Handleiding voor vrijwilligers Behorende bij vrijwilligersagenda.nl versie 1.0 Harald Tijink September 2014 Tijink IT Consultancy www.tijink.com
1. Introductie Vrijwilligersorganisaties organiseren vele leuke activiteiten. Voor elk van die activiteiten moeten vrijwilligers gezocht worden. Hiervoor belt of mailt de coördinator meerdere vrijwilligers en pas na vele belletjes lukt het om alle activiteiten gevuld te krijgen. U, als vrijwilliger, wilt graag activiteiten uitvoeren, maar moet maar net gebeld of gemaild worden voor die ene leuke activiteit! En dan moet u ook nog kunnen ook Dat moet anders en beter kunnen de website vrijwilligersagenda.nl zorgt ervoor! Uw organisatie plant haar activiteiten in het digitale rooster op vrijwilligersagenda.nl. U heeft 24 uur per dag toegang tot de website, waardoor u zelf kunt kijken welke activiteiten gaan komen. En wanneer er iets leuks tussen zit, kunt u direct aangeven dat u interesse heeft om deze uit te voeren. En om het u nog makkelijker te maken krijgt u elke week, geheel automatisch, een email met alle nieuwe activiteiten die die week nieuw gepland zijn. U zult dus nooit meer die leuke activiteiten missen! Deze handleiding geeft u, als vrijwilliger, een overzicht hoe vrijwilligersagenda.nl te gebruiken is. Handleiding vrijwilligers 2
Inhoud 1. Introductie... 2 2. Eerste keer inloggen... 4 3. Uw eigen homepage... 5 4. Activiteiten... 6 5. Overzicht van activiteiten... 6 5.1. Agenda s... 7 5.2. Activiteitenlijst... 7 6. Interesse tonen in een activiteit... 7 7. Inloggen... 8 8. Wachtwoord vergeten... 9 Handleiding vrijwilligers 3
2. Eerste keer inloggen Wanneer u door uw vrijwilligersorganisatie toegevoegd wordt aan vrijwilligersagenda.nl krijgt u een email zoals onderstaande: Beste Wil Helper, Be Heerder van Museum De Vrijwilliger heeft voor u een gebruikersaccount aangemaakt op Vrijwilligersagenda.nl. Voordat u kunt inloggen moet u een wachtwoord instellen. Klik hier om je wachtwoord in te stellen. Indien u vragen heeft over Vrijwilligersagenda.nl kunt u contact opnemen met uw coordinator (Be Heerder) of kijk in de online handleiding op Vrijwilligersagenda.nl Met vriendelijke groet, Vrijwilligersagenda.nl Let op: in deze handleiding wordt voor de vrijwilliger de naam Wil Helper en voor de coördinator Be Heerder gebruikt. Om voor het eerst in te loggen, dient u te klikken (in de ontvangen email) op Klik hier. U zult dan onderstaande scherm openen: Op deze pagina kunt u uw wachtwoord instellen en zult u (eenmalig) akkoord moeten gaan met de gebruikersvoorwaarden en privacybeleid van vrijwilligersagenda.nl. Handleiding vrijwilligers 4
Zodra u een wachtwoord heeft ingesteld, dan kunt u direct inloggen met dit wachtwoord. U ontvangt ook een email dat het wachtwoord is ingesteld. Let op: een wachtwoord is persoonlijk, en dient niet met anderen gedeeld te worden. 3. Uw eigen homepage Wanneer u inlogt op vrijwilligersagenda.nl, komt u op uw eigen homepage. Op deze pagina worden een aantal dingen getoond: Activiteiten waar acuut vrijwilligers voor gezocht worden De laatste 25 nieuw toegevoegde activiteiten Uw activiteiten voor de aankomende maand Daarnaast kunt u eenvoudig navigeren naar diverse agenda s en lijsten door gebruik te maken van het menu aan de linker kant. Vanuit de genoemde lijsten kunt u eenvoudig de details van de activiteit bekijken door op de titel te klikken. Activiteiten waar acuut vrijwilligers voor gezocht worden Dit zijn activiteiten die binnen 7 dagen gaan beginnen, maar waar nog onvoldoende vrijwilligers voor zijn aangemeld. De laatste 25 nieuw toegevoegde activiteiten In deze lijst worden activiteiten getoond die door de coördinatoren de laatste tijd toegevoegd zijn. De nieuwste staan bovenaan en er worden maximaal 25 activiteiten getoond. Uw activiteiten voor de aankomende maand Voor u is dit eentje om in de gaten te houden. Alle activiteiten in de aankomende maand, waar u voor geselecteerd bent, om werkzaamheden voor uit te voeren worden hier getoond. Handleiding vrijwilligers 5
4. Activiteiten Bij het openen van een activiteit, bijvoorbeeld wanneer u op de titel van de activiteit in een van de agenda s of lijsten heeft geklikt, wordt een scherm als de onderstaande getoond. In het scherm worden onder andere getoond wat verwacht wordt van de vrijwilliger en wanneer de activiteit begint en eindigt. Daarnaast wordt aangegeven hoeveel vrijwilligers nodig zijn. In dit geval gaat het om 1 baliemedewerker. Wanneer u geïnteresseerd bent in het uitvoeren van deze activiteit, klik dan op Ik heb interesse. Als er al vrijwilligers bekend zijn die de activiteit gaan uitvoeren (en dus toegekend zijn door de coördinator), dan wordt dat ook getoond. Een coördinator kan u ook toekennen zonder dat u interesse getoond heeft via de website, bijvoorbeeld nadat u hem persoonlijk heeft gesproken. 5. Overzicht van activiteiten Binnen vrijwilligersagenda.nl worden activiteiten op 2 manieren getoond: In verschillende agenda s Op een activiteitenlijst Handleiding vrijwilligers 6
5.1. Agenda s De organisatie heeft de mogelijkheid om activiteiten bij te houden in verschillende agenda s. Voor elke organisatie zal dit verschillend zijn. Om de agenda s te openen, klikt u in het linker menu op Agenda s, er zal dan een lijst getoond worden. Door op een agenda in deze lijst te klikken wordt de agenda geopend. 5.1.1. Kleurgebruik In de agenda kan een activiteit een aantal verschillende kleuren krijgen: Oranje Groen Blauw U bent toegekend aan de activiteit en er wordt verwacht de activiteit uit te voeren U heeft interesse getoond in de activiteit U heeft geen interesse getoond en bent niet toegekend aan de activiteit 5.2. Activiteitenlijst Om een overzicht te krijgen van alle activiteiten, in chronologische volgorde, kunt u klikken op Activiteitenlijst in het linker menu. Er wordt dan een lijst getoond van alle activiteiten. Door op de titel van de activiteit te klikken kunt u de activiteit openen. 6. Interesse tonen in een activiteit Wanneer u een activiteit opent, dan wordt alle informatie over de activiteit getoond. Wanneer u interesse heeft om een activiteit uit te voeren, dan geeft u dat aan door op de knop Ik heb interesse te klikken. De coördinator zal hiervan op de hoogte gebracht worden. Let op: wanneer u interesse toont, dan betekent dat niet dat u ook automatisch de activiteit gaat uitvoeren! Op het moment dat de coördinator voldoende interesse ziet, zal hij vrijwilligers gaan toekennen. Toegekende vrijwilligers gaan de activiteit uitvoeren. Let op: het is niet mogelijk om eenmaal getoonde interesse ongedaan te maken. Mocht u echt niet meer kunnen, neem dan contact op met de coördinator. Wanneer u toegekend bent aan een activiteit, gaat de coördinator er vanuit dat u de activiteit gaat uitvoeren. U zult de activiteit terug zien op uw homepage wanneer de activiteit binnen een maand is en in uw eigen online agenda op de website. Handleiding vrijwilligers 7
7. Inloggen Om in te loggen en de agenda te bekijken, volg de volgende stappen. 1. Start uw browser, bv. Microsoft Internet Explorer Google Chrome Mozilla Firefox 2. Open de website www.vrijwilligersagenda.nl: 3. Klik op INLOGGEN zodat de inlogpagina getoond wordt, zie onderstaande plaatje: Handleiding vrijwilligers 8
3. Vul uw email adres en het door uzelf gekozen wachtwoord in en klik op inloggen. Mocht u uw wachtwoord niet meer weten, dan kunt u een nieuwe wachtwoord aanvragen; zie hiervoor het volgende hoofdstuk. 8. Wachtwoord vergeten Het kan voorkomen dat u uw wachtwoord niet meer weet. Volg onderstaande stappen om uw wachtwoord opnieuw in te stellen. 1. Start uw browser, bv. Microsoft Internet Explorer Google Chrome Mozilla Firefox 2. Open de website www.vrijwilligersagenda.nl: Handleiding vrijwilligers 9
3. Klik op INLOGGEN zodat de inlogpagina getoond wordt, zie onderstaande plaatje: 4. Klik op de link Wachtwoord vergeten, onder de Inloggen knop. De volgende pagina wordt getoond: Handleiding vrijwilligers 10
5. Vul uw emailadres in en klik op Verstuur. Mocht u niet meer weten welk emailadres u heeft gebruikt voor vrijwilligersagenda.nl, neem dan even contact op met uw coördinator. 6. Nadat u op Verstuur heeft geklikt, krijg u een email met daarin een link waarmee u uw wachtwoord opnieuw kunt instellen. 7. Klik op de link in de email en vul uw nieuwe wachtwoord in op het getoonde scherm. U krijgt een email ter bevestiging dat het wachtwoord opnieuw ingesteld is. 8. U kunt nu inloggen met uw emailadres en het nieuwe wachtwoord. Let op: Vanwege veiligheidsredenen slaat vrijwilligersagenda.nl wachtwoorden op een dusdanige manier op dat het onmogelijk is om uw huidige wachtwoord te achterhalen. De enige optie is een nieuwe aan te maken. Handleiding vrijwilligers 11
Vrijwilligersagenda.nl is een product van Tijink IT Consultancy Voor meer informatie over het product neem contact op met via info@vrijwilligersagenda.nl of gebruik het contactformulier op www.vrijwilligersagenda.nl Voor informatie over geplande activiteiten neem contact op met uw coördinator Handleiding vrijwilligers 12