Verslag Besloten Algemene Ledenvergadering Huurdersvereniging Beter Wonen Gouda op 16 februari 2016 in Le Patapouf, Kolkmanstraat 1/3 te Gouda van 20.00 uur tot 22.00 uur. Aanwezig: dhr. T. Renes (voorzitter), dhr. J. Hafkamp (alg. bestuurslid), dhr. P.P. Jaspers (secretaris) en dhr. W. Pasman (penningmeester) Voorts dhr. W. van der Hoeven (Raad van Commissarissen BeWoGo) en dhr. R. Zijtsel, vertegenwoordiger in ledenraad Woonbond/adviseur BeWoGo Namens onderzoeksbureau De Nieuwe Wind : mw. T. de Feijter en mw. A. Schouten Namens de Woonbond: mw. M. van Diggelen Verder: leden van de vereniging Beter Wonen Gouda (zie bijgevoegde presentielijst) Notulist: mw. M. den Dekker, Verslagbureau HBS 1. Opening De voorzitter opent de besloten algemene ledenvergadering en heet allen hartelijk welkom, in het bijzonder de dames De Feijter en Schouten van het onderzoeksbureau en de heer Van der Hoeven (RvC) en mevrouw Van Diggelen (Woonbond). 2. Mededelingen De heer Renes excuseert zich voor het niet goed functioneren van de website. Binnenkort kunnen de stukken van de jaarvergadering weer gedownload worden. De heer Prinsenberg stelt voor, deze vergadering volledig te besteden aan de presentatie van het onderzoek dat is gedaan naar het functioneren van het bestuur en de toelichting daarop. Later kan dan een aparte vergadering worden belegd over het jaarverslag en de begroting, de overige agendapunten van deze vergadering. De heren De Jong en Van Bommel geven aan het hiermee eens te zijn. Er wordt gestemd door handopsteken. Een overgrote meerderheid van de aanwezigen is het hiermee eens. Daarbij komt dat de financiën over 2015 niet zijn goedgekeurd. De voorzitter besluit dat er tussen 6 weken na deze vergadering en vóór 1 juli 2016 een tweede vergadering zal worden gepland, waarin de financiën aan de orde zullen komen. Hij wijst erop dat een extra vergadering helaas ook extra kosten met zich zal meebrengen, naar schatting 3.500,00. De heer Van Bommel vraagt om voortaan vóór de vergadering de leden schriftelijk te vragen wie er welke stukken toegestuurd wil krijgen, zodat men de stukken tijdig kan lezen en goed op de vergadering voorbereid kan zijn. De heer Prinsenberg stelt voor om alle leden een brief te sturen met het verzoek aan te geven welke stukken ze per mail wensen te ontvangen. Een enkeling kan desgewenst stukken per post krijgen toegestuurd. De voorzitter gaat hiermee akkoord. 1
3. Presentatie onderzoek naar functioneren bestuur laatste anderhalf jaar De heer Renes deelt mee dat het bestuur van BeWoGo heeft besloten om een onafhankelijk onderzoek in te stellen naar het functioneren van het bestuur. Dit naar aanleiding van het onverwachte besluit van de voormalige voorzitter, de heer Hornes dat hij in november 2015 per e-mail kenbaar maakte. In dit besluit gaf hij aan per direct zijn voorzitterschap van BeWoGo neer te leggen. Niet lang daarna volgden de secretaris-penningmeester, de heer Van Vugt, en het bestuurslid mevrouw Rijsbergen met hetzelfde besluit. De overige bestuursleden hebben de opengevallen taken onderling verdeeld om de continuïteit te kunnen waarborgen. Niet lang daarop verschenen in zowel de Goudse Post als het Algemeen Dagblad negatieve berichten over het niet goed functioneren van het Bestuur van BeWoGo, met name gericht aan het adres van de huidige voorzitter, de heer Renes. Het bestuur worstelde met de vragen hoe hierop te reageren en op welke wijze de leden van BeWoGo hierover te informeren. Besloten is de Woonbond te vragen om een onafhankelijk onderzoek te laten verrichten naar het functioneren van het bestuur gedurende de afgelopen anderhalf jaar. De leden zijn hierover schriftelijk geïnformeerd. De directie van Mozaïek Wonen steunt de Algemene Ledenvergadering om de resultaten van het onderzoek te presenteren. Spreker stelt dat het bestuur van BeWoGo de intentie heeft uitgesproken, de aanbevelingen die hieruit naar voren komen zo goed mogelijk te zullen opvolgen. Mevrouw De Feijter neemt het woord en start samen met mevrouw Schouten de presentatie. De presentatie is als bijlage aan deze notulen toegevoegd, alsmede de samenvatting hiervan die op schrift is gesteld door het kennis- en adviescentrum van de Woonbond. Mevrouw De Feijter leidt in, dat hen is verzocht een onderzoek te verrichten naar de oorzaak van de splitsing van het bestuur van BeWoGo, die in november 2015 plaatsvond. Drie bestuursleden, namelijk de heren Hornes en Van Vugt, alsmede mevrouw Van Rijsbergen, traden af. Vier bestuursleden bleven over. Van een conclusie dat er binnen het bestuur geen eenheid was en dat er geen eenduidige strategie en geen gezamenlijk gedragen visie ( waar staan we met elkaar voor? ) is vastgelegd, geeft de heer Renes desgevraagd een voorbeeld. De toenmalige voorzitter trad naar buiten toe in vergaderingen anders op dan dat er binnen het bestuur was afgesproken. Gebleken is verder dat de visie van de toenmalige voorzitter regelmatig afweek van de visie die binnen het gehele bestuur was overeengekomen. Hij trad vaak solistisch op. Zo nam hij, zonder dat er hierover een gezamenlijk gedragen besluit was genomen en zonder de overige bestuursleden hiervan op de hoogte te stellen, per 31-07-2015 een administratief medewerkster in dienst voor 12 uur per week met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit betekent een grote druk op de financiële situatie van BeWoGo, aangezien de vereniging deze kostenpost niet kan dragen. De heer De Vree vraagt hoe het komt dat de toenmalige voorzitter zo zijn eigen gang kon gaan. Mevrouw De Feijter antwoordt dat hij zijn eigen interpretatie heeft gegeven aan het afgesprokene in de diverse vergaderingen. Uit notulen van verschillende overleggen zijn weinig harde besluiten naar voren gekomen. De heer Boonstra vraagt waarom het bestuur niet eerder aan de bel heeft getrokken, omdat het al een jaar aan de gang was. De heer Renes antwoordt hierop dat de bestuursleden hun functie allemaal op basis van vrijwilligheid doen en in hun vrije tijd; onderlinge relaties dienen op basis van vertrouwen te zijn. Pas later bleek dat de voormalig voorzitter naar buiten optrad met een eigen agenda. 2
Mevrouw De Feijter zegt verder geconcludeerd te hebben dat er binnen het bestuur geen samenhang was op diverse fronten en dat er onvoldoende duidelijkheid was over de processen binnen het bestuur. Enkele aanbevelingen zijn: focus je als bestuur op dingen goed doen in plaats van goede dingen doen. Daarnaast stellen de onderzoekers voor om een ledenpanel in het leven te roepen, om de communicatie met de leden actief te bevorderen. PAUZE 4. Hoe nu verder? De heer Renes schetst in het kort de financiële situatie van BeWoGo. Financieel staat de vereniging er niet goed voor. Ook de vaste aanstelling van de administratief medewerkster legt een zware druk op de financiën van Beter Wonen Gouda. Spreker overweegt om de voormalige voorzitter persoonlijk aansprakelijk te stellen voor de financiële strop die deze aanstelling met zich heeft meegebracht, maar hij twijfelt hier nog over. De heer De Jong meent dat dit punt complex kan zijn, omdat het bestuur uiteindelijk mede verantwoordelijk is voor deze situatie. Er is destijds geen echt besluit, maar slechts een mening vastgelegd. Het lijkt de heer Van Poppel verstandig om het arbeidscontract juridisch te laten bekijken, teneinde vast te stellen wat de consequenties zijn. Hij vraagt zich af of er een verzekering bestaat voor bestuursleden voor dit soort zaken. De voorzitter zegt dat Personeelszaken van Mozaïek Wonen het contract al heeft bekeken en heeft geconcludeerd dat het rechtsgeldig is. Een andere aanwezige vraagt of de mogelijkheden om tot ontbinding van het contract over te gaan juridisch al zijn bekeken. Wellicht heeft de Woonbond een juridische afdeling? Een der leden vraagt of het mogelijk is om de dame in kwestie te ontslaan. Mevrouw Van Diggelen van de Woonbond antwoordt dat de Woonbond slechts een juridische afdeling heeft die gaat over huurrecht en niet over arbeidsrecht. De heer Prinsenberg stelt voor om juridisch advies in te winnen bij Mozaïek Wonen. Hij weet dat daar juridisch medewerkers zijn. De penningmeester zegt dat dit al is gebeurd en dat er geen financiële ruimte is om elders juridisch advies in te winnen. De heer Renes vraagt zich af of een faillisement van BeWoGo een optie is. Besloten wordt om deze juridische vragen eerst grondig te onderzoeken, voordat er tot verdere stappen wordt overgegaan. De heer Prinsenberg wil nog reageren op de presentatie. Hij vindt de gedane aanbevelingen nogal vaag. Ook mist hij een onderbouwing van het besluit dat het bestuur goed verder kan met de huidige vier bestuursleden. Hij zou graag meer invulling zien van de aanbevelingen: wat gaat het bestuur nu concreet doen, welke inhoudelijke stappen gaat het bestuur nemen en op welke termijn? Hij ziet deze plannen graag concreet op papier staan. 3
De voorzitter antwoordt dat de directie van Mozaïek Wonen haar vertrouwen heeft gegeven aan het huidige bestuur. Het overleg en de contacten met Mozaïek Wonen en de Koepel lopen goed. Een belangrijke invulling van de aanbevelingen is, dat het bestuur direct wil gaan starten met het in het leven roepen van een ledenpanel. Mozaiëk Wonen onderhoudt de contacten met de bewonerscommissies; BeWoGo gaat meer contact zoeken met de huurders door het opstarten van een ledenpanel. In dit panel kunnen de leden, bij voorkeur vertegenwoordigers die een zo breed mogelijke afspiegeling zijn van de leden, rechtstreeks meepraten en onderwerpen aandragen over zaken die zij zelf belangrijk vinden. Het bestuur van BeWoGo zal het ledenpanel gaan benaderen met de vraag welke onderwerpen ze willen bespreken met het bestuur. Het bestuur kan hierbij terugvallen op de expertise van Mozaiëk Wonen. Spreker verwacht dat deze panels de strategische bron worden voor de komende tien jaar! Gesproken wordt over de relatie tussen de bewonerscommissies, de pannelleden en het bestuur. De bewonerscommissies behartigen de belangen van hun wooncomplexen. Voorstel is om van elke bewonerscommissie een afgevaardigde te hebben in het ledenpanel. Een mevrouw merkt op dat het nu zo is dat bewonerscommissies nooit met de leden vergaderen. De heer Zijtsel zegt het in de basis eens te zijn met bovengenoemd plan, maar een aantal straten is niet vertegenwoordigd door middel van een bewonerscommissie. Deze zouden dan geen stem hebben? Een der leden vindt dat het belangrijk om alle leden te horen en niet alleen de leden van bewonerscommissies. Mevrouw Lutgendorp vraagt wat de frequentie wordt van de bijeenkomsten. De voorzitter zegt dat dit afhankelijk is van de onderwerpen die worden besproken. Volgens mevrouw De Feijter van het onderzoeksbureau is het gebruikelijk, dat er in de beginperiode zo n twee bijeenkomsten per maand worden gepland. Daarna neemt het aantal bijeenkomsten meestal af. Zij stelt voor, aan alle leden een brief te sturen over dit nieuwe initiatief en niet alleen aan de bewonerscommissies. Het is de bedoeling dat de deelnemersgroep van het nieuwe panel een dwarsdoorsnede is van de huurders uit alle wijken van Gouda. De heer Jaspers vraagt of er in de zaal mensen aanwezig zijn die interesse hebben om in het ledenpanel plaats te nemen. De volgende zes mensen geven zich hiervoor op: 1. Dhr. S. Boomstra (Geraniumstraat) 2. Dhr. D. de Jonge (Veenzoom) 3. Dhr. W. Vecht (Walraven van Halllaan) 4. Dhr. H. v.d. Veen (Volmolenerf) 5. Dhr. Van Poppel (Botterwerf) 6. Mw. T. Koemans (Azaleasingel, Heesterbuurt) Een der aanwezigen vindt het jammer, dat er vanavond geen mensen van buitenlandse komaf in de zaal aanwezig zijn. 4
De voorzitter zegt dat deze mensen vaak geen lid zijn van de vereniging. Gevraagd naar de wijze van ledenwerving, antwoordt hij dat iedere nieuwe huurder een brief krijgt over Beter Wonen Gouda, met het aanbod om lid te worden van de vereniging, waarbij het lidmaatschap het eerste jaar gratis is. Slechts 10% meldt zich daadwerkelijk aan en meestal geen nieuwe Nederlanders. De heer Van Poppel merkt op dat er onder de nieuwe Nederlanders wel twee groepen te onderscheiden zijn, namelijk de eerste generatie en de jongere generatie. Wellicht is de jongere generatie wèl geïnteresseerd? Verder vraagt spreker of het mogelijk is om vragen per e-mail in te sturen. Dit is volgens de voorzitter inderdaad mogelijk. Tenslotte vraagt de heer Van Poppel of de opgegeven personen door het bestuur worden uitgenodigd voor de vergadering met het ledenpanel en of ze dan met het hele bestuur aan tafel aan. Deze vragen worden door de voorzitter bevestigend beantwoord. Hij vraagt voorts of er onder de aanwezigen nog geïnteresseerden zijn voor de functie van lid van de Kascommissie. De heren Zijtsel en Van Buuren melden zich hiervoor aan. Vanwege de extra kosten die een tweede vergadering met zich meebrengt, stelt mevrouw Westmaas voor om een goedkopere zaal hiervoor te gebruiken. Volgens de penningmeester zitten de hoge vergaderkosten niet in de zaalhuur, maar vooral in het drukwerk (uitnodigingen, kopieën van (financiële) jaarverslagen, etc.) en de portokosten. 5. Afspraken Er volgt een discussie of er externe partijen ingezet kunnen worden, zoals een juridisch adviseur en een coach voor bestuur. De heer Zijtsel is van mening dat het bestuur hiervoor mandaat moet krijgen van haar leden. De heer Renes merkt op dat de huidige financiële situatie penibel is. Mozaïek Wonen heeft toegezegd de kosten van consultants te zullen betalen. De huidige aanwezigen voelen gezien de penibele financiële situatie niets voor het inschakelen van een coach. Het advies van enkele mensen uit de zaal is om zich tot de hoofdpunten te beperken en die eerst eens op een rijtje te krijgen en te delen met de huurders. De heer Van der Hoeven, commissaris, adviseert het bestuur eerst te inventariseren wat het wensenlijstje is, dat op schrift te stellen en dan in de volgende vergadering het mandaat van de leden te vragen. Dat geldt ook voor een mogelijke aansprakelijkheidstelling van de vorige voorzitter: breng dat eerst precies in kaart, voordat erover wordt besloten en leg dan een uitgewerkt plan in de volgende vergadering voor. Plan, zoals afgesproken, op korte termijn een tweede ALV en leg de uitgewerkte plannen inclusief de financiële situatie voor aan de aanwezigen. De leden in de zaal onderstrepen deze adviezen. De voorzitter neemt de adviezen van de commissaris ter harte en zegt toe ernaar te zullen handelen. 5
6. Sluiting Onder dankzegging van een ieders inbreng en komst, sluit de voorzitter om 22.00 uur de vergadering. Bijlagen: Presentielijst Samenvatting namens Woonbond kennis- en adviescentrum Presentatie Verslagbureau HBS Marianne den Dekker, februari 2016 6