Handleiding Jeugd GGZ registratie en facturatie Algemeen - Het programma is in versie 9.0 geschikt gemaakt voor registratie en declaratie in Jeugd GGZ vanaf 1 januari 2015. De registratiebeginselen voor de basis GGZ (behandeltrajecten) en de specialistische GGZ (DBC s) blijven voor een periode van 3 jaar van kracht. - De standaard manier van declareren is via electronische declaraties die volgens de Jeugd GGZ declaratiestandaard JW321/322 via Vecozo ingediend worden bij de gemeente. Veel gemeenten blijken zich niet aan bovenstaande afspraken te houden. Om afwijkende manieren van declareren vanuit ConsultManager mogelijk te maken zijn de volgende alternatieven ingebouwd: - Declaratie via standaard JW321, maar met afwijkende gemeentelijke productcode. - Declaratie via standaard JW303 (declaratiestandaard voor de Jeugd AWBZ) met afwijkende gemeentelijke productcode. - Declaratie via de standaard JW303 van losse prestaties, d.w.z. buiten de registratie van een behandeltraject of DBC om. - Deze handleiding is een aanvulling op de reguliere handleidingen voor bggz behandeltrajecten en sggz DBC s. Voor algemene procedures van registratie en facturatie wordt verwezen naar die handleidingen, hier worden alleen afwijkende zaken behandeld in het kader van de Jeugd GGZ. - Let op! ConsultManager is in principe geschikt om Jeugdzorg declaraties via Fa-med te laten lopen, maar vanwege de chaos die de gemeenten van de Jeugdzorg declaraties gemaakt hebben is Fa-med tot op heden (februari 2016) niet in staat om Jeugdzorg declaraties te verwerken. Informeer eerst bij Fa-med voordat u deze declaraties vanuit het programma gaat indienen. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 1
Basis GGZ Voorbereidingen - Electronische declaraties voor de Jeugdzorg gaan in eerste instantie naar Vecozo. Vecozo stuurt de declaratie door naar de betreffende gemeente. Bij de cliënt, tabblad Verzekering, vult u in Facturering= bggz JZ Vecozo. Maakt u gebruik van Fa-med, vul dan in Facturering= bggz JZ Fa-med. - In het tabblad Verzekering vult u geen verzekeraar in, maar in plaats daarvan vult u in het blokje Jeugdzorg de gemeente in waaronder de cliënt valt. Hierbij wordt het woonplaatsbeginsel toegepast, b.v. bij gescheiden ouders gaat het om wie de gezagdrager is. Zie de factsheet 19.11.2014 Factsheet woonplaatsbeginsel in de praktijk.pdf. - U kunt in het blokje Jeugdzorg ook andere gegevens invullen al naar gelang nodig is. Voor JW303 declaraties moeten in ieder geval Productcategorie en Tijdseenheid ingevuld zijn. Ook beschikkingsnummer en het aanvraagnummer van de beschikking kunnen door de gemeente verplicht gesteld worden om te vermelden. - Via de Navigatie keuzelijst gaat u naar de module Gemeenten. Dit is een lijst met alle gemeenten in Nederland met een 4-cijferige gemeentecode. De gemeenten waar u met te maken heeft kunt u aankruisen bij Toon in keuzelijst, zodat alleen deze gemeenten in keuzelijsten te zien zijn en u niet de hele lijst door hoeft te lopen. - Klik op de gemeentecode om meer gegevens van de betreffende gemeente te zien. Analoog aan de procedure bij verzekeraars vult u in het tabblad basis GGZ de contractafspraken met de gemeente in. - Voor gemeenten die wel JW321 declaraties kunnen verwerken, maar hierin hun eigen productcode willen zien in plaats van de landelijke prestatiecodes (180001 t/m 180005) kunt u de corresponderende gemeentelijke productcode (5 posities) invullen in het veld Code. Ook voor gemeenten die de behandeltrajecten in een JW303 declaratie aangeleverd willen hebben, vult u hier de gemeentelijke productcode in. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 2
- U kunt gemeenten indelen in clusters, die u zelf een naam geeft. Dit is handig als u gemeenten in een bepaalde regio en met dezelfde contractvoorwaarden wilt bundelen. Na invullen van de contractvoorwaarden bij één van de gemeenten van het cluster kunnen met de knop VUL CLUSTER de gegevens doorgeschreven worden naar alle gemeenten van het cluster. Registratie van basis GGZ behandeltrajecten - bggz behandeltrajecten worden gestart en geregistreerd zoals u gewend bent. Let op de volgende zaken. - Soort verwijzing. Voor de Jeugdzorg zijn aparte verwijscodes, kies de juiste code uit de keuzelijst (tabblad Traject details). - Gemeente. De betreffende gemeente wordt overgenomen van de cliëntgegevens bij aanmaken van het behandeltraject. Is zowel een gemeente als een verzekeraar ingevuld, dan volgt een foutmelding bij validatie en worden beiden gewist. Via de knop UPDATE kunt u dan de gemeente weer ophalen van de cliëntgegevens. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 3
- Facturatie. In tabblad Facturatie moet de correcte methode van factureren ingevuld zijn: bggz JZ Vecozo, bggz JZ Fa-med of bggz JW303. Facturatie - Volg de gebruikelijke procedure voor het aanmaken van electronische declaraties. Let hierbij op de aparte knoppen voor Jeugdzorg declaraties: BGGZ JZ VECOZO, BGGZ JZ FA-MED en BGGZ JW303. Financiële overzichten - Op verschillende plaatsen in het programma kunt u financiële informatie naar boven halen. Dit gaat ofwel via een zoekopdracht naar de gewenste gegevens, ofwel door een rapportage aan te laten maken. Bij de managementoverzichten, op te vragen via de knop RAPPORTAGES in het scherm bggz behandeltrajecten of bggz behandeltrajecten 2, kunt u ook een apart overzicht voor de Jeugdzorg opvragen. Let op, dat u voor dat overzicht gemeenten in clusters moet onderbrengen, omdat het overzicht per cluster werkt. Gaat het om gemeenten die u in het overzicht individueel wilt zien, dan moet u bij die gemeenten toch een aparte clusternaam invullen (dat kan gewoon de naam van de gemeente zijn). De rapportage heeft plaats voor 7 gemeenten/clusters plus een totaal. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 4
Specialistische GGZ Voorbereidingen - Electronische declaraties voor de Jeugdzorg gaan in eerste instantie naar Vecozo. Vecozo stuurt de declaratie door naar de betreffende gemeente. Bij de cliënt, tabblad Verzekering, vult u in Facturering= DBC JZ Vecozo. Maakt u gebruik van Fa-med, vul dan in Facturering= DBC JZ Fa-med. - In het tabblad Verzekering vult u geen verzekeraar in, maar in plaats daarvan vult u in het blokje Jeugdzorg de gemeente in waaronder de cliënt valt. Hierbij wordt het woonplaatsbeginsel toegepast, b.v. bij gescheiden ouders gaat het om wie de gezagdrager is. Zie de factsheet 19.11.2014 Factsheet woonplaatsbeginsel in de praktijk.pdf. - U kunt in het blokje Jeugdzorg ook andere gegevens invullen al naar gelang nodig is. Voor JW303 declaraties moeten in ieder geval Productcategorie en Tijdseenheid ingevuld zijn. Ook beschikkingsnummer en het aanvraagnummer van de beschikking kunnen door de gemeente verplicht gesteld worden om te vermelden. - Via de Navigatie keuzelijst gaat u naar de module Gemeenten. Dit is een lijst met alle gemeenten in Nederland met een 4-cijferige gemeentecode. De gemeenten waar u met te maken heeft kunt u aankruisen bij Toon in keuzelijst, zodat alleen deze gemeenten in keuzelijsten te zien zijn en u niet de hele lijst door hoeft te lopen. - Klik op de gemeentecode om meer gegevens van de betreffende gemeente te zien. Analoog aan de procedure bij verzekeraars vult u in het tabblad DBC de contractafspraken met de gemeente in. - Voor gemeenten die wel JW321 declaraties kunnen verwerken, maar hierin hun eigen productcode willen zien in plaats van de landelijke DBC prestatiecodes kunt u de corresponderende gemeentelijke productcode (5 posities) invullen in het veld Code. Ook voor gemeenten die de DBC s in een JW303 declaratie aangeleverd willen hebben, vult u hier de gemeentelijke productcode in. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 5
- U kunt gemeenten indelen in clusters, die u zelf een naam geeft. Dit is handig als u gemeenten in een bepaalde regio en met dezelfde contractvoorwaarden wilt bundelen. Na invullen van de contractvoorwaarden bij één van de gemeenten van het cluster kunnen met de knop VUL CLUSTER de gegevens doorgeschreven worden naar alle gemeenten van het cluster. Registratie van DBC s - DBC s worden gestart en geregistreerd zoals u gewend bent. Let op de volgende zaken. - Overgang 2014. Een al in 2014 lopende behandeling met datum 31-12-2014 afgesloten worden en met reden sluiten 20 (overgang Jeugd GGZ naar gemeente). Let op, dat voor het vervolg van de behandeling in 2015 geen vervolg DBC aangemaakt moet worden, maar een nieuwe initiële DBC met startdatum 1-1-2015. - Soort verwijzing. Voor de Jeugdzorg zijn aparte verwijzingscodes, kies de juiste code uit de keuzelijst. - Gemeente. De betreffende gemeente wordt overgenomen van de cliëntgegevens bij aanmaken van het behandeltraject. Is zowel een gemeente als een verzekeraar ingevuld, dan volgt een foutmelding bij validatie en worden beiden gewist. Via de knop UPDATE kunt u dan de gemeente weer ophalen van de cliëntgegevens. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 6
- Facturatie. In tabblad Facturatie moet de correcte methode van factureren ingevuld zijn: DBC JZ Vecozo of DBC JZ Fa-med of sggz JW303. - Verwijscodes. Tabblad DBC Details: let op de aparte verwijscodes voor de Jeugd GGZ. Facturatie - Volg de gebruikelijke procedure voor het aanmaken van electronische declaraties. Let hierbij op de aparte knoppen voor Jeugdzorg declaraties: DBC JZ VECOZO, DBC JZ FA- MED en sggz JW303. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 7
Financiële overzichten - Op verschillende plaatsen in het programma kunt u financiële informatie naar boven halen. Dit gaat ofwel via een zoekopdracht naar de gewenste gegevens, ofwel door een rapportage aan te laten maken. Bij de managementoverzichten, op te vragen via de knop RAPPORTAGES in het scherm DBC lijst of DBC lijst 2, kunt u ook een apart overzicht voor de Jeugdzorg opvragen. Let op, dat u voor dat overzicht gemeenten in clusters moet onderbrengen, omdat het overzicht per cluster werkt. Gaat het om gemeenten die u in het overzicht individueel wilt zien, dan moet u bij die gemeenten toch een aparte clusternaam invullen (dat kan de gewoon de naam van de gemeente zijn). De rapportage heeft plaats voor 7 gemeenten/clusters plus een totaal. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 8
Basis GGZ en Specialistische GGZ Jeugdzorg OVP - In de Jeugdzorg zijn 2 OVP prestaties beschikbaar, nl. voor zorgcoördinatie en voor consultatie. Zie de afbeelding van de Tarievenlijst hieronder voor de te gebruiken codes en omschrijvingen. Neem deze regels op in uw Tarievenlijst. Om deze prestaties te kunnen declareren aan de gemeente moeten hiervoor met de gemeente afspraken gemaakt zijn. - Om OVP s te registreren gebruikt u de instelling Facturering=gemeente of Facturering=gemeente verzamelnota. In het eerste geval wordt een papieren nota aan de gemeente gemaakt voor alleen de betreffende cliënt. In het tweede geval worden alle OVP s van diverse cliënten samen op 1 papieren verzamelnota naar de gemeente gezet. - Bij het aanmaken van nieuwe nota s via Notalijst > NIEUWE NOTA is onderin het dan volgende scherm Keuze nota aanmaak een mogelijkheid opgenomen om in plaats van voor een verzekeraar voor een gemeente een verzamelnota aan te maken. Gegevensaanlevering DIS/SBG, CBS en gemeenten - Gegevensaanlevering voor de Jeugdzorg aan DIS/SBG is op dit moment niet verplicht. Hangende ontwikkelingen in deze (zie ook hieronder) worden Jeugdzorg behandelingen vanuit ConsultManager nu nog even niet meegenomen in de reguliere DIS aanlevering. - Voor de Jeugdzorg wordt door CBS ook van zorgverleners gevraagd om periodiek bepaalde informatie te leveren. Het betreft hier gedeeltelijk gegevens die ook al in de reguliere DIS aanleveringen zitten, gedeeltelijk ook gegevens die nieuw zijn en op dit moment ook niet in ConsultManager vastgelegd worden. Het zal duidelijk zijn, dat registratie en aanlevering van gegevens aan CBS nog weer een verzwaring van de administratieve lasten voor de zorgverlener betekent. We hebben aan DIS de vraag voorgelegd, of deze gegevensstroom voor CBS ook in de DIS aanlevering te verwerken is. Hier wordt momenteel op gestudeerd en overleg over gevoerd. Wat ConsultManager betreft wachten wij vooralsnog af wat er gaat gebeuren en wat de rol van DIS zal zijn. - Veel gemeenten willen periodieke overzichten hebben van clienten en behandelingen. De gegevens die gevraagd worden en het format waarin deze moeten worden aangeleverd variëren van gemeente tot gemeente. Zolang standaardisatie in de gegevensuitvraag ontbreekt is het helaas niet mogelijk om hier een kant-en-klare gegevensexport voor te ontwikkelen. Wel is het mogelijk om (na zoekopdrachten) in de Cliëntenlijst, lijst net bggz behandeltrajecten en DBC lijst via de knop EXPORT alle gegevens te exporteren naar een ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 9
Excel bestand. Hier kunt u dan uithalen wat u nodig heeft en overbrengen naar het vereiste format voor de betreffende gemeente. JW303 declaratie vs. factuur In de JW303 declaratieberichten wordt nu aangetekend of het bericht als declaratie of als factuur wordt ingediend omdat sommige gemeenten dat verschil willen maken. Een declaratie is een verantwoording van een verrichte prestatie met daaraan verbonden tarief, hier zit administratietechnisch niet direct een betalingsverplichting aan voor de ontvangende partij. Een factuur is een rekening voor een verrichte prestatie waar wel een betalingsverplichting aan vast zit. Of u een JW303 als declaratie of als factuur moet indienen kan (zoals gebruikelijk) van gemeente tot gemeente verschillen en houdt verband met hoe de gemeentelijke administratie werkt. Wil een gemeente de JW303 als factuur ontvangen, dan moet u dat aantekenen bij deze gemeente in de module Gemeenten, tabblad basis GGZ c.q. DBC. Zolang u daar niets specificeert zal een JW303 als declaratie worden ingediend. Declareren losse prestaties JW303 Het is nu mogelijk om losse prestaties in een JW303 declaratie naar de gemeente te sturen. De prestaties moeten opgenomen worden in de Tarievenlijst. Vanuit het tabblad Facturatie van bggz traject of sggz DBC, vanuit het cliëntdossier en vanuit de cliënt stamgegevens, tabblad Kind, kunt u prestaties vastleggen en declareren. Voorbeeld van tariefregels (raadpleeg de productcodes voor uw gemeente): In het tabblad Facturatie van bggz behandeltraject en sggz DBC is nu een extra knop aanwezig: JW303 LOS ITEM. Druk op deze knop om een losse prestatie te kiezen om electronisch te declareren. Na drukken op de knop moet in het volgende scherm een prestatie gekozen worden en de overige gegevens aangevuld. Na drukken op de knop MAAK NOTA DIT ITEM wordt alleen voor dit item direct een JW303 declaratie aangemaakt en ingediend. Klikt u op ITEM VASTLEGGEN, dan wordt het ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 10
declarabele item wel vastgelegd, maar er wordt nog geen declaratie aangemaakt. In dat geval start u de facturatie later door via Nota's > NIEUWE NOTA op de knop JEUGDZORG JW303 te klikken in het blokje voor electronische declaraties. Alle items binnen de opgegeven periode worden dan opgezocht en kunnen op 1 declaratie per gemeente ingediend worden. ConsultManager Handleiding Jeugd GGZ 20160228 11