imago van collecterende goede doelen Het protocol bevat een groot aantal eisen waaraan we moeten voldoen met elkaar. Deze eisen zijn onder meer: - Het invoeren van regels rondom de collecte-opbrengst - Het instellen van een centraal meldpunt voor klachten voor contactpersonen en collectanten - Het fraudebestendig maken van de collectematerialen Een kort overzicht van de belangrijkste eisen: 1 Het meldpunt Wanneer u, als contactpersoon, of uw collectant een klacht heeft, kunt u deze (schriftelijk) indienen bij de afdeling collecte van de Maag Lever Darm Stichting. U krijgt een schriftelijke ontvangstbevestiging met een uitleg over het verloop van de procedure. 2 De collectematerialen In het protocol zijn verschillende eisen gesteld aan de collectematerialen, bijvoorbeeld; dat bussluitingen moeten zijn voorzien van een uniek nummer. Daarnaast: - Moet de collectant op de collectanten overzichtslijst tekenen bij ontvangst en na inlevering van de (verzegelde) collectebus 8

8 - Moeten de niet-gebruikte collectematerialen (de legitimatiebewijzen en bussluitingen) worden teruggezonden naar kantoor voor centrale vernietiging 3 De collecte-opbrengst Rondom het tellen van de opbrengst zijn de volgende regels ingesteld: - U dient de busverzegeling in bijzijn van minimaal één persoon te verbreken - Het tellen van de busopbrengst dient altijd door twee personen te geschieden - Per bus dient u een telbrief te gebruiken en deze wordt bewaard, door u of kantoor - De collecte afrekenstaat dient mede te worden ondertekend door een tweede persoon (dit mag geen familielid zijn). Een volledig exemplaar van het protocol staat op de website; 1 Stichting Collecteplan adviseert het Centraal Bureau Fondsenwerving over het jaarlijkse collecterooster. 5 VOOR DE COLLECTE Voor de collecte moeten een aantal zaken zijn geregeld om uw collecte zo soepel mogelijk te laten verlopen. Deze worden in dit hoofdstuk omschreven. 5.1 Bussen, intekenlijsten of collectezakjes? De Maag Lever Darm Stichting kent drie soorten collectes; de collectebus, intekenlijsten en collectezakjes. Welke heeft uw voorkeur? De (rammel)buscollecte De meest gebruikte vorm van collecteren. De collectant collecteert met de plastic collectebus. Munt-, papiergeld en waardepapieren passen hierin. U kunt de bussen voorzien van een sms-sticker, zo heeft de collectant een alternatief aan de deur wanneer de gever geen los geld heeft, een sms van 1,50 naar 4333 is zo gestuurd. De bussen verzegelt u, voordat de collectant gaat collecteren. Let erop dat de bussluiting goed is aangetrokken, anders schiet hij makkelijk los. Na gebruik verzoeken wij u de bussen gewoon te bewaren tot volgend jaar. Het verzenden van de bussen kost namelijk veel geld. De bussen zijn ongevoelig voor vocht en kou. 9

9 Naam subtotaal Bedrag Naam subtotaal Bedrag Naam Bedrag subtotaal Naam Postbus AV Amersfoort Telefoon (033) subtotaal totaal Bedrag De collecte met intekenlijsten De lijstcollecte is een andere vorm van collecteren. De collectant gaat met de intekenlijst de huizen langs volgens het door u opgestelde stratenplan. Gevers noteren hun bijdrage op de lijst en dragen het geld af aan de collectant, de collectant neemt het geld mee in een tas, portemonnee, net wat de voorkeur heeft. Juist omdat de gevers zelf hun bijdrage op de lijst noteren, is het van belang dat de intekenlijst er netjes uit blijft zien. Intekenlijst Steun de Maag Lever Darm Stichting Lijst nummer Wetenschappelijk onderzoek Voorlichting Postbus AV Amersfoort Telefoon (033) Postbus AV AK Amersfoort Nieuwegein Telefoon (033) (030) Collecteren m.b.v. collectezakjes Hierbij dient de collectant de collectezakjes eerst huis-aan-huis te bezorgen, waarbij later in de week de gevulde zakjes huis-aan-huis worden opgehaald. Een collectant loopt dus ieder adres twee keer! Het is het beste om u aan te sluiten bij de methode de in uw woonplaats gebruikelijk is. In sommige gemeenten is het verboden om met intekenlijsten te collecteren. Of dit in uw gemeente het geval is, leest u in de gemeentevergunning g die u automatisch ontvangt bij de collectematerialen. 5.2 Wijkindeling, looproute Verdeel uw woonplaats in wijken en vervolgens in kleinere stukken of in straten. Maak hierbij gebruik van een plattegrond (vaak verkrijgbaar in het gemeente- of stadhuis). Reken op ongeveer 90 huisadressen per collectant. Dit aantal is slechts een leidraad, er zijn ook collectanten die veel meer huisadressen willen lopen. Vraag dit gerust aan uw collectanten. Een collectant loopt het prettigst wanneer hij/zij een stuk kan lopen dat de eigen voorkeur heeft. Breng in kaart welke collectanten welke straten lopen en welke straten nog niet gelopen worden. Bekijk welke nieuwbouwprojecten er op stapel staan en wanneer deze straten bewoond worden. Daar kunnen dan ook collectanten op pad! Maak een overzicht van de looproutes, welke collectant loopt welke route? Splits lange straten en noteer tot welke zijstraat of huisnummer de ene collectant loopt en vanwaar een volgende collectant de route overneemt. Noteer in uw overzicht welke collectant ziek is, zwanger of op vakantie en dus niet kan lopen dit jaar. Welke collectant kan u volgend jaar weer benaderen en wie is reserve. Een prettige looproute kost uw collectant 1-1,5 uur (afhankelijk van de wensen) 10

10 Voorbeeld van een looproute zoals u deze jaarlijks kunt maken: Collecte 2014 Collectant Adres Telefoon Looproute Busopbrengst Opmerkingen Mevr. Korte Schoolstraat korte@gmail.com Schoolstraat 61,45 Route te groot, (1999) + Kerkstraat volgend jaar splitsen. Dhr. Peters Beukenlaan wimp@hotmail.com Beukenlaan 59,35 Na uur + Sparrenlaan thuis tot nummer 50 Mevr. Blom Brinkstraat bep@kpnmail.com Sparrenlaan 66,75 (2001) vanaf 51 + brinkstraat Mevr. Kader De Akkers noura@gmail.com De Akkers 67,40 (alleen de flats) Houd voor een goed overzicht van uw wijk of dorp een goede administratie bij. Hier heeft u jarenlang plezier van! U kunt deze administratie eenvoudig bijhouden in Excel en wanneer u de papieren die u van kantoor ontvangt (afrekenstaat, indien van toepassing een kopie van de vergunning en de correspondentie van kantoor) in een map bewaart op jaar, kunt u alles ten alle tijden eenvoudig terugvinden. Mocht u onverhoopt ziek worden en de collecte over moeten dragen aan een invaller/ opvolger, dan heeft deze door uw manier van administreren direct alle benodigde informatie voor handen. 5.3 Afspraken met de collectanten 1,5 tot 2 maanden voor de collecte ontvangen uw collectanten een ansichtkaart vanuit kantoor, hierop wordt de datum van de collecteweek aangekondigd en wordt vermeld dat u contact op zult nemen. Neemt u n.a.v. de collectanten overzichtslijst, waarop de telefoonnummers vermeld staan, uiterlijk 3 weken voor de collecte contact op met uw collectant om na te gaan of ze gaan lopen en wanneer en hoe ze in het bezit komen van de collectebus. Maak vervolgens duidelijke afspraken met uw collectanten over de te lopen straten en noteer dit op de achterkant van het legitimatiebewijs (of intekenlijst). Vermeld er tevens op waar en wanneer zij de collectebus of intekenlijst kunnen inleveren. 5.4 Collectanten werven Collectanten werven is soms niet eenvoudig, maar geeft veel energie wanneer u succes boekt. De meeste mensen vinden het helemaal niet erg wanneer u ze aanspreekt en vraagt om u te helpen met de collecte van de Maag Lever Darm Stichting. Sterker nog, veel mensen zullen u graag helpen wanneer u aangeeft dat u een 1 tot 1,5 uur van de tijd vraagt. In hoofdstuk 6 staan een groot aantal praktische tips om succesvol collectanten te werven. 11

11 5.5 Tijdstip van collecteren Uw collectanten zullen de meeste mensen thuis aantreffen als zij gaan collecteren tussen en uur. Natuurlijk zijn uw collectanten geheel vrij om op elk gewenst moment te collecteren, mits men zich houdt aan de bepalingen van de gemeente. 5.6 Straatcollecte Ook op straat kan worden gecollecteerd; op de markt, in winkelcentra, op terrasjes, bij de ingang van het stationsgebouw, etc. Kijk vooraf even na in de vergunning of er iets staat over straatcollecteren en vraag toestemming aan de marktmeester, beheerder van het pand. Wanneer er in uw wijk/plaats een evenement wordt georganiseerd, is dit ook een goede plek om te gaan collecteren, grote mensenmassa s zijn altijd prettig collecteren. Vraag wel even bij de organisatie of het goed is dat er gecollecteerd wordt, u kunt ook vragen of het collecteteam dit voor u kan doen. 5.7 Collectevergunning Om te mogen collecteren is een vergunning nodig. De Maag Lever Darm Stichting heeft een vergunning om te collecteren van uw gemeente gekregen. U ontvangt een kopie van deze vergunning automatisch samen met uw collectematerialen. Sommige gemeentes kennen geen vergunningsplicht meer voor de MLDS omdat we op het collecterooster van het CBF staan. Ontvangt u een vergunning, leest u deze door voor de collecte. In de vergunning leest u bijvoorbeeld wat de minimum leeftijd van een collectant is. De vergunning geeft ook aan wat er moet gebeuren met de legitimatiebewijzen. Soms moeten die worden afgestempeld op het gemeentehuis of op het politiebureau. Voor de intekenlijsten geldt dan hetzelfde. In de vergunning leest u ook dat de Maag Lever Darm Stichting verplicht is opgave te doen van de collecteopbrengst. Dit hoeft u niet zelf te doen, het collecteteam doet dit voor u. In 2014 heeft de MLDS in sommige gemeentes een vergunning ontvangen voor 2 weken; in de periode van 19 t/m 31 mei kan er in deze gemeentes gecollecteerd worden. U leest in de vergunning of dit ook in uw gemeente het geval is. Maakt u samen met uw collectanten gebruik van deze extra week, ga nog een keer langs, pak braakliggende straten mee of bezoek het bedrijventerrein. 12

12 6 SUCCESVOL COLLECTANTEN WERVEN Graag geven wij u een aantal tips waarmee u op een eenvoudige manier collectanten kunt werven. Wervingspakket In 2013 is het wervingspakket ontwikkelt op verzoek van vele collega s van u. het pakket omvat een raamposter en kaartjes die u kunt verspreiden. Het wervingspakket bestelt u bij uw materialen of door contact op te nemen met het collecteteam. Begin op tijd Start op tijd met het vragen van de collectanten die de afgelopen collecte hebben gelopen, u vindt hun gegevens op de collectanten overzichtslijst bij uw collectematerialen. Heeft een collectant weinig tijd, bied dan aan dat er een kleiner gebied kan worden gelopen. Een persoonlijke benadering werkt het beste Ervaring leert dat een persoonlijke benadering bij het werven van nieuwe collectanten het beste werkt. Mensen zien u, horen dat u zich enthousiast inzet en willen u daarom best helpen. Wanneer iemand aarzelt, gebruikt u dan een van de volgende redenen om iemand te enthousiasmeren: - In Nederland zijn 2 miljoen mensen met een spijsverteringsziekte - In 2014 wordt het geld ingezameld voor onderzoek naar darmkanker - Het kost je slechts 1 avond, 1 tot 1,5 uur Zoek in uw naaste omgeving Zoek uw collectanten bij voorkeur in uw naaste omgeving. In uw kring van familie, vrienden, op het schoolplein, in de supermarkt, etc. Vraag het persoonlijk. Bekenden doen u graag een plezier. Vindt u iemand die wel wilt collecteren, maar niet in uw wijk of plaats woont, geeft u de gegevens dan door aan het collecteteam via collecte@mlds.nl ovv aanmelding nieuwe collectant. Het collecteteam zorgt dat de gegevens bij het betreffende contactpersoon terechtkomen. 13

13 De succesvolle aanbelmethode Er is wat lef voor nodig, maar het werkt wel! Belt u gewoon eens aan in een straat waar u collectanten zoekt met de vraag of men voor de MLDS wil collecteren. Doe het samen Veel contactpersonen vragen één of meer wijkhoofden of collectanten hen te helpen. Samen langs de deuren gaan of bij de lokale supermarkt mensen aanspreken is gezellig en zorgt dat u opvalt, mensen komen vanzelf ook even bij u kijken. Vraag vooraf wel even toestemming aan de beheerder. Wij werven ook voor u! De Maag Lever Darm Stichting werft ook landelijk collectanten. Bijvoorbeeld via de website telefonisch en huis-aan-huis. Er wordt geworven op plekken waar ervaring leert dat er meer collectanten ingezet kunnen worden, is de wervingsactie succesvol, krijgt u de gegevens van de nieuwe collectanten toegestuurd. Heeft u tips of suggesties voor een mooie actie in uw plaats of wijk, neemt u dan contact op met het collecteteam. 7 PUBLICITEIT De Maag Lever Darm Stichting zorgt voor en tijdens de collecteweek voor extra publiciteit. Via media zoals TV, kranten en buitenreclame worden zoveel mogelijk inwoners van Nederland op de hoogte gebracht van de collecte en de werkzaamheden van de Maag Lever Darm Stichting. U kunt in uw eigen omgeving zorgen voor extra publiciteit. Dit kunt u doen door raamposters, spandoeken en vlaggen te bestellen. Het persbericht is voor de collecte te downloaden via onze website Raamposters Raamposters kunt u verspreiden bij de plaatselijke middenstand en in openbare gebouwen. Natuurlijk kunt u de poster voor uw eigen raam ophangen en aan uw collectanten vragen hetzelfde te doen. De raamposters kondigen de komst van de collectant aan en bevatten veelal een beeld van de inhoudelijke campagne. Spandoeken Op drukke punten in uw woonplaats of wijk kunt u spandoeken ophangen. Uw gemeente moet hiervoor wel toestemming geven. Hoe meer zichtbaar de collectecampagne is hoe beter dit is voor het collecteresultaat en dus de investering in wetenschappelijk onderzoek! Wij vragen u daarom spandoeken te bestellen en op 14

14 te hangen, het collecteteam vraagt graag een spandoekvergunning voor u aan bij uw gemeente. In veel gemeentes worden de spandoeken zelfs voor u opgehangen, informeert u bij uw gemeente wat gebruikelijk is. Vlaggen U kunt kiezen uit twee soorten vlaggen (een kleine en een grote). Deze kunt u bevestigen aan woningen, winkels of gebouwen waar veel mensen langs komen. Persberichten Het persbericht met informatie over de Maag Lever Darm Stichting en de collecte en het persbericht over het collecteresultaat plus de (advertentie) stoppers, kunt u aanbieden aan de plaatselijke nieuws- en advertentiebladen, wijkkranten en bijvoorbeeld de kabelkrant met het verzoek deze berichten gratis te plaatsen. Deze berichten zijn voor de collecte te vinden op de site 8 HET COLLECTEMATERIAAL Om te collecteren is collectemateriaal nodig. Deze materialen kunt u online bestellen bij het collecteteam in Amersfoort. Al vroeg in het jaar ontvangt u een uitnodiging om uw bestelling online te plaatsen. De uitnodiging ontvangt u op het bij ons bekende adres. Probeert u uw bestelling direct te plaatsen om ervoor te zorgen dat u uw materialen ruimschoots op tijd in huis heeft. Controleer direct na ontvangst van uw pakket of al het bestelde materiaal is meegestuurd. Als u na uw bestelling nog meer collectanten heeft gevonden, dan kunt u altijd een materiaal bijbestellen. Een nabestelling plaatst u online op dezelfde manier als uw eerste bestelling. Dit heeft u nodig: Collectebussen Geeft u iedere collectant een eigen verzegelde collectebus. Als u genoeg opslagruimte heeft of kunt regelen, dan besparen we graag de verzendkosten en slaat u de bussen na de collecte zelf op. De bussen zijn bestand tegen vocht en kou. 15

15 Buswikkels of busstickers Collectebussen krijgen een buswikkel of -sticker waarop Maag Lever Darm Stichting staat. Bij de collectebussen die u bestelt, ontvangt u busstickers. Voor elders geleende bussen zijn buswikkels beschikbaar die u om de bus wikkelt en aan de uiteinden vastplakt met plakband. Sommige geleende bussen zijn beplakt met een brede sticker van een andere stichting. U heeft dan twee buswikkels van de MLDS nodig, per collectebus. Busverzegelingen Voordat u een collectebus aan de collectant geeft, moet u eerst zelf de bus verzegelen. Alleen de contactpersoon of een wijkhoofd mag na het collecteren de verzegeling verbreken. Legitimatiebewijzen Iedere collectant moet zich kunnen legitimeren. Op het legitimatiebewijs noteert u de naam van de collectant en de te lopen straten. Soms moet het bewijs afgestempeld worden op het gemeentehuis of politiebureau. Raadpleeg hiervoor uw collectevergunning. Onderaan het legitimatiebewijs zit een afscheurstrook waarop u de naam van de collectant heeft geschreven. Deze strook stopt u in de lege collectebus voordat u deze aan de collectant geeft. Na afloop van de collecte weet u zo precies wie welke collectebus heeft ingeleverd. Naam: Adres: Legitimatiebewijs voor de collectant Postbus AK Nieuwegein Telefoon (030) Postbus AV Amersfoort Telefoon (033) Ongebruikte legitimatiebewijzen stuurt u na afloop van de collecte samen met de afrekenstaat en collectantenoverzichtslijst terug naar kantoor. Bij de collectematerialen ontvangt u een retourenvelop. Busnummer: 23 t/m 29 juni 2013 Collecteweek: 14 t/m 19 juni 2010 Stop dit strookje in de collectebus, voordat u deze aan de collectant geeft Naam collectant: 16

16 Naam subtotaal Bedrag Naam subtotaal Bedrag Naam Bedrag subtotaal Postbus AV Amersfoort Telefoon (033) Naam subtotaal totaal Bedrag Collectezakjes In sommige plaatsen wordt gebruik gemaakt van collectezakjes waar de gever haar bijdrage in stopt. De collectant verspreid deze zakjes huis-aan-huis en haalt ze later in de week, gevuld, weer op. Als u collectezakjes tegen betaling wilt laten verspreiden via bijvoorbeeld een plaatselijke huis-aan-huis krant, neem dan eerst contact op met kantoor om te overleggen of de kosten door de MLDS betaald kunnen worden. Intekenlijsten Als er met intekenlijsten gecollecteerd wordt, dan bestelt u intekenlijsten (pennen worden meegestuurd). I.p.v. de collectebus neemt de collectant een intekenlijst mee. In het boekje vult de gever het bedrag van zijn gift en zijn naam in. Elk boekje heeft plaats voor 75 gevers. De intekenlijst is tevens legitimatiebewijs, op de achterkant van het boekje vult u de naam van de collectant in en zet u uw handtekening. Bij intekenlijsten hoeft u dus geen legitimatiebewijzen te bestellen. Kijk in uw vergunning of u het boekje moet laten afstempelen bij de gemeente of politie. Intekenlijst Steun de Maag Lever Darm Stichting Lijst nummer Wetenschappelijk onderzoek Voorlichting Postbus AV Amersfoort Telefoon (033) Postbus AV AK Amersfoort Nieuwegein Telefoon (033) (030) Bedankjes voor de collectanten Als dank voor de bijdrage kunt u voor iedere collectant (vergeet uzelf niet!) een attentie bestellen. De MLDS krijgt de attentie veelal gesponsord door een van haar partners uit het bedrijfsleven. Een kleine blijk van waardering voor het grote werk dat de Dank Bedankt! u wel! Postbus MLDS dankzij de collectant mag doen AK AV Amersfoort Nieuwegein Geachte Telefoon (030) (033) Bedankkaartjes Na afloop van de collecte geeft u dit kaartje samen met de attentie aan de collectant. Op het kaartje vermeld u hoeveel de collectant heeft opgehaald en hoeveel er in totaal is opgehaald in uw wijk/plaats. De collectant vindt dit erg prettig en daarbij werkt het versterkend voor het volgende jaar. Hartelijk dank voor het collecteren. U heeft opgehaald. In totaal hebben we in ingezameld. Met uw hulp kan de Maag Lever Darm Stichting haar werk doen voor mensen in Nederland met een maag-, lever- of darmziekte. Met vriendelijke groet, Uw contactpersoon: P.S. Mag ik volgend jaar weer op u rekenen? Collecteweek 20 van t/m juni. 17

17 Huis-aan-huis folders Deze folder overhandigt de collectant aan de gever als dank voor de gift of de collectant laat deze achter in de brievenbus bij niet thuis. De folder bevat informatie over de MLDS, een mogelijkheid om alsnog te doneren en vaak een bel&win actie al dan niet ontwikkelt met een externe partij. Deze folders krijgt u vaak automatisch toegestuurd bij uw materialen. Collectekrant De collectekrant is een nieuwsuitgave speciaal ontwikkelt voor de collectevrijwilligers. In de krant wordt uitgelegd waar de collecteopbrengst voor wordt gebruikt en vindt de collectant leuke informatie, een puzzel en wetenswaardigheden. Geef de collectekrant samen met de bus of intekenlijst aan iedere collectant mee. Plastic tasjes U kunt tasjes bestellen om de collectebus, collectekrant en de huis-aan-huis folders in af te leveren bij de collectant. Raamposters Hang tijdens de collecteweek de poster (A3 formaat) voor uw raam en vraag ook uw collectanten om dit te doen. In winkelcentra, bibliotheken en apotheken is meestal wel een geschikte plek om de poster ook op te hangen. Telbriefjes Per bus of intekenlijst gebruikt u een telbriefje waarop u noteert hoeveel euromunten en -briefjes er zijn opgehaald. Het collecteprotocol stelt het gebruik verplicht, de briefjes moeten ook bewaard worden, dit kan in uw administratie, u kunt ze ook met de overige collectepapieren terugsturen naar ar de MLDS om ze centraal te bewaren. 18 Telbriefje Behorend bij bus nummer: Naam collectant: Adres: Postcode: Woonplaats: De opbrengst van de bus bedraagt: Geld x 10,00 = x 5,00 = x 2,00 = x 1,00 = x 0,50 = x 0,20 = x 0,10 = x 0,05 = x 0,02 = x 0,01 = Totaal geld Totaal opbrengst Geteld door: Getuige: Datum: Postbus AK AV Amersfoort Nieuwegein Telefoon (030) (033) Waardepapieren Overschrijvingen Totaal waardepapieren

18 Vlaggen Er zijn twee soorten vlaggen met de naam en het logo van de Maag Lever Darm Stichting. - Kleine vlag: 1.00 x 1.50 meter, voor vlaggenstokken van woonhuizen - Grote vlag: 1.50 x 2.00 meter, voor vlaggenmasten van ca 6 meter Spandoeken Er zijn spandoeken van het formaat 0.85 x 3.00 meter. Informeer eerst bij uw gemeente of u een spandoek mag ophangen, op welke plek en of dit kosteloos is. Indien nodig kan het collecteteam een spandoekvergunning voor u aanvragen bij de gemeente. De hier volgende formulieren zijn automatisch in uw pakket ingesloten. Kopie van de collectevergunning Hierin staan de voorwaarden die de gemeente stelt voor het houden van een collecte in uw gemeente. U treft geen vergunning aan wanneer de MLDS vergunningvrij mag collecteren omdat ze op het CBF-rooster staat. Administratieve formulieren U ontvangt een set formulieren die te maken hebben met de afwikkeling van de collecte, de collecte afrekenstaat in tweevoud en de collectanten overzichtslijst(en). Zie hoofdstuk

19 9 NA DE COLLECTE Na de collecte heeft u nog enkele belangrijke taken om uw collecte helemaal af te ronden voor dit jaar, zoals het tellen van het geld en invullen van formulieren. 9.1 Afspraak met de bank maken De collecterekening van de Maag Lever Darm Stichting loopt bij de ABN Amro bank. Het is verstandig om voor de collecteweek contact op te nemen met het dichtstbijzijnde ABN Amro kantoor om af te spreken waar, wanneer en op welke manier u het geld kunt afstorten. Bij de ABN Amro bank stort u de munten en biljetten gescheiden. Collecterekeningnummer: Geld tellen en storten Voordat u het geld gaat storten moet de businhoud nog worden geteld. Dit moet door twee personen gebeuren, bijvoorbeeld door uzelf en een collectant of een wijkhoofd met een collectant. Wij verzoeken u het bedrag in één keer te storten zodat de door u opgegeven opbrengst ook op kantoor op de rekening is te traceren. Stort de opbrengst op het speciale collecterekeningnummer: Geldtelmachines U stort het collectegeld bij een ABN Amro kantoor, munten in het hiervoor bestemde automaat, de biljetten in een apart automaat in de sealbag die u bij uw bestelling ontvangt. U ontvangt bij uw bestelling tevens een instructie voor het afstorten. Stort u bij een andere dan de ABN Amro bank, houdt u er dan rekening mee dat er stortingskosten kunnen worden berekend. Er zijn banken die deze kosten, wanneer u hierom vraagt, direct terug storten op de rekening van de MLDS omdat de MLDS een goed doel met CBF-keurmerk is. Stortingsbewijs Van iedere storting ontvangt u een stortingsbewijs. Het stortingsbewijs is uitermate belangrijk voor de financiële afwikkeling van de collecte op kantoor. Het stortingsbewijs is nodig als verantwoording van de ingezamelde gelden voor de accountant. Bevestigd u daarom uw stortingsbewijs of bewijzen aan de collecte afrekenstaat en stuurt u deze gezamenlijk in de retourenvelop met de overige papieren naar kantoor. 20

20 Wijkhoofd / collectant / bank (geen familielid) 9.4 Overschrijvingsbewijzen Stuur overschrijvingsbewijzen die als gift zijn meegegeven naar kantoor. De overschrijvingsbewijzen worden verzameld en in één keer geïncasseerd. 9.5 Formulieren invullen en opsturen Als laatste actie dient u alle formulieren ingevuld, evt. met bijlagen terug te sturen naar ons kantoor. Het gaat om de volgende papieren: - De collecte afrekenstaat, deze ontvangt u in tweevoud, 1 exemplaar voor uw administratie - De collectanten overzichtslijsten, corrigeert u deze en vult u nieuwe gegevens aan De bijlagen zijn: - Stortingsbewijs van de geldtelmachine - Overschrijvingsbewijzen - De niet gebruikte legitimatiebewijzen en/of intekenlijsten en bussluitingen Gebruikt u hiervoor de retourenvelop die u bij de collectematerialen ontvangt. U hoeft deze niet te frankeren, het mag wel. Collecte afrekenstaat Hierop vult u de collecte opbrengst in. Deze afrekenstaat is een belangrijk document. De gevraagde gegevens hebben wij nodig om de collecte te verantwoorden tegenover uw gemeentebestuur, het Centraal Bureau Fondsenwerving en voor de controle van de accountant. U ontvangt het formulier in tweevoud. Vul beide formulieren zorgvuldig in en onderteken ze. De formulieren moeten door twee personen worden ondertekend. U kunt kosten die u gemaakt heeft voor de collecte (bv telefoongesprekken en een autorit t om bussen weg te brengen) bij ons declareren. Dit kan, maar het hoeft natuurlijk niet. De kosten worden naderhand aan u uitbetaald. Een declaratie kan enkel in behandeling worden genomen wanneer de originele bon wordt meegestuurd. Vergeet u ook niet uw rekeningnummer op de afrekenstaat te vermelden, zonder rekeningnummer kunnen wij de kosten niet vergoeden! Collecte afrekenstaat Dit formulier samen met het stortingsbewijs, collectanten overzichtslijsten en retourmaterialen in bijgesloten retourenveloppe terugzenden (antwoordnummer 3141, 343, VB VP Amersfoort) Nieuwegein) Adres: Postcode: Woonplaats: Telefoonnummer: Collecte gehouden van 8 t/m 13 juni 2009 in de gemeente: In de volgende plaats(en)/wijk(en): Bestelnummer (Wordt door kantoor ingevuld) Aantal collectanten: Aantal gebruikte collectebussen: Aantal bussen in beheer: (collectanten overzichtslijst bijvoegen) OPBRENGST Trekt u de kosten niet af van uw collecteopbrengst!! bus-, zakjes-, lijstcollecte Overschrijvingsbewijzen e/o acceptgirokaarten (meesturen naar kantoor) Totale opbrengst Stortingskosten Rabobank Opbrengst + Op is het bedrag van -/- gestort bij de Rabobank in op rekeningummer van de Maag Lever Darm Stichting te Nieuwegein. (stortingsbewijs of overschrijvingsbewijs van de bank meesturen met de afrekenstaat!) KOSTENSPECIFICATIE (uitsluitend in te vullen wanneer kosten uitbetaald moeten worden, zonder bon worden overige kosten niet vergoed) Telefoonkosten aantal gesprekken: Kilometers gereden voor brengen/halen bussen: Overige kosten Totale kosten (wordt ingevuld door kantoor) Totale kosten uitbetalen op bank-/girorekeningnummer: Declaraties worden binnen 3 maanden uitbetaald. HIERBIJ ZEND IK RETOUR Aantal stuks Ongebruikte legitimatiebewijzen e/o intekenlijsten Ongebruikte bussluitingen Amersfoort (gelieve de collectebussen op te slaan voor volgend jaar) EVENTUELE OPMERKINGEN Datum: Getuige bij tellen van de opbrengst: Naam contactpersoon: Naam getuige: Handtekening: Handtekening: 21 S.V.P. VOOR JULI OPSTUREN NAAR AMERSFOORT NIEUWEGEIN LET OP: BEWAAR KOPIE! COPIE! (Antwoordnummer 343, 3800 VB Amersfoort) (Antwoordnummer 3141, 3430 VP Nieuwegein)

21 Wij verzoeken u om één exemplaar van de Collecte afrekenstaat samen met het stortingsbewijs van de bank en alle bijlagen direct na de collecte aan ons te retourneren. Het tweede exemplaar is voor uw eigen administratie. Collectanten overzichtslijst Op deze lijst noteert u hoeveel geld iedere collectant heeft ingezameld. Vul, van nieuwe collectanten, naam, adres, postcode, telefoonnummer en adres volledig in. Deze gegevens hebben wij nodig om de collectant eens per jaar een vergeet u de collecte niet-kaart te kunnen sturen, ca 2 maanden voor aanvang van de collecte. Van bestaande collectanten vragen wij u, indien niet ingevuld, het adres te noteren. De gegevens van uw collectanten worden vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt voor informatieve doeleinden van de MLDS. Het protocol geeft aan dat de collectant moet tekenen voor ontvangst van de collectebus en de collectant moet na inlevering van de (verzegelde) bus een paraaf zetten voor teruggave. In de laatste kolom kunt u aangeven of een collectant stopt en dus uit het bestand gehaald moet worden. Vult u deze kolom enkel en alleen in wanneer de collectant voorgoed stopt. 22

22 10 CHECKLIST COLLECTE LEES DEZE HANDLEIDING GOED DOOR BEL EN ZOEK COLLECTANTEN BESTEL COLLECTEMATERIALEN CONTROLEER DE ONTVANGEN MATERIALEN VOORZIE ALLE COLLECTANTEN VAN MATERIAAL EN EEN LEGITIMATIEBEWIJS ZORG VOOR EXTRA PUBLICITEIT MAAK VOOR DE COLLECTE EEN AFSPRAAK MET DE BANK DE COLLECTEWEEK!! LOOPT U ZELF OOK MEE? TEL DE OPBRENGST STORT IN EEN KEER DE OPBRENGST BIJ DE BANK ZSM NA DE COLLECTE VUL DE FORMULIEREN IN STUUR ALLE FORMULIEREN INCL BIJLAGEN ZSM NA DE COLLECTE NAAR KANTOOR SCHRIJF DE BEDANKKAARTJES EN BEZORG DEZE (ALS DEZE NOG NIET ZIJN MEEGEGEVEN) HEEL HARTELIJK DANK!! 11 HEEFT U NOG VRAGEN? Als u nog vragen heeft, aarzel dan niet en bel ons collecte service center: Het collecteteam is per mail bereikbaar: collecte@mlds.nl Mist u zaken in deze uitgave of heeft u aanvullingen? Geeft u deze dan ook per mail door, wij zorgen dat ze worden opgenomen in de volgende uitgave. 23

23 Postbus AV Amersfoort Telefoon Internet Het doel van de Maag Lever Darm Stichting is spijsverteringsaandoeningen in Nederland bestrijden en voorkomen. De Maag Lever Darm Stichting heeft het keurmerk van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Het CBF kent dit keurmerk alleen toe aan instellingen die voldoen aan strenge criteria voor onder andere bestuurs- en beleidszaken, publiciteit, voorlichting en kostenbeleid.eén van die eisen is dat de organisatie niet meer dan 25 procent van de inkomsten aan werving mag besteden. De Maag Lever Darm Stichting heeft ook een ANBI-status. Een ANBI is een kerkelijke, levensbeschouwelijke, charitatieve, culturele, wetenschappelijke of algemeen nut beogende instelling die als zodanig door de Belastingdienst is aangewezen.