1 SWIS Handleiding Webbeheer
Inhoudsopgave I. Inloggen in Webbeheer en je wachtwoord resetten... 4 Inlogscherm... 4 Dashboard met toptaken en statistieken... 4 Je wachtwoord vergeten?... 5 II. Modules: nieuwe content plaatsen of bestaande content wijzigen... 6 Modules om content te beheren... 6 De algemene werking van modules... 7 III. De basics van de editor... 8 Teksten invoegen en bewerken... 8 Link invoegen:... 8 Invoegen van diverse bestanden (PDF, WORD, Exel)... 9 Afbeelding invoegen... 9 Video embedden in twee stappen... 11 IV. De structuur... 12 Introductie... 12 Structuurboom... 13 Volgorde menu-items aanpassen... 13 Structuur: inhoud & eigenschappen... 14... 14 Eigenschappen van een pagina... 15 Een bestaande pagina wijzigen... 17 Instellingen aanpassen met tandwielicoontje... 18 Modules verwijderen van je pagina... 19 Volgorde wijzigen door de modules te verslepen... 20 Een nieuwe pagina toevoegen... 21 V. Gebruikers beheren... 24 2
Een gebruiker blokkeren... 24 Een nieuwe gebruiker aanmaken... 25 Rechten aanpassen gebruiker... 25 De gebruikersgegevens toezenden... 26 VI. De site beheren voor dummies... 26 Bewerk deze pagina... 27 3
I. Inloggen in Webbeheer en je wachtwoord resetten De website is voorzien van een SWIS Webbeheer 5, een eenvoudig Content Management Systeem (CMS) waarmee je de volledige site beheert. Inloggen doe je door de url: www.naamvanjewebsite.nl/webbeheer in te tikken in je browser. Inlogscherm Voorbeeld: inlogscherm Webbeheer Als je succesvol bent ingelogd, kom je in een overzichtsscherm (dashboard) met de modules die voor jou beschikbaar zijn gemaakt. Dashboard met toptaken en statistieken Mijn meest uitgevoerde taken 4
Het Dashboard toont bovenaan de modules die je het meest gebruikt, zodat je daar direct naartoe kunt. Daaronder vind je de statistieken, dit zijn dezelfde statistieken als die van Google Analytics. Je wachtwoord vergeten? Nieuw wachtwoord opvragen Voorbeeld: inlogscherm Webbeheer/wachtwoord vergeten Ben je je wachtwoord vergeten, vraag deze op door te klikken op de blauwe link Wachtwoord vergeten?. Vul je emailadres in om een resetlink te ontvangen. 5
II. Modules: nieuwe content plaatsen of bestaande content wijzigen Webbeheer is opgebouwd uit modules. Het zijn de bouwstenen van je site. Je vind de modules links in het menu. De modules die je het meest zult gebruiken zijn content en structuur, de anderen heb je zo nu en dan nodig. Modules hebben twee functies: Enerzijds beheer je content (inhoud) vanuit de modules. Denk bijvoorbeeld aan nieuwsberichten, blogberichten, producten. Anderzijds vormen de modules de bouwstenen van je website. Je kunt met deze bouwstenen bepalen welke modules op welke pagina komen te staan. Je reserveert bijvoorbeeld op de pagina Nieuws een plek voor nieuwsberichten. Modules om content te beheren Nieuwe content toevoegen of bestaande content wijzigen, doe je vanuit de knop content. Na het openen van een van de een van de contentmodules blog in onderstaand voorbeeld, komt je in het overzicht. Hier kun je nieuwe records (in onderstaand voorbeeld een blog) toevoegen, bestaande wijzigen, verwijderen of offline zetten. Hier voeg je nieuwe content toe of wijzig je bestaande content 6
Actiebalk blijft altijd in beeld. Dan kun je altijd je acties uitvoeren Voorbeeld: overzicht blogberichten swis.nl De algemene werking van modules + nieuw om toe te voegen Het potloodje om te wijzigen Het kruisje om records te verwijderen 7
III. De basics van de editor Wanneer je content gaat bewerken, gebruik je de editor. Je voegt tekst, beeld, of andere bestanden toe. Teksten invoegen en bewerken Het lettertype en de headingstijl zijn voor-gedefinieerd en kun je niet zelf aanpassen. Er zijn vier voor gedefinieerde tektstijlen. standaard Kop 1 Kop 2 Kop 3 Tip: Zorg dat je tekst scanbaar is. Maak daarom gebruik van de koppen en tussenkoppen. SEO-tip. Kop 1 gebruik je maar een keer. Link invoegen: Voor het invoegen van een link, volg je de volgende stappen. 1. Selecteer de tekst die je wilt linken met je cursor 2. Klik in het tabblad invoegen op link 3. Voeg de site waarnaar je wilt linken toe. (De basisregel; Link je naar een pagina binnen je site, open je in hetzelfde venster. Link je daarentegen naar een pagina binnen een andere site, kies dan bij doel Link in een nieuw venster openen 8
4. De titel is geen verplicht veld 5. Klik op invoegen en de link is klaar Invoegen van diverse bestanden (PDF, WORD, Exel) Afbeelding invoegen Klik op afbeelding om in bestandsbeheer te komen. 9
Je kunt een eerder ingevoerd bestand uploaden, ofwel een nieuw bestand selecteren vanaf je computer. Voeg deze direct in als je tevreden bent over het formaat en de uitsnede. Kies voor bewerken en invoegen als je nog wat laatste aanpassingen wilt doen. Je kunt de afbeelding gelijk invoegen of eerst bewerken. 10
Video embedden in twee stappen Stap 1: kopieer de code (Voorbeeld: YouTube) Ga op YouTube naar het filmpje dat je wilt embedden Klik onder het filmpje op delen Klik vervolgens op insluiten Kopieer de embedcode in het tekstvak De YouTube Stap 2: Plak de code in de editor Ga in het tekstblok naar Invoegen embedcode Klik op Embed Plak de code in het pop-up scherm Plak hier de embedcode vanuit Youtube of Vimeo 11
IV. De structuur Introductie De structuur en de achterliggende pagina s van de website maak je aan in de structuur module. In de structuur zie je de pagina s die je website rijk is. Een aantal pagina s zien eruit als mapjes. Dit betekent dat er achter deze pagina s nog meer pagina s staan. Dubbelklik op een mapje of op een pagina, dan open je de betreffende pagina. Klik eenmaal op een mapje, dan zie je welke pagina s hieronder vallen. 12
Structuurboom Hieronder zie je de structuurboom van swis.nl. Er zijn twee hoofdmappen. 1. Hoofdnavigatie, hierin zitten alle pagina s die terugkomen in de navigatie (tenzij je aangeeft dat je dat niet wilt). 2. Speciale pagina s, deze pagina s komen niet terug in de navigatie op je site en komen niet terug in de zoekresultaten als je een zoekmachine op je site hebt. 3. In sommige gevallen is er nog een extra map:. Footernavigatie. Volgorde menu-items aanpassen Wil je de volgorde van je menuknoppen wijzigen? Dit kan heel eenvoudig in Webbeheer. Je doet het als volgt: ga naar de tab Structuur selecteer de pagina die je wilt verplaatsen, deze wordt dan donker blauw versleep de pagina naar de juiste locatie Voorbeeld: pagina kan verplaatst worden 13
Voorbeeld: pagina kun je hier niet plaatsen Let op: bij het verslepen van de pagina zijn er drie mogelijkheden: 1. Je plaatst de pagina tussen andere pagina s. 2. Je laat de pagina los óp een andere pagina. Dit wordt nu een mapje waar de versleepte pagina in komt te staan. Je hebt nu een sub pagina gemaakt van je versleepte pagina. 3. Je laat de pagina los op een mapje. Nu wordt de versleepte pagina automatisch onderaan in dit mapje geplaatst. Structuur: inhoud & eigenschappen Onder eigenschappen kun je titel, metagegevens en status aanpassen 14
Wanneer je een pagina opent in de structuur heeft deze twee functies. Inhoud: Hier bepaal je welke modules op de pagina komen Eigenschappen: Hier regel je de eigenschappen van de pagina. Denk aan zaken als metagegevens, paginatitel etc. Eigenschappen van een pagina Voorbeeld: de structuur van de pagina Wij 1. Titel in de navigatie Deze titel wordt gebruikt in de url en in de navigatie. In bovenstaand voorbeeld is de url www.swis.nl/nieuwsbrief/vijf-onmisbare-boeken-voor-de-online-professional 2. Unieke url Als je de titel in navigatie invoert wordt op basis van de titel de url opgebouwd. Dit kun je eventueel later nog wijzigen. Je kunt alleen een url opslaan die nog niet bestaat. 3. Titel in browser Titels zijn van essentieel belang om gebruikers snel informatie te geven over de inhoud van een resultaat en laten zien waarom het resultaat relevant is voor hun zoekopdracht. De titel is vaak de belangrijkste 15
informatie die wordt gebruikt om te besluiten op welk resultaat wordt geklikt, dus je moet titels van hoge kwaliteit gebruiken op je webpagina's. 4. Metabeschrijving Het beschrijvingskenmerk in de <meta> -tag is een goede manier om een korte, menselijk leesbare samenvatting van de inhoud van elke pagina te leveren. Google gebruikt de metabeschrijving van een pagina soms in zoekresultaatfragmenten als we denken dat we gebruikers hiermee een betere beschrijving kunnen leveren dan mogelijk is met alleen de inhoud op de pagina. Nauwkeurige metabeschrijvingen kunnen helpen bij het verbeteren van je klikfrequentie. Hier volgen enkele richtlijnen voor het correct gebruiken van de metabeschrijving. 5. Status Er zijn drie statussen voor pagina s mogelijk. Offline Online Niet tonen in menu. Wanneer je voor deze laatste optie kiest en bezoekers kunnen de url, dan kunnen bezoekers nog wel op deze pagina komen als ze de url kennen. Tip: Wil je niet dat bezoekers de pagina kunnen bereiken, zet de pagina ook op offline. 16
Een bestaande pagina wijzigen Layout met twee zones: Linker kolom rechterkolom De zone linker kolom bevat een module: tekstblok Algemeen In bovenstaand voorbeeld zie je dat de standaard layout is gekozen. Deze layout heeft twee zones; de linker en de rechterkolom. Je website bevat meestal minimaal twee verschillende layouts. Wil je de opbouw van een pagina veranderen, dan kun je modules toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Let op: de layout kunt je achteraf niet aanpassen. Deze keuze maak je eenmalig op het moment dat je een nieuwe pagina aanmaakt. Modules toevoegen via het dropdownmenu 17
Afbeelding: alle modules die toegevoegd kunnen worden. Open de drop down, klik op de soort content die je wilt toevoegen. In dit voorbeeld is dat een tekstblok. Klik op voeg toe. In dit geval heb ik een tekstblok toegevoegd en zal ik daarin tekst of beeldmateriaal moeten plaatsen. Klik op opslaan. Je hebt nu een content blok toegevoegd op deze pagina. Welke content modules je kunt toevoegen verschilt per website. Instellingen aanpassen met tandwielicoontje Je kunt instellingen van een module wijzigen door op het tandwielicoontje te klikken. Let op: als je iets in de inhoud van een module zelf wilt wijzigen, doe je dit in de contentmodule zelf. 18
Afbeelding: wijzigen instellingen blog shortlist. Je kunt hier de instellingen van de module aanpassen. Modules verwijderen van je pagina Als je een module wilt verwijderen klik op het witte kruisje. 19
Let op: wanneer je een tekstblok verwijdert, kun je de inhoud daarvan niet meer terughalen. Dit geldt niet voor de modules die je vult vanuit de contentmodules zoals nieuwsberichten, blogberichten, medewerkers items etc. Volgorde wijzigen door de modules te verslepen De volgorde van de modules kun je wijzigen door ze te slepen met je muis. Niet iedere module is mogelijk in elke zone. Webbeheer geeft zelf aan of je de module wel of niet kan verplaatsen. In onderstaand voorbeeld zie je daar een voorbeeld van. Vergeet achteraf niet op te slaan door onderaan de pagina op opslaan te klikken! 20
Een nieuwe pagina toevoegen In Webbeheer kun je nieuwe pagina s aanmaken in de structuurmodule. Dit doe je als volgt. 1. Klik op +nieuw 2. Vul de titel van je pagina in. Denk hier goed over na, omdat wat je hier tikt terugkomt in de url. In dit voorbeeld wordt dat dus www.naamwebsite.nl/test. In stap 2, krijg je twee opties. 21
Kies voor starten met een zelfde pagina als als je een pagina wilt die qua opbouw van modules lijkt op een bestaande pagina van je site. Dan hoef je alleen nog maar de inhoud aan te passen. Kies voor start met een lege pagina als je de pagina zelf wilt opmaken. Bij deze optie doorloop je de volgende stappen: 3. Kies je layout 4. Controleer het overzicht en klik op pagina opslaan 22
5. Voeg modules toe in de beschikbare zones 23
V. Gebruikers beheren Als website-eigenaar of beheerder van het CMS ben je verantwoordelijk voor de gebruikersadministratie. Je maakt nieuwe gebruikers aan en geeft hen de juiste rechten. Ook verwijder je de accounts van gebruikers die niet langer werkzaam zijn voor de website. Het beheren van gebruikers doe je in Administratie, in de gebruikersmodule. Een gebruiker blokkeren Soms wil je dat een gebruiker niet langer toegang heeft tot Webbeheer. Je kunt de toegang van de gebruiker blokkeren. Dit doe je in de module Gebruikers, onder Administratie. Ga naar de gebruiker die je wilt blokkeren en klik het vinkje aan. Vergeet niet om op Wijzigingen opslaan te klikken. Blokkeer je gebruiker. Voorbeeld: gebruiker blokkeren 24
Een nieuwe gebruiker aanmaken Wil je een nieuwe collega toegang geven tot Webbeheer? Maak dan een nieuwe gebruiker aan. Ga naar de module Gebruikers. Klik op Nieuw Vul de gevraagde velden in. Wanneer je de gebruiker aan een gebruikersgroep koppelt, geef je de gebruiker de rechten van de groep. Je kunt de rechten eventueel voor deze persoon nog aanpassen. Rechten aanpassen gebruiker Pas de rechten van gebruikers aan! Rechten aanpassen van een Webbeheer-gebruiker, kun je op twee manieren doen: 1. Eerst de gebruiker koppelen aan een bestaande groep en daarna voor deze persoon de rechten aanpassen. 25
2. Direct een nieuwe gebruikersgroep aanmaken en voor deze gebruikersgroep de rechten bepalen. De gebruikersgegevens toezenden Je kunt de aangemaakte gebruikersnaam naar die nieuwe gebruiker mailen, maar het wachtwoord liever niet. Stuur de link naar waar de gebruiker zijn wachtwoord kan restten. Plak achter de url van je website website /webbeheer/login.php?rest Voeg een nieuwe gebruikersgroep toe waarvoor je de rechten bepaald. Als ik de inloggegevens naar een nieuwe SWIS medewerker stuur, stuur ik dus zijn gebruikersnaam en de volgende resetlink: http://www.swis.nl/webbeheer/login.php?reset. Via die link kan de nieuwe gebruiker zijn wachtwoord aanmaken door zijn emailadres in te voeren. VI. De site beheren voor dummies Wanneer je bent ingelogd in Webbeheer kun je kiezen voor de optie naar website. Klik je op deze optie, dan opent de website in een soort dummie modus. Je kunt gewoon door de website klikken en vanaf de voorkant van de website naar de pagina gaan die je wilt bewerken. 26
Er zijn twee bewerkmogelijkheden binnen de dummieversie. Je ziet dat de edit in place functie aanstaat doordat er onderaan de pagina een grijze balk verschijnt. De onderstaande twee icoontjes zijn op verschillende plekken binnen de site te vinden. Edit in place Je kunt de teksten aanpassen met edit in place. Wanneer je op het edit icoontje klikt, opent zich de editor en kun je teksten invoegen. Wees voorzichtig met het rode kruisje, daarmee verwijder je een tekstblok. Je kunt edit in place ook uitzetten links onder in de pagina. Bewerk deze pagina Wanneer je hierop klikt, kom je direct in de structuur van een pagina en kun je modules toevoegen, verwijderen of instellingen aanpassen. 27