Handleiding Safescan TA Software 4.0 English Nederlands Deutsch Français Español Italiano Português 1
Inhoud 1.0 Voorwoord 2.0 Overzicht van de handleiding 2.1 De handleiding gebruiken 2.2 Systeemvereisten 2.3 Verklaring van de symbolen 3.0 Installatie 3.1 Het programma installeren 3.2 De software instellen 4.0 Eerste stappen 5.0 Status 5.1 Aanwezigheid / realtimeoverzicht 5.1.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 5.1.2 Sorteren 5.1.3 Afdrukken 5.2 Systeemlogbestand 5.2.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 5.2.2 Sorteren 5.2.3 Afdrukken 6.0 Overzicht 6.1 Boekingstijden aanpassen en/of wijzigen: 6.1.1 Boekingen toevoegen 6.1.2 Boekingen wijzigen 6.1.3 Boekingen verwijderen 6.1.4 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 6.1.5 Sorteren 6.1.6 Overzichten in CSV-indeling exporteren 6.2 Dag 6.2.1 Overzicht aanmaken 6.2.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 6.2.3 Sorteren 6.2.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren 6.3 Periode 6.3.1 Overzicht aanmaken 6.3.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 6.3.3 Sorteren 6.3.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren 6.4 Bericht / rapport 6.4.1 Maandrapport 6.4.2 Weekrapport 6.4.3 Periodiek rapport 7.0 Beheer 7.1 Afdeling / groep 7.1.1 Afdeling / groep aanmaken 7.1.2 Afdeling / groep bewerken / wijzigen 7.1.3 Afdeling / groep verwijderen 2
7.2 Gebruiker 7.2.1 Gebruiker aanmaken in de software 7.2.2 Wachtwoord 7.2.3 Gebruikers aanmaken in de tijdregistratieterminal 7.2.4 Gebruikers bewerken 7.2.5 Gebruikers verwijderen 7.2.6 Systeemgegevens 7.2.7 Persoonlijke gegevens 7.2.8 Overzichten in CSV-indeling exporteren 7.3 Dienstrooster / wekelijks werkschema 7.3.1 Dienstrooster aanmaken 7.3.2 Afrondingen 7.3.3 Automatische pauzeaftrek 7.3.4 Dienstrooster bewerken / wijzigen 7.3.5 Dienstrooster verwijderen 8.0 Instellingen 8.1 Algemeen 8.1.1 Taal instellen 8.1.2 Einde van de werkdag instellen 8.1.3 Databaseverbinding 8.1.4 Back-up 8.2 Toestel / tijdregistratieterminal 8.2.1 Gegevensverbinding met TCP/IP 8.2.2 De gebruikersgegevens synchroniseren 8.2.3 Gegevensoverdracht met USB-stick 8.2.4 Boekingen in de pc inlezen 8.3 Functiecode 8.3.1 Functiecodes toevoegen 8.3.2 Functiecodes bewerken 8.3.3 Functiecodes verwijderen 9.0 Info 9.1 Help 9.1.1 Technische ondersteuning 9.2 Updates 9.2.1 Updates en upgrades 10.0 Serverinstallatie 11.0 Safescan Time Attendance 4 verwijderen 3
1.0 VOORWOORD Safescan Time Attendance 4 is tijdregistratiesoftware voor het registreren en verwerken van de werkuren van het personeel. Dankzij de flexibele systeemarchitectuur is Safescan Time Attendance 4 geschikt voor kleine tot middelgrote ondernemingen in vrijwel elke sector en voldoet het aan alle eisen van een krachtig tijdregistratiesysteem. Safescan Time Attendance 4 ondersteunt alle tijdregistratieterminals van Safescan met de meest uiteenlopende prestatiekenmerken. Daarom kunnen de beschreven functies mogelijk niet met alle tijdregistratieterminals gebruikt worden. Meer details vindt u in de prestatiekenmerken van de meegeleverde tijdregistratieterminal of u kunt hiervoor contact opnemen met uw leverancier. In de handleiding worden de installatie, de werking en het gebruik van het softwarepakket vanaf release 4.0 beschreven. Bij gebruik van vorige versies komen afwijkingen in de beschrijving van de functies voor. Speciale voorkennis op het gebied van computertechnologie is niet nodig om de software te kunnen gebruiken. Kennis van de grafische gebruikersinterface van Microsoft Windows is echter wel vereist. De handleiding bevat de noodzakelijke instructies en opleiding voor het systeem en dient als naslagwerk. Safescan Time Attendance 4 werd met de grootste zorg ontwikkeld en getest en beantwoordt aan de nieuwste stand van de techniek. Toch kan, zoals bij alle uitgebreide softwareproducten, geen garantie worden gegeven op de absolute afwezigheid van fouten en in het bijzonder geen aansprakelijkheid worden aanvaard voor eventuele gevolgschade. Als u aanwijzingen hebt voor de verdere verbetering van het programma of fouten in het programma of de handleiding vaststelt, gelieve ons daarvan op de hoogte te brengen. 2.0 Overzicht van de handleiding De handleiding biedt u een overzicht van het gebruik van Safescan Time Attendance 4 en bevat stapsgewijze instructies voor vaak uitgevoerde handelingen. De afgebeelde screenshots zijn geen richtlijnen en dienen enkel als voorbeeld. 2.1 De handleiding gebruiken In deze handleiding wordt aandacht besteed aan bediening met de muis. Met 'klikken' wordt altijd het drukken op de linkermuisknop bedoeld. Het markeren van regels houdt in dat deze invoer met de linkermuisknop wordt aangeklikt. Andere bedieningsstappen, zoals werken met de rechtermuisknop, worden concreet beschreven. 2.2 Systeemvereisten Voor het gebruik van Safescan Time Attendance 4 moet uw PC aan de volgende vereisten voldoen. Pentium IV processor of hoger RAM minimaal 1024 MB USB-interface; TCP/IP-interface Harde schijf met minimaal 100 MB vrije opslagruimte Cd-rom-station Resolutie van 1024 x 768 of hoger (aanbevolen 1280 x 1024) Besturingssysteem vanaf Windows XP of hoger 2.3 Verklaring van de symbolen Toevoegen Zoeken naar nieuwe apparaten Bewerken tijd op terminal gelijkstellen Verwijderen synchronisatie Vernieuwen USB-stick uitlezen Exporteren Verbinding verbroken Afdrukken Verbinding gemaakt Opslaan De toepassing sluiten Terug Rooster aan/uit 4
3.0 Installatie 3.1 Het programma installeren 1. Plaats de installatie-cd-rom in het cd-rom-station van uw computer. 2. Open het bestand [TimeAttendanceSetup], zodat het installatieprogramma gestart wordt. 3. Aanvaard de gebruiksvoorwaarden van de licentie. 5
4. Voer de doelmap in. c:/program Files/Safescan/TA4 wordt voorgesteld als standaardpad. Voor een andere doelmap selecteert u [Browse]/[Zoeken] en vervolgens selecteert u het gewenste pad. (Wij raden u aan het standaardpad te gebruiken). 5. Klik vervolgens op [Next]/[Volgende] om door te gaan. Het programma wordt geïnstalleerd. 6
6. Bevestig de voltooiing van de installatie met [Finish]. 7
3.2 De software instellen Open de software onder Start / Time Attendance. Voer de licentiecode in die u op de verpakking van de cd vindt. Bij het eerste gebruik van de software of later, wanneer geen supervisor/beheerder is ingesteld (in de software en/of op de tijdregistratieterminal), wordt het volgende bericht weergegeven. Zodra een supervisor of beheerder geregistreerd is, kunt u zich met uw gebruikersnaam en wachtwoord aanmelden. Bent u uw wachtwoord vergeten? Voer als gebruikersnaam uw gebruikers-id in en als wachtwoord uw licentiecode. (U vindt de licentiecode op de verpakking van de cd.) Bevestig met OK. 8
4.0 Eerste stappen 1. Selecteer de gewenste taal, zie hoofdstuk 8.1.1. 2. Wijzig indien nodig het einde van de werkdag (standaard 00:00 uur), zie hoofdstuk 8.1.2. 3. Maak dienstroosters aan, zie hoofdstuk 7.3. 4. Maak functiecodes aan, zie hoofdstuk 8.3. 5. Registreer gebruikers in de tijdregistratieterminal of in de software, zie hoofdstuk 7.2.1. 6. Synchroniseer de software met de tijdregistratieterminal, zie hoofdstuk 8.2.2. 7. Begin met de registratie van de boekingstijden op de tijdregistratieterminal. 5.0 Status 5.1 Aanwezigheid / realtimeoverzicht Het realtimeoverzicht doet dienst als aan- en afwezigheidscontrole van uw medewerkers. U ziet in één oogopslag wie zich wanneer en waar aan- of afgemeld heeft of wie pauze heeft. Met de eenvoudige filtermethode ziet u direct de gewenste informatie op uw scherm of kunt u de gegevens afdrukken op uw printer. 5.1.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Aanwezigheids Filter: Selecteer de gewenste instelling in het keuzemenu: In, Out, Pause of All. 9
Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten. Afdelingsfilter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruikersfilter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruikersfilter te gebruiken. Gebruikersfilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu. 5.1.2 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A). 10
5.1.3 Afdrukken Het realtimeoverzicht kan steeds worden afgedrukt met. 5.2 Systeemlogbestand Het systeemlogbestand bevat alle gebeurtenissen, wijzigingen en andere bewerkingen op de tijdregistratieterminal. In het systeemlogbestand wordt het verloop van de communicatie in en met de tijdregistratieterminal chronologisch geregistreerd. Als er zich communicatieproblemen voordoen, kunt u aan de hand van de foutbeschrijving de oorzaken aanpakken. 5.2.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten. Afdelingsfilter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruikersfilter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruikersfilter te gebruiken. Gebruikerfilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu. 11
5.2.2 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A). 5.2.3 Afdrukken Het systeemlogbestand kan niet worden afgedrukt. 6.0 Overzicht 6.1 Boekingstijden aanpassen en/of wijzigen: Onder "Boekingstijden" bevinden zich alle op de tijdregistratieterminal geregistreerde boekingstijden die direct via TCP/IP of USB-stick naar de software zijn overgedragen. Foutieve of vergeten boekingen worden in het overzicht oranje gemarkeerd (zie onderstaande afbeelding). Controleer of het verloop correct is (In / Uit of In Pauze Terug Uit enz.). Voeg een vergeten boeking toe zoals beschreven in hoofdstuk 6.1.1. Corrigeer de status van de dubbele of foutieve boeking (bv. negeren) zoals beschreven in hoofdstuk 6.1.2. Opmerking: tijdboekingen kunnen niet worden verwijderd! 12
6.1.1 Boekingen toevoegen Ontbrekende boekingen kunnen achteraf worden toegevoegd. Klik op "Toevoegen". Selecteer de gewenste gebruiker. Voer de boekingstijd in het invoerveld Tijd toevoegen in. De waarde moet volgens de landinstellingen op uw computer worden ingevoerd (bv. 08:00 of 08.00 naargelang de landinstelling). Selecteer de gepaste functie bij In/Uit. Wijs het juiste tijdregistratietoestel toe aan de boeking. Selecteer desgewenst een functiecode in het keuzeveld Werkcode, bv. Business trip, Dokter bezoek. Sluit het invoervenster met "OK". Opmerking: De rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden. 6.1.2 Boekingen wijzigen Boekingen kunnen achteraf gewijzigd worden. Klik op de boeking die u wilt wijzigen. 13
Wijzig de status In/Uit. Selecteer desgewenst een functiecode in het keuzeveld Werkcode, bv. Business trip. Sluit het invoervenster met "OK". Opmerking: Om de medewerkers te beschermen, kunnen tijden niet gecorrigeerd of verwijderd worden. Om een tijd te wijzigen, voegt u een nieuwe boeking toe en stelt u de 'foutieve' boeking in op negeren. De op de tijdregistratieterminal geregistreerde boeking blijft bestaan, maar er wordt geen rekening meer mee gehouden. 6.1.3 Boekingen verwijderen Een boeking verwijderen is niet mogelijk. U kunt de boeking instellen op negeren zodat hiermee geen rekening wordt gehouden bij de berekeningen. 6.1.4 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten. Afdelingsfilter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruikersfilter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruikersfilter te gebruiken. Gebruikersfilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu. 14
6.1.5 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A). 6.1.6 Overzichten in CSV-indeling exporteren U kunt met overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool "CSV-export". Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. Klik op "Opslaan". Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map. U kunt het overzicht verder bewerken met alle programma's die CSV-bestanden kunnen verwerken, zoals Excel. 6.2 Dag In het dagoverzicht vindt u een korte weergave van alle boekingstijden van de huidige dag die vanaf uw tijdregistratieterminal direct via TCP/IP of USB-stick naar de software zijn overgedragen, en alle belangrijke gegevens van de actieve gebruiker. In het overzicht verschijnen de eerste en de laatste boeking, het dagsaldo, de pauzeafwezigheden en het toegewezen dienstrooster dat u met de knop Dienstrooster aan/uit kunt in- en uitschakelen. U kunt de datum op elk moment aanpassen. De gegevens worden chronologisch weergegeven en kunnen desgewenst gefilterd en/of gesorteerd worden. 6.2.1 Overzicht aanmaken Selecteer bij "Rapportselectie" de vooraf gedefinieerde periodes of selecteer een eigen datumbereik met de datumkiezer. 15
6.2.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten. Afdelingsfilter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruikersfilter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruikersfilter te gebruiken. Gebruikersilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu. 16
6.2.3 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A). 6.2.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren U kunt met overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool "CSV-export". Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. Klik op "Opslaan". Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map. U kunt het overzicht verder bewerken met alle programma's die CSV-bestanden kunnen verwerken, zoals Excel. 6.3 Periode In het periodeoverzicht worden alle boekingstijden van de actieve gebruiker in de geselecteerde periode in compacte vorm weergegeven. In het overzicht vindt u het totaal voor de volledige periode, de uren volgens het dienstrooster en het saldo van overeenkomstige over- of onderuren en telkens de dagsaldi. De gegevens worden per gebruikersnummer weergegeven en kunnen desgewenst gefilterd en/of gesorteerd worden. 6.3.1 Overzicht aanmaken Bij "Rapportselectie" kunt u de vooraf gedefinieerde periodes selecteren of een eigen datumbereik selecteren met de datumkiezer. 17
6.3.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten. Afdelingsfilter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruikersfilter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruikersfilter te gebruiken. Gebruikersfilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu. 6.3.3 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A). 18
6.3.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren U kunt met overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool "CSV-export". Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. Klik op "Opslaan". Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map. U kunt het overzicht verder bewerken met alle programma's die CSV-bestanden kunnen verwerken, zoals Excel. 6.4 Bericht / rapport Opdat de aan het einde van de maand uitgevoerde bewerkingen het gewenste resultaat opleveren, controleert u de door de gebruiker geregistreerde tijdboekingen onder "Klok" op vergeten boekingen of foutieve boekingen en vervolledigt of corrigeert u deze indien nodig (zie hoofdstuk 6.1.1). Voeg indien nodig een functiecode toe aan de tijdboekingen. Safescan Time Attendance 4 is een systeem dat direct berekeningen uitvoert. Alle uitgevoerde correcties worden na de invoer automatisch verrekend. Op die manier zijn de gegevens steeds up-to-date. Bijkomende berekeningen voor het uitvoeren van een maandafsluiting zijn niet nodig. Safescan Time Attendance 4 stelt na de installatie verschillende kant-en-klare rapporten ter beschikking, die voor de meeste standaardsituaties van een verwerking voldoende zijn. In Safescan Time Attendance 4 zijn de volgende vooraf gedefinieerde rapporten beschikbaar: Maandrapport Weekrapport Periodiek rapport 6.4.1 Maandrapport Het maandrapport bevat alle boekingen, saldi en gebeurtenissen voor de geselecteerde periode. Handmatig ingevoerde boekingen onderscheiden zich van originele boekingen door het teken "*". Een maandrapport aanmaken en afdrukken Selecteer de menuoptie Rapport. Selecteer de gewenste periode in het keuzemenu (huidige maand, afgelopen maand enz.). De huidige maand wordt standaard weergegeven. 19
In het overzicht vindt u de maandrapporten voor alle gebruikers. Als u selecteert, worden alle rapporten afgedrukt. Selecteer in het filtergedeelte een afdeling en u krijgt het maandrapport van deze afdeling. Selecteer in de gebruikersfilter de gewenste gebruiker en u krijgt het maandrapport voor deze gebruiker. Opmerking: alle rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd in pdf-formaat. 20
6.4.2 Weekrapport Het weekrapport is vergelijkbaar met het maandrapport. Selecteer "Week" in het keuzemenu en ga op dezelfde manier te werk als bij het maandrapport om het gewenste overzicht af te drukken. In het weekrapport vindt u alle belangrijke gegevens voor de geselecteerde periode en gebruiker in compacte vorm. In het rapport verschijnen de eerste en laatste boekingen, de aanwezigheidstijd, de geplande tijd en het dagsaldo. Bovendien worden het gecumuleerde saldo tot het moment van de geselecteerde datum en een eventuele afwezigheidsreden afgedrukt. In het onderste gedeelte van de lijst worden alle waarden voor de geselecteerde gebruiker samengevat. Weekrapport aanmaken en afdrukken Selecteer de menuoptie Rapport. Selecteer de gewenste periode in het keuzemenu (huidige week, afgelopen week enz.). De huidige maand wordt standaard weergegeven. In het overzicht vindt u de weekrapporten voor alle gebruikers. Selecteer afdrukken om alle rapporten af te drukken. Selecteer in het filtergedeelte een afdeling en u krijgt het weekrapport van deze afdeling. Selecteer in de gebruikersfilter de gewenste gebruiker en u krijgt het weekrapport voor deze gebruiker. Opmerking: Alle rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd in CSV-formaat. 6.4.3 Periodiek rapport Het periodiek rapport heeft dezelfde opbouw als het maand- en weekrapport. Het bevat echter een overzicht van de waarden voor een geselecteerde periode. In het rapport worden de sommen van de werkelijke uren, de geplande uren en de dagelijkse saldi weergegeven. In één kolom vindt u bovendien de gecumuleerde totaalsaldi aan het einde van de geselecteerde periode. In het onderste gedeelte van de lijst worden alle waarden voor de geselecteerde medewerker samengevat. Periodiek rapport aanmaken en afdrukken Selecteer de menuoptie Rapport. Selecteer Selecteren in het keuzemenu en voer met de datumkiezer de gewenste datum van tot in. De huidige maand wordt standaard weergegeven. In het overzicht vindt u de periodieke rapporten voor alle gebruikers. Selecteer afdrukken om alle rapporten af te drukken. Selecteer in het filtergedeelte een afdeling en u krijgt het periodieke rapport van deze afdeling. Selecteer in de gebruikersfilter de gewenste gebruiker en u krijgt het periodieke rapport voor deze gebruiker. 21
Opmerking: Alle rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd in CSV-formaat. 7.0 Beheer 7.1 Afdeling / groep Afdelingen, groepen zijn een selectie- en sorteercriterium in Safescan Time Attendance 4. Vooral voor het beheer van gebruikers die zijn toegewezen aan afdelingen/groepen, kunnen in andere delen van het programma deze criteria worden geselecteerd. 7.1.1 Afdeling / groep maken Om een nieuwe afdeling of groep aan te maken, selecteert u en voert u een naam en beschrijving voor de afdeling of groep in. De rode velden zijn verplichte velden. Bevestig de invoer met OK. 7.1.2 Afdeling / groep bewerken / wijzigen Markeer de gewenste afdeling en selecteer om wijzigingen aan te brengen. Sla de wijzigingen op met OK. 22
7.1.3 Afdeling / groep verwijderen Markeer de afdeling die u wilt verwijderen en klik op. Opmerking: De afdeling kan pas worden verwijderd wanneer deze met geen enkele gebruiker meer verbonden is. 7.2 Gebruiker Het beheren, bewerken of aanmaken van gebruikers was nog nooit zo eenvoudig. Maak uw gebruikers rechtstreeks in de software aan en synchroniseer deze met de tijdregistratieterminal. Alle gegevens worden hierbij overgedragen. U hoeft niet meer voor elke nieuwe gebruiker naar de terminal te gaan om deze te registreren (uitzondering: vingerafdruk). De gebruikersgegevens bevatten alle persoonlijke gegevens die nodig zijn voor de registratie en verwerking van werkuren en de verwerking van de uren. De naam van de gebruiker, diens personeels- en gebruikersnummer en de toewijzing van een werktijdmodel worden in dit dialoogvenster weergegeven. Het dialoogvenster bestaat uit twee delen, die u kunt bereiken door op het desbetreffende tabblad te klikken: Systeemgegevens Persoonlijke gegevens De gegevens kunnen op elk moment worden gewijzigd. Na het ontslag van de medewerker kunt u zijn gegevens verwijderen of inactief maken. 7.2.1 Gebruiker aanmaken in de software Opmerking: geselecteerde gebruikers-id's kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. Voordat u een nieuwe gebruiker in de software registreert, moet u de software eerst synchroniseren met de tijdregistratieterminal om ervoor te zorgen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. Klik op. De volgende vrije gebruikers-id en een afdeling/groep worden automatisch voorgesteld. Neem de gegevens over of wijzig ze indien nodig. De gebruikers-id moet tussen 1 en 65534 liggen. De rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden. 23
Sla de invoer op met OK. Vul de gebruikersgegevens in, wijs een bevoegdheid toe (gebruiker, beheerder enz.), zet de status op actief en registreer het nummer van de RFID-badge wanneer de tijdregistratieterminal is uitgerust met een RFID-badgelezer. Sla de gegevens vervolgens op met Houd rekening met het volgende: De volgende gegevens worden gesynchroniseerd met het tijdregistratiesysteem: Gebruikers-ID Gebruikersnaam Rechten Status RFID-nr. Wachtwoord Zodra u alle invoeren en wijzigingen hebt afgesloten, synchroniseert u de software met de tijdregistratieterminal. De nieuw aangemaakte gebruikers kunnen zich daarna op de tijdregistratieterminal aan- en afmelden met de geregistreerde RFID-badge of de gebruikers-id en het wachtwoord die automatisch werden toegewezen door de software (zie hoofdstuk 7.2.2). Vingerafdruk: Als uw tijdregistratieterminal enkel vingerafdrukken ondersteunt, dan kan de gebruiker zich aan- en afmelden met de gebruikers-id en het wachtwoord die automatisch werden toegewezen door de software (meer informatie vindt u onder "Wachtwoord" 7.2.2). Registreer de vingerafdruk van de gebruiker op een later moment volgens de instructies van uw tijdregistratieterminal voor de registratie van nieuwe gebruikers. 7.2.2 Wachtwoord In de software kunt u op elk moment een wachtwoord toekennen aan een gebruiker of een bestaand wachtwoord wijzigen. Selecteer de gebruiker aan wie u een wachtwoord wilt toewijzen of van wie u het wachtwoord wilt wijzigen. Klik op Wijzig wachtwoord. 24
Voer een nieuw wachtwoord in en bevestig met OK. Sla de gegevens vervolgens op met in het gebruikersscherm. Bij de volgende synchronisatie met de tijdregistratieterminal kan de gebruiker zich aanmelden met de gebruikers-id en het 'nieuwe' wachtwoord. 7.2.3 Gebruikers aanmaken op de tijdregistratieterminal Opmerking: Geselecteerde gebruikers-id's kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. Voordat u een gebruiker op de tijdregistratieterminal registreert, moet u de software eerst synchroniseren met de tijdregistratieterminal om ervoor te zorgen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. Volg de instructies voor de registratie van nieuwe gebruikers in de handleiding van uw tijdregistratieterminal. Synchroniseer de software opnieuw met de tijdregistratieterminal. Vul de gebruikersgegevens in en synchroniseer de wijzigingen met de tijdregistratieterminal. 7.2.4 Gebruikers bewerken De gebruikersgegevens kunnen op elk moment aangepast worden. Dubbelklik op de gebruiker bij wie u wijzigingen wilt aanbrengen. Het bewerkingsveld wordt geopend. Vervolledig of wijzig de gebruikersgegevens en sla deze vervolgens op met. Synchroniseer de software telkens nadat u wijzigingen aan één of meerdere gebruikers hebt uitgevoerd met de tijdregistratieterminal om ervoor te zorgen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. 7.2.5 Gebruikers verwijderen Om een gebruiker te verwijderen, markeert u deze in de keuzelijst en klikt u op of Dubbelklik op de gebruiker en zet Status op Inaktiv of Delete. (bij Inaktiv wordt de gebruikers-id niet verwijderd; de gegevens van de gebruiker worden niet meer verwerkt en verschijnen in geen enkel overzicht meer. Bij Delete wordt de gebruiker bij de volgende synchronisatie ook op de tijdregistratieterminal verwijderd). 7.2.6 Systeemgegevens Gebruikersnaam: Voer een gebruikersnaam in. Gebruikers-ID: Voer het nummer van het identificatiebewijs van de medewerker in. Dit mag uit maximaal negen cijfers bestaan. De gebruikers-id moet gelijk zijn aan de gebruikers-id van de gebruiker op de tijdregistratieterminal. 25
RFID-nr.: Voer het identificatienummer van de aan de desbetreffende gebruiker toegewezen transponder in. Deze invoer is niet verplicht. Er zijn twee manieren waarop u de transponder-id in de basisgegevens van de medewerker kunt overnemen. Het RFID-nr. wordt in het venster "Systemdaten" ingevoerd. Bij de synchronisatie met de tijdregistratieterminal worden alle gebruikersgegevens van de functie, inclusief de transponder-id, naar de tijdregistratieterminal verzonden. Het RFID-nr. wordt bij de registratie van een gebruiker overdragen naar de tijdregistratieterminal en wordt door synchronisatie naar de software verzonden en overgenomen in de systeemgegevens van de gebruiker. Rechten: Met de gebruikersstatus regelt u de toewijzing van rechten op de tijdregistratieterminal en in de software: Gebruiker: normale gebruiker, die enkel de algemeen toegankelijke functies op de tijdregistratieterminal kan gebruiken. De gebruiker ziet enkel zijn eigen tijdsinvoeren in de software en kan geen wijzigingen aanbrengen. Enroller: de medewerker heeft het recht om andere gebruikers op de tijdregistratieterminal aan te melden. De registreerder ziet alleen zijn eigen tijdsinvoeren in de software en kan geen wijzigingen aanbrengen. Administrator: de medewerker heeft administratieve rechten: toegang tot alles. Kan wijzigingen in de software uitvoeren. Supervisor: de medewerker heeft alle rechten op de terminal en in de software. Int. Telefoon: Sla desgewenst het interne telefoonnummer van de medewerker op. Rooster: Selecteer een dienstrooster uit het keuzeveld waaruit de gebruiker toegewezen moet worden. Wachtwoord veranderen: Voer een wachtwoord in. Wanneer u de gebruiker in de software registreert, kent de software automatisch een wachtwoord toe dat overeenkomt met het nummer van de gebruikers-id. Bv. Gebruikers-ID 22 = wachtwoord = 22; de gebruiker kan zich met dit wachtwoord/deze pincode aanmelden op de tijdregistratieterminal. Aanpassen: De foto van de gebruiker toevoegen. Verwijderen: De foto van de gebruiker verwijderen. 7.2.7 Persoonlijke gegevens Op het tabblad "Persönliche Daten" kunt u verdere gegevens over de afzonderlijke medewerkers van de onderneming invoeren. Deze gegevens hebben geen invloed op de eigenlijke tijdregistratie, met uitzondering van het personeelsnr. Naam en adresgegevens: Voer de persoonlijke gegevens van de medewerkers zoals privéadres, telefoonnummer enz. in. Deze velden zijn niet verplicht en mogen ook leeg blijven. Personeel no.: Voer het personeelsnummer van de medewerker in. Dit bestaat uit maximaal negen cijfers. Het personeelsnummer wordt op het maandrapport vermeld. Opmerking: In de invoervelden Geburtstag en Eintritts-/Austrittsdatum gebeurt de invoer in de indeling DD.MM.JJJJ. 7.2.8 Overzichten in CSV-indeling exporteren U kunt met overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. Klik op het symbool "CSV-export". Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. Klik op "Opslaan". Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map. 7.3 Dienstrooster / wekelijks werkschema Maak de dienstroosters/wekelijkse werkschema's voor uw medewerkers aan. De dienstroosters/wekelijkse werkschema's kunnen afzonderlijk per gebruiker of aan een volledige groep/afdeling worden toegewezen. De dienstroosters/wekelijkse werkschema's worden verwerkt in het maandrapport en dienen als basis voor de berekening van de werktijd/overuren. 7.3.1 Dienstrooster aanmaken Vul de naam en de beschrijving in en bevestig met OK. De rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden. 26